Le Responsable de l'accès : véritable décideur ou courroie de transmission?

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1 PRÉSENTÉ À L ASSOCIATION DES CADRES SCOLAIRES DU QUÉBEC, 11 AVRIL 2014 Le Responsable de l'accès : véritable décideur ou courroie de transmission? Prisonnier du cadre imposé par la loi ou habilité à faire preuve de flexibilité? Contraint par la jurisprudence ou guidé par elle? Présenté par : Me Raymond Doray, Ad.E. Lavery, de Billy

2 Coordonnées de nos bureaux Montréal 1, Place Ville Marie Bureau 4000 Montréal (Québec) H3B 4M4 Téléphone : Télécopieur : Québec 925, Grande-Allée Ouest Bureau 500 Québec (Québec) G1S 1C1 Téléphone : Télécopieur : Sherbrooke Cité du Parc 95, boul. Jacques-Cartier Sud Bureau 200 Sherbrooke (Québec) J1J 2Z3 Téléphone : Télécopieur : Trois-Rivières 1500, rue Royale Bureau 360 Trois-Rivières (Québec) G9A 6E6 Téléphone : Télécopieur : Ottawa 360, rue Albert Bureau 1810 Ottawa (Ontario) K1R 7X7 Téléphone : Télécopieur : LAVERY.CA *** Droits de reproduction réservés Toute utilisation de ce texte est interdite sans le consentement de Lavery, de Billy. Les textes ne constituent pas une opinion juridique. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la seule foi des informations qui y sont contenues. 2

3 A. La personne ayant la plus haute autorité au sein de l organisme public est responsable de l accès aux documents et de la protection des renseignements personnels 1. L article 8 de la Loi sur l accès se lit comme suit: «8. La personne ayant la plus haute autorité au sein d un organisme public exerce les fonctions que la présente loi confère à la personne responsable de l accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels. Toutefois, cette personne peut désigner comme responsable un membre de l organisme public ou de son conseil d administration, selon le cas, ou un membre de son personnel de direction et lui déléguer tout ou partie de ses fonctions.» 3

4 2. Qui est la personne ayant la plus haute autorité dans un organisme public? obligatoirement une personne physique et non pas un corps constitué ou élu Caron c. Québec (Ministère des Transports), [1996] C.A.I. 249; Thibodeau c. Sept-Îles (Ville de), [1996] C.A.I. 138 le Ministre dans un Ministère; le président de l organisme (Société d État, Commission, Régie, etc.) le directeur général dans une commission scolaire Loi sur l instruction publique, art. 201, al. 2. 4

5 3. Pourquoi confier ces fonctions à la personne ayant la plus haute autorité? la recommandation du Rapport Paré; le respect de l autorité hiérarchique dans les organismes publics sauf pour ceux qui sont dirigés par un corps constitué ou électif; les besoins d efficacité et de célérité; la responsabilisation. 5

6 4. La nature des pouvoirs, fonctions et responsabilités exercés par le responsable de l accès a) Les fonctions statutaires Les fonctions qui sont confiées par la loi spécifiquement au responsable de l accès; l interdiction d agir sous la dictée d un tiers, incluant le conseil d administration, le conseil des commissaires, le conseil municipal, etc. 6

7 l interdiction de déléguer les fonctions statutaires autrement que dans le cadre et selon les conditions prévus à l article 8, al. 2 de la Loi sur l accès J.A. c. Québec (Ministère de l Emploi et de la Solidarité Sociale), 2009 QCCAI 112 Simard c. Québec (Ministère de la Sécurité publique), [2005] C.A.I

8 Le pouvoir de décider des demandes d accès à des documents, des demandes d accès à des renseignements personnels et des demandes de rectification Loi sur l accès, art. 44 à 52.1 Loi sur l accès, art. 94 à L obligation de prêter assistance au demandeur Loi sur l accès, art. 42 8

9 L obligation de référer à un organisme plus compétent ou qui a produit le document ou pour lequel le document a été produit Loi sur l accès, art. 48 L obligation d aviser le demandeur de la réception de la demande d accès, des délais de traitement ou de l existence d un abus Loi sur l accès, art. 47 et L obligation de consulter les tiers Loi sur l accès, art. 25 et 49 9

10 L obligation de motiver les décisions Loi sur l accès, art. 50 et 100 L obligation de veiller à ce que les documents et les renseignements visés par une demande ne soient pas détruits Loi sur l accès, art et L obligation de tenir divers registres relatifs à la protection des renseignements personnels Loi sur l accès, art et

11 b) Les fonctions administratives du responsable de l accès Informer le demandeur des frais approximatifs de reproduction, transcription, etc. Loi sur l accès, art. 11 Classer les documents et tenir à jour une liste de classement Loi sur l accès, art

12 S assurer du respect des règles de confidentialité des renseignements personnels (en pratique) Servir de personne ressource et de conseiller en matière de p.r.p. (en pratique) 12

13 5. Les pouvoirs dont dispose le responsable de l accès Tous les pouvoirs nécessaires à l exercice de ses fonctions Loi d interprétation, art. 57 Le pouvoir d exiger les documents au sein de l organisme; L autorité pour interdire la destruction de documents ou de renseignements visés par une demande 13

14 B. Le responsable de l accès désigné 1. Le responsable statutaire peut déléguer en tout ou en partie ses fonctions statutaires et ses fonctions administratives Loi sur l accès, art. 8, al Le responsable statutaire peut déléguer ses fonctions à une ou plusieurs personnes 3. Le responsable de l accès délégué doit être un membre, un membre du C.A. ou un cadre 14

15 4. La délégation est écrite et doit faire l objet d un avis à la C.A.I. Loi sur l accès, art. 8, al Il s agit d une délégation d autorité et non de tâches le responsable désigné jouit donc du pouvoir décisionnel le responsable désigné jouit des pouvoirs accessoires nécessaires à l exercice de ses fonctions (requérir les documents; interroger les détenteurs, etc.) 15

16 6. Le responsable désigné assume alors les fonctions statutaires et les fonctions administratives qui lui sont déléguées 7. Le responsable désigné assume alors les fonctions statutaires et les fonctions administratives qui lui sont déléguées 16

17 8. Le responsable désigné a le droit de consulter les documents visés par une demande sans égard à leur nature ou leur contenu renseignements personnels renseignements stratégiques renseignements protégés par le secret professionnel etc. 17

18 C. Le rapport d autorité entre le responsable de l accès statutaire et le responsable de l accès désigné 1. Le responsable de l accès statutaire peut exercer concurremment les pouvoirs et fonctions qu il a délégués, sous réserve des droits accordés aux tiers Il peut donc se substituer au responsable délégué pour répondre à une demande particulière Caron c. Québec (Ministère des Transports), [1996] C.A.I

19 Si la demande d accès lui est acheminée personnellement, il peut la transférer au responsable délégué Loi sur l accès, art. 43 Il peut aussi choisir d y répondre Thibodeau c. Sept-Îles (Ville de), [1996] C.A.I

20 2. Le responsable de l accès statutaire peut révoquer la désignation en tout temps, même lorsque le responsable désigné est saisi d une demande d accès 3. Le responsable de l accès statutaire ne peut cependant modifier une réponse déjà transmise au demandeur 4. La nomination d un nouveau responsable désigné doit être faite par écrit et donner lieu à un avis à la C.A.I. 20

21 D. La délégation de tâches administratives Le responsable statutaire et le responsable délégué peuvent déléguer des tâches administratives au sein de l organisme Ils doivent s assurer qu il ne s agit pas de fonctions statutaires Sauf pour des documents ayant déjà fait l objet d une décision du responsable 21

22 Lorsque le responsable de l accès est en vacances, il ne peut se faire remplacer par une personne qui n est pas le responsable statutaire ou un responsable délégué suppléant (par écrit et avec avis à la C.A.I.) L existence de répondants décentralisés est permise mais ne saurait excuser la prolongation indue des délais de traitement 22

23 E. La marge de manœuvre du responsable de l accès et ses devoirs 1. Relativement au traitement des demandes d accès à des documents ou à des renseignements personnels Il a des pouvoirs réels mais aussi des obligations; Il est un véritable décideur qui jouit des moyens pour accomplir ses fonctions; Si la décision statutaire est dictée ou prise par un tiers, elle pourrait être annulée N.D. c. Groupement des assureurs automobiles et A.M.F., 2013 QCCAI 44 23

24 C est à lui que revient de décider quels documents sont visés par une demande d accès Association du personnel cadre de la Ville de Trois-Rivières c. Trois-Rivières (Ville de ), [2003] C.A.I. 572 Il doit personnellement s enquérir de l existence des documents et une investigation sérieuse s impose à lui X c. Université Laval, [1986] C.A.I

25 2. Relativement à la protection des renseignements personnels les obligations d assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels incombent généralement à l organisme plutôt qu au responsable Le responsable de la protection des renseignements personnels a néanmoins l obligation de tenir certains registres Loi sur l accès, art et La jurisprudence est un indicateur de la position de la C.A.I. ou de la Cour du Québec qui doit être prise en considération avec sérieux mais qui n est pas une contrainte absolue 25

26 4. Il peut-être légitime, selon les circonstances, de rendre une décision qui ne respecte pas la jurisprudence, ou la jurisprudence majoritaire, mais le responsable doit avoir des arguments sérieux à faire valoir devant la C.A.I. ou les tribunaux Loi sur l accès, art Le responsable a des responsabilités plus grandes lorsque le Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ. C. A-2.1, R.2 s applique à son organisme Divulgation proactive Analyse d impact Etc. 26

27 F. Quelques problématiques spécifiques en matière d accès à l information et de protection des renseignements personnels 1. Les demandes d accès abusives Loi sur l accès, art Université McGill c. C.B., 2013 QCCAI 274 Université du Québec à Montréal c. M.D., 2012 QCCAI L accès des parents au dossier scolaire et autres dossiers détenus par la Commission scolaire de leurs enfants mineurs Loi sur l accès, art. 9, 53, 83 et 94 La tutelle légale des parents s exerce conjointement mais se présume Code civil, art. 193 et

28 L effet de l article 88 de la Loi sur l accès L effet de la Loi sur la protection de la jeunesse, art et Le mineur de moins de 14 ans n a pas accès à des renseignements de santé Loi sur l accès, at. 83, al. 3 28

29 4. Le mineur de plus de 14 ans a accès aux renseignements personnels qui le concernent Loi sur l accès, art. 83, al. 1 et 3 5. Le mineur de moins de 18 ans ne peut formuler une demande d accès à des documents administratifs Code civil, art. 155, 156 et