T. +33 (0) F. +33 (0) CFI 131 Avenue Wagram F Paris CAHIER DES CHARGES

Transcription

1 CFI 131 Avenue Wagram F Paris T. +33 (0) F. +33 (0) CAHIER DES CHARGES Marché passé en appel d offres ouvert, passé en application de l article 10 du Décret n du 30 décembre 2005, pris en application de l ordonnance n du 6 juin 2005 Objet : Appel d offre ouvert pour le choix d un prestataire spécialisé en logistique pour l organisation événementielle des Rencontres 4M Paris 2015 Page 1

2 1. Contexte Depuis 2011, 4M connecte les acteurs des médias en ligne au niveau international. Les trois dernières Rencontres 4M se sont déroulées à Montpellier et ont réuni au total plus de 400 professionnels. Depuis 3 ans, 4M met aussi l accent sur le développement de forums régionaux : 2011 : Tunis 2012 : Belgrade, Abidjan 2013 : Le Caire, Nairobi, Tbilissi 2014 : Jakarta, Beyrouth Au total, ces conférences et forums ont représenté 200 heures de débats autour des enjeux de l information en ligne. Les 4èmes Rencontres 4M ont pour objectif de réunir pendant 3 jours des journalistes, blogueurs, entrepreneurs des médias internationaux, pour favoriser les partages d expériences permettant la diffusion d innovations, mais aussi les discussions entre ces nouveaux acteurs du web sur les enjeux et opportunités du journalisme et des médias sociaux. 2. Descriptif de la consultation 2.1 Le format de la manifestation Pour leur 4 ème édition, les Rencontres 4M se dérouleront à Paris, sur 3 jours, du jeudi 19 au samedi 21 novembre Les plages horaires de travail se situent entre 9h et 18h30 pour les journées du 19/11 et du 20/11. La manifestation se terminera le 21/11 après le déjeuner (maximum 15h). La journée du 18 novembre sera dédiée à des sessions de travail sur différents projets soutenus par CFI (4M Journaux arabes, Ebticar, Mooc Afrique, 4M Asie) et nécessitera la disposition de 3 ou 4 salles sur le site de la manifestation. Les arrivées sur Paris des participants commenceront dès le dimanche 15 novembre et s étaleront jusqu au mercredi 18 novembre La manifestation s articulera autour de deux dimensions : Un programme composé de débats, d ateliers et de masterclasses sur des thématiques liées au pluralisme des médias, à la sécurité de l internet, et de présentations d outils pratiques pour développer une offre de contenus en ligne. Un espace ouvert d échanges et de discussions (où devraient être dans l idéal organisées les pauses cafés) pour des rendez-vous informels entre les participants. L objectif est de créer un lien physique entre tous les acteurs invités, de favoriser les échanges et les dynamiques de travail entre ces acteurs en journée et en soirée, dans une ambiance qui devra être beaucoup plus proche des standards de la net économie que d un colloque professionnel traditionnel. 2.2 Les organisateurs et partenaires de l événement CFI a en charge l organisation globale de la manifestation. CFI est l agence française de coopération médias du ministère des Affaires étrangères et du Page 2

3 Développement international. Elle est chargée de coordonner et d animer la politique française d aide au développement en faveur des médias des pays en développement. Des partenaires institutionnels, opérationnels, médias et financiers viendront s ajouter Les publics visés CFI vise la participation de 200 professionnels : Journalistes, blogueurs, acteurs de l innovation aux niveaux français et international, entrepreneurs des médias, directeurs et décideurs, structures favorisant le développement de l innovation éditoriale & technologique à travers des projets médias innovants. 200 professionnels en provenance d Afrique (Sénégal, RDC, Centrafrique, Kenya, Côte d Ivoire ), du Monde arabe (Maroc, Tunisie, Jordanie, Egypte, Liban ), d Asie (Indonésie, Birmanie, Thaïlande, Philippines, Vietnam ) et du Sud-Caucase et Europe Orientale (Arménie, Azerbaïdjan, Géorgie, Biélorussie ). 3. Les besoins Le Prestataire proposera dans son offre un site situé en priorité dans la ville de Paris ou en proche banlieue dont les capacités techniques et d accueil répondent aux exigences d organisation de CFI, suivant les besoins ci- après détaillés Définition des caractéristiques du site Un espace d accueil pour les participants Un espace de convivialité pour les échanges/rendez-vous avec tables et chaises Un amphithéâtre pour 200 personnes. Equipement à coter séparément 3 salles pour des ateliers menés en parallèles (capacité de 30 à 50 personnes). Equipement à coter séparément Vestiaire Un espace de restauration (buffet) pouvant se tenir sur l espace de convivialité Idéalement, le lieu de la manifestation devra être lié au domaine des nouveaux médias / activités numériques. A noter que CFI recherche de son côté des partenaires qui pourraient proposer la gratuité d une salle pendant la manifestation. Le Prestataire désigné sera en liaison directe avec les équipes du site et les autres prestataires auxquels il est susceptible de faire appel. Le candidat gérera également la mise en place d espaces modulables sur le site si nécessaire Définition et besoin de l espace, location, montage du mobilier, son et lumière Dans son offre, le Prestataire précisera et détachera les coûts inhérents à : La location de salles Les prestations techniques associées (intervention et permanences de techniciens, location de matériels informatiques, connexion Wi-Fi, éclairage, projection et sonorisation...) Besoins spécifiques : Le Prestataire devra prévoir l équipement suivant chacune des salles : Page 3

4 Très bonne connexion Wi-Fi (200 personnes connectées en permanence sur les réseaux sociaux) 1 vidéo projecteur, 2 grands écrans pour l amphithéâtre + 1 ordinateur + sonorisation + micros 1 vidéo projecteur, 1 écran et 1 ordinateur pour les 3 salles atelier + sonorisation + micros 3.3. Cabines de traduction et interprétation Le Prestataire devra prévoir dans l amphithéâtre et dans les 3 salles atelier la disposition de cabines de traduction (anglais et français) Le Prestataire devra prévoir les interprètes pendant les 3 jours de manifestation. Le Prestataire gérera la remise et la récupération des casques. Les sessions qui se dérouleront dans l amphithéâtre pourront être diffusées en «live stream» sur le web. CFI sera vigilant quant à la qualité de l interprétation et se réserve le droit de demander les CV des interprètes sélectionnés et/ou d imposer un prestataire Organisation des buffets, repas et pauses café Le déjeuner pourra se faire sur le lieu choisi pour la conférence, à condition que celui-ci bénéficie d un espace convivial et propice aux échanges, dans un temps de pause plutôt informel. Le Prestataire veille à apporter un soin particulier aux repas (variété des plats, mets halal, interdits alimentaires éventuels). Maximum 60 personnes pour le déjeuner du 18 novembre 2015, sous forme de buffet. Maximum 200 personnes pour les déjeuners les 19, 20, 21 novembre 2015, sous forme de buffet. Diner du 18/11 Le diner sera pris en charge par CFI pour ceux qui dineront à l hôtel (60 personnes + les arrivées du soir) sur la base d un forfait/personne négocié avec l hôtel. Tout repas pris à l extérieur sera à la charge de chaque participant. Diner du 19/11 Le diner pourra prendre la forme d un cocktail dinatoire afin de favoriser les échanges entre invités. Maximum 200 personnes. Diner du 20/11 Le diner sera assis (un buffet pourra être cependant dressé). Maximum 150 personnes. Des tables thématiques/activités CFI seront dressées. Les invités se seront préinscrits en ligne suivant leur intérêt /thématiques proposées. Le Prestataire devra prévoir 2 pauses café par jour (matin et après-midi) pendant les Rencontres 4M (19, et 20 novembre) et 1 pause café pour la matinée du 21 novembre avec rafraichissements Des bouteilles d eau seront disponibles pour les intervenants avant chaque présentation Gestion du transport aérien des invités Chaque invité s inscrit en ligne à partir d un lien envoyé par l équipe CFI. Un tableau récapitulatif des inscrits sera fourni au Prestataire très régulièrement, et celui-ci pourra procéder à l organisation des transports. Page 4

5 3 listes d inscription seront fournies par CFI au candidat : 90 invités pris en charge à 100% par CFI pendant les Rencontres 4M (liste 1) 30 invités qui viennent à Paris sur leur propre financement (liste 2) 80 invités parisiens (liste 3) Le Prestataire devra organiser l acheminement des invités (listes 1) : proposition d un plan de vol fixe selon provenance (établi avec CFI), réservation et émission des billets, relances, envoi personnalisé. (billet modifiable avec frais, trajet en classe Eco le plus direct possible, et billet le moins cher possible). Provenance des invités : Afrique (20-25 personnes), Caucase (15 personnes), Asie du Sud-Est (20-25 personnes), Monde arabe (40 personnes). Le Prestataire, en coordination avec CFI gérera également les visas nécessaires à tous les invités dont le transport est pris en charge. Le Prestataire sera mis en relation avec les ambassades de France des différents pays de provenance des invités afin de faciliter l obtention des visas. Le Titulaire fournira aux invités les documents nécessaires (lettre d invitation officielle, réservation d hôtel, proposition de vols). Le Prestataire est tenu d accueillir et de transférer sur le lieu de résidence tous les participants invités (listes 1 + 2). Le Prestataire est également tenu d informer les invités sur tous les détails logistiques (inscription validée, transport, transfert, restauration, hôtel, déroulé de la manifestation ) soit par une plateforme dédiée, soit par l envoi de documents personnalisés. Le Prestataire devra donc concevoir en ligne ou en print le guide pratique à usage des invités, les détails logistiques, l accueil Une plateforme en ligne permettrait idéalement aux invités de prendre rendez-vous entre eux pendant la manifestation (mise en ligne d un book présentant les invités pays, médias, projets...) et de dresser les plans de table du diner du 19/ Hébergement des participants Les participants doivent être logés dans deux hôtels maximum. Le lieu de la manifestation devra être accessible à pied depuis les hôtels, ou sur une ligne de métro directe. 3 nuitées sont prises en charge par CFI (18/11, 19/11, 20/11) et concernent les 120 invités 1 nuitée est prise en charge par CFI (17/11) et concernent 60 invités 2 nuitées sont prises en charge par CFI (15/11, 16/11) et concernent 20 invités 3.7. Gestion des inscriptions, organisation de l accueil et coordination de la logistique générale de l événement Organisation et gestion des inscriptions pour la journée (listings, badges, etc.) Accueil : Prévoir les modalités d accueil physique (mobilier, vestiaire, etc,...) Le Prestataire devra prévoir a minima 8 personnes sur place pour : o Accueillir les participants à l arrivée à l hôtel, remise des badges et des goodies o Accueillir les participants sur les lieux de la manifestation, préparation d un desk, remise des badges, des goodies o Dans l amphithéâtre et les salles atelier, faire passer les micros pendant les échanges o Accueillir les participants lors des déjeuners Page 5

6 Coordination avec l agence de communication pour un marquage précis sur le lieu de la manifestation (les salles, déjeuners, desk accueil, point info 3.8. Assurance Le Prestataire souscrit les assurances nécessaires pour se garantir contre les risques encourus dans l exercice de son activité et contre tous les risques liés à l exécution de toutes les composantes des prestations. Le Prestataire s engage à ce que ses assurances couvrent la responsabilité civile des participants étrangers sur le territoire français ainsi que celle du personnel encadrant, pour toutes les dépenses médicales et d hospitalisation, l assistance et le rapatriement en cas de maladie mais également en cas de perte ou vol des documents de voyage. Les polices d assurance souscrites couvrent aussi toute non-adéquation des prestations au programme ainsi que tous les risques inhérents aux prestations objet du marché. Le Prestataire s engage à assister et accompagner toute personne qui nécessiterait une consultation médicale, une hospitalisation ou un rapatriement. Le Prestataire s engage à être ainsi assuré pendant toute l exécution du marché. Le Prestataire s engage à fournir à CFI, spontanément ou à tout moment et à la demande de celui-ci, copie de toute attestation d assurance permettant de couvrir ses prestations, ses personnels et les participants. 4 - Réunions avec les membres du comité de pilotage des Rencontres Le Prestataire assistera si nécessaire aux réunions du comité de pilotage des Rencontres 4M ou à toute autre réunion de travail provoquée par les organisateurs. 5 - Remise des propositions Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : o Une offre technique et financière détaillant la méthodologie d accompagnement et les prestations relatives aux différentes phases avec au moins deux devis détaillés pour chacune des prestations énoncées ci-dessus. o o o Une proposition éventuelle d une autre méthodologie et d autres prestations jugées plus efficaces. Une présentation détaillée de l équipe projet Une présentation synthétique de l entreprise ou du groupement (références en matière d organisation logistique) Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté ou par messagerie électronique portant les mentions du titre du présent marché. Cet envoi doit contenir les pièces définies dans le présent cahier des charges et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste, parvenir avant la date et l heure limites de Page 6

7 réception des offres indiquées ci-dessous, et ce, à l adresse suivante : CFI Sophie LE BARS Direction Méditerranée-Asie 131 Avenue Wagram Paris ou par mail à l adresse suivante : sls@cfi.fr en indiquant dans l objet du mail l objet de la consultation (page de garde du présent cahier des charges) Date d envoi de la demande : Publication au BOAMP le 03 mars 2015 Date limite de remise des offres : 24 mars 2015 Date prévisionnelle de début de prestation : 6 avril Choix du candidat Le marché sera attribué au candidat présentant l offre économique la plus avantageuse en fonction des critères suivants : Prix des prestations : 30 % Le chiffrage devra intégrer tous les frais afférents à la mission ainsi que les temps de rencontre et de coordination préalable, en cours et en fin de mission avec l équipe de direction. Le coût des prestations sera un élément de choix déterminant. Qualité technique et méthodologique de l offre globale : 70 % Une attention particulière sera portée sur les points suivants : o Méthodologie proposée o Choix d un lieu adapté aux contraintes d organisation des Rencontres 4M 2015 o Expérience dans l organisation d événements de même dimension o Capacité à s entourer de partenaires ou sous-traitants lui permettant de traiter certaines actions très spécifiques o Qualité de la coordination avec les autres prestataires choisis par les maîtres d ouvrage. Le choix du prestataire se fera par une commission composée des représentants du comité de pilotage. Page 7