Les référentiels de gestion immobilière. Comité de coordination du contrôle de gestion 18 septembre 2007

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1 Les référentiels de gestion immobilière Comité de coordination du contrôle de gestion 18 septembre 2007

2 Les référentiels de gestion immobilière Les dispositions de la circulaire PM du 28 février 2007 relative à la modernisation de la gestion du patrimoine immobilier de l Etat Les schémas pluriannuels de stratégie immobilière Les indicateurs immobiliers (JPE 2008) 2

3 Dispositions de la circulaire PM du 28 février 2007 relative à la modernisation de la gestion du patrimoine immobilier de l Etat Les objectifs généraux de la stratégie immobilière de l Etat Un parc moins onéreux et mieux adapté au service public ; L optimisation des implantations et de l occupation des sites ; La cession des sites sans usage ; L aménagement plus rationnel des espaces et l amélioration de l entretien ; La mobilisation du foncier disponible pour contribuer à la production de logements. 3 Circulaire PM 1/2

4 Dispositions de la circulaire PM du 28 février 2007 relative à la modernisation de la gestion du patrimoine immobilier de l Etat Le ministère chargé du budget et de la réforme de l Etat conçoit le cadre dans lequel cette stratégie est mise en œuvre : Les critères de performance, y compris en matière d entretien, traduisant les objectifs d adaptation aux missions de l Etat, d efficience et de soutien aux agents vers lesquels doivent évoluer les administrations. Ils sont homogènes avec ceux qui sont constatés dans les activités privées comparables ; Les indicateurs financiers, sachant que le bilan budgétaire et financier de chaque opération doit contribuer au désendettement de l Etat, renforcer les marges de manœuvre budgétaires et optimiser sur la durée la dépense immobilière (nombre de sites, surface et coût par agent) ; Les orientations sur l implantation des administrations qui doivent évoluer vers des localisations moins onéreuses et mieux adaptées à leurs missions ; Les outils communs constitutifs d un système d information de gestion immobilière permettant de connaître, de gérer et de maîtriser les coûts immobiliers. Le ministre chargé du budget et de la réforme de l Etat met à la disposition des ministères les instruments nécessaires à l application de ces orientations. 4 Circulaire PM 2/2

5 Les schémas pluriannuels de stratégie immobilière (SPSI) Objectifs Calendrier Champ d application Outils Fiche formulaire bâtiment 5 1/9

6 Les dispositions de la circulaire PM du 28 février 2007 relative à la modernisation de la gestion du patrimoine immobilier de l Etat Chaque ministère tient actualisé un schéma pluriannuel de stratégie immobilière (SPSI) qui est le support clé de sa politique immobilière. Il y détaille l état de son parc et celui des opérateurs sous sa tutelle sur la base d une grille permettant des comparaisons interministérielles et définit les perspectives d évolution sur cinq années au regard de l anticipation de ses besoins fonctionnels. doivent faire l objet d un dialogue de gestion avec : Le ministère en charge du budget [ ] qui garantira l articulation interministérielle et validera le contenu ; le ministère chargé de l aménagement du territoire dans le cadre de la politique d implantation territoriale des emplois publics. 6 2/9

7 Objectifs et calendrier des SPSI Objectif Etablir un diagnostic physique et financier des immeubles occupés par l Etat, quel que soit le statut d occupation (propriété, location, mise à disposition), Définir une stratégie immobilière à 5 ans, traduisant les objectifs de modernisation de la gestion publique voulus par l Etat Calendrier 2006 : Réalisation des SPSI des services centraux sur les immeubles à usage principal de bureaux sis à Paris et en RIF. 266 bâtiments et 15 SPSI ministériels : Déploiement des SPSI aux services centraux en province et aux services déconcentrés sur un périmètre géographique réduit bâtiments environ et 33 départements concernés 7 3/9

8 Champ d application des SPSI Immeubles à usage principal de bureaux Quel que soit leur statut d occupation Occupés par les services déconcentrés au 31 décembre 2006 Sur le périmètre géographique (id. loyers budgétaires) suivant : Paris et l Ile de France Les 10 plus grandes agglomérations au sens de l INSEE : Lyon, Marseille-Aix en Provence, Lille, Toulouse, Nice, Bordeaux, Nantes, Strasbourg, Toulouse, Douai-Lens. Les départements de la fusion DDE - DDAF : Ariège, Aube, Cher, Loir et Cher, Lot et territoire de Belfort. 8 4/9

9 Les outils des SPSI Des outils bureautiques simples : Une fiche formulaire bâtiment de type EXCEL Un outil EXCEL générant des consolidations et synthèses aux niveaux : départemental et infra-ministériel (option) ministériel Etat Une base de données sous ACCESS dans chaque administration centrale à France Domaine central 9 5/9

10 Fiche-formulaire SPSI utilisée pour le recensement des immeubles d administration centrale d IDF (1/3) CARACTERISTIQUES GENERALES DU BÂTIMENT 1. IDENTIFICATION 5. DESCRIPTION Code du bâtiment Année de construction Nom du site Numéro de rue Adresse Année de dernière réhabilitation Classement incendie Catégorie Code postal VRAI Nbre de niveaux de surface utile (hors parking) Ville Nbre de places de parkings (s/sol) 2. STATUT Nbre de places de parkings (en surface) Propriété Location 6. SURFACES ( en m² ) année d'échéance du bail/convention Surface Hors d'œuvre Nette (SHON) Mise à disposition gratuite Surface utile brute (surface intérieure) 3. UTILISATEURS dont surface de bureaux Ministère dont surface des espaces de réunion dont surface des locaux techniques Codes TGPE dont surface des logements de fonction dont surface des restaurants administratifs dont autres surfaces 7. URBANISME Protection monuments historiques 4. EFFECTIFS Zone inondable Effectifs physiques Servitudes réelles dont effectifs administratifs dont effectifs techniques et autres Effectifs en ETPT Commentaires Référent / Coordinateur de collecte Nom Téléphone Adresse courriel DONNEES ECONOMIQUES DU BÂTIMENT ( EN ) DEPENSES D'EXPLOITATION ANNEE N Loyers et charges locatives (si location) Loyer budgétaire (si propriété) Impôts et taxes Nettoyage des locaux Maintenance Menues réparations Entretien des espaces verts Energie (eau, électricité, etc.) Gardiennage 2. TOTAL DES INVESTISSEMENTS REALISES SUR 5 ANS (N-4 à N) Coût global dont externalisé Total des investissements sur 5 ans (N-4 à N) TOTAL 0,00 0,00 Entretien lourd et grosses réparations Améliorations / transformations Dont investissements de l'année N (entretien lourd + améli 3. VALEUR Valeur vénale du bâtiment (si l'etat est propriétaire) Année d'évaluation 6/9

11 Fiche-formulaire SPSI utilisée pour le recensement des immeubles d administration centrale d IDF (2/3) ETAT TECHNIQUE DU BÂTIMENT 1 - STRUCTURE 4 - CHAUFFAGE / VENTILATION / PLOMBERIE Elements porteurs Production et distribution de chaleur Planchers 2 - CLOS / COUVERT Façades Charpente Toiture Menuiseries extérieures Production et distribution de froid Equipements sanitaires 3 - LOCAUX INTERIEURS Courant faible Cloisons Menuiseries intérieures Plafond Revêtement mural Sol 5 - ASCENSEUR Equipements / appareils élévateurs 6 - ELECTRICITE : Courants forts & faibles Courant fort 7 - Voirie Réseaux Distribution / ESPACES VERTS VRD Espaces verts Rubrique à remplir en fonction des pièces documentaires Rubrique 4 à ne remplir que si diagnostics effectués 1 - SECURITE INCENDIE 4 - HYGIENE ET SANTE Existence d'un rapport de sécurité Présence d'amiante sous forme fibreuse Conclusion du rapport Présence d'amiante sous forme solide Présence de termites 2 - ACCESSIBLITE pour personnes à mobilité réduite Présence de plomb Accessibilité des bâtiments Circulations adaptées Ascenseurs adaptés Sanitaires adaptés 5 - SURETE Détection anti-intrusion Contrôle d'accès - badges Gardiennage 3 - ESPACES SECURISES Video surveillance Protection des salles serveurs Protection des autres espaces sécurisés ETAT REGLEMENTAIRE / SECURITE / SURETE NIVEAU DE FONCTIONNALITE DU BÂTIMENT 1 - SITUATION GEOGRAPHIQUE ET URBAINE 3 - ESPACES DEDIES AUX UTILISATEURS Facilité d'accès pour le personnel Qualité des équipements collectifs Transports en commun Accès aux archives vivantes ORGANISATION GENERALE 4 - CONFORT D'USAGE Regroupement fonctionnel des services Confort acoustique Espaces d'accueil Confort thermique Signalisation intérieure Eclairage naturel et électrique Circulation et facilité d'accès aux services Capacités sanitaires Adaptabilité des locaux (cloisonnement ) 7/9

12 Fiche-formulaire SPSI utilisée pour le recensement des immeubles d administration centrale d IDF (3/3) SYNTHESE DE L'ETAT DU BATIMENT Technique Fonctionnel Réglementaire Technique Réglementaire Fonctionnel Remarque : notes calculées sur la base d'une pondération de l'ensemble des rubriques et critères à /9

13 Fiche-formulaire SPSI IDF (3/3) Ratios de surface Rapport surface utile brute / SHON SHON / effectifs physiques surface utile brute / effectifs physiques surface utile brute / ETPT Surface de bureaux / effectifs administratifs 13 Ratios SPSI 9/9 Dépenses d'exploitation et investissement (en ) Total dépenses d'exploitation N 0,00 dont externalisées 0,00 % d'externalisation Total investissements 0,00 Indicateurs économiques par m² de surface utile brute Dépenses d'exploitation / m² Dépenses d'exploitation (hors loyers) / m² Loyer et charges locatives (si location) / m² Impôts et taxes / m² Nettoyage des locaux / m² Maintenance / m² Menues réparations / m² Entretien des espaces verts / m² Energie (eau, électricité, etc.) / m² Gardiennage / m² Indicateurs économiques par effectifs physiques Dépenses d'exploitation / effectifs physiques Dépenses d'exploitation (hors loyers) / effectifs phys. Loyer et charges locatives (si loc.) / effectifs phys. Impôts et taxes / effectifs physiques Nettoyage des locaux / effectifs physiques Maintenance / effectifs physiques Menues réparations / effectifs physiques Entretien des espaces verts / effectifs physiques Energie (eau, électricité, etc.) / effectifs physiques Gardiennage / effectifs physiques Indicateurs économiques par effectifs ETPT Dépenses d'exploitation / effectifs ETPT Dépenses d'exploitation (hors loyers) / effectifs ETPT Loyer et charges locatives (si loc.) / effectifs ETPT Impôts et taxes / effectifs ETPT Nettoyage des locaux / effectifs ETPT Maintenance / effectifs ETPT Menues réparations / effectifs ETPT Entretien des espaces verts / effectifs ETPT Energie (eau, électricité, etc.) / effectifs ETPT Gardiennage / effectifs ETPT Valeur vénale (si propriété) Valeur vénale par m² de surface utile brute Valeur vénale par effectifs physiques Valeur vénale par effectifs ETPT Dépenses d'exploitation / valeur vénale

14 Les indicateurs immobiliers (JPE 2008) Les indicateurs et ratios immobiliers Les notions d entretien courant et d entretien lourd 14 Indicateurs immobiliers 1/3

15 Les indicateurs et ratios immobiliers Nature Repè re Indicateurs et ratios Libellé Unité Administration centrale Services déconcentrés Total programme Indicateurs et ratios de surface SHON du parc SUB du parc Ratio SUB / SHON m 2 m 2 nb 4 Effectif ETPT (ref. PEA) nb Indicateurs et ratios d'occupation 5 6 Ratio SUB / ETPT Coût de l'entretien courant m 2 / ETPT 7 Ratio entretien courant / SUB / m 2 Indicateurs et ratios d'entretien lourd Coût de l'entretien lourd (2) (parc domanial et quasipropriété) SUB du parc domanial (ou en quasi-propriété) Ratio entretien lourd (2) / SUB (parc domanial et quasipropriété) m 2 / m 2 AE CP AE CP AE CP AE CP AE CP AE CP nota : (1) Le remplissage des cases grisées est facultatif en 2008 (démarche SPSI en cours pour les SD) et devient obligatoire en 2009 (2) Y compris les crédits d'entretien lourd financés sur le BOP ministériel du CAS "Gestion du patrimoine immobilier de l'etat". Un commentaire hors tableau viendra préciser les montants respectifs des contributions du budget général et du CAS "Immobilier". 15 Indicateurs immobiliers 2/3

16 Les notions d entretien courant et d entretien lourd Les dépenses d entretien courant (responsabilité de l occupant) Petit entretien, petites réparations, maintenance préventive : graissage des équipements, remplacement des ampoules et des joints, entretien des systèmes de sécurité Entretien des espaces extérieurs. Travaux d aménagement légers. Les dépenses d entretien lourd (responsabilité du propriétaire) Opérations de réhabilitation. Travaux réglementaires : accès handicapés, mise aux normes des ascenseurs et des installations de sécurité (sorties de secours, portes anti-incendie ), désamiantage, déplombage Diagnostics divers : état parasitaire (termites), diagnostic amiante, expertise plomb, diagnostic de performance énergétique Travaux de ravalement des façades, d étanchéité des toitures et des terrasses. Travaux de restructuration ou d aménagement lourd. Gros entretien et grosses réparations : remise en état d un mur de soutènement, ascenseurs, chaudières 16 Indicateurs immobiliers 3/3