Procédure de gestion du parc automobile

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1 Service AEMO PARC AUTOMOBILE Procédure de gestion du parc automobile 1. Choix du garagiste 2. Organisation des révisions routinières 3. Remplacement lié à l usure des pièces moteur 4. Gestion des pannes et dysfonctionnements 5. Petit entretien et nettoyage des véhicules 6. Gestion des accidents et sinistres 7. Suivi des réparations et constitution des dossiers véhicules I CHOIX DU/DES GARAGISTE(S) EN CHARGE DE L ENTRETIEN DU PARC AUTOMOBILE DU SERVICE Directeur / Responsable administratif, finances et services généraux Responsables d antennes / Ouvrier d entretien Depuis le début de l année 2011, le garage Autopole a été retenu pour assurer les travaux d entretien et de réparation des véhicules de l ensemble du service. Cette situation ne fait l objet d aucun contrat ou convention de maintenance formalisée mais fait suite à une négociation menée par la direction du service et ayant permis d obtenir des conditions de prise en charge des véhicules et des tarifs préférentiels. La qualité de la prestation est évaluée chaque année par le responsable administratif, finances et services généraux, en lien avec les responsables d antennes et l ouvrier d entretien. Au moins une fois par an, une rencontre sera organisée avec le gérant du garage afin : - de négocier les tarifs pratiqués - de faire le point sur les problèmes rencontrés et le niveau de prestation attendu. En fonction de l évaluation qui sera faite de ces prestations, les moyens de faire appel d autres prestataires pourront être envisagés, si nécessaire. Page 1 sur 7

2 II ORGANISATION DES RÉVISIONS ROUTINIÈRES Responsables d antennes / Secrétaires d antennes Ouvrier d entretien Le plan de révision du parc automobile est établi en fonction des programmes d entretien déterminés par les constructeurs. Ces derniers (Peugeot, Renault, Citroën, Dacia et Fiat pour les véhicules du service) prévoient, a-minima, une révision avec vidange et diagnostic global tous les ou tous les km. Afin d éviter les visites superflues, ces visites d entretien seront programmées à une date précédant directement le visite de contrôle technique obligatoire pour les véhicules de plus de 4 ans. La première révision sera, quant à elle, organisée (ou km) après la date de mise en service. Un calendrier des échéances de révision et contrôle technique est tenu à jour par les secrétaires d antenne sur la base d un modèle de tableau et de fiches commun à l ensemble du service. Compte tenu des distances parcourues annuellement par les véhicules du service et sauf besoin particulier et exceptionnel observé par le responsable d antenne, aucune autre révision routinière du véhicule ne sera mise en œuvre. Le suivi de cet échéancier et la prise de rendez-vous avec le garage (le garage Autopole étant, pour l instant, le seul garage retenu par le service pour ce type d intervention) relève de la responsabilité du responsable d antenne et de son secrétariat. L ouvrier d entretien et le responsable administratif, finances et services généraux pourront être associés à tout moment pour apporter leur soutien autour de ces opérations. Au moment de la remise des clés du véhicule, le secrétariat d antenne remet au représentant du garage la fiche de demande d entretien ou réparation en complétant le plus précisément possible les taches d entretien et de réparations à réaliser. Une copie de cette fiche est transmise à la direction du service pour permettre le meilleur suivi de la facturation de ces demandes d entretien. Dans le cadre de ces opérations d entretien, le garage Autopole assure un «service jockey» qui prévoit, outre la prise en charge du véhicule sur le lieu de stationnement habituel, la mise à disposition d un véhicule de prêt. Le véhicule de prêt doit en effet être rendu dans un état de propreté satisfaisant et avec un niveau de carburant suffisant, le service AEMO remboursant naturellement les dépenses réalisées à l utilisateur amené à faire l appoint de carburant. Page 2 sur 7

3 III REMPLACEMENTS LIES À L USURE DES PIÈCES MOTEURS Responsable administratif, finances et services généraux / Ouvrier d entretien Responsables d antennes / secrétaires d antenne A l occasion des révisions notamment, le garagiste peut être amené à proposer le remplacement de certaines pièces usées, conformément aux programmes d entretien définis par les constructeurs. Pour rappel et à titre indicatif, ces programmes proposent les échéanciers suivants pour les véhicules les plus couramment utilisés au sein du service : Révision Entretien Filtre à huile Bougies Filtre à air Courroies de distribution Filtre à essence Peugeot km km ou 10 ans km Renault Clio km km ou 5 ans ou 5 ans Renault Twingo km km ou 5 ans ou 5 ans Le garagiste évaluera également la nécessité de remplacer les plaquettes et disques de freins et sera conduit à proposer cette opération le cas échéant. Il a été demandé au garagiste retenu pour l entretien du parc automobile de transmettre pour accord du responsable administratif, finances et service généraux un devis pour tous les remplacements qui seraient nécessaires au-delà de la vidange et du remplacement du filtre à huile. L ouvrier d entretien sera sollicité systématiquement pour avis et le responsable d antenne concerné sera également informé des choix retenus. Une copie des factures correspondant à ces opérations sera transmise par la comptable du service aux antennes concernées. Sur la base de ces factures, les secrétaires d antenne indiqueront dans la fiche de suivi du véhicule la date et la nature du remplacement réalisé. Page 3 sur 7

4 IV GESTION DES PANNES ET DYSFONCTIONNEMENTS Responsables d antennes / Secrétaires d antennes / Ouvrier d entretien Responsable administratif, finances et services généraux En cas de panne ou de dysfonctionnement observé sur un des véhicules, le responsable d antenne, ou par délégation le secrétariat de l antenne, est invité à prendre contact, par téléphone, avec l ouvrier d entretien afin d avoir un avis technique sur le problème rencontré. Une fiche réflexe rappelant les premières démarches à réaliser et les coordonnées utiles est tenue à disposition des utilisateurs dans le véhicule. En fonction de l analyse qu il fera du problème, l ouvrier d entretien déterminera s il peut intervenir, en urgence, ou, à l inverse, si la panne doit être prise en charge par un spécialiste. Si l ouvrier d entretien n est pas en mesure de solutionner la panne ou le dysfonctionnement, il en rendra compte aux responsables d antenne ou aux secrétaires d antenne et ils organiseront ensemble la prise de rendez-vous et la transmission des consignes au garage. Pour ce faire et sauf prise en charge en urgence, au moment de la remise des clés du véhicule, le secrétariat d antenne remettra au représentant du garage la fiche de demande d entretien ou réparation en complétant le plus précisément possible les taches d entretien et de réparations à réaliser. Page 4 sur 7

5 V PETIT ENTRETIEN ET NETTOYAGE DES VÉHICULES Ouvrier d entretien / Utilisateurs des véhicules / responsables d antenne / secrétaires d antenne Responsable administratif, finances et services généraux En tant qu utilisateurs réguliers du véhicule, les travailleurs sociaux par lesquels le véhicule est utilisé sont engagés à maintenir le véhicule propre et à alerter le responsable d antenne en cas de dysfonctionnement ou de problème. Pour mémoire, la responsabilité pénale du conducteur peut être engagée s il utilise un véhicule dont l état est susceptible de mettre en péril la vie des autres usagers de la route. Au besoin (et selon une régularité trimestrielle par exemple), les travailleurs sociaux sont invités à bien vouloir réaliser, au frais du service, un nettoyage de la carrosserie et/ou de l habitacle dans une station de lavage. En plus de ce soin apporté au quotidien, l ouvrier d entretien réalisera annuellement un nettoyage de fond de chacun des véhicules du service. Par ailleurs, ponctuellement et en fonction des besoins, le responsable d antenne peut solliciter le nettoyage d un véhicule dont l état de propreté le nécessiterait tout particulièrement. L ouvrier d entretien procédera à une vérification semestrielle sommaire de l état de propreté, de la carrosserie et de la mécanique du véhicule (niveaux de liquides : freins / lave-glace / refroidissement, bon fonctionnement de l éclairage, état des essuie-glaces, état d usure et pression des pneumatiques...). Pour ce faire, il utilisera une fiche de vérification de l état du véhicule qu il remettra à l issue de l opération au responsable de l antenne concernée. Le responsable d antenne pourra également participer à l opération d état des lieux s il le souhaite. La date et les conclusions de la vérification seront intégrées par les secrétaires d antenne concernées dans la fiche de suivi du véhicule. Page 5 sur 7

6 VI GESTION DES ACCIDENTS ET SINISTRES Responsables et secrétaires d antenne / Ouvrier d entretien Responsable administratif, finances et services généraux En cas d accident ou accrochage ayant des conséquences matérielles, l utilisateur, le responsable ou le secrétariat d antenne concerné informeront l ouvrier d entretien ou la direction du service dans les meilleurs délais en indiquant les circonstances et les dégâts occasionnés. Une fiche réflexe rappelant les premières démarches à réaliser et les coordonnées utiles est tenue à disposition des utilisateurs dans le véhicule. La décision d envisager une réparation et/ou de faire une déclaration de sinistre auprès de l assureur du véhicule sera prise par le responsable administratif, finances et services généraux et l ouvrier d entretien en fonction : - de la nature des dégâts et la gêne occasionnée pour l utilisateur, - du cout prévisionnel de la réparation et de la franchise déterminée par l assureur, - du mode de jouissance (location / location avec option d achat / propriété de l association) et l ancienneté du véhicule concerné. La décision et les modalités de prise en charge du véhicule (garage référent / déclaration de sinistres / organisation de l expertise) seront communiquées à l antenne (responsable ou secrétariat) par l ouvrier d entretien. Si nécessaire, l ouvrier d entretien sera mobilisé pour conduire le véhicule au garage et suivre la réalisation des réparations. Page 6 sur 7

7 VII SUIVI DES RÉPARATIONS ET CONSTITUTION DES DOSSIERS «VÉHICULES» Secrétaires d antenne / Comptable Ouvrier d entretien / responsable administratif, finances et services généraux Toutes les factures liées à l entretien des véhicules sont adressées par le prestataire à l attention du service comptable du service (direction). Ces factures seront ensuite présentées et proposées à la validation («bon à payer») du responsable de l antenne concernée avant règlement. L ouvrier d entretien indiquera également son visa sur la facture. Une fois celle-ci validée, la comptable transmettra systématiquement à l antenne concernée, via la navette ordinaire, une copie de la facture. Pour chaque véhicule, un dossier est constitué sur chaque antenne comprenant au moins : - une copie du certificat d immatriculation et de l attestation d assurance - une copie du dernier PV de contrôle technique - une copie de toutes les factures d entretien et de réparation réalisés sur le véhicule Ce dossier pourra être consulté par l ouvrier d entretien, en cas de besoin. Afin de faciliter le suivi des véhicules de son antenne (échéance de contrôle technique et révision, suivi des réparations, etc ), les secrétariats d antennes compléteront le tableau et les fiches de suivi informatique mises en place pour tout le service. Un dossier plus complet mais comprenant également ces éléments est par ailleurs tenu à jour à la direction du service, afin de faciliter la prise de décision en matière de gestion des pannes, sinistres et réparations. Le 20 septembre 2013 Le directeur, Eric Berger Page 7 sur 7