Procédure d'ajout d'une imprimante sur un ordinateur HEC

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1 Procédure d'ajout d'une imprimante sur un ordinateur HEC Description Ce document indique comment connecter une imprimante du nouveau parc HEC Montréal à un ordinateur PC-Windows fourni par HEC sur lequel l utilisateur a ouvert une session avec son MATRICULE HEC. Table des matières Rechercher et ajouter une imprimante HEC... 2 Utiliser l imprimante sécurisée... 7 Quelques informations sur l impression sécurisée... 7 Envoyer des documents à l imprimante sécurisée... 7 Relâcher (imprimer) les documents sécurisés... 8 Ajouter l imprimante sécurisée... 9 Changer mon imprimante par défaut Dépannage Ajouter une imprimante Je ne vois pas la liste des imprimantes disponibles J ai imprimé des documents sécurisés mais je ne les trouve pas sur l imprimante L imprimante sécurisée me dit que le travail est en attente... 12

2 Rechercher et ajouter une imprimante HEC - Accéder au panneau de configuration Dans la section Matériel et audio, cliquer l'option Afficher les périphériques et imprimantes

3 - En haut, cliquer sur Ajouter une imprimante - Choisir Ajouter une imprimante réseau, sans fil ou Bluetooth - Dans la fenêtre d'ajout d'imprimante cliquer sur L'imprimante que je veux n'est pas répertoriée

4 - Choisir Rechercher une imprimante dans l annuaire, en fonction d un emplacement ou d une fonctionnalité

5 - S'affichera alors la liste de tous les sites d'impression disponibles!! Dans certains cas la liste d imprimantes sera vide : consultez la section dépannage 1- Vous pouvez indiquer le nom de l imprimante (IMPxxx) 2- Puis cliquer Recherche 3- Vous pouvez aussi défiler la liste pour y trouver l imprimante de votre service et la sélectionner 4- Une fois choisie, cliquer sur OK pour procéder à son installation. - L'outil connectera alors l'ordinateur à l'imprimante choisie. Notez que cette opération peut prendre quelques minutes la première fois. - Une fenêtre confirmera la réussite de l installation :

6 - Cette imprimante sera maintenant disponible dans vos différents logiciels. Une case à cocher vous permettra de définir cette nouvelle imprimante par défaut (1) : ne cocher cette case que si cette nouvelle imprimante est déjà en service! - Faites votre choix puis cliquer Terminer (2)

7 Utiliser l imprimante sécurisée L'imprimante sécurisée permet que votre document soit mis en file d'attente pour que vous puissiez aller le récupérer à votre imprimante au moment voulu en toute confiance. Quelques informations sur l impression sécurisée - L impression sécurisée n est pas une fonction que vous devez activer sur l imprimante mais bien une imprimante distincte que vous choisissez depuis votre application (telle que Word, PowerPoint, etc) - Ainsi, pour utiliser l imprimante sécurisée, vous devez avoir ajouté une imprimante sécurisée à votre ordinateur : consultez la section Ajouter une imprimante sécurisée si vous ne l avez pas déjà. Envoyer des documents à l imprimante sécurisée - Dans le logiciel que vous désirez utiliser pour imprimer (exemple : Word, Excel, Powerpoint, etc), rendez-vous dans le menu Imprimer (ne pas utiliser l impression rapide) Choisir l imprimante sécurisée sous Microsoft Word - Dans la boîte offrant le choix de l imprimante(1), choisir l imprimante Impressionsecurisee-xxx (2), où xxx représente votre édifice principal - Choisir les options d impression voulue (nombre de pages et de copies, recto-verso, etc.) - Cliquer Imprimer

8 - Ça y est : votre document est dans la file d attente sécurisée. Vous pouvez maintenant aller à un point d impression et relâcher votre document. Note : Lors de l utilisation de l imprimante sécurisée, le système pourrait vous indiquer que l impression est suspendue (ou en pause) : ce message est normal puisque l imprimante attendra que vous demandiez la relâche du document pour réellement faire l impression. Relâcher (imprimer) les documents sécurisés Une fois que vous avez soumis (imprimé) vos documents à l imprimante sécurisée, vous pourrez aller les relâcher au moment voulu. Note : La relâche d impression sécurisée ne peut se faire que sur les appareils multifonction muni du lecteur de puces/carte : Une fois à l imprimante : - Identifiez-vous sur l appareil (avec votre puce d impression ou votre matricule et mot de passe) - Choisir le menu Rétention d impression - Appuyez sur la flèche (1) pour imprimer un document à la fois OU appuyez sur Imprimer tout (2) pour relâcher tous les documents en attente

9 Ajouter l imprimante sécurisée Pour utiliser une file d'attente sécurisée, il faut tout d'abord vous y connecter. Il suffit d'ajouter l imprimante sécurisée associée à votre édifice. ** Important : malgré leur nom, les imprimantes sécurisées permettent d'imprimer sur n'importe quel appareil du parc Lexmark/Papercut peu importe l'édifice. Ces différentes files ont pour seul but de répartir la charge des demandes. ** Impression-securisee-CSC: utilisateurs de l'édifice Côte-Sainte-Catherine; Impression-securisee-DEC: utilisateurs de l'édifice Decelles Impression-securisee-QM: utilisateurs des édifices Queen-Mary Il suffit ensuite de suivre la procédure Rechercher et ajouter une imprimante HEC pour ajouter l imprimante sécurisée de votre édifice. Note : Pour des raisons de performance et de sécurité, les files d'attente sécurisées suppriment les documents non relâchés après six (6) heures d'attente. Une notification sera envoyée à votre ordinateur à l'échéance de cette période.

10 Changer mon imprimante par défaut La plupart des logiciels vous permettront de choisir l'imprimante à utiliser à chaque fois que vous imprimez. Cependant, ce changement est temporaire et lors de la prochaine ouverture de cette application, l'imprimante choisie sera celle par défaut de votre système. Il est possible de changer l'imprimante sélectionnée par défaut de votre système. Pour changer l imprimante par défaut sous un PC-Windows : - Accéder le panneau de configuration - Accéder la section Afficher les périphériques et imprimantes - Une fois que l'imprimante voulue est identifiée, faire un clique-droit (1) sur cette dernière et choisir Définir comme imprimante par défaut (2) - Vous verrez alors un crochet vert indiquant que c'est maintenant sur cet appareil que vos applications imprimeront par défaut.

11 Dépannage Ci-dessous les problèmes les plus fréquemment rencontrés lors de l ajout d une imprimante Ajouter une imprimante Je ne vois pas la liste des imprimantes disponibles Certains utilisateurs verront la section Résultats de la recherche vide. Dans ce cas : il faut ouvrir la liste déroulante "Dans : [Tout active Directory]" (1), choisir "hec.ca" puis cliquer sur Rechercher (2). La liste d'imprimante devrait alors apparaître. J ai imprimé des documents sécurisés mais je ne les trouve pas sur l imprimante Les raisons les plus fréquentes pour cela sont : - Vous devez vous connecter à l imprimante et consulter la section Rétention d impression pour voir les travaux en attente - Le document a été soumis à l imprimante sécurisée il y a plus de 6 heures : o Nos serveurs suppriment les documents sécurisés après ce délai pour des raisons de performance et de sécurité des files d impression - L utilisateur (matricule ou compte INVITE) qui a imprimé sur l ordinateur n est pas le même que celui utilisé sur l imprimante pour relâcher les documents sécurisés : o L imprimante reconnait qui est le propriétaire du document sécurisé et qui est autorisé à le relâcher par le nom d utilisateur utilisé à l ouverture de votre

12 session (Windows) sur l ordinateur. Celui-ci doit être le même que le compte utilisé sur l imprimante pour relâcher le document. L imprimante sécurisée me dit que le travail est en attente Le principe de l impression sécurisée est que tous les travaux sont automatiquement mis en file d attente au moment où vous imprimez depuis votre ordinateur. Ce sera lors de la relâche depuis le menu sur l imprimante que le document imprimé sera acheminé à l appareil où vous vous trouvez.