CRIP Retour d expérience projet NSO (New Sourcing Operation) 2014_04_09

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1 RIP Retour d expérience projet NSO (New Sourcing Operation) 2014_04_09 ONFIDENTIEL

2 AGENDA 01 DESRIPTION 02 ORGANISATION 03 LES 04 QUESTIONS DES OBJETIFS ET DU MODELE DU PROJET LEONS REPONSES ONFIDENTIEL 2

3 01 DESRIPTION DES OBJETIFS ET DU MODELE ONFIDENTIEL 3

4 Situation de départ (2011) : Renault a déjà externalisé depuis 7 ans ses fonctions de pilotage technique, d industrialisation (mise en recette, mise en production), et pilotage applicatif au niveau mondial à un seul et même fournisseur principalement localisé dans les locaux de Renault en France (entre 250 et 300 personnes). Le niveau de Qualité délivré par le prestataire est bon Le contrat est relativement ancien, les pénalités ne sont jamais atteintes Il est difficile de connaitre les coûts unitaires pour un type de prestation ou de matériel, étant donné les nombreux forfaits constituants le contrat (gouvernance, changements, ) La direction des Achats impulse le lancement d un RFP plutôt que d une renégociation de contrat de gré à gré avec le même fournisseur Décision est prise de lancer un appel d offre Alliance : Renault, RI Banque, Nissan Europe ONFIDENTIEL 4

5 Les besoins exprimés dans le RFP : La DI a décidé de revoir sa politique de sourcing de ses services IT Opération en s appuyant sur un partenaire sélectionné parmi les meilleurs du marché, pour construire des solutions efficaces et performantes et gérer globalement le parc IT de Renault et ce, en s assurant de l optimisation coût/valeur de son fonctionnement. Dans un premier temps, Renault DI attend une optimisation de sa solution de sourcing. L objet est d activer au maximum les leviers d amélioration que sont la définition de services standards, l usage des unités d œuvre forfaitaires, et plus généralement l adoption des meilleurs standards de fonctionnement du marché (avec notamment l utilisation d un catalogue des services standards), tenant compte de l engagement de plusieurs années que Renault souhaite prendre avec son partenaire. Renault a la volonté de garder la responsabilité et la maitrise de son patrimoine technique, c'est-à-dire, activera ou non une ou plusieurs lignes de services, pour chacun des éléments constituant le périmètre technique. ONFIDENTIEL 5

6 UN ONTRAT PLUS MODULABLE Nous demandons au fournisseur : une modularité permettant mensuellement, de rentrer, modifier ou sortir un «Asset» (élément physique ou virtuel) du patrimoine géré par le fournisseur (et ceci par une simple mise à jour de la MDB). à un prix fixe et dégressif sur la durée du contrat et élément est défini en 3 dimensions!!! par : une Unité d œuvre (de quel type de machine parle t-on?) Serveurs MidRange, Serveurs iseries & zseries, Base de Données, Stockage, Sauvegarde, Réseau LAN, Résean WAN, Réseau de communication, une Ligne de Service (quelle est l action du fournisseur sur cette machine?) Hébergement, Service de Proximité, Pilotage & Supervision, Administration, Administration Applicative Middleware, Administration Applicative ERP, Administration Applicative autres Applications, Exploitation applicative, un Niveau de service (quel est l engagement du fournisseur sur cette machine?) Jours de service, Amplitude du service, Engagement de délai de résolution, ONFIDENTIEL 6

7 Un exemple en 4 slides: Nous avons besoin d un nouveau serveur de pré-production 1) Je regarde dans quelle catégorie il se situe: medium, B Taille Petit Moyen Grand Très Grand Serveurs de bases de données en production Taille A de l'u.o. Serveur Ensemble des serveurs membre d une ferme de calculs (hors maitre) Détails Membre actif d un cluster Autres serveurs (ni de catégorie A ni ): Serveurs de développement, d intégration et préproduction Serveurs d application (ERP, serveurs IMH) B Serveur de Messagerie Serveurs maître d'une ferme de calcul Serveurs Metaframe/itrix Membre passif d un cluster Serveurs Web Serveurs de fichiers, PU mono-cœur : 0 à 2 PU physiques, soit [0 ; 2] et PU multi-cœurs : 0 à 8 cœurs, soit [0 ; 8] PU mono-cœur : 2 à 4 PU physiques, soit ] 2 ; 4] et PU multi-cœurs de 8 à 20 cœurs, soit ] 8 ; 20] PU mono-cœur : 4 à 12 PU physiques, soit ] 4 ; 12] et PU multi-cœurs : de 20 à 48 cœurs, soit ] 20 ; 48] Au-delà atégorie atégorie de l'u.o. Serveur Détails Serveurs de production supportant 1 ou plusieurs applications et des données opérationnelles Serveurs de stockage, Serveurs d'infrastructure (A/D, Global catalog, PD, BD, WINS, DNS, DHP, ) Serveurs de supervision Serveurs de transfert de fichiers Serveur hyperviseur VIO onsole Serveurs d'ordonnancement Serveurs passerelle Serveurs de tests (pré-intégration) et bac à sable Serveurs de formation Serveurs de remplacement actifs ONFIDENTIEL 7

8 Ensuite (2/4) : 2) Je choisis les lignes de services dans mon catalogue (je les coche dans la MDB): On site service Supervision Administration Service Line Middleware IS Administration IS ERP Administration IS Administration Others IS Run & hange DRP ONFIDENTIEL 8

9 Enfin (3/4) : 3) Je définis mon niveau de service X-Y-Z (je les coche aussi dans la MDB) Service (Y) Days by week (X) 5 (5j/7) 6 (6j/7) 7 (7j/7) 8h00-18h00 0,00 0,00 7h00-22h00 0,00 0,00 24h/24 0,00 0,00 0,00 ommitment of time resolution (Z) coefficient 0,00 2h00 4h00 8h00 ONFIDENTIEL 9

10 Les prix (4/4) : Je calcule le prix de l ajout de ce serveur dans le contrat et je peux le communiquer : ONFIDENTIEL 10

11 Et n oublions pas La productivité annuel pré-négociée ONFIDENTIEL 11

12 LES HANGEMENTS (inclus dans le prix des Unités d Œuvres) atégorie changement Mineur (Pas d arrêt en prod) Médium (Arrêt en prod < 4h) Majeur (Arrêt en prod > 4h ou changement de périmètre) Délai de réalisation 4 heures (ou autre délai fixé par le lient) 5 jours (ou autre délai fixé par le lient) 10 jours (ou autre délai fixé par le lient) à partir de l acceptation de la commande Seuil (% des cas) 98% 98% 98% ONFIDENTIEL 12

13 Tous les niveaux de service sont soumis à pénalités Les niveaux de services peuvent être de process ou de résultats Les données brutes et corrigées doivent être fournies par le fournisseur 1. indicateurs de gestion du ontrat (3) 2. indicateur de gestion de l inventaire et de la configuration (1) 3. indicateurs de gestion des systèmes, bases de données, applicatives, pilotage & supervision, (8) 4. indicateurs de disponibilité des infrastructures d hébergement & DRP (3) d exécutions de Plan DRP, 5. indicateur de qualité des Sauvegardes & Restaurations (3) 6. indicateur du temps de réponse des applications (1) 7. indicateurs de supervision et exploitation (4) 8. indicateur métiers (1) 9. indicateur de fourniture des informations dans les délais requis (1) 10. Indicateur de gestion des changements (3) ONFIDENTIEL 13

14 02 ORGANISATION DU PROJET ONFIDENTIEL 14

15 L ORGANISATION PROJET 1 DIRETEUR DE PROJET, EN HARGE DE LA OORDINATION GLOBALE (RENAULT, RI, NISSAN EUROPE) 1 MANAGEMENT TRANSVERSAL UNIQUEMENT LES HEFS DE DEPARTEMENTS IT (PROD, RESEAUX, INGENIERIE) EN HARGE D AOMPAGNER LE HANGEMENT UN RESPONSABLE DE PROJET NISSAN EUROPE UN RESPONSABLE DE PROJET RI QUELQUES ONTRAINTES SUPPLEMENTAIRES : PAS DE ONE TIME OST OTE RENAULT PAS DE ONE TIME OST OTE FOURNISSEUR ONFIDENTIEL 15

16 NSO Alliance schedule Accord de onfidentialité Acceptation des règles d achats Renault 05/07/2011 Envoi des documents de l Appel d Offres 22/07/2011 Session plénière de présentation de l Appel d Offres aux soumissionnaires 28/ après-midi Notification de l Acceptation / Refus de l Appel d Offres par chaque Soumissionnaire 31/08/2011 Réunions de présentation du RFP par Fournisseur Du 2 au 5/08/2011 Processus de Questions / Réponses entre le lient et les Soumissionnaires A partir du 15/08/2011 Echéance de réception des Propositions des Soumissionnaires 17/10/2011 Soutenances des Propositions par les Soumissionnaires Du 2 au 10/11/2011 Publication de la Short List 2 fournisseurs 16/12/2011 Phase de levée des hypothèses (Due-Diligence) Du 3/01//21 au 17/02/12 Présentation du rapport de Due Diligence 20 et 25/02/2012 Réponse au rapport de Due Diligence 01/03/2012 Réception de la BAFO 05/03/2012 Phase de Négociations (pour les 2 fournisseurs) Du 05/03 au 27/04/2012 ontrat et des annexes rédigées (pour les 2 fournisseurs) 27/04/2012 Signature du ontrat Fin Mai 2012 Début de Transition 1/07/2012 ONFIDENTIEL 16

17 AGENDA DUE DILL Afficher le calendrier de la due dill ONFIDENTIEL 17

18 LES PHASES DE TRANSITION TRANSFORMATION 2 months 4 months 01/01/13 4 months PREPARATION TRANSITION STABILIZATION Team Building Detail Schedule & Inventory SLA, reporting, Infra KT SOP Definition Etc Operation stabilization Network Access TRANSFORMATION Process implementation ONFIDENTIEL 18

19 03 LES LEONS ONFIDENTIEL 19

20 SYNTHESE (POUR LES EQUIPES) UNE NOUVELLE ETAPE DANS LA ONTINUITE UNE OPPORTUNITE POUR PROGRESSER larification des engagements et des responsabilités UNE SEVERISATION DES NIVEAUX DE SERVIES DES GAINS POUR L ENTREPRISE UNE MODULARITE DU ONTRAT UNE OFFRE DE SERVIE (ET DE OUTS) LISIBLE ONFIDENTIEL 20 20

21 EN OFF. LA NEESSITE D UN SPONSOR OMMUNIQUER, OMMUNIQUER, OMMUNIQUER L IMPORTANE DE LA DUE DILL LE PRESTATAIRE SORTANT EST UN ANIMAL BLESSE LA REDATION DU ONTRAT AVE LES 2 SHORT-LISTES UN DEMARRAGE PLUS DIFFIILE QUE PREVU MAIS SURTOUT PLUS DIFFIILE QUE OMMUNIQUE LE HOIX DE LA DATE DE DEMARRAGE L USAGE DE L ANGLAIS (TRADUTION DES DOUMENTS, AU QUOTIDIEN) LE SOUTIEN DE LA DI (!) ONFIDENTIEL 21

22 L EVOLUTION DE L INIDENTOLOGIE ONFIDENTIEL 22

23 04 QUESTIONS REPONSES ONFIDENTIEL 23

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