POLITIQUE 4.5 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL RELATIVE À L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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1 4.5 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL POLITIQUE RELATIVE À L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ADOPTION LE : PAR : 18 juin 2002 CC

2 1.0 DISPOSITIONS GÉNÉRALES La présente politique vise à établir les modalités suivantes : assurer l'accès aux documents publics de la commission scolaire; régir la cueillette des renseignements personnels; assurer la protection des renseignements personnels dont la commission scolaire est dépositaire. 2.0 FONDEMENTS Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (LRQ, chapitre A-2.1) Loi sur les archives (LRQ, chapitre A-21.1) Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information Politique relative à la gestion documentaire de la Commission scolaire des Navigateurs 3.0 DÉFINITIONS Aux fins d'interprétation et d'application de la présente politique, les expressions et les termes suivants ont la signification qui suit : 3.1 DOCUMENT Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. 3.2 DOCUMENT À CARACTÈRE PUBLIC OU INSTITUTIONNEL Tout document produit ou reçu par la Commission scolaire des Navigateurs dans le cadre de ses fonctions, de son mandat, de ses pouvoirs et de sa juridiction et ne contenant aucune information confidentielle ou nominative. 3.3 DOCUMENT CONFIDENTIEL Document contenant des notes personnelles, des esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autre document de même nature. Politique relative à l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels Page 2 sur 6

3 3.4 DOCUMENT À CARACTÈRE NOMINATIF Document comprenant des renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 3.5 RÉPONDANT Personne nommée au niveau de chaque établissement et de chaque unité administrative pour assurer la responsabilité de l accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. 3.6 USAGER Toute personne membre du personnel de la Commission scolaire des Navigateurs et toute personne qui effectue une demande d accès au sens de la Loi sur l accès à l information et la protection des renseignements personnels. 4.0 PARTAGE DES RESPONSABILITÉS 4.1 RESPONSABLE DE L'APPLICATION DE LA LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À la Commission scolaire des Navigateurs, c'est la personne qui agit à titre de secrétaire général qui est responsable de l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et voit à la coordination de toutes les activités ayant trait à l'application de cette loi. 4.2 RESPONSABLE DE LA GESTION DOCUMENTAIRE ET DES ARCHIVES À LA COMMISSION SCOLAIRE La personne responsable de la gestion documentaire et des archives de la Commission scolaire des Navigateurs est autorisée à transmettre les documents accessibles en vertu de la loi d'accès lorsque ceux-ci sont conservés aux archives. 4.3 RESPONSABLE DE LA GESTION DOCUMENTAIRE DANS UN ÉTABLISSEMENT OU DANS UNE UNITÉ ADMINISTRATIVE La personne qui a été désignée responsable de la gestion documentaire et de la protection des renseignements personnels dans un établissement ou une unité administrative, par la direction, est autorisée à transmettre des documents accessibles en vertu de la loi d'accès aux documents, lorsque ceux-ci font partie des documents actifs ou semi-actifs de l'établissement ou de l'unité administrative concerné. Politique relative à l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels Page 3 sur 6

4 5.0 COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels interdit à tout organisme public la collecte de renseignements nominatifs qui ne sont pas nécessaires à l'exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion (article 64). La personne qui recueille, au nom de la Commission scolaire des Navigateurs, des renseignements nominatifs auprès de la personne concernée ou d un tiers doit s identifier et fournir certaines informations à cette personne (article 65), à savoir : le nom et l adresse de la commission scolaire; l usage auquel les renseignements sont destinés; les catégories de personnes qui auront accès aux renseignements; le caractère obligatoire ou facultatif de la demande; les conséquences pour la personne d un refus de répondre à la demande; les droits d accès et de rectification. 6.0 CONSERVATION DE RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS 6.1 Les conditions de conservation des renseignements nominatifs doivent en assurer la confidentialité, que cette obligation serve ou non l'intérêt de l'organisation (article 53). 6.2 La Commission scolaire des Navigateurs doit veiller à ce que les renseignements nominatifs qu elle conserve soient à jour, exacts et complets dans le but de servir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis (article 72). 6.3 La Commission scolaire des Navigateurs doit détruire les renseignements nominatifs lorsque l'objet pour lequel ils ont été recueillis est accompli, sous réserve de son calendrier de conservation (article 73). 6.4 Un organisme public doit produire, auprès de la Commission d accès à l'information du Québec, la déclaration de fichiers de renseignements nominatifs et la maintenir à jour (articles 76 et 77). 7.0 DEMANDE D'ACCÈS 7.1 De façon générale, toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents institutionnels ou à caractère public de la Commission scolaire des Navigateurs. Ce droit ne s'étend pas aux documents confidentiels ou à caractère nominatif. 7.2 Toute demande d accès concernant un renseignement à caractère nominatif doit être formulée par écrit, à l exception des demandes effectuées par le personnel de la Politique relative à l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels Page 4 sur 6

5 Commission scolaire des Navigateurs, dans l exercice de leur fonction et conformément à la déclaration de fichiers de renseignements personnels. 8.0 COMMUNICATION À DES TIERS 8.1 La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels requiert l'obtention du consentement de la personne concernée avant de communiquer à un tiers des renseignements à caractère nominatif, à moins que la loi en autorise la communication (article 59). 8.2 La loi prévoit des exceptions, notamment : au procureur de l organisme; à une personne chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime; à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d une situation d urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée; en vue de prévenir un acte de violence dont un suicide; lorsqu'il existe un motif raisonnable de croire qu'un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiables; pour des fins d étude, de recherche ou de statistique; lorsque la communication est nécessaire à l application d une loi; lorsque la communication est nécessaire à l application d une convention collective, d un décret, d un arrêté, d une directive ou d un règlement établissant des conditions de travail; lorsque la communication est nécessaire à l exercice des attributions de l organisme receveur ou à la mise en œuvre d un programme dont cet organisme a la gestion; lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient. Note : Pour l'une ou l'autre de ces situations, la personne qui reçoit une demande d'accès à un document doit communiquer avec la person-ne qui agit à titre de secrétaire général à la Commission scolaire des Navigateurs. Celle-ci doit inscrire la communication qui a été transmise dans un registre réservé à cette fin. 9.0 REFUS DE DONNER SUITE À UNE DEMANDE D'ACCÈS À UN DOCUMENT En vertu de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, seule la plus haute autorité de la commission scolaire ou la personne qu'elle a désignée peut refuser de donner suite à une demande d'accès à un document de la Commission scolaire des Navigateurs. À la Commission scolaire des Navigateurs, c'est la personne qui agit à titre de secrétaire général qui a été désignée responsable de l'application de cette loi. Politique relative à l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels Page 5 sur 6

6 Par conséquent, tout cas litigieux doit être référé à la personne qui agit à titre de secrétaire général COÛTS RELIÉS À UNE DEMANDE D'ACCÈS À UN DOCUMENT Les coûts reliés à une demande d'accès à un document sont calculés en fonction des coûts précisés à l'annexe A de la présente politique ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le jour de son approbation par le conseil des commissaires, soit le 18 juin Politique relative à l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels Page 6 sur 6

7 ANNEXE A Coûts reliés à une demande d'accès Coûts reliés à une demande d'accès à un document selon la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1- COÛTS DE REPRODUCTION ET DE TRANSMISSION Le premier 5,80 $ des coûts de reproduction et de transmission est aux frais de la commission scolaire. 2- COÛTS POUR COPIE EXCÉDENTAIRE Toute copie excédentaire est chargée au requérant à raison de : 28 la copie, en format lettre ou légal, impression recto; 56 la copie, en format lettre ou légal, impression recto verso 3- COÛTS POUR PLANS, DEVIS, CARTES OU AUTRES DOCUMENTS Les plans, devis, cartes ou autres documents sont reproduits au coût réel, sauf pour le premier 5,80 $ qui est aux frais de la commission scolaire Politique relative à l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels Page 1 ANNEXE A