E-Newsletter Une lettre d informations d Econocom consacrée à la location

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1 Dans ce numéro Une lettre d informations d Econocom consacrée à la location N 2 La location opérationnelle toujours plus intéressante que l achat

2 N 2 Une lettre d informations d Econocom consacrée à la location Dans ce numéro fermer 03 Introduction 04 Des coûts administratifs cachés Un budget plus réaliste Une meilleure valeur résiduelle Investissements petits montants et imprévus La gestion automatisée La location opérationnelle toujours plus intéressante que l achat

3 Dans ce numéro location opérationnelle quiétude planification confort le prix achat = prix fixe mensuel le coût le moins important Introduction Acheter s avère souvent plus avantageux qu opter pour un leasing financier. Par contre, l achat est une solution plus onéreuse que la location opérationnelle lorsqu il s agit des ordinateurs, tablettes et smartphones de votre entreprise. Comme le prix d achat constitue le coût le moins important d un ordinateur portable que vous utiliserez par exemple pendant trois ans, vous pouvez réduire votre budget en confiant la totalité de la gestion à un tiers et en optant pour un modèle de prix fixe mensuel par utilisateur. Tout compris. Nous pouvons vous démontrer que vous gagnez en prévisibilité ainsi qu en confort, planification et quiétude. De surcroît, la location opérationnelle est moins onéreuse... page 3

4 Dans ce numéro Des coûts administratifs cachés Comme la plupart des entreprises, vous possédez en moyenne plus d un ordinateur par collaborateur, et sans doute des smartphones, tablettes, imprimantes, périphériques sans-fil, écrans, chargeurs, stations d accueil ( docking stations ), etc. Il vous faut commander tout ce matériel en choisissant les bonnes spécifications, vérifier les livraisons, comptabiliser les amortissements, remplacer les équipements à temps, et assurer le suivi des appareils qui ont été égarés ou qui ont rendu l âme. Sans oublier les réparations ou l achat de pièces de rechange, tels que chargeurs et câbles. Toute une administration pour des équipements qui reviennent en moyenne, hors TVA, à moins de 400 euros. Nous basant sur les 3 millions de systèmes que nous gérons, nous avons calculé que la seule gestion de l achat - depuis la commande jusqu à la décomptabilisation - est synonyme d un coût caché administratif supplémentaire allant de 20 à 25%. page 4

5 Dans ce numéro Un budget plus réaliste Vous essayez systématiquement d acheter autant que possible de grandes quantités d équipements de manière groupée, afin de pouvoir comptabiliser en une seule fois une facture relativement importante et commencer à l amortir. Chaque année, vous devez établir un budget qui vous permette de renouveler les équipements l année suivante. Vous pensez, grâce aux achats groupés, savoir exactement où vous en êtes. En fait, les données comptables concernant les équipements informatiques ne correspondent pas à la réalité - quelle que soit la société concernée. Certains systèmes n ont jamais été sortis de leur emballage; d autres ont subi une panne fatale sans que le département financier n en soit averti; les vols ne sont pas signalés; certains appareils ont été remplacés sous garantie et peuvent encore être utilisés un an de plus... Bref, vous avez une idée approximative de la situation, mais devez néanmoins dresser un budget précis. Seule une solution de gestion automatisée d actifs, qui suit à la trace le statut de chaque appareil, peut vous permettre de savoir exactement où vous en êtes. Sinon, nous le savons par expérience, vous établirez un budget qui comporte une marge d erreur de 5 à 12%. page 5

6 Dans ce numéro Une meilleure valeur résiduelle Chaque trimestre, vous remplacez 350 PC, ordinateurs portables, tablettes et smartphones. Qu advient-il de ces appareils? Nul doute que vous obtenez trop peu d argent de ce matériel si vous ne connaissez pas avec précision la valeur marchande de ces équipements obsolètes et si vous ne pouvez pas garantir un volume suffisant à des acheteurs spécialisés. Et encore partons-nous du principe que vous en obtiendrez bel et bien de l argent au lieu de les considérer comme des déchets destinés à la casse. Pour des PC classiques, vous sacrifiez de 3 à 7% de la valeur d achat. Pour des tablettes plus coûteuses, la différence peut dépasser les 15%. Cela signifie que vous perdez au minimum 20 euros, parfois même 75 euros, par appareil. Ce qui représente une jolie somme lorsque vous possédez des milliers de systèmes. Une location opérationnelle vous permet de faire correspondre la durée du contrat à une période de remplacement et de bénéficier de la valeur résiduelle. page 6

7 Dans ce numéro Votre société utilise sans doute des logiciels conçus spécifiquement pour tablettes ou smartphones afin de gagner en productivité et de pouvoir travailler n importe où. Il s agit souvent de projets destinés à un nombre relativement restreint d utilisateurs, qui s avèrent rapidement rentables et améliorent la satisfaction des usagers. Investissements petits montants et imprévus Mais il vous faut, à chaque fois, procéder et traiter de nouvelles commandes, parfois par lots de moins de dix tablettes ou smartphones. Les caractéristiques techniques peuvent varier d un projet à l autre. Vous vous retrouvez ainsi avec un ensemble hétérogène d appareils en tous genres qui ont tous été commandés séparément. S y ajoutent encore peut-être divers types d abonnements mobiles pris auprès des opérateurs GSM. Pour compliquer encore les choses, certains départements veulent remplacer leurs appareils avant l échéance de la durée d amortissement que vous avez prévue. Ils n ont d ailleurs pas tort, compte tenu du fait que le gain de productivité est plusieurs fois supérieur au petit solde qu il reste à amortir pour chaque appareil. Les coûts câchés administratifs, liés à la gestion d équipements mobiles tels que des tablettes et smartphones, sont généralement supérieurs à la valeur d achat et, dès lors, sont des multiples du pourcentage que nous signalions plus haut (25%). Pour éviter la lourdeur des procédures d achat pour de petits montants, vous pouvez recourir au système des enveloppes budgétaires. Il permet aux divers départements de louer rapidement du matériel supplémentaire dans le cadre d un contrat existant. page 7

8 Dans ce numéro La gestion automatisée Peut-être devriez-vous appliquer à vos équipements digitaux le même remède qu à vos voitures de société. Car, dans ce domaine aussi, une location opérationnelle diminue vos tâches administratives, permet de mieux planifier et vous garantit une prévisibilité budgétaire. Nous pouvons donc affirmer que vous y gagnerez financièrement, une fois tous les coûts pris en considération. Vous louez sans doute déjà certains logiciels à un prix fixe mensuel par collaborateur, maintenance comprise. Pour vos appareils mobiles et tous les équipements digitaux, cette manière de procéder est quasi toujours la moins onéreuse et certainement la formule la plus prévisible, qui vous libère par ailleurs d une importante surcharge administrative. Enfin, elle vous évite de devoir repousser des décisions opérationnelles pour des raisons comptables. Une gestion automatisée vous assure le suivi du statut de tous vos smart devices en-ligne et à en consulter tous les détails, appareil par appareil. Cela ne concerne pas uniquement les PC ou les smartphones mais également les grands écrans, le matériel vidéo, les systèmes de traçage ( track & trace ). Autrement dit, tout ce qui recèle un processeur et est connecté à Internet. page 8

9 Dans ce numéro Si vous désirez découvrir comment certains de nos clients procèdent en la matière, voici comment Van Dievel et Roularta recourrent à la location opérationnelle. Si vous désirez des conseils en matière de Gestion et Financement technologiques, nous vous invitons à prendre contact avec nous via l adresse page 9