I. Démarches administratives et documents à produire

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1 UCL - Guide administratif du médecin assistant candidat boursier (MACB) porteurs d un diplôme de médecine ou de spécialisation obtenu dans un pays de l Union Européenne. Ce petit guide reprend des informations essentielles pour vous aider à remplir toutes les démarches administratives afin d obtenir l autorisation de pratiquer la médecine en Belgique et d être inscrit à l Université catholique de Louvain. Vous trouverez également des informations relatives au déroulement de votre stage clinique. Cette brochure et d autres informations sont disponibles sur le site internet à l adresse : - «accès grand public» - «assistants», «MAC Boursiers». Consultez le site régulièrement afin de prendre connaissance des mises à jour (signalées par la date figurant en bas de page) Contacts : MCCM (UCL) : Mme Virginie CASTRIQUE Avenue E. Mounier 50 bte B , 1200-Bruxelles Tél.: Virginie.Castrique@uclouvain.be Service d inscription de l UCL. Mme Axelle Hendrix, (1 ère année) ou Mme Julie MASSART (2 e année) Promenade de l'alma 32, Bruxelles Tél.: ; Axelle.Hendrix@uclouvain.be Service du Personnel UCL (paiement des bourses) Mme Dominique SOCQUET, Place de l'université 1 à Louvain-la-Neuve Tél: ; Dominique.Socquet@uclouvain.be SPF Santé (Visa et l'arrêté Ministériel autorisant la pratique de la médecine en Belgique) Mme Caroline Jadot Service public fédéral Santé publique-cellule mobilité internationale Eurostation Bureau 02D283- Place Victor Horta 40 bte Bruxelles Tél. : Caroline.Jadot@health.fgov.be Petit guide page 1 / 5 version du 25/09/2013

2 I. Démarches administratives et documents à produire Remarques préliminaires : - N envoyez que des dossiers complets et dans le délai prescrit. Ceci évitera tout problème ou retard dans la procédure. - Pour les femmes mariées, le nom de jeune fille et le nom d épouse doivent être mentionnés dans tous les documents. - L obtention de certains documents officiels du temps, nous vous invitons donc à commencer à réunir les documents nécessaires dès que possible, en faisant attention pour les documents dont la validité est limitée à 3 mois. - Veuillez à garder une copie de tous les documents que vous envoyez Dès votre sélection. 1. Introduire votre demande d admission à l UCL Adresse internet : Choix de l université : Université catholique de Louvain Woluwé -Bruxelles/ Domaine d études : sciences médicales / Programme d études : MSP9CE Certificat Université de formation médicale spécialisée partielle ou MSC9CE Certificat Université de formation médicale spécialisée complémentaire. Il faut impérativement effectuer cette démarche avant le 31 août afin de pouvoir vous inscrire à l UCL. 2. Dossier destiné au SPF Santé. Ce dossier conditionne votre autorisation à pratiquer la médecine en Belgique durant votre stage. Il doit être complet et envoyé par recommandé ou courrier «express» au Service public fédéral Santé. Si votre dossier SPF n est pas en ordre pour le 15 juin au plus tard, il vous sera impossible de débuter votre séjour clinique à la date prévue (début octobre) : vous ne pouvez en effet pas être inscrit à l université sans le VISA et l Arrêté ministériel délivrés par le SPF santé et vous ne pourrez donc pas bénéficiez du statut d étudiant -et de la bourse si c est une bourse UCL-.. Madame Caroline Jadot Service public fédéral Santé publique Cellule mobilité internationale Tél : Eurostation Bureau 02D283 Fax : Place Victor Horta 40 boite Bruxelles website : Contenu du dossier : 1. Une lettre de motivation et de demande d autorisation à pratiquer la médecine en Belgique ; 2. un curriculum vitae (en annexe 1) ; 3. une recommandation du maître de stage coordinateur (dans pays d origine) avec mention de votre inscription dans une formation de spécialisation médicale ; 4. une copie certifiée du diplôme de médecine ; 5. un document officiel du ministère de la santé publique, attestant la conformité du diplôme avec la directive européenne 2005/36/CE ; le document doit formellement faire référence à la directive ; 6. une copie de la carte d identité ou du passeport en cours de validité; 7. un extrait original du casier judiciaire (datant de moins de 3 mois) ; 8. un certificat de l Ordre des médecins national (ou régional) attestant de l inscription actuelle et de l absence de peine disciplinaire; ce document doit obligatoirement indiquer la date d inscription et préciser que vous êtes toujours inscrit à l Ordre. Ce dossier comprend obligatoirement des documents originaux (ou des copies certifiées conformes aux originaux) en français, allemand ou néerlandais (si le document est rédigé dans une autre langue, il faut joindre une traduction par un traducteur juré dans une de ces trois langue). Petit guide page 2 / 5 version du 25/09/2013

3 L obtention de certains de ces documents officiels (notamment le n 5 ci-dessus) peut prendre du temps, entreprenez donc rapidement les démarches pour les obtenir. Après examen du dossier (délai, minimum 3 mois), le Service Fédéral Santé vous adressera un visa et un arrêté ministériel vous autorisant à pratiquer la médecine en Belgique. Copie de ce visa et de cet arrêté ministériel doivent être envoyés au MCCM de l UCL Virginie Castrique et au service des inscriptions (SIC) de UCL (voir ci-dessus). Des renseignements concernant l évolution de ce dossier peuvent être obtenus auprès de Madame Jadot (voir encadré ci-dessus) 3. Dossier pour l Université catholique de Louvain. Ce dossier permet l octroi de votre statut de médecin assistant boursier à l UCL. Vous devez introduire cette première partie de votre dossier d inscription à l UCL pour le 15 juin au plus tard. Un envoi simple suffit. Service d inscription de l UCL. (SIC) Mme Axelle Hendrix, Promenade de l'alma 32, Bruxelles Tél.: ; Axelle.Hendrix@uclouvain.be Contenu du dossier : 1. Une copie de l mentionnant l avis favorable/accord reçu du professeur responsable de la spécialité choisie 2. Une copie de la carte d identité, du passeport ou un certificat de nationalité récent 3. Deux (2) photos format identité (35mm/45mm), récentes et de bonne qualité- tirages originaux en couleur sur fond blanc 4. Une copie de votre diplôme d études secondaires (baccalauréat, ) 5. Une copie certifiée conforme du diplôme de médecine + les relevés de notes de toutes les années d étude 6. Une copie certifiée conforme de votre diplôme de médecin spécialiste ainsi que les relevés de notes de toutes les années d étude 7. Le cas échéant, la preuve de la connaissance suffisante de la langue française (si vos études de deuxième cycle ont été effectuées dans une autre lange que le français) Ce dossier comprend une traduction en français. 8. Une copie du visa et de l arrêté ministériel autorisant la pratique de la médecine en Belgique que vous recevez du Service Public Fédéral Santé doit être envoyée au MCCM et une autre au service des inscriptions de l université (SIC) dès réception et pour le 30 septembre au plus tard. Lors de l arrivée en Belgique 4. Clôture du dossier d inscription, affiliation à une mutuelle et ouverture d un compte bancaire. Lors de votre arrivée en Belgique fin septembre, une séance d accueil est organisée. C est l occasion de : a) Compléter votre dossier d inscription à l UCL. Vous pouvez notamment remettre une copie du visa et de l arrêté ministériel b) Compléter votre dossier de demande de bourse. Le candidat doit transmettre au plus vite et pour le 20 octobre au plus tard le numéro de son compte bancaire en Belgique à Mme D. Socquet faute de quoi l université ne peut pas garantir le versement de la bourse Le paiement de la bourse est lié à l envoi au service du personnel de l UCL d une preuve d inscription à l Université. L inscription à l université est effective (officielle) après paiement des droits d inscription (maximum 485 pour ). Si la bourse n est pas versée sur votre compte bancaire en Belgique dans les 5 semaines qui suivent l envoi de votre attestation d inscription à SPER-D. Socquet, vous devez contacter cette dernière (Dominique.Socquet@uclouvain.be) et en informer Mme Castrique. Petit guide page 3 / 5 version du 25/09/2013

4 c) Vous affilier à une mutuelle (assurance soins de santé obligatoire). d) Ouvrir un compte bancaire en Belgique (versement de la bourse). 5. Inscription à l ordre des Médecins provincial. Dès réception de l arrêté ministériel et du visa, vous pouvez procéder à votre inscription à l Ordre des Médecins de la province où vous exercerez la majorité de vos activités cliniques. Veuillez pour ce faire, vous munir de (1 ) l arrêté ministériel et du (2 ) visa qui vous ont été envoyés ainsi que de (3 ) l extrait original du cas ier judiciaire et du (4 ) certificat de l Ordre des médecins national (ou régional) attestant de l inscription actuelle et de l absence de peine disciplinaire deux documents que le SPF santé vous a renvoyés en même temps que votre visa et votre arrêté ministériel- et enfin de (5 ) une attestation de fonction de votre maître de stage local en Belgique. L ordre des Médecins vous délivrera, dans un premier temps, un numéro INAMI (000..) provisoire puis ensuite un numéro définitif. Vous pouvez contacter Madame Renaux de l ordre des médecins au 02/ pour obtenir de plus amples informations. Les informations relatives aux conseils provinciaux sont disponibles à l adresse : Démarches pour une seconde année. Si vous souhaitez effectuer ou une deuxième année de formation clinique en Belgique vous devez en faire la demande auprès de votre président de Master. Cette possibilité est conditionnée à une bonne évaluation de la première année par le Président du master complémentaire et le maître de stage clinique. Si vous obtenez l accord du Président du Master complémentaire de votre spécialité, vous pourrez vous inscrire pour une seconde année. Les demandes de prolongation doivent être introduites auprès du MCCM pour le 15 juin au plus tard. Vous devrez également vous réinscrire à l UCL Université Catholique de Louvain Service des inscriptions Madame Julie MASSART (SIC) Tél : Promenade de l Alma, 32 Courriel : j.massart@uclouvain.be 1200 Bruxelles Belgique Web : Fin du stage. Votre maître de stage clinique local transmettra une fiche d évaluation complétée au Président du master complémentaire de votre spécialité. Le Président du Master complémentaire de votre spécialité vous adressera ensuite une attestation et une évaluation du stage pour l année. Cette attestation est nécessaire pour la reconnaissance de votre stage dans votre cursus universitaire dans votre université d origine. L Université catholique de Louvain vous délivrera par la suite un «certificat universitaire de formation médicale spécialisée partielle» ou «complémentaire» si vous avez rempli les conditions nécessaires du programme établi à votre arrivée avec le Président du Master. Ce certificat et les documents annexes doivent être retirés auprès de Madame N. Bussy par l assistant en personne ou par une personne munie d une procuration. Infos : nadine.bussy@uclouvain.be II. Informations pratiques sur le déroulement du stage Petit guide page 4 / 5 version du 25/09/2013

5 1. Programme Vous devez contacter le Président du Master complémentaire de votre spécialité afin d établir avec lui le programme de votre stage. L obtention du certificat universitaire de formation médicale spécialisée partielle ou complémentaire est conditionnée à la réalisation d un travail personnel ou d une présentation personnelle validé(e) par le Président de la Commission concernée. Ce certificat peut vous être très utile pour prester dans un autre pays de l Union européenne. Structure du programme, cf. : ou 2. Formation clinique. L activité de formation du médecin assistant clinicien boursier (MACB) consiste essentiellement en des activités médicales hospitalières. L assistant clinicien participe activement à toutes les activités du service de stage nécessaires à sa formation et conformément au niveau de sa formation, sous la direction de son maître de stage. Il participe à la prise en charge ainsi qu au traitement des patients. Il prend également part aux services de gardes (si organisés par le service de stage). Le stage se déroule en français. Les dispositions générales statutaires propres aux MAC B (caractéristiques de la bourse, assurances, ) et les dispositions pratiques concernant les stages (formation clinique, absences, fin anticipée de la formation, litiges, ), sont reprises dans le Vademecum MAC B et disponibles sur le site : («accès grand public», rubrique «assistants» «MAC Boursiers»). Des informations concernant le logement, l inscription à la commune ou à la mutuelle et l'accueil sont disponibles sur le portail de l UCL : Petit guide page 5 / 5 version du 25/09/2013