Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement

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1 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement Liège, le 30 juin 2011 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N 2011/091 En vue de pourvoir à 2 emplois à temps plein d agent administratif au Service du personnel (H/F) DEFINITION DE FONCTION Voir annexe CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : dès que possible Type de contrat : contrat à durée déterminée d un an renouvelable - essai 6 mois Emploi 1 : secteur «recrutement» Emploi 2 : secteur «gestion administrative individuelle des agents» Site de prestation : Sart Tilman ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du C.H.U. Horaire : Temps plein (38h/sem), à raison de 5 jours de 7h36 par semaine, du lundi au vendredi entre 8h et 17h. Grade : Secrétaire administrative Traitement mensuel brut : 2082,91 Echelle 1.55, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,5460 (juin 2011) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. Appel 2011/091 1/9

2 PROFIL REQUIS 1. Engagements réalisés dans le cadre du plan Maribel et de remplacement des mesures de fin de carrière. De ce fait, l appel est réservé - aux candidatures externes ou - aux membres du personnel sous contrat temporaire 2. Diplôme (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Communauté Française) : Niveau minimal requis Orientation(s) Diplôme de l enseignement supérieur de type court (graduat/baccalauréat) de préférence, juridique ou relative à la gestion des ressources humaines 3. Expérience: Préférence sera donnée aux candidats présentant une expérience utile. 4. Autres exigences : Savoir : - Très bien maîtriser Word et Excel. Avoir une connaissance minimale de Powerpoint - Connaître la loi du 3 juillet 1978 sur le contrat de travail - Disposer de notions de législation sociale Savoir-faire : - Assurer une gestion administrative sur support informatisé standardisé (programme Ulis) : tâches d encodage, de recherche d informations, de constitution de listes, d utilisation de rapports, etc - Etre capable d assimiler un grand nombre d informations (et leur mise à jour constante) pour en tenir compte dans l opérationnel et dans l information au personnel et au public (ensemble des règlements et procédures internes, structures institutionnelles, exigences spécifiques des différents services, ) - Capacités rédactionnelles (courrier, procès-verbaux, rapports, ) - Aptitudes numériques (calculs de paies) - Très bonne organisation - Rigueur et souci du détail - Compétences en matière de communication (identifier les besoins exacts à partir de questions imprécises, fournir des explications claires et concises) - Savoir interpréter (un texte, du courrier, des compétences au départ d analyses de CV et d interviews de sélection, ) ; savoir réaliser une analyse, se documenter et produire une synthèse Savoir-être : - Attirance pour le travail administratif qui représente la part essentielle de la fonction. Appel 2011/091 2/9

3 - Goût des contacts et de l accueil ; patience et amabilité, mais assertivité minimale - Sens du service (support aux services opérationnels) - Honnêteté - Respect de la confidentialité - Bonne résistance au stress - Dynamisme et rapidité d exécution - Bonne mémoire - Esprit d équipe et de collaboration dans un service constitué de plusieurs cellules - Travail sur écran - Travail en paysager et partage de son poste de travail avec des collègues 5. Etre rapidement disponible 6. Etre de bonne conduite, vie et mœurs MODALITES DE SELECTION - Examen des CV - Entretien(s) de (pré)sélection - Evaluation des compétences professionnelles par société externe de sélection (tests psychotechniques d aptitudes et test d organisation) - Pour le secteur «recrutement» : épreuve écrite portant sur la législation sociale, la compréhension de texte, la capacité rédactionnelle, la maîtrise bureautique DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 21 juillet 2011 au plus tard, au Service du Personnel à l attention de Madame S.BILLET C.H.U. Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,. par écrit,. par fax (n 04/ ). ou par mail ( recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : o o o o d une lettre de motivation d un curriculum vitae détaillé d une copie de votre carte d identité (avec photo de bonne qualité) d une copie du diplôme requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence) Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette information interviendra après la date de clôture de l appel et, au plus tard, 3 mois après cette échéance. Appel 2011/091 3/9

4 POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de - Madame S. BILLET (recrutement), tel: 04/ Monsieur Francis EKABA (gestion administrative des agents), tel : Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Service du Personnel Recrutement Mademoiselle J. GRAMME, tél. 04/ Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : 2011/091 agent administratif au service du personnel en précisant le secteur postulé Appel 2011/091 4/9

5 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement Définition de Fonction : agent administratif au service du personnel Intitulé Missions Agent administratif au service du personnel au secteur recrutement : - participer au recrutement du personnel et prendre en charge la gestion administrative y afférente - assister la responsable du secteur au secteur de la gestion administrative du personnel : informer les membres du personnel, gérer leur dossier administratif, assurer le calcul et la liquidation de leurs paies Périmètre d activité L ensemble des membres du personnel Pour le secteur «recrutement», les candidats à un emploi ou un stage Positionnement Liens hiérarchiques : o Reçoit ses instructions du responsable du secteur «recrutement» ou du secteur «gestion administrative» du service du personnel Liens fonctionnels : o Avec les membres du personnel o La ligne hiérarchique et les secrétariats des services o Les institutions ou sociétés extérieures (médecine travail, Forem, ONEM, écoles, annonceurs, etc.) o le service social du personnel o Les représentants syndicaux Une certaine polyvalence est requise de manière à aider, quand nécessaire, dans l autre secteur que celui auquel l agent est attaché de manière principale Cadre de l activité Loi du 3 juillet 1978 sur le contrat de travail Règlement du travail du CHU, statuts et «conditions de vie professionnelle» du CHU Appel 2011/091 5/9

6 Responsabilités Activités communes aux 2 secteurs Accueil et communication Interface o gestion des appels téléphoniques o gestion d agendas o accueil et contact avec les agents (information, conseil, réponse aux demandes, etc.) o prise de contacts internes (avec les divers services de l institution) Gestion du courrier entrant et sortant par voie postale, fax ou mail o réception, tri, préparation du suivi du courrier et expédition du courrier o distribution du courrier au sein du service ou vers d autres services du CHU o rédaction et dactylographie du courrier ou attestations diverses o mailing interne (réalisation de liste, étiquettes, etc.) Gestion documentaire o photocopie o classement et archivage de documents et de dossiers o encodage et suivi de bases de données o recherches relatives à l activité du service (statistiques, recherche de documentation, etc.) Gestion des contacts avec les institutions ou sociétés extérieures (médecine travail, Forem, ONEM, écoles, annonceurs, etc.) Préparation et rédaction d attestations diverses Appel 2011/091 6/9

7 Emploi 1 : Agent administratif au secteur recrutement Responsabilités Activités au secteur «recrutement» Gestion des recrutements Gestion des définitions de fonctions Gestion des candidatures Analyse des demandes d engagement (vérification des motifs et des autorisations, utilisation du cadre) Mise en œuvre des procédures de recrutement. O gestion et suivi des candidatures (réception et tri des candidatures, accueil des candidats, rédaction de réponse, encodage et classement des candidatures, ) O rédaction, dactylographie et diffusion des appels O recherche et sélection des candidats O organisation et participation aux épreuves de sélection Rédaction et dactylographie des contrats et avenants Validation de la conformité des dossiers du personnel engagé (aptitude physique, formation et diplômes, permis de travail, ) Accueil et information des nouveaux entrants Préparation de dossiers d engagements à présenter à diverses instances (CA, Conseil médical, Conseil de faculté, ) Gestion et suivi des périodes d essai Gestion et suivi des échéanciers de contrats Gestion des demandes de transfert Gestion des demandes de stages Contact avec les agents et la hiérarchie pour évaluer la demande et les compétences Gestion informatique (encodage, listes) Proposition de réaffectation (contact ou envoi d appel) Enregistrement et orientation des demandes vers les services susceptibles d accueillir les stagiaires Le cas échéant, réponse aux requérants Bilans d occupation Bilans d occupation du cadre de services des cadres Bilans d occupation des cadres spécifiques (mesures de fin de carrière, Rosetta, Maribel, ) Divers Formalisation de procédures Alimentation d indicateurs et réalisation de statistiques Instruction de dossiers spécifiques (comparaisons de fonctions, demandes de revalorisation, ) Participation au déploiement de nouveaux processus Appel 2011/091 7/9

8 Emploi 2 : agent administratif au secteur «gestion administrative» Responsabilités Activités au secteur «gestion administrative» Gestion administrative des dossiers agents Gestion des temps de travail Gestion de la paie Vérification et suivi des informations relatives - aux coordonnées, - aux contrats (échéances et modifications en coordination avec la cellule «recrutement») - aux congés et absences (maladies, maternités, accidents du travail et maladies professionnelles, congés divers tels pause-carrière et prestations réduites, etc.) - aux recommandations médicales gestion, édition et orientation des documents (courriers et formulaires tels avis de reprise, attestations mutuelles, C4, autorisation de congés, ) Mise à jour (encodage) dans le SI des données correspondantes Calcul du droit aux congés annuels o détermination des quotas de congés payés par agent o envoi aux chefs de services du quota de congés o informations aux agents et aux services sur les règles de calcul et d étalement des jours de congés (circulaire annuelle) Gestion des mesures de fins de carrière o détermination des conditions d octroi et des quotas de congés par agents o informations aux agents et aux chefs de service sur les mesures de fin de carrière Gestion des congés formation o calcul du droit o gestion du courrier, des attestations d inscription et d assiduité Fixation du traitement (barème - ancienneté) Validation et intégration dans le SI des données influant la paie du traitement mensuel : o données financières liées au contrat o événements «ponctuels» (maladie, changement du régime de travail, accident de travail, etc. encodés par la cellule gestion) o événements «automatiques» (changement de barèmes, de rang, ancienneté, ) o indus, avances, acomptes, saisies, cessions de rémunération, plan d apurement de prêts sociaux, etc. Calcul, encodage, validation et intégration dans le SI des données relatives aux paies particulières (pécules de vacances, pécules de sortie, programmation sociale, frais de transport, primes, etc.) Liquidation de la paie o vérification de la paie à blanc o lancement de la paie Appel 2011/091 8/9

9 Gestion des sursalaires Gestion des avantages extralégaux Gestion des pensions o clôture de paie : vérification de tous les montants liés à la paie (synthétiser les infos sur saisie, pension alimentaire, corrections, réclamations, retenue sur chèque repas, paiement vers syndicat, amicale ) Réclamation des indus Etablissement des formulaires de collecte de données (ex. garde par service) Gestion et liquidation des sursalaires (pauses, heures supplémentaires, gardes, etc.) o réception et vérification de données o encodage manuel ou transfert automatique dans le SI o liquidation de la paie à blanc o lancement de la paie o clôture de paie et réclamation des indus Gestion des chèques repas et frais de transport o réception et validation des données o encodage manuel ou transfert automatique dans le SI o commande de chèque-repas o préparation et distribution aux agents Prime annuelle des médecins o gestion et validation des formulaires de prime Gestion des pensions o constitution des dossiers pension à introduire chez Ethias (agents statutaires) o Validation des conclusions d Ethias o Aide dans la constitution du dossier pension des agents contractuels Appel 2011/091 9/9