Les tableaux croisés. Formateur Intervenant P. VARENNE

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1 Formateur Intervenant P. VARENNE Les tableaux croisés Les tableaux croisés constituent une méthode dynamique d'analyse et d'exploitation des données saisies. Ils permettent de créer simplement et facilement des rapports différents à partir d'un même ensemble de données, selon que l'on veut en montrer tel ou tel aspect. Les données peuvent être permutées, réorganisées et sélectionnées sans qu'il soit nécessaire de modifier ne serait-ce qu'une seule cellule. L'Assistant Tableau croisé dynamique utilise les données d'une feuille de calcul ou d'une liste de données existantes et en créant un nouveau tableau. Ce nouveau tableau ne contient plus de formules mais uniquement des résultats de formules. Dans un tel tableau croisé dynamique on peut cependant aussi exploiter des données provenant de sources externes, par exemple des bases de données telles que Access ou dbase. Des données provenant de plages de consolidations multiples ou d'un tableau croisé existant peuvent également être traitées dans un tableau croisé dynamique. A la différence de la feuille de calcul originale, il s'agit ici d'une feuille de calcu1 interactive. Cela signifie que les données peuvent être réorganisées, synthétisées et exploitées en fonction de différents points de vue. Pour que ceci soit possible, on crée des boutons à partir des champs que l'on trouve dans la liste de données et ces boutons peuvent ensuite être déplacés à l'aide de la souris. Les données accompagnent toujours le bouton dans son déplacement. On pourrait prendre comme exemple le suivi des ventes dans une entreprise. Dans une telle liste de données, on utilise souvent différents critères d'organisation. Parfois on a besoin de mettre en évidence l'évolution des chiffres d'affaires dans le temps, une autre fois on voudra montrer la répartition par secteur géographique. Une autre dimension est constituée par la répartition des chiffres d affaires par catégorie de produits. Cette dimension peut d'ailleurs être encore davantage subdivisée. On peut aussi s'intéresser aux performances des différents représentants. Quel est celui qui a obtenu le meilleur résultat? Le nombre de tableaux croisés par feuille de calcul ou par classeur n'est pas limité. On peut tirer plusieurs tableaux croisés d'une feuille de calcul originale ou stocker dans une feuille des tableaux croisés de différentes feuilles de calcul ou de différents classeurs. Cette fonction est cependant assez gourmande pour ce qui est de la mémoire, si bien que les limites effectives dépendent pour une grande part de la quantité de mémoire vive dont votre ordinateur est équipé. Un tableau croisé peut contenir au maximum 256 éléments. Le nombre de pages est de 8000 au maximum. L'Assistant Tableau croisé dynamique constitue une sorte de générateur de rapports avec lequel on peut envisager des applications très diverses. Les domaines d'application les plus courants sont par exemple : Les rapports de suivi de ventes Les analyses de stock Les statistiques du personnel Les rapports pour la planification et le suivi d'un projet L'exploitation de relevés statistiques L assistant tableau croisé dynamique ne peut faire son travail que si les données sur lesquelles il doit opérer existent déjà. Voyons d'abord la situation dans laquelle ces données existent sous forme d'une liste de données ou d'une base de données dans une feuille de calcul. Nous prendrions l'exemple d un suivi des ventes

2 Créez le tableau ci-dessous en renommant l onglet «feuil 1» en «Liste de données» Création d un tableau croisé à partir d une liste de données

3 Cliquez ensuite sur «suivant» Vérifiez que la plage de cellule du tableau croisé dynamique est bien «A4 : F20» Cliquez sur «suivant»

4 Avec la souris, faites un cliquer-glisser (de droite à gauche) des boutons suivants de façon à les positionner comme ci-dessous : Cliquez sur le bouton «Suivant» Sélectionnez «Nouvelle feuille» pour obtenir le tableau croisé dynamique sur une autre feuille du classeur Excel. Nous allons sélectionner «Feuille existante» et indiquer les coordonnées de destination. sélectionnez les coordonnées cellules A22.

5 Cliquez sur «Fin» vous obtiendrez l écran suivant : Vous venez de créer votre premier tableau croisé, vous pouvez le modifier pour ajouter les données des deux années 1996 et A l aide de la barre d outil «tableau croisé dynamique» cliquez sur cet outil pour rajouter 1996 et Cliquez sur «Suivant» Cliquez sur «Fin»

6 Vous obtenez l écran suivant : Le tableau croisé permet de présenter les résultats des différentes catégories pour les trois années et pour chacun des secteurs. A la fin du tableau les trois totaux sont présentés. Nous avons obtenu la synthèse que nous voulions.

7 Modification de la mise en page d un tableau croisé dynamique Il se peut que le déroulement chronologique du haut vers le bas, dans une colonne, ne vous convienne pas, on a en effet plutôt l habitude de représenter un tel déroulement de la gauche vers la droite. L organisation des données peut être modifiée en permutant les deux boutons «Données» et «Catégorie». Avec la souris, faites glisser le bouton «données» qui se trouve en «B23» vers le haut jusqu à ce que le pointeur de la souris représente une icône de tableau vertical et relâchez ensuite le bouton de la souris. Vous obtiendrez le tableau ci-dessous : Avec la souris, faites glisser le bouton «Catégorie» vers le bas jusqu à ce que le pointeur de la souris représente une icône de tableau vertical et relâchez ensuite le bouton.

8 Cette manipulation équivaut à déplacer le champ «Catégorie» dans la zone ligne. Vous pouvez facilement vous en rendre compte en pour obtenir l écran ci- cliquant l icône suivant contre : A présent les résultats annuels sont représentés les uns à côté des autres, comme le montre l illustration suivante : Cliquez le bouton «Catégorie de produits», puis pour obtenir plus de détails cliquez cet outil apparaît ainsi : le tableau

9 La boite de dialogue «Afficher les détails» apparaît, sélectionnez «Représentants». Le tableau se présente ainsi : Pour retrouver l état initial cliquez cet outil

10 Travail avec des champs de page Il pourrait vous venir à l idée de comprimer davantage encore les données, par exemple en faisant en sorte que les résultats des différents secteurs ne s affichent que si on le demande. Pour cela, faites glisser le bouton «secteur» vers le haut jusqu à ce que le pointeur de la souris représente un empilement de page. Cela équivaut à déplacer un champ dans la zone page dans la boîte de dialogue de l assistant tableau croisé dynamique. Un clic sur le bouton représentant une flèche ouvre une liste dans laquelle vous pouvez sélectionner le secteur dont vous voulez afficher les données. pour obtenir l écran ci- Pour comprendre les modifications du tableau croisé, cliquez l icône suivant dessous :

11 Afficher des pages Il arrive que l on ait besoin de copier les différentes pages d un tableau croisé dynamique sur autant de feuilles séparées afin de pouvoir les modifier individuellement. Excel réalise cela automatiquement. Cliquez avec le bouton droit de la souris le bouton «données». Cette manipulation fait apparaître le menu contextuel et choisissez l option «Afficher les pages». La boite de dialogue «Afficher les pages apparaît, cliquez «Ok»

12 Le classeur est modifié avec l apparition de 4 onglets «Sud» «Nord» «Est» «Ouest» Excel ajoute une nouvelle feuille dans le classeur pour chacune des «pages» et lui donne le nom de l élément correspondant. Il s agit chaque fois de tableaux croisés. Vous pouvez également utiliser cet outil.

13 Supprimer des champs Vous pouvez également supprimer complètement du tableau croisé le critère «secteur» et «représentants» si vous faites glisser le bouton en dehors de la plage du tableau croisé. Le bouton apparaît barré d une épaisse croix noire. champ est supprimé du tableau croisé. Dès que vous relâchez le bouton de la souris, ce Le champ secteur est supprimé : Ajouter un champ Ajouter le champ de ligne «représentants» Pour cela, cliquez et faites glisser le champ «représentants» dans la zone ligne

14 En faisant glisser le champ «représentants» dans la zone ligne, vous pouvez, au choix, le placer au-dessus ou au-dessous du champ catégorie. Dans le premier cas les données sont réparties par représentant et pour chaque représentant par catégorie. Dans le deuxième cas, c est l inverse comme sur l illustration ci-après :

15 Mise à jour d un tableau croisé dynamique Si vous tentez de modifier une des valeurs contenues dans la zone «données» du tableau croisé dynamique, vous serez forcé de constater que c est impossible. Vous obtenez un message vous indiquant que cette partie du tableau croisé dynamique ne peut pas être modifiée. Les modifications ne sont par conséquent possible que dans le tableau des données sources. Toutefois Excel ne corrige pas automatiquement le tableau croisé dynamique lorsque les données sources et les synthèses du tableau croisé ne correspondent plus.

16 Pour actualiser les données contenues dans le tableau croisé, vous devez y sélectionner une cellule et cliquer sur l'outil représentant un point d'exclamation. Vous pouvez choisir la commande «Actualiser les données» dans le menu principal ou dans le menu contextuel Si des lignes ou des colonnes ont été insérées dans la liste de données sources, il faut à nouveau activer l'assistant Tableau croisé dynamique afin de modifier la définition de plage.

17 Extraction de données Les données du tableau croisé dynamique et du tableau source sont liées. Si vous double-cliquez sur une valeur de synthèse dans le tableau croisé, toutes les données du tableau d'origine qui sont synthétisées dans cette valeur sont rassemblées sur une feuille séparée.

18 Supprimer un tableau croisé dynamique Pour effacer entièrement un tableau croisé dynamique, sélectionnez-le en entier et supprimez-le. Les données sources ne sont pas concernées par cette suppression. Si vous sélectionnez seulement un ensemble de cellule et si vous appuyez sur la touche «suppression» le message suivant apparaît : Sélectionnez l intégralité du tableau croisé dynamique puis avec le menu contextuel cliquez «supprimer»

19 La boîte de dialogue suivante apparaît, cliquez sur «OK» Le tableau croisé dynamique a été supprimé. Modifier certains champs Pour modifier les propriétés d'un champ, vous pouvez double-cliquez sur le bouton correspondant dans le tableau croisé lui-même ou dans la boîte de dialogue de l'étape 3 de l'assistant Tableau croisé dynamique. La boîte de dialogue «Champ de tableau croisé dynamique» s'affiche alors. Cette boîte de dialogue peut aussi être ouverte par la commande «Données champ dynamique» ou avec la commande correspondante du menu contextuel ou encore avec l'outil «Champ dynamique». Il faut cependant qu'un élément ou une cellule correspondante de la zone de données soit sélectionné. Le nom du champ peut être modifié dans la zone de texte «Nom» si vous souhaitez par exemple obtenir une dénomination plus parlante. Le nom ne doit toutefois pas être identique avec celui d un autre champ. Dans le groupe «Emplacement», l'option sélectionnée est celle qui correspond à la zone à laquelle le champ est actuellement affecté. Vous modifiez cette affectation simplement en cliquant sur une autre option.

20 Sous-totaux Les possibilités vraiment intéressantes se trouvent dans le groupe «Sous-totaux». Excel n'affiche en principe les sous-totaux que pour les champs de lignes ou de colonne les plus à l'extérieur s'il existe plus d'une ligne ou plus d'une colonne dans la zone de données. S'il s'agit de valeurs numériques, c'est leur somme qui est indiquée, s'il s'agit de textes, c'est leur nombre. Vous pouvez cependant aussi ajouter des sous-totaux supplémentaires pour ces champs de ligne et de colonne extérieurs ou supprimer à nouveau ces sous-totaux. Dans la boîte de dialogue suivante cliquez sur «somme» et «moyenne». Vous obtenez la somme et la moyenne par secteur.

21 Pour supprimer des «sous-totaux» cliquez sur l option «Aucun». La boîte de dialogue permet aussi de masquer certains éléments, sélectionnez dans la liste «Masquer des éléments», ceux qui ne doivent pas être affichés. Si vous validez avec «OK», tous les résultats de synthèse sont à nouveau calculés. Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi :

22 Le bouton «Supprimer», quant à lui, supprime complètement le champ du tableau croisé, cela équivaut à faire glisser le champ en dehors du tableau jusqu'à ce qu'il soit barré d'une croix, Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi :

23 Sous-totaux pour les champs intérieurs Dans l'exemple précédent, les lignes de données sont organisées d'après deux critères : le secteur et la catégorie. Pour générer des sous-totaux pour le champ de ligne intérieur, dans notre cas la «catégorie», procédez comme ci-dessous : Double-cliquez sur le champ «Catégorie» puis définissez les types de sous-totaux dans la boîte de dialogue. les types de sous-totaux : «Somme» «moyenne» «max» «min» «Nb» Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi :

24 Modifier le mode de calcul des champs de données Excel calcule dans les cellules de la zone de données la somme des valeurs correspondantes, par exemple des chiffres d'affaires des différents représentants pour une catégorie de produits. Lorsqu'il s'agit de cellules contenant du texte, c'est leur nombre qui est indiqué, par exemple le nombre de représentants d'un secteur. Vous avez la possibilité d'utiliser d'autres méthodes de calcul pour synthétiser les données. La modification concerne uniquement un champ de données bien précis. Sélectionnez ce champ puis choisissez la commande «Champ dynamique» dans le menu contextuel. Tout en haut figure le rappel du champ source dans la liste de données et sous «Nom» est indiqué le nom de la colonne pour le champ de données. Ce nom peut être modifié si vous le souhaitez. Dans la zone de liste «Synthèse par», vous pouvez sélectionner la fonction qui doit être utilisée pour le calcul. Vous y trouvez les fonctions statistiques qui sont également proposées pour la commande «Sous-totaux». Le bouton «Nombre» donne accès à la boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez définir le format du nombre. Excel utilise par défaut le format des données source mais il se peut que ce format ne convienne pas aussi bien qu'on le souhaiterait pour les données synthétisées. Les options intéressantes sont offertes par le bouton «Options», si, au lieu des sommes, vous préférez voir les pourcentages des valeurs.

25 Cliquez le champ «Somme 1995» en «C25» puis cliquez l outil, vous obtenez la boîte de dialogue ci-dessous : Cliquez l'option «% du total» dans la liste déroulante «Afficher les données» puis cliquez «Ok». Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi : Des différences par rapport à d'autres colonnes peuvent aussi être calculées. Remarquez que vous devez effectuer les modifications pour chacun des trois champs de données. Renommer des éléments Pour modifier des noms d'éléments dans le tableau croisé dynamique, sélectionnez la cellule correspondante et modifiez le nom dans la barre de formule. Cette modification ne touche en aucune manière les données sources dans la liste de données. Il s'agit simplement de trouver une désignation pour les éléments, meilleure que celle qui a été donnée par le tableau d'origine. Notez cependant que vous n avez pas le droit d'utiliser le même nom pour deux éléments.

26 Afficher et masquer des informations de détail Rappel : Si un tableau croisé dynamique comporte plusieurs champs dans la zone «Ligne» ou «Colonne» des informations de détail peuvent être très facilement masquées ou affichées, simplement par un double-clic sur l'élément de rang directement supérieur. En double-cliquant par exemple sur le nom d'élément d'une catégorie donnée, on peut afficher les résultats des représentants pour cette catégorie, un nouveau double-clic masque à nouveau ces détails. A la place du double-clic on peut aussi employer l'un des deux outils de la barre d'outils «Tableau croisé dynamique». L'outil portant le signe «plus», affiche le détail, celui qui porte le signe «moins» le masque. Sélectionnez la cellule «A25» puis cliquez sur Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi :

27 Grouper des éléments Si un champ compte de nombreux éléments, il est possible de former des sous-groupes et de calculer des synthèses pour ces sous-groupes. Pour les éléments de texte, cela se fait manuellement, pour les éléments de type nombre ou date il est également possible de constituer des groupes d'après certains intervalles. Pour grouper, on utilise le bouton portant une flèche se dirigeant vers la droite de la barre d'outils tableau croisé dynamique, et pour dissocier un groupe, on se sert de celui qui représente une flèche allant vers la gauche. Pour grouper des éléments manuellement, sélectionnez par exemple avec la souris les éléments d'une colonne de champ que vous voulez grouper. Ils ne doivent pas obligatoirement être voisins. Utilisez la touche «CTRL» pendant que vous cliquez. Cliquez ensuite sur l'outil Grouper, Excel réunit les éléments sélectionnés en un groupe et ajoute un élément de groupe avec un nom provisoire : «Groupe 1» ce nom peut être modifié dans la barre de formule. L'illustration suivante montre un petit exemple de création de groupe : Cliquez sur la cellule «B26» «Gauthier», puis maintenez enfoncée la touche «CTRL» pour les sélections qui suivent. Cliquez la cellule «B29» «Anselme», la cellule «B32» «Gruissan» la cellule «B35» «Dal Ery» ; et pour terminer cliquez cet outil

28 Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi : Ensuite, recommencez la sélection avec les représentants restants. Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi :

29 Pour dissocier un groupe, on sélectionne le nom de groupe et on clique sur l'outil Le tableau croisé dynamique apparaît ainsi : TOUTE REPRODUCTION INTERDITE : Extrait de la loi du 11 mars 1957, article 40, alinéa 1 : «Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l auteur Patrick VARENNE, ou ses ayants droits, ou ayants cause est illicite». Ce support de formation a été réalisé avec le plus grand soin, certaines explications peuvent ne pas être suffisamment détaillées n hésitez pas à m en faire part. Windows, Powerpoint, Msgraph, Word, Excel sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques citées sont des marques déposées.