Exploitez vos données SAP avec des tableaux de bord orientés par les utilisateurs

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1 Exploitez vos données SAP avec des tableaux de bord orientés par les utilisateurs En partenariat avec

2 Table des matières Introduction 1 Les problèmes liés aux Majors de la BI 2 Comment sont nés les majors de la BI 2 Des délais inacceptables 4 Les Majors de la BI et le blocage des informations 4 Plus d autonomie pour les utilisateurs : l innovation par l utilisateur 6 : l outil qui vous aide à révéler tout le potentiel des Majors de la BI 8

3 1 Introduction Il n est pas rare que les détenteurs de l ERP SAP ressentent les pincements au cœur caractéristiques d un acheteur tiraillé par les remords. Non pas que les données collectées soient inutiles ou que l automatisation des processus ne soit d aucun secours, mais tout déploiement à grande échelle d un ERP s effectue en deux étapes : Le logiciel doit tout d abord être configuré et mis en œuvre, puis l ensemble de l entreprise doit commencer à utiliser ce nouveau système. Bien qu assez désagréable, voire pénible, ce processus permet dans la plupart des sociétés d améliorer la situation. Les remords viennent lors de la seconde étape, lorsqu il s agit d extraire les données de l ERP et de les exploiter en vue d optimiser l activité de la société. On distingue deux grands problèmes gravitant autour du thème de la Business Intelligence. Le premier est d extraire les données à partir de multiples applications telles que SAP R/3, SAP ERP, SAP CRM ou SAP SCM sous une forme unifiée, sans doublons. Le deuxième est de combiner ces données avec d autres sources afin de les enrichir, d y ajouter du contexte et de les rendre pertinentes pour une analyse des performances de l entreprise. Les clients SAP se sont souvent sentis frustrés par le temps et l argent consacrés à ces deux étapes pour que les utilisateurs obtiennent des informations leur permettant de répondre à des questions urgentes. On décompte d innombrables scénarios cauchemardesques d entreprises ayant consacré des années et des millions de dollars à l installation de tels systèmes, avec au final bien peu de résultats eu égard aux efforts déployés. Ce phénomène est indubitablement le fruit d une architecture logicielle rigide et monolithique, s appuyant sur les solutions de SAP, IBM, Oracle et Microsoft, lesquelles peuvent être collectivement dénommées les «Majors de la BI». Une solution consiste à proposer aux utilisateurs des outils associant la puissance de la structure dorsale des Majors de la BI à une interface plus flexible, qui leur permet de répondre à leurs propres questions et de révéler leur capacité d innovation. Ce document a pour but d expliquer comment les sociétés ayant acquis SAP, et autres clients des Majors de la BI, peuvent libérer toute la valeur de leurs données en mettant dans les mains de leurs employés des outils de nouvelle génération, une notion appelée «l innovation conduite par l utilisateur».

4 2 Les problèmes liés aux Majors de la BI L ERP SAP a été conçu pour résoudre les problèmes liés à l erreur humaine : comment calculer, automatiser et rationaliser des processus contre-performants et indéfinis? La tâche de l ERP était de distiller l essence d une activité en informations numériques, puis d exploiter ces informations afin d automatiser les processus et d optimiser les performances. Comment sont nés les Majors de la BI La Business Intelligence a ensuite été créée pour répondre au besoin de générer une version unique de la réalité à partir de plusieurs sources se superposant, en extrayant, transformant et chargeant les données dans des entrepôts de données de type data mart ou data warehouse, et au besoin de les analyser afin d en dégager des informations, comme illustré à la Figure 1. Les applications de Business Intelligence devaient être aussi robustes que les systèmes d ERP qu elles venaient compléter, d où des offres fortement «industrielles» proposées par les Majors de la BI. Ces Majors ont su relever le défi de l épuration et de la consolidation de nombreux flux de données disparates, mais se sont révélés inopérants dès lors qu il a fallu extraire des informations des données et en livrer les résultats aux utilisateurs. Les entreprises consacrent actuellement souvent des ressources non négligeables à des équipes de consultants pour générer des rapports à partir de référentiels stratégiques de systèmes d ERP, tels que les commandes, les factures ou les fiches articles, bien souvent avec des résultats très ambigus, pouvant même dans certains cas se révéler désastreux. Et toute tentative de modification a posteriori des structures d analyse et de reporting ne fera qu empirer encore la latence du processus.

5 3 L innovation conduite par l utilisateur n est pas compatible avec les Majors de la BI les informations décrivant l état de l entreprise sont réparties dans de nombreuses applications disparates et les données sont redondantes. ERP SCM CRM HR PLM Le processus d extraction, de transformation et de chargement collecte ces données de manière périodique et les insère dans un entrepôt de données consolidées. Data Warehouse Des technologies complexes sont utilisées pour les analyses OLAP, le reporting et la création de tableaux de bord, afin d analyser et de distribuer les données aux collaborateurs de la communauté. Le service informatique contrôle l ensemble du processus et doit y apporter tous les ajustements nécessaires. Les Majors de la BI desservent un objectif louable dans la plupart des sociétés : consolider les données afin de générer une version unique de la réalité. Toutefois, pour les Majors de la BI, la création de rapports, de tableaux de bord et d autres visualisations des données se révèle trop complexe pour les utilisateurs et donc inaccessible sans l aide du service informatique. Figure 1 : la structure type des Majors de la BI

6 4 Des délais inacceptables Lors d un entretien avec les consultants d une entreprise qui tentait d exploiter un entrepôt de données traditionnel, ces derniers estimaient à une année le délai de création des rapports permettant d assurer le suivi des stocks. Cela aurait peut-être été considéré comme acceptable il y a dix ans, mais est parfaitement inenvisageable dans l univers professionnel tel que nous le connaissons aujourd hui. La Business Intelligence n a bien souvent pas su se montrer à la hauteur de ce que son nom laisse percevoir : elle n a pas su proposer une réelle intelligence aux sociétés, se contentant de fournir des rapports statiques ne mesurant qu une poignée d indicateurs clés de performances (KPI) tout ce qu il y a de plus standard. Elle n a jamais été capable d étendre ses capacités aux cadres dirigeants d une entreprise, qui correspondent pourtant à l entité décisionnelle clé pour laquelle les informations générées par la BI sont les plus indispensables. Plutôt que des rapports détaillés ou des rapports simplifiés à l extrême, les utilisateurs doivent disposer d informations qu ils peuvent analyser et sonder selon leurs propres critères, recherchant ainsi eux-mêmes les réponses à leurs questions. Le potentiel de l ERP à améliorer perpétuellement les performances d une entreprise ne pourra être exploité tant que nous n aurons pas trouvé comment mettre à disposition des utilisateurs les données bloquées dans SAP (ou d autres systèmes apparentés aux Majors de la BI). Comment pouvons-nous leur permettre d effectuer leurs propres associations et des recoupements intuitifs? Les Majors de la BI et le blocage des informations Pourquoi est-il important de permettre aux utilisateurs standards de poser leurs questions et d y répondre eux-mêmes? Lorsque les données sont stockées dans les systèmes des Majors de la BI, elles s y trouvent piégées car seules les personnes disposant de connaissances avancées sur la création de requêtes pourront en extraire des informations. Eric von Hippel, professeur au Massachusetts Institute of Technology (MIT), a adopté l expression de «piégeage des connaissances» pour décrire les informations qui se révèlent difficiles à obtenir, transférer et exploiter dans des contextes autres que celui d où elles proviennent. Mais la haute spécificité de votre environnement de

7 5 travail constitue peut-être la pire forme de piégeage des connaissances. Combien de vos connaissances personnelles et inspirations restent inexprimées? Combien de vos relations professionnelles restent purement informelles et ne figurent sur aucun organigramme? Et comment vous y prendriez-vous pour expliquer ceci à un interlocuteur? Sauriez-vous au moins quelles questions poser? Le piégeage des informations ne correspond pas uniquement aux données au sein de votre système SAP mais est un phénomène endémique à l environnement professionnel que vous analysez. Vue sous cet angle, la raison pour laquelle les Majors de la BI éprouvent tant de difficultés à répondre aux besoins des utilisateurs est simple : le service informatique doit d abord comprendre précisément les besoins des utilisateurs, qui sont des connaissances bloquées ou piégées, puis les communiquer aux analystes qui vont créer les mécanismes et rapports censés répondre à ces besoins. Par essence, ce processus de traduction des besoins peut impliquer une déperdition d informations très importante. Le service informatique ne comprend pas toujours ce que veulent et requièrent les utilisateurs. Si une personne souhaite poser une question, elle doit d abord expliquer cette question à un interlocuteur disposant des compétences pour rédiger la requête et extraire les informations. Le problème ne va ensuite qu en s aggravant, du fait de l intervention d outils complexes d analyse et de reporting, qui augmentent le délai de traitement. C est la raison pour laquelle toute mise en œuvre d un système d ERP ou d une solution de BI génère inévitablement un travail pharaonique pour le service informatique. En effet ce dernier va s efforcer de consolider des informations dont l ampleur est inconnue, et qui sont à la fois décentralisées, déstructurées, inhérentes à la société et particulièrement piégées dans les processus auxquels elles sont associées, dans l espoir de parvenir à mieux les comprendre que les utilisateurs eux-mêmes. Il n est pas impossible de rendre les tableaux de bord classiques fonctionnels, mais cela s avère la plupart du temps extrêmement difficile et frustrant car il faut définir les critères, les transposer dans des tableaux de bord, puis «revoir sa copie» dès lors que des éléments sont perdus au cours du processus de transposition (ce qui engendre ensuite une étape de révision des tableaux de bord concernés).

8 6 Plus d autonomie pour les utilisateurs : l innovation par l utilisateur Eric von Hippel a proposé, pour résoudre les problèmes liés au piégeage des informations, que les utilisateurs fassent le travail eux-mêmes, un concept qu il a baptisé «l innovation conduite par l utilisateur» (voir Figure 2). Il a en effet constaté que les utilisateurs avaient tendance à affiner et optimiser les produits et services afin qu ils répondent au mieux à leurs besoins, pour ensuite transmettre ces optimisations au créateur de la ressource exploitée. Il en conclut que les utilisateurs pourraient ainsi aider leur entreprise à innover plus rapidement et à moindre coût que si elle s appuyait sur le seul service informatique. La clé consiste à mettre les bons outils dans les mains des utilisateurs, un levier inexploité que M. von Hippel a décrit dans ses ouvrages Sources of Innovation et Democratizing Innovation comme la «masse manquante de l innovation». Dès lors, pourquoi ne pas fournir aux utilisateurs métier les moyens d effectuer leurs propres analyses? Grâce à la Loi de Moore 1 et à la baisse des prix de la mémoire vive, il est désormais possible de combiner ERP SAP et d autres systèmes tels que les applications de CRM et de gestion des fournisseurs à des applications telles que, qui s appuient sur des architectures en mémoire associative. Ces outils permettent à n importe quel collaborateur d accéder aux données du système ERP, de créer des associations entre les ensembles de données pertinents et de rechercher des informations, sans aide extérieure. Ces associations peuvent se baser sur la vision commune des données consolidées par les Majors de la BI, ou être définies spontanément par les utilisateurs selon leurs propres intuitions. Avec la possibilité de poser leurs propres questions et d y répondre eux-mêmes, les utilisateurs génèrent des résultats immédiats et n ont plus à attendre un an que les fiches articles soient finalisées. Le déploiement d outils pilotés par l utilisateur, tels que, aboutit à une compréhension foisonnante et soudaine qui déclenche des innovations, car les utilisateurs découvrent dans les données des informations qui étaient jusqu alors masquées, et ils assimilent progressivement le véritable mode de fonctionnement des processus métiers. Ce n est pas seulement le fait d une meilleure vision sur l activité ; le système d ERP 1 Formulée par Gordon Moore, le co-fondateur d Intel, la Loi de Moore définit que la puissance informatique, mesurée par le nombre de transistors pouvant être efficacement placés sur un circuit intégré, double tous les deux ans.

9 7 Développement produit par un expert User IT Dans la plupart des processus de développement et d innovation, le collaborateur doit expliquer ce qu il veut aux technologues qui vont se charger du développement. Le problème réside dans le fait que le transfert des connaissances est incomplet. M. Von Hippel utilise le concept de piégeage des informations pour décrire la nécessaire appréhension du contexte professionnel dans son ensemble. L innovation par l utilisateur Dans le paradigme de l innovation par l utilisateur, ce dernier se voit donner la possibilité d élaborer la solution. Le problème de transfert des informations piégées est du coup éliminé car ces connaissances sont toutes entières à la disposition de la personne élaborant la solution. User De ce fait, le développement ou l innovation produit est basé sur un ensemble de connaissances plus complet. Le problème de piégeage des informations explique pourquoi tant de processus de BI sont si mal effectués. Figure 2 : le piégeage des informations et l innovation par l utilisateur

10 8 lui-même s affine au fil du temps, car les personnes qui l utilisent sont enfin en mesure de voir les résultats de leurs décisions et de leurs actions, et ainsi de voir ce qu ils peuvent faire pour améliorer le système. : l outil qui vous aide à révéler tout le potentiel des Majors de la BI est une application de Business Intelligence d un nouveau genre, construite sur l architecture en mémoire associative. L objectif de est simple : aider les clients à sonder et visualiser les données qui vont leur permettre de trouver euxmêmes les réponses à leurs questions et de partager les connaissances jusqu alors piégées. Étant donné que permet aux utilisateurs de contrôler les moyens permettant de poser des questions et d y répondre, ainsi que les méthodes de construction des tableaux de bord, les avantages du concept d innovation par l utilisateur sont dès lors applicables aux Majors de la BI. La vision alternative de la BI que propose peut se résumer en trois étapes : n Consolidation : identifier les ensembles de données liés, mapper les associations qui existent entre ces ensembles et les charger dans la mémoire. n Recherche : explorer les données à l aide de «listes de sélection» qui proposent les valeurs uniques de chaque champ et qui peuvent être mises en surbrillance et agrégées. Les informations incluses et celles exclues des critères de sélection sont affichées et mises à jour instantanément. n Visualisation : des cartes, des histogrammes et des graphiques associés peuvent être créés et mis à jour instantanément. a pour objectif d augmenter vos chances de faire de véritables découvertes et diminue considérablement la charge de travail inhérente aux Majors de la BI : n Pas de requêtes SQL, pas d intermédiaire. Vous cliquez pour sélectionner les données et cliquez de nouveau pour les désélectionner. n Affichage des données qui correspondent et de celles qui ne correspondent pas. Vous pouvez voir ce qui est mis en évidence et ce qui ne l est pas. Vous pouvez voir quelles données sont exclues et observer ce qui se passe lorsque vous les associez. n Pas d attente Les réponses sont juste devant vous.

11 9 La base de, c est qu un fonctionnement en circuit fermé pour poser des questions et explorer les réponses individuellement permet d obtenir de meilleures réponses, informations et innovations. Pour ce faire, remplace les requêtes et les cubes de base de données par une architecture en mémoire associative. Au lieu de précalculer les réponses, le logiciel charge des ensembles de données en mémoire et mappe les associations entre elles. Avec l architecture associative, le logiciel ne se base pas sur des chemins prédéfinis, ni des précalculs, vous pouvez donc imbriquer autant de critères de mesure et poser autant de questions que vous le souhaitez. Étant donné que tout est effectué en mémoire, les réponses sont renvoyées instantanément et mises à jour continuellement. La qualité de votre système BI ne dépend plus de la qualité du cube construit par le service informatique. Il est aussi efficace que votre question est pertinente. CITO Research est une source d informations, d analyses, de recherches et de connaissances pour les DSI, les directeurs techniques et les professionnels informatiques et autres. CITO Research consulte son public pour saisir les dernières tendances en matière de technologie. Celles-ci sont récupérées, analysées et transmises de manière élaborée pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes épineux des entreprises.