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1 MANUEL UTILISATEUR EXCEL 2003 Travailler et calculer sur plusieurs feuilles OFADIS Organisme de formation Siège Sociale : 49 grande rue Arpajon R.C.S d Evry Tel : Fax :

2 Ce guide a été conçu pour vous permettre de retrouver facilement les manipulations à effectuer pour telle ou telle commande désirée. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et espérons qu'il vous apportera toute l'aide nécessaire dans l'accomplissement de vos travaux. L équipe d OFADIS Réserve de propriété Bien que ce manuel vous ait été confié et que vous puissiez le conserver à l'issue de votre formation, ce guide reste notre propriété. Il ne doit être ni prêté, ni vendu, ni échangé, ni reproduit sous peine de poursuites. Nous vous remercions de respecter cette consigne. OFADIS Organisme de formation Siège Sociale : 49 grande rue Arpajon R.C.S d Evry Tel : Fax :

3 TABLE DES MATIÈRES 1. TRAVAILLER SUR PLUSIEURS FEUILLES DÉFINIR LE NOMBRE DE FEUILLES PAR CLASSEUR LE NAVIGATEUR GÉRER LES FEUILLES DU CLASSEUR Attribuer une couleur d onglet LE GROUPE DE TRAVAIL CRÉER UNE FORMULE FAISANT RÉFÉRENCE À PLUSIEURS FEUILLES CRÉER UNE LIAISON PROTÉGER LE CONTENU DE CELLULES PROTÉGER LA STRUCTURE D'UN CLASSEUR CONSOLIDER LES DONNÉES CONSOLIDER DES FEUILLES DE DÉTAILS DE MÊME STRUCTURE CONSOLIDER DES FEUILLES DE DÉTAILS DE STRUCTURE DIFFÉRENTE OFADIS 2011 Page 3 sur 23

4 TRAVAILLER ET CALCULER SUR PLUSIEURS FEUILLES 1. TRAVAILLER SUR PLUSIEURS FEUILLES Un classeur peut contenir jusqu à 256 feuilles de calcul. Si un tableau doit se répéter sur plusieurs pages, avec des données différentes, utiliser le groupe de travail permettra de travailler sur plusieurs feuilles en même temps. Lors de l installation d Excel, le nombre de feuilles de calcul définit par classeur est de DÉFINIR LE NOMBRE DE FEUILLES PAR CLASSEUR 1. Menu «Outils Options» 2. Onglet Général 3. Dans la zone «Nombre de feuilles», modifier la valeur 4. Valider. Pour prendre en compte cette modification pour tout nouveau classeur, il faut créer un nouveau classeur d'excel. OFADIS 2011 Page 4 sur 23

5 1.2. LE NAVIGATEUR 1er bouton : visualise la 1ère feuille du classeur 2ème bouton : visualise la feuille précédente 3ème bouton : visualise la feuille suivante 4ème bouton : visualise la dernière feuille du classeur Il est également possible de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le navigateur. Un menu contextuel permettra d'aller directement activer la feuille de son choix GÉRER LES FEUILLES DU CLASSEUR RENOMMER UNE FEUILLE 1. Double clic sur l'onglet dont le nom est à modifier 2. Saisir le nouveau nom 3. Valider en appuyant sur la touche INSÉRER UNE NOUVELLE FEUILLE L'insertion de la nouvelle feuille se fera à gauche de la sélection. 1. Sélectionner la feuille concernée 2. 1 clic sur cet onglet avec le bouton droit de la souris 3. Sélectionner «Insérer». Puis cliquer sur l icône «Feuille» SUPPRIMER UNE FEUILLE 1. Sélectionner son onglet 2. 1 clic avec le bouton droit de la souris sur cet onglet 3. Sélectionner «Supprimer» 4. Valider la boîte de dialogue de confirmation OFADIS 2011 Page 5 sur 23

6 DÉPLACER UNE FEUILLE AVEC LA SOURIS 1. Activer la feuille concernée 2. Pointer son onglet et le cliquer glisser vers la nouvelle destination 3. Un triangle noir vers le bas indique l'endroit où la feuille sera déplacée. Le relâcher pour valider COPIER UNE FEUILLE AVEC LA SOURIS 1. Activer la feuille concernée 2. Pointer son onglet puis maintenir la touche enfoncée et cliquer glisser cet onglet vers la nouvelle destination 3. Un triangle noir vers le bas indique l'endroit où la feuille sera copiée. Le relâcher d'abord puis la touche pour valider. 4. Excel insère une nouvelle feuille portant le même nom que celle copiée suivi du n 2 pour indiquer que 2 feuilles ont le même nom. 5. Renommer la nouvelle feuille si nécessaire DÉPLACER OU COPIER PAR LE MENU 1. Activer la feuille concernée 2. 1 clic avec le bouton droit de la souris sur cet onglet 3. Sélectionner «Déplacer» ou «Copier» 4. Sélectionner dans quel classeur doit avoir lieu le déplacement ou la copie (nouveau classeur, classeur en cours, ou tout autre classeur ouvert actuellement) 5. Sélectionner avant quelle feuille du classeur l'insérer 6. Si c'est une copie, cocher la case «Créer une copie». 7. Valider la boîte de dialogue. Il est également possible de déplacer ou copier une feuille d un classeur à un autre en les affichant en mosaïque. Pour cela, ouvrir les classeurs concernés. Activer le menu «Fenêtre» puis valider la commande «Réorganiser»., puis choisir l option horizontal (ou vertical). Utiliser ensuite la souris pour déplacer ou copier la feuille concernée. OFADIS 2011 Page 6 sur 23

7 1.4. ATTRIBUER UNE COULEUR D ONGLET Il est possible d attribuer une couleur d onglet pour chaque feuille de calcul. 1. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l onglet concerné 2. Valider la commande «Couleur d onglet» 3. Sélectionner la couleur 4. Valider Si un trait de couleur apparaît sous le nom de l onglet, c est que cette feuille est active (sélectionnée) Si un couleur de fond est contenue dans l onglet, c est que cette feuille de calcul est désactivée (non sélectionnée) 1.5. LE GROUPE DE TRAVAIL Permet de mener la même action en même temps sur plusieurs feuilles. Il faut sélectionner au moins 2 feuilles pour créer un groupe de travail SÉLECTION CONTIGÜE DE FEUILLES 1. Activer la première feuille en cliquant sur son onglet 2. Maintenir la touche enfoncée 3. Cliquer sur l'onglet de la dernière feuille à sélectionner. L'indication [groupe de travail] apparaît dans la barre de titre. 4. Saisir les données communes aux feuilles sélectionnées et faire la mise en forme OFADIS 2011 Page 7 sur 23

8 DÉSACTIVER LE GROUPE DE TRAVAIL Pour désélectionner le groupe de travail, cliquer sur une feuille non active Ou 1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une des feuilles du groupe 2. Sélectionner la commande «Dissocier les feuilles» 3. Saisir alors les données concernées par chacune de ces feuilles SÉLECTION DISCONTIGÜE DE FEUILLES 1. Activer la première feuille en cliquant sur son onglet 2. Maintenir la touche enfoncée 3. Cliquer sur chaque onglet à sélectionner. L'indication [groupe de travail] apparaît 4. Saisir les données communes aux feuilles sélectionnées et faire la mise en forme SÉLECTIONNER TOUTES LES FEUILLES 1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel onglet 2. Sélectionner : «Sélectionner toutes les feuilles» Pour désactiver le Groupe de travail, cliquer sur n'importe quel onglet. OFADIS 2011 Page 8 sur 23

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10 1.6. CRÉER UNE FORMULE FAISANT RÉFÉRENCE À PLUSIEURS FEUILLES ERE METHODE : MANUELLEMENT EN UTILISANT L UN DES 4 OPERATEURS 1. Sélectionner la cellule de résultat 2. Saisir le signe au clavier 3. Sélectionner l'onglet, puis la cellule impliquée dans le calcul 4. Saisir le signe opérateur à utiliser ( ) OFADIS 2011 Page 10 sur 23

11 5. Sélectionner l onglet suivant, puis sur la cellule impliquée dans le calcul 6. Valider pour afficher le résultat (puis recopier la formule vers la droite puis vers le bas) Chaque référence de formule est précédée de son nom de feuille suivi d'un point d'exclamation CRÉER UNE FORMULE 3D S'il est nécessaire de totaliser des cellules ayant la même référence de cellule : 1. Sélectionner la cellule de résultat 2. Cliquer sur le bouton «Somme automatique» 3. Activer l'onglet de la feuille contenant la 1 ère cellule intervenant dans le calcul 4. Maintenir la touche enfoncée OFADIS 2011 Page 11 sur 23

12 5. Activer l'onglet de la dernière feuille à totaliser 6. Sélectionner la cellule concernée 7. Valider pour afficher le résultat (puis recopier la formule vers la droite puis vers le bas) OFADIS 2011 Page 12 sur 23

13 1.7. CRÉER UNE LIAISON 1 ère méthode CRÉER UNE LIAISON ENTRE CLASSEURS 1. Ouvrir le (ou les) classeur(s) concerné(s) par le calcul (classeur source) puis sélectionner la cellule de résultat du classeur devant recevoir la liaison. 2. Dans le classeur source, sélectionner la ou les données à copier 3. Faire un clic avec le bouton droit de la souris et valider la commande «Copier» 4. Ouvrir le classeur à lier (classeur cible) 5. Sélectionner dans ce classeur la 1 ère cellule de résultat devant être liée au classeur source 6. Faire un clic avec le bouton droit de la souris dans cette cellule et valider la commande «Coller» 7. Une balise d erreur et une balise près des données copiées apparaissent 8. Cliquer sur la flèche déroulante de la balise et sélectionner l option «Lier les cellules" OFADIS 2011 Page 13 sur 23

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15 9. Recopier si nécessaire la formule vers la droite et/ou vers le bas) Faire un clic avec le bouton droit de la souris dans la 1 ère cellule devant recevoir le résultat de la copie, puis valider la commande «Collage spécial» puis cliquer sur le bouton «Coller avec liaison». 2 ème méthode 1. Ouvrir le (ou les) classeur(s) concerné(s) par le calcul (classeur source) puis sélectionner la cellule de résultat du classeur devant recevoir la liaison. 2. Saisir le signe 3. Menu «Fenêtre», puis sélectionner la classeur source de la liaison ou cliquer sur ce classeur dans la «barre des tâches» 4. Activer ensuite l'onglet de la feuille contenant la cellule à activer puis sélectionner la cellule dont la valeur est à lier On obtient une formule ayant la structure : =[classeur source]feuille source!$nom colonne$nom ligne Si la formule doit être recopiée, cliquer dans la barre des formules, sélectionner toute la formule et appuyer sur la touche autant de fois que nécessaire pour obtenir une référence relative en colonne et en ligne. 5. Valider pour afficher le résultat (puis recopier si nécessaire la formule vers la droite et/ou vers le bas) OFADIS 2011 Page 15 sur 23

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17 MODIFIER UNE LIAISON Si le classeur est déplacé, il faut également penser à modifier sa liaison 1. Menu «Edition» «Liaison» 2. Cliquer sur le bouton 3. Sélectionner la nouvelle destination du classeur concerné 4. Valider en cliquant sur le bouton METTRE À JOUR UNE LIAISON Dès l ouverture du classeur où la formule de calcul a été insérée une boîte de dialogue s affiche si le classeur auquel cette formule fait référence n est pas ouvert. Accepter la mise à jour des liaisons. Ainsi toute modification éventuelle faite dans ce classeur non ouvert, mettra à jour le présent classeur OUVRIR LE CLASSEUR LIÉ Si l on ne se souvient pas du nom du classeur auquel fait référence la formule de calcul ou si on souhaite l ouvrir directement 1. Dérouler le menu «Edition» - «Liaisons...» OFADIS 2011 Page 17 sur 23

18 2. Puis sélectionner ROMPRE UNE LIAISON 1. Ouvrir le classeur lié (classeur cible) 2. Menu «Edition Liaisons» 3. Cliquer sur le bouton 4. Valider la boîte de dialogue 5. Fermer la boîte de dialogue «Modifier les liaisons» 6. Les données contenues dans le tableau ne sont plus liées 1.8. PROTÉGER LE CONTENU DE CELLULES Cette manipulation interdit toute action sur les cellules concernées OTER LE VERROU SUR LES CELLULES CONCERNÉES 1. Sélectionner les cellules qui ne sont pas à protégées, donc celles sur lesquelles des actions seront à mener (saisie, mise en forme...) 2. Menu «Format» - «Cellules 3. Onglet «Protection» 4. Désactiver la case «Verrouillée» puis valider par la touche «OK» OFADIS 2011 Page 18 sur 23

19 PROTÉGER LA FEUILLE La protection doit se faire feuille par feuille. Elle est impossible en groupe de travail 1. Activer la feuille concernée 2. Menu «Outils Protection» 3. Sélectionner «Protéger la feuille» 4. Cocher les options à autoriser 5. Un mot de passe peut être saisi mais cette opération est facultative, sinon valider directement par la touche «OK» 6. Dès qu une action n est pas autorisée, le message suivant apparaît : ENLEVER LA PROTECTION D UNE FEUILLE 1. Activer la feuille concernée 2. Menu «Outils Protection» 3. Sélectionner «Ôter la protection de la feuille» 4. Si un mot de passe avait été saisi précédemment, le saisir à nouveau 5. Valider PROTÉGER LA STRUCTURE D'UN CLASSEUR Cette manipulation interdit de supprimer, déplacer, renommer. des feuilles dans le classeur mais ne protège pas les données incluses. 1. Menu «Outils Protection» 2. Sélectionner «Protéger le classeur» OFADIS 2011 Page 19 sur 23

20 3. Un mot de passe peut être saisi mais cette opération est facultative, sinon valider directement par la touche «OK» 2. CONSOLIDER LES DONNÉES A partir de plusieurs feuilles de détails, créer une feuille de synthèse s appelle consolider 2.1. CONSOLIDER DES FEUILLES DE DÉTAILS DE MÊME STRUCTURE Feuille de Feuilles ayant la même structure 1. Cliquer la cellule où vous désirez consolider, dans la feuille de synthèse. 2. Menu «Données» - «Consolider» 3. Sélectionner si nécessaire la «Fonction» à utiliser OFADIS 2011 Page 20 sur 23

21 4. Positionner le curseur dans la zone «Référence» puis cliquer sur le bouton de réduction pour sélectionner la ou les cellules concernées 5. Sélectionner la 1 ère feuille de détail, puis les cellules à consolider 6. Cliquer sur le bouton 7. Répéter les étapes précédentes pour chaque feuille de détail 8. On obtient la boîte de dialogue suivante : OFADIS 2011 Page 21 sur 23

22 Pour supprimer une référence source erronée, la sélectionner puis cliquer sur le bouton «Supprimer». Sélectionner ensuite la zone «Référence» pour l activer 9. Pour obtenir une mise à jour automatique de la feuille de synthèse, activer l option «Lier aux données source». 10. Quand toutes les références de détails sont dans la zone «Références source», cliquer sur le bouton «OK». Cliquer sur le bouton pour afficher tout le détail CONSOLIDER DES FEUILLES DE DÉTAILS DE STRUCTURE DIFFÉRENTE 1. Cliquer la cellule où vous désirez consolider, dans la feuille de synthèse 2. Menu «Données» - «Consolider» 3. Sélectionner si nécessaire la «Fonction» à utiliser OFADIS 2011 Page 22 sur 23

23 4. Positionner le curseur dans la zone «Référence» puis cliquer sur le bouton de réduction 5. Sélectionner la 1 ère feuille de détail, puis les cellules à consolider 6. Cliquer sur le bouton 7. Répéter les étapes précédentes pour chaque feuille de détail 8. Dans la zone «Etiquettes», activer les options «Ligne du haut» et «Colonne de gauche» 9. Pour obtenir une mise à jour automatique de la feuille de synthèse, activer l option «Lier aux données source» puis valider OFADIS 2011 Page 23 sur 23