«MODÈLE» DE CONSTITUTION D ASSOCIATION DE LOCATAIRES DE LA SOCIÉTÉ DE LOGEMENT COMMUNAUTAIRE D OTTAWA

Transcription

1 «MODÈLE» DE CONSTITUTION D ASSOCIATION DE LOCATAIRES DE LA SOCIÉTÉ DE LOGEMENT COMMUNAUTAIRE D OTTAWA APPROUVÉ PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION DE SLCO LE 9 DECEMBRE Ce «modèle» de constitution énonce les articles que doivent contenir les constitutions d associations de locataires de la SLCO pour satisfaire aux exigences en matière de financement. Comme il n est pas nécessaire que la plupart des associations de la Société de logement communautaire d Ottawa soient légalement constituées en sociétés, ce modèle s applique aux associations qui ne le sont pas. Nom : Article 1 But : Le nom de l association est. Article 2 Représenter les locataires de (nom de la communauté représentée) auprès de la Société de logement communautaire d Ottawa et d autres organismes dont les activités concernent les locataires. Travailler à l apport d améliorations pour toutes les questions concernant les locataires. Promouvoir l esprit communautaire parmi les locataires. Assurer la liaison avec d autres groupes de locataires. Membres et droit de vote : Article 3 Tous les membres des ménages inscrits à la Société de logement communautaire d Ottawa et résidant dans la (nom de la communauté ou nom des rues ou adresses, au besoin) sont automatiquement membres de l association. Chaque ménage représenté par un membre âgé de 16 ans et plus dispose d un vote à la réunion générale annuelle, aux réunions générales et aux réunions spéciales de (nom de l association). Tout membre d un ménage inscrit peut assister et s exprimer à la réunion générale annuelle, aux réunions générales et aux réunions spéciales de l association. 1

2 Tous les membres de l association (nom de l association) âgés de 16 ans et plus sont éligibles aux postes exécutifs ou au conseil d administration de l association. Aucune cotisation ne doit être imposée aux membres de l association (nom de l association) pour pouvoir participer librement et voter à ses réunions. Si l association (nom de l association) décide d imposer une petite cotisation, les membres exécutifs doivent s assurer que tous les membres sont invités et autorisés à participer, qu ils aient payé ou non la cotisation, aux activités parrainées par l association (nom de l association) à l aide de fonds alloués par la Société de logement communautaire d Ottawa. Réunions : Article 4 Tous les ans, l association (nom de l association) tient une réunion générale annuelle (RGA), dont l ordre du jour doit obligatoirement comprendre les points suivants : 1. Élections au conseil d administration et aux postes exécutifs. 2. Présentation et adoption par les membres de l association (nom de l association) des états financiers décrivant les revenus et les dépenses du dernier exercice. 3. Présentation et adoption du budget de l exercice courant. 4. Modifications à la constitution de l association (nom de l association). L association peut adopter au besoin des règles, des règlements et des politiques sur son fonctionnement, en plus de la présente constitution, à condition qu ils soient conformes à cette constitution et aux lois et règlements qui s appliquent. Des réunions spéciales ou générales peuvent être convoquées pour une raison spécifique par le président ou la présidente ou par l exécutif de l association (nom de l association) sur un vote à la majorité simple. Cela comprend, entre autres choses, le vote de révocation et les modifications à la constitution. Tout changement à la constitution de l association (nom de l association) adopté au cours d une réunion spéciale ou générale reste en vigueur jusqu à la prochaine réunion générale annuelle, à laquelle le changement en question et les règles, les règlements et les politiques adoptés auparavant peuvent : o Cesser de s appliquer à la date de la réunion et après, o Ou être approuvés et adoptés. L association (nom de l association) doit tenir au moins deux réunions par année, dont l une est obligatoirement une réunion générale annuelle. 2

3 Les convocations aux réunions spéciales, aux réunions générales et à la réunion générale annuelle de l association (nom de l association) doivent être communiquées par écrit à tous les ménages de locataires membres de l association au moins huit (8) jours civils avant la tenue des réunions. Quorum : Article 5 Aux fins de la présente constitution, le quorum est le nombre requis de membres âges de 16 ans qui doivent être présents pour que les réunions de l association (nom de l association) puissent être tenues. Toute résolution ou proposition ne peut être adoptée que sur un vote doit être Un vote majoritaire des membres présents est nécessaire pour pouvoir adopter une résolution ou une proposition. Le quorum de la réunion générale annuelle, d une réunion générale ou d une réunion spéciale de l association (nom de l association) est le plus petit des deux nombres de 15 ménages ou de dix pour cent (10 p. 100) des ménages représentés aux réunions. Le quorum des réunions des membres exécutifs de l association (nom de l association) est les deux tiers (si l association a trois membres exécutifs) ou 75 pour cent (75 p. 100) du nombre total de membres exécutifs (si l association en a plus de trois). Membres exécutifs : Article 6 L association (nom de l association) doit avoir au moins trois membres exécutifs sans lien de parenté entre eux et provenant de différents ménages de la communauté représentée par l association, élus aux postes suivants : 1. Président ou présidente 2. Secrétaire 3. Trésorier ou Trésorière Le conseil d administration de l association (nom de l association) doit être formé d au moins quatre membres, incluant les trois membres exécutifs susmentionnés. Durée des mandats : Article 7 Les candidats aux postes exécutifs et au conseil d administration sont élus à la réunion générale annuelle pour un terme d un an. Les membres exécutifs et les membres du conseil d administration de l association (nom de l association) peuvent se re-présenter aux élections tous les ans. 3

4 Un membre exécutif de l association (nom de l association) ne peut pas occuper plus d un poste exécutif durant son mandat. En cas de vacance, les membres exécutifs restant de l association (nom de l association) peuvent nommer un membre de l association au poste à remplir. La nomination doit être ratifiée à la prochaine réunion générale annuelle. Élections : Article 8 Les candidatures au conseil d administration et aux postes exécutifs sont acceptées à la réunion générale annuelle. Les candidats aux postes peuvent se présenter de leur propre chef ou être proposés par d autres personnes. Tous les candidats doivent être appuyés par un second. S il n y a qu un seul candidat à un poste, le candidat peut être élu par acclamation. S il y a plusieurs candidats, des bulletins de vote doivent être distribués aux membres présents et dépouillés par un observateur impartial (p. ex., un employé de la SLCO ou une autre personne choisie par l assemblée). Le candidat qui reçoit le plus grand nombre de votes est élu au poste à remplir. Un représentant de la Société de logement communautaire d Ottawa (SLCO) ou son remplaçant doit être présent aux élections, lors de la réunion générale annuelle. Le représentant de la SLCO peut choisir son remplaçant parmi les locataires membres des comités sectoriels (CS) ou du Comité des locataires au service des locataires (CLSL). Le locataire choisi pour représenter la SLCO aux élections ne doit pas être membre de l association (nom de l association) ni être représenté par elle. Fonctions des membres exécutifs : Article 9 1. Président ou présidente : Préside la réunion générale annuelle, les réunions générales, les réunions spéciales et les réunions du conseil d administration de l association (nom de l association); en cas de conflit d intérêts, le président ou la présidente cède la présidence à une personne, qui n a pas de conflit d intérêts, acceptée par les membres présents. Représente l association (nom de l association) auprès de la Société de logement communautaire d Ottawa et d autres organismes et présente ou défend les positions adoptées par les membres aux réunions de l association. 4

5 S assure que les décisions prises aux réunions de l association (nom de l association) sont exécutées. Établit l ordre du jour de toutes les réunions de l association. S assure que les règlements administratifs découlant de la constitution sont observés en toute circonstance. 2. Secrétaire : Rédige et distribue les procès-verbaux de toutes les réunions de l association (nom de l association). Tient avec précision des copies de tous les procès-verbaux, dans un fichier permanent. Consigne par écrit et avec précision toutes les résolutions et les votes de l association. Transmet à tous les membres de l association des avis conformes de convocation aux réunions. 3. Trésorier ou Trésorière : Prépare le budget et les comptes en fin d exercice financier et les présente à l approbation de la réunion générale annuelle. Administre le compte bancaire de l association (nom de l association). Présente régulièrement des rapports et des états comptables au conseil d administration de l association (nom de l association) sur les revenus et les dépenses de l association. S assure que tous les chèques émis et les retraits bancaires portent les deux signatures autorisées. Article 10 Vote de révocation d un membre exécutif : Si un membre exécutif de l association (nom de l association) néglige ses fonctions et refuse de démissionner de son poste exécutif, les membres doivent prendre un vote de révocation pour libérer le poste. Un vote à la majorité simple des membres exécutifs du conseil d administration de l association (nom de l association) est obligatoire pour tenir une réunion spéciale des membres en vue du vote de révocation. Le quorum doit être atteint à la réunion spéciale de l association (nom de l association) et les membres présents doivent prendre un vote majoritaire en faveur de la révocation du membre exécutif en défaut. 5