ENTENTE CANADA PROVINCE DE QUÉBEC DISTRICT DE LAVAL ENTRE:

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1 CANADA PROVINCE DE QUÉBEC DISTRICT DE LAVAL ENTENTE ENTRE: DE LAVAL, personne morale de droit public légalement constituée (S.Q. 1965, c. 89), ayant son siège au 1, Place du Souvenir, à Chomedey, en les ville et district de Laval, H7V 1W7, représentée aux présentes par le maire et président du Comité exécutif ou le vice-président du Comité exécutif et le greffier ou la greffière adjointe, dûment autorisés par résolution du numéro CE- / adoptée le.. ; Ci-après appelée la «Ville» ET: DES CÉLÉBRATIONS 2015 À LAVAL, personne morale de droit privé légalement constituée en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec (RLRQ, c. C-38), ayant son siège au 1, place du Souvenir, à Laval, H7V 1W7, représentée par deux personnes parmi son président, son viceprésident ou son secrétaire- trésorier, dûment autorisés par résolution du Conseil d administration adoptée le et portant le numéro dont copie certifiée est jointe à cette entente; Ci-après appelée la «Corporation»

2 -2- ATTENDU QU en 2015 la Ville célèbre son 50 e anniversaire de fondation et désire réaliser différentes activités pour souligner cet événement; ATTENDU QU en vertu du deuxième alinéa de l article 94 de la Loi sur les compétences municipales (RLRQ, c. C-47.1), la Ville peut, pour son compte, confier à toute personne l organisation et la promotion d activités culturelles et de loisirs; ATTENDU QUE la Corporation a été constituée en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38) et a, notamment, pour objet d assurer la réalisation d activités dans le cadre des célébrations du 50 e anniversaire de la fondation de la Ville (ci-après appelés : «célébrations 2015»); ATTENDU QUE la Ville confie le mandat à la Corporation de planifier, de gérer, de coordonner, d organiser, de réaliser et de promouvoir les célébrations 2015, à l exception de celles qui auront été déterminées, dans une entente ultérieure, comme devant être exécutées par la Ville. ; ATTENDU QU en vertu du premier alinéa de l article 90 de la Loi sur les compétences municipales, la Ville peut accorder toute aide qu elle juge appropriée dans le champ de ses compétences et, notamment, dans le domaine de la culture et des loisirs sur son territoire; ATTENDU QUE la Ville désire aider la Corporation dans la réalisation de son mandat, en lui accordant, notamment, une aide financière pour la réalisation, pour son compte, des célébrations 2015 ; ATTENDU QUE la Corporation est assujettie à la Politique de gestion contractuelle de la Ville de Laval; ATTENDU QU il y a lieu de déterminer dans cette entente : le mandat confié à la Corporation par la Ville; les conditions et les modalités du versement par la Ville à la Corporation de l aide financière pour la réalisation des célébrations 2015; les engagements et les obligations de chacune des parties dans le cadre des célébrations 2015; À CES FINS, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT: 1. PRÉAMBULE Le préambule fait partie intégrante de cette entente.

3 -3-2. OBJET Cette entente a pour objet : 3. MANDAT 2.1 d établir les modalités du mandat prévu à cette entente; 2.2 de fixer les conditions et les modalités du versement par la Ville à la Corporation de l aide financière pour la réalisation des célébrations 2015; 2.3 d établir les engagements et les obligations de chacune des parties dans le cadre des célébrations La Ville mandate la Corporation, qui accepte, afin de planifier, gérer, coordonner, organiser, réaliser et promouvoir les célébrations AIDE FINANCIÈRE La Ville, en considération des obligations et des engagements de la Corporation, s engage à verser à cette dernière une aide financière au montant de ,00 $ avant l imposition de la taxe sur les produits et services (T.P.S) et de la taxe de vente du Québec (T.V.Q). 4.1 Cette aide financière est versée de la façon suivante : un montant initial de ,00 $, le 31 mars 2014, à la suite de l adoption de la résolution CE-2014/859 par le Comité exécutif de la Ville le 5 mars 2014, montant que la Corporation reconnaît avoir reçu; un montant ,00 $ le 1 er juin 2014; un montant ,00 $ le 1 er septembre 2014; un montant ,00 $ le 20 janvier 2015; 5. ENGAGEMENTS ET OBLIGATIONS DE LA Outre ses autres obligations et engagements prévus à cette entente, la Corporation s engage et s oblige : 5.1 Quant à sa structure corporative, à : demeurer une personne morale sans but lucratif constituée par lettres patentes en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec

4 nommer un maximum de onze (11) membres actifs de la Corporation à même une liste fournie par le Comité exécutif de la Ville; respecter les principes de l accès à l égalité, de l équité et de la transparence dans son processus de gestion des ressources humaines, notamment dans le recrutement, la rémunération et les relations avec ses employés; se conformer à toute recommandation de l Institut sur la gouvernance d organisations privées et publiques; adopter et transmettre à la Ville, au plus tard le 1 er juillet 2014 un code d éthique et de déontologie quant à la conduite de ses employés, ses membres et ses administrateurs en matière de conflits d intérêts, de confidentialité et d éthique et devant comporter les mêmes valeurs et règles de conduite que celles prévues au Code d éthique et de déontologie des élus de la Ville et au Code d éthique et de déontologie des employés municipaux de la Ville; 5.2 Quant aux célébrations 2015, à : planifier, gérer, coordonner, organiser, réaliser et promouvoir les célébrations 2015 et y affecter le personnel nécessaire ; rencontrer périodiquement, à la demande de la Ville, les personnes que la Ville a désignées, afin de les informer de la progression de l organisation des célébrations 2015; remettre à la Ville, au plus tard le 9 juin 2014, une programmation provisoire pour les célébrations 2015 qui doit préalablement avoir été approuvée par son conseil d administration; faire approuver par le Comité exécutif de la Ville, au plus tard le 31 octobre, la programmation finale des célébrations 2015; faire approuver par le Comité exécutif de la Ville toute modification à être apportée à la programmation finale des célébrations 2015; préparer un appel de projets public pour les célébrations 2015 auprès de la communauté lavalloise, dont l objet doit correspondre à la fourniture de services reliés au domaine artistique, culturel et communautaire;

5 sélectionner les projets d activités devant respecter les conditions prévues à l appel de projets public; assumer, en partie ou en totalité, les coûts reliés à la réalisation des projets d activités sélectionnés, le montant alloué à la réalisation de tous les projets d activité sélectionnés devant avoir été préalablement approuvé le Comité exécutif de la Ville; 5.3 Quant à l octroi des contrats, à : conclure une entente avec les personnes dont les projets d activités ont été sélectionnés en vertu du sousparagraphe 5.2.7, afin d encadrer l exécution de ces projets; conserver l entier contrôle des célébrations 2015, toutes les décisions à cet égard devant constamment relever de la corporation, le tout sujet aux droits de la Ville; se conformer à la Politique de gestion contractuelle de la Ville qui est jointe à cette entente en annexe 1; 5.4 Quant au financement et à l administration des fonds publics et privés, à : recueillir des fonds par campagne de souscription ou autrement pour atteindre un financement minimal de ,00 $ pour la réalisation des célébrations 2015; voir à une saine gestion des fonds publics et privés qu elle reçoit pour les célébrations 2015 ; transmettre trimestriellement à la Ville les prévisions budgétaires détaillées de la Corporation accompagnées d un descriptif de chacun des postes de revenus et de dépenses, les premières prévisions budgétaires devant être transmises au plus tard le 30 juin; comptabiliser tous les revenus et toutes les dépenses reliées aux célébrations 2015; n utiliser les montants correspondant à l aide financière accordée par la Ville que pour les fins prévues à cette entente; remettre à la Ville tout montant de l aide financière excédentaire ou inutilisée dans le délai convenu entre les

6 -6- parties ou à la fin de son mandat ou à la cessation de ses activités. 5.5 Quant à la sécurité de l information, à se conformer à la Politique de sécurité de l information de la Ville qui est jointe à cette entente en annexe 2; 6. ENGAGEMENTS ET OBLIGATIONS DE LA Outre ses autres obligations et engagements prévus à cette entente, la Ville s engage et s oblige à: 6.1 soutenir la Corporation dans ses démarches visant à recueillir des fonds auprès d organismes publics et d entreprises privées; 6.2 prendre les mesures nécessaires afin de combler l écart entre les fonds obtenus par campagne de souscription ou autrement par la Corporation et l objectif de ,00 $ fixé au paragraphe 5.4.1, et ce, dans le cas où, malgré tous ses efforts, la Corporation n atteint pas cet objectif minimal; 6.3 fournir à la Corporation un soutien professionnel et technique lié aux célébrations 2015; 6.4 former un comité interservices de la Ville pour coordonner le soutien prévu au paragraphe 6.3; 6.5 identifier une personne responsable de la coordination interne et externe des célébrations 2015; 6.6 permettre à la Corporation, pour les célébrations 2015, l utilisation gratuite de certains des bâtiments, immeubles et équipements dont la Ville est propriétaire, et ce, sous réserve de leur disponibilité et des besoins de la Ville. 6.7 enregistrer les opérations et maintenir les registres comptables appropriés au nom de la Corporation; 7. ENTENTE ULTÉRIEURE Une entente ultérieure devant être constatée par écrit et signée par les représentants autorisés de chacune des parties doit intervenir entre la Ville et la Corporation pour déterminer les activités devant être réalisées respectivement par chacune des parties.

7 -7- De plus, cette entente ultérieure doit prévoir les modalités du soutien professionnel et technique que la Ville doit fournir à la Corporation en vertu du paragraphe 6.3 de cette entente. L entente ultérieure ne peut intervenir avant la réception par la Ville de la programmation provisoire devant être envoyée au plus tard le 9 juin 2014 selon le sous-paragraphe LIVRES ET REGISTRES COMPTABLES La Corporation doit fournir à la Ville copie de tous les documents appropriés (pièces justificatives, contrats, factures, etc.) afin de permettre à cette dernière l enregistrement des opérations et le maintien des registres comptables appropriés au nom de la Corporation. Les pièces justificatives originales et les registres doivent être conservés par la Corporation pour une période d au moins trois (3) années suivant la fin de cette entente. En tout temps, pendant la durée de cette entente et dans les trois (3) années suivant la fin de cette entente, la Corporation doit, à la demande de la Ville, transmettre tout renseignement ou tout document relativement aux célébrations ÉTATS FINANCIERS La Corporation doit, dans les soixante (60) jours de la fin de son année financière, faire parvenir au vérificateur général de la Ville des états financiers vérifiés et se conformer aux dispositions de l article de la Loi sur les cités et villes (RLRQ c. C-19); 10. INDEMNISATION ET POLICE D ASSURANCE La Corporation doit prendre fait cause et tenir la Ville indemne de toute poursuite ou réclamation à la suite de tout préjudice causé à autrui par son fait ou sa faute, ou le fait ou la faute de ses préposés, bénévoles, fournisseurs ou sous-traitants, ainsi que par le fait des biens dont elle est propriétaire, locataire ou qu elle a sous sa garde ou sous son contrôle. La Corporation doit détenir et maintenir en vigueur, à compter de la signature de cette entente et jusqu à la complète exécution de ses objets, une police d assurance responsabilité civile accordant une protection pour dommages matériels et corporels d au moins deux millions de dollars ( $) par sinistre et par année couvrant l ensemble de ses activités et services ainsi que tous les actes posés par elle-même, ses préposés, bénévoles, fournisseurs ou soustraitants.

8 -8- Le montant de la police d assurance prévu au deuxième alinéa de cet article doit être révisé à la suite du dépôt de la programmation finale des célébrations 2015 pour tenir compte des risques reliés aux activités qui y sont prévues. La Corporation doit également détenir et maintenir en vigueur une police d assurance protégeant ses administrateurs dans l exercice de leurs fonctions jusqu à la complète exécution du mandat de la Corporation. Une copie des polices d assurance souscrites par la Corporation en vertu de cette entente doit être transmise à la Ville dans les trente (30) jours de leur souscription. 11. TAXES 11.1 La fourniture consentie en vertu de l article 4 de cette entente est taxable selon les dispositions de la Loi sur la taxe d accise du Canada et de la Loi sur la taxe de vente du Québec La Corporation déclarera sur réception ses numéros d inscription : TPS : TVQ : et que ces inscriptions ne seront pas annulées ou ne seront pas en voie de l être. 12. REDDITION DE COMPTES À la fin de cette entente, la Corporation remet à la Ville : a) un rapport permettant de vérifier que l aide financière accordée par la Ville a été affectée aux fins auxquelles elle était destinée; b) tout renseignement ou tout document requis par la Ville en lien avec l exécution de cette entente ou de toute entente ultérieure conclue en vertu de cette entente. c) un rapport d activités complet des célébrations 2015 avec indicateurs de performance, revue de presse, support visuel, etc.

9 PUBLICITÉ Toutes les communications ou publications concernant les activités des célébrations 2015 doivent mentionner la participation financière de la Ville. 14. DURÉE Cette entente entre en vigueur à compter de la date de la dernière signature par les parties et se termine le 31 décembre DÉFAUT 15.1 La Corporation est en défaut lorsqu elle : a) est en liquidation ou en dissolution, sauf si toutes ses obligations en vertu de cette entente ont été remplies; ; b) a fait sciemment une omission dans une déclaration, une fausse déclaration, une fraude ou une falsification de document; c) fait cession de ses biens en faveur de ses créanciers ou si elle fait une proposition concordataire, si elle dépose une requête en faillite volontaire ou si une requête en faillite est prise contre elle, si un séquestre ou un administrateur est nommé pour administrer ses biens; d) si elle tente de liquider volontairement ses biens; e) cesse ou diminue ses activités, avant l expiration de l entente, à la connaissance ou non de la ville, sans l autorisation de cette dernière; f) fait défaut à l une ou l autre des dispositions de cette entente, notamment, si elle refuse de conclure toute entente ultérieure selon les dispositions de cette entente En cas de défaut par la Corporation, la Ville peut se prévaloir, séparément ou cumulativement, des moyens suivants : a) réviser le montant de l aide financière; b) suspendre le versement de tout montant de l aide financière prévu à l article 4 de cette entente; c) exiger le remboursement total ou partiel du montant de l aide financière ayant été versé;

10 -10- d) mettre fin au versement de l aide financière; e) résilier de plein droit cette entente, sans avis ni mise en demeure et sans droit de recours en faveur de la Corporation contre la Ville. 16. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 16.1 Les privilèges et obligations découlant de l entente sont incessibles Toute modification à l entente doit être constatée par écrit et signée par les représentants autorisés de chacune des parties Tout avis ou communication doit être fait par écrit et signifié aux adresses suivantes : Pour la Ville : Ville de Laval a/s Directeur 1, Place du Souvenir Laval (Québec) H7V 3Z4 Pour la Corporation : Corporation des célébrations 2015 à Laval a/s Directeur général 2150, Autoroute des Laurentides, Laval, Québec H7T 2T Cette entente a préséance sur toute autre entente qui aurait pu être conclue entre les parties concernant le versement de l aide financière par la Ville à la Corporation Cette entente est interprétée selon les lois de la province de Québec Les parties déclarent et reconnaissent expressément que les stipulations essentielles de cette entente n ont pas été imposées par l une ou l autre des parties, mais qu au contraire, elles ont été librement discutées entre elles Chacune des parties, après avoir obtenu les explications adéquates sur la nature et l étendue de chacune des stipulations essentielles de cette entente et avoir pris avis sur leur portée, se déclare satisfaite de leur état lisible, compréhensible et raisonnable.

11 Tous les engagements contenus dans cette entente sont faits sous réserve de l adoption, par les parties, des résolutions nécessaires pour sa mise en œuvre et sous réserve, le cas échéant, de toutes les approbations légales requises par la loi.

12 -12- EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ : À LAVAL, ce jour de 20 LA MAIRE, ou VICE-PRÉSIDENT DU COMITÉ EXÉCUTIF GREFFIER, ou GREFFIÈRE ADJOINTE À LAVAL, ce jour de 20 PAR: PAR: *annexer les résolutions