COMPTE RENDU DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

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1 COMPTE RENDU DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Date : 11 décembre 2011, 14 h 30 Endroit : 8593, Henri-Julien, Montréal (Québec, Canada) H2P 2J6 - Métro Crémazie Personnes présentes : Tristan Müller Lionel Villalonga Manon Beauchemin ORDRE DU JOUR 1. Adoption de l ordre du jour 2. Post mortem de l'assemblée générale Répartition des tâches et responsabilités 4. Mise à jour des informations à Industrie Canada 5. Gestion financière a) Démission de Roxane Roussel b) Compte bancaire à la Banque nationale du Canada c) Signataires des chèques d) Vérification financière par RSM Richter i. Facture à payer ii. Documents à fournir 6. Gestion des membres 7. Projets et orientations prioritaires a) Projet IFLA-ALP de formation avec l'aifbd b) Projet de subvention du Fonds des inforoutes de la Francophonie c) Programmes de la FBG i. Éditions et droits numériques ii. Bibliothèque scolaire numérique iii. Bibliothèques solidaires 1. Veille des missions en coopération et de consultation 2. Parrainage de bibliothèques 3. Plate-forme d'échange (Facebook, liste de discussion, etc.) 4. Formation continue et partage d'expertise des membres iv. Observatoire des technologies libres d) Stratégie de communication avec l'agence JR 8. Divers 1

2 COMPTE-RENDU 1. Adoption de l ordre du jour Tristan Müller fait la lecture de l'ordre du jour de la réunion. Manon Beauchemin en propose l'adoption sans modification, appuyée par Tristan. 2. Post mortem de l'assemblée générale 2011 Les discussions portent sur la manière de favoriser une plus grande participation des membres à la prochaine assemblée générale. Tristan propose de trouver un moyen, grâce aux technologies de l'information et des communications, de permettre aux membres africains de la FBG de participer à distance, en direct, à l'assemblée générale annuelle. Une technologie de diffusion internationale devra être utilisée lors de la prochaine assemblée générale. Lionel Villalonga appuie cette proposition. Lionel propose de faire coïncider l'assemblée générale avec un autre événement, par exemple le Congrès des milieux documentaires ou le congrès de l'association internationale francophone des bibliothécaires et documentalistes (AIFBD). Plusieurs membres de la FBG seraient alors déjà sur place pour le congrès et pourraient plus aisément participer à l'assemblée. Manon appuie cette proposition. Par ailleurs, Lionel suggère que lors de la convocation à l'assemblée générale des membres, ceux-ci soient invités à répondre s'ils comptent participer ou non à la rencontre (rsvp). Manon appuie cette suggestion. 3. Répartition des tâches et responsabilités Conformément au point 9.13 des règlements concernant la conduite des affaires de la FBG, les administrateurs effectuent le partage des responsabilités au sein du conseil d'administration. Le porte-parole pour les représentations extérieures est le président de la Fondation, Tristan Müller. Il est appuyé dans cette tâche par les autres administrateurs, Réjean Savard, Lionel Villalonga et Manon Beauchemin. La personne responsable du registre des membres est Lionel Villalonga, alors que la tenue à jour du cahier des procès-verbaux est la responsabilité de Manon Beauchemin. Les responsables aux finances sont Tristan Müller et Manon Beauchemin. L'animation des réunions du conseil d'administration et de l'assemblée générale est la responsabilité de Tristan Müller. La rédaction des procès-verbaux est effectuée par Manon Beauchemin. 2

3 Le responsable de la vie associative et des communications avec les membres est Lionel Villalonga. Ce partage des responsabilités est adopté à l'unanimité par les administrateurs présents. 4. Mise à jour des informations à Industrie Canada Les informations à jour sur la Fondation seront déposées en ligne, sur le site Web d'industrie Canada, par Manon. 5. Gestion financière a) Démission de Roxane Roussel Madame Roxane Roussel a fait parvenir au siège social de la Fondation une lettre de démission à titre d'administratrice de la FBG. Cette démission, datée du 21 novembre 2011, prenait effet rétroactivement le 1er septembre Les administrateurs présents acceptent sa démission à l'unanimité. Tous les anciens administrateurs de la FBG étaient automatiquement démissionnaires lors de la tenue de l'assemblée des membres le 30 novembre b) Compte bancaire à la Banque nationale du Canada Les administrateurs accusent réception de la lettre envoyée par Roxane Roussel à la Banque nationale du Canada (BNC), lettre mentionnant qu'elle n'est plus administratrice de la FBG. Tristan et Lionel tenteront d'obtenir les documents financiers de la Fondation à la BNC, ces documents étant essentiels au fonctionnement de l'organisme. La résolution de déplacer le compte bancaire, présentement à la succursale de St-Eustache, vers une succursale localisée sur le territoire de la Ville de Montréal est adoptée à l'unanimité. c) Signataires des chèques Les personnes signataires des chèques de la Fondation sont Tristan Müller, Lionel Villalonga et Manon Beauchemin. d) Vérification financière par RSM Richter i. Facture à payer Une facture de RSM Richter, pour la réalisation partielle des travaux de vérification financière de la FBG, a été reçue. ii. Documents à fournir Les documents à fournir à RSM Richter sont ceux relatifs au compte de la FBG à la Banque 3

4 nationale du Canada, succursale de St-Eustache, d'avril 2006 à 2009, de même que les déclarations de tps (taxe sur les produits et services) et de tvq (taxe de vente du Québec) et les déclarations d'impôt de la Fondation, de 2005 à Les administrateurs souhaitent avoir fourni les documents nécessaires à RSM Richter au cours du mois de janvier Gestion des membres Lionel propose que tous les anciens membres de la Fondation voient leur adhésion renouvelée automatiquement, gratuitement, pour toute l'année Des efforts de communication avec les membres, déjà entrepris, seront faits tout au long de l'année 2012, et une campagne de renouvellement d'adhésion sera menée à la fin de l'année. Manon appuie cette proposition. Aussi, une démarche sera faite auprès de M. Clément Arsenault, directeur de l'école de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) de l'université de Montréal, afin que les étudiants qui le désirent puissent devenir membres gratuitement de la FBG, et ce, pendant toute la durée de leurs études. Cette initiative proposée par Lionel est appuyée par Manon. Lionel va également travailler, en compagnie de M. Benoît Gasiglia, à la mise à jour du contenu du logiciel de gestion des membres. 7. Projets et orientations prioritaires a) Projet IFLA-ALP de formation avec l'aifbd Une réponse de l'ifla à la demande de subvention pour une formation offerte par Tristan et Lionel au Sénégal, en Côte d'ivoire et au Burkina Faso est attendue au plus tard en janvier Cette formation porterait sur les systèmes intégrés de gestion de bibliothèques (SIGB) sous licence libre et sur les technologies émergeantes en bibliothèques. b) Projet de subvention du Fonds des inforoutes de la Francophonie Cette subvention serait demandée pour un projet élaboré dans le cadre du programme Bibliothèque scolaire numérique. Les administrateurs conviennent de créer un comité ad hoc sur la Bibliothèque scolaire numérique, comité dont le mandat sera d'étudier la faisabilité de présenter un projet au Fonds des inforoutes de la Francophonie et, s'il y a lieu, de concevoir ce projet et de rédiger la demande de subvention qui doit être faite au plus tard le 16 mars Lionel va communiquer avec les membres et contributeurs de la FBG afin de connaître leur intérêt à faire partie de ce comité. Les noms de Daniel Caissy, Nicole Périat et Manon Beauchemin sont évoqués comme membres potentiels de ce comité ad hoc. 4

5 c) Programmes de la FBG i. Éditions et droits numériques Tristan propose l'abandon de ce programme afin de concentrer les efforts sur les trois autres programmes de la Fondation. Il communiquera sous peu avec l'ancien coordonnateur du programme Éditions et droits numériques, Olivier Charbonneau. Lionel appuie cette proposition. ii. Bibliothèque scolaire numérique Tel que mentionné au point 7.b) ci-dessus, un comité ad hoc sera créé sur la Bibliothèque scolaire numérique. iii. Bibliothèques solidaires 1. Veille des missions en coopération et de consultation Tristan suggère que les missions de coopération et de consultation fassent l'objet de nouvelles, sur le site Internet de la Fondation, afin de diffuser ces activités menées par différents organismes, notamment le Centre d'étude et de coopération internationale (CECI). Lionel appuie cette suggestion et sera le responsable de cette veille et de cette diffusion. 2. Parrainage de bibliothèques Tristan propose d'offrir la possibilité aux membres de parrainer une ou des bibliothèques faisant partie du réseau des écoles associées de l'unesco. Les bibliothèques présenteraient leurs projets et les membres de la Fondation seraient invités à contribuer financièrement à la réalisation de ces projets. Cette proposition est adoptée à l'unanimité par les administrateurs. 3. Plate-forme d'échange (Facebook, liste de discussion, etc.) Lionel propose la création d'une liste de discussion permettant aux membres de communiquer et d'échanger sur divers sujets touchant la Fondation et ses programmes. Cette liste serait formée grâce aux fonctionnalités offertes par Google, un choix guidé par la facilité de paramétrage de ce logiciel. Tristan appuie cette proposition et mentionne que l'étape suivante consistera à rédiger des règles de conduites pour encadrer le fonctionnement de cette liste de discussion. 4. Formation continue et partage d'expertise des membres Tristan propose de solliciter les membres pour connaître les expertises de chacun et rédiger ensuite de brefs portraits qui seront diffusés sur le site Internet de la Fondation. Ce travail de collecte d'information et de rédaction sera effectué tout au long de l'année Manon appuie la réalisation de ce projet. 5

6 iv. Observatoire des technologies libres La publication d'un livre sur ce sujet, écrit par Tristan Müller, aura lieu au cours du premier trimestre de l'année Tristan propose de créer un blogue relatif à cette publication, idée appuyée par Lionel. Ce livre sera diffusé sur Internet un an après sa publication. d) Stratégie de communication avec l'agence JR En janvier 2012, Tristan et Lionel communiqueront avec l'agence JR afin de revoir le plan de communication de la Fondation. 8. Divers Il n'y a pas d'autre point à discuter. La rencontre se termine à 16 h 20. Manon Beauchemin Secrétaire 6