Tout changement dans l inventaire informatique devra respecter les directives du présent manuel

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1 Tout changement dans l inventaire informatique devra respecter les directives du présent manuel Va à : Vi, Ha, He, Ga, Di, Ch, Da, Ri, Lo Juin 2010 / J.-F. Descloux

2 Table des matières 1 INTRODUCTION Informations générales sur l inventaire informatique Informations générales sur les groupes d utilisateurs DONNEES DE L INVENTAIRE... INFORMATIQUE No_Inv Annee_Budget Date_Mise_En_Service Date_Mutation Date_Mise_HS Nom_Personnel_Mutation Support_Nom UO_Nom Financement_Nom Etat_Nom Utilisation_Nom Gestion_ No_De_Serie Mac_Adresse Mac_Adresse_ Configuration_Nom Remarque Categorie_Nom Type_Nom Genre_Nom Marque_Nom Modele_Nom Fournisseur_Nom Facture_No Facture_Date Facture_Montant Facture_Remarque Date_Fin_Garantie Localisation_Nom Localisation_Site Localisation_Batiment Localisation_Etage Localisation_Local UO_Nom_Ancien Corr_Inf_UO_Gestion Corr_Inf_Remarque Corr_Inf_Tri Suspens_Nom

3 3 MUTATIONS Mise au déchet d appareils Mise en réserve d appareils Vente d appareils par le SIUF Ventes d appareils par l AGEF Prêt d un appareil Disparition d un appareil (vol) Don d un appareil Changement d unité organisationnelle (UO) Nouveaux modèles Introuvable Appareil à domicile Systèmes privés Echange d appareils Appareils en prêt à l Université de Fribourg Appareils d organisations externes connectés au réseau UFnet

4 1 INTRODUCTION 1.1 Informations générales sur l inventaire informatique En date du , le logiciel Pytheas Asset Management (PAM), alias «Inventaire SIUF», remplace l application provisoire d Altiris. Le logiciel tourne sur une machine virtuelle de la section «serveurs». L accès peut se faire de deux manières: - par le web: - par une application win Informations générales sur les groupes d utilisateurs Les groupes suivants sont prévus: - SUPERVISEURS Seuls CLEMENT Hubert et CHETE- LAT sont superviseurs. Ils ont tous les droits au niveau du système, mais aucun dans l inventaire et le ticketing. - INVENTAIREGESTION Création de nouveaux modèles, création de nouveaux appareils, modifications de tous les champs dans les modèles. Voir chapitre 2 pour les autorisations. Les personnes de ce groupe sont les suivantes: - DESCLOUX Jean-François - HAYOZ Patrick. 1.2 Informations générales sur les groupes d utilisateurs (suite) - INVENTAIRESAISIE Création de nouveaux appareils, mise à jour des principaux champs. Voir chapitre 2 pour les autorisations. La seule personne de ce groupe est la suivante: - VIAL Monique. - SUPPORTHARD Les techniciens «hardware» sont autorisés à consulter tous les champs et à modifier quelques champs. Voir chapitre 2 pour les autorisations. - DIEU Poly - GASPARRINO Franco. - SUPPORTSOFT Les personnes du support technique «logiciel» sont autorisées à consulter tous les champs et à modifier quelques champs. Voir chapitre 2 pour les autorisations. - CHÉTELAT Christophe - DESSAULES Philippe - HELFER Beat - LOTTAZ Markus - RICCARD Etienne - SEILER Gilles 4

5 1.2 Informations générales sur les groupes d utilisateurs (suite) - SERVEURS Le personnel de la section «serveurs» est autorisé à consulter tous les champs concernant l inventaire. Voir chapitre 2 pour les autorisations: colonne SER- VEURS. - TELECOM Le personnel de la section «télécommunication» est autorisé à consulter tous les champs. Voir chapitre 2 pour les autorisations: colonne TELECOM. - CORRESPONDANTS Les correspondants informatiques annoncés au SIUF, selon la liste suivante peuvent accéder à l inventaire informatique du SIUF. Voir chapitre 2 pour les autorisations. - TELEPHONISTES Les étudiants qui s occupent de la réception téléphonique du help desk n ont pas de droit dans l inventaire. Ils ne peuvent que consulter quelques champs. 5

6 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE Par élément de l inventaire, il y a 39 champs à disposition pour renseigner les objets qui sont inventoriés. Ceux-ci sont mentionnés de 1 à 39 dans le tableau ci-dessous et des compléments d informations sont disponibles dans la section correspondante de ce cha-pitre. Par exemple, le champ Mac_Adresse est le champ 14 et des informations complémentaires sont à disposition dans la section 2.14 de ce chapitre. Informations concernant le tableau des autorisations Ce tableau nous informe sur les droits des différents groupes d utilisateurs : - INVENTAIREGESTION - INVENTAIRESAISIE - SUPPORTHARD - SUPPORTSOFT - SERVEURS - TELECOM - CORRESPONDANTS - TELEPHONISTES. 6

7 Tableau des autorisations Section CHAMP INVENTAIRE GESTION INVENTAIRE- SAISIE SUPPORTHARD SUPPORTSOFT SERVEURS TELECOM CORRESPON- DANTS TELEPHO- NISTES 2.1 No_Inv VO VO XV XV XV XV XV XV 2.2 Annee_Budget VO VO XV XV XV XV XV XV 2.3 Date_Mise_En_Service VO VO XV XV XV XV XV XV 2.4 Date_Mutation V V V V V V XV XV 2.5 Date_Mise_HS V V V V XV XV XV XV 2.6 Nom_Personnel_Mutation VO VO VO VO V V X X 2.7 Support_Nom VO VO VO VO XV XV XV XV 2.8 UO_Nom VO VO XV XV XV XV XV XV 2.9 Financement_Nom VO VO XV XV XV XV XV X 2.10 Etat_Nom VO VO VO VO XV XV XV XV 2.11 Utilisation_Nom VO VO VO VO XV XV XV XV 2.12 Gestion_1 V V V V XV XV XV XV 2.13 No_De_Serie V V V V XV XV XV XV 2.14 Mac_Adresse V V V V XV XV XV XV 2.15 Mac_Adresse_2 V V V V XV XV XV XV 2.16 Configuration_Nom V V V V XV XV XV X 2.17 Remarque V V V V XV XV XV X 2.18 Categorie_Nom VO VO XV XV XV XV XV XV 2.19 Type_Nom VO XV XV XV XV XV XV XV 2.20 Genre_Nom VO XV XV XV XV XV XV XV 2.21 Marque_Nom VO XV XV XV XV XV XV XV 2.22 Modele_Nom VO XV XV XV XV XV XV XV 2.23 Fournisseur_Nom VO VO XV XV XV XV XV X 2.24 Facture_No V V XV XV XV XV X X 2.25 Facture_Date V V XV XV XV XV X X 2.26 Facture_Montant V V XV XV XV XV X X 2.27 Facture_Remarque V V XV XV XV XV X X 2.28 Facture_Fin_Garantie V V XV XV XV XV X X 2.29 Localisation_Nom VO VO VO VO XV XV XV X 2.30 Localisation_Site XV XV XV XV XV XV X X 2.31 Localisation_Batiment XV XV XV XV XV XV X X 2.32 Localisation_Etage XV XV XV XV XV XV X X 2.33 Localisation_Local XV XV XV XV XV XV X X 2.34 UO_Nom_Ancien V V XV XV XV XV XV X 2.35 Corr_Inf_UO_Gestion XV XV XV XV XV XV V XV 2.36 Corr_Inf_Remarque XV XV XV XV XV XV V XV 2.37 Corr_Inf_Tri XV XV XV XV XV XV V XV 2.38 Suspens_Nom V V V V V V XV X 2.39 Suspens_Remarque V V V V V V XV X Légende : X = verrouillé V = Visible O = Obligatoire 7

8 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.1 No_Inv Ce numéro identifie de façon unique chaque élément de l inventaire. Ce numéro se trouve sur une étiquette qui est collée sur tous les éléments à mettre dans l inventaire. C est ce que l on appelle le numéro d inventaire. Il a débuté par 1, 2, 3,... Selon la directive du SIUF No 049 «Connexion au réseau UFnet de machines privées», les systèmes privés (il s agit de la plupart du temps d un portable), une étiquette spéciale d inventaire est apposée seulement sur le boîtier du CPU. Les étiquettes des systèmes privés débutent par , ainsi de suite. Le texte «système privé» se trouve juste au dessus du numéro d inventaire. 2.2 Annee_Budget Année sur laquelle le financement a été effectué. Par défaut, l année courante est introduite automatiquement. 2.3 Date_Mise_En_Service Date de la saisie dans l inventaire. 8

9 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.4 Date_Mutation La date de mutation indique la date à laquelle les dernières modifications ont été faites par la personne indiquée dans le champ «Nom_Personnel_Mutation». Cette date est obligatoire lors de toutes modifications. 2.5 Date_Mise_HS La date de mise «Hors-Service» indique que l élément concerné n est plus en service de-puis cette date. 2.6 Nom_Personnel_Mutation Cette information indique le nom de la personne qui a effectuée la saisie ou les modifica-tions. 2.7 Support_Nom Afin d améliorer la réactivité lors de demandes de support, il s est avéré qu un code spécifiant dans une certaine mesure le support à donner devenait nécessaire non pas seulement pour la section micro-informatique mais aussi pour les autres sections. Ainsi on évitera à l avenir les «soucis» de queue d impression par exemple. 9

10 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) Les différents codes possibles pour le champ «support» sont expliqués ci-dessous: 0 Non-standard [0] Tout le matériel informatique qui n est pas un standard du SIUF a le code 0. Un support pour les parties «matérielle» et «logicielle» n est pas donné. Rappel: Les systèmes privés qui ont un numéro d inventaire supérieur à ne sont pas sup-portés par le SIUF. 1 Standard [1] Un matériel est standard si celui-ci a fait ou fait partie de la politique d achat du SIUF. Pour la plupart du matériel standard, l achat a été effectué par le SIUF. Pour les PC et les Mac qui ont été installés de manière standard par le SIUF avant la livraison, le support «matériel» et «logiciel» est assuré. 3 Impr non supp avec q [3] Les anciennes imprimantes et multifonctions qui n ont pas été agréées par le SIUF et qui sont en exploitation avec une queue d impression ont le code support 3. Ces appareils ne sont pas supportés par le SIUF. Le support pour ces appareils doit être assuré par l UO concerné (par l intermédiaire du correspondant informatique ou d une firme externe). 4 Impr non supp sans q [4] Les imprimantes et les multifonctions qui ne sont pas agréées par le SIUF ne seront pas supportées par le SIUF et n auront pas de queue d impression sur le serveur. Le support pour ces appareils doit être assuré par l UO concerné (par l intermédiaire du correspon-dant informatique ou d une firme externe). 2 Impr STD avec queue [2] Les imprimantes et les multifonctions agréées par le SIUF pourront obtenir une queue d impression. Pour ces appareils, le code support 2 est défini. Le SIUF assure un support pour le matériel et le logiciel. 10

11 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.8 UO_Nom Selon la structure de l université, les diverses facultés comportent des départements et instituts. Un numéro d unité organisationnelle (UO) et un nom sont attribués par la direc-tion de l école à chacune de ces unités. Il en va de même pour les unités des services généraux et du rectorat. Par exemple, l UO 2300 concerne le SIUF. 2.9 Financement_Nom Les différentes sources de financement sont indiquées dans ce champ. Les valeurs de ce champ sont expliquées cidessous : Financement_Nom Budget de l Etat [1] Fonds national [2] Fonds de tiers [3] Fonds propres [4] Crédit d exploitation [5] Fonds privés [6] Autres [7] Explication Budget informatique de l Université Parfois le fonds national finance des moyens in-formatiques Financement direct par des institutions, firmes externes (lors de collaboration ou de projets de recherche Fonds propres du département ou de l institut Crédit d exploitation du département ou de l institut Le financement a été fait par le propriétaire de l appareil. C est le cas des systèmes privés. Elément connecté au réseau mais n appartenant pas à l université. Par exemple, le matériel de la BCU qui est connecté au réseau. 11

12 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.10 Etat_Nom Le champ «Etat_Nom» de l élément dans l inventaire nous informe sur son «statut». La signification des divers états ou statuts est indiquée ci-dessous : Etat_Nom ES - En service [1] ES - Organisme ext [15] ES - Prêt [5] ES - SIUF [14] ES - SIUF prêt [18] ES - SIUF réserve [19] ES - SIUF stock [17] Explication L élément est en fonction. L élément qui appartient à une organisation ex-terne est en service. Par exemple, matériels de la BCU connectés au réseau UFnet. Voir aussi 3.15 L élément a été prêté par le SIUF (voir aussi 3.5) ou par une institution (voir aussi 3.14) L élément est en service au SIUF. L élément est un appareil pour les prêts. L élément usagé qui fonctionne encore a été mis en réserve au SIUF. Voir aussi 3.2 L élément neuf a été mis en stock au SIUF. ES - Système privé [8] L élément appartient à un privé. Voir aussi 3.12 et la directive 049 du SIUF. HS - AGEF [12] L élément a été transmis au service de vente de l AGEF. Voir aussi 3.4 HS - Déchets [2] L élément est inutilisable et a été mis au déchet. Voir aussi 3.1 HS - Don [7] L élément a été offert par le SIUF (par exemple à une école). Voir aussi 3.7 HS - Echange std [10] L élément sous garantie a été échangé. Voir aussi 3.13 HS - Introuvable [13] L élément a été annoncé comme introuvable lors des contrôles du SIUF. Voir aussi 3.10 HS - Organisme ext [16] L élément qui appartenait à une organisation ex-terne a été mis hors-service. Voir aussi 3.15 HS - Système privé [9] L élément privé n est plus connecté au réseau UFnet. Voir aussi 3.12 et la directive 049 du SIUF. HS - Ventes [3] L élément a été vendu par le SIUF. Voir aussi 3.3 HS - Vol [6] L élément a été volé. Voir aussi

13 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.11 Utilisation_Nom Le mode d utilisation nous informe sur le but de l utilisation de l élément inventorié. Par défaut «utilisation normale» est automatiquement généré. Cette information est importante car elle permet de fournir des informations ciblées sur l utilisation, par exemple les moyens informatiques qui sont dans les différentes bibliothèques de l université. Les différents modes d utilisation se présentent comme suit : Utilisation_Nom UT - Normale [1] UT - Labo [2] UT - Biblio prof [3] UT - Biblio consult [4] UT - Etu salle publ [5] UT - Etu salle biblio [6] UT - Etu autres loc [7] Explication Utilisation normale: Utilisation standard dans un département, institut ou service. Utilisation dans un laboratoire: Concerne principalement la faculté des sciences, l élément est considéré comme un appareil de la-boratoire. Utilisation bibliothèque professionnelle: Moyens informatiques à disposition des bibliothécaires et des surveillants. Utilisation bibliothèque consultation: Moyens informatiques à disposition des usagers de la bibliothèque (principalement les étudiants). Utilisation étudiant salle publique: Moyens informatiques à disposition des étudiants dans les salles publiques (locaux qui ne sont pas situées dans des bibliothèques). Utilisation étudiant salle bibliothèque: Moyens informatiques à disposition des étudiants dans les salles publiques situées dans les biblio-thèques. Utilisation étudiant autres locaux: Moyens informatiques pour les étudiants qui ne sont pas situés dans les bibliothèques et ni dans les salles publiques. 13

14 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.11 Utilisation_Nom (suite) UT - Salle formation [8] UT - SIUF [9] UT - SIUF Tests [10] UT - SIUF Telecom [11] UT - SIUF Serveurs [12] UT - SIUF Micro [13] UT - SIUF Secu [14] UT - Dpt/Inst/Serv [15] Utilisation salle formation: Moyens informatiques à disposition dans les salles de formation. Utilisation SIUF: Moyens informatiques utilisés par le personnel du SIUF. Utilisation SIUF Tests: Moyens informatiques utilisés temporairement pour effectuer des tests. Utilisation SIUF Section Télécommunication: Moyens informatiques pour le domaine des télé-communications. Utilisation SIUF Section Serveurs Moyens informatiques pour le domaine des ser-veurs. Utilisation SIUF Section Micro-informatique: Moyens informatiques pour le domaine de la mi-cro-informatique. Utilisation SIUF Sécurité: Moyens informatiques pour le domaine de la sécurité. Utilisation Département/Institut/Service: Moyens informatiques à disposition du départe-ment, institut ou service Gestion_1 Ce champ est en réserve pour de futurs besoins de gestion No_De_Serie De nombreux éléments (par exemple le boîtier d un CPU) comportent une identification unique de l article. Cette identification unique est désignée sous le terme de numéro de série. 14

15 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.14 Mac_Adresse La MAC adresse (MAC = Media Access Control) est notée dans ce champ. Elle permet d identifier la carte réseau qui communique avec le réseau informatique de l université. Le lien entre la MAC adresse et le numéro d inventaire permet d identifier l appareil (par exemple un PC ou une imprimante) qui contient cette carte. Cette information est obligatoire pour tous les appareils ayant une carte réseau. La saisie s effectue ainsi: en majuscules, par blocs de deux, séparés par un tiret. Exemple : 00-D0-B7-94-A-3C 2.15 Mac_Adresse_2 Ce champ contient l adresse MAC pour le WI-FI (connexion sans fil). La saisie s effectue ainsi: en majuscules, par blocs de deux, séparés par un tiret. Exemple : 00-D0-B7-94-A-3C 2.16 Configuration_Nom Avant l introduction de l application de Pytheas, des informations sur la configuration sont renseignées dans ce champ. Avec Pytheas, la configuration peut être obtenue automatiquement et en principe ce champ n est plus utilisé. 15

16 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.17 Remarque Ce champ permet de mettre des remarques concernant la gestion de l élément concerné. Afin de pouvoir retrouver les différentes informations concernant les 39 champs d un élément de l inventaire, une certaine convention est nécessaire si l on désire retrouver de manière automatique des informations concernant un champ. Nous allons nous inspirer du système des balises du langage HTML. Chaque information commence à la ligne. Exemples: <No_Inv> :Remplace INV </No_Inv> <Facture_Fin_Garantie> :Garantie spéciale de 4ans pour ce modèle particulier livré par ce fournisseur </Facture_Fin_Garantie> La structure des remarques est la suivante: <NomDuChamp>aaaammjj:Texte à insérer</nomduchamp> <Remarque> :Matériel utilisé pour les tests de charge de l application XYZ </Remarque> Si la remarque ne concerne aucun champ particulier, alors il faut utiliser les balises suivantes: <Remarque>aaaammjj:Texte ne concernant pas un des champs à disposition pour un élément de l inventaire</remarque> Le texte à insérer est précédé par la date «aaaammjj:». 16

17 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.18 Categorie_Nom Les différents éléments de l inventaire sont répartis en catégorie afin de permettre des recherches ciblées. Ci-dessous une explication succincte est donnée pour chaque catégorie. Categorie_Nom PC Micro-inform. [1] MAC Micro-inform. [2] Autre Micro-inform. [3] Station de travail [11] Serveur [21] Campus [31] Equip. didactiques [32] Gestion techn. bât. [33] Réseau Télécommun. [41] Autre Télécommun. [43] Divers appareils, élém. [51] Salles publiques [61] Salles de formation [62] Explication Domaine des PC Domaine des Macintosh Autre élément du domaine de la micro-informatique (par ex. imprimante utilisable par des PC et des Macintosh; scanner, etc.) Domaine des stations de travail (SUN, SG etc.) Domaine des serveurs Domaine des moyens informatiques à disposition du public : lecteur de cartes pour photocopieuse, imprimante multifonction, etc. Moyens informatiques destinés à l enseignement : appareils pour Uniboard, etc. Moyens informatiques concernés par la gestion technique des bâtiments (GTB) : gâche électrique, climatisation, chauffage, alarme, énergie électrique, etc. Domaine des éléments pour le réseau informatique Autres éléments concernant la télécommunication Divers appareils, éléments tels que: distributeur Selecta, gâche électrique, etc. Moyens informatiques à disposition dans les salles publiques Moyens informatiques à disposition dans les salles de formation 17

18 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.19 Type_Nom Le type caractérise la fonction de l élément de l inventaire. Nous distinguons les types suivants : Type_Nom Unité de calcul [1] Unité de visualisation [2] Unité de saisie [3] Unité de stockage [4] Unité d impression [5] Autres unités [6] Explication Boîtier du CPU, portable, etc. Ecran de visualisation, tablette graphique, etc. Scanner, lecteur code barre, caméra, etc. Disque externe, graveur, etc. Imprimante laser, imprimante à jet d encre, etc. Divers appareils: point d accès sans fils, lecteur de cartes à puce, monnayeur, etc Genre_Nom Le «genre» précise le «type» d un élément de l inventaire. Par exemple: Type : Unité de visualisation Genre : Ecran couleur 17 Le genre est lié au modèle et est fixé lors de la création du modèle Marque_Nom Les éléments proviennent de différents constructeurs, par exemple Apple [100], Dell [1500], Hewlett Packard [1800]. 18

19 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.22 Modele_Nom Le modèle définit l article qui est concerné par l inventaire. Par exemple : Type : Unité de visualisation Genre : Ecran couleur 19 Marque : Dell Modèle : 1707 FP 2.23 Fournisseur_Nom L identification du fournisseur concerné par l inventaire informatique est enregistrée dans ce champ. Cette information est obligatoire pour tous les achats. Par défaut: DIVERS FOURNISSEURS [0] 2.24 Facture_No Le numéro de la facture concernée est enregistré dans ce champ. En principe, on met cette information pour tous les achats afin de pouvoir justifier la période de garantie du matériel Facture_Date L indication de la date de la facture est stockée dans ce champ. En principe, on met cette information pour tous les achats afin de pouvoir justifier la période de garantie du matériel. 19

20 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.26 Facture_Montant Selon les cas, le montant de la facture est enregistré dans ce champ. En principe, on met cette information pour tous les achats afin de pouvoir justifier la période de garantie du matériel Facture_Remarque Il est possible que des informations complémentaires soient nécessaires pour des cas particuliers Date_Fin_Garantie Date de la fin de la garantie selon facture, si des informations sont présentes. 20

21 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.29 Localisation_Nom Ce champ permet de préciser la localisation de l élément de l inventaire. Par défaut c est «Local UNI». Localisation_Nom Local UNI [1] Domicile privé [2] Autres localisations [3] SIUF MIS-4010 [4] SIUF PER-21-A0104 [5] SIUF PER [6] SITEL Salle machines [7] Explication Le matériel se trouve dans le bureau ou le labora-toire. C est dans un local de l université. Le matériel se trouve au domicile de l utilisateur principal. Une justification doit être donnée au SIUF pour pouvoir disposer de l appareil à domi-cile. Mettre une information dans «Remarque». Voir aussi 3.11 Des localisations en dehors de l université sont possibles par exemple lors de projets de re-cherche, d expositions ou de collaboration par exemple avec la BCU. Le matériel se trouve dans la salle des machines à Miséricorde, local MIS Le matériel se trouve dans la salle des machines à Pérolles 90, Local A0104. Le matériel se trouve dans la salle des machines du bâtiment du département de physique (local 1.76). Le matériel se trouve dans la salle des machines au SITEL à Givisiez Localisation_Site Désignation du site, cette information reprise de l ancienne application n est plus mise à jour dans ce système Localisation_Batiment Désignation du bâtiment, cette information reprise de l ancienne application n est plus mise à jour dans ce système. 21

22 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.32 Localisation_Etage Désignation de l étage, cette information reprise de l ancienne application n est plus mise à jour dans ce système Localisation_Local Désignation de l étage, cette information reprise de l ancienne application n est plus mise à jour dans ce système UO_Nom_Ancien Lors de réorganisation de l université, il s avère parfois indispensable d attribuer de nouveaux numéros d UO. Pour garder une meilleure traçabilité des éléments de l inventaire, l ancien numéro d UO et sa désignation sont renseignés dans ce champ selon l exemple suivant: Ancienne UO: Droit canon [3910] Corr_Inf_UO_Gestion Ce champ est à la disposition des correspondants informatiques (CI) agréés Pytheas. Par ce champ, le CI peut par exemple répartir le matériel informatique entre divers groupes de recherche, section, etc. et permettre une recherche ciblée des moyens informatiques de l UO concerné. 22

23 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.36 Corr_Inf_Remarque Ce champ est à disposition des correspondants informatiques Corr_Inf_Tri Ce champ est à disposition des correspondants informatiques pour permettre d effectuer des tris spécifiques à l UO concerné Suspens_Nom Lorsque les informations sur l élément de l inventaire ne sont pas complètes alors l élément concerné dans l inventaire devra être complété. Comme un élément de l inventaire comporte 39 champs différents: des groupes de champs nommés «identification», «matériel», «gestion» sont prévus afin de faciliter la recherche des champs à corriger ou à compléter. Parfois, selon le groupe d utilisateurs auquel on appartient (SUPPORTHARD, SUPPORTSOFT, SERVEURS, TELE- COM), il n est pas possible de corriger ou de compléter soi-même le ou les champs concernés. Afin de faciliter la tâche la colonne Suspens vous indique des groupes de champs prévus dans la gestion des suspens qui est possible grâce aux champs 38 et

24 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.38 Suspens_Nom (suite) Trois groupes de champs sont prévus: - Identification (i) : ces champs concernent principalement l identification de l élément. - Matériel (m) : ces champs permettent de caractériser l élément. - Gestion (g) : ces champs sont impliqués dans la gestion de l inventaire. Les champs 38 (Suspens_Nom) et 39 (Suspens_Remarque) servent lorsque l on remarque des incohérences ou des manques de données. Si l information ou les informations manquantes ou erronées ne concernent que des champs d un même groupe, alors on choisit le groupe concerné dans la liste déroulante du champ 38 (Suspens_Nom) et l on fait les remarques adéquates dans le champ 39 (Suspens_ Remarque). Le groupe d utilisateurs IN- VENTAIRESAISIE se chargera de traiter les suspens au fur et à mesure qu ils apparaissent. 24

25 2 DONNEES DE L INVENTAIRE INFORMATIQUE (suite) 2.38 Suspens_Nom (suite) Suspens_Nom Infos incomplètes [1] Infos incompl Identif [2] Infos incompl Mat [3] Infos incompl Gestion [4] Explications Informations incomplètes: Plusieurs groupes de champs sont concernés par des mutations. Informations incomplètes «identification»: Une ou plusieurs informations manquent ou sont incomplètes dans un ou plusieurs champs suivants: 01 -> No_Inv 08 -> UO_Nom 13 -> No_De_Serie 14 -> Mac_Adresse 15 -> Mac_Adresse_2 17 -> Remarque Informations incomplètes «matériel»: Une ou plusieurs informations manquent ou sont incomplètes dans un ou plusieurs champs suivants: 16 -> Configuration_Nom 17 -> Remarque 18 -> Categorie_Nom 19 -> Type_Nom 20 -> Genre_Nom 21 -> Marque_Nom 22 -> Modele_Nom Informations incomplètes «gestion»: Une ou plusieurs informations manquent ou sont incomplètes dans un ou plusieurs champs suivants: 02 -> Annee_Budget 03 -> Date_Mise_En_Service 04 -> Date_Mutation 05 -> Date_Mise_Hors_Service 06 -> Nom_Personnel_Mutation 07 -> Support_Nom 09 -> Financement_Nom 10 -> Etat_Nom 11 -> Utilisation_Nom 12 -> Gestion_1 17 -> Remarque 23 -> Fournisseur_Nom 24 -> Facture_No 25 -> Facture_Date 26 -> Facture_Montant 27 -> Facture_Remarque 28 -> Facture_Fin_Garantie 29 -> Localisation_Nom 34 -> UO_Nom_Ancien L utilisation du champ «En suspens» est obligatoire pour tout élément qui a des informations manquantes ou provisoires. 25

26 3 MUTATIONS Lors de l acquisition d un appareil par le SIUF (PC, Mac, imprimante, etc.), les différents éléments du système sont mis dans l inventaire avant d être remis à l utilisateur. Il est évident que des changements interviennent dans le temps. Les principales raisons de modifications qui nécessitent une mutation dans l inventaire sont expliquées ci-dessous : 3.1 Mise au déchet d appareils Les éléments de l inventaire informatique sont au cours des années remplacés par des modèles plus récents. Ainsi le matériel ancien qui ne peut pas être recyclé est mis au déchet. Les champs concernés par la mise au déchet d appareils sont les suivants : Date_Mutation Date du jour Date_Mise_HS Date du jour Nom_Personnel_ Mutation Choisir votre nom dans la liste Etat_Nom HS - Déchets [2] 26

27 3 MUTATIONS (suite) 3.2 Mise en réserve d appareils Il se peut que des appareils qui viennent en retour au SIUF soient encore utilisables pour d autres unités organisationnelles. Ces appareils sont à mettre en réserve au SIUF. Les champs concernés par la mise en réserve d appareils sont les suivants : Date_Mutation Date du jour Nom_Personnel_Mutation Choisir votre nom dans la liste Etat_Nom ES - SIUF réserve [19] UO_Nom SIUF (2300) 3.3 Vente d appareils par le SIUF Actuellement le SIUF ne procède plus à la vente de matériels. 3.4 Ventes d appareils par l AGEF Les anciens appareils (de 5 ans ou plus) qui sont retournés par les UO au SIUF peuvent aussi être transmis à l AGEF pour être vendus aux étudiants. Avant la remise du matériel à l AGEF, toutes les informations stockées sont effacées (programmes et données). 27

28 3 MUTATIONS (suite) 3.4 Ventes d appareils par l AGEF (suite) Les champs concernés par la remise d appareils à l AGEF sont les suivants : Date_Mutation Date du jour Date_Mise_HS Date du jour Nom_Personnel_Mutation Choisir votre nom dans la liste Etat_Nom HS - AGEF [12] 3.5 Prêt d un appareil Dans la mesure du possible, le SIUF prête certains appareils pour un temps déterminé. Une motivation de la demande doit être faite par écrit (par exemple par ). Les motivations peuvent être par exemple : organisation d un congrès, catalogage, conférence à l étranger (demande d un portable), etc. La demande doit indiquer le début du prêt et la fin du prêt. Un pool de portables est géré par le helpdesk. Exceptionnellement pour des prêts de plus longue durée, la demande est traitée par le Responsable des achats. Les champs concernés par le prêt d un appareil sont les suivants : Date_Mutation Date du jour Nom_Personnel_Mutation Choisir votre nom dans la liste Etat_Nom ES - Prêt [5] Suspens_Nom infos incomplètes [1] Suspens_Remarque Prêté à l UO No xxxx du au selon du de Monsieur X ou selon ticket No... 28

29 3 MUTATIONS (suite) 3.6 Disparition d un appareil (vol) Lors de vols, l unité organisationnelle concernée doit toujours prendre contact avec le secrétariat du SIUF qui précisera la marche à suivre selon un processus interne. Lorsque les éléments volés sont clairement désignés, une mutation est effectuée dans l inventaire informatique. Les champs concernés par la disparition d un appareil sont les suivants : Date_Mutation Date du jour Date_Mise_HS Date du jour Nom_Personnel_ Choisir votre Mutation nom dans la liste Etat_Nom HS - Vol [6] Remarque Mettre le texte suivant dans le champ «Remarque»: Informations complémentaires dans dossier «sinistres» au SIUF ; vol du xx.yy.zzzz 29

30 3 MUTATIONS (suite) 3.7 Don d un appareil Selon accord de la direction de l école et dans la mesure du possible, le SIUF fait don d anciens appareils aux institutions non lucratives (école, association, etc.). Les demandes de dons doivent être motivées par écrit et adressées au responsable des achats du SIUF. Les champs concernés par le don d un appareil sont les suivants : Date_Mutation Date du jour Date_Mise_HS Date du jour Nom_Personnel_ Choisir votre Mutation nom dans la liste Etat_Nom HS - Don [7] 3.8 Changement d unité organisationnelle (UO) L université est une organisation qui nécessite parfois des réorganisations. Ainsi des unités organisationnelles changent de numéro. Dans la base de données, une mutation est nécessaire. Selon l importance des mutations à effectuer, celles-ci se feront manuellement ou automatiquement à l aide d une requête SQL. Les changements de numéro d UO sont actuellement gérés par le directeur du SIUF. 30

31 3 MUTATIONS (suite) 3.8 Changement d unité organisationnelle (UO) (suite) Les champs concernés par le changement d UO sont les suivants : Date_Mutation Date du jour Nom_Personnel_ Choisir votre Mutation nom dans la liste UO_Nom Mettre le nouveau numéro d UO UO_Nom_Ancien Mettre l ancien nom d UO avec son numéro 3.9 Nouveaux modèles Lorsque de nouveaux modèles apparaissent dans notre palette de produits standards, nous nous efforçons de les mettre en avance dans la base de données. Mais il arrivera toujours des cas où l on ne trouvera pas le modèle recherché. Pour les 6 types d éléments, il a été prévu des «modèles génériques» qui permettront de pouvoir toujours inventorier: - Divers éléments de type 1 : Unité de calcul [781] - Divers éléments de type 2 : Unité de visualisation [782] - Divers éléments de type 3 : Unité de saisie [783] - Divers éléments de type 4 : Unité de stockage [784] - Divers éléments de type 5 : Unité d impression [785] - Divers éléments de type 6 : Autres unités [786] 31