Le progiciel des sociétés de services aux professionnels

Transcription

1 Le progiciel des sociétés de services aux professionnels Enregistrement des temps et notes de frais Facturation Gestion de projets Reporting Planification des ressources Comptabilité

2 Professional Services Automation (PSA) Vos budgets reflètent-ils la réalité? Combien de temps vos collaborateurs consacrent-ils à des tâches administratives? Servez-vous vos clients trop bien? Mesurez-vous facilement votre taux d utilisation? Pouvez-vous facturer tout le temps presté? Produisez-vous facilement votre reporting de gestion? Savez-vous ce que fait votre personnel? Pouvez-vous rapprocher les compétences de vos équipes, des besoins sur vos projets? Savez-vous sur quels projets vous perdez de l argent? Perdez-vous de l information par des ressaisies? Avez-vous refacturé tous les frais facturables? Combien vous coûtent les processus inefficaces? Vos clients ont-ils une information à jour sur leurs projets? Savez-vous quels sont vos meilleurs clients, vos collaborateurs et vos activités les plus rentables? Pouvez-vous mesurer et valoriser les travaux en cours? De nombreuses Sociétés de Services ne peuvent absolument pas répondre à ces questions. Peu y répondent facilement. Des gestions de production et de distribution intégrées sont disponibles depuis plusieurs décennies. La «Professional Services Automation» apporte enfin le même niveau d intégration et de cohérence aux Sociétés de services aux professionnels. > Les sociétés de services aux professionnels (SSP) ont longtemps été les oubliées du monde des affaires en matière de progiciels intégrés de gestion. Cela tient sans doute à la complexité des problématiques de gestion liées à l exécution de leurs projets, grands ou petits. Les hommes et la durée sont des éléments critiques de tout projet. La capacité à allouer les compétences adéquates en quantité appropriée, l analyse des informations permettant aux managers de garder le contrôle des travaux exécutés, et donc des coûts encourus sur la durée de chaque projet, sont des éléments vitaux. Butler Group

3 C est votre temps, Utilisez-le à bon escient.

4 Prévisions fournit aux Sociétés de Services les outils, données, et processus nécessaires à la gestion efficace et rentable de leurs projets et affaires. Enregistrement des temps et des frais Facturation Budget/prévisions Planification des ressources Gestion de projet Comptabilité de projet Reporting de gestion Intégration avec le SI client Que vous opériez dans un seul pays ou globalement, dans une langue ou plusieurs, dans une ou plusieurs devises, intégrera vos processus de gestion et vous apportera un contrôle efficace de vos opérations et tous les avantages qui y sont liés. Multi-sociétés Multidevises Multilingue Flexibilité Grâce à sa flexibilité et ses possibilités de configuration, time@work permet de répondre aux besoins d une large palette de Sociétés de Services. SSII Sociétés de Conseil Ingénierie et bureaux d études Cabinets d avocats Experts comptables et auditeurs Médias Relations publiques Cabinets d architectes Gestion de chantiers de construction, projets immobiliers ONG Technologie et intégration Microsoft Windows MS SQL MS Internet Explorer XML VB6 et VB.NET ASP et ASP.NET Client Serveur et navigateur time@work utilise Crystal Decisions et Crystal Reports pour l édition et la publication de documents et d états. Vision pour time@work permet l interrogation dynamique de vos données de projets, l intégration avec Excel, et la génération automatique d alertes. Notes de frais Facturation des temps Enregistrement Temps Frais Réel Factures Ristournes Factures à émettre Comptabilisation Agendas Budgets Reporting des ressources Allocation Plans Projet MS Project Budget

5 Avantages Revenus permet un enregistrement précis des temps et frais, ainsi que le suivi des travaux en cours. Avec vous serez assuré de facturer tous les travaux réalisés. permet une facturation au taux approprié pour chaque client, projet, activité, et collaborateur. Des algorithmes sophistiqués de valorisation optimisent la valeur de votre travail. accroît vos taux d utilisation en optimisant l allocation de votre personnel sur base de compétences et de rôles à remplir, quelle que soit la localisation de vos clients. La facturation d un ou deux jours supplémentaires par collaborateur et par an rentabilisera immédiatement votre investissement. Cash Flow time@work vous permet de facturer vite, bien, et complètement. Une facturation plus fréquente et plus rapide améliorera votre trésorerie. Coûts Réduction du temps nécessaire à l établissement des factures. Suppression des ressaisies : time@work est le point de saisie unique de vos données, qu il s agisse de prestations, de notes de frais, ou de factures. Transfert automatique et flexible des transactions vers le système de gestion financière de votre choix. Contrôle Sachez exactement où vous gagnez ou perdez de l argent. Que votre facturation soit en régie, au forfait, périodique, ou mixte, identifiez les activités, tâches, et projets les plus rentables. Sachez exactement où votre taux d utilisation est le meilleur, vos revenus les plus élevés, et vos taux de facturation les plus proches de vos prévisions. Grâce à time@work, mesurez la performance de votre entreprise, définissez les objectifs et les primes qui motiveront votre staff. Segmentez vos données de gestion en utilisant les possibilités d analyses multi-dimensionnelles de time@work. Mesurez exactement votre performance, de toutes les manières envisageables. Grâce à time@work, déterminez la part de vos facturations au forfait que vous pouvez reconnaître en estimant la charge de travail restante pour chaque projet. Utilisez time@work pour suivre vos prévisions à long terme, à comparer à votre performance réelle. Relation client & relation personnel Tenez vos clients au courant grâce au «Customer Service Workbench» Impliquez-les dans l approbation des temps prestés et des frais à refacturer Utilisez le «Professional Services Workbench» de time@work pour informer vos collaborateurs de leurs allocations aux projets et travaux à exécuter.

6 Processus de gestion La base de est un ensemble de tables simples qui définissent le cadre nécessaire à la saisie des temps et des frais, à la facturation, au planning, à la budgétisation, et à l allocation de ressources. Remises de prix, devis VENTE Planification de projets Budgétisation Planification de ressources Planification de revenus PLANNING Saisie des temps prestés Saisie des notes de frais Approbation des feuilles de temps Approbation des notes de frais Révision des notes de frais ENREGISTREMENT Approbation par chefs de projets Approbation par le client APPROBATION Facturation FACTURATION Comptabilisation, encaissement ENCAISSEMENT

7 Remise de prix, devis Utilisez pour estimer vos coûts et prix de projets pendant le cycle de vente. Planning Planning de projet Développez un plan de projet dans MS Project, et allouez-en les tâches aux collaborateurs en fonction du rôle de chacun. Planning de revenu Si la prestation est au forfait, et si votre facturation est périodique ou en fin de projet, saisissez les factures conformément à ce qui est prévu pour le projet. Budgétisation Importez vos plans MS Project et développez un budget précis des coûts et des revenus. Planning de ressources Assignez vos collaborateurs à des rôles dans les projets sur la base de leurs compétences et disponibilité, informez-les des allocations de ressources par mail, mettez à jour leurs agendas et MS Outlook. Saisies Saisie des temps Enregistrez vos prestations individuelles vis à vis de projets et tâches, soit grâce au «Professional Services Workbench» via un navigateur, soit offline par le client Transmettez-les à votre manager pour approbation. Saisie des notes de frais Enregistrez vos frais, personnels, facturés, ou alloués, vis-à-vis de projets, soit grâce au «Professional Services Workbench» via un navigateur, soit offline par le client et transmettez-les à votre manager pour approbation et à vos comptables pour traitement approprié. Approbation Approuvez les temps et les dépenses grâce au «Professional Services Workbench». Faites-les aussi approuver par vos clients grâce au «Customer Services Workbench». Facturation Facturez à vos clients sur la base des travaux en cours, ou allouez ceux-ci aux factures d avance, périodiques, ou planifiées. Trésorerie Transférez les notes de frais, factures, ou travaux en cours, et toutes autres transactions appropriées, vers le système d information comptable de votre choix. Reporting Utilisez le générateur d états de time@work pour interroger sur les éléments suivants : temps, frais, travaux en cours, ristournes, et factures de la base de données projets de time@work. Utilisez Crystal Reports pour formater votre reporting de gestion et publiez-le dans votre «Professional Services Workbench».

8 est disponible via un réseau mondial de distributeurs et revendeurs. La liste est disponible sur notre site web LLP Belgium Noorderlaan Antwerpen Belgium Tél: Fax: LLP France La Grande Arche, Paroi Nord Paris La Défense Cedex France Tél: +33(0) Fax: +33(0) LLP Luxembourg 171 Route de Longwy 1941 Luxembourg Grand Duché de Luxembourg Tél: Fax: