Effectuer des tâches de manière automatisée. Créer une macro EXCEL

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1 Effectuer des tâches de manière automatisée Créer une macro EXCEL

2 I CONCEVOIR DES MACROS Présentation Enregistrer sa première macro Enregistrer le fichier qui prend en charge les macros... 7 I I RÉ-UTILISER LA MACRO Afficher Exécuter Accéder à une macro depuis le ruban Office Associer une macro à une icône de la barre d outils "Accès rapide" Modifier les options de la macro Page 2

3 I CONCEVOIR DES MACROS Présentation Les macros permettent d'effectuer des tâches de manière automatisée. Par exemple, vous pourrez à l'aide d'une macro effectuer des actions répétitives d'un seul clic (comme additionner le contenu de deux cellules puis multiplier telle cellule par telle autre, etc). De nombreuses fonctions sont disponibles, fonctions que vous pourrez d'ailleurs combiner. Deux méthodes différentes sont utilisées pour créer des macros Excel : enregistrer une séquence utilisateur (déplacements, textes, chiffres et formules, commandes diverses,...) programmation en VBA (Visual Basic Application, une version particulière du langage de programmation Visual Basic). Dans cette formation, voyons la méthode "enregistrer une séquence d'instructions". Page 3

4 1.2 Enregistrer sa première macro L exemple 1 consistera à multiplier automatiquement les valeurs de plusieurs cellules des colonnes A et B entre-elles. 1. Commencez par démarrer "Excel" puis reproduisez la situation suivante : Nous voulons faire une macro qui multipliera la colonne A et B et ce pour chaque ligne individuellement. 2. Cliquez sur le menu "Affichage" ; 3. Puis, choisissez "Macros" ; Page 4

5 4. Cliquez sur "Enregistrer une macro " ; Une fenêtre s'ouvre alors : Page 5

6 4 options sont disponibles: a) Le nom de la macro: il doit être en 1 seul mot, sans espaces, trait d'union, underscore (touche 8),... b) Le raccourci clavier. Ceci permet de démarrer la macro par une combinaison de touche. N'utilisez pas de raccourcis existants comme CTRL + G (gras), CTRL + I (italique), CTRL + U (souligné). Les raccourcis peuvent être constitués des touches CTRL, ALT, suivi ou non de Shift (Touche Maj), suivi d'une lettre ou d'un chiffre. c) Ce classeur ou nouveau classeur ou classeur de macros personnelles. Pour l'instant, sélectionnons ce classeur. d) Description de la suite de commandes comme commentaire (optionnel) Avant Après ) Positionnez-vous ensuite sur la cellule C2 et écrivez dans la cellule ceci : =A2*B2 (le signe égal est important car c'est lui qui va dire à excel qu'il s'agit d'une formule que vous rentrez et non d'un contenu quelconque de la cellule) ; 6) Appuyez ensuite sur la touche "Entrée". La cellule devrait contenir "10,00 ", qui est le produit des colonnes A2 et B2 ; 7) Maintenant, placez le curseur de la souris sur le carré qui apparaît en bas de la cellule C2 et incrémentez jusqu en C16 ; 8) Cliquez sur "Arrêter l enregistrement" lorsque vous avez terminé. Page 6

7 1.3 Enregistrer le fichier qui prend en charge les macros 1. Cliquez sur le bouton "Non" pour enregistrer le fichier avec ces fonctionnalités ; 2. Sélectionnez le type de fichier qui prend en charge les macros ; Notez que l icône est différente et que l extension du fichier est.xlsm (m = macro) Page 7

8 I I RÉ-UTILISER LA MACRO Afficher 1. Ouvrez - par exemple - la feuille 3 et modifiez les valeurs de la colonne A ; 2. Cliquez sur le menu "Affichage", puis "Macros" et "Afficher les macros" ; Page 8

9 3. Sélectionnez la macro souhaitée : Pensez à sélectionner la cellule à l endroit où vous souhaitez exécuter la macro ; Ajoutez un nom ou/et une description vous permettra de retrouver plus facilement la macro à exécuter. Page 9

10 2.2 - Exécuter 4. Cliquez sur le bouton "Exécuter" : D un seul clic, la macro s est exécutée (colonne C) : Page 10

11 2.3 - Accéder à une macro depuis le ruban Office 2010 Office 2010 propose la fonctionnalité de personnalisation du ruban. Il est possible d ajouter, de supprimer ou de ré-affecter des onglets, des groupes et des commandes au ruban afin de disposer d une application personnalisée et optimisée. Pour accéder à la boîte de dialogue de personnalisation du ruban, 1. Faites un clic droit sur le ruban ; 2. Choisissez "Macros" dans les commandes courantes ; Page 11

12 3. Cliquez sur le bouton de commande "Nouvel onglet" : un onglet et un groupe sont alors ajoutés à la liste des onglets principaux 4. Vous pouvez renommer l onglet et le le groupe nouvellement créés en effectuant un clic droit et en sélectionnant l option "Renommer". Le menu contextuel vous permet également d ajouter des onglets ou des groupes. Dans l exemple, nous avons nommé l onglet "Macros" et nous allons personnaliser ce nouveau groupe en lui attribuant un symbole et en le renommant. Page 12

13 5. Cliquez sur le bouton "OK" L onglet "Macros" apparaît dans le ruban. Page 13

14 2.4 - Associer une macro à une icône de la barre d outils "Accès rapide" (voir fichiers "Planning RH - Pédiatrie xlsx) 1. Faites un clic droit sur le ruban ; 2. Choisissez "Personnaliser la barre d outils Accès rapide " ; 3. Choisissez la commande"macros" dans les catégories et cliquez sur le bouton "Ajouter" Page 14

15 4. Faites un clic droit sur la macro afin de personnaliser le bouton d exécution Page 15

16 5. Renommez la macro et validez en cliquant sur le bouton "OK". Page 16

17 2.5 - Modifier les options de la macro 1. Afficher la macro et cliquez sur le bouton "Options" ; 2. Vous pouvez modifier le raccourci et la description. Et maintenant, tous à vos ordis! Page 17