Éléments d analyse pour l évaluation d une demande de renouvellement de l agrément d un service d archives privées agréé

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1 1. Critères archivistiques Généraux Éléments d analyse pour l évaluation d une demande de renouvellement de l agrément d un service d archives privées agréé Le service compte au moins une personne rémunérée détenant un diplôme de premier cycle incluant un certificat en archivistique ou une maîtrise en histoire ou en sciences de l information avec une spécialisation en archivistique ou possédant une expérience équivalente dans le domaine. Acquisition Le service a fait l acquisition de nouveaux fonds d archives privées en fonction de sa mission et dans le respect de sa politique d acquisition. Traitement L expérience équivalente dans le domaine se calcule de la façon suivante : -Baccalauréat : +2 ans d expérience en archivistique -Techniques de la documentation : +6 ans d expérience en archivistique -Dans les autres cas : +10 ans d expérience en archivistique Les nouveaux fonds d archives privées acquis au cours des 24 derniers mois doivent être comptabilisés. Les ajouts à des fonds déjà acquis, les dépôts d archives publiques, les actes notariés, les journaux soumis au dépôt légal et les artéfacts ne doivent pas être pris en considération. Le nombre de fonds traités, la quantité en mètres linéaires ainsi que le niveau de traitement doivent être calculés. Plus d une personne rémunérée travaille dans le service d archives. D autres personnes du service possèdent soit un certificat ou une maîtrise en archivistique. Le service possède un plan de perfectionnement de son personnel. Le service a procédé au traitement de fonds d archives et ceux-ci sont accessibles grâce à des instruments de recherche ou à des bases de données. Le traitement des fonds d archives publiques acquis par dépôt et celui des documents de référence ne doivent pas être comptabilisés. Les fonds et collections sont décrits dans des instruments de recherche ou une base de données, en respectant les Règles pour la description des documents d archives (RDDA). La description des fonds est disponible sur le Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ).

2 Conservation Les magasins de conservation du service d archives doivent avoir : - une température ambiante stable de 17 o C avec un écart permis de température de + 2 o C ; - une humidité relative stable minimum de 35% et un maximum 45% avec un écart de + 5% sans dépasser le minimum admissible en hiver de 35% et le maximum admissible en été de 45%. Des mesures de protection contre le vol, le vandalisme, les incendies, les dégâts d eau, les rayons du soleil, les insectes et la poussière sont mises sur pied et opérationnelles. Les locaux sont conformes aux exigences archivistiques en matière de conservation des archives. L extérieur du bâtiment qui abrite le service est fait de matériaux résistants au feu. Les détecteurs de fumée et de chaleur sont reliés à un poste de pompiers ou une sirène est fixée à l extérieur de l édifice. Des extincteurs chimiques sont disponibles et fonctionnels. Les archives sont conservées sur des étagères en métal ou dans des classeurs métalliques. Les documents sont conservés dans des chemises ou des cartons sans acide. Le service est pourvu d une rampe d accès ou d un ascenseur pour les personnes à mobilité réduite.

3 Diffusion et mise en valeur Le service a été ouvert en moyenne 25 heures par semaine au cours des 24 derniers mois. Les archives sont accessibles à tous les chercheurs et citoyens. Le service met à la disposition des chercheurs : un guide du chercheur, les règlements du service ainsi que les conditions de consultation des documents. La quantité et de la diversité des activités de diffusion (chroniques médias, conférences, formations, expositions, publications, visites guidées) qui ont été organisées par le service ou auxquelles celui-ci a participé doivent être comptabilisées. Le service d archives est ouvert certains soirs et jours de la fin de semaine. Le service a réalisé des activités de diffusion diversifiées assurant la promotion et la mise en valeur de ses fonds d archives ou de ses activités. Le service a effectué des activités de référence, notamment en répondant aux différentes demandes de recherche formulées par les chercheurs. Les activités d inauguration de locaux et de financement ne peuvent être comptabilisées. Les formations données par les services à leurs nouveaux employés, stagiaires et bénévoles ne doivent par être considérées. La production du rapport d activités pour BAnQ, la mise à jour de sites Web et l ajout de descriptions de fonds dans le RDAQ ne sont pas considérés comme des publications. Les demandes de recherche (par lettre, par téléphone, par télécopieur ou par courrier électronique) et les séances de travail (sur place ou site Web) doivent être comptabilisées. Les demandes de renseignements généraux (adresse, heures d ouverture, etc.) ne doivent pas être incluses dans le calcul.

4 2. Critères juridiques et administratifs Selon le Règlement, la personne ou l organisme qui peut obtenir l agrément doit posséder : Le service appartient toujours à la catégorie de personne ou d organisme visée à l article 1 du Règlement sur l agrément d un service d archives privées. Les organismes privés gérés par des conseils d administration doivent y assurer une représentation de milieux diversifiés. Le service tient une comptabilité qui distingue les activités propres à l archivistique des autres activités. Le budget est équilibré ou, dans le cas contraire, le déficit accumulé n excède pas la capacité de remboursement du service. - des archives privées dont il est le propriétaire ou qui lui ont été prêtées et qui concernent l histoire du Québec; - une aire de conservation pour les archives et une aire meublée pour leur consultation; - des appareils et du mobilier pour la consultation et la reproduction des archives; - au moins une personne responsable de la conservation et de la consultation des archives. Les conseils d administration ne doivent pas être constitués uniquement d usagers. Il faut viser une représentation de quelques milieux tels les secteurs financier, juridique, scolaire et municipal. Les administrateurs du service d archives ont été informés de leurs responsabilités au sein du conseil d administration. Les revenus et les dépenses du service d archives sont clairement définis dans les états financiers. Les états financiers sont équilibrés; sinon, le déficit accumulé n excède pas la capacité de remboursement. Le service détient un surplus accumulé.

5 Le service a continué de bénéficier d un appui financier récurrent et appréciable provenant des secteurs suivants : municipal, éducation, privé (fondation ou entreprise privée). Le service d archives détient une assurance pour la responsabilité civile et une assurance pour la responsabilité de ses administrateurs. Le service respecte les exigences légales en matière de gestion des archives. Cet appui financier représente au moins 35 % des revenus du service d archives. La Loi sur les archives et la Loi sur les droits d auteur doivent être appliquées. Les dépôts d archives publiques ont fait l objet d une entente signée par les deux partenaires et ont obtenu l autorisation de BAnQ. L appui financier provient d au moins deux sources. Le service effectue des activités de démarchage dans sa région et auprès de certains partenaires pour offrir de nouveaux services et augmenter ses sources de revenus autonomes. Le service d archives bénéficie d un appui financier provenant des secteurs privé et public