QuickBooks Guide de mise en route. QuickBooks Logiciel comptable MC Pro QuickBooks Logiciel comptable MC de base

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1 MC QuickBooks Guide de mise en route QuickBooks Logiciel comptable MC Pro QuickBooks Logiciel comptable MC de base

2 Droits d auteur Droit d auteur 2001, 2003 Intuit Canada limitée Tous droits réservés. Première impression, juin Intuit Canada limitée Boîte postale 4182 Edmonton, Alberta T6E 5G6 ii

3 Table des matières Chapitre 1 Guide d'installation, 5 Exigences du système, 6 Comment utiliser ce guide?, 7 Installer et enregistrer QuickBooks, 8 Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks, 11 Chapitre 2 Importer et exporter, 15 Convertir les données de Quicken, 16 Importer et exporter, 26 Chapitre 3 Configurer une nouvelle compagnie, 31 Décisions à prendre avant de commencer, 32 Commencer l'entrevue EasyStep, 41 L'Entrevue EasyStep, 43 Dernières étapes de la configuration, 62 Chapitre 4 Principes de base de QuickBooks, 69 Comment naviguer dans QuickBooks?, 70 Information supplémentaire sur l'utilisation de QuickBooks, 74 Obtenir des détails sur votre compagnie, 75 Sauvegarde des données d'entreprise, 79 Mode multi-usager, 81 Suivre et payer la TPS et TVP, 88 Rassembler des renseignements fiscaux, 96 Chapitre 5 Configurer le livre de paye et le suivi des heures de travail, 103 Livre de paye : avant de commencer..., 104 Configurer le livre de paye : un aperçu, 105 Comptes d engagements salariaux et de charges de paye, 108 Configurer vos éléments de paye, 111 Configurer les données des employés, 116 Résumer les montants cumulatifs annuels, 120 Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés, 126 iii

4 Rédiger un chèque de paye, 128 Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux, 132 Remplir le feuillet T4 et le relevé 1, 136 Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement), 140 Installer le compte-heures, 154 Aide-mémoire du compte-heures, 155 Chapitre 6 Multidevises, 157 Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement), 158 Chapitre 7 Renseignements relatifs aux mises à jour, 173 Nouveautés dans QuickBooks Logiciel comptable, 174 Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement), 175 Assembler des articles en stock, 179 Index, 181 Appendice 1 Options de soutien au client, 193 Options de soutien au client et services d'intuit, 194 Pour parler à un représentant du soutien au client, 195 Pour communiquer avec Intuit, 198 iv

5 C h a p i t r e 1 Guide d'installation Exigences du système Comment utiliser ce guide? Installer et enregistrer QuickBooks Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks Comment installer QuickBooks? Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable! Le présent chapitre vous explique comment installer votre nouveau logiciel sur votre ordinateur et vous mettre en route. CHAPTER 1 Le guide de mise en route s'applique à QuickBooks et à QuickBooks Pro. Dans le guide, le terme QuickBooks désigne en général les deux programmes, à moins qu'il n'existe une différence essentielle entre les deux. Dans un tel cas, le logiciel approprié sera indiqué. Si vous utilisez déjà Quicken pour votre comptabilité, veuillez passer à la section intitulée «Convertir les données de Quicken» à la page 16. 5

6 Exigences du système Pour utiliser QuickBooks logiciel comptable, il vous faut ce qui suit : Un ordinateur compatible IBM avec un processeur Pentium ou un autre processeur compabible. Un Pentium de 200 MHz ou mieux est requis. (Un Pentium II de 350 MHz est recommandé.) Au moins 64 Mo de mémoire vive (96 Mo ou mieux recommandé). Un disque dur possédant l'espace requis suivant : Pour installer Dans QuickBooks de base il vous faut Dans QuickBooks Pro il vous faut QuickBooks 200 Mo 205 Mo Le compte-heures N/A 10 Mo Microsoft Internet Explorer Mo 70 Mo Adobe Acrobat Reader Mo 10 Mo Un lecteur CD-ROM à double vitesse (ou mieux). Une carte sonore, si vous comptez utiliser les fonctions sonores. Une carte vidéo et un écran pouvant accepter 256 couleurs VGA; la résolution de l'écran réglée à un minimum de 800 sur 600 pixels est recommandé (lorsque vous sélectionnez l option Petites polices pour l affichage dans le Panneau de configuration). Windows 98, Me, 2000, NT 4.0 (mise à jour 6a) ou XP. Remarque: Si vous exploitez Windows 2000 et que deux ou plusieurs personnes se serviront de QuickBooks, tous les utilisateurs de Windows doivent être configurés à titre de Utilisateur standard (Groupe des utilisateurs avec pouvoirs) ou mieux. Si ce n'est pas le cas, il sera impossible d'exécuter QuickBooks de façon appropriée. Une imprimante pouvant fonctionner avec votre système d'exploitation, si vous comptez imprimer à partir de votre logiciel QuickBooks. Microsoft Word 97 (ou mieux) et/ou Excel 97 (ou mieux), si vous comptez utiliser les les fonctions d'intégration QuickBooks Pro et Microsoft Office (mémoire vive supplémentaire recommandée). Microsoft Outlook 97 (ou mieux) ou Symantec ACT! 3.08, 4.02 ou Interact 2000, si vous comptez synchroniser QuickBooks Pro et votre gestionnaire de contacts (mémoire vive supplémentaire recommandée). Une connexion Internet et un compte auprès d'un fournisseur Internet, si vous comptez utiliser les fonctions en ligne de QuickBooks ou télécharger des mises à jour ou les tables d'impôt pour le livre de paye. Un logiciel de messagerie compatible avec MAPI (tel que Microsoft Outlook mais non Microsoft Outlook Express) si vous comptez envoyer les formulaires de vente à vos clients par courriel (mémoire vive supplémentaire recommandée). 6 CHAPITRE 1 Guide d installation

7 Comment utiliser ce guide? Utilisez-vous QuickBooks ou Quicken pour gérer votre entreprise? Non Lisez la section intitulée «Installer et enregistrer QuickBooks» à la page 8. Oui Utilisez-vous QuickBooks? Oui S'agit-il de QuickBooks pour Windows 4.0 ou mieux? Non S'agit-il de QuickBooks pour Macintosh? Non S'agit-il d'une version antérieure de QuickBooks pour Windows ou DOS? Oui Oui Oui Non Lisez la section intitulée «Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks» à la page 11. Appelez le soutien au client pour obtenir de l'aide (voir page 198). Utilisez-vous Quicken? Oui Consultez la section intitulée «Convertir les données de Quicken» à la page 16. Non Utilisez-vous Simple Comptable? Oui Installez QuickBooks, créez un nouveau fichier, puis consultez la section intitulée «Importer et exporter» à la page 26. Comment utiliser ce guide? 7

8 Installer et enregistrer QuickBooks Si vous effectuez une mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks, consultez d'abord les renseignements essentiels à la page 11 avant de continuer. Si vous transférez vos données de Quicken, consultez d'abord les renseignements essentiels à la page 16 avant de continuer. Installation de QuickBooks sur votre ordinateur Remarque: Pour pouvoir utiliser QuickBooks logiciel comptable, Microsoft Internet Explorer 5.5 (ou supérieur) doit être installé sur votre ordinateur, même si vous n'avez pas de connexion Internet. Si vous n'avez pas Internet Explorer 5.5, le programme d'installation QuickBooks installera ce programme pour vous. Si vous avez une version antérieure de Internet Explorer, le programme d'installation effectuera une mise à niveau vers la version 6.0 (ou mieux). Si le navigateur qui est installé sur votre ordinateur n'est pas Internet Explorer, le progamme d'installation installera Internet Explorer 5.5 sans toucher à votre navigateur. 1 Fermez toutes les applications, y compris les programmes anti-virus (certains programmes de la sorte peuvent faire obstacle au processus d'installation du programme d'installation). 2 Insérez le CD-ROM QuickBooks dans votre lecteur. En général, l'installation du programme commence automatiquement. Si ce n'est pas le cas, dans le menu Démarrer, sélectionnez Exécuter. Inscrivez la lettre correspondant à votre lecteur de CD-ROM, suivi de :\autorun.exe, puis cliquez sur OK (par exemple, d:\autorun.exe). 3 Dans la fenêtre d'installation, cliquez sur Installer QuickBooks. 4 Dans la fenêtre du code d'identification pour l'installation, inscrivez votre code d'identification, puis cliquez sur Suivant. Vous trouverez votre code d'identification dans l un des emplacements suivants: au dos du guide de mise en route, sur l'enveloppe contenant votre CD-ROM QuickBooks, ou sur une carte qui a été incluse dans la boîte du CD-ROM QuickBooks. Si vous ne trouvez pas votre code d'identification ou si celui-ci est indéchiffrable, veuillez appeler le Service à la clientèle d'intuit (voir page 200). Il vous faudra fournir votre preuve d'achat pour obtenir un autre code d'identification. Si vous avez acheté plusieurs copies de QuickBooks Pro qui feront partie d'un même réseau, il vous faudra entrer un code d'identification distinct pour chacune de ces copies. Conseil: Il vous est recommandé d'inscrire votre code d'identification dans le guide de mise en route au cas où vous perdriez l'étiquette où figure ce code. 8 CHAPITRE 1 Guide d installation

9 5 Dans la fenêtre configuration, choisissez l'une des options suivantes : Express: Pour installer QuickBooks dans le répertoire implicite (en général, c:\fichiers programmes\intuit\quickbooks) ou, si vous effectuez une mise à niveau, dans le répertoire de votre version antérieure de QuickBooks (par exemple, c:\qbooksw). Personnalisé: Pour installer QuickBooks dans un répertoire autre que le répertoire implicite. 6 Cliquez sur Suivant. La Convention de licence s'affiche à l'écran. 7 Après avoir lu celle-ci, seléctionnez J'accepte, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre de copie des fichiers s'affiche à l'écran. 8 Cliquez sur Suivant. Le programme d'installation commencera à installer QuickBooks. Une fois l'installation de base terminée, le contrat de licence d'utilisation s'affiche à l'écran. 9 Si vous ne l'avez pas déjà fait, lisez le contrat puis cliquez sur Oui. Il vous est maintenant possible d'installer d'autres composants, comme le Compteheures (un programme distinct qui est inclus dans QuickBooks Pro et qui effectue le suivi des heures de travail des employés et des sous-traitants). Conseil: Pour démarrer QuickBooks, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau, ou dans le menu Démarrer, choisissez le groupe de programmes QuickBooks, puis QuickBooks. Étape suivante Maintenant que vous avez installé QuickBooks, vous êtes prêt à configurer votre compagnie. L'Entrevue EasyStep vous guide d'une étape à l'autre du procédé de configuration en vous posant de simples questions sur votre entreprise. Pour vérifier les renseignements dont vous aurez besoin pour procéder à l'entrevue EasyStep, lisez la section intitulée «Configurer une nouvelle compagnie» à la page 31. Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des fonctions importantes de QuickBooks, lisez la section intitulée «Principes de base de QuickBooks» à la page 69. Installer et enregistrer QuickBooks 9

10 Enregistrement de QuickBooks Vous pouvez ouvrir un maximum de 15 sessions QuickBooks avant de devoir l'enregistrer. Suite à votre 15ième session, il vous faudra enregistrer votre logiciel pour pouvoir continuer à l'utiliser. Il vous est recommandé d'enregistrer votre produit au plus tôt. Ceci vous permettra de profiter de toute mise à jour et offre spéciale disponibles. QuickBooks affichera un message de rappel d'enregistrement de temps à autre. Si vous choisissez de ne pas enregistrer votre logiciel à l'affichage de cette fenêtre, cliquez sur Me rappeler plus tard. Si vous choisissez d'enregistrer votre logiciel à une date ultérieure, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez l'enregistrer: En ligne: ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer QuickBooks. Dans la fenêtre d'enregistrement du produit, cliquez sur En ligne et suivez les instructions à l'écran. Par téléphone : ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer QuickBooks. Appelez ensuite sans frais le service d'enregistrement de QuickBooks. Conseil: Inscrivez votre numéro d'enregistrement sur la page de titre du guide de mise en route. Il vous faudra fournir ce numéro si vous appelez le soutien au client ou si vous décidez de vous inscrire au service de livre de paye de QuickBooks. Pour vérifier votre numéro d'enregistrement, choisissez À propos de QuickBooks dans le menu Aide. Si vous utilisez plusieurs copies de QuickBooks Pro dans un même réseau, vous devez enregistrer chaque copie séparément à l'aide d'un numéro d'enregistrement distinct. S'il vous faut réinstaller QuickBooks Il vous faudra peut-être réinstaller QuickBooks si votre ordinateur vous pose des problèmes ou si vous croyez que votre programme QuickBooks est endommagé. Comme le processus de réinstallation n'a aucun effet sur vos données, celles-ci resteront intactes. La réinstallation s'effectue de la même façon que l'installation de QuickBooks (voir «Installation de QuickBooks sur votre ordinateur» à la page 8). Lorsque le programme d'installation vous invitera à entrer votre code d'identification, inscrivez le code que vous avez entré lors de l installation initiale de QuickBooks. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer QuickBooks de nouveau, à moins d'avoir réinstallé le logiciel sur un autre ordinateur. Une fois la réinstallation terminée, QuickBooks recherchera les fichiers de données dans le répertoire implicite. Si vos fichiers de données se trouvent dans un autre répertoire, il vous faudra sélectionner «Choisir une compagnie» pour indiquer à QuickBooks l'emplacement de vos fichiers. Remarque: Si vous installez une mise à jour corrective de QuickBooks mais que vous réinstallez le logiciel ultérieurement, vous devrez également réinstaller la mise à jour. 10 CHAPITRE 1 Guide d installation

11 Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks Si vous avez utilisé une version antérieure de QuickBooks, vous pouvez transférer vos fichiers existants dans QuickBooks logiciel comptable. Avant d'effectuer une mise à niveau vers QuickBooks logiciel comptable, vous devriez : 1 Sauvegarder vos fichiers à l'aide de disquettes neuves (ou de tout autre moyen de sauvegarde habituel). Assurez-vous de bien marquer vos disquettes et de les placer en lieu sûr. Pour obtenir des précisions sur la façon de sauvegarder vos fichiers, consultez les instructions qui accompagnent la version antérieure de votre logiciel QuickBooks. 2 Créer et imprimer une Balance de vérification pour votre compagnie. Pour obtenir des précisions sur la façon d'imprimer une Balance de vérification, consultez les instructions qui accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks. Une fois que vous aurez effectué la mise à niveau, créez et imprimez la Balance de vérification une seconde fois dans QuickBooks logiciel comptable (dans le menu Rapports, sélectionnez Comptabilité et impôt, puis Balance de vérification). Comparez les deux rapports afin de vous assurer que tous vos comptes aient bien été convertis. 3 Vérifier le fichier de votre compagnie dans la version antérieure de votre logiciel. Sélectionnez Utilitaires dans le menu Fichier, puis Vérifier. Si vous avez une version plus ancienne de QuickBooks, consultez la documentation qui l'accompagne afin d'obtenir des instructions. QuickBooks logiciel comptable peut automatiquement mettre à jour les données qui ont été créées à l'aide de QuickBooks 2000, 6.0 ou supérieur. Processus d'installation Lors de l'installation de QuickBooks logiciel comptable, le programme d'installation recherche toute version antérieure du logiciel sur votre disque dur. S'il en existe une, votre nouvelle version sera installée automatiquement dans le répertoire contenant l'ancienne version du logiciel. À moins que vous ne changiez de répertoire lors de l'installation, QuickBooks logiciel comptable remplacera automatiquement toute version antérieure du programme. Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 11

12 Si vous n'avez pas téléchargé la dernière mise à jour disponible pour votre ancienne version de QuickBooks, le programme d'installation installera celleci avant de procéder à l'installation de QuickBooks logiciel comptable. Suite à ce procédé, votre ancienne version de QuickBooks démarrera et le dernier fichier sur lequel vous avez travaillé sera mis à jour. Veuillez noter que vous devrez ouvrir tout autre fichier, s'il y a lieu, et le mettre à jour. Une fois que tous vos fichiers seront à jour, quittez l'ancienne version de QuickBooks et lancez de nouveau le programme d'installation de QuickBooks logiciel comptable. Pour mettre à niveau QuickBooks : 1 Installez QuickBooks selon les directives dans ce chapitre. 2 Une fois le programme d installation terminé, vous serez incité à redémarrer votre ordinateur. Cliquez sur Redémarrer. 3 Lors du redémarrage de votre ordinateur, cliquez deux fois sur l icône de QuickBooks pour lancer le logiciel. 4 QuickBooks cherchera le fichier d une compagnie existante. Si QuickBooks ne trouve pas le fichier de votre compagnie, sélectionnez Ouvrir une compagnie existante dans la fenêtre d accueil, puis cliquez sur OK. Ensuite cherchez le fichier de votre compagnie, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Si QuickBooks détermine que le fichier de votre compagnie a été créé utilisant une version antérieure de QuickBooks, l utilitaire de mise à niveau démarrera. Cet utilitaire mettra à niveau le format du fichier de votre compagnie pour qu il puisse être ouvert dans cette version de QuickBooks. 5 Dans la fenêtre Mise à niveau du fichier de compagnie à la nouvelle version, entrez Oui et cliquez sur OK pour commencer la mise à niveau du fichier. Après la mise à niveau, il se peut que vous deviez restaurer les données de quelques fichiers de compagnie. Ce processus peut prendre plus de 30 minutes selon la taille du fichier de votre compagnie. 6 Dans la fenêtre Copie de sûreté QuickBooks, faites ce qui suit : Dans le champ Nom de fichier, gardez le nom implicite ou entrez un nouveau nom pour le fichier de sauvegarde. Si vous ne voulez pas sauvegarder votre fichier dans l emplacement implicite, cliquez sur Parcourir pour en chercher un autre. Cliquez sur OK. Pour ouvrir ce fichier de sauvegarde ultérieurement, utilisez la fonction Restaurer. QuickBooks commencera à mettre à niveau votre fichier de compagnie et créera un fichier de sauvegarde dans l emplacement désigné. Si le fichier de votre compagnie est volumineux, il faudra peut-être du temps pour faire cela. Il ne faut pas interrompre QuickBooks, ni éteindre l ordinateur, avant que le processus soit terminé. Si la mise à niveau ne réussi pas, consultez le processus à la page 13 pour régler le problème. Vous pouvez aussi communiquez avec le soutien au client (consultez la page 198) pour plus de renseignements. 12 CHAPITRE 1 Guide d installation

13 7 Une fois la conversion terminiée, cliquez sur OK. L utilitaire de mise à niveau se fermera. 8 Si vous voulez vérifier vos données : Dans le menu Fenêtre, sélectionnez Tout fermer. Dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, puis Vérifier les données. Si un problème est découvert lors de la vérification, suivez les directives affichées à l écran ou communiquez avec le soutien au client (consultez la page 198). 9 Enregistrez cette version de QuickBooks selon les directives dans ce chapitre. Si un problème se produit lors de la mise à jour S'il vous est impossible de mettre à jour le fichier de votre compagnie à partir d'une version plus ancienne de QuickBooks, suivez les étapes ci-dessous. Si ce processus ne fonctionne pas, communiquez avec le soutien au client (voir page 198). 1 Réinstallez votre ancienne version de QuickBooks dans un nouveau répertoire. 2 Installez toute mise à jour disponible. 3 Lancez l'ancienne version de QuickBooks, puis restaurez la copie de sauvegarde que vous avez créée lors de l'installation de votre nouveau logiciel. (Pour obtenir des précisions sur la façon de restaurer une copie de sauvegarde, consultez les instructions qui accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks.) 4 Dans le menu Window, sélectionnez Close All. 5 Sélectionnez l'utilitaire de restauration. (Pour les utilisateurs de versions plus récentes de QuickBooks, dans le menu File, sélectionnez Utilities, puis Rebuild afin de lancer l'utilitaire de restauration. Si vous avez une version plus ancienne de QuickBooks, consultez la documentation qui l'accompagne afin d'obtenir des instructions. Ce processus exige que vous créiez plusieurs copies de sauvegarde. Assurez-vous de ne pas remplacer la copie de sauvegarde que vous avez utilisée à l'étape 3! Nous vous conseillons de recourir à des disquettes neuves pour chaque copie de sauvegarde que vous faites, ou d'utiliser un nom distinct pour chaque copie de sauvegarde si vous placez vos fichiers sur votre disque dur. 6 Une fois la restauration terminée, sauvegardez le fichier restauré. 7 Quittez l'ancienne version de QuickBooks. (Vous pouvez la désinstaller si vous le désirez). 8 Réinstallez QuickBooks logiciel comptable dans le répertoire d'origine (voir la page 10 pour obtenir des instructions d'installation). 9 Une fois l'installation terminée, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau afin de lancer votre nouveau logiciel. Si la fenêtre de bienvenue s'affiche, cliquez sur Annuler. 10 Dans le menu Fichier, choisissez Restaurer. 11 Recherchez la copie de sauvegarde du fichier restauré de votre compagnie (que vous avez créé à l'étape 5), sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. 12 Restaurez et mettez à jour le fichier de votre compagnie en suivant les instructions à l'écran. Si vous rencontrez des problèmes au cours de ce processus, communiquez avec le soutien au client. (voir page 198). Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 13

14 14 CHAPITRE 1 Guide d installation

15 C h a p i t r e 2 Importer et exporter Convertir les données de Quicken Importer et exporter Exporter des données pour un comptable (Assistant comptable) Comment importer vos données dans QuickBooks? Nous vous félicitons d'avoir choisi QuickBooks! À l'aide de cet outil, vous pourrez bientôt gérér votre entreprise avec plus de facilité. Pour vous mettre en route, il faudrait d'abord transférer les données de votre ancien logiciel de comptabilité. Le présent chapitre vous explique comment transférer vos données dans QuickBooks. CHAPTER 2 15

16 Convertir les données de Quicken Cette section explique comment convertir vos données Quicken en données QuickBooks et fournit des différences entre les programmes. Après avoir terminé le processus de conversion, il faudra que vous apportiez quelques changements à votre nouvelle entreprise QuickBooks afin de pouvoir profiter des fonctions offertes par QuickBooks et non par Quicken. Avant de convertir vers QuickBooks logiciel comptable, sauvegardez votre fichier de données Quicken. Pour obtenir des instructions, consultez les documents relatif au logiciel Quicken. Préparer vos données Quicken en vue de la conversion Pour que la transition vers QuickBooks ne produise pas d'erreurs, il est possible que vous deviez modifier votre liste de comptes Quicken, votre liste d'opérations mémorisées et le nom des clients figurant dans les opérations de comptes débiteurs (comptes clients). Remarque: Si vous voulez utiliser ces données dans Quicken (p. ex. si vous unissez vos finances d'entreprise et vos finances personnelles dans votre fichier Quicken), faites une copie du fichier Quicken avant d'apporter des modifications. Convertir seulement les comptes que vous voulez utiliser dans QuickBooks Avant d'effectuer la conversion vers QuickBooks, supprimez tous les comptes Quicken dont vous n'aurez pas besoin dans QuickBooks. (La suppression des comptes contenant des opérations peut se faire dans Quicken; toutefois, cette fonction ne vous est pas disponible dans QuickBooks. Il est donc plus facile de retirer les comptes non voulus avant la conversion vers QuickBooks.) Nous vous recommandons de supprimer les comptes de votre fichier Quicken si l'une des situations suivantes s'applique à vous : Vous avez des comptes personnels ainsi que des comptes d'entreprise dans votre fichier Quicken. Vous avez des comptes de placements dans votre fichier Quicken. Si vous ne supprimez pas vos comptes de placements, ils seront convertis en comptes d'actif à court terme hors catégorie. Il en est ainsi parce que QuickBooks et Quicken n'effectuent pas le suivi des placements de la même manière. Deux options s'offrent à vous : Vous pouvez conserver les comptes d'actif à court terme hors catégorie de Quick- Books afin d'inclure la valeur de vos placements dans votre bilan QuickBooks. En pareil cas, il est conseillé d'effectuer le suivi de vos placements à l'aide de Quicken et de mettre à jour régulièrement le solde des comptes d'actif à court terme hors catégorie de QuickBooks. 16 CHAPITRE 2 Importer et exporter

17 Vous pouvez supprimer les comptes de placements du fichier Quicken de sorte qu'ils ne soient pas transférés dans QuickBooks et puis continuer à effectuer le suivi des placements dans Quicken. (Les placements demeureront dans la sauvegarde des données Quicken que vous avez créée.) Réviser les opérations mémorisées et les opérations à venir Si certaines opérations à venir dans votre fichier Quicken sont échues, enregistrez-les avant la conversion. Par exemple, imprimez les chèques que vous avez configurés à l'avance. Si la fonction Saisie Rapide de Quicken, qui mémorise chaque opération effectuée, est inactive, QuickBooks convertira à la fois les opérations mémorisées et celles qui sont à venir. Toutefois, si cette option est active, QuickBooks convertira seulement les opérations à venir et les groupes d'opérations. Il ne convertira pas les opérations mémorisées uniques. S'il existe des opérations mémorisées dans Quicken que vous ne désirez pas entrer à nouveau dans QuickBooks, exécutez l'une des tâches suivantes : Désactivez la fonction Saisie Rapide, qui mémorise chaque opération effectuée dans Quicken. Si votre liste d'opérations mémorisées contient une multitude d'opérations, retirez celles qu'il ne vous faudra pas dans QuickBooks; ou Organisez ces opérations dans un groupe d'opérations dans Quicken. QuickBooks convertit toujours les opérations regroupées. Une fois la conversion terminée, vous pouvez retirer les opérations mémorisées de leur groupe et les utiliser comme vous le faisiez dans Quicken. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes d'opérations dans Quicken, consultez les documents relatifs au logiciel Quicken. Remarque: Étant donnée que les opérations mémorisées des comptes créditeurs Quicken se transféreront mal dans les comptes fournisseurs QuickBooks, il est recommandé de les supprimer avant de convertir vos données. Pour en savoir plus sur Les groupes d'opérations dans QuickBooks Rechercher l'index d'aide opérations mémorisées Convertir les données de Quicken 17

18 Classer automatiquement le nom des clients Lorsque vous transférez les données de Quicken dans QuickBooks, les noms qui figurent dans le relevé de comptes clients deviennent les clients, alors que les opérations deviennent les factures et paiements. Si, dans Quicken, vous avez involontairement attribué des noms différents à un même client, QuickBooks ne peut pas lier les factures aux paiements des clients. Par exemple, si l'un de vos clients s'appelle Éric Larivière et É. Larivière, modifiez l'épellation de son nom de sorte qu'il n'en ait qu'un seul. La modification doit se faire dans Quicken avant la conversion. Convertir les données de Quicken dans QuickBooks Au cours du processus de conversion des données de Quicken, les données ne sont aucunement modifiées. De plus, QuickBooks ne crée aucun lien entre les données de Quicken et votre nouvelle compagnie de QuickBooks. Il crée plutôt de nouveaux fichiers de données que vous pouvez utiliser. Si vous utilisez Quicken 5.0 ou supérieur pour Windows, Quicken pour DOS ou Quicken pour Macintosh, communiquez avec notre département de soutien au client pour obtenir plus d'instructions (voir page 198). Quicken 2001, 2000, 98 et 6.0 pour Windows QuickBooks peut convertir les données des versions de Quicken ci-dessus. 1 Assurez-vous que Quicken est fermé. 2 Installez QuickBooks logiciel comptable selon les instructions d'installation à la page 8. 3 Dès que l'assistant aura terminé l'installation, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau pour démarrer votre nouveau logiciel. 4 Exécutez l'une des tâches suivantes : Dans la fenêtre «Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable», sélectionnez Convertir un dossier Quicken en QuickBooks, puis cliquez sur OK; ou Dans le menu Fichier, choisissez Utilitaires, puis Convertir les données de Quicken. 5 Recherchez votre fichier Quicken, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir. 6 Suivez les instructions de conversion à l'écran. Si l'accès aux données de Quicken est protégé par un mot de passe, QuickBooks vous demandera de l'entrer. Il faudra ensuite retirer le mot de passe. 7 Enregistrez QuickBooks logiciel comptable. Pour obtenir des instructions d'enregistrement, consultez la page CHAPITRE 2 Importer et exporter

19 Mise au point des données après la conversion vers QuickBooks Après la conversion des données à partir de Quicken, vous devrez peut-être y apporter des modifications supplémentaires avant d'utiliser QuickBooks. Modifier la Liste Autres À la fin de la conversion des données de Quicken, on vous demande de choisir vos comptes clients. Tel n'est pas le cas si vous utilisez Quicken de luxe. Lorsque le processus de conversion prend fin, QuickBooks vous fournit une liste des noms auxquels vous avez versé des paiements mais que vous n'avez pas utilisés dans vos comptes clients. En plus de comprendre le nom des clients, des fournisseurs et des employés, cette liste peut également fournir certains détails comme «Dépôt», «Virement» et «Intérêts». Modifiez les noms qui figurent dans cette liste pour qu'ils représentent le type correct. (Si vous préférez ne pas modifier les noms maintenant, ils demeureront dans la Liste Autres et vous pourrez les changer ultérieurement.) Toute modification apportée à la catégorie d'un nom est définitive. Vous pouvez déplacer des noms de la Liste Autres vers la Liste de fournisseurs, la Liste de projets/clients ou la Liste d'employés. Notez qu'un déplacement quelconque est définitif. Si vous n'êtes pas certain de vouloir modifier un nom maintenant, il vaut mieux de ne pas le modifier. Remarque: Si vous désirez utiliser les comptes fournisseurs de QuickBooks, assurez-vous de déplacer les bénéficiaires dans Quicken (autres que les employés) de la Liste Autres vers la Liste de fournisseurs. Pour obtenir plus de renseignements, consultez «Convertir aux comptes fournisseurs de QuickBooks» à la page 23. Modifier la catégorie des noms : Dans la fenêtre Changer la catégorie des noms, sélectionnez la colonne correspondante vers laquelle vous désirez déplacer chaque nom. Lorsque les noms sont bien marqués, cliquez sur OK. Convertir les données de Quicken 19

20 Pour rétablir toutes les coches dans la colonne Noms divers, cliquez sur Restaurer. Variante du même nom S'il existe une variante du même nom (par exemple, Marie Beaulieu, Marie-Hélène Beaulieu et Marie-Hélène A. Beaulieu), QuickBooks catégorisera chaque variante du nom dans la colonne intitulée Autre. En utilisant QuickBooks, il est impossible de supprimer un nom qui figure dans une opération. Vous pouvez cependant fusionner les noms afin d'abréger la Liste Autres. Fournir les renseignements sur votre compagnie Dans le menu Compagnie, choisissez Info sur la compagnie et remplissez les champs qui se rapportent à votre compagnie. Si vous voulez que QuickBooks effectue le suivi des renseignements fiscaux, dans le menu déroulant, sélectionnez le formulaire d'impôt que vous aurez à remplir. Activer les fonctions QuickBooks dont vous vous servirez Dans le menu Édition, choisissez Préférences et sélectionnez les options qui vous seront utiles. Si vous percevez de vos clients la taxe sur les ventes (TPS, TVQ, TVP ou TVH), activez la fonction Effectuer le suivi de la TPS/TVP. Après avoir fermé la fenêtre Préférences, vous devriez confirmer que les codes des taxes implicites sont corrects. Pour ce faire, dans le menu Listes, choisissez Liste de codes des taxes. Cliquez deux fois sur les codes des taxes à modifier. Pour obtenir plus de renseignements sur le suivi de la TPS/ TVP, consultez la section intitulée «Suivre et payer la TPS et TVP» à la page 88. Si vous effectuez le suivi de l'inventaire ou si vous créez des bons de commande, sélectionnez l'option relative aux bons de commande et à l'inventaire. 20 CHAPITRE 2 Importer et exporter

21 Si vous comptez utiliser QuickBooks aux fins du livre de paye, vous devez d'abord vous inscrire au Service de livre de paye de QuickBooks afin de pouvoir activer les préférences ayant trait au livre de paye. Pour en savoir plus sur la configuration du livre de paye, consultez la section intitulée «Configurer le livre de paye : un aperçu» à la page 105. Pour en savoir plus sur L'établissement des préférences Le suivi de l'inventaire Rechercher l'index d'aide préférences inventaire, suivi Réactiver vos comptes de télétraitement bancaire Si vous êtes abonné à un service de télétraitement bancaire, il faudra que vous réactiviez vos comptes en ligne après les avoir importés dans QuickBooks. Recourez à l'assistant de configuration pour réactiver les comptes en ligne. Pour lancer l'assistant, dans le menu Activités bancaires, choisissez Configurer les services en ligne, puis Inscription au télétraitement bancaire. Rajuster votre solde d'ouverture du compte de capital Dans QuickBooks, le solde d'ouverture du compte de capital sera automatiquement créé. Lorsque vous configurez un nouveau compte et introduisez son solde d'ouverture, QuickBooks entre le montant du solde dans le compte «Solde d'ouverture du compte de capital» afin de solder vos comptes. Vous pouvez choisir de ne pas modifer le solde d'ouverture du compte de capital ou vous pouvez en virer des fonds vers d'autres comptes de capital. Pour en savoir plus sur La répartition du capital avant la date de début Le virement des fonds du compte de capital vers d'autres comptes de capital Rechercher l'index d'aide solde d'ouverture du compte de capital capital, virement à partir du compte «Solde d'ouverture du compte de capital» Convertir les données de Quicken 21

22 Comment QuickBooks convertit-il les opérations des comptes clients? Les opérations contenues dans vos comptes débiteurs Quicken sont converties de la manière suivante : Cet élément des comptes débiteurs Quicken... Chaque opération qui augmente le solde des comptes débiteurs Chaque opération qui diminue le solde des comptes débiteurs et qui ne comprend qu'une répartition Chaque opération qui diminue le solde des comptes débiteurs et qui comprend plusieurs répartitions Chaque bénéficiaire Chaque catégorie...est converti dans QuickBooks en : une facture à émettre à un client un paiement d'un client une note de crédit à émettre à un client un client dont le nom figure dans la liste Client:projet un élément de la Liste d'articles et un compte de produits du plan comptable QuickBooks règle d'abord les factures impayées les plus récentes d'un client. Grâce au processus de conversion, vous n'avez pas à saisir toutes les opérations des comptes débiteurs. Toutefois, vous devrez peut-être apporter des modifications aux données converties. Par exemple, si la catégorie que vous utilisiez pour effectuer des opérations de comptes débiteurs se nommait «Revenus des ventes», vous attribueriez un nom à cette même catégorie afin de représenter le produit ou service vendu, comme «Heures de consultation». Notez que ceci est une suggestion et que vous n'avez pas besoin de renommer la catégorie «Revenus des ventes». Vous pouvez effectuer ces changements à une date ultérieure. À l'aide de QuickBooks, toute modification peut se faire en tout temps. Pour en savoir plus sur Les articles de QuickBooks L'utilisation des comptes clients Rechercher l'index d'aide articles, à propos des comptes clients 22 CHAPITRE 2 Importer et exporter

23 Convertir aux comptes fournisseurs de QuickBooks Si vous utilisiez Quicken de luxe 2001, il se peut que vous disposiez d'un compte créditeur. QuickBooks convertit dans votre journal les opérations du compte créditeur en opérations historiques. Ces opérations détaillent la nature de vos dettes ainsi que les personnes envers lesquelles vous les avez. Elles ne figureront pas dans vos comptes fournisseurs QuickBooks. Si vous vous trouvez dans cette situation, effectuez le suivi des règlements des factures impayées tout comme vous le faisiez dans Quicken. À partir de maintenant, entrez les nouvelles factures dans la fenêtre Entrer une facture à payer (QuickBooks configure automatiquement un nouveau compte fournisseur lorsque vous entrez une facture pour la première fois). Dans toute autre version de Quicken, les documents informatifs expliquent la configuration des comptes créditeurs selon les méthodes de la comptabilité de caisse et de la comptabilité d'exercice dans Quicken. Si vous avez opté pour la méthode de la comptabilité de caisse dans Quicken, il est recommandé d'utiliser un compte bancaire et de rédiger des chèques postdatés. Par contre, si vous avez choisi la méthode de la comptabilité d'exercice, Quicken vous recommande d'utiliser un compte de passif divers. Peu importe la méthode de comptabilité, la transition vers les comptes fournisseurs de QuickBooks s'effectue de la même manière. Si vous rédigez des chèques postdatés pour effectuer le suivi des factures, traitez les chèques que vous avez déjà entrés de la même façon que dans Quicken. Dans Quicken, si vous vous servez d'un compte de passif divers en tant que compte créditeur, celui-là deviendra un compte de passif divers à court terme. Peu importe la méthode de comptabilité que vous utilisiez dans Quicken, entrez désormais les nouvelles factures dans la fenêtre Entrer une facture à payer. Cette fenêtre utilise les comptes fournisseurs pour effectuer le suivi de vos factures. Deux choix de configuration de ce compte s'offrent à vous : Vous pouvez utiliser le compte de passif divers à court terme seulement pour les factures impayées actuelles et permettre à QuickBooks de configurer un nouveau compte fournisseur pour vous; ou La première fois que vous utiliserez la fenêtre Entrer une facture à payer, un nouveau compte qui se nomme «Comptes fournisseurs» sera ajouté à votre plan comptable. Vous pouvez déplacer les opérations du compte de passif divers à court terme vers un compte fournisseur (consultez la section ci-après). Convertir les données de Quicken 23

24 Déplacer le compte de passif divers à court terme vers le compte fournisseur : 1 Dans Quicken, créez un rapport qui fournit le total des sommes que vous devez à chaque fournisseur. Sélectionnez la période du rapport Toutes les dates. Imprimez le rapport à titre de référence. 2 Exécutez QuickBooks logiciel comptable. 3 Dans le menu Activités bancaires, choisissez Écriture au journal. 4 Effectuez les tâches suivantes à la première ligne : Dans le champ Compte, choisissez Comptes fournisseurs dans la liste déroulante. Dans le champ Nom, choisissez le nom du fournisseur. Dans le champ Crédit, inscrivez le solde d'ouverture. Vous aurez à saisir un solde pour chaque fournisseur. 5 Effectuez les tâches suivantes à la seconde ligne : Dans le champ Compte, choisissez Compte de passif divers à court terme dans la liste déroulante. Dans le champ Débit, inscrivez le même montant que vous avez inscrit dans le champ Crédit. 6 Cliquez sur Enregistrer et fermer. Changer les bénéficiaires en fournisseurs dans QuickBooks Déplacez les bénéficiaires (Quicken) de la liste Autres vers la liste de fournisseurs. Vous devez également supprimer et entrer de nouveau les opérations mémorisées qui ont été converties à partir des comptes créditeurs de Quicken. Il en est ainsi parce que les comptes créditeurs de Quicken se transfèrent mal dans les comptes fournisseurs de QuickBooks. Pour en savoir plus sur Le déplacement des noms de la Liste Autres vers d'autres listes La suppression d'une opération mémorisée Les comptes fournisseurs de QuickBooks Rechercher l'index d'aide liste Autres opérations mémorisées, suppression comptes fournisseurs 24 CHAPITRE 2 Importer et exporter

25 Peut-on utiliser Quicken pour effectuer d'autres opérations? Au cours de l'importation, QuickBooks ne modifie aucunement les données qui sont contenues dans le fichier original de Quicken. Par ailleurs, QuickBooks ne crée pas de lien entre le fichier Quicken et la nouvelle compagnie de QuickBooks. Ainsi, il vous est possible de continuer à utiliser votre fichier original dans Quicken. Lorsque vous utilisez QuickBooks pour des raisons d'entreprise, nous vous conseillons de vous servir de Quicken pour la gestion de vos finances personnelles et des comptes de placements. Il vous est déconseillé d'utiliser les services de télétraitement bancaire pour le même compte par l'entremise des deux logiciels. Si vous effectuez le suivi d'un même compte à l'aide de Quicken et de QuickBooks, vous ne pouvez profiter des services de télétraitement bancaire que dans un seul programme. Par exemple, si vous essayez de faire des opérations de télétraitement bancaire pour le même compte au moyen des deux logiciels, vos opérations seront mal effectuées. Voici une liste de certaines opérations financières personnelles qui s'effectuent uniquement dans Quicken : Le suivi des placements Quicken offre des fonctions qui vous permettent d'effectuer le suivi des placements et de créer des rapports. Par exemple, il met à jour la valeur marchande des cours d'actions les plus récents et crée des rapports de rendement total annuel moyen, des rapports de gains en capital et des rapport de revenus de placements. L'amortissement des prêts hypothécaires Chaque fois que vous inscrivez un remboursement de prêt, Quicken met à jour le nombre de paiements effectués et calcule le montant imputé sur le capital et sur les intérêts. La création de rapports de finances personnelles Quicken peut créer de nombreux rapports prédéfinis pour votre usage. Convertir les données de Quicken 25

26 Importer et exporter Importer à partir d'autres logiciels QuickBooks peut importer des données à partir de certains programmes de comptabilité, tel Simple comptable (versions 5.0, 6.0 et 7.0 seulement). Pour lancer l'assistant d'importation, dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, Importer, puis choisissez le programme depuis lequel vous désirez importer des données. Pour obtenir de l'aide, cliquez sur le bouton Aide. Si vous utilisez QuickBooks Pro, vous pouvez importer les contacts de Microsoft Outlook ou de Symantec ACT et ce, à l'aide de quelques simples clics de la souris! (voir page 27). Pour tout autre logiciel, QuickBooks importe les données sous format IIF (Intuit Interchange Format). Il s'agit là d'un type de fichier texte spécial (ASCII ) dont les en-têtes indiquent à QuickBooks le genre d'information contenue dans le fichier. (Notez que ce format diffère de celui des fichiers.qif, qui sont générés par Quicken.) Si vous souhaitez importer des données à partir d'un autre logiciel, créez un tout nouveau fichier IIF ou reformatez vos données actuelles afin de répondre aux normes des fichiers IIF. Remarque: La création d'un tout nouveau fichier IIF ou la conversion de données provenant d'un autre logiciel de comptabilité en fichier IIF constitue une procédure plutôt complexe. Ne tentez pas d'exécuter cette procédure si vous n'avez pas d'expérience en programmation. Vous devez tout de même vous renseigner sur le format IIF afin de pouvoir exporter des listes et les retransférer dans QuickBooks (consultez la section ci-après). Trasférer des listes entre les compagnies de QuickBooks Vous pouvez transférer une liste (p. ex. la liste Client:projet) d'une compagnie de QuickBooks à une autre en l'exportant d'abord dans un fichier IIF et en important le fichier IIF vers la nouvelle compagnie. Remarque: Lorsque vous importez une liste dans une compagnie existante, QuickBooks remplace les entrées dupliquées par celles provenant du fichier d'importation. Si vous importez des renseignements sur les clients ou fournisseurs depuis un fichier IIF, il faudra que vous modifiiez chaque client ou fournisseur, selon le cas, afin d'ajouter de l'information, telles les modalités de paiement. D'ailleurs, s'il existe des sommes à régler (clients ou fournisseurs), créez une facture à payer ou à recevoir qui indique le montant total dû. 26 CHAPITRE 2 Importer et exporter

27 Exporter dans un autre logiciel Lorsque vous exportez une liste à partir de QuickBooks, cette dernière est automatiquement formatée en tant que fichier IIF. Par la suite, vous pourrez importer le fichier IIF dans des tableurs, des logiciels de traitement de texte, des programmes de base de données ou dans d'autres compagnies de QuickBooks. Méthode Fonction Avantages Désavantages Impression dans un fichier Fait une copie dans un format reconnu par d'autres logiciels Le fichier est reconnu par des tableurs ou des programmes de traitement de texte. Seules les listes et les rapports peuvent être imprimés dans un fichier. QuickBooks ne reconnaît pas les fichiers imprimés dans un fichier. Exportation Convertit les listes en fichier IIF - une entrée par ligne, une colonne pour chaque champ Il est possible de déplacer les listes vers d'autres compagnies de QuickBooks ou vers des bases de données, des logiciels de traitement de texte ou des tableurs. De plus, vous pouvez mettre à jour une liste et la retransférer dans Quick- Books. QuickBooks n'exporte que les listes et non les opérations ou les rapports. Transférer des données dans Word, Excel, Outlook ou Symantec ACT! Si vous utilisez QuickBooks Pro, l'exportation des données dans Microsoft Word ou dans Excel est très simple et vous pouvez synchroniser les contacts clients et ceux qui se trouvent dans Microsoft Outlook ou dans Symantec ACT! Si Microsoft Word est votre logiciel de traitement de texte, le nom des clients, des fournisseurs et des employés ainsi que les noms divers peuvent être incorporés dans des lettres. Si vous vous servez de Microsoft Excel, vous pouvez exporter les renseignements sur les rapports de QuickBooks dans Excel en vue de les personnaliser et les filtrer davantage. Si vous utilisez Outlook ou ACT!, vous pouvez synchroniser vos contacts avec Quick- Books. Importer et exporter 27

28 Exporter des données pour un comptable (Assistant comptable) La fonction Assistant comptable MC permet à un comptable d'apporter des modifications à un fichier distinct de votre compagnie. Lorsque votre comptable utilise ce fichier, continuez à entrer vos opérations quotidiennes dans le fichier-maître. Une fois les modifications terminées, transférez-les dans le fichier-maître. Vous À l'aide de l'assistant comptable, créez une copie des données pour votre comptable. Utilisez votre fichier de compagnie pour l'enregistrement des opérations quotidiennes. Transférez les rajustements de votre comptable dans votre fichier de compagnie. Votre comptable Ouvre la copie du comptable. Révise les données et les rajuste. Enregistre les rajustements sur disquette(s). Quelles données peuvent être modifiées? Il est vrai que la fonction Assistant comptable ne convient pas à tout le monde. Le comptable peut effectuer certains changements mais non pas tous. Grâce à la fonction Assistant comptable, vous pouvez continuer à utiliser le fichier-maître de votre compagnie, c'est-à-dire le fichier principal de votre compagnie avec lequel vous créez la copie du comptable. Une fois les modifications terminées, transférez-les dans le fichier-maître. Le tableau suivant dresse une liste des rajustements qu'un comptable peut et ne peut pas effectuer en utilisant l'assistant comptable. La liste fournit également les restrictions qui s'appliquent à vous. 28 CHAPITRE 2 Importer et exporter

29 Votre comptable peut... Afficher toutes les opérations existantes et les listes Ajouter de nouveaux éléments au plan comptable, à la liste d'articles, aux rapports d'activités à venir et à la liste d'opérations mémorisées (les opérations écrites au journal général seulement) Modifier le nom et le numéro des comptes Modifier l'info fiscale ou l'information sur un compte dans une liste d'articles Faire une écriture au journal général Concilier les nouvelles opérations Rajuster la valeur ou la quantité des articles en stock Créer des rapports Modifier temporairement les préférences Créer, ajuster et imprimer les formulaires PD7A, T4 et le relevé 1 Imprimer les formulaires T4A Votre comptable ne peut pas... Entrer une opération autre qu'une écriture au journal général Mémoriser une opération autre qu'une écriture au journal général Modifier ou supprimer une opération existante, y compris un chèque de paye Réorganiser les listes (déplacer les éléments, faire d'un élément un sous-élément) Renommer un compte ou un article Rendre un article inactif Modifier le nom des articles dans une liste d'articles Rajuster un engagement salarial Modifier les opérations de livre de paye des employés Exporter une modification dans les préférences Mémoriser un rapport Rendre un article habituellement non stocké en article d'inventaire. Fusionner un nouvel article d'inventaire et les articles d'inventaire existants. Ajouter des éléments à la liste des éléments de paye Entrer ou modifier des opérations de configuration des cumuls annuels du livre de paye Vous ne pouvez pas... Supprimer un article de la liste d'articles Réorganiser les listes (déplacer les éléments, faire d'un élément un sous-élément) Importer et exporter 29

30 Comptables seulement : l'utilisation de la copie du comptable Le fichier créé à partir du fichier-maître constitue une version compressée d'un fichier de compagnie spécial. Avant d'utiliser le fichier pour la première fois, décompressez-le. Remarque: Si votre client a configuré des utilisateurs et mots de passe, vous devez connaître le nom d'utilisateur et mot de passe qu'il vous a attribués. Si vous tentez d'enregistrer une modification interdite, QuickBooks vous signale que le changement ne peut pas être enregistré dans la copie du comptable. Si la date et l'heure de votre ordinateur sont antérieures à la date et à l'heure où votre client a créé la copie du comptable, celle-ci ne s'ouvrira pas. Pour corriger cette erreur, vous aurez d'abord à déterminer lequel des deux ordinateurs affiche la date et l'heure inexactes. Ensuite, modifiez les renseignements et rouvrez la copie. Il serait peut-être nécessaire que le client annule la copie originale du comptable et en crée une nouvelle. 30 CHAPITRE 2 Importer et exporter

31 C h a p i t r e 3 Configurer une nouvelle compagnie Décisions à prendre avant de commencer Commencer l'entrevue EasyStep Choisir une date de début Renseignements à rassembler L'Entrevue EasyStep Dernières étapes de la configuration Points à examiner suite à la configuration Comment configurer mon entreprise dans QuickBooks? Le présent chapitre vous informe des renseignements qu'il faudra rassembler avant de passer à l'entrevue EasyStep. Suite à ce chapitre, vous serez en mesure de configurer votre compagnie dans QuickBooks.CHAPITRE 3 31

32 Décisions à prendre avant de commencer Dans QuickBooks, le «fichier de la compagnie» contient tous les dossiers financiers d'une entreprise. Avant de pouvoir utiliser QuickBooks, vous devrez fournir les renseignements essentiels à la configuration du fichier de votre compagnie. Trouver un conseiller QuickBooks Conseil : Les comptables et conseillers professionnels peuvent vous aider à configurer le fichier de votre compagnie. Pour mieux vous servir, Intuit Canada vous donne accès à une base de données par l entreprise du Programme de conseillers Intuit. Si vous voulez devenir conseiller Intuit ou si vous en cherchez un, consultez le site Web de QuickBooks ( Dois-je configurer chacune de mes entreprises de façon distincte? L'Agence des douanes et du revenu du Canada (anciennement Revenu Canada) exige que vous déclariez tous les revenus et dépenses de chaque entreprise que vous exploitez. Aux fins de l'impôt sur le revenu, il vaut mieux configurer une compagnie distincte dans QuickBooks pour chaque entreprise qui doit soumettre une déclaration de revenus. Par exemple, si vous possédez deux boutiques et que vous soumettez une déclaration de revenus distincte pour chacune de ces entreprises, vous devrez configurer deux fichiers de compagnie dans QuickBooks. Cependant, si vous exploitez une entreprise agricole dont les activités principales sont la culture du blé et l'élevage de porcs, et que vous ne soumettez qu'une seule déclaration de revenus à l'égard de ces activités, il vous suffit de configurer un seul fichier de compagnie dans QuickBooks. Si vous exploitez une seule entreprise mais que vous devez effectuer le suivi de plusieurs secteurs, configurez un seul fichier de compagnie dans QuickBooks et utilisez les catégories. Les catégories constituent un moyen de classer les revenus et dépenses à l'intérieur même d'un compte de produits ou de charges. Par exemple : Utilisez les catégories pour effectuer le suivi des éléments ci-dessous Chefs de publicité Associés Construction (chantier, ciment, maçonnerie, et ainsi de suite) Départements Exemples d'entreprises Publicité, services de consultation Cabinets d'avocats, services de consultation Entrepreneurs en construction Entreprises budgétisant selon les départements; détaillants 32 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

33 Utilisez les catégories pour effectuer le suivi des éléments ci-dessous Fonds Vous pouvez commencer avec deux catégories principales (fonds affectés et non affectés). Ces fonds deviendront par la suite des sous-catégories d'une catégorie principale. Emplacements de l'entreprise Fabricants ou lignes de produits Exemples d'entreprises Organismes à but non lucratif, groupes religieux Restaurants, détaillants, entreprises offrant des services Distributeurs, représentants en fabrication, agents de vente Configurez des sous-catégories pour les catégories existantes s'il vous est nécessaire de rassembler les données d'une catégorie au moyen de sous-catégories dans vos rapports. Pour en savoir plus sur... L ajout de catégories et souscatégories Rechercher l'index d'aide... catégories, ajout de Dois-je m'y connaître en comptabilité? Avec QuickBooks, vous n'avez pas besoin de vous y connaître en comptabilité. Veuillez noter cependant que le programme a souvent recours à des expressions financières courantes. Votre plan comptable Lorsque vous vous occupez des livres comptables d'une compagnie, vous effectuez le suivi des profits et pertes et de la façon dont vous placez vos revenus et acquittez vos dépenses. Vous suivez ce flux financier au moyen de comptes. Une liste de tous ces comptes constitue votre plan comptable. Actif L'actif tient compte des biens que vous possédez et des montants que l'on vous doit. Ces montants représentent vos comptes clients. QuickBooks crée des comptes clients pour effectuer le suivi des l'argent que l'on vous doit. L'actif de votre compagnie peut également inclure les comptes de chèques, les comptes d'épargne, la petite caisse, l'actif à long terme (par exemple, l'équipement ou les camions), l'inventaire, les comptes de réserve (qui contiennent les fonds provenant de clients mais que vous n'avez pas encore déposés). En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les comptes de chèques, d'épargne et de petite caisse constituent l'actif de votre compagnie, vous devez les configurer à titre de compte bancaire. Décisions à prendre avant de commencer 33

34 Passif Le passif représente les sommes que votre compagnie doit aux autres. Le suivi de ces montants s'effectue dans les comptes de passif. Par exemple, le passif peut inclure un prêt bancaire, la taxe de vente que vous percevez de vos clients mais que vous devez au gouvernement, ou les sommes que vous retenez sur le salaire des employés et que vous devez à l'adrc. QuickBooks crée un compte fournisseurs pour effectuer le suivi de l'argent que vous devez aux autres sous forme de factures à payer. En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les factures à payer constituent un passif, vous devez les configurer à titre de comptes créditeurs (comptes fournisseurs). Capital Le capital représente la différence entre ce que vous possédez (votre actif) et ce que vous devez (votre passif). Si vous disposiez de votre actif entier aujourd'hui et que vous acquittiez vos dettes au moyen du produit de la disposition des biens, le montant qu'il vous resterait constituerait votre capital : Capital = Actif Passif Vu que le capital représente le montant qu'il vous reste suite à l'acquittement de vos dettes, il reflète l'état financier de votre entreprise. Le capital provient de trois sources : L'argent que les propriétaires investissent dans leur compagnie Le profit net résultant de l'exploitation de l'entreprise au cours de la période comptable courante Les bénéfices non répartis, ou les bénéfices nets d'une période comptable antérieure, qui n'ont pas été répartis entre les propriétaires. En tant que propriétaire, vous pouvez également retirer des fonds de l'entreprise. De tels retraits réduisent bien sûr le capital de l'entreprise. Si vous exploitez une entreprise à propriétaire unique (si l'entreprise n'existe et ne produit un rendement que grâce à vos efforts), vous pouvez vérifier la valeur de votre capital en créant un rapport de bilan. Rapports qui mesurent le rendement d'une entreprise Les rapports dont les comptables et les agents financiers tiennent compte en général lorsqu'ils souhaitent vérifier le rendement d'une entreprise sont les suivants : le bilan, l'état des résultats et l'état de la trésorerie. 34 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

35 Le bilan Le bilan vous donne un aperçu financier de votre compagnie à une date précise. Il indique : Votre actif (ce que vous détenez). Vos comptes clients (ce que l'on vous doit). Votre passif et vos comptes fournisseurs (les sommes que votre entreprise doit). La valeur nette de votre entreprise (votre capital). L'état des résultats L'état des résultats indique vos revenus, vos dépenses, ainsi que les profits ou pertes nets (c'est-à-dire, les revenus moins les dépenses). Il résume les résultats de votre entreprise par catégories (les revenus d'abord, puis les dépenses). L'état de la trésorerie L'état de la trésorerie indique les montants qui vous ont été versés ou les paiements que vous avez effectués au cours d'une période comptable précise. Quelle méthode de comptabilité dois-je utiliser? Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice Il existe deux méthodes courantes de comptabilité : de caisse ou d'exercice. La méthode que vous choisirez d'utiliser pour gérer la comptabilité de votre entreprise déterminera la façon dont vous aurez à déclarer vos résultats dans votre déclaration de revenus. L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) exige que les entreprises qui perçoivent la TPS (à l'exception des agriculteurs, des pêcheurs, et de certaines autres entreprises) déclarent leurs revenus selon la méthode de comptabilité d'exercice. Veuillez consulter votre comptable ou vérifier auprès de l'adrc avant d'effectuer votre choix. Une fois que vous aurez effectué votre choix, il est généralement déconseillé de passer d'une méthode à l'autre. Il vous est cependant possible de créer des rapports selon l'une ou l'autre méthode, sans que ceci touche la méthode de comptabilité que vous avez choisie. QuickBooks crée par défaut des rapports selon la méthode de comptabilité d'exercice. Si vous voulez que vos rapports soient créés selon la méthode de comptabilité de caisse (à l'exception des rapports d'opérations), recherchez les mots suivants dans l'index de l'aide : Rapports, comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice. Décisions à prendre avant de commencer 35

36 Comptabilité de caisse Certaines petites entreprises rendent compte de leurs revenus lorsqu'elles reçoivent ces sommes, et de leurs dépenses lorsqu'elles acquittent les dettes. Il s'agit alors de la méthode de comptabilité de caisse. Si vous inscrivez les montants qui vous sont versés par vos clients mais que vous n'incluez pas la somme qu'ils vous doivent dans vos revenus, vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse. Si vous inscrivez vos dépenses à la date où vous payez vos factures, et non à la date où vous les recevez, vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice. Comptabilité d'exercice Si vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice, vous rendez compte de votre revenu à la date où vous réalisez la vente, et non à la date où vous recevez le paiement du client. Vous inscrivez vos dépenses lorsque vous recevez vos factures, et non lorsque vous les payez. La plupart des comptables sont d'avis que la méthode de comptabilité d'exercice vous donne une idée plus précise de la situation financière de votre entreprise. Les méthodes de comptabilité et QuickBooks Que vous utilisiez la méthode de caisse ou d'exercice, vous entrez les opérations de la même façon dans QuickBooks. Suite à l'installation initiale de QuickBooks, la méthode implicite est celle de la comptabilité d'exercice. Par exemple, même si vous n'avez pas encore reçu le paiement d'un client, le montant figurera dans votre état des résultats dès que vous en aurez rendu compte. De la même façon, les dépenses figureront dans l'état des résultats dès que vous aurez inscrit les factures qui y sont associées, même si celles-ci sont encore impayées. Vous pouvez produire tous les rapports selon la méthode de comptabilité de caisse (à l'exception des rapports d'opérations). Il vous suffit de modifier les préférences relatives aux rapports. (Pour obtenir des précisions, recherchez les mots suivants dans l'index de l'aide : Rapports, comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice). Choisir une date de début Nouvelle entreprise Si vous n'avez pas encore inscrit des opérations financières pour votre entreprise (c'est à dire, si vous venez de lancer votre entreprise et que vous la configurez dans QuickBooks), votre date de début sera la date du jour. Passez à la section intitulée «Renseignements à rassembler» à la page 38. Entreprise existante Votre date de début est la date à laquelle vous commencez à gérer les finances de votre entreprise dans QuickBooks. Cette date décide des renseignements qu'il vous faudra entrer au cours de l'entrevue EasyStep et des étapes ultérieures. 36 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

37 Par exemple, si vous choisissez la date du jour à titre de date de début, vous devrez entrer le solde de chacun de vos comptes ainsi que les montants que vos clients vous doivent et ceux que vous devez à vos fournisseurs. Si vous choisissez une date antérieure, vous devrez entrer également toutes les opérations que vous avez effectuées aux fins de votre entreprise entre la date de début et la date du jour. Si vous choisissez la date du jour à titre de date de début, vous n'aurez pas à entrer d'opérations historiques, ce qui vous fera gagner du temps. Par contre, si vous choisissez une date antérieure et que vous entrez vos opérations historiques, vos rapports seront beaucoup plus détaillés. Afin de choisir une date de début qui conviendra le mieux à votre compagnie, songez aux questions suivantes : À quelle date commence l'exercice financier de votre entreprise? Combien de mois reste-t-il avant la fin de votre exercice financier? Avez-vous un bilan précis de votre exercice financier courant? Avez-vous un état des résultats précis de votre exercice financier courant? Désirez-vous entrer des opérations historiques pour une certaine période de temps seulement? (anciens paiements, factures, opérations de comptes bancaires) Allez-vous effectuer le suivi du livre de paye dans QuickBooks? Remarque: Bien qu'il soit possible de changer de date de début à tout moment, veuillez noter que cette date détermine plus ou moins la façon dont vous devrez configurer le fichier de votre compagnie. Par conséquent, il vaut mieux décider de la date de début avant la configuration plutôt que de la changer ultérieurement. Si l'année de votre exercice financier est presque terminée, nous vous conseillons de garder votre ancienne méthode de tenue de livre. Configurez ensuite le fichier de votre compagnie au moyen de la date de début correspondant à la clôture de votre exercice financier afin de pouvoir commencer à utiliser QuickBooks à la date du nouvel exercice financier. De cette façon, les rapports de chacun de vos exercices seront détaillés et votre configuration sera minimale. S'il vous reste encore quelques mois avant la fin de votre exercice financier, pensez aux questions suivantes et décidez des renseignements à entrer dans QuickBooks en fonction de vos réponses : Désirez-vous obtenir des rapports détaillés pour l'exercice financier courant? ou Préférez-vous entrer un nombre minimum d'opérations historiques (pour la période qui se situe entre la date de début et la date du jour)? Si vos opérations historiques ne se rapportent qu'à une partie de l'exercice financier, nous vous conseillons de choisir une date qui se situe au début d'un trimestre civil à titre de date de début. Ceci s'applique d'autant plus si vous allez vous servir du livre de paye QuickBooks. Nous vous conseillons d'entrer des opérations historiques pour une période maximale de trois mois s'il vous faut créer de nombreux chèques, paiements ou factures dans l'exploitation de votre entreprise. Si ce n'est pas le cas, vos opérations historiques peuvent s'échelonner sur plusieurs mois. Décisions à prendre avant de commencer 37

38 Renseignements à rassembler Qui est propriétaire de votre entreprise? Il vous faut tout d'abord déterminer le type d'entreprise que vous exploitez en considérant le ou les propriétaires. S'agit-il d'une entreprise à propriétaire unique, d'une société de personnes, ou d'une corporation? La déclaration de revenus que vous aurez à produire (T1 ou T2), les dates limites de soumission et la façon dont vos profits seront répartis varient selon le type d'entreprise que vous exploitez. Entreprise à propriétaire unique : Une entreprise à propriétaire unique consiste en une compagnie non constituée en société et détenue par une seule personne. Société de personnes :Une société de personnes est une entreprise non constituée en société et détenue par deux associés ou plus. Dans une société de personnes, chaque associé détient une part de l'actif et du passif. Chaque associé a investi un certain montant dans cette société, et chacun reçoit un certain pourcentage des profits. Les associés ne reçoivent pas de salaire, mais ils peuvent retirer de l'argent sur leur pourcentage des profits. Corporation : Une corporation est détenue par ses actionnaires. Contrairement aux entreprises à propriétaire unique ou aux sociétés de personnes, il arrive que les corporations payent un salaire aux propriétaires actifs. Votre entreprise est-elle inscrite aux fins de la TPS/TVP? L'Agence des douanes et du revenu du Canada recommande à toutes les entreprises de s'inscrire aux fins de la TPS/TVP (certaines petites entreprises sont toutefois exemptes). En général, les compagnies dont les ventes dépassent un certain montant sont tenues de s'inscrire. Pour obtenir des précisions, communiquez avec le bureau régional de l'adrc. Les entreprises qui sont inscrites aux fins de la TPS/TVP effectuent le suivi des taxes qu'elles payent sur les achats et qu'elle reçoivent des clients. En général, le montant que le propriétaire d'une entreprise perçoit à titre de taxe de vente est supérieur à celui qu'il doit payer. La différence entre ces deux montants est versée à l'adrc. En général, les gouvernements provinciaux exigent également que les entreprises s'inscrivent aux fins des taxes provinciales sur les ventes. Veuillez communiquer avec le ministère des Finances de votre province pour déterminer si ceci s'applique à votre entreprise. Autres renseignements pertinents Le tableau ci-dessous vous informe des renseignements qu'il vous faudra rassembler avant de passer à l'entrevue EasyStep et vous indique où trouver ces renseignements. Vous devrez entrer la plupart de ces renseignements au cours de l'entrevue, mais vous nécessiterez également certains de ces renseignements au cours de la configuration de votre compagnie. 38 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

39 Renseignements nécessaires Où les trouver Le nom et l'adresse de la compagnie Le numéro d'entreprise. Ce numéro est obligatoire si votre entreprise perçoit la TPS ou paye un salaire à des employés Les dates de votre période comptable : le premier mois de votre exercice financier le premier mois de votre année d'imposition, et votre date de début dans QuickBooks La déclaration de revenus que votre entreprise doit produire Conseil : Lorsque l'entrevue EasyStep vous le demande, sélectionnez la déclaration de revenus que votre compagnie doit produire. QuickBooks se sert de ces renseignements pour associer vos comptes à des formulaires d'impôt et créer des rapports fiscaux. Le plan comptable de votre entreprise Conseil : Si vous n'avez pas de plan comptable, l'entrevue EasyStep vous aidera à choisir le plan comptable qui convient à votre entreprise. Les noms des personnes qui font partie de votre compagnie et qui utilisent QuickBooks, ainsi que les parties de vos dossiers financiers auxquelles ces personnes ont accès Le solde des comptes suivants : carte de crédit marge de crédit emprunt/prêt compte bancaire Le montant de la TPS/TVP que vous devez Le propriétaire, le comptable ou les formulaires d'impôt L'Agence des douanes et du revenu du Canada (anciennement Revenu Canada) Vos dossiers ou votre comptable Votre comptable, l'adrc, ou les formulaires d'impôt Votre comptable ou votre ancienne méthode de tenue de livre Consultez la section intitulée «Mode multi-usager» à la page 81. Les états de compte bancaire (y compris les états de comptes de chèques, d'épargne et les CPG) qui tiennent compte de la période entre votre date de début et la date du jour Tous les chèques à encaisser, les dépôts ou autres documents (les reçus de carte de crédit, par exemple) Le bilan, tel que préparé par votre comptable Votre comptable, l'adrc, ou le ministère des Finances de votre province Décisions à prendre avant de commencer 39

40 Renseignements nécessaires Où les trouver La liste des types d'articles que vous vendez (produits et services ), y compris : le numéro ou le nom de l'article le prix de vente ou le taux horaire courant le code des taxes qui est associé à l'article le compte des résultats que vous utilisez pour suivre la vente de l'article Uniquement pour inventaire : le coût d'achat la quantité en stock la valeur totale de l'inventaire pour cet article La liste des clients, y compris : les adresses les personnes-ressources les numéros de téléphone les factures impayées La liste des fournisseurs, y compris : les adresses les personnes-ressources les numéros de téléphone les factures impayées La valeur de votre actif Pour l'actif à long terme, il vous faudra également le coût initial et l'amortissement cumulé. Les renseignements sur votre capital La somme totale que vous avez investie dans la compagnie, plus le montant des bénéfices non répartis (profit/perte nets) pour chaque année d'exploitation de votre entreprise. Les renseignements de livre de paye Les dossiers de votre compagnie Les dossiers de votre compagnie Les dossiers de votre compagnie Le bilan, tel que préparé par votre comptable Votre comptable Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Configurer le livre de paye : un aperçu» à la page CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

41 Commencer l'entrevue EasyStep L'Entrevue EasyStep vous guide d'une étape à l'autre de la configuration de votre entreprise dans QuickBooks. Ce procédé dure environ une heure. S'il vous faut quitter l'entrevue avant la fin, cliquez sur Quitter à tout moment. Conseil : Pour obtenir une liste de questions qui figurent dans l'entrevue, consultez le fichier EasyStep.txt de votre répertoire QuickBooks. Vous pouvez vous servir de cette liste pour organiser vos renseignements en vue de l Entrevue. Pour commencer l'entrevue EasyStep au démarrage initial de QuickBooks : Lorsque vous lancez QuickBooks pour la première fois, une fenêtre d'options s'affiche à l'écran. L'une de ces options vous invite à créer une nouvelle compagnie. Choisissez cette option et cliquez sur OK pour commencer l'entrevue EasyStep. QuickBooks affiche la fenêtre de l'entrevue EasyStep. Pour lancer l'entrevue EasyStep à tout autre moment : Ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Entrevue EasyStep. L'Entrevue vous mène à l'endroit où vous en étiez lors de votre dernière session. Il est impossible de modifier des renseignements en retournant à l'entrevue EasyStep et en fournissant une autre réponse aux questions. S'il vous faut modifier certains des renseignements que vous avez entrés au cours de l'entrevue EasyStep, vous devez apporter vos modifications directement dans le programme QuickBooks. L'Entrevue EasyStep a été conçue pour faciliter la configuration initiale du fichier de votre compagnie, non pour modifier celui-ci. Pour naviguer dans l'entrevue EasyStep L'Entrevue EasyStep se divise en six parties. Après que vous aurez terminé toutes les parties, le fichier de votre compagnie contiendra les renseignements de base sur votre entreprise. Général : cette section vous permet d'entrer des renseignements sur votre compagnie, de choisir un plan comptable qui convient à votre entreprise, de sélectionner vos préférences, et d'indiquer une date de début pour votre entreprise. Remplissez la partie générale de l'entrevue avant de passer aux autres parties. Si vous ne fournissez pas les renseignements de base et la date de début, QuickBooks n'aura pas assez de renseignements sur votre compagnie pour pouvoir continuer l'entrevue. Commencer l'entrevue EasyStep 41

42 Produits et Charges : cette section vous permet de réviser les comptes de résultats de votre plan comptable et de créer de nouveaux comptes, au besoin. Détails sur les revenus : cette partie de l Entrevue vous permet d'indiquer que le revenu de votre entreprise provient des services que vous offrez et/ou des produits que vous vendez. En fonction de ces renseignements, QuickBooks détermine les fonctions de suivi des revenus et de comptes clients qu'il vous faut. Soldes d'ouverture : ceci vous permet d'entrer des renseignements sur les clients qui vous doivent de l'argent depuis votre date de début, sur les fournisseurs à qui vous devez de l'argent depuis votre date de début, et sur le solde de vos comptes de bilan depuis cette même date. Livre de paye : ceci vous permet d'entrer des renseignements tels que le numéro d'assurance sociale et la date de naissance de vos employés, de configurer la périodicité des chèques de paye et les éléments de paye (que vous utiliserez pour associer à vos employés un taux de paye, des retenues à la source ainsi que d'autres retenues et montants supplémentaires sur leur chèque de paye). Étapes suivantes : cette section décrit certaines activités courantes que nous vous conseillons d'effectuer dans QuickBooks suite à l'entrevue. Certaines questions vous sollicitent de prendre une décision qu'il vous sera sans doute impossible d'annuler. Si tel est le cas, le symbole suivant s'affichera à l'écran : 42 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

43 L'Entrevue EasyStep Général L'Entrevue EasyStep vous pose des questions sur votre entreprise, et se sert de vos réponses pour configurer les comptes et les listes appropriés afin que vous puissiez vous mettre en route. La section Général de l'entrevue EasyStep vous permet d'entrer des renseignements de base sur votre compagnie et de sélectionner vos préférences dans QuickBooks. Bienvenue 1 Dans la première fenêtre de l'onglet Bienvenue, cliquez sur Suivant pour commencer. 2 Puisque vous configurez une nouvelle compagnie dans QuickBooks c'est-à-dire, vous n'effectuez pas une simple mise à niveau à partir d'une version antérieure de Quick- Books cliquez sur Suivant pour continuer. 3 Lisez les renseignements qui figurent dans chaque fenêtre de l'onglet Bienvenue, puis cliquez sur Suivant. Une fois que vous aurez terminé la section de Bienvenue, Quick- Books ajoutera une coche à l'onglet Bienvenue et passera à l'onglet suivant, votre compagnie. Votre compagnie 1 Lisez les renseignements qui figurent dans la première fenêtre de l'onglet votre compagnie, puis cliquez sur Suivant. 2 Remplissez le champ Nom de la compagnie, puis appuyez sur la touche TAB. Quick- Books copie automatiquement le nom que vous venez d'entrer et le place dans le champ dénomination sociale. Dénomination sociale est le nom que votre avocat enregistre à l'égard de votre compagnie. Ce procédé implique une recherche provinciale, voire fédérale, de compagnies portant la même dénomination sociale. En général, le nom de la compagnie correspond à la dénomination sociale. Avant de choisir un nom qui diffère de la dénomination sociale de votre compagnie, il vous est conseillé de consulter un avocat. Une fois terminé, cliquez sur Suivant. 3 Inscrivez l'adresse de votre compagnie, puis cliquez sur Suivant. QuickBooks inscrira cette adresse sur les chèques, les factures et sur d'autres formulaires. 4 Dans la fenêtre Autres informations sur la compagnie, sélectionnez : a le premier mois de l'année d'imposition de votre compagnie (c'est à dire, le premier mois de la période qui s'applique à votre déclaration de revenus). b le premier mois de l'exercice financier de votre compagnie (c'est à dire, le premier mois de votre période comptable). L'Entrevue EasyStep 43

44 En général, le premier mois de l'année d'imposition d'une entreprise correspond au premier mois de l'exercice financier de celle-ci; cependant, dans certains cas spéciaux, il arrive que ces dates ne correspondent pas. Veuillez consulter votre comptable pour obtenir des précisions. c Sélectionnez la déclaration de revenus que votre entreprise doit soumettre : -Déclaration de revenus personnelle - T1 : pour les particuliers, les entreprises non constituées en sociétés, et les sociétés de personnes -Déclaration de revenus des sociétés - T2 : pour les entreprises constituées en sociétés d e Choisissez la province d'exploitation de votre entreprise. En fonction de votre choix, QuickBooks déterminera les taxes à suivre sur les ventes et les achats. Inscrivez le numéro d'entreprise de votre compagnie, s'il y a lieu. En général, l'agence des douanes et du revenu du Canada attribue ce numéro à votre entreprise lorsque vous inscrivez celle-ci aux fins de la taxe sur les ventes ou de la rémunération d'employés. 5 Cliquez sur Suivant. L'Entrevue EasyStep va à présent vous aider à personnaliser Quick- Books et à créer divers comptes pour votre entreprise. Plan comptable Lorsque vous configurez votre compagnie dans QuickBooks, vous pouvez sélectionner le type d'entreprise qui correspond de plus près au vôtre. De cette façon, QuickBooks peut créer non seulement un plan comptable qui répond aux besoins de votre compagnie, mais également d'autres options, telles que les méthodes de paiement, les types de clients et de fournisseurs, et les modalités de paiements. 1 Dans la fenêtre Sélectionner votre type d'entreprise, choisissez le type qui correspond de plus près à votre compagnie. Une fois que votre plan comptable sera configuré pour le type d'entreprise choisi, il vous sera impossible de changer de type. Vous pourrez cependant ajouter, modifier ou supprimer des comptes et sélectionner vos préférences. 2 Lisez les renseignements sur les types d'entreprise, et cliquez sur Suivant jusqu'à ce que la fenêtre Enregistrer sous s'affiche à l'écran. 3 Remplissez le champ Nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. QuickBooks crée un fichier qui contient les renseignements que vous avez entrés. 4 Vérifiez les comptes de produits et charges crées par QuickBooks afin de vous assurer qu'ils correspondent aux besoins de votre compagnie. Si ce n'est pas le cas, il vous faut apporter les modifications nécessaires. Cliquez sur Précédent jusqu'à ce que la fenêtre Sélectionner votre type d'entreprise s'affiche à l'écran, et choisissez un autre type d'entreprise. 44 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

45 5 Cliquez sur Oui afin d'accepter les comptes prédéfinis pour votre type d'entreprise ou Non pour créer vos propres comptes à une étape ultérieure de l'entrevue. Cliquez ensuite sur Suivant. La fenêtre Accès à votre compagnie s'affiche à l'écran. 6 Dans la fenêtre Accès à votre compagnie, entrez le nombre de personnes qui devront avoir accès au fichier de votre compagnie. Si ce nombre correspond à 0 (zéro), cela signifie que vous avez terminé cet onglet et que vous pouvez cliquer deux fois de suite sur Suivant pour passer à l'onglet Préférences. Si vous choisissez un autre chiffre et que vous cliquez sur Suivant, QuickBooks vous fournit des renseignements sur la façon appropriée de configurer le fichier de votre compagnie. Lisez les renseignements fournis, puis cliquez sur Suivant deux fois pour passer à l'onglet Préférences. Dans le programme QuickBooks Pro (uniquement), plusieurs utilisateurs à la fois peuvent accéder au fichier par l'entremise du réseau de votre compagnie (chapitre 4). 7 QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Info sur la compagnie pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue, et passe à l'onglet Préférences. Préférences 1 Dans cet onglet, vous indiquez quelles fonctions de QuickBooks vous souhaitez utiliser. Lisez les renseignements de la fenêtre Quelles sont vos préférences, puis cliquez sur Suivant. 2 Dans la fenêtre Inventaire, sélectionnez Oui si votre compagnie achète des articles à un fournisseur, les stocke, puis les revend à des clients. Dans le cas contraire, cliquez sur Non. Après avoir effectué votre choix, cliquez sur Suivant. Selon le type d'entreprise que vous avez choisi, il se peut que vous ne puissiez pas activer ici les fonctions de l'inventaire. Si vous avez besoin de l'inventaire, vous pourrez l'activer une fois que vous aurez terminé l'entrevue. Dans le menu Edition, choisissez Préférences. Cliquez sur Achats et fournisseurs, puis sur l'onglet Préférences de la compagnie, et cochez la case Commandes d'achat et d'inventaire activées. Si vous avez activé l'inventaire, sélectionnez Oui pour configurer les articles en stock maintenant ou Non pour le faire ultérieurement, puis cliquez sur Suivant. Si vous sélectionnez Oui pour configurer les articles en stock, QuickBooks vous demandera si vous souhaitez effectuer le suivi de diverses unités de mesure. Sélectionnez Oui si vous utilisez diverses unités de mesure pour vos articles en stock. 3 Dans la fenêtre Multidevise, sélectionnez Oui si vous avez des clients ou des fournisseurs étrangers et que vous traitez en devises étrangères, ou Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant. La Multidevise est une fonction assez complexe. Une fois activée, cette fonction ne peut être désactivée. Assurez-vous de n'activer cette fonction que si vous en avez besoin. Rappelez-vous qu'il vous sera toujours possible d'activer cette fonction à une date ultérieure. Pour obtenir des précisions sur la configuration et l'utilisation, consultez le chapitre 6. L'Entrevue EasyStep 45

46 Préférences à l'égard des taxes de vente fédérales et provinciales L'une des fonctions les plus utiles de QuickBooks constitue à suivre la TPS (ou la TVP) et la taxe de vente imposée par votre province, s'il y a lieu. Une fois cette fonction activée, QuickBooks applique automatiquement les taxes sur les achats et les ventes et les inscrit dans les comptes appropriés. Une fois que vous aurez terminé l'entrevue EasyStep, consultez la section intitulée «Suivre et payer la TPS et TVP» à la page 88 pour obtenir des précisions sur cette fonction. Début Plusieurs options s'offrent à vous dans la fenêtre de l'onglet Préférences qui traite de la taxe de vente. Le tableau suivant vous aidera à choisir l'option appropriée. Suivez-vous la TPS/TVP et la taxe sur les ventes? provinciale? Oui Êtes-vous inscrit aux fins de la TPS/TVP? Oui Entrez les renseignements sur votre inscription aux fins de la TPS/TVP Non Non Si vous avez entré votre numéro d'entreprise dans la section Info sur la compagnie, celui-ci s'affiche ici, tout comme les autre renseignements que vous avez fournis sur la TPS/TVP. Si vous avez oublié votre numéro d'entreprise, vous pourrez l'entrer ultérieurement. Si vous n'avez pas de numéro d'entreprise, cliquez sur Suivant pour passer à la fenêtre Taxe de vente provinciale. Consultez la section qui se rapporte à cette taxe dans le tableau ci-contre. Terminé! Passez à la page 45. Désirez-vous suivre la TPS et vous inscrire ultérieurement? Oui/Non Suivez-vous la taxe sur les ventes de votre province? Oui Êtes-vous inscrit aux fins de la TVP? Oui Entrez les renseignements sur votre inscription aux fins de la TVP Non Non Codes des taxes - choisissez un des codes implicites et cliquez sur Suivant. Oui/Non Désirez-vous suivre la TVP dans un compte distinct? Si vous avez un numéro de TVP, entrez-le ici ainsi que le nom de l'agence, et sélectionnez la période visée. Si vous n'avez pas de numéro de TVP, cliquez sur Suivant pour passer à la fenêtre Suivi de la TPV. Consultez la section qui se rapporte à cette taxe dans le tableau ci-contre. Attribuez-vous un code précis à un client? Oui Codes des taxes (clients) - choisissez un des codes implicites et cliquez sur Suivant. Non Les codes des taxes des clients remplacent automatiquement les codes que vous avez attribués aux articles et services que vous vendez Pour obtenir des précisions, consultez la page CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

47 Dans QuickBooks, il est possible d'attribuer un code des taxes précis à un client. Ce code remplace automatiquement les codes que vous avez attribués aux articles ou services que vous vendez. Par exemple, si vous vendez des articles ou services à un département gouvernemental qui est exempt de toute taxe de ventes, vous pouvez attribuer le code des taxes E (Exempt) à ce client. Ce code remplacera celui que vous avez attribué à vos articles ou services et figurera dans toutes les factures que vous créerez pour votre client. Vous pouvez activer les codes des taxes des clients si certains d entre eux bénéficient d'un statut spécial à l'égard des taxes. Vous pourrez par la suite attribuer un code des taxes à chaque client lors de la configuration. Si vous avez plusieurs clients qui bénéficient du même satut spécial à l'égard des taxes, vous pouvez configurer un code des taxes implicite qui s'appliquera à tous les nouveaux clients que vous ajouterez à votre compte. À moins qu'un cas particulier de la sorte ne s'applique à vos clients, il est en général préférable de ne pas activer cette option. Format de factures Conseil : Il vous sera possible de personnaliser le format des factures plus tard. 1 Choisissez le format qui convient le mieux à votre entreprise. Dans la fenêtre Format des factures, sélectionnez l'un des types de factures suivants : Produit : Pour les entreprises qui vendent des produits ou des services et dont les factures doivent rendre compte des modes d'expédition (par exemple, les magasins de détail). Professionnel : Pour les entreprises qui vendent des services et qui doivent en faire la description sur les factures (par exemple, les consultants en relations publiques). Service : Pour les entreprises qui fournissent surtout des services, mais qui vendent également certains produits (par exemple, les compagnies d'aménagement intérieur). Personnalisé: Pour les entreprises qui désirent créer leur propre format de factures. 2 Cliquez sur Suivant pour continuer. Autres préférences 1 Dans la fenêtre Employés, inscrivez le nombre d'employés qui travaillent pour votre entreprise. N'incluez ni le propriétaire de l'entreprise et ses associés, ni les sous-traitants. Cliquez sur Suivant pour continuer. Si votre entreprise n'a pas d'employés, l'entrevue passera à l'étape suivante. Si vous avez des employés et que vous désirez utiliser QuickBooks pour suivre le livre de paye, vous devez vous inscrire au service de livre de paye. Veuillez à présent fournir les renseignements d'inscription. Sélectionnez Oui si vous êtes déjà inscrit à ce service ou si vous désirez vous y inscrire. Choisissez Non si vous souhaitez le faire à une date ultérieure ou si vous ne désirez pas vous inscrire à ce service. Une fois que vous aurez effectué votre choix, cliquez sur Suivant. Oui La fenêtre «Avis important sur le service de livre de paye» s'affiche à l'écran. Vous pouvez entrer votre numéro de membre ou appelez sans frais le numéro de téléphone affiché à l'écran pour obtenir un numéro de membre. L'Entrevue EasyStep 47

48 Non Les fonctions de livre de paye de QuickBooks ne sont pas activées. Vous pouvez soit vous inscrire à ce service à une date ultérieure, soit recourir à un service externe pour suivre le livre de paye de vos employés. Si vous utilisez un service externe, consultez la section intitulée «Si vous n'utilisez pas la fonction de livre de paye de QuickBooks» à la page 105 pour obtenir de plus amples renseignements. 2 Pour les utilisateurs de QuickBooks Pro : sélectionnez Oui si votre compagnie fournit des devis aux clients ou Non si ce n'est pas le cas, puis cliquez sur Suivant. Oui Indiquez si vous désirez recourir à la facturation au prorata des travaux. La facturation au prorata des travaux vous permet d'émettre des factures à vos clients en fonction du pourcentage du travail accompli. Ces factures relèvent des devis que vous avez fournies à votre client. Sélectionnez Oui si vous désirez recourir à la facturation au prorata des travaux ou Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Non Si vous n'utilisez ni les devis ni la facturation au prorata des travaux, passez à l'étape suivante. 3 Dans la fenêtre Suivi des heures travaillées, sélectionnez Oui si vous voulez suivre le nombre d'heures que vos employés ou sous-traitants consacrent à chaque projet et créer des chèques de paye en fonction de ces heures. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Le Suivi des heures travaillées n'est disponible que dans la version QuickBooks Pro. Oui Si vous utilisez QuickBooks, veuillez noter que la fonction de Suivi des heures travaillées n'est disponible que dans la version QuickBooks Pro. Si vous utilisez QuickBooks Pro, passez à l'étape suivante. Non Si vous utilisez QuickBooks, la fenêtre Suivi des dépenses remboursables s'affiche à l'écran. Sélectionnez Oui si vous voulez suivre les dépenses remboursables à titre de revenu. Choisissez Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant pour continuer. Si vous utilisez QuickBooks Pro, passez à l'étape suivante. Les catégories constituent une façon d'effectuer le suivi de certaines parties de votre entreprise. Vous pouvez vous en servir selon la méthode qui vous convient le mieux. Par exemple, vous pourriez suivre diverses sources de revenus et dépenses, catégoriser vos entreprises commerciales ou organiser vos divers secteurs. Un entrepreneur pourrait catégoriser ses revenus et dépenses comme étant d'ordre commercial ou résidentiel. Si vous désirez utiliser le Suivi des catégories, sélectionnez Oui. Choisissez Non dans le cas contraire, puis cliquez sur Suivant. 4 Certains propriétaires de petites entreprises paient leurs factures dès qu'ils les reçoivent. D'autres préfèrent ne régler qu'une certaine partie de leurs factures, ce qui leur permet de disposer de fonds supplémentaires jusqu'à la date d'échéance des factures. Si ceci s'applique à vous, QuickBooks peut vous aider à effectuer le suivi du montant de vos factures et des dates d'échéance au moyen des comptes fournisseurs. 48 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

49 Dans la fenêtre Deux méthodes de traitment des factures et des paiements, faites votre sélection puis cliquez sur Suivant. Inscrire les chèques directement : Vous paierez vos factures dès que vous les recevrez (aucun compte fournisseur). Inscrire les factures avant les paiements : Vous inscrirez vos factures dès que vous les recevrez mais vous les réglerez à une date ultérieure (au moyen des comptes fournisseurs). 5 L Aide Mémoire QuickBooks vous signale qu'il est temps de payer vos factures, d'imprimer des chèques ou d'autres formulaires, de traiter le compte en souffrance d'un client, et ainsi de suite. Tous les rappels que vous configurez se trouvent dans l aide mémoire. Quand voulez-vous que la liste de Rappels s'affiche à l'écran? Faites votre sélection puis cliquez sur Suivant. En début de session. L aide mémoire s'affiche lorsque vous lancez QuickBooks. Sur demade. L aide mémoire est affichée à l'écran lorsque vous demandez qu'elle le soit. Rarement. QuickBooks affiche l aide mémoire de temps à autre. 6 Vous avez déjà choisi une méthode de comptabilité pour votre entreprise (caisse ou exercice). Vous pouvez à présent choisir de produire les rapports de votre compagnie selon la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. La plupart des utilisateurs de QuickBooks ont recours à la même méthode pour les rapports et la comptabilité. Cette préférence n'a aucun effet sur les rapports qui rendent compte d'opérations individuelles (et qui relèvent toujours de la méthode de caisse) ou ceux qui rendent compte de tout passif relatif à la TPS/TVP (et qui relèvent toujours de la méthode d'exercice). Dans la fenêtre Méthode de caisse ou d'exercice, sélectionnez l'une des deux options puis cliquez sur Suivant. Comptabilité de caisse. Sélectionnez cette option si vous désirez que vos rapports affichent vos ventes en tant que revenu à partir de la date où vous recevez le paiement, et vos factures en tant que dépenses à partir de la date où vous les payez. Comptabilité d'exercice. Sélectionnez cette option si vous désirez que vos rapports affichent vos ventes en tant que revenu à partir de la date où vous effectuez une vente, et vos factures en tant que dépenses à partir de la date où vous les recevez. 7 Vous avez terminé la section Préférences. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Préférences pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet Date de début. L'Entrevue EasyStep 49

50 Date de début Si vous n'avez pas encore lu la section intitulée «Choisir une date de début» à la page 36, nous vous conseillons de le faire maintenant.votre date de début est la date à laquelle vous commencez à entrer dans QuickBooks toutes les opérations que vous effectuez dans le cadre de l'exploitation de votre entreprise. 1 Lisez les renseignements figurant dans la fenêtre à propos de la date de début de Quick- Books et la fenêtre Renseignements sur la date de début, puis cliquez sur Suivant. 2 Inscrivez votre date de début ou sélectionnez une date dans le calendrier Quick- Books, puis cliquez sur Suivant. 3 Vous avez à présent terminé la section générale. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Date de début et à la section Général pour indiquer que vous avez terminé ces parties de l'entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer au premier onglet de la section Profits et pertes. Section Produits et charges Cette section vous aide à configurer des comptes de résultats supplémentaires dans votre plan comptable, s il y a lieu. QuickBooks configure certains comptes de résultats lorsque vous sélectionnez un type d'entreprise dans la section Général de l'entrevue. Comptes de produits 1 Lisez les renseignements figurant dans la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. Lisez ensuite les renseignements de la fenêtre Comptes de produits et cliquez sur Suivant. 2 Dans la fenêtre Ajouter un compte de produits, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter des comptes supplémentaires à la liste. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Oui Non Inscrivez le nom du compte que vous désirez ajouter, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre Ajouter un autre compte de produits s'affiche à l'écran. Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre compte. Dans le cas contraire, sélectionnez Non. Passez à l'étape suivante. 3 Cliquez sur Suivant pour terminer cet onglet. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Comptes de produits pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue. Cliquez de nouveau sur Suivant pour passer à l'onglet Comptes de charges. Comptes de charges 1 Dans la fenêtre Comptes de charges, sélectionnez Plus de détails si vous désirez obtenir des précisions sur les comptes de charges. Dans le cas contraire, sélectionnez Non merci, puis cliquez sur Suivant. Plus de détails Non merci Lisez les renseignements figurant dans les deux fenêtres qui suivent, puis cliquez sur Suivant. Passez à l'étape suivante. 50 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

51 2 Dans la fenêtre Ajouter un compte de charges, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter des comptes supplémentaires à la liste. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Oui Inscrivez ce qui suit : -Nom du compte : Inscrivez le nom du compte que vous désirez ajouter. -Compte secondaire : S'il s'agit d'un compte secondaire associé à un compte que vous avez déjà créé, sélectionnez cette option-ci. -Compte primaire : S'il s'agit d'un compte secondaire associé à un compte que vous avez déjà créé, choisissez le compte principal (primaire) dans la liste déroulante. Cliquez sur Suivant, puis sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un compte. Dans le cas contraire, sélectionnez Non. Non Passez à l'étape suivante. 3 Cliquez sur Suivant pour terminer cet onglet. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Comptes de charges et à la section Produits et charges pour indiquer que vous avez terminé ces parties de l'entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer à la section suivante. Section Détails sur les revenus Cette section vous permet de choisir la façon de suivre les articles ou services que vous vendez et les paiements que vous recevez de vos clients. Introduction 1 Lisez les renseignements figurant dans la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. Lisez ensuite les renseignements de la première fenêtre de la section Détails sur les revenus, et cliquez sur Suivant. 2 Dans la fenêtre Réception de paiement, indiquez si vos clients vous versent le montant total du paiement à la date de la vente. Pour ce faire, sélectionnez l'une des options suivantes: Toujours : Vous indiquez que vos clients vous versent toujours le montant total du paiement à la date de la vente et que, par conséquent, vous n'avez pas à effectuer le suivi du montant qu'ils vous doivent. Parfois : Vous indiquez que vos clients vous versent parfois le montant total du paiement à la date de la vente et que, par conséquent, vous devez effectuer le suivi du montant qu'ils vous doivent. Jamais : Vous indiquez que vos clients ne vous versent jamais le montant total du paiement à la date de la vente et que, par conséquent, vous devez effectuer le suivi du montant qu'ils vous doivent. 3 Cliquez sur Suivant. Si vous avez choisi Toujours, passez à l'étape suivante. Si vous avez choisi Parfois ou Jamais, QuickBooks vous demande si vous désirez fournir à vos clients des états de compte qui affichent leurs dernières opérations ainsi que leur solde. L'Entrevue EasyStep 51

52 Sélectionnez Oui si vous désirez fournir à vos clients des états de compte. Dans le cas contraire, sélectionnez Non. Cliquez ensuite sur Suivant. 4 QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Introduction pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue. Cliquez de nouveau sur Suivant pour passer à l'onglet Articles. Articles Vérifiez bien les renseignements que vous entrez dans cette section avant de cliquer sur Suivant, car il vous sera impossible d'y retourner plus tard et de modifier les renseignements entrés. Cependant, une fois que vous aurez terminé l'entrevue EasyStep, vous pourrez apporter au besoin les modifications voulues directement dans QuickBooks. 1 Lisez les renseignements de la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. 2 Si votre compagnie fournit des services et que vous désirez porter les frais de maind'oeuvre au compte de vos clients, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez à l'étape suivante. Oui Dans la fenêtre Articles de service : Nom, effectuez ce qui suit : a Inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant. -Nom de l'article : Vous indiquez le nom de l'article ou du service que vous vendez. -Description de vente : Vous fournissez une description de l'article ou du service à vos clients. Cette description figurera sur les formulaires de ventes, tels que les factures. -Prix de vente : Vous indiquez à vos clients les sommes à verser en contrepartie d'articles ou de services. -Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à l'article ou au service que vous vendez. b Dans la liste déroulante Comptes de produits, sélectionnez le compte dans lequel vous désirez transférer l'argent que vous recevez de vos clients, puis cliquez sur Suivant. -Si vous utilisez QuickBooks, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre article de service à la liste. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. -Si vous utilisez QuickBooks Pro, inscrivez les renseignements supplémentaires suivants : 52 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

53 Dépenses de sous-traitance Si un sous-traitant effectue ce service pour vous et que vous portez les sommes appropriées au compte de votre client, sélectionnez Oui, puis cliquez sur Suivant. Dans le cas contraire, sélectionnez Non pour configurer un autre article de service, puis cliquez sur Suivant. Articles de service : Renseignements d'achat Description de l'achat : Vous fournissez une description de ce service à vos sous-traitants. Cette description figurera sur les formulaires de commande. Coût : Vous indiquez le taux horaire ou salaire de vos sous-traitants. Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent au service que vos sous-traitants vous vendent. Articles de service : Comptes de charges Comptes de charges : Sélectionnez le compte de charges à partir duquel vous comptez payer vos sous-traitant en contrepartie de ce service, puis cliquez sur Suivant. c Dans la fenêtre Configurer un autre article de service, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un article de service supplémentaire. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. 3 Si vous vendez des articles à des clients mais que vous ne les stockez pas, sélectionnez Oui pour configurer des articles hors inventaire, puis cliquez sur Suivant. Dans le cas contraire, cliquez sur Non. Ceci ne s'applique que dans certains cas, par exemple: Si vous achetez des articles à un client aux fins d'un projet précis et que vous portez la somme au compte de ce client (par exemple, si vous lui achetez des placards de cuisine fabriqués sur demande). Si l'article ou le produit que vous vendez est fait de pièces constituantes (par exemple, si vous faites et vendez de la pizza). Si vous achetez des articles que vous ne revendez pas, comme des fournitures de bureau. Non Passez à l'étape suivante. a Oui Dans la fenêtre Articles hors inventaire : Renseignements sur les ventes, effectuez ce qui suit : Inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant. -Nom de l'article : Vous spécifiez le nom de l'article. -Description de vente : Vous fournissez une description de l'article ou du service à vos clients. -Prix de vente : Vous indiquez à vos clients les sommes à verser en contrepartie d'articles ou de services. -Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à l'article que vous vendez. L'Entrevue EasyStep 53

54 b Dans la liste déroulante Comptes de produits, sélectionnez le compte dans lequel vous désirez transférer les sommes que vous recevez de vos clients, puis cliquez sur Suivant. -Si vous utilisez QuickBooks, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre article hors inventaire. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. -Si vous utilisez QuickBooks Pro, inscrivez les renseignements supplémentaires suivants : Les produits que vous avez achetés pour des clients précis Sélectionnez Oui si vous achetez cet article pour un client précis ou Non si vous désirez configurer un article de service supplémentaire, puis cliquez sur Suivant. Articles hors inventaire : Renseignements d'achat Description de l'achat : Vous fournissez une description de cet élément. Celle-ci figurera sur les bons de commande. Coût : Il s'agit du montant que vous payez pour cet article. Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à l'article que vous achetez. Articles hors inventaire : Comptes de charges Comptes de charges : Sélectionnez le compte de charges à partir duquel vous allez effectuer le paiement de cet article. c Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre article hors inventaire. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. 4 Si vous désirez ajouter des frais spéciaux à vos formulaires de vente (par exemple, des frais de manutention ou des frais financiers), sélectionnez Oui pour configurer ces frais. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez à l'étape suivante. Oui Dans la fenêtre Autres frais : Nom et détails, effectuez ce qui suit : a Inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant. -Nom de l'article : Vous spécifiez le nom de l'article. -Description de vente : Vous fournissez une description de l'article ou du service à vos clients. -Prix de vente : Vous indiquez à vos clients les sommes à verser en contrepartie d'articles ou de services. -Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à l'article que vous vendez. b Dans la liste déroulante Comptes de produits, sélectionnez le compte dans lequel vous désirez transférer les sommes que vous recevez de vos clients, puis cliquez sur Suivant. -Si vous utilisez QuickBooks, sélectionnez Oui si vous désirez ajouter des frais supplémentaires. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. 54 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

55 -Si vous utilisez QuickBooks Pro, inscrivez les renseignements supplémentaires suivants : Remboursement à l'égard des ces frais supplémentaires Sélectionnez Oui si vous comptez porter ces frais au compte de vos clients (ceux-ci vous rembourseront le montant par la suite). Dans le cas contraire, sélectionnez Non pour configurer un autre élément. Autres frais : Renseignements d'achat Description de l'achat : Vous fournissez une description de cet élément. Celle-ci figurera sur les bons de commande. Coût : Il s'agit du montant que vous payez pour cet article. Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à cet article. Autres frais : Comptes de charges Comptes de charges : Sélectionnez le compte de charges à partir duquel vous allez effectuer le paiement des autres frais. c Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter des frais supplémentaires. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. 5 Cliquez sur Suivant lorsque vous aurez rempli les champs de cet onglet. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Articles pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue. Cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet suivant. Inventaire 1 Lisez les renseignements de la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. Dans l'onglet Préférences de la section Général, vous avez indiqué si vous vouliez ou non utiliser la fonction de l'inventaire. Si vous n'avez pas utilisé l'inventaire, vous pouvez à présent l'activer. Sélectionnez Continuer sans configurer les articles en stock si vous ne souhaitez pas activer l'inventaire, ou Configurer les articles en stock pour l'activer, puis cliquez sur Suivant. -Si vous sélectionnez Continuer sans configurer les articles en stock, cela signifie que vous avez terminé cet onglet ainsi que la présente section. Passez à la section intitulée «Section Soldes d'ouverture» à la page 57. -Si vous sélectionnez Configurer les articles en stock, la fenêtre Ajouter un article d'inventaire s'affiche à l'écran. L'Entrevue EasyStep 55

56 2 Sélectionnez Oui pour configurer les articles d'inventaire maintenant. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez à l'étape suivante. Oui Dans la fenêtre Article en stock : Renseignements sur les ventes, inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant. -Nom de l'article : Vous spécifiez le nom de l'article. -Unités de mesure : Si vous avez activé la fonction Unités de mesure dans l onglet Préférences de l entrevue Easystep, cliquez sur le bouton «Unités de mesure» afin de configurer les unités d achat et les unités de vente pour cet article. Consultez «Configurer diverses unités de mesure» à la page 175, pour en savoir plus. -Description de vente : Vous fournissez une description de l'article ou du service à vos clients. -Prix de vente : Vous indiquez à vos clients les sommes à verser en contrepartie d'articles ou de services. -Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à l'article que vous vendez. a Dans la liste déroulante Comptes de produits, sélectionnez le compte dans lequel vous désirez transférer les sommes que vous recevez de vos clients, puis cliquez sur Suivant. b Inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant. -Description de l'achat : Vous fournissez une description de cet article. Celle-ci figurera sur les bons de commande. -Coût : Il s'agit du montant que vous payez pour cet article. -Code des taxes : Vous indiquez les taxes de vente qui s'appliquent à cet article. -Inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant. -Quantité minimale des stocks : Une fois que votre inventaire aura atteint la quantité minimale d'un certain article, QuickBooks vous rappellera de passer une nouvelle commande à l'égard de cet article. -Quantité en stock : De quelle quantité disposez-vous depuis votre date de début? Si vous avez configuré diverses unités de mesure pour cet article, la quantité en stock est présentée en unités d achat. Par exemple, si vous achetez un article en caisses (qui contiennent 12 canettes chacune) mais que vous vendez les canettes individuellement, la quantité en stock est présentée en nombre de caisses et non canettes. -Valeur totale depuis votre date de début : Vous indiquez la valeur de la quantité totale en stock de cet article depuis la date de début. Par exemple, si vous possédez six T-shirts qui valent 10 $ chacun, la valeur totale est de 60 $. Si vous avez entré le nombre de pièces en 56 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

57 stock et la valeur de chacune, QuickBooks calcule automatiquement la valeur totale. c Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre article d'inventaire. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. 3 Cliquez sur Suivant pour terminer l'onglet Inventaire et la section Détails sur les revenus. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet ainsi qu'à la section pour indiquer que vous avez terminé ces parties de l'entrevue et vous mène à la section Soldes d'ouverture. Section Soldes d'ouverture Cette section vous permet d'entrer les montants que vous doivent vos clients depuis votre date de début, les montants que vous devez à vos fournisseurs depuis votre date de début, ainsi que le solde de vos comptes de bilan. Ces renseignements sont nécessaires car ils servent à créer des comptes appropriés et des rapports précis avant même l'entrée de vos opérations quotidiennes. Introduction 1 Lisez les renseignements figurant dans chacune des fenêtres de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. 2 QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Introduction pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue. Clients 1 Lisez les renseignements de la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. 2 Dans la fenêtre Entrer les clients, sélectionnez Oui si vous désirez configurer les renseignements des clients qui vous doivent de l'argent depuis votre date de début. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Pro Oui Si vous utilisez QuickBooks et que vous avez sélectionné Non, passez à l'étape suivante. Si vous utilisez QuickBooks Pro et que vous avez sélectionné Non, lisez les renseignements figurant dans la fenêtre affichée à l'écran, puis cliquez sur Suivant. Procédez de la même façon dans la fenêtre suivante. Passez à la section intitulée «Comptes - carte de crédit» à la page 59. Dans la fenêtre Suivi des projets des clients, sélectionnez Oui si vous désirez suivre plusieurs projets pour chaque client. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. L'Entrevue EasyStep 57

58 Vérifiez bien les renseignements que vous entrez dans cette section avant de cliquer sur Suivant, car il vous sera impossible d'y retourner plus tard et de modifier les renseignements entrés. Cependant, une fois que vous aurez terminé l'entrevue EasyStep, vous pourrez apporter au besoin les modifications voulues directement dans le programme QuickBooks. Si vous n'effectuez pas le suivi des projets, inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant. -Nom du client : Fournissez le nom du client. -Solde dû en date de début : Il s'agit du montant que ce client vous doit depuis votre date de début. Pour ajouter un autre client, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Passez à l'étape suivante. Si vous suivez plusieurs projets pour chaque client, consultez le tableau ci-dessous : Début Fournissez le nom du client Oui Ce client a-t-il plusieurs projets? Non Inscrivez le solde à payer du client depuis votre date de début Ajouter un autre client? Non Terminé! Passez au paragraphe intitulé «Fournisseurs», cidessous. Oui Ajoutez le projet du client Inscrivez le solde à payer pour ce projet depuis votre date de début Ajouter un autre projet pour ce client? Oui Non Puisque chaque client peut avoir un ou plusieurs projets, QuickBooks place deux-points (:) entre le nom du client et celui du projet dans le champ Client: projet. 3 Vous avez terminé cette section. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Clients pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue. 58 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

59 Fournisseurs 1 Lisez les renseignements de la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. 2 Dans la fenêtre Ajouter un fournisseur, sélectionnez Oui si vous désirez entrer les renseignements des fournisseurs à qui vous devez de l'argent depuis votre date de début. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez à l'étape suivante. Oui Dans la fenêtre Ajouter un fournisseur, inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant. Vérifiez bien les renseignements que vous entrez dans cette section avant de cliquer sur Suivant, car il vous sera impossible d'y retourner plus tard et de modifier les renseignements entrés. Cependant, une fois que vous aurez terminé l'entrevue EasyStep, vous pourrez apporter au besoin les modifications voulues directement dans le programme QuickBooks. -Nom du fournisseur : Inscrivez le nom du fournisseur. -Solde dû en date de début : Il s'agit du montant que vous devez à ce fournisseur depuis votre date de début. Pour ajouter un autre fournisseur, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. 3 Vous avez terminé cette section. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet Fournisseurs pour indiquer que vous avez terminé cette partie de l'entrevue. Comptes - carte de crédit 1 Lisez les renseignements de la première fenêtre de cet onglet, puis cliquez sur Suivant. 2 Dans la fenêtre Comptes de carte de crédit, sélectionnez Oui si vous désirez configurer un compte de carte de crédit. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez au type de compte suivant. Oui Dans la fenêtre Ajouter une carte de crédit, inscrivez le nom de la carte de crédit, puis cliquez sur Suivant. a Inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant. -Date de fin de relevé : À l'aide de votre dernier état de compte bancaire, choisissez une date qui correspond ou est antérieure à votre date de début dans QuickBooks. Vous pouvez l'entrer directement ou la sélectionner dans le calendrier QuickBooks. -Solde de clôture du relevé : Il s'agit du solde de la carte de crédit à la date que vous avez choisie. b Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter une autre carte de crédit. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. L'Entrevue EasyStep 59

60 Comptes - marge de crédit 1 Dans la fenêtre Ajouter une marge de crédit, sélectionnez Oui si vous désirez configurer un compte de marge de crédit. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez au type de compte suivant. Oui Dans la fenêtre Ajouter une marge de crédit, inscrivez le nom du compte de marge de crédit, puis cliquez sur Suivant. a Inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant. -Date de fin de relevé : À l'aide de votre dernier état de compte bancaire, choisissez une date qui correspond ou est antérieure à votre date de début dans QuickBooks. Vous pouvez l'entrer directement ou la sélectionner dans le calendrier QuickBooks. -Solde de clôture du relevé : Il s'agit du solde de votre marge de crédit à la date que vous avez choisie. b Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre compte de marge de crédit. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Comptes - prêt/emprunt 1 Dans la fenêtre Prêt/emprunt et effet à payer, sélectionnez Oui si vous désirez configurer un compte de prêt/d'emprunt ou d'effet à payer. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez au type de compte suivant. Oui Dans la fenêtre Ajouter un compte de prêt/d'emprunt (passif), inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant. -Nom : Fournissez le nom du prêt/de l'emprunt. -Solde impayé : Il s'agit du montant exigible du prêt/de l'emprunt depuis votre date de début. -Passif à long terme : Sélectionnez Passif à long terme si le remboursement s'étalera sur un an ou plus. Pour ajouter un autre compte de prêt/d'emprunt, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, choisissez Non puis cliquez sur Suivant. Comptes bancaires 1 Dans la fenêtre Comptes bancaires, sélectionnez Oui si vous désirez configurer un compte bancaire. Dans le cas contraire, choisissez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez au type de compte suivant. Oui a Dans la fenêtre Ajouter un compte bancaire, inscrivez le nom du compte, puis cliquez sur Suivant. Inscrivez les renseignements ci-dessous, puis cliquez sur Suivant. -Date de fin de relevé : À l'aide de votre dernier état de compte bancaire, choisissez une date qui correspond ou est antérieure à votre date de 60 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

61 b début dans QuickBooks. Vous pouvez l'entrer directement ou la sélectionner dans le calendrier QuickBooks. -Solde de clôture du relevé : Il s'agit du solde de votre compte bancaire à la date que vous avez choisie. Sélectionnez Oui si vous désirez ajouter un autre compte bancaire. Dans le cas contraire, sélectionnez Non, puis cliquez sur Suivant. Comptes - actif 1 Dans la fenêtre Introduction à l'actif, lisez les renseignements puis cliquez sur Suivant. 2 Dans la fenêtre Comptes d'actif, sélectionnez Oui si vous désirez configurer un compte d'actif. Dans le cas contraire, choisissez Non, puis cliquez sur Suivant. Non Passez au type de compte suivant. Oui Comptes - capital Dans la fenêtre Ajouter un compte d'actif, inscrivez ce qui suit, puis cliquez sur Suivant. -Nom : Fournissez le nom du compte d'actif. -Type : Sélectionnez le type de compte d'actif. -Valeur de l'actif : Inscrivez la valeur de cet actif depuis votre date de début dans QuickBooks. Si vous désirez ajouter un autre compte d'actif, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, choisissez Non, puis cliquez sur Suivant. 1 Dans la fenêtre Introduction au capital, lisez les renseignements fournis, puis cliquez sur Suivant. Procédez de la même façon dans la fenêtre suivante. 2 Cliquez sur Suivant pour terminer l'onglet Comptes et la section Soldes d'ouverture. QuickBooks ajoute une coche à l'onglet ainsi qu'à la section pour indiquer que vous avez terminé ces parties de l'entrevue et vous mène à la section Soldes d'ouverture. Section Livre de paye Gérer le livre de paye peut s avérer complexe : vous devez effectuer le suivi des heures de travail, du salaire, des numéros d'assurance sociale, des congés payés, des jours de congé de maladie, des primes, des avances sur salaire, et des avantages offerts par la compagnie, tels que les cotisations aux régimes de pension. Si vous n'avez jamais utilisé le livre de paye, il vous est conseillé de le configurer à l'extérieur de l'entrevue EasyStep. Consultez la section intitulée «Configurer le livre de paye : un aperçu» à la page 105. Vous y trouverez des renseignements détaillés sur les diverses fonctions du livre de paye QuickBooks. Si vous savez déjà comment fonctionnent les programmes de livre de paye, il vous est conseillé d'utiliser l'entrevue EasyStep pour configurer le livre de paye de QuickBooks et vous mettre en route. L'Entrevue vous guide d'une étape à l'autre de la configuration des L'Entrevue EasyStep 61

62 employés, des cumuls annuels, des salaires, de la fréquence des chèques de paye, et des diverses retenues à la source. Pour utiliser les fonctions du livre de paye QuickBooks, vous devez être inscrit au service de livre de paye QuickBooks. Pour obtenir des renseignements sur l'inscription à ce service, sélectionnez Service de livre de paye dans le menu Employés. Section Étape suivante La dernière partie de l'entrevue EasyStep vous aide à configurer QuickBooks en fonction de vos préférences. Nous vous invitons à parcourir cette section à votre gré. Pour quitter l'entrevue EasyStep et enregister vos modifications, cliquez sur Quitter. Après avoir configuré votre compagnie à l'aide de l'entrevue EasyStep, il vous sera impossible d'y retourner et de modifier certains renseignements. Cependant, vous pouvez apporter toute modification directement dans QuickBooks, au besoin. Consultez les renseignements figurant dans la fenêtre Bienvenue à QuickBooks et dans l'aide à l'écran pour modifier le fichier de votre compagnie à votre gré. Dernières étapes de la configuration Mise au point finale de vos comptes QuickBooks configure votre plan comptable au cours de l'entrevue. Avant de commencer à entrer des opérations, assurez-vous que votre plan comptable soit précis et qu'il relève de votre entreprise. Modifiez au besoin le nom de vos comptes et supprimez/ajoutez des comptes, s'il y a lieu, afin que votre plan comptable corresponde aux activités financières de votre compagnie. Assurez-vous que l'ensemble de vos comptes réponde aux besoins de votre entreprise. Bien qu'il soit possible de modifier le plan comptable ultérieurement, il est cependant plus facile d'y apporter des modifications avant même de commencer à entrer des opérations. 62 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

63 Il vous est conseillé de nommer et numéroter vos comptes de façon suivie. Certains comptables suggèrent que les divers comptes d'un plan comptable soient classés à l'aide de chiffres, par exemple : Actif Passif Capital Revenus Dépenses Autres revenus et dépenses Ce classement par chiffres vous aide à identifier le type de comptes et peut donc vous faire gagner du temps lorsqu'il s'agit de sélectionner un compte pour un formulaire précis. Pour en savoir plus sur... La modification de votre plan comptable Rechercher l'index d'aide comptes, ajouter au plan comptable comptes, modification des renseignements sur comptes, suppression Entrer les opérations historiques de votre compagnie Si vous avez choisi une date de début qui est antérieure à la date du jour, il vous faudra entrer toutes les opérations que vous avez effectuées dans le cadre de l'exploitation de votre entreprise avant la date du jour afin de vous assurer que vos dossiers financiers soient précis et complets dans QuickBooks. Entrez les opérations historiques dans l'ordre suivant : 1 Les factures que vous avez émises depuis votre date de début 2 Les bons de commande que vous avez émis depuis votre date de début et dont le solde est impayé 3 Les paiements en espèces ou par chèques que vous avez reçus depuis votre date de début 4 Les factures que vous avez reçues depuis votre date de début 5 Les factures que vous avez payées depuis votre date de début 6 Les montants que vous avez déposés dans vos comptes depuis votre date de début 7 Tout autre chèque que vous avez rédigé depuis votre date de début (dans un but autre que le paiement de factures) Il importe que vous entriez vos opérations historiques dans un ordre précis. Par exemple, QuickBooks ne sera en mesure de porter un montant au compte d'un client que si vous avez au préalable associé cette facture à ce client. Dernières étapes de la configuration 63

64 Puisque les opérations de comptes fournisseurs et de comptes clients toucheront votre compte bancaire, il vous est fortement conseillé d'entrer vos opérations de compte bancaire en dernier. Une fois que vous aurez entré toutes vos opérations historiques, votre relevé des chèques devrait être à jour. Entrée d'opérations historiques et courantes Vous n'avez pas besoin d'entrer toutes vos opérations historiques avant de commencer à utiliser QuickBooks et à inscrire vos opérations courantes. Il vous est recommandé d'entrer vos nouvelles opérations à mesure que vous effectuez celles-ci afin d'éviter de prendre du retard. Par contre, vous pouvez entrer vos opérations historiques à n importe quel moment. Veuillez noter, cependant, que le solde de vos comptes ne sera exact que lorsque vous aurez entré toutes vos opérations historiques. S'il existe un lien entre une opération courante et une opération historique, entrez d'abord l'opération antérieure. Par exemple, si vous recevez le paiement d'une facture que vous n'avez pas encore inscrite, entrez d'abord le montant de la facture puis le montant du paiement reçu. De cette façon, QuickBooks associe automatiquement ces deux opérations. Entrée des renseignements historiques du livre de paye Si vous comptez vous servir du livre de paye de QuickBooks, entrez vos opérations historiques de sorte que QuickBooks tienne compte du cumul annuel des salaires que vous avez payés. QuickBooks se sert de ces renseignements pour créer des rapports d'impôt et de livre de paye. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Configurer le livre de paye : un aperçu» à la page 105. Pour en savoir plus sur... Rechercher l'index d'aide L'entrée d'opérations historiques de livre de paye livre de paye Entrée des renseignements sur le compte bancaire Si vous avez entré toutes vos opérations historiques, le relevé de votre compte de chèques ou d'épargne contient déjà les entrées se rapportant aux factures que vous avez payées, aux chèques que vous avez rédigés à d'autres fins, et aux montants que vous avez déposés dans vos comptes. Afin que les relevés de vos comptes soient exacts, il vous faudra entrer les opérations additionnelles suivantes : Les chèques qui ont été rédigés avant votre date de début mais encaissés après cette date. Les montants que vous avez déposés avant votre date de début mais qui ne figurent dans vos états de compte qu'après cette date. Les chèques que vous avez émis ou les paiements que vous avez effectués avant votre date de début mais qui ne servaient pas aux règlements de factures ou aux comptes fournisseurs (par exemple, les paiements de carte de crédit). 64 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

65 Les montants que vous avez déposés après votre date de début mais qui ne constituaient pas des paiements de clients. Les frais bancaires et les intérêts payés. Pour en savoir plus sur... L entrée de renseignements dans le relevé des comptes Rechercher l'index d'aide relevés, entrer des opérations Renseignements sur les clients, les fournisseurs et les articles Au cours de l'entrevue, vous avez entré des renseignements sur le solde de vos clients et de vos fournisseurs. Il vous faudra à présent fournir des renseignements supplémentaires (adresses, numéros de téléphone, limites de crédit). Vous n'avez pas besoin d'entrer tous ces renseignements à la fois. Remarque: Si vous utilisez QuickBooks Pro et Symantec ACT! ou Microsoft Outlook, vous pouvez synchroniser les données de vos clients/fournisseurs (adresses et numéros de téléphone) au moyen du gestionnaire des contacts. De cette façon, vous n'aurez pas à entrer ces renseignements une seconde fois. Pour en savoir plus sur la synchronisation, recherchez les mots «Gestion des contacts, synchronisation» dans l'index de l'aide. Les articles sont les produits et les services que vous vendez et achetez. QuickBooks configure une liste initiale d'articles pour vous au cours de l'entrevue. Vous aurez sans doute à ajouter des articles supplémentaires à cette liste et à mettre au point les renseignements que vous aurez déjà entrés. Pour en savoir plus sur... L'ajout d'un nouveau client L'ajout d'un nouveau fournisseur Les types d'articles et l'usage Rechercher l'index d'aide clients, ajouter fournisseurs, ajouter articles, à propos des Rajuster les soldes d'ouverture Après avoir créé votre compagnie dans l'entrevue, il vous faudra sans doute entrer des soldes d'ouverture additionnels ou effectuer des rajustements aux soldes des comptes que vous aurez configurés : Si vous percevez la TPS ou la TVP, inscrivez le montant que vous devez depuis votre date de début. Si vous avez entré vos factures et achats antérieurs, ne tenez pas compte du montant que vous devez depuis votre date de début puisque la TPS/TVP perçue est déjà calculée. Vérifiez si le montant que vous devez est supérieur aux factures. Si tel est le cas, rajustez la partie assujettie à la TPS/TVP au besoin. Dans le menu Fournisseurs, sélectionnez Activités de TPS/TVP, puis Rajustement de la TPS/TVP. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Suivre et payer la TPS et TVP» à la page 88. Dernières étapes de la configuration 65

66 Pour en savoir plus sur... L'inscription de la TPS ou la TVP exigible depuis votre date de début Le rajustement du montant assujetti à la TPS/TVP Rechercher l'index d'aide taxe sur les ventes, données historiques TPS, rajustement TVP, rajustement Rajuster le compte de produits hors catégorie et de charges hors catégorie (si vous utilisez la comptabilité d'exercice). Lorsque vous entrez des soldes d'ouverture impayés pour vos clients, QuickBooks associe les revenus à un compte de produits hors catégorie. De la même façon, lorsque vous entrez vos soldes impayés à l'égard de vos fournisseurs, QuickBooks associe les dépenses à un compte de charges hors catégorie. - Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse (si vous inscrivez vos revenus en recevant les paiements de vos clients), l'état des résultats de QuickBooks ne relèvent de ces deux comptes que lorsque vos clients vous ont versé les paiements. Par conséquent, vous n'avez pas à effectuer des rajustements. - Si vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice (si vous inscrivez une opération dès que vous effectuez une vente ou subissez des dépenses), l'état des résultats de QuickBooks relève de ces deux comptes à partir de votre date de début. Il se peut que votre comptable vous demande d'effectuer certains rajustements afin que QuickBooks puisse suivre selon la méthode de comptabilité d'exercice tous les revenus et dépenses qui sont antérieurs à la date de début, que les paiements aient été versés ou non. Consultez votre comptable afin de vérifier si cette situation s'applique à vous. Effectuez des rajustements en vue des revenus et dépenses courants si votre date de début ne relève pas du début de votre exercice financier. Si la date de début de votre compagnie se situe en mi-année et que vous savez quels ont été vos revenus et dépenses entre le début de votre exercice financier et votre date de début dans QuickBooks, vous pouvez effectuer des rajustements à l'égard des ces revenus et dépenses. De cette façon, tout état des résultats que vous créerez dans QuickBooks affichera des données précises à l'égard de la période entre le début de votre exercice financier et une date quelconque suite à votre date de début dans QuickBooks. Pour obtenir ces renseignements, demandez que votre comptable produise un état des résultats selon le cumul annuel et que cet état couvre votre exercice financier courant ainsi que votre date de début. Répartissez les revenus et le capital dont vous disposiez avant votre date de début. Après avoir entré tous vos soldes d'ouverture et effectué d'autres rajustements, vous pouvez répartir les fonds qui ont été déposés automatiquement dans le compte «Solde d'ouverture du compte de capital» entre plusieurs autres comptes de capital afin de pouvoir identifier d'où viennent certains montants (par exemple, les bénéfices non répartis ou l'apport des propriétaires). 66 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

67 Pour en savoir plus sur... La répartition des revenus et du capital dont vous disposiez avant votre date de début Le capital reporté d'exercices antérieurs La répartition des fonds entre plusieurs comptes de capital Rechercher l'index d'aide Solde d'ouverture du compte de capital capital, bénéfices non répartis capital, virement à partir du compte «Solde d'ouverture du compte de capital» Points à examiner suite à la configuration Créer des rapports pour vérifier votre configuration Après avoir configuré votre compagnie dans QuickBooks et effectué les rajustements nécessaires, il vous est conseillé de créer des rapports afin de confirmer l'exactitude des résultats. Créez un état des résultats et un bilan à l'aide de QuickBooks et faites de même au moyen de votre ancien système de comptabilité. Chaque rapport devrait couvrir le début de votre exercice financier ainsi que votre date de début dans QuickBooks. Par exemple, si le début de votre exercice financier correspond au 1er juillet et que votre date de début dans QuickBooks est le 1er septembre, créez des rapports qui couvrent la période entre le 1er juillet et le 1er septembre. Une fois que vous aurez créé ces rapports au moyen de QuickBooks et de votre ancien système de comptabilité, vérifiez que les soldes de vos comptes sont identiques. Conservez votre ancien système de comptabilité Si vous exploitiez votre entreprise avant de commencer à utiliser QuickBooks, assurez-vous de garder votre ancien système de comptabilité intact au cas où l'agence des douanes et du revenu du Canada vous demanderait de fournir des renseignements se rapportant aux années antérieures. Vous devriez conserver tout logiciel et matériel se rapportant à votre ancien système de comptabilité ou une copie de tous vos rapports comptables. Si vous avez plus d'un fichier de compagnie Si vous utilisez QuickBooks pour gérer les finances de deux compagnies ou plus, vous devriez conserver tous vos fichiers dans le même répertoire. Si vous mettez à jour QuickBooks, téléchargez des tables d'impôt, recevez des avertissements et ainsi de suite, il vous faudra sans doute télécharger plusieurs copies des nouveaux renseignements si vos fichiers ne se trouvent pas tous dans le même répertoire. Dernières étapes de la configuration 67

68 68 CHAPITRE 3 Configurer une nouvelle compagnie

69 C h a p i t r e 4 Principes de base de QuickBooks Comment naviguer dans QuickBooks? Information supplémentaire sur l'utilisation de QuickBooks Obtenir des détails sur votre compagnie Sauvegarde des données d'entreprise Mode multiusager Suivre et payer la TPS et TVP Rassembler des renseignements fiscaux Que faut-il savoir pour utiliser QuickBooks? Le présent chapitre explique les principes de base qui vous aideront à vous mettre en route. Lorsque vous aurez appris à naviguer dans QuickBooks, vous pourrez vous servir des fonctions qui nécessitent une configuration additionnelle, telle que la sauvegarde des données, l'accès des employés au fichier de compagnie, la collecte de la TPS/TVP et l'association de vos comptes aux formulaires d'impôt. CHAPTER 4 69

70 Comment naviguer dans QuickBooks? Dans QuickBooks, vous pouvez obtenir les renseignements qu'il vous faut et accéder aux fonctions de bien des façons. À propos de la fenêtre Mise en route La fenêtre Mise en route s'affichera dès la première exécution de QuickBooks. Elle sert à présenter les étapes à suivre pour terminer la configuration d'un nouveau fichier de compagnie, à vous diriger vers les renseignements dont vous aurez besoin au cours de votre session et à offrir des conseils utiles au sujet de la gestion de votre entreprise. Pour retourner à la fenêtre Mise en route, choisissez le menu Aide. Vous trouverez également dans QuickBooks la fenêtre Info et Soutien. Cet écran fournit des ressources d'entreprise, des renseignements et nouvelles sur nos produits et de l'aide. Pour l'afficher, dans le menu Aide, choisissez Info et soutien. Naviguer dans les zones de travail QuickBooks vous facilite la tâche d'obtenir des renseignements et d'accéder aux nombreuses fonctions. Les méthodes de navigation dans bien des zones de travail dans QuickBooks sont multiples; il suffit de choisir la méthode qui vous plaît. De plus, plusieurs aspects du logiciel, telle la barre d'icônes, peuvent être personnalisés afin de convenir aux besoins de votre entreprise. 70 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

71 La barre d'icônes vous permet d'accéder aux fonctions dont vous vous servez le plus souvent - en un simple clic de la souris. Les Navigateurs sont utiles lorsque vous travaillez dans une zone spécifique. En utilisant QuickBooks, la liste de fenêtres ouvertes énumère les zones dans lesquelles vous avez travaillé. Chaque Navigateur présente les activités concernant un aspect spécifique de votre entreprise. Le Navigateur Clients vous permet d'exécuter les tâches relatives à votre clientèle comme la création de factures. Pour plus de renseignements sur les Navigateurs, consultez la page 75. Si vous désirez afficher plusieurs fenêtres à la fois, dans le menu Visualiser, sélectionnez Fenêtres multiples. Alterner d'une fenêtre à l'autre QuickBooks facilite la navigation en fournissant une liste des fenêtres ouvertes. Vous pouvez alterner entre ces fenêtres pendant votre session. Toutes les fenêtres peuvent être agrandies pour qu'elles occupent toute la surface de l'écran. Comment naviguer dans QuickBooks? 71

72 Utiliser les listes, formulaires et relevés Lorsque vous utilisez QuickBooks, la plupart des tâches s'effectuent dans un formulaire, une liste ou un relevé. Compte tenu de l'importance de ces feuilles de travail, nous vous recommandons de vous familiariser avec leurs fonctions. Utiliser les formulaires Vous inscrivez la plupart des opérations d'entreprise quotidiennes dans un formulaire de QuickBooks qui ressemble au type de formulaire sur papier que vous utilisiez auparavant. Une fois le formulaire rempli, QuickBooks fait les calculs nécessaires. Lorsque vous rédigez un chèque après avoir préparé une facture (Fenêtre Payer une facture), QuickBooks tient compte de la dépense d'entreprise engagée et du paiement effectué dans votre relevé des comptes fournisseurs. Le montant du chèque est noté dans votre compte de chèques pour que vos dossiers soient à jour et qu'un solde courant des sommes dues soit calculé. Utiliser une liste Les listes servent à enregistrer des renseignements sur les clients, les fournisseurs, les employés, les articles ou services destinés à la vente et ainsi de suite. L'utilisation des listes vous fait gagner du temps et assure la cohérence et l'exactitude des renseignements entrés. Vous remplissez bon nombre de formulaires dans QuickBooks en sélectionnant une entrée voulue dans une liste. Par exemple, lorsque vous remplissez une facture, choisissez le nom de votre client dans la liste Client:projet. Par la suite, QuickBooks fournit le nom du client, son adresse, ses modalités de paiement et d'autres renseignements. 72 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

73 Cette liste contient les clients, les projets et les soldes impayés associés à leur nom. Un «X» signifie qu'un élément est inactif. Pour afficher les éléments «inactifs», cochez la case Tout afficher. Pour masquer ces éléments, retirez la coche. Pour trier la liste selon le nom ou le type, cliquez sur l'en-tête de la colonne. Une note peut être composée dans une liste. Cliquez sur les boutons de menu au bas des listes pour effectuer diverses tâches : créer une nouvelle entrée, modifier une entrée existante, générer des rapports relatifs aux éléments dans la liste, etc. Utiliser les relevés Habituellement, on inscrit les opérations de compte de chèques dans un relevé sur papier. Dans QuickBooks, le relevé est électronique et les activités de compte sont enregistrées. Bien que vous utilisiez habituellement des formulaires, vous pouvez également utiliser des relevés pour inscrire et afficher des opérations. Voici un exemple d'un relevé des comptes clients. Le relevé fournit des renseignements sur les factures émises aux clients : la date d'émission, la date d'échéance, le nom du client et le montant dû. Le relevé affiche aussi les règlements de factures. Au coin droit inférieur du relevé s'affiche le solde courant de tous les comptes clients. C'est ainsi que vous connaissez le total des dettes que l'on a envers vous. Comment naviguer dans QuickBooks? 73

74 Information supplémentaire sur l'utilisation de QuickBooks Grâce à QuickBooks, il existe de nombreuses façons d'obtenir des réponses à vos questions et de l'information utile. Si une erreur spécifique s'est produite et que vous préférez en discuter avec un représent du service à la clientèle, consultez la section intitulée «Options de soutien au client et services d'intuit» à la page 194. Instructions étape par étape Aide à l'écran Pour obtenir des précisions à l'égard des fonctions de la fenêtre active, appuyez sur F1 ou sur la touche Aide (Help) de votre clavier, ou bien, dans le menu Aide, choisissez Aide sur cette fenêtre. Pour rechercher des instructions à propos d'un sujet spécifique, dans le menu Aide, choisissez Index et recherchez la rubrique. L'index de l'aide a une fonction de défilement automatique. Fouiller dans QuickBooks avec une compagnie de référence Utilisez la compagnie fictive et familiarisez-vous avec le logiciel : observez les fonctions, entrez des données d'essai et générez des rapports. Pour afficher la compagnie fictive 1 Dans le menu Fichier, sélectionnez Choisir une compagnie. 2 Dans la fenêtre Choisir une compagnie, cliquez sur le fichier fictive.qbw. 74 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

75 Obtenir des renseignements par Internet Si vous avez des questions à propos de QuickBooks ou d'intuit Canada, vous pouvez parcourir la foire aux questions dans le site Web suivant Obtenir des détails sur votre compagnie Utilisez les Navigateurs comme point de départ idéal pour afficher un aperçu de l'évolution de votre compagnie. Les outils de navigation servent à rassembler et à afficher en un seul et même endroit les renseignements provenant des données de QuickBooks. Voilà un autre moyen de gérer votre entreprise avec plus de facilité. Il existe huit Navigateurs : Compagnie Activités bancaires Clients Services aux compagnies Fournisseurs Rapports Employés Info et soutien Le graphique de mouvement montre l'évolution des activités reliées aux clients. Cliquez sur les icônes pour avoir accès aux renseignements. Cliquez sur ces icônes pour accéder aux fonctions de gestion de votre clientèle. Ce menu déroulant vous donne accès aux rapports compris dans la liste de rapports mémorisés. Dans cette boîte, QuickBooks fournit des suggestions concernant vos clients. Obtenir des détails sur votre compagnie 75

76 Créer des rapports QuickBooks offre divers types de rapports prédéfinis et de graphiques pour afficher des renseignements sur votre compagnie. Par ailleurs, vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés et modifier leurs préférences pour que celles-ci répondent aux besoins de votre entreprise. Trouver le rapport approprié Au moyen de la fonction Index des rapports, vous pouvez scruter et choisir un des nombreux rapports prédéfinis que fournit QuickBooks. Pour vous aider à choisir le rapport approprié, l'index des rapports affiche des échantillons et un sommaire des fonctions du rapport sélectionné. Choisissez une catégorie et visualisez une description générale du rapport. S'affichent ici les rapports spécifiques disponibles dans cette catégorie. Une imagette est affichée à titre d'échantillon pour que l'on sache ce qu'offre un rapport donné. Un rapport est personnalisable avant ou après sa création. QuickBooks vous présente des détails qui se rapportent au contenu du rapport pour que vous puissiez déterminer si ce dernier convient à vos besoins. Personnaliser un rapport Il est possible de personnaliser la plupart des rapports en vue d'obtenir une présentation unique des données. Par exemple, vous pouvez : Modifier la police et l'affichage des chiffres Ajouter ou retirer une colonne et en ajuster la largeur Créer ou modifier le groupement d'un total partiel Modifier la méthode de trier une opération 76 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

77 Cliquez sur Modifier le rapport pour personnaliser le rapport. Chacun des onglets donne accès à différents aspects du rapport. Par exemple, cliquez sur cet onglet pour choisir les colonnes à afficher. Après la personnalisation d'un rapport, les paramètres peuvent être enregistrés en vue d'une utilisation ultérieure. Le fait d'enregistrer les paramètres d'un rapport est appelé la mémorisation. La prochaine fois que vous lancerez le rapport, QuickBooks affichera le même format du rapport ainsi que les données financières les plus récentes. Lorsqu'un rapport est mémorisé, QuickBooks l'ajoute à la liste de rapports mémorisés. Pour afficher cette liste, dans le menu Rapports, choisissez Rapports mémorisés, puis sélectionnez Liste de rapports mémorisés. Conseil: Si vous utilisez QuickBooks Pro et Microsoft Office et vous désirez plus de contrôle des données, vous pouvez exporter un rapport dans un tableur Microsoft Excel en cliquant sur Excel. Obtenir des détails sur votre compagnie 77

78 Modifier l'étendue des renseignements d'un rapport Créer une version personnalisée d'un rapport existant comprend par exemple le filtrage ou le changement de l'étendue des renseignements affichés dans un rapport défini. Nous vous encourageons à explorer les divers filtres disponibles. Ici, les options disponibles incluent le filtrage des données que vous avez entrées dans les champs personnalisés. Que signifie le mot «Divers» dans un rapport? Si vous avez opté pour utiliser des comptes secondaires, des sous-éléments ou des projets, le mot «Divers» se présentera à un moment donnée dans un rapport : La dépense au montant de 18,45 $ se catégorise dans Automobile-Divers (dont le compte principal est Automobile) et n'appartient à aucun compte secondaire. 78 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

79 QuickBooks affiche le mot «Divers» quand vous créez un rapport qui vise un compte composé de comptes secondaires (ou des éléments qui se composent de sous-éléments, des clients et des projets qui sont associés à ces derniers, etc.) et dans lequel il existe une opération associée au compte principal. Généralement, si vous utilisez des comptes secondaires (ou sous-éléments/projets), il vous est recommandé d'associer une opération au compte secondaire et non pas au compte principal. Conseil: Pour retirer le mot «Divers» d'une ligne ou d'une colonne de rapport, cliquez deux fois sur le montant en dollars afin que l'opération s'affiche et qu'elle puisse être modifiée. Lorsque Quick- Books affiche un rapport qui montre plusieurs opérations, cliquez deux fois sur chaque opération. Dans l'opération même, remplacez le nom inexact par le bon compte secondaire/sousélément/projet. Sauvegarde des données d'entreprise Pour éviter toute perte de données, vous devriez effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre compagnie de QuickBooks. En cas de perte de données, restaurez les données perdues en recourant à la sauvegarde. Vous pouvez faire une copie de sauvegarde du fichier de compagnie sur le disque dur ou sur une disquette. Il serait avantageux pour vous d'emmagasiner au moins une copie de sauvegarde récente sur un serveur externe. Ainsi, dans le cas d'un vol ou d'une catastrophe naturelle, la copie des données de compagnie sera conservée en lieu sûr. Si vous sauvegardez le fichier sur disquette(s), nous vous conseillons de conserver plusieurs sauvegardes sur diverses disquettes et de remplacer périodiquement ces disquettes par des nouvelles. Remarque: La commande Sauvegarder n'effectue pas non seulement une simple copie du fichier de données, mais elle réduit les données pour celles-ci soient transformées en un fichier de sauvegarde qui ne peut s'ouvrir qu'au moyen du logiciel QuickBooks. L'attribution d'un nom personnalisé au fichier de sauvegarde est permise. Procédure de sauvegarde suggérée Si vous utilisez QuickBooks Pro en mode multi-usager, vous devez passer au mode monousager pour créer une sauvegarde. Pour obtenir plus de renseignements sur le mode monousager, consultez la section intitulée «Mode multi-usager» à la page 81. Le formatage complet de plusieurs disquettes de sauvegarde est requis. Le nombre de disquettes à utiliser dépend de la taille du ficher de compagnie que vous sauvegardez. Marquez les disquettes : «QB sauvegarde - lundi», «QB sauvegarde - mardi», etc. (s'il vous faut plus d'une disquette pour la sauvegarde, numérotez les disquettes comme suit : «QB sauvegarde - lundi 1», «QB sauvegarde - lundi 2», et ainsi de suite.) En conservant un ensemble de disquettes de sauvegarde pour chaque jour ouvrable, vous ne perdriez peut-être pas plus d'une journée de données s'il arrivait une perte quelconque. Sauvegarde des données d'entreprise 79

80 Sauvegardez vos données sur les diquettes qui s'utilisent pour le jour courant (lundi, mardi, mercredi, etc.), et conservez-les dans votre lieu de travail. Effectuez une seconde copie de sauvegarde au moins une fois par semaine et conservez les disquettes de sauvegarde hors du lieu de travail. Utilisez deux ensembles de disquettes pour faire une copie de sauvegarde à stocker hors du lieu de travail. Si ce dernier est frappé par un sinistre, il est sûr que vous aurez besoin de recourir à une copie fiable des données. Remplacez régulièrement les disquettes de sauvegarde par des nouvelles disquettes formattées. Une disquette peut être endommagée facilement, alors vous feriez mieux de la remplacer périodiquement. Lorsque votre exercice financier prend fin, faites une copie de vos données d'entreprise à archiver à l'extérieur du bureau. Restaurer les données Si vous êtes tenu de restaurer votre fichier de compagnie à partir d'une copie de sauvegarde, utilisez la commande Restaurer. Puisque les fichiers de sauvegarde de QuickBooks sont compressés, vous n'avez pas à les copier dans le répertoire QuickBooks pour avoir accès aux données. Remarque: S'il existe déjà un fichier de compagnie qui porte le même nom que celui que vous copiez dans un répertoire donné, QuickBooks vous demande si vous êtes sûr de vouloir remplacer le fichier existant. Si vous cliquez sur «Non», on vous redirigera vers la fenêtre Restaurer où vous devrez renommer le fichier de sauvegarde. Lorsque vous aurez renommé le fichier, vous posséderez deux versions distinctes des données de compagnie. Si vous effectuez une sauvegarde du fichier de données en raison d'un défaut d'ordinateur ou de système, assurez-vous que toute réparation essentielle est accomplie. Vous devriez peut-être réinstaller QuickBooks avant de poursuivre la restauration. La compression des données Si votre fichier de compagnie est trop grand, une réduction de sa taille est possible en comprimant les opérations dont les détails ne sont plus pertinents. La compression des données a un impact sur toutes les opérations effectuées, dès votre première session QuickBooks jusqu'à ce que vous atteigniez la date de fin définie. Par exemple, si la date de fin est le 12/31/99, toutes les opérations datées le 1/1/00 et après demeurent intactes dans le fichier de compagnie. Celles qui portent la date de fin ou une date antérieure sont résumées et supprimées, pourvu qu'elles répondent à certains critères (p. ex. elles ont été imprimées ou conciliées.). Remarque: Aucune opération qui comprend des articles en stock ne sera comprimée. 80 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

81 Mode multi-usager Dans QuickBooks et QuickBooks Pro, vous pouvez configurer les fichiers de compagnie de sorte que divers utilisateurs ont différents accès aux fonctions (consultez la section intitulée «Configurer un utilisateur et un mot de passe» à la page 85). Dans QuickBooks Pro seulement, plusieurs individus peuvent utiliser simultanément le fichier de compagnie par le biais d'un réseau d'ordinateurs (consultez la section intitulée «Configurer un réseautage multi-usager dans QuickBooks Pro» à la page suivante). Configurer un réseautage multi-usager dans QuickBooks Pro QuickBooks Pro doit être installé sur chaque poste de travail connecté au réseau. Il est également nécessaire que chaque ordinateur possède une copie unique du logiciel ayant ses propres numéros d'enregistrement et de série. Il vous est impossible d utiliser un fichier de compagnie de QuickBooks logiciel comptable à partir d anciennes versions de celui-ci par l entremise d un réseau. Assurez-vous d'effectuer une sauvegarde de votre fichier de compagnie avant d'installer votre nouveau logiciel. Exigences de réseau Pour utiliser la fonction de réseautage, il est recommandé d'installer une mise à niveau récente ou une mise à jour du système d'exploitation ou du logiciel de réseautage. Vous devez donner à chaque utilisateur les droits de lecture/composition et de création/suppression dans le répertoire où se trouve le fichier de compagnie. Conseil: Si votre cédérom QuickBooks se situe de façon permanente dans un serveur partagé, l'installation à partir d'un CD ainsi hébergé est faisable, mais il est impossible d'effectuer une installation vers un ordinateur distant. (Le fichier de compagnie doit être emmagasiné dans le lieu de partage.) Réseaux d'égal à égal Un réseau d'égal à égal signifie qu'aucun serveur de fichiers n'est utilisé. Tous les ordinateurs qui sont connectés au réseau peuvent partager leurs ressources les uns avec les autres et aucun d'entre eux ne joue le rôle de serveur. Pour pouvoir profiter d'un réseau d'égal à égal, il faut que votre système d'exploitation soit Windows NT 4.0 ou supérieur avec la mise à niveau 3 ou mieux (Service Pack 3), ou bien Windows 98 ou supérieur. Mode multi-usager 81

82 Remarque: Certains réseaux d'égal à égal qui sont destinés à l'usage à domicile peuvent fonctionner trop lentement pour QuickBooks Pro. Si QuickBooks Pro effectue souvent une temporisation par défaut du réseau, il vous est conseillé de mettre à niveau votre réseau vers un système plus rapide. Dans le graphique ci-dessous, trois ordinateurs sont connectés à un réseau d'égal à égal. Ici, il y a un utilisateur (Jacques, Sylvain et Sarah) pour chaque ordinateur. Chacun des utilisateurs a accès à une copie unique de QuickBooks Pro et chaque copie installée a un code d'installation unique. Le fichier de compagnie QuickBooks se trouve sur l'ordinateur qu'utilise Sarah. Il est important de stocker le fichier de compagnie dans un seul emplacement auquel tous les ordinateurs peuvent accéder. Nous recommandons que le fichier de compagnie se trouve sur l'ordinateur de la personne qui se sert de QuickBooks le plus souvent. Cette personne aura donc un accès rapide au fichier. QuickBooks Pro est installé QuickBooks Pro est installé QuickBooks Pro est installé - le fichier de compagnie est sur le disque dur Réseaux client/serveur Les réseaux client/serveur comprennent au moins un ordinateur dont le rôle principal est de mettre en commun les fichiers, les imprimantes et d'autres ressources. En règle générale, personne ne se sert de cet ordinateur pour exécuter ses tâches quotidiennes. Pour pouvoir profiter d'un réseau d'égal à égal, il faut que votre système d'exploitation soit Windows NT 4.0 Serveur ou supérieur avec la mise à niveau 3 ou mieux (Service Pack 3), Windows 2000, ou bien NetWare Network File Server 3.12 ou supérieur. Dans le graphique ci-dessous, les trois utilisateurs (Jacques, Sylvain et Sarah) ont accès à un poste de travail indépendant. Notez qu'il existe également un serveur de fichiers. Nous vous conseillons d'entreposer le ficher de compagnie sur le serveur pour qu'il soit accessible par tous les ordinateurs du réseau. Puisque Jacques, Sarah et Sylvain ont besoin de QuickBooks, tous les trois ont installé une copie de QuickBooks Pro ayant un code d'installation unique. Toutefois, il n'est pas nécessaire d'installer QuickBooks sur le serveur de fichiers. 82 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

83 QuickBooks Pro est installé QuickBooks Pro n est pas installé sur le serveur de fichiers, mais le fichier de compagnie est sur le disque dur. QuickBooks Pro est installé QuickBooks Pro est installé Mode multi-usager Installation de QuickBooks Pro logiciel comptable Avant d'effectuer l'installation du programme, assurez-vous que tous les postes de travail soient bien branchés sur le réseau et que le logiciel de réseautage soit à jour. Ensuite, installez QuickBooks Pro sur chaque ordinateur à l'aide duquel un utilisateur accédera au fichier de compagnie (consultez la section intitulée «Installer et enregistrer QuickBooks» à la page 8 ou «Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks» à la page 11). Rappelez-vous que chaque copie du logiciel doit avoir un code d'installation distincte. Remarque: Assurez-vous que les mêmes versions du logiciel et des mises à jour soient installées sur vos ordinateurs en réseau. Configurer un administrateur et d'autres utilisateurs Une fois QuickBooks Pro installé, l'administrateur devrait configurer les utilisateurs qui partageront le fichier de compagnie (consultez la section intitulée «Configurer un utilisateur et un mot de passe» à la page 85). Remarque: Dans QuickBooks Pro, aucune limite du nombre d'utilisateurs n'est imposée. Toutefois, un maximum de cinq utilisateurs peuvent accéder au fichier de compagnie en même temps. Mode multi-usager 83

84 Enregistrer les copies de QuickBooks Pro Avant d'enregistrer le produit, ouvrez le fichier de compagnie à partir de chaque ordinateur possédant une copie de QuickBooks Pro. Ceci vous permet d'enregistrer correctement toute copie du logiciel. Pour obtenir plus de précisions au sujet de l'enregistrement, consultez la section intitulée «Installer et enregistrer QuickBooks» à la page 8. Pour en savoir plus sur La configuration des préférences d'un utilisateur Rechercher l'index d'aide préférences, général Partager les fichiers de compagnie dans QuickBooks Pro Il n'existe qu'une légère différence entre l'utilisation de QuickBooks au moyen d'un réseau et d'un ordinateur indépendant. Pour la plupart des tâches quotidiennes, un maximum de cinq utilisateurs sont capables d'utiliser le fichier de compagnie simultanément. Lorsque plusieurs utilisateurs peuvent accéder au fichier de compagnie de manière simultanée, cela signifie que le fichier est en mode multi-usager. Toutefois, quant à certaines activités, seulement une personne à la fois aura accès au fichier de compagnie, alors que les autres utilisateurs devront mettre fin à leur session et fermer le fichier de compagnie, ou bien quitter le programme. Ensuite, celui ou celle qui désire effectuer une activité sera tenu(e) de changer le mode du fichier en mode mono-usager. Après avoir terminé l'activité, cette même personne pourra rétablir le mode multi-usager et tout autre utilisateur aura le droit de rouvrir une session ou le fichier de compagnie. Voici quelques-unes des activités que l'on peut effectuer en mode mono-usager : Des opérations relatives au fichier comme la sauvegarde, la compression et l'exportation des données Certaines modifications aux listes L'ajustement de l'inventaire Des activités reliées à la copie du comptable Il existe également une troisième catégorie d'activités. Quoique tous les utilisateurs de QuickBooks ayant une connexion au réseau puissent accéder aux fonctions de cette catégorie (il faut obtenir la permission nécessaire!), seulement une personne à la fois peut les utiliser. (Pour en savoir plus sur la restriction de l'accès aux fonctions, consultez la section intitulée «Configurer un administrateur et un utilisateur» à la page 85). Voici certaines des activités verrouillées : Le règlement des factures Le livre de paye continu La configuration de nouveaux utilisateurs ou le maintien des utilisateurs existants 84 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

85 Actualiser après l'entrée des données Si vous créez des rapports pendant que d'autres utilisateurs travaillent dans le fichier de compagnie, cliquez sur le bouton Actualiser afin de rafraîchir les renseignements contenus dans les rapports. En cliquant sur le bouton Actualiser, les renseignements affichés à l'écran sont remplacés par les modifications introduites par les autres utilisateurs depuis que vous avez commencé la création de votre rapport. Lors de votre session, une liste ou un formulaire peut être actualisé(e) en appuyant sur la touche F5 ou en cliquant sur un élément avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Actualiser. Configurer un utilisateur et un mot de passe Bien que le mot de passe constitue une méthode de base pour protéger vos données, il n'est pas un système de sécurité complète. Par exemple, un mot de passe ne défend pas à un individu qui est en train d'utiliser Windows Explorer de supprimer votre fichier de compagnie. Puisque certaines données de compagnie sont plus sensibles que d'autres, il vous est possible d'attribuer un mot de passe à chaque utilisateur pour qu'il n'accède qu'aux données dont il a besoin. Les aspects de QuickBooks qui peuvent être protégés sont les suivants : les ventes/comptes clients, les achats/comptes fournisseurs, les chèques et les cartes de crédit, l'inventaire, le suivi des heures travaillées, le livre de paye, les activités comptables sensibles et les rapports financiers sensibles. Grâce à la protection, la sécurité des données d'entreprise est assurée, même si plusieurs utilisateurs accèdent au fichier de compagnie en même temps. N'importe qui ayant accès au fichier pourra se servir de toutes les fonctions du programme jusqu'au moment où vous lui attribuez ses nom d'utilisateurs et mot de passe. Configurer un administrateur et un utilisateur À propos de l'administrateur QuickBooks Quand vous créez un fichier de compagnie, le nom d'utilisateur «Admin», qui est automatiquement configuré, joue le rôle de l'administrateur du fichier de compagnie dans QuickBooks. Conseil: Lorsque vous attribuez un mot de passe à l'administrateur, notez-le bien et conservez-le en lieu sûr. Au cas où vous le perdriez, il faudra que vous fassiez parvenir votre fichier de compagnie à Intuit Canada afin de le déverrouiller. (Certains frais s'appliquent à ce service.) Après la configuration du mot de passe de l'administrateur, QuickBooks vous invite à établir une session à l'ouverture du fichier de compagnie. Mode multi-usager 85

86 L'administrateur QuickBooks a accès illimité à tout le fichier de compagnie et est la seule personne qui a l'autorité de configurer des utilisateurs supplémentaires et d'altérer les privilèges d'accès. Voici ce que l'administrateur accorde à chaque utilisateur : Un mot de passe. Le mot de passe peut comprendre un maximum de 16 caractères alphanumériques non sensibles à la casse. Un utilisateur a le droit de modifier son mot de passe ultérieurement, mais l'administrateur QuickBooks pourra toujours modifier les privilèges d'accès de ce dernier et, le cas échéant, lui attribuer un nouveau mot de passe. L'accès complet, l'accès restreint ou aucun accès aux fonctions de QuickBooks. Configurer et personnaliser les utilisateurs Dès que vous aurez configuré l'administrateur, vous pourrez configurer plusieurs nouveaux utilisateurs. Utilisez l'assistant Nouvel utilisateur pour choisir les fonctions ou les aspects du logiciel dont le nouvel utilisateur aura besoin. Dans le menu Compagnie, choisissez Nouvel utilisateur. Dans QuickBooks, vous pouvez configurer un nombre illimité d'utilisateurs. Toutefois, un maximum de cinq utilisateurs peuvent effectuer des opérations dans le fichier de compagnie de façon simultanée. Remarque: Dans le panneau de configuration de Windows 2000, l'élément Utilisateurs et mots de passe vous permet de configurer un nom d'utilisateur et mot de passe pour chacun de vos employés. Afin d'assurer le bon fonctionnement de QuickBooks, ceux et celles qui utiliseront le programme devront être un utilisateur standard (groupe des utilisateurs avec pouvoirs) ou devront obtenir un niveau d'accès supérieur et non pas Utilisateur restreint (groupe des utilisateurs). Lorsque l'assistant aura terminé la configuration, un sommaire des privilèges des utilisateurs s'affichera : 86 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

87 Clôture d'une période comptable et permissions Contrairement à d'autres logiciels de comptabilité, QuickBooks n'exige pas que vous clôturiez une période comptable lorsque l'excercice fiscal se termine. La fermeture d'une période s'avère souvent un processus compliqué où l'on doit transférer des renseignements d'un journal à l'autre et préparer un sommaire des écritures au journal. Si vous souhaitez clôturer une période comptable, QuickBooks peut générer en tout temps les rapports qu'il vous faut. Nous recommandons que vous restreigniez l'accès aux opérations qui ont été effectuées lors des périodes comptables précédentes. Ainsi, personne ne peut modifier aucune opération à votre insu. Le fait d'exiger la permission pour supprimer, ajouter ou modifier une opération avant une date spécifiée empêche la modification involontaire ou occasionnelle d'une période clôturée; il vous est encore possible de faire des changements au besoin. Par exemple, les permissions vous sont utiles lorsque vous voulez défendre à vos employés de modifier des anciennes opérations après que vous avez réglé les dettes qui y sont associées. Vous pouvez restreindre l'accès des utilisateurs aux anciennes opérations pendant le processus de configuration. Pour refuser à un utilisateur d'accéder aux périodes clôturées, ne lui permettez pas de modifier ou supprimer des opérations effectuées avant la date de clôture. Dans le menu Compagnie, sélectionnez Nouvel utilisateur et entrez la date de clôture dans la fenêtre Liste d'utilisateurs. Qui a modifié quoi? QuickBooks prend note de toute modification apportée à une opération ainsi que le nom de l'utilisateur qui l'a faite. Ces changements apparaîtront dans le rapport de piste de vérification. Choisissez la période à afficher. Cette opération a été modifiée. L'entrée «Opération courante» montre l'état actuel de l'opération, alors que «Opération précédente» présente l'état avant la modification. Notez que le nom de l'utilisateur qui a effectué le changement et la date sont visibles. Mode multi-usager 87

88 Suivre et payer la TPS et TVP L'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) recommande que toutes les entreprises, sauf les petites enreprises, s'inscrivent aux fins de la TPS ou, dans les provinces où la TPS et la TVP sont combinées, aux fins de la TVH (taxe de vente harmonisée). Les entreprises inscrites perçoivent la TPS/TVH sur la plupart de leurs ventes et paient la TPS/TVH sur la plupart des achats qu ils effectuent pour leur exploitation. Généralement, vous percevez plus de taxe de vente que vous n'en payez, alors vous êtes obligé de verser l'excédent à l'adrc. (Si vous payez plus de TPS/TVH que vous n en percevez, vous pouvez demander un remboursement.) Grand nombre de gouvernements provinciaux exigent que votre entreprise soit inscrite afin que vous puissiez imposer la taxe de vente provinciale (la TVP ou, au Québec, la TVQ). Dans la plupart des provinces, on rend compte seulement du montant de la taxe de vente provinciale perçue (au lieu du montant perçu et le montant payé) et puis on verse cette somme au gouvernement. Toutefois, au Québec, une entreprise traite la TVQ et la TPS de façon semblable : les entreprises peuvent peut-être déduire la TVQ payée sur les achats aux fins de l'exploitation de l'entreprise de la TVQ perçue et verser l'excédent au gouvernement. Il vous est conseillé de vous renseigner sur le traitement des taxes de vente fédérale et provinciale auprès de l'adrc, de votre ministère des Finances provincial ou de votre comptable. Calcul de la TPS et la TVP dans QuickBooks En utilisant l'adresse de votre entreprise, QuickBooks détermine le taux de la taxe de vente (TPS/TVP) qui est en vigueur dans votre province. Le taux désigné s'associe aux codes de taxe implicites. Ensuite, QuickBooks calcule séparément la TPS et la TVP perçue ou payée sur les articles énumérés sur les formulaires de ventes ou d'achats, en fonction du code de taxe associé. Les montants de la TPS et de la TVP s'affichent dans des cases situées au bas du formulaire et sont inclus dans le total. La TVH est calculée comme un taux unique dans le champ TPS. Le montant des taxes est inscrit dans vos comptes de passif pour la TPS et la TVP. Lorsque vous vendez un article, QuickBooks rend compte de la TPS perçue à titre d'augmentation du montant assujetti à la TPS. Il en est ainsi parce que vous devez verser le montant de cette taxe au gouvernement. Lorsque vous effectuez un achat, la TPS représente une réduction du montant assujetti à la TPS, car vous pouvez déduire les frais à titre de crédit de taxe sur les intrants. Tout comme la TPS, la TVP perçue sur les ventes est traitée à titre d'augmentation du montant assujetti à la TVP. Cependant, si votre gouvernement provincial vous permet de déduire les crédits de taxe sur les intrants, vous pouvez traiter la TVP que vous payez sur les achats en tant que réduction du montant assujetti à la TVP. Vous devez produire une déclaration de TPS/TVP selon une période de déclaration déterminée par l'adrc et émettre un chèque aux gouvernements provincial et fédéral pour le montant dû. À mesure que votre entreprise évoluera, vous serez tenu de soumettre une déclaration de TPS/TVP de façon plus régulière. Chaque fois que vous incluez un montant de taxe de vente dans une déclaration de TPS/TVP et que vous soumettez celle-ci, ce 88 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

89 montant est marqué comme étant déclaré. Si vous entrez une opération provenant d une période de déclaration antérieure après avoir soumis votre déclaration, le montant sera inclus dans la prochaine déclaration que vous soumettrez. Effectuer le suivi de la taxe de vente Activer les préférences de taxe de vente 1 Dans le menu Édition, sélectionnez Préférences. 2 Dans la case de défilement, sélectionnez TPS/TVP, puis cliquez sur l'onglet Préférences de la compagnie. 3 Configurez les préférences selon les besoins de votre entreprise, puis cliquez sur OK. Si une taxe de vente harmonisée (TVP) est en vigueur dans votre province, effectuez le suivi de la TPS uniquement. Vous n'avez pas à effectuer le suivi de la TVP. Cochez cette case si certains de vos clients requièrent un code des taxes particulier. Cette option vous permet d'associer un code des taxes au profil d'un client. Un code des taxes associé à un client sur un formulaire de ventes surpasse celui que vous associez aux articles. L'ADRC et le ministère des Finances provincial attribuent votre numéro d'entreprise. L'attribution de ce code aux nouveaux articles se fait par défaut. Comment effectuer le suivi de la TVP? Dans la plupart des provinces, lorsque vous achetez un article dans le cadre de l'exploitation de votre entreprise, vous n'êtes pas obligé de payer la TVP sur l'article s'il est destiné à la vente ou bien vous ne pouvez pas déclarer la TVP payée à titre de crédit de taxe sur les intrants (contrairement à la TPS). Aux fins de la comptabilité, vous pouvez traiter la TVP payée sur un article en tant que montant intégral du prix de ce dernier et ne pas effectuer le suivi de la TPS du tout. Suivre et payer la TPS et TVP 89

90 Toutefois, si le gouvernement vous rembourse la TVP sur les articles achetés dans le cadre de l'exploitation de votre entreprise (ceci est le cas au Québec) ou si, pour des raisons personnelles, vous notez le montant de la TVP payée, il est possible d'effectuer le suivi de la TVP comme montant distinct. Dans le premier cas, afin de réduire le montant de la TVP à remettre au gouvernement, la TVP à payer est associée à un compte de TVP payable. Dans le second, la TVP payable est associée à un compte de charges pour la TVP (à titre de renseignements seulement). Entrer le montant assujetti à la TVP selon la date de début Si votre entreprise percevait la TPS/TVP avant que vous ayez commencé à utiliser QuickBooks, entrez le montant de chacune des taxes que vous devez verser au gouvernement (c.-à.-d. le montant assujetti à la taxe de vente), en fonction de la date de début de QuickBooks. 1 Dans le menu Fournisseurs, sélectionnez Taxe de vente, puis choisissez Rajuster la taxe de vente due. La fenêtre Rajustement de la taxe de vente s'affiche. 2 Introduisez la date de début de QuickBooks dans le champ approprié ou sélectionnezla dans le calendrier fourni. 3 Dans la liste déroulante Taxe de vente, sélectionnez le fournisseur (l organisme gouvernemental) auquel ce rajustement se rapporte. 4 Indiquez s il s agit d une taxe sur les achats ou d une taxe sur les ventes. 5 Inscrivez le montant du rajustement : Si vous avez un montant dû, entrez-le en tant que montant négatif. Ce montant sera inscrit dans la colonne Crédit de votre compte de taxe de vente (p. ex., TPS payable). Si vous avez droit à un remboursement, entrez un montant positif. Ce montant sera inscrit dans la colonne Débit de votre compte de taxe de vente (p. ex., TPS payable). 6 Dans la liste déroulante des comptes, sélectionnez Solde d'ouverture de capital. 7 Cliquez sur OK. Modifier les codes des taxes implicites Il arrive rarement que les codes des taxes implicites doivent être modifiés. Par exemple, si votre province augmente le taux de la taxe de vente d'un article que vous vendez, nous recommandons que vous configuriez un nouveau code des taxes qui tiendra compte du nouveau taux. 90 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

91 Pour configurer un nouveau code des taxes : 1 Dans le menu Listes, choisissez Liste de codes des taxes. Si cette colonne est marquée par une coche, cela signifie que la TVP s'applique au prix de vente après le calcul de la TPS (c'est-à-dire que la taxe est cumulée). Si la colonne est vide, la TVP est calculée sur le prix de vente et la TPS est calculée à part. 2 Cliquez sur bouton Code des taxes, puis choisissez Nouveau. 3 Fournissez les renseignements concernant le nouveau code des taxes. Entrez une lettre ou un numéro unique qui identifie le code des taxes et une description. Introduisez un pourcentage pour la TPS et la TVP. Si l'une des taxes de vente ne s'applique pas au nouveau code des taxes que vous configurez, cochez la case Exempt de taxe. Si vous sélectionnez cette case, vous ne réduisez pas le pourcentage à zéro! (Consultez la section intitulée «La fourniture est-elle détaxée? (Z)» ci-après.) Si la TVP s'applique à un article dont la TPS est déjà calculée (p. ex. la TPS est calculée sur le produit et est appliquée au total, puis la TVP est imposée sur le total cumulé), sélectionnez la case Taxe cumulée. 4 Cliquez sur OK. La fourniture est-elle détaxée? (Z) Certains produits et services sont assujettis à la TPS/TVP, mais à un taux de 0 %. On les appelle «fournitures détaxées». (Pour déterminer si un produit ou service est détaxé, informez-vous-en auprès de l'adrc ou de votre comptable.) Remarque: Un produit ou service détaxé n'est pas exonéré, alors n'y associez pas le code Exonéré (E). Si vous vendez un article détaxé, vous percevez de vos clients la TPS à un taux de 0 %. Cela signifie qu'aucune TPS/TVP n'est facturée sur la vente de ces produits et services et par consequent, aucune taxe n'est versée au gouvernement. Puisque cet article est taxable, vous pouvez toutefois demander un crédit de taxe sur les intrants (c.-à.-d. la TPS/TVP que vous avez payée sur les achats et dépenses faits en vue de fournir ces produits et services). Après avoir produit votre déclaration de TPS, vous recevrez un remboursement dont le montant est calculé selon le nombre de crédits demandés. Suivre et payer la TPS et TVP 91

92 Associer un code des taxes à un article Pour que QuickBooks applique le taux de taxe correct, introduisez un code des taxes pour chaque article ou service dans la Liste des articles. Une fois les codes configurés, QuickBooks applique le code des taxes approprié aux articles ou services sur les formulaires de ventes ou d'achats. (Pour vous renseigner sur les taxes qui s'appliquent à votre entreprise, consultez l'adrc, votre ministère des Finances provincial ou votre comptable.) Pour en savoir plus sur L'association des codes des taxes aux articles Rechercher l'index d'aide articles, association des codes des taxes Associer un code des taxes à un client Si certains de vos clients ont un statut fiscal particulier (p. ex. s'ils sont exonérés de TPS/TVP), vous pouvez leur attribuer un code des taxes pour clients qui surpasse, sur tous les formulaires, les codes des taxes pour articles. D'abord, assurez-vous que l'option Associer un code des taxes à un client soit sélectionnée dans les préférences de TPS/TVP. Vous pourrez ensuite attribuer le code des taxes au profil du client dans la liste Client:projet. Pour en savoir plus sur L'activation de l'option «Permettre les codes des taxes pour clients» La configuration de clients Rechercher l'index d'aide clients, association de codes des taxes clients, ajout de nouveaux Appliquer un code des taxes aux ventes et achats Dès que vous avez associé les codes des taxes aux clients ayant un statut fiscal particulier et aux articles que vous vendez et achetez, QuickBooks applique les taxes nécessaires à mesure que vous remplissez les formulaires. Le code des taxes apparaît à la droite de la colonne Montant et le montant de la taxe s'affiche au-dessus du total. Au cas où il faudrait appliquer un code des taxes différent, changez-le dans le formulaire même. Si jamais vous êtes obligé de rajuster manuellement le montant de la taxe appliquée à une opération, effectuez les changements dans la case TPS ou TVP. Pour en savoir plus sur L'utilisation d'un code des taxes sur un formulaire Rechercher l'index d'aide codes des taxes, modification sur les formulaires 92 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

93 Déterminer votre montant assujetti aux taxes de vente Si vous percevez de vos clients la taxe de vente, vous devez la verser régulièrement au gouvernement. Pour connaître l'assujettissement à la taxe de vente que vous aurez à verser à l'adrc et à votre ministère des Finances provincial, créez des rapports relatifs au montant assujetti à la TPS/TVP. Créer des rapports relatifs au montant assujetti à la TPS/TVP Ce genre de rapport fournit des renseignements détaillés concernant la taxe de vente qui a été perçue sur les ventes, qui a été payée sur des dépenses d'entreprise (s'il y a lieu) et qui est due au gouvernement (ou qui sera remboursée par le gouvernement) selon une période déterminée. L'ADRC demande que les entreprises déclarent la TPS selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Si, dans la fenêtre Préférences des rapports et graphiques, vous convertissez votre méthode de comptabilité en comptabilité de caisse, cela n'a aucun impact sur le rapport relatif au montant assujetti à la TPS. Les rapports relatifs au montant assujetti à la TPS/TVP sont créés de la même façon. Si une taxe de vente harmonisée est en vigueur dans la province où vous exploitez votre entreprise, ne créez que les rapports relatifs au montant assujetti à la TPS. La taxe de vente provinciale est incluse dans la TVP. Dans le menu Rapports, choisissez Fournisseurs et comptes, puis Sommaire de la TPS ou Sommaire de la TVP. Assurez-vous que les dates sélectionnées représentent bien la période de déclaration. Ce rapport contient les renseignements suivants au sujet de la déclaration de TPS : Le total des ventes et autres revenus, sans inclure la TPS ni la TVP (ligne 101 : ventes et autres recettes). Le total des achats, qui est soustrait de la ligne Ventes et autres revenus afin de calculer les ventes nettes. Le total de la TPS perçue ou à percevoir sur les ventes (ligne 103 : TPS/TVP perçue ou à percevoir). L'Agence des douanes et du revenu du Canada considère une facture comme étant échue selon la date à laquelle on l'émet. Alors, pour une période de déclaration donnée, inscrivez à la ligne «TPS perçue ou à percevoir» un montant pour la TPS incluse dans les factures impayées. Le total des crédits de taxe sur les intrants (ligne 106 : crédit de taxe sur les intrants [CTI]). Suivre et payer la TPS et TVP 93

94 Remettre le montant assujetti à la TPS/TVP au gouvernement Utilisez la fonction Payer la taxe de vente pour rédiger des chèques au montant de la taxe de vente que vous avez perçue. Vous aurez à joindre ces chèques à votre déclaration de TPS lorsque vous la soumettrez à l'adrc ou à votre ministère des Finances provincial. Vous êtes tenu de produire une déclaration de TPS pour chaque période de déclaration, même si vous n'envisagez pas de verser des sommes au gouvernement ou de recevoir un remboursement. Si aucune opération ne s'est effectuée durant une période de déclaration, produisez une déclaration dont le solde dû est nul. 1 Dans le menu Fournisseurs, choisissez Taxe de vente, puis Payer la taxe de vente. QuickBooks affiche la fenêtre Payer la taxe sur les ventes. 2 Sélectionnez l organisme gouvernemental (le fournisseur) qui sera bénéficiaire du paiement en cliquant dans la colonne Payer. 3 Notez que votre compte de chèques figure dans le champ Compte de paiement. Si vous souhaitez rédiger un chèque dont les fonds proviennent d'un autre compte, sélectionnez ce compte dans le menu déroulant. 4 Si vous souhaitez imprimer un chèque, sélectionnez la case À imprimer. Si vous souhaitez rédiger un chèque manuellement, sélectionnez la case Attribuer chèque. 5 Cliquez sur Suivant. 6 QuickBooks affiche votre déclaration de revenus. Vous pouvez effectuer des rajustements directement dans le formulaire. Cependant, si vous souhaitez rajuster les montants des lignes 103 et 106, cliquez sur le bouton Rajuster. 7 Cliquez sur Suivant. QuickBooks affiche de nouveau votre déclaration de revenus avec tous les rajustements. Vous pouvez maintenant imprimer celle-ci. 8 Cliquez sur Imprimer. QuickBooks inscrit et crée un chèque à l'ordre du Receveur général ou du ministre des Finances. Le chèque peut maintenant s'imprimer. Dans le menu Fichier, sélectionnez Imprimer les formulaires, puis Chèques. QuickBooks met également à jour vos rapports et relevés appropriés afin d'indiquer que vous avez effectué un paiement. Rajuster le compte d'assujettissement à la TPS/TVP Il sera parfois nécessaire que vous rajustiez votre compte d'assujettissement à la TPS/TVP en augmentant ou en réduisant la somme que vous aurez à verser au gouvernement. Ces rajustements peuvent inclure l'élimination de la TPS d'une créance irrécouvrable. Par exemple : 94 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

95 Fournitures taxables dans une facture 200,00 $ TPS due 14,00 $ TVP due 18,00 $ Total 232,00 $ TPS déclarée dans la période de déclaration du 4/1/2001 au 6/30/2001 TVP déclarée dans la période de déclaration du 4/1/2001 au 6/30/2001 Aucun paiement reçu en 2001 Éliminer la créance irrécouvrable en 2001 Déclarer un rajustement de TPS calculé comme suit : 7/107 x 214 $ = 14 $ Déclarer un rajustement de TVP calculé comme suit : 7/107 x 218 $ = 18 $ Pour rajuster votre compte d'assujettissement à la TPS/TVP : 1 Dans le menu Fournisseurs, sélectionnez Taxe de vente, puis choisissez Rajuster la taxe de vente due. 2 Inscrivez la date de l'opération et un numéro d'écriture. 3 Vérifiez le compte d'assujettissement à la TPS/TVP et le montant du débit ou crédit. 4 (Facultatif) Entrez des renseignements supplémentaires à titre de mémo. 5 Sélectionnez un compte (p. ex. Créance irrécouvrable) et entrez le montant du débit ou crédit. Si vous n'avez pas de compte de créance irrécouvrable, vous pourrez en configurer un ultérieurement. Choisissez Dépense ou Autre dépense comme type de compte. 6 Cliquez sur OK. Verrouiller des anciennes opérations après le paiement de votre montant assujetti à la TPS/TVP Après que vous avez payé votre montant assujetti à la TPS/TVP pour une période donnée, il est important que vos employés ne modifient pas les opérations qui ont influé sur votre paiement. QuickBooks vous permet d'empêcher l'accès aux anciennes opérations afin d'assurer qu'elles ne sont pas modifiées à votre insu. Le fait d'exiger la permission pour supprimer, ajouter ou modifier une opération avant une date spécifiée empêche l'altération d'une période comptable clôturée, mais autorise les changements nécessaires. Pour refuser à un utilisateur l'accès aux période clôturées, ne lui accordez pas (lorsque vous configurez les noms d'utilisateur et mots de passe) le droit de modifier ou supprimer les opérations inscrites avant la date de clôture. Entrez ensuite une date de clôture qui est ultérieure à la date du paiement. Pour obtenir plus de renseignements sur la configuration des utilisateurs et mots de passe, consultez la section intitulée «Configurer un utilisateur et un mot de passe» à la page 85. Suivre et payer la TPS et TVP 95

96 Suivez les étapes suivantes pour verrouiller des anciennes opérations après le paiement du montant assujetti à la taxe de vente : 1 Dans le menu Compagnie, sélectionnez Nouveaux utilisateurs pour configurer ou modifier un nom d'utilisateur. 2 Exécutez l'une des tâches suivantes : Sélectionnez un nom d'utilisateur existant dans la liste, puis cliquez sur Modifier utilisateur; ou Cliquez sur Ajouter un utilisateur pour créer un nouveau nom d'utilisateur. 3 Si vous ne voulez pas qu'un utilisateur ait accès aux anciennes opérations, accordez-lui l'accès seulement aux «Zones sélectionnées dans QuickBooks» lorsque l'assistant vous le demande. 4 Suivez l'assistant jusqu'à ce que vous arriviez à l'écran concernant la modification ou la suppression des opérations. 5 Répondez Non à la question suivante : «Cet utilisateur aura-t-il le droit de modifier ou supprimer des opérations inscrites avant la date de clôture?» 6 Continuez à suivre l'assistant pour configurer cet utilisateur et tout autre utilisateur dans la liste d'utilisateurs. 7 Au bas de la liste d'utilisateurs, cliquez sur Date de fermeture. Si vous avez fermé la liste d'utilisateurs, dans le menu Compagnie, sélectionnez Nouveaux utilisateurs. 8 Entrez la date à laquelle vous avez clôturé l'exercice, puis cliquez sur OK. 9 Cliquez sur Fermer pour quitter la liste d'utilisateurs. Rassembler des renseignements fiscaux C'est à vous de communiquer avec un conseiller en matière d'impôt ou avec l'adrc pour connaître votre situation fiscale. Les droits fiscaux sont souvent modifiés et la façon dont on les applique varie selon le cas. Le présent chapitre ne se veut pas une source exhaustive de renseignements fiscaux. Comment QuickBooks effectue-t-il le suivi des renseignements fiscaux? À mesure que vous configurez une nouvelle compagnie dans QuickBooks, sélectionnez le formulaire qui vous concerne : Le formulaire T1 Générale - pour particuliers, sociétés de personnes et entreprises non constituées en société; ou Le formulaire T2 - déclaration de revenus des sociétés. 96 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

97 Vous pouvez choisir un formulaire d'impôt lorsque vous configurez votre compagnie dans l'entrevue EasyStep ou dans la fenêtre Info sur la compagnie (dans le menu Compagnie, choisissez Info sur la compagnie). Au cours de la configuration de votre entreprise, il est important de sélectionner le formulaire d'impôt approprié. Si vous décidez de changer de formulaire, ce procédé pour s'avérer très long. Vous allez devoir également déterminer le secteur économique auquel votre entreprise appartient. Lorsque vous faites ce choix, QuickBooks configure un plan comptable pour votre compagnie et lie les comptes d'entreprise aux lignes appropriées du formulaire d'impôt. Si vous changez de formulaire d'impôt (p. ex. de T1 en T2), tout lien établi entre les comptes et les formulaires d'impôt est rompu. En pareil cas, il faudra associer à nouveau les comptes d'entreprise aux liens d'impôt. Alors, assurez-vous de sélectionner le bon formulaire lors de la configuration de votre compagnie. QuickBooks associe les comptes de votre plan comptable à la ligne appropriée de votre déclaration en fonction des exigences de l'agence des douanes et du revenu du Canada. S'il s'agit du formulaire T2, l index général des renseignements financiers (IGRF) est utilisé. Le IGRF est un état financier «normalisé» qui permet à l'adrc de comparer, avec plus d'exactitude et d'efficacité, des secteurs économiques semblables. L'index a pour but de catégoriser les comptes que vous utilisez et que vous incluez dans l'état financier que vous aurez à joindre à votre déclaration de revenus annuelle. En règle générale, l'état financier constitue un bilan, un état de bénéfices non répartis et un état de revenus. Vous avez peut-être remarqué dans l'entrevue EasyStep que, en choisissant le type de secteur économique auquel votre entreprise appartient, QuickBooks fournit «IGRF pour société exploitant une petite entreprise» comme option. Si vous sélectionnez cette option, le plan comptable de votre entreprise contiendra la plupart des comptes IGRF que spécifie l'adrc. Supprimez ceux dont vous n'avez pas besoin. Peu importe le genre de secteur économique choisi, QuickBooks emploie le IGRF pour faire correspondre les comptes relatifs à un secteur économique au formulaire T2. Rassembler des renseignements fiscaux 97

98 En créant des nouveaux comptes, liez vous-même chaque compte à la ligne d'impôt appropriée. Sinon, vos données fiscales seront inexactes. Si vous ne savez pas à quelle ligne vous devriez lier un compte, vous pouvez obtenir plus de précisions auprès d'un conseiller en matière d'impôt ou de l'agence des douanes et du revenu du Canada (anciennement Revenu Canada). Quand vous modifiez un compte, les choix qui apparaissent dans le menu Ligne d'impôt varient selon le formulaire d'impôt que vous avez choisi pour votre entreprise. En plus de vous permettre d'exporter vos données fiscales vers les logiciels d'impôt fabriqués par Intuit Canada, l'association de vos comptes aux lignes d'impôt vous permet de générer des rapports fiscaux précis qui servent à vous informer de votre situation fiscale et à faciliter la production de votre déclaration de revenus. Aussitôt que vous aurez lié vos comptes aux lignes d'impôt appropriées, QuickBooks effectuera le suivi des opérations relatives à l'impôt à mesure que vous les entrerez. Vous pouvez en tout temps créer des rapports et des états financiers représentatifs du statut fiscal de votre compagnie. Les états satisfont les exigences imposées par l'agence des douanes et du revenu du Canada. Ce qui peut être suivi par QuickBooks Vous n'avez qu'à prendre quelques minutes pour configurer QuickBooks afin d'effectuer le suivi des renseignements fiscaux. Ceci vous fait gagner du temps et épargner de l'argent lorsqu'arrive le temps des impôts. QuickBooks peut effectuer le suivi de l'information qui se rapporte à divers formulaires et à diverses annexes. QuickBooks effectue le suivi des renseignements fiscaux, tels ceux qui traitent la T1 Générale, la déclaration de revenus des sociétés (T2), les annexes 3 et 4, les formulaires T777, T2124, T2124C, T2032, T2042 et T2121, les frais de location et les frais médicaux. Cette liste est présentée à titre d'exemple. Les options qui s'offrent à vous dépendent de la nature de votre entreprise. Résultats Un rapport qui fournit les montants qui seront inscrits aux lignes des formulaires d'impôt que vous avez sélectionnés au cours de la configuration de votre compagnie. Vous pouvez importer la plupart de cette information dans ImpôtRapide et dans QuickTax for Incorporated Business (anglais seulement). 98 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

99 Configurer le suivi de l'impôt Utilisez la liste de contrôle qui suit pour assurer l'exactitude de la configuration du suivi de l'impôt. Il se peut que vous ayez configuré en partie le suivi de l'impôt pendant la configuration de votre compagnie. Tâche Vérifiez que le premier mois de l'année d'imposition de votre compagnie est sélectionné. Commentaires En règle générale, vous ou votre comptable serez obligé de déterminer une année d'imposition appropriée avant de configurer votre compagnie dans QuickBooks. Si vous ne connaissez pas votre année d'imposition, consultez votre dernière déclaration de revenus. Votre année d'imposition peut être soit une année civile, soit un exercice financier. Utilisez la même année d'imposition chaque année. Rechercher l'index d'aide compagnie, modification des renseignements Rassembler des renseignements fiscaux 99

100 Tâche Commentaires Rechercher l'index d'aide Vérifiez que le formulaire d'impôt pour votre compagnie est sélectionné : Le formulaire T1 Générale vise les particuliers, les sociétés de personnes et les entreprises non constituées en société. Le formulaire T2 vise les sociétés. Important: Si vous changez de formulaire d'impôt, tout lien établi entre les comptes et les formulaires d'impôt devient <non assigné>. En pareil cas, il faudra associer à nouveau les comptes d'entreprise aux lignes d'impôt. compagnie, changement de formulaire d'impôt comptes, liens d'impôt Sélectionnez une ligne de formulaire d'impôt à laquelle s'associera chacun des comptes du plan comptable.. Pour des raisons fiscales, votre conseiller en matière d'impôt peut vous suggérer de modifier vos comptes ou en configurer des nouveaux. comptes, lignes d'impôt comptes, ajout au plan comptable Renseignez-vous sur votre situation fiscale en utilisant des rapports fiscaux et transférez vos données d'impôt dans ImpôtRapide. Créez un rapport de détails sur l'impôt ou un rapport de sommaire de l'impôt (consultez la section intitulée «Déclarer les renseignements fiscaux» à la page 101). Il est important que la date de début et la date de fin représentent votre dernière année d'imposition. index des rapports ImpôtRapide Pour obtenir plus de précisions sur cette étape, consultez la section suivante intitulée «Déclarer les renseignements fiscaux». Suivez les instructions d'importation pour apprendre à importer des données depuis QuickBooks vers ImpôtRapide (les instructions se trouvent dans l'emballage d'impôtrapide). (Veuillez noter qu'impôtrapide importe les données provenant du fichier de compagnie que vous avez ouvert pendant votre dernière session QuickBooks.) 100 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

101 Déclarer les renseignements fiscaux Lorsque vous avez associé vos comptes aux lignes de formulaire d'impôt, QuickBooks commence à effectuer le suivi des revenus et dépenses relatifs à l'impôt. Ce processus se fait automatiquement et continue tout au long de l'année. Pour connaître la situation fiscale de votre entreprise, générez des rapports fiscaux, qui affichent les renseignements suivants : vos comptes et les lignes de formulaire d'impôt auxquelles ils sont associés, et le montant qui sera inscrit à la ligne. Les rapports peuvent être imprimés en vue de les conserver dans vos dossiers personnels. Dans le menu Rapports, choisissez Index des rapports et sélectionnez Comptable et impôt dans le menu déroulant. Ensuite, déterminez quel rapport vous avez à créer. Il est important que la date de début et la date de fin représentent votre dernière année d'imposition! Pour faciliter davantage la production de votre déclaration de revenus, transférez vos données fiscales depuis QuickBooks vers l'un des logiciels d'impôt fabriqués par Intuit Canada (consultez la section intitulée «Transférer des données fiscales dans un logiciel d'impôt d'intuit» à la page 102). Obtenir les montants nécessaires à la production de votre déclaration de revenus Que votre déclaration de revenus soit produite par vous, votre comptable ou un logiciel d'impôt d'intuit Canada, il vous est tout de même conseillé de suivre les étapes suivantes pour assurer l'exactitude des montants : Vérifiez l'association de vos comptes aux lignes de formulaire d'impôt. Pour que les données générées dans les rapports fiscaux soient exactes, associez chaque compte relatif à l'impôt à la ligne de formulaire d'impôt correspondante (consultez la section intitulée «Comment QuickBooks effectue-t-il le suivi des renseignements fiscaux?» à la page 96). Nous vous suggérons d'utiliser le rapport de préparation de l'impôt, qui détaille les comptes de votre plan comptable et les lignes d'impôt auxquelles ces derniers sont associés, d'autant plus qu'il constitue une manière simple de vérifier l'association. Vérifiez l'exactitude des montants qui figurent dans le rapport de sommaire de l'impôt. Vous pouvez comparer le rapport de sommaire de l'impôt à la balance de vérification afin d'assurer l'exactitude des montants (rappelez-vous que les périodes représentées dans les rapports doivent être identiques!). Comparez les montants des comptes (balance de vérification) à ceux qui sont inscrits aux lignes de formulaire d'impôt correspondantes (rapport de sommaire de l'impôt). Si les montants ne se correspondent pas, il est probable qu'un compte n'est pas bien lié à une ligne d'impôt. Il se peut également que vous ayez associé plus d'un compte à une ligne d'impôt. Si tel est le cas, la somme globale des comptes devrait correspondre à celle des lignes d'impôt. Rassembler des renseignements fiscaux 101

102 Rapport de sommaire sur l'impôt Le rapport de sommaire de l'impôt indique le montant associé à chaque ligne de formulaire d'impôt que vous avez sélectionnée pendant la configuration. Rapport de détails sur l'impôt Le rapport de détails sur l'impôt indique le montant associé à chaque ligne de formulaire d'impôt que vous avez sélectionnée pendant la configuration, y compris toutes les opérations. Plusieurs entreprises jugent ce niveau de détails convenable pour la préparation des formulaires d'impôt. Il est très important que la méthode de la comptabilité employée pour la déclaration de votre impôt soit sélectionnée dans les préférences de rapport. Dans le menu Édition, choisissez Préférences, Rapports et graphiques, puis cliquez sur l'onglet Préférences de la compagnie. Rapport de préparation de l'impôt Le rapport de préparation de l'impôt affiche les comptes du plan comptable et les lignes d'impôt qui y sont associées. Transférer des données fiscales dans un logiciel d'impôt d'intuit Si vous produisez votre déclaration de revenus à l'aide d'une version à jour d'impôtrapide ou d'un autre logiciel fiscal d'intuit, il est facile de transférer les données fiscales générées dans QuickBooks. Remarque: QuickBooks logiciel comptable n'exporte des renseignements fiscaux que dans les produits fiscaux d'intuit. Pour en savoir plus sur nos produits, nous vous invitons à visiter notre site Web à l'adresse suivante : Tous les logiciels fiscaux d'intuit Canada contiennent des instructions détaillées sur le transfert des données depuis QuickBooks. Veuillez noter que ces produits importent les données provenant du fichier de compagnie que vous avez ouvert lors de votre dernière session QuickBooks. 102 CHAPITRE 4 Principes de base de QuickBooks

103 C h a p i t r e 5 Configurer le livre de paye et le suivi des heures de travail Livre de paye : avant de commencer... Configurer le livre de paye : un aperçu Comptes d engagements salariaux et de charges de paye Configurer vos éléments de paye Comment payer les employés et suivre leurs heures de travail? Configurer les données des employés Résumer les montants cumulatifs annuels Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés Rédiger un chèque de paye Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) Installer le compteheures Aide-mémoire du compte-heures Gérer le livre de paye peut s avérer complexe, mais QuickBooks peut vous simplifier cette tâche. À l'aide de ce programme, vous pouvez suivre les heures de travail de vos employés, leurs salaires, leurs congés payés, leurs primes, les avantages sociaux auxquels ils ont droit, et bien plus encore. Le suivi des heures travaillées (fonction disponible dans QuickBooks Pro seulement) vous permet de suivre les heures de travail de vos employés ou sous-traitants. Vous pouvez leur verser un paiement en contrepartie de leurs heures de travail, puis porter cette somme au compte de votre client. CHAPTER 5 103

104 Livre de paye : avant de commencer... Pour utiliser les fonctions du livre de paye de QuickBooks, vous devez être inscrit au service de livre de paye. Lorsque le gouvernment propose de nouvelles modifications, le service de livre de paye fournit des mises à jour périodiques pour votre logiciel. Notez que ces mises à jour visent uniquement la version la plus récente de QuickBooks. Service de livre de paye QuickBooks Pour utiliser les fonctions du livre de paye de QuickBooks, vous devez être inscrit au service de livre de paye. (Il vous est toujours possible d'utiliser certaines des fonctions de suivi des heures travaillées dans QuickBooks Pro même si vous n'êtes pas inscrit au service de livre de paye.) La table d impôt, qui fait partie de votre logiciel QuickBooks, contient le calcul de toutes les cotisations sociales fédérales et provinciales. Elle devra être mise à jour lorsque le gouvernement apportera des modifications aux règles fiscales. Si la table d impôt n est pas mise à jour, QuickBooks ne sera pas en mesure de calculer les retenues à la source de façon précise. Le service de livre de paye QuickBooks vous fournit des mises à jour automatiques de la table d'impôt suite à chaque modification de règles fiscales. Ainsi, vous vous assurez que Quick- Books retient toujours les montants appropriés sur les chèques de paye de vos employés. En plus des mises à jour de la table d'impôt, ce service vous présente également celles qui sont reliées aux fonctions de livre de paye. Notez bien que ces mises à jour visent uniquement la version la plus récente de QuickBooks. Si vous avez une connexion Internet, le service de livre de paye fonctionne en arrière-plan. Lorsque vous vous connectez à Internet, votre table d'impôt est automatiquement mise à jour au besoin, que votre programme QuickBooks soit lancé ou non. Si vous n'avez pas de connexion Internet, vous pouvez obtenir des mises à jour à partir de disquettes. Pour vous inscrire à ce service, il vous faudra d'abord enregistrer votre logiciel QuickBooks (voir «Enregistrement de QuickBooks» à la page 10). Sélectionnez Service de livre de paye dans le menu Employés, puis À propos de la table d'impôt. Si vous utilisez la fonction multi-usager de QuickBooks Pro, ce service couvrira un maximum de 5 exemplaires du logiciel. Lorsque vous vous inscrirez au service de livre de paye, vous devrez fournir le numéro de série de tous les exemplaires de QuickBooks Pro qui seront couverts par ce service. Pour vérifier ces numéros de série, sélectionnez À propos de QuickBooks dans le menu Aide. Pour en savoir plus sur L'inscription au service de livre de paye de QuickBooks Rechercher l'index d'aide Service de livre de paye de QuickBooks 104 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

105 Si vous n'utilisez pas la fonction de livre de paye de QuickBooks Le suivi du livre de paye est obligatoire pour toute entreprise qui emploie des salariés. Il ne vous est pas nécessaire de recourir à QuickBooks pour créer les chèques de paye des employés vous pourriez vous adresser à un comptable ou à un service de livre de paye. Il vous faut toutefois configurer les données de vos employés dans la liste d'employés et suivre leurs chèques de paye afin de vous assurer que tous vos comptes soient exacts. Si vous n'utilisez pas la fonction de livre de paye ou si vous la désactivez, il ne vous sera possible d'entrer que certains renseignements de base dans la liste d'employés le nom, les coordonnées, le numéro d'assurance sociale, la date de début et de fin d'emploi, ainsi que certains renseignements personnalisés. Pour en savoir plus sur... L'utilisation d'un service de livre de paye externe Si vous avez des employés mais n'utilisez pas le livre de paye QuickBooks Rechercher l'index d'aide Utilisation de QuickBooks avec un service de livre de paye extérieur Utilisation de la liste d'employés sans effectuer le suivi du livre de paye dans QuickBooks Configurer le livre de paye : un aperçu Le temps qu'il vous faudra pour entrer vos renseignements de paye dans QuickBooks varie suivant le nombre d employés. En général, plus les employés sont nombreux, plus ce procédé s avère long. Il peut parfois durer une ou deux heures. Pour configurer votre livre de paye : 1 Inscrivez-vous au service de livre de paye. Pour utiliser les fonctions du livre de paye, vous devez être inscrit à ce service (voir page 104). 2 Assurez-vous d'avoir activé la fonction de livre de paye dans les préférences Livre de paye et employés. Vous pouvez à présent configurer d'autres préférences. Par exemple, vous pouvez choisir une certaine façon de trier votre liste d'employés, ou encore sélectionner les éléments à imprimer sur vos chèques de paye et les bons qui s'y rapportent. 3 Rassemblez les renseignements qu'il vous faut pour configurer le livre de paye (consultez la page 106). 4 Vérifiez que les comptes de passif crées par QuickBooks répondent aux besoins de votre entreprise (consultez la page 111). Configurer le livre de paye : un aperçu 105

106 5 Configurez ce qui suit : Les éléments de paye (consultez la section intitulée «Configurer vos éléments de paye» à la page 111) Vos employés (consultez la section intitulée «Configurer les données des employés» à la page 116) Les montants cumulatifs annuels de vos employés (consultez la section intitulée «Résumer les montants cumulatifs annuels» à la page 120) 6 Sécurisez les données reliées au livre de paye de votre compagnie en configurant des droits d'accès. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Configurer un utilisateur et un mot de passe» à la page 85. Pour en savoir plus sur... La configuration du livre de paye L'inscription au service de livre de paye de QuickBooks La mise à jour des tables d'impôt La configuration des préférences pour le livre de paye Rechercher l'index d'aide configurer le livre de paye service de livre de paye tables d'impôt, mise à jour préférences, livre de paye Rassembler les renseignements nécessaires Si vous avez versé des salaires à vos employés avant de configurer votre compagnie dans QuickBooks, il vous faudra récupérer tous les renseignements nécessaires dans votre ancien système de comptabilité ou auprès de votre comptable. Renseignements de mise en route Où les trouver Votre compagnie La périodicité des chèques de paye La province où travaillent vos employés La date de début du livre de paye Vos dossiers ou votre comptable Vos dossiers ou votre comptable Les dossiers de votre compagnie Les renseignements fiscaux Le numéro d'enregistrement provenant de l'agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) Les tables d'impôt courantes contenant les retenues fiscales, les primes d'assurance-emploi et les cotisations aux régimes de pension Votre comptable ou l'agence des douanes et du revenu du Canada QuickBooks télécharge automatiquement les tables d'impôt 106 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

107 Renseignements de mise en route Où les trouver Le salaire, les avantages sociaux ainsi que d'autres éléments de paye Quelle sorte de rémunération offrez-vous à vos employés : paiement à l'heure, salaire, et/ou commission. Types de retenues sur le salaire Par exemple : cotisations syndicales, remboursements d'emprunts ou d'avances sur le salaire, primes d'assurance-vie ou d'assurance médicale versées par l'employé, retenues en vue de régimes de pension Types de montants supplémentaires à payer Par exemple : les primes, les frais de voyage, les sommes prêtées à un employé Types de cotisations versées par la compagnie et qu'il vous faut suivre à chaque période de paye Par exemple : les primes d'assurance-vie ou d'assurance médicale versées par la compagnie Vos dossiers ou votre comptable Vos dossiers ou votre comptable Vos dossiers ou votre comptable Vos dossiers ou votre comptable Les employés Les noms, adresses et numéros d'assurance sociale des employés La configuration des retenues salariales Les traitements/salaires courants, les montants supplémentaires à payer, les retenues, et les cotisations versées par la compagnie, s'il y a lieu. Les politiques et les montants relatifs aux jours de congé accumulés et aux congés payés Les employés Les formulaires TD-1 des employés Les chèques de paye, les rapports et le grand livre Chèques de paye, rapports et grand livre Les montants cumulatifs annuels Les sommaires des montants du livre de paye pour la période entre le début de l'année civile et votre date de début dans QuickBooks Les chèques de paye pour la période entre votre date de début et la date du jour Les sommaires des paiements d engagements salariaux pour la période entre le début de l'année civile et votre date de début Les chèques d engagements salariaux pour la période entre votre date de début et la date du jour Le service de livre de paye, votre comptable, le grand livre, ou les talons de chèques de paye Le service de livre de paye, votre comptable, ou le grand livre Configurer le livre de paye : un aperçu 107

108 Comptes d engagements salariaux et de charges de paye Lorsque QuickBooks configure vos éléments de paye implicites, le programme ajoute également les deux comptes suivants à votre plan comptable : Charges salariales (un compte de dépenses) Engagements salariaux (un compte d autre passif actuel) Vous pouvez associer la plupart des éléments de paye que vous créez à ces comptes, bien que certains types d'éléments de paye doivent être associés à des comptes autres que des comptes d engagements salariaux et de charges salariales (par exemple, une retenue salariale qui représente un remboursement d'emprunt). Si vous le désirez, vous pouvez modifier le nom de ces comptes. Vous pouvez également créer des comptes secondaires afin que votre bilan soit plus détaillé. Par exemple, si votre entreprise est une corporation, vous pourriez recourir à des comptes secondaires afin de faire état de la rémunération des membre du conseil d administration de façon distincte. Pour en savoir plus sur... Le compte d'engagements salariaux Le compte de charges salariales La modification de renseignements sur les comptes La création et l'utilisation de comptes secondaires Rechercher l'index d'aide engagements salariaux charges salariales, compte comptes, modification des renseignements sur comptes, comptes secondaires Éléments de paye associés à des charges Les charges salariales les plus courantes comprennent ce qui suit : le salaire brut, les cotisations sociales versées par la compagnie et les avantages sociaux dont bénéficient les employés. Chaque fois que avez recours au livre de paye de QuickBooks, le programme effectue automatiquement le suivi des charges de votre compagnie à l'égard de chacun de vos employés. Vous pouvez vérifier le montant total de vos charges dans le rapport sommaire du livre de paye et dans l'état des résultats. 108 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

109 Suivi des charges salariales Il est possible d effectuer le suivi des charges à l'égard des salaires, des paiements à l'heure, et des autres montants suivants : Les cotisations sociales versées par la compagnie Les montants supplémentaires, les commissions et les cotisations versées par la compagnie, si la case Suivi des dépenses par projet est cochée pour l'élément de paye en question. (Dans l'assistant Ajouter un nouvel élément de paye, sélectionnez Suivi des dépenses par projet.) QuickBooks calcule au prorata les charges payées par la compagnie à l'égard d'un employé, tel que vous le faites pour son salaire. Suivi des charges selon le client et le projet Certaines entreprises désirent prendre note des clients et des projets qui occasionnent les charges les plus importantes. Si vous voulez effectuer le suivi de toutes les charges salariales selon le client ou le projet, suivez les étapes énoncées ci-dessous : Si vous n'utilisez pas QuickBooks Pro, sélectionnez l option Effectuer le suivi des dépenses par client : projet. (Dans QuickBooks Pro, la préférence Effectuer le suivi des dépenses par client : projet est toujours activée. ) Sélectionnez ensuite la préférence livre de paye et employés : Rapport de toutes les charges sociales par client : projet et catégorie. Pour chaque élément de paye se rapportant à une commission, un montant supplémentaire ou une cotisation versée par la compagnie, cochez la case Suivi des dépenses par projet. Pour chaque chèque de paye que vous rédigez, associez le salaire ou le paiement horaire au projet approprié. Suivi des charges selon la catégorie Si votre entreprise est un organisme à but non lucratif et qu'il vous faut effectuer la comptabilité par fonds, nous vous conseillons de suivre les charges selon la catégorie. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous: Sélectionnez la préférence de comptabilité Suivi des catégories. Sélectionnez ensuite la préférence de livre de paye et employés : Rapport de toutes les charges sociales par client : projet et catégorie. Pour chaque élément de paye se rapportant à une commission, un montant supplémentaire ou une cotisation versée par la compagnie, cochez la case Suivi des dépenses par projet. Selon la préférence d employé et de paye que vous aurez choisie, associez une catégorie à un chèque total, ou associez une catégorie distincte à chaque élément de paye d'un chèque de paye. Comptes d engagements salariaux et de charges de paye 109

110 Suivi des charges selon l'élément de service (QuickBooks Pro seulement) Certaines entreprises effectuent le suivi des charges selon l'élément de service. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous : Sélectionnez la préférence livre de paye et employés : Rapport de toutes les charges sociales par client : projet et élément de service. Pour chaque élément de paye se rapportant à une commission, un montant supplémentaire ou une cotisation versée par la compagnie, cochez la case Suivi des dépenses par projet. Sélectionnez «Utiliser les données sur l emploi du temps pour créer les chèques de paye» lors de la configuration du profil des employés. Pour chaque chèque de paye que vous rédigez, associez chaque Client/projet à l'élément de service approprié. Pour en savoir plus sur... Le suivi des charges salariales selon le client/projet, la catégorie ou l élément de service Rechercher l'index d'aide livre de paye, suivi des dépenses Éléments de paye associés aux engagements salariaux Il est souvent nécessaire de retenir des montants sur le salaire des employés et de les verser au gouvernement. Ces types de retenues constituent des engagements salariaux car vous détenez des fonds qu'il vous faudra verser au gouvernement. Ils ne constituent pas des charges car les sommes que vous versez proviennent de vos employés et non de votre compagnie. Par exemple, lorsque vous payez un employé, votre compagnie détient à titre temporaire l'impôt que cet employé doit au gouvernement. En d autres termes, votre compagnie a une obligation jusqu'à ce que vous versiez ce montant au gouvernement. Les éléments de paye pour ces types de retenues sont en général associés au compte d'engagements salariaux. Lorsque vous lancez l application du livre de paye, QuickBooks calcule le montant que vous devez au gouvernement ou à toute autre agence pour chaque élément de paye relatif aux retenues fiscales, aux retenues à la source et aux cotisations versées par la compagnie, et inscrit ce montant dans le compte d'engagements salariaux. Le solde de ce compte augmente à mesure que vous rédigez des chèques de paye. Lorsque vous payez vos cotisations sociales et vos autres engagements salariaux dans la fenêtre Payer un engagement salarial, QuickBooks réduit le solde de votre compte d'engagements salariaux. 110 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

111 Charges et engagements salariaux combinés Certains éléments de paye constituent une combinaison de charges et d'engagements salariaux. Par exemple, la fraction de l'assurance-emploi (AE) qui est retenue sur le chèque de paye d'un employé représente une obligation pour votre compagnie, alors que la fraction que vous payez est une charge. Les éléments de paye qui se rapportent à l'impôt et aux cotisations versées par la compagnie sont en général associés à un compte d engagements salariaux ainsi qu'à un compte de charges. Configurer vos éléments de paye Les éléments de paye représentent la composante de base de votre système de livre de paye. Lorsque vous créez un type quelconque d'opération de paye dans QuickBooks qu'il s'agisse d'un chèque de paye, d'un paiement d obligation ou d'un rajustement de paye lors de la configuration ou à une date ultérieure vous le créez à l'aide d'éléments de paye. Les éléments de paye effectuent le suivi de la rémunération des employés (salaires et traitements), des cotisations sociales, des sommes versées par la compagnie (telles que les avantages sociaux), des retenues à la source et de tout montant supplémentaire (tel que les primes et les remboursements d'emprunt). Le nom des éléments de paye figure sur les chèques de paye et les rapports de livre de paye. À propos des éléments de paye implicites Lorsque vous activez pour la première fois la fonction de livre de paye, QuickBooks crée la liste d'éléments de paye à l'aide de certains éléments de paye implicites qui comprennent ce qui suit: Nom de l'élément de paye Salaire pour congé de maladie Salaire pour vacances Taux horaire : congé de maladie Taux horaire : vacances Paye_Vac - accumulé / payé Type Salaire annuel Salaire annuel Salaire horaire Salaire horaire Paye de vacances À usage suivant Jours de congé accumulés (p. ex., congé de maladie) et remboursés à un salarié Somme versée à un salarié pour une période de vacances Jours de congé accumulés (p. ex., congé de maladie) et remboursés à un employé à salaire horaire Somme versée à un employé à salaire horaire qui est en vacances ou qui quitte la compagnie Une certaine somme représentant un congé payé et remboursée à un employé, par exemple à la cessation d'emploi Configurer vos éléments de paye 111

112 Nom de l'élément de paye Paye_Vac - accumulé Paye_Vac - payé Impôt fédéral RPC - Compagnie RPC - Employé AE - Compagnie AE - Employé RRQ - Compagnie RRQ - Employé Impôt du Québec Type Paye de vacances Paye de vacances Impôt sur le salaire Impôt sur le salaire Impôt sur le salaire Impôt sur le salaire Impôt sur le salaire Impôt sur le salaire Impôt sur le salaire Impôt sur le salaire À usage suivant Vacances acquises mais non remboursées Somme versée à un salarié pour une période de vacances. Cette somme est remboursée à chaque période de paye Impôt fédéral retenu sur le salaire des employés. L'impôt provincial est également inclus, sauf au Québec. Régime de pension du Canada, cotisations versées par la compagnie Régime de pension du Canada, cotisations versées par l'employé Assurance-emploi, cotisations versées par la compagnie Assurance-emploi, cotisations versées par l'employé Régime de rentes du Québec, cotisations versées par la compagnie Régime de rentes du Québec, cotisations versées par l'employé Impôt retenu sur le revenu du Québec Créer de nouveaux éléments de paye À mesure que vous configurerez votre livre de paye, vous devrez créer de nouveaux éléments de paye. Pour ce faire, vous pouvez recourir à l'assistant Ajouter un nouvel élément de paye. Pour lancer l'assistant : Dans la fenêtre de la liste d'éléments de paye, cliquez sur le bouton Élément de paye et sélectionnez Nouveau. 112 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

113 Type d'élément de paye Salaire (horaire, salaire, commission, prime) Retenue Rémunération supplémentaire Cotisations patronales Autres retenues d'impôt À usage suivant Utiliser les éléments de paye du salaire pour payer les employés dont le salaire annuel ne relève pas du nombre d'heures de travail payer les membres du conseil d administration d une corporation verser un salaire calculé en fonction du nombre d'heures de travail calculer la rémunération en fonction du pourcentage d une autre valeur (par exemple, le volume des ventes) ou d'un montant forfaitaire multiplié par une autre valeur (par exemple, le nombre d'unités vendues) Tout montant retenu sur le salaire brut ou net (après impôt), par exemple les cotisations syndicales, les remboursements d'emprunt, et les primes d'assurance versées par l'employé Tout montant ajouté au salaire brut ou net (après impôt), par exemple, une prime Tout avantage social payé par la compagnie ou dépense dont vous désirez effectuer le suivi à chaque période de paye, par exemple les cotisations à un régime de pension ou les primes d'assurance médicale ou d'assurance-vie Retenues diverses calculées en fonction du salaire de l'employé. Ces montants sont payés soit par la compagnie, soit par l'employé. Exemples d'autres retenues d'impôt : les montants versés à la Commission des accidents du travail, l'impôt-santé des employeurs de l'ontario, et le Fonds des services de santé du Québec. En créant votre nouvel élément dans l'assistant Ajouter un nouvel élément de paye, vous devriez : Vérifier que les comptes de charges et d engagements salariaux qui y sont associés répondent aux besoins de votre entreprise et les modifier, s'il y a lieu. Choisir un type de suivi afin de vérifier si l'élément de paye qui figure sur le feuillet T4 (ou le Relevé 1 au Québec) constitue un montant supplémentaire, une retenue ou une cotisation versée par la compagnie. Remarque: Dans le menu déroulant Type de suivi de l'impôt, vous pouvez choisir des options de suivi qui s'appliquent au feuillet T4, au relevé 1 ou aux deux. Si vous ne savez pas comment catégoriser un élément de paye, veuillez consulter l'agence des douanes et du revenu du Canada, le ministère des Finances de votre province ou encore votre comptable. Configurer vos éléments de paye 113

114 Pour en savoir plus sur... La modification du nom des éléments de paye L'ajoute d'éléments de paye Rechercher l'index d'aide éléments de paye, modification éléments de paye, ajouter Comment configurer des éléments de paye courants Veuillez consulter le tableau suivant lors de la configuration de vos éléments de paye. Élément de paye Type Brut ou net Féd RPC AE IRQ RRQ T4 ou RL-1 Gratification ou prime Paiement unique ou traitement supplémentaire Remboursements divers Suppl. Brut Case 14/A Avance sur salaire Suppl. Net n/a n/a n/a n/a n/a Remboursement d'avance Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a Pension alimentaire ou versement d'allocation d'entretien (déductible) Ret. Brut Pension alimentaire ou versement d'allocation d'entretien (non déductible) Allocation pour usage d'une automobile (imposable) Remboursement de frais d'automobile (non imposable) Obligation d'épargne du Canada Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a Suppl. Brut Case 34/I Suppl. Net n/a n/a n/a n/a n/a Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a Don de bienfaisance Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a Case 46/N Salaire saisi Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a Fonds de travailleurs Ret. Brut 114 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

115 Élément de paye Type Brut ou net Féd RPC AE IRQ RRQ T4 ou RL-1 Assurance-santé provinciale (versée par la compagnie) Cot. comp. n/a Case 40/L Régime privé d'assurancesanté (cotisations versées par l'employé) Régime privé d'assurancesanté (cotisations versées par la compagnie) Régime de pension agréé (RPA), cotisations versées par l'employé Ret. Net n/a n/a n/a n/a n/a Cot. comp. n/a Ret. Brut Case 20/D Régime de pension agréé (RPA), cotisations versées par la compagnie Cot. comp. n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a Cotisations à un régime enregistré d'épargneretraite (REÉR) Ret. Brut n/a Cotisations syndicales Ret. Brut Case 44/F Cotisations sociales Cotisations sociales du Manitoba Impôt-santé des employeurs de l'ontario Fonds des services de santé du Québec Cotisations sociales des Territoires du Nord-Ouest Autres retenues d'impôt Autres retenues d'impôt n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a n/a Configurer vos éléments de paye 115

116 Élément de paye Type Brut ou net Féd RPC AE IRQ RRQ T4 ou RL-1 Avantages en nature Logement, pension et repas Voyages dans une zone visée par règlement Usage personnel de l'automobile de l'employeur Frais pour droit d'usage et frais de fonctionnement Intérêt imposable Avantages liés aux options d'achat d'actions Autres avantages imposables TPS sur les avantages conférés aux employés TVQ sur les avantages conférés aux employés Cot. comp. Cot. comp. Cot. comp. Cot. comp. Cot. comp. Cot. comp. Cot. comp. n/a Case 30/H n/a Case 32/K n/a Case 34/I n/a Case 36/L n/a Case 38/L n/a Case 40/L n/a Configurer les données des employés En général, un employé désigne quelqu un à qui vous versez un salaire régulier en contrepartie des services qu'il fournit à votre compagnie au moyen des fournitures et de l'équipement que vous mettez à sa disposition. Le livre de paye sert à gérer la rémunération des employés, non des soustraitants ou des propriétaires de la compagnie. Les sous-traitants doivent être configurés à titre de fournisseurs. Toute facture est portée à votre compte et réglée à l'aide de la fonction Régler une facture à payer. Vous pouvez créer un rapport T4A qui vous aidera à remplir les feuillets T4A pour ces sous-traitants. Pour payer les propriétaires de la compagnie, vous devez effectuer des retraits du compte de capital. 116 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

117 Si votre entreprise est une entreprise à propriétaire unique ou une société de personnes non constituée en corporation, les propriétaires et les associés ne sont pas considérés comme étant des employés. (Pour effectuer le suivi des ventes à la commission à l égard des propriétaires et des associés, ajoutez-les à la liste de représentants de commerce et payez-les au moyen d'un retrait du compte de capital.) Si votre compagnie est constituée en corporation, les membres du conseil d administration qui exploitent cette entreprise sont en général considérés comme étant des employés. Si vous ne savez pas si la personne qui vous fournit des services est un employé, un propriétaire ou un sous-traitant, communiquez avec l'agence des douanes et du revenu du Canada ou consultez votre comptable. Pour configurer les données des employés dans le livre de paye, il vous faudra : Établir les retenues salariales automatiques (facultatif mais recommandé). Ajouter les employés à votre liste d'employés, ou ajouter les renseignements de livre de paye à l'égard des employés qui figurent déjà sur votre liste d'employés. Configurer les retenues salariales automatiques Les retenues salariales automatiques vous permettent de configurer les données des nouveaux employés de façon simple et rapide. Il vous suffit d'entrer les renseignements implicites qui s'appliquent à tous les employés dans la fenêtre Paramètres : Employés. Ces renseignements implicites s'affichent à l'écran chaque fois que vous configurez un nouvel employé. Si ces renseignements ne s'appliquent pas à l'employé, il vous est toujours possible d'apporter des modifications. Si vous modifiez les renseignements implicites, ces nouveaux renseignements s'afficheront à l'écran la prochaine fois que vous configurerez un nouvel employé. Les renseignements de vos autres employés ne seront pas touchés. La fenêtre Paramètres : Employés ressemble à l'onglet Livre de paye de la fenêtre Nouveau/modifier employé. Vous pouvez configurer les renseignements suivants dans cette fenêtre : Les éléments de paye relatifs aux salaires ou aux traitements (avec ou sans taux) La période de paye La catégorie, si vous avez recours aux catégories pour effectuer le suivi des employés Les données relatives aux heures de travail (si vous désirez les utiliser pour créer vos chèques). Cette option n'est disponible que dans QuickBooks Pro. Les montants supplémentaires, retenues, et cotisations versées par la compagnie qui figurent sur les chèques de paye Remarque: Il se peut que l'ordre dans lequel vous entrez les éléments de paye dans la table des montants supplémentaires, des retenues et des cotisations versées par la compagnie influe sur le montant que QuickBooks calcule à l'égard de chaque élément et de l'impôt. Les cotisations sociales et autres retenues d'impôt Les jours de congé accumulés et les congés payés Configurer les données des employés 117

118 Dans QuickBooks Pro, cette case n'est cochée que si vous avez activé le suivi des heures travaillées. Le champ Catégorie n'est disponible que si vous avez activé le suivi des catégories. Pour en savoir plus sur... La configuration des retenues salariales automatiques L'ordre des éléments de paye dans la fenêtre Paramètres : Employés Rechercher l'index d'aide retenues salariales automatiques, modification Fenêtre Paramètres : Employés, ordre des éléments de paye dans Configurer les employés Avant de configurer vos employés dans QuickBooks, vous devriez créer les éléments de paye qu'il vous faut pour votre entreprise. (Si vous n'avez pas déjà effectué cette étape, QuickBooks vous donne l'occasion de le faire). Si vous avez créé des retenues salariales automatiques dans la fenêtre Paramètres : Employés, QuickBooks fournit automatiquement certains renseignements à mesure que vous configurez vos employés. Vos employés doivent remplir un formulaire TD1 qui vous renseignera sur l'état de production de leur déclaration ainsi que sur les exemptions personnelles qui y figureront. Vous pouvez obtenir des exemplaires de ce formulaire auprès de l'agence des douanes et du revenu du Canada. Vous devez ajouter les renseignements sur un employé au profil qui existe à cette fin dans la liste d'employés. Chaque profil contient trois onglets : Info générale : coordonnées, numéro d'assurance sociale, date de naissance, et date de début et de fin d'emploi Info supplémentaire : champs personnalisés pour le suivi des renseignements voulus 118 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

119 Info sur la paye: le salaire ou le taux horaire précis de l'employé ainsi que les montants supplémentaires, les retenues à la source ou les cotisations versées par la compagnie. Pour rajuster les renseignements de cotisations sociales à l'égard de cet employé, cliquez sur Retenues sur la paye. Pour configurer les jours de congé accumulés de cet employé (par exemple, les congés de maladie ou les heures compensatoires), cliquez sur Heures accumulées. Pour modifer la façon dont les employés perçoivent leurs congés payés, cliquez sur Paye de vacances. Remplissez les champs des onglets pour chacun de vos employés. Pour obtenir des précisions, consultez le menu Comment... ou l'index d'aide. Si vos employés gagnent un revenu de commission (QuickBooks Pro) Lorsque vous entrez le nom des employés à leur profil, QuickBooks inscrit les initiales des employés. Si vos employés gagnent un revenu de commission en contrepartie des articles qu'ils vendent, vous devez également ajouter le nom de l'employé à la liste des représentants de commerce. Ainsi, lorsque vous inscrivez une vente ou un devis, il vous suffit de sélectionner les initiales de l'employé approprié dans la liste déroulante Rep. Vous pouvez également créer des rapports qui affichent les ventes selon les employés. Payez ces employés au moyen d'un chèque de paye, non d'un chèque personnel. Pour en savoir plus sur... L'ajout d employés La configuration des renseignements de livre de paye pour les employés actuels Le classement des employés selon la catégorie La façon dont l'ordre des éléments de paye influe sur les montants qui figurent sur les chèques de paye La rémunération du/des propriétaires(s) de l'entreprise Rechercher l'index d'aide employés, ajout employés, renseignements de livre de paye employés, regroupement par service ou emplacement chèques de paye, modification retraits de capital Configurer les données des employés 119

120 Résumer les montants cumulatifs annuels Remarque: Cette section ne vous concerne pas si vous n'avez jamais tenu les livres pour votre compagnie ou si vous n'avez rédigé aucun chèque de paye cette année. Vous pouvez à partir de maintenant rédiger des chèques de paye. Si vous commencez à utiliser QuickBooks aux fins du livre de paye et vous avez déjà rédigé des chèques de paye au cours de l'année civile, suivez les étapes suivantes : Entrez toutes les données qui se rapportent au cumul de l'année pour résumer les opérations de livre de paye effectuées du 1er janvier à votre date de début de QuickBooks. (Pour obtenir plus de renseignements sur la date de début, consultez la section intitulée «Choisir une date de début» à la page 36.) Il est nécessaire de créer deux types de sommaires qui se rapportent au cumul de l'année : un sommaire pour chaque employé que vous avez payé cette année et un sommaire indiquant les paiements d'engagements salariaux que vous avez effectués jusqu'à présent. Un assistant a été conçu pour vous aider à créer les sommaires. (Dans le menu Employés, choisissez Configurer le cumul de l année). Entrez les opérations de livre de paye (chèques de paye et engagements salariaux) qui se sont effectuées entre votre date de début de QuickBooks et la date du jour. Après que vous avez entré ces renseignements, QuickBooks met à jour les montants cumulatifs à mesure qu'il émet des chèques de paye et assure l'exactitude des montants des engagements salariaux. Créer des sommaires qui se rapportent au cumul de l'année pour employés Créez un sommaire qui indique le salaire, les retenues sur la paye et d'autres montants pour chaque employé (actuel et ancien) que vous avez payé au cours de l'année civile (du 1er janvier à votre date de début de QuickBooks). Vous avez à entrer les retenues sur la paye et les cotisations patronales. Par exemple, entrez les montants de l'impôt sur le revenu, du RPC/RRQ et de l'assurance-emploi. Suite à l'entrée de ces montants, vous pourrez : Imprimer les montants à jour corrects sur chaque chèque de paye. Imprimer, à la fin de l'année civile, les montants corrects dans les cases du feuillet T4 et du relevé 1 (au Québec). Générer des rapports précis de livre de paye et des rapports d'engagements salariaux courants. Observer la limite annuelle de l'impôt à retenir, des retenues sur la paye et des montants additionnels. Il est possible d'entrer des montants qui sont résumés selon le mois, la période de paye ou toute l'année à ce jour, mais cela dépend de la façon dont on tient ses dossiers. 120 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

121 Il est possible de créer des sommaires qui se rapportent au cumul de l'année à l'aide de l'assistant du cumul de l'année. Lorsque vous sélectionnez un employé et cliquez sur Entrer un sommaire, QuickBooks affiche chaque élément de paye qui appartient au profil de l'employé. Sélectionnez cette option si le montant payé à l'employé a été retiré de votre compte bancaire. Vous pouvez inclure une description du rajustement. Dans cette zone, inscrivez le total du salaire, du salaire horaire ou de la paye de vacances versée à l'employé dans cette période. Entrez les heures que l'employé a travaillées dans cette période, si vous voulez que celles-ci figurent sur les rapports. Si vous aurez à entrer les heures travaillées, QuickBooks affichera un message d'avertissement. Entrez dans cette zone le total des autres gains, retenues et cotisations patronales- pour cet employé. Inscrivez toutes les retenues, même si vous ne les avez pas encore payées. Lorsque vous avez entré les montants de la période, terminez la procédure en cliquant sur OK. Si vous désirez faire des entrées pour une autre période, cliquez sur Période suivante. Pour introduire un nouvel élément de paye, appuyez sur CTRL+INSERT. Négligez les éléments qui ne visent pas la période. Dans la zone Éléments de paye hors catégorie employés/compagnie, n'inscrivez rien dans le champ Montant s'il n'y a aucun montant qui vise la période. Dans la zone Salaire et salaire horaire, entrez les éléments de paye pour les heures accumulées et les vacances prises pendant la période. Inscrivez également les montants correspondants. N'incluez pas ces éléments dans le total des salaires ou salaires horaires réguliers. Introduisez des éléments de paye pour les montants versés une seule fois pendant la période, telle une prime. Tout ce qui influe sur le salaire ou sur les cotisations sociales doit être pris en compte. N'entrez pas les rajustements non liés au livre de paye comme un remboursement pour des fournitures de bureau. Inscrivez des montants distincts pour la part des cotisations payées par l'employé et l'employeur au RPC/RRC et à l'ae. QuickBooks utilise ces deux montants pour suivre le cumul des retenues sur la paye. La part des cotisations que paye l'employé et celle que paye l'employeur servent aux fins du calcul de l'obligation fiscale. Entrez toutes les obligations fiscales qui découlent des salaires versés, même si les cotisations ont été payées ultérieurement ou si elles sont des dépenses d'entreprise. Résumer les montants cumulatifs annuels 121

122 Si, pour chaque période de paye, vous décidez d'effectuer le suivi des dépenses engagées par la compagnie, telles qu'une prime d'assurance traitées à titre de dépense de livre de paye, inscrivez-en le montant dans cette fenêtre. Durant la procédure de configuration, vous avez à entrer les montants payés pour que QuickBooks suive le montant dû. Les renseignements qui se rapportent au cumul de l'année influent-ils sur mes comptes? Option Ne pas modifier les comptes Modifier les comptes de passif et comptes de charges, et non le compte bancaire Choix... Le plus souvent, les utilisateurs devraient choisir cette option dans la configuration. Entrez le solde d'ouverture de vos comptes de passif en fonction de votre date de début. Ces montants ne doivent pas modifier le solde. Si votre date de début est au milieu de l'année et vous avez rajusté tous vos comptes de produits et comptes de charges, ces montants ne doivent pas modifier le rajustement. Vous aurez peut-être à choisir cette option durant la configuration si vous n'utilisiez pas de compte d'engagements salariaux et désirez un solde exact. Si vous devez rajuster le montant d'un élément de paye, cette option s'avère convenable après que vous commencez à utiliser le livre de paye. Que fait QuickBooks?... Il ne modifie aucun compte de bilan et n'ajoute aucune dépense. Il rajuste les montants cumulatifs en vue de les imprimer sur les chèques de paye, de les afficher dans les rapports de livre de paye et d'observer la limite annuelle de l'impôt à retenir, des retenues et d'autres montants. Il inscrit une augmentation dans chaque compte d'engagements salariaux qui s'associe à un élément de paye utilisé pour la période. Il effectue le suivi d'une dépense pour chaque compte de charges qui s'associe à un élément de paye utilisé pour la période. Il inscrit une réduction dans le solde d'ouverture du compte de capital pour le montant net payé à l'employé dans la période. (Ce rajustement sert à solder vos livres) 122 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

123 Option Modifier les comptes de passif, de charges, et les comptes bancaires Choix... Il est peu probable que vous ayez besoin de choisir cette option durant la configuration, car elle influe sur le solde de votre compte bancaire. Que fait QuickBooks?... Inscrit un paiement dans le champ approprié pour le montant net payé à l'employé dans la période. Inscrit une augmentation dans chaque compte de passif qui s'associe à un élément de paye utilisé pour la période. Effectue le suivi d'une dépense pour chaque compte de charges qui s'associe à un élément de paye utilisé pour la période. À propos de la base salariale La base salariale représente le bénéfice net d'un employé et sert à calculer les cotisations sociales. L'expression «bénéfice net» est synonyme des termes suivants : revenu imposable, gains assurables ou gains donnant droit à une pension. QuickBooks calcule la base salariale pour les cotisations sociales de la manière suivante : D'abord, il totalise les salaires, les salaires horaires et les commissions. Ensuite, il inclut les montants additionnels et cotisations patronales, qui sont assujettis à un taux d'impôt spécifié, dans les salaires bruts. Enfin, il soustrait les retenues déduites des salaires bruts avant de calculer le taux d'impôt spécifié. Si le total dépasse la limite du revenu annuel maximum pour ce taux d'impôt, la base salariale représente la limite du revenu maximum. Si vous avez rajusté des montants qui se rapportent au cumul de l'année d'un employé, QuickBooks inclut le rajustement dans le maximum. Pour en savoir plus sur L'entrée des renseignements qui se rapportent au cumul de l'année pour employés La base salariale Rechercher l'index d'aide montants cumulatifs, employés base salariale Résumer les montants cumulatifs annuels 123

124 Entrer le sommaire cumulatif des cotisations sociales Remarque: Cette section ne vous concerne pas si vous n'avez pas payé d'engagements salariaux ni d'autres engagements encourus lors de l'année civile. Pour ce type de rajustement, vous devez connaître le montant des obligations payées entre le 1er janvier et votre date de début de QuickBooks. Les obligations incluent : les cotisations sociales (qu'elles soient retenues sur le salaire des employés ou payées à titre de dépense d'entreprise) les montants que vous avez retenus et puis payés les cotisations patronales que vous avez versées Excepté les cotisations sociales payées par l'employeur, ce genre de rajustement ne vise que les engagements salariaux que vous avez payés. Ce rajustement ne s'utilise pas pour d'autres dépenses reliées aux employés (p. ex. les salaires, traitements et primes). Introduisez la date à laquelle vous avez effectué le paiement de l'engagement. Introduisez la date de fin de la période selon laquelle vous créez un sommaire. Pour en savoir plus sur Le cumul des paiements d'engagements Rechercher l'index d'aide montants cumulatifs, paiements d'engagements 124 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

125 Entrer tous les renseignements de livre de paye Les nouvelles opérations de livre de paye sont basées sur des données existantes, alors il est très important que vous entriez tous les renseignements de livre de paye de façon précise. Après avoir configuré votre système de livre de paye et entré les renseignements qui se rapportent au cumul de l'année, exécutez les tâches suivantes : Procédure Révisez la liste d'employés. Révisez votre liste d'éléments de paye. Révisez un rapport de carnet d'adresse: employés. Révisez le sommaire du livre de paye pour tous les employés qui ont travaillé pour vous pendant l'année civile. Révisez les engagements salariaux en date du 31 décembre de l'année en cours. Imprimez un bilan en date du 31 décembre de l'année en cours. Imprimez un bilan en date du 31 décembre de l'année dernière. Imprimez un compte de résultats pour toute l'année civile. Commentaires Cette liste devrait comprendre le nom des employés que vous avez payés à un moment de l'année durant l'année civile en cours (même s'ils ne travaillent plus pour vous). Cette liste devrait comprendre tous les éléments de chèque de paye pour lesquels vous devez effectuer un suivi. Ce rapport devrait contenir les numéro d'assurance sociale, adresse et numéro de téléphone de tous vos employés. Les montants relatifs aux éléments de paye devraient correspondre à ceux des comptes de paye qui figurent dans le dernier rapport du livre de paye. Les montants relatifs aux éléments de paye devraient correspondre à ceux des comptes de paye qui figurent dans le dernier rapport d'engagements salariaux. Ce bilan devrait correspondre à votre ancien bilan en date du 31 décembre de l'année en cours. Ce bilan devrait correspondre à votre ancien bilan en date du 31 décembre de l'année dernière. Ce compte de résultats devrait correspondre à votre ancien compte de résultats pour toute l'année civile. Rechercher l'index d'aide listes, à propos livre de paye listes, à propos employés employés comptes comptes comptes comptes Résumer les montants cumulatifs annuels 125

126 Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés À mesure qu'évolue votre entreprise, il sera peut-être nécessaire d'ajouter ou retirer des éléments de paye, d'engager des employés (ou en renvoyer) et d'effectuer le suivi de renseignements supplémentaires traitant de votre livre de paye. Mettre à jour le livre de paye En cas de besoin, vous pouvez modifier la plupart des éléments de paye. Par exemple, vous auriez peut-être à apporter des modifications à l'un des éléments suivants : La limite annuelle d'une retenue sur la paye. L'association d'un élément de paye à un autre compte. Si vous avez bien configuré un élément de paye, il est peu probable que vous soyez obligé de modifier la façon dont il influe sur l'impôt, même si d'autres renseignements doivent être changés. De plus, vous n'avez pas à configurer un élément non fiscal ni différents salaires pour chacun de vos employés, car ce montant ou pourcentage est personnalisé dans la fenêtre de configuration. Il est impossible de supprimer des éléments de paye implicites qui ont trait à l'impôt ou à d'autres cotisations gouvernementales. Vous pouvez toutefois les masquer. Quelles sont les conséquences d'une modification Les changements apportés à un élément de paye ont un effet sur les nouveaux chèques de paye que vous rédigez. Certains changements ont aussi une incidence sur le classement historique des montants qui figurent dans des formulaires d'impôt, des rapports et des détails de chèque. Un changement apporté à un élément de paye modifie les profils d'employés ainsi que tous les chèques qui ont été déjà rédigés. Tel est le cas si vous changez : le nom de l'élément de paye le(s) compte(s) associé(s) à l'élément la case liée du feuillet T4 ou du relevé 1 (traitements, gratifications, etc.) Seuls les chèques de paye seront modifiés si vous changez les renseignements suivants : les cotisations sociales touchées (retenues ou montants additionnels à l'égard du salaire brut) la façon dont l'élément de paye est calculé Pour en savoir plus sur La modification des renseignements d'un élément de paye Rechercher l'index d'aide élément de paye, modification 126 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

127 Mettre à jour l'information sur les employés Les renseignements sur les employés, tels que l'information personne-ressource, son numéro d'assurance sociale et sa date de naissance, sont enregistrés dans la liste d'employés. QuickBooks fournit également un bloc-notes dans lequel vous pouvez faire des notes à propos d'un employé. Modifier l'information de paye sur les employés Vous pouvez modifier les renseignements de paye au besoin. Notez que tout changement a un effet sur les futurs chèques de paye émis à un employé. Si vous modifiez le nom d'un employé, son adresse ou son numéro d'assurance sociale, ceci influe sur les chèques que vous avez déjà rédigés, mais non leurs montants. Les renseignements énumérés ci-après (à l'égard des employés touchés) doivent être modifiés individuellement. La modification d'un élément de paye ne touche pas les employés actuels. Les limites annuelles d'une retenue sur la paye. Le changement du taux ou du montant d'une retenue sur la paye, d'une cotisation patronale, etc. Conseil: Modifiez d'abord les renseignements sur les retenues salariales automatiques. Répondez «oui» à la question concernant la modification des renseignements sur tous les employés correspondants. Pour en savoir plus sur La modification de l'information sur un employé actuel L'attribution d'une augmentation de salaire Rechercher l'index d'aide employés, modification des données employés, augmentations Engager et renvoyer un employé Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous n'avez qu'à configurer un nouveau profil (consultez la section intitulée «Configurer les employés» à la page 118). Lorsqu'un employé cesse de travailler pour vous, entrez sa date de départ dans son profil. Une fois la date entrée, QuickBooks affiche une fenêtre qui contient la case «Décédé». Si l'employé est décédé, activez cette case. Conseil: Il vous est recommandé d'inscrire la date de départ d'un employé après avoir rédigé son chèque de paye final. Si la période de paye est ultérieure à la date de départ, QuickBooks n'affichera plus le nom de l'employé dans la fenêtre Sélectionner les employés à payer. QuickBooks vous empêche de supprimer le profil d'un employé renvoyé s'il existe encore des opérations qui lui sont associées. Toutefois, vous pouvez masquer son nom dans la liste d'employés. Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés 127

128 Remplir un relevé d'emploi Si un employé quitee la compagnie, QuickBooks fournit deux types de rapports pour vous aider à remplir son relevé d'emploi. 1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Relevé d'emploi. 2 Sélectionnez un employé, puis cliquez sur OK. 3 Deux rapports s'affichent : Dans l'index des heures d'emploi assurable, recherchez les heures d'emploi assurable qu'un employé a accumulées l'an dernier. Dans le rapport de gains assurables, recherchez les gains assurables qu'un employé a accumulés au cours des six derniers mois. Si vous désirez obtenir des détails sur les revenus qu'un employé a touchés (par exemple, si les versements de salaire ont été interrompus), introduisez la période de paye dans le champ Colonne du rapport. Pour en savoir plus sur L'engagement d'un nouvel employé Le renvoi d'un employé Rechercher l'index d'aide employés, ajout employés, cessation d'emploi Communiquer avec vos employés par la poste Dans QuickBooks Pro, vous pouvez utiliser vos données de QuickBooks conjointement avec les lettres composées à l'aide de Microsoft Word. Cette fonction s'avère utile lorsque vous voulez poster des avis de paye de vacances ou de congé-maladie à vos employés. Rédiger un chèque de paye Avant de rédiger des chèques de paye, assurez-vous de télécharger la table d'impôt la plus récente ou d'installer celle-ci à partir d'une disquette (s'il y a lieu). QuickBooks est incapable de bien calculer les cotisations sociales sans que la table d'impôt soit à jour. Remarque: Pour obtenir les tables de retenues les plus récentes, vous devez vous être abonné au service de Livre de paye QuickBooks (consultez la page 104). Sélectionner les employés à payer Dans le menu Employés, choisissez Payer les employés. QuickBooks affiche la fenêtre Sélectionner les employés à payer : 128 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

129 QuickBooks retire les fonds du compte de chèque bancaire indiqué. Si vous entrez les heures, les bases de commission, la rémunération, les heures accumulées ou d'autres détails, sélectionnez cette option. Si tous vos employés sont salariés et reçoivent un chèque de paye dont les montants ne changent pas pour cette période, sélectionnez cette option. Si vous imprimez les chèques, activez cette case. Si vous rédigez les chèques à la main, retirez la coche et entrez ici le numéro du premier chèque. Quoique la date implicite soit la date du jour, vous pouvez tout de même choisir une date différente et une période de paye différente. QuickBooks rédige un chèque de paye pour chaque employé sélectionné. Vous pouvez trier la liste selon le nom ou le prénom de l'employé, pourvu que les préférences choisies dans Préférences livre de paye et employé. Lorsque vous créez un chèque, la date du chèque correspond à la date de fin de la dernière période de paye. Lorsque vous avez sélectionné les employés à payer, cliquez sur Créer pour afficher les renseignements de paye sur le premier employé. Conseil: Les employés peuvent être payés en groupes. Par exemple, sélectionnez d'abord les salariés dont les chèques de paye ne sont pas à prévisualiser et payez-les. Ensuite, sélectionnez les employés à salaire horaire et prévisualisez leurs chèques de paye afin de pouvoir entrer le nombre d'heures de travail. Prévisualiser, rajuster et créer des chèques de paye Lorsque vous sélectionnez l'option Entrer les heures et afficher un aperçu du chèque avant de le créer dans la fenêtre Sélectionner les employés à payer, cliquez sur Créer et QuickBooks affichera la fenêtre Aperçu du chèque de paye. Rédiger un chèque de paye 129

130 Si un employé reçoit un salaire horaire, entrez ou modifiez les heures travaillées selon chaque taux. (QuickBooks Pro remplit automatiquement le nombre d'heures travaillées en utilisant soit des données relatives au temps, soit des renseignements provenant du dernier chèque de paye.) S'il s'agit d'une prime ou d'un chèque pour commissions, vous n'avez probablement pas besoin d'inclure les heures accumulées ni la paye de vacances. Pour ne pas accumuler les heures travaillées et la paye de vacances sur un chèque de paye, cochez cette case. Entrez une quantité pour la commission, le montant additionnel, la retenue ou la cotisation patronale. Total du chèque. Le sommaire de compagnie indique les cotisations patronales et d'autres cotisations qui ne touchent pas le montant du chèque de paye. Le sommaire de compagnie énumère également les salaires, commissions, cotisations syndicales, retenues sur la paye et d'autres montants qui s'impriment sur le talon de chèque. QuickBooks est plus à jour que les tables d'impôt imprimées. Il peut y avoir de légères différences entre le calcul des fourchettes salariales dans QuickBooks et celui qui figure dans la table d'impôt. De mineurs écarts sont acceptables. Dans la fenêtre Aperçu du chèque de paye, vous pouvez : Afficher les montants que QuickBooks a calculés pour chaque élément de paye (y compris les revenus bruts, l'impôt et d'autres montants additionnels, retenues et cotisations) qui vise le chèque. Entrer ou modifier le nombre d'heures travaillées. Inscrire les heures ou la paye de vacances accumulées ou désactiver les accumulations sur ce chèque de paye. Entrer, s'il y a lieu, la quantité selon laquelle les commissions, montants additionnels, retenues et cotisations patronales doivent être calculés. Ajouter ou supprimer un élément de paye relatif à un salaire, une commission, un montant additionnel, une retenue ou une cotisation patronale. 130 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

131 Remarque: Pour exclure le salaire régulier d'un chèque donné à titre de prime, supprimez l'élément de salaire dans la fenêtre Aperçu du chèque de paye (sélectionnez l'élément et appuyez sur CTRL+DEL.) Modifier le montant de n'importe quel élément de paye. Pour en savoir plus sur La prévisualisation et le rajustement d'un chèque de paye Rechercher l'index d'aide chèques de paye, vérifier les montants Réviser et corriger un chèque de paye Après avoir inscrit un chèque de paye, vous pouvez le réviser à tout moment et y apporter des modifications au besoin. QuickBooks vous permet aussi d'annuler et de supprimer des chèques de paye, s'il le faut. Il est conseillé d'annuler un chèque de paye si une erreur s'est glissée dans un chèque de paye non encaissé. Remarque: Si vous déclarez des formulaires fiscaux de livre de paye pour une période que vise un chèque de paye, annulez ce dernier car vous aurez peut-être à déclarer les formulaires de nouveau. Il serait peut-être plus facile pour vous d'émettre à un employé un chèque normal au montant de l'écart (fenêtre Émettre un chèque) et vous pourriez par la suite rajuster vous-même l'engagement salarial. Pour ce faire, nous recommandons que vous consultiez d'abord votre comptable. S'il s'agit d'un chèque en double non imprimé, vous pouvez le supprimer. Pour en savoir plus sur La modification de chèques de paye existants L'annulation de chèques de paye La suppression de chèques de paye Rechercher l'index d'aide chèques de paye, modification chèques de paye, annulation chèques de paye, suppression Rédiger un chèque de paye 131

132 Imprimer des chèques de paye et talons de chèque Il est possible d'imprimer tous les chèques de paye en même temps, mais ne les imprimez pas avec d'autres types de chèques. Conseil: Configurez votre imprimante pour l'impression des chèques de paye en utilisant les mêmes paramètres définis aux fins de l'impression d'autres chèques. Si vous ne voulez pas imprimer de chèques avec les bordereaux s'y rattachant, imprimez les talons de chèque. Les talons de chèque fournissent tous les renseignements juridiques requis : le nom au complet, l'adresse et le numéro d'assurance sociale des employés la date de début et la date de fin de la période le salaire ou le salaire horaire et les heures travaillées, ainsi que la paye brute pour la période les retenues, cotisations et d'autres montants additionnels les cotisations patronales imposables (facultatif) les heures et la paye accumulées (utilisées et restantes) la paye nette les montants cumulatifs des éléments précédents Pour en savoir plus sur L'impression de chèques de paye L'impression de talons de chèque Rechercher l'index d'aide chèque de paye, impression talon de chèque de paye Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux Lorsqu'arrive le temps de payer vos cotisations sociales et engagements salariaux, QuickBooks vous fournit le montant total dû, vous permet de choisir les obligations que vous voulez payer et vous aide à créer les chèques. De plus, il vous facilite la tâche de remplir les formulaires que vous aurez à soumettre avec les paiements. Lorsque vous réglez vos obligations, rédigez toujours les chèques dans la fenêtre Payer un engagement salarial. N'utilisez jamais la fenêtre Émettre un chèque! Si vous utilisez cette fenêtre, Quick- Books ne mettra pas à jour votre compte d'engagements salariaux et les rapports de livre de paye seront donc imprécis. 132 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

133 Remettre les cotisations sociales, les formulaires et les engagements salariaux Étape Procédure 1 Créez un rapport d'engagements salariaux pour connaître les détails d'une dette. 2 S'il y a lieu, rajustez le montant dû 3 Dans la fenêtre Payer un engagement salarial, rédigez les chèques pour le paiement des dettes. 4 Remplissez le formulaire PD7A, qui doit être joint à votre paiement et envoyé à l'adrc. 5 (Québec) Remplissez les champs du sommaire des retenues : QC que vous devez joindre à votre paiement au MRQ. Rajuster l'engagement relatif à un élément de paye Bien que rare, le montant d'un élément de paye dans votre compte d'engagements salariaux ne correspondra pas au montant à payer. Par exemple, il peut y avoir un écart si un montant a été arrondi. Les rajustements peuvent à tout moment être entrés dans la fenêtre Rajuster un engagement salarial. 1 Dans le menu Employés, choisissez Rajuster un engagement salarial. Entrez la date à compter de laquelle vous désirez que le rajustement soit en vigueur. Un montant positif augmente le total des engagements. Par exemple, le rapport d'élément de paye selon l'engagement indique que le montant dû est de 450 $, mais vous savez bien qu'il est de 475 $. En pareil cas, entrez l'écart, soit 25 $. Un montant négatif réduit le total des engagements. 2 Dans la fenêtre Rajuster un engagement salarial, choisissez l'élément de paye à rajuster dans le champ Nom de l'élément. Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux 133

134 3 (facultatif) Cliquez sur Comptes touchés pour déterminer comment le rajustement touchera vos comptes. Si vos comptes d'engagements salariaux et de charges indiquent des totaux et des engagements inexacts (le cas habituel), choisissez Toucher les comptes de passif et de dépenses. Si les engagements sont inexacts mais les totaux des comptes d'engagements salariaux et de charges sont corrects, choisissez de ne pas toucher les comptes. 4 Cliquez sur OK. 5 Si vous choisissez de modifier les comptes d'engagements salariaux et de charges et que vous avez rajusté un montant retenu sur les chèques de paye, vous avez à rajuster un compte de charges pour corriger l'écart présent dans le compte d'engagements salariaux. Inscrivez le nom du compte de charges à modifier, puis cliquez sur OK. (Plusieurs choisissent les charges de paye.) Pour en savoir plus sur Le rajustement des engagements salariaux Rechercher l'index d'aide engagements salariaux, rajustement Payer les engagements salariaux actuels Plusieurs entreprises sont tenues de remettre avant le 15ième jour du mois en cours le paiement des montants retenus sur la paye le mois précédent. (Communiquez avec l'adrc pour déterminer une date de versement pour votre compagnie.) Il est conseillé d'inscrire un rappel dans la liste d'activités à venir. 1 Dans le menu Employés, choisissez Payer un engagement salarial. 2 Entrez la période des engagements à payer, puis cliquez sur OK. Remarque: Vérifiez bien les dates, car QuickBooks s'en servira quand il remplira le formulaire PD7A. Vous devez joindre ce formulaire à votre paiement mensuel. 3 Dans la fenêtre Payer un engagement salarial, marquez les engagements salariaux à payer maintenant et sélectionnez les préférences de chèque. Avant de pouvoir payer un engagement salarial, incluez un bénéficiaire (p. ex. Receveur Général) dans le champ À l'orde du. S'il n'existe aucun bénéficiaire, QuickBooks vous invitera à en créer un. Les engagements salariaux suivants doivent être payés ensemble : RPC Employé, RPC Compagnie, AE Employé, AE Compagnie, impôt fédéral sur le revenu et autres montants fédéraux retenus sur le revenu. 134 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

135 Si vous imprimez des chèques au moyen de QuickBooks, cochez cette case. Si vous rédigez des chèques à la main, compensez-le. Les engagements salariaux dus et impayés en date du mois précédent sont affichés. Modifiez les dates si vous effectuez plus d'un paiement par mois. Cliquez sur Rapport pour créer un rapport d'engagements salariaux qui vise la période spécifiée. Voici la date à laquelle l'opération touchera votre compte de chèques. Cette date, qui s'affiche sur le chèque du paiement de l'engagement, représente la date jusqu'à laquelle le paiement est imputé. Cochez cette case pour afficher tous les engagements salariaux pour cette période, y compris les crédits et les montants nuls. Si vous le désirez, modifiez le montant à payer dans cette colonne. Marquez les engagements à payer. QuickBooks crée un chèque à l'orde de chaque bénéficiare (p. ex. le Receveur Général) et non un chèque par engagement. Pour ajouter un nom manquant à la colonne À l'ordre du, modifiez l'élément de paye. 4 Si vous le désirez, révisez le(s) chèque(s), puis cliquez sur Créer. Après que vous créez un chèque, le montant dû est diminué dans le rapport d'engagements salariaux afin d'indiquer que le paiement a été effectué. En revanche, le rapport de sommaire PD7A indique le montant dû qui vise la période, que vous ayez fait des paiements ou non. Pour en savoir plus sur Le paiement des engagements salariaux L'ajout d'un bénéficiaire dans la colonne À l'ordre du L'entrée d'un escompte de paye L'entrée d'une pénalité de paye L'entrée d'un chèque de remboursement en raison d'un engagement salarial payé en trop Rechercher l'index d'aide engagements salariaux, paiement éléments de paye, modification engagements salariaux, escomptes engagements salariaux, pénalités engagements salariaux, escomptes Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux 135

136 Produire un formulaire PD7A (Relevé de compte de retenues à la source courantes) Vous devez joindre le formulaire PD7A au paiement que vous envoyez à l'agence des douanes et du revenu du Canada. Pour vous aider à remplir le formulaire, QuickBooks fournit un rapport de sommaire PD7A. 1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Rapport PD7A. 2 Vérifiez les dates de la période des retenues à la source (il est normal que les dates soient inexactes!) et entrez de nouvelles dates, le cas échéant. 3 Remplissez le formulaire PD7A au moyen des montants qui figurent dans ce rapport. Produire un sommaire des retenues : QC Vous devez joindre le sommaire des retenues : QC au paiement que vous envoyez au MRQ. 1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Rapport TPZ Vérifiez les dates de la période des retenues à la source (il est normal que les dates soient inexactes!) et entrez de nouvelles dates, le cas échéant. 3 Remplissez le formulaire au moyen des montants qui figurent dans ce rapport. Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 En janvier ou en février, vous devez préparer des formulaires de paye de fin d'exercice pour vos employés, l'agence des douanes et du revenu du Canada et, au Québec, le ministère du Revenu du Québec. QuickBooks peut créer et imprimer à la fois les feuillets T4-supplémentaire (État de la rénumération payée) et relevés 1 (RL-1). Préparer les formulaires d'impôt de fin d'exercice Étape Procédure 1 Communiquez avec l'adrc pour obtenir des feuillets T4 en blanc. Pour ce qui est des relevé 1, faites-en une demande auprès du ministère du Revenu du Québec. 2 Consultez votre comptable, l'adrc et les directives provinciales pour obtenir des renseignements sur la déclaration de bénéfices et de tout autre montant dont vous êtes incertain. 3 Remplissez et révisez un feuillet T4 pour chacun des employés qui, à un moment de l'année, a travaillé pour vous (consultez la section intitulée «Préparer et réviser les formulaires de paye de fin d'exercice» ci-après). Introduisez des rajustements au besoin. 136 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

137 Étape Procédure 4 Pour vérifier l'alignement des pages, imprimez un échantillon de formulaire et ajustez les paramètres, s'il y a lieu. 5 Imprimez les formulaires (consultez la section intitulée «Imprimer les formulaires de fin d'exercice» ci-après). QuickBooks n'offre pas actuellement le service de transmission des déclarations par voie électronique. 6 Distribuez les formulaires imprimés. Les employés reçoivent habituellement deux exemplaires de chaque formulaire, tandis que chaque organisme fiscal qui émet le formulaire n'en reçoit qu'un. 7 (Québec) Suivez les étapes 3 à 6 pour le relevé 1. 8 Remplissez un feuillet T4-supplémentaire que vous aurez à soumettre à l'adrc. 9 (Québec) Remplissez les champs du sommaire des relevés 1 que vous aurez à envoyer au MRQ. Préparer et réviser les formulaires de paye de fin d'exercice 1 Dans le menu Employés, choisissez Traiter les feuillets T4 ou Traiter les relevés 1. QuickBooks affiche une liste où figure le nom de tous les employés que vous avez payés au cours de l'année. 2 Sélectionnez l'année voulue. 3 Cochez le nom des employés pour lesquels vous voulez traiter le feuillet T4 (ou le relevé 1). Pour cocher un employé, cliquez dans la colonne (coche) à côté de son nom. 4 Sélectionnez Révisez les feuillets T4 ou Réviser les RL-1, selon le cas. 5 Examinez attentivement le formulaire de l'employé. 6 Pour corriger une erreur, cliquez sur Annuler et apportez des modifications aux zones suivantes : Pour corriger le nom, les coordonnées ou le numéro de votre entreprise, dans le menu Compagnie, sélectionnez Votre compagnie. Pour corriger le nom de l'employé, ses coordonnées ou son numéro d'assurance sociale, dans le menu Employés, sélectionnez Liste des employés, puis cliquez deux fois sur l'employé à modifier. 7 Pour modifier un montant qui figure à une case, cliquez deux fois dessus. S'affiche une fenêtre dans laquelle vous pouvez entrer le rajustement. (Facultatif) Inscrivez une description du rajustement. Entrez le montant, puis cliquez sur OK. Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 137

138 Remarque: QuickBooks inclut le rajustement dans le montant indiqué et affiche le nouveau total. Pour réduire un montant, placez un signe négatif (-) devant celui-ci. 8 Pour accepter les données du formulaire (avec des changements, s'il y a lieu), cliquez sur Suivant. 9 Suivez de nouveau les étapes 5 à 8 afin de réviser les formulaires des autres employés sélectionnés. 10 Lorsque vous êtes rendu au dernier formulaire, cliquez sur OK. Imprimer les formulaires de fin d'exercice Réviser les feuillets ou relevés des employés avant l'impression. 1 Mettez du papier dans l'imprimante. Si vous disposez d'une imprimante à alimentation continue (p. ex. une imprimante par points), mettez-y les formulaires en blanc tout comme vous le feriez pour toute autre imprimante à alimentation continue. Il se peut que vous deviez ajuster les mécanismes de l'imprimante pour qu'elle prenne l'épaisseur des formulaires à exemplaires multiples. Il suffit d'imprimer un feuillet (ou relevé) pour chaque employé, car plusieurs exemplaires sont imprimés en même temps (trois exemplaires du feuillet T4, quatre du relevé 1). Si votre imprimante est munie d'un bac d'alimentation, telles les imprimantes laser ou à jet d'encre, insérez les formulaires en blanc vous-même. (Lorsque vous alimentez l'imprimante manuellement, vous êtes donc capable d'imprimer le feuillet ou le relevé désiré.) 2 Imprimez une page de test. Avant d'imprimer les feuillets ou relevés, vérifiez si l'imprimante les imprimera selon leur format. S'il y a lieu, ajustez les mécanismes pour obtenir l'alignement idéal. 3 Imprimez les feuillets ou relevés: a) Assurez-vous que l'employé dont les feuillets seront imprimés soit sélectionné. - Pour cocher (ou décocher) un employé, cliquez dans la colonne (coche) à côté de son nom. b) Sélectionnez Imprimer les feuillets T4 ou Imprimer RL-1, selon le cas. c) Si vous disposez d'une imprimante laser ou une imprimante à jet d'encre, placez-y le prochain formulaire en blanc et cliquez à nouveau sur Imprimer les feuillets T4 ou Imprimer RL-1. Continuez à alimenter l'imprimante jusqu'à ce que tous les exemplaires soient imprimés. 138 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

139 4 Distribuez les feuillets ou relevés : Imprimante à alimentation continue (p. ex. la majorité des imprimantes par points): - Distribuez les deux premiers exemplaires du feuillet T4 à l'employé et soumettez le troisième à l'adrc. - Soumettez le premier exemplaire du relevé 1 de l'employé au MRQ, distribuez les deux prochains à l'employé et enfin conservez le quatrième dans vos dossiers. Imprimantes munies d'un bac d'alimentation (p. ex. la majorité des imprimantes laser ou à jet d'encre): - Imprimez trois formulaires pour chaque employé : distribuez deux formulaires à l'employé et un formulaire à l'agence des douanes et du revenu du Canada. - Chaque relevé 1 est divisé en trois parties. Envoyez la première au ministère du Revenu du Québec et donnez la deuxième et troisième à l'employé. Remarque: Si certains montants sont inexacts ou manquants, vérifiez l'alignement du formulaire dans l'imprimante. Si l'alignement ne semble pas être la cause des problèmes, vérifiez la configuration des éléments de paye et assurez-vous que ceux-ci effectuent le suivi du T4 et du relevé 1. Remplir le sommaire T4 Vous devez joindre le sommaire T4 aux feuillets T4 que vous envoyez à l'agence des douanes et du revenu du Canada. Pour vous aider à remplir le formulaire, QuickBooks fournit un rapport de sommaire T4. 1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Sommaire T4. 2 Vérifiez que les dates de la période correspondent à celles de la période de déclaration. Entrez de nouvelles dates, le cas échéant. 3 Cliquez sur OK pour élaborer le rapport. 4 Remplissez le sommaire T4 au moyen des montants qui figurent dans ce rapport. Remplir les champs du sommaire des relevés 1 Au Québec, vous devez joindre le sommaire des relevés 1 aux relevés que vous envoyez au ministère du Revenu du Québec. Pour vous faciliter la tâche de remplir le formulaire, QuickBooks fournit un rapport de sommaire des relevés 1. 1 Dans le menu Rapports, choisissez Employés et livre de paye, puis Sommaire des relevés 1. 2 Vérifiez que les dates de la période correspondent à celles de la période de déclaration. Entrez de nouvelles dates, le cas échéant. 3 Cliquez sur OK pour élaborer le rapport. 4 Remplissez le formulaire au moyen des montants qui figurent dans ce rapport. Remplir le feuillet T4 et le relevé 1 139

140 Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) Si vous effectuez le suivi des heures qu'un employé consacre à un projet, vous pourrez : Émettre aux clients des factures qui indiquent le nombre d'heures consacrées à un projet. Calculer les heures et les inclure automatiquement dans les chèques de paye. Effectuer le suivi des coûts salariaux selon le projet, la catégorie ou le genre de travail. Inscrire des heures travaillées selon la personne, le projet ou le genre de travail. Effectuer le suivi des heures facturables et non facturables. Prendre de meilleures décisions au sujet de l'embauchement du personnel et de la productivité des employés. La plupart des entreprises n'ont pas à effectuer le suivi des heures que travaillé un soustraitant. Cette fonction est néanmoins disponible dans QuickBooks Pro. Heures facturables et non facturables Lorsque vous inscrivez les heures consacrées à un client ou à un projet en particulier, vous pouvez choisir de les marquer comme étant facturables. Ainsi, lorsque vous émettrez une facture au client, vous pourrez inclure les heures facturables. Une fois que les heures figureront sur le formulaire de ventes, QuickBooks les traitera comme étant non facturables pour ne pas calculer deux fois le montant dû. Si vous facturez à un client un projet exécuté par vos employés, le travail est facturable au moment où vous inscrivez les heures de travail dans QuickBooks, que vous ayez payé ces employés ou non. Certaines entreprises préfèrent effectuer le suivi des heures sans que celles-ci soient facturables. Par exemple, si vous décidez d'exécuter un projet à un prix fixe, les heures de travail sont donc non facturables. Lorsque vous avez terminé un projet, il est toujours possible d'effectuer le suivi des heures pour déterminer si le prix demandé était juste. De plus, vous pouvez effectuer le suivi des heures que vos employés ont accumulées. En général, ces heures not sont pas facturables. Après avoir terminé la lecture des sections intitulées «Configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks Pro» à la page 142 et «Configurer le compte-heures» à la page 144, vous serez en mesure de commencer à effectuer le suivi du temps. 140 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

141 Choisir une méthode de suivi du temps QuickBooks Pro offre un programme de compte-heures distinct qui peut s'exécuter à partir de n'importe quel ordinateur, que QuickBooks soit installé ou non. D'autres fonctions intégrales dans QuickBooks Pro comprennent le compte-minutes et des registres de paye hebdomadaires. Situation Vous voulez vous servir du compteminutes pour le suivi des heures travaillées. Par exemple, il vous faudra activer le compte-heures, travailler sur le projet et puis arrêter le compteheures. Vous préférez que tous ceux qui n'ont pas accès au fichier de données QuickBooks effectuent le suivi de leurs propres heures de travail. Vous et vos employés avez accès au fichier de données QuickBooks et désirez entrer des données relatives au temps après l'achèvement d'un projet. Vos employés vous remettent des registres de temps sur papier. Comment suivre le temps Utilisez le compte-heures dans la fenêtre Temps/Entrer une activité unique (Quick- Books Pro). Distribuez à ces mêmes personnes des copies du compte-heures QuickBooks et demandez-leur de vous remettre les données relatives au temps Entrez les données relatives au temps directement dans QuickBooks Pro. Pour faire les entrées, utilisez un registre de temps hebdomadaire ou inscrivez chaque activité une à la fois. Une personne peut s'occuper de l'entrée des données relatives au temps de tous les employés et inscrire les heures directement dans un registre de temps hebdomadaire pour chaque employé (QuickBooksPro). Sections à consulter «Configurer le suivi des heures travaillées dans Quick- Books Pro» à la page 142 «Utiliser le compte-minutes pour effectuer le suivi d'une activité» à la page 147 «Configurer le suivi des heures travaillées dans Quick- Books Pro» à la page 142 «Configurer et utiliser le compte-heures» à la page 143 «Importer des données relatives au temps dans Quick- Books Pro» à la page 147 «Créer des copies du compteheures» à la page 154 «Configurer le suivi des heures travaillées dans Quick- Books Pro» à la page 142 «Entrer les heures travaillées manuellement dans QuickBooks» à la page 148 «Configurer le suivi des heures travaillées dans Quick- Books Pro» à la page 142 «Entrer les heures travaillées manuellement dans QuickBooks» à la page 148 Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 141

142 Configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks Pro Remarque: Les étapes ci-dessous doivent être suivies avant qu'un utilisateur puisse installer le compteheures et y recourir : Élément à configurer Commentaires Rechercher l'index d'aide Activez la préférence du compteheures et déterminez la première journée de la semaine de travail. La date des registres de temps hebdomadaires commencent en fonction du jour de la semaine spécifiée. heures Dans la liste Client : projets, entrez le nom des clients et des projets à l'égard desquels les heures seront suivies. Si vous ne comptez pas effectuer le suivi des heures consacrées à un client ou à un projet, il n'est pas nécessaire d'inclure un nom dans la liste maintenant. clients, ajout de nouveaux projets, ajout de nouveaux Dans la liste d'articles, créez des articles de service pour le travail que vous voulez suivre. Les articles de services ne sont nécessaires que si les heures consacrées à un client ou à un projet sont facturables. Assurez-vous de créer des articles de services distincts à l'égard des services de sous-traitance. articles de service, création Configurez le profil des individus dont les heures seront suivies. Chaque nom doit figurer dans l'une des listes suivantes : Employés Noms divers (propriétaires et associés) Fournisseurs (sous-traitants) Si vous payez des employés selon leurs heures travaillées, vous avez à configurer leurs renseignements de paye. Consultez les sections suivantes : «Configurer le suivi des heures de travail aux fins du livre de paye» ci-après «Configurer les employés» à la page 118 employés, ajout fournisseurs, ajout Lorsque vous payez un employé selon ses heures de travail, configurez son salaire ou salaire horaire dans la Liste d'éléments de paye Cette étape ne s'applique que si vous effectuez le suivi des heures travaillées des employés. salaires horaire salaires Dans la liste de catégories, configurez des catégories pour le travail que vous voulez suivre Le suivi des catégories est facultatif. catégories, ajout 142 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

143 Configurer le suivi des heures de travail aux fins du livre de paye Lorsque vous créez le profil de vos employés, sélectionnez Utiliser les données relatives au temps pour créer les chèques de paye dans l'onglet Info sur le livre de paye. Les données relatives au temps (y compris le projet, la catégorie et le genre de travail) et la période de paye figureront automatiquement sur les chèques de paye. QuickBooks effectue le suivi des dépenses de paye (selon le projet, la catégorie et le genre de travail) de la paie brute (salaire et salaire horaire), des cotisations patronales, et d'autres engagements patronaux. Exporter des listes à partir de QuickBooks Pro aux fins du compte-heures Les activités inscrites dans le compte-heures doivent porter le même nom que celles qui figurent dans les listes de QuickBooks. Par conséquent, pour que vous puissiez utiliser le compte-heures, la première étape consiste à exporter à partir de QuickBooks un fichier contenant les renseignements dont le compte-heures a besoin pour fonctionner. Pour créer ce fichier, dans le menu Fichier, sélectionnez Compte-heures, puis Exporter les listes vers le compte-heures. Suivez les instructions à l'écran. Enregistrez le fichier sur une disquette ou sur un réseau auquel les ordinateurs ont accès. Configurer et utiliser le compte-heures Fonctionnement du compte-heures dans QuickBooks Pro Le compte-heures a été conçu pour effectuer le suivi des données relatives au temps, qui peuvent être importées dans QuickBooks Pro, et pour enregistrer ces données. Cette fonction s'avère très utile lorsque vous avez à rassembler les données relatives au temps de ceux et celles qui ont accès à un ordinateur et non à QuickBooks. Remarque: Si vous désirez tout simplement effectuer le suivi du temps d'une activité dans QuickBooks non rassembler des données relatives au temps des autres utilisateurs servez-vous plutôt du compte-minutes. Consultez la section intitulée «Utiliser le compte-minutes pour effectuer le suivi d'une activité» à la page 147. QuickBooks vous permet de produire des copies du compte-heures afin que vous puissiez les distribuer à ceux dont le travail sera suivi dans QuickBooks Pro. Lorsque vous avez copié le programme, il est recommandé de donner aux utilisateurs du compte-heures une photocopie de l'aide-mémoire qui se trouve à la page 154. Remarque: Si vous avez installé des versions antérieures du compte-heures, remplacez-les par la nouvelle version comprise dans QuickBooks logiciel comptable Pro. Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 143

144 Le graphique de mouvement ci-dessous fournit une représentation visuelle du rapport entre QuickBooks Pro et le compte-heures. Les deux programmes partagent des informations comme suit : QuickBooks Pro exporte des listes, comme Client: liste de projets. Le compte-heures importe ces listes. Le compte-heures enregistre des données relatives au temps d'un projet et exporte ces données. QuickBooks Pro importe les données relatives au temps. Configurer le compte-heures Avant de pouvoir configurer le compte-heures, vous devez d'abord installer le programme (consultez la section intitulée «Installer le compte-heures» à la page 154). Ensuite, référezvous à la liste de contrôle ci-après pour savoir comment le configurer. (La liste de contrôle indique quel type d'utilisateur (QuickBooks ou compte-heures) doit exécuter les tâches décrites, au cas où il ne s'agirait pas de la même personne.) Tâche Quel utilisateur et quel index d'aide? Rechercher l'index d'aide Exporter des listes de QuickBooks sous forme de fichier IIF et distribuer ce dernier à un utilisateur du compte-heures. QuickBooks compte-heures, exporter des listes Créer des disquettes d'installation du compte-heures (si l'utilisateur du compte-heures n'a pas accès au CD-ROM de QuickBooks). QuickBooks compte-heures, créer des diquettes Installer le compte-heures sur l'ordinateur de l'utilisateur. compte-heures Consultez la section intitulée «Installer le compte-heures» à la page CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

145 Tâche Quel utilisateur et quel index d'aide? Rechercher l'index d'aide Créer un fichier de données relatives au temps pour une compagnie de Quick- Books. compte-heures fichiers de données, créer Importer des listes du fichier IIF dans le fichier de données du compte-heures compte-heures listes, importer Choisir un nom dans la liste d'utilisateurs du compte-heures. compte-heures utilisateur implicite Utiliser le compte-heures Enregistrer des activités dans le compte-heures Vous pouvez profiter du compte-heures pour effectuer le suivi du temps consacré à une activité en cours ou terminée. Le compteheures peut être lancé dans une grande fenêtre qui fournit des détails, ou bien dans un petit écran au côté droit. Cliquez sur ce bouton pour alterner entre les fenêtres réduites et agrandies. Il vous faudra configurer les nouvelles activités dans le compte-heures avant de les suivre. Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 145

146 Dès que vous aurez configuré une activité, vous pourrez la choisir, en tant que modèle, dans la liste déroulante. Par conséquent, vous ne serez pas obligé d'introduire de nouvelles préférences à chaque session. Visualiser et modifier une activité enregistrée Il vous est possible de visualiser la liste d'activités enregistrées dans le compte-heures. Ni la liste ni d'autres éléments du compte-heures ne peuvent être imprimés. Cependant, un utilisateur de QuickBooks peut imprimer cette liste après que celle-ci est exportée dans QuickBooks. Visualiser et modifier les renseignements sur un client L'importation des données depuis QuickBooks comprend les renseignements personneressource ainsi que le nom des clients. Si le profil d'un client est importé à partir de QuickBooks ou si vous avez déjà exporté des données relatives au temps à l'égard d'un client, les informations sur ce dernier ne peuvent être modifiées. Toutefois, un utilisateur est en mesure de modifier les renseignements dans QuickBooks et de vous les remettre en tant que fichier mis à jour. Vous pouvez configurer un nouveau client lorsque vous enregistrez une activité. Il vous est cependant impossible d'ajouter un projet pour un nouveau client ou un client existant (recherchez des suggestions dans l'aide du compte-heures, le cas échéant). Traiter les fichiers de données du compte-heures Vous devrez parfois mettre à jour les données du compte-heures pour qu'elles correspondent à celles du fichier de compagnie QuickBooks. Les utilisateurs de QuickBooks doivent créer un fichier à jour que peut importer le compte-heures et auquel vous pouvez accéder. Si vous le désirez, vous pouvez effectuer une sauvegarde des données du compte-heures. (Vous aurez alors à restaurer la sauvegarde du fichier avant de l'ouvrir dans le compteheures.) De plus, il vous est possible de réduire la taille des données du compte-heures à l'aide de la fonction de compression. Contrairement à la fonction de compression dans QuickBooks, celle qui fait partie du compte-heures ne supprime ni ne regroupe aucune information. Si vous effectuez le suivi du temps pour plusieurs compagnies de QuickBooks, les fichiers de données du compte-heures doivent être distincts. 146 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

147 Exporter des données relatives au temps dans QuickBooks Lorsque vous aurez terminé le suivi du temps, exportez les activités enregistrées sous forme de fichier IIF afin que QuickBooks puisse l'importer. Importer des données relatives au temps dans QuickBooks Pro Dès que l'utilisateur du compte-heures aura exporté des données sous forme de fichier IIF à partir du compte-heures, il faudra que vous les importiez dans votre fichier de compagnie QuickBooks. Lorsque vous aurez terminé l'importation des données relatives au temps, examinez les détails du rapport d'importation (qui s'ouvre uniquement dans la fenêtre Sommaire d'importation) pour vous assurer que QuickBooks ait associé les éléments de paye appropriés à chaque activité. En plus des activités, QuickBooks importe tous les éléments de liste (c'est-à-dire les noms, articles de service et catégories) qui ne figurent actuellement pas dans les listes QuickBooks correspondantes. Vous pouvez créer un rapport qui affiche les éléments de liste qui ont été importés. Dans QuickBooks, les rapports relatifs au temps tiennent compte de toutes les activités, y compris celles qui ont été importées depuis le compte-heures. Pour générer un rapport semblable au rapport d'importation, vous pouvez personnaliser un rapport d'heures travaillées selon le projet: détails, et introduire des colonnes en vue de classer à la fois les éléments de paye et la date de l'importation. Utiliser le compte-minutes pour effectuer le suivi d'une activité Lorsque vous désirez effectuer le suivi du temps consacré à une activité dans QuickBooks Pro, utilisez le compte-minutes dans la fenêtre Pointer/Entrer une activité unique. Il suffit de lancer le compte-minutes, de travailler sur un projet et d'arrêter le suivi dès l'achèvement du travail. Dans le menu Employés, sélectionnez Suivi des heures travaillées, puis choisissez Pointer/Entrer une activité unique. Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 147

148 Une fois le temps enregistré, les minutes ou les heures travaillées s'afficheront dans cette fenêtre ainsi que dans la fenêtre Registre de paye hebdomadaire. Entrer les heures travaillées manuellement dans QuickBooks Si, chaque semaine, vous voulez entrer des données relatives au temps et que vous n'inscrivez pas habituellement beaucoup de détails concernant les activités, saisissez les données manuellement dans la fenêtre Registre de paye hebdomadaire. La colonne à l'extrême droite du registre de paye hebdomadaire affiche des symboles qui indiquent si le temps pointé est facturable, non facturable ou déjà facturé. 148 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

149 Si vous avez tendance à entrer plusieurs notes détaillées concernant les activités ou si vous préférez entrer des données relatives au temps à mesure que vous terminez chaque activité, entrez-les dans la fenêtre Pointer/Entrer une activité unique. Quand vous remplissez les champs de la fenêtre Pointer/Entrer une activité unique et que vous enregistrez les renseignements inscrits, ceux-ci peuvent être affichés sur un registre de paye hebdomadaire. De la même façon, lorsque vous remplissez et enregistrez un registre de paye hebdomadaire, vous pouvez afficher, dans la fenêtre Pointer/Entrer une activité unique, les renseignements relatifs au travail exécuté sur un projet au cours d'une journée. Il s'agit là d'une représentation différente des mêmes données, comme l'affichage des chèques individuels comparé à l'affichage du relevé de chèques. Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 149

150 Rédiger un chèque de paye au moyen de données relatives au temps Dans QuickBooks, le transfert de données relatives au temps se fait automatiquement lorsque vous créez des chèques de paye pour les employés dont les heures travaillées sont suivies. Les éléments de paye à l'égard du salaire ou du salaire horaire, qui proviennent des données relatives au temps visant la période de paye, sont remplis. Si des clients, projets, articles de service ou catégories sont associés aux activités relatives au temps d'un employé, ces détails sont également inclus. Par exemple, sur 40 heures en tout, 19 sont peut-être associées au projet A, 11 au projet B et les heures restantes au projet C. En pareil cas, QuickBooks fractionne les dépenses de paye pour l'employé selon la manière dont vous avez associé les heures de travail. QuickBooks ne sait pas si vous avez payé ou non des employés selon leurs heures travaillées, mais il sait si vous avez transféré le coût des heures travaillées à vos clients. Si vous payez quelqu'un qui travaille pour vous (p. ex. un employé, le propriétaire ou un sous-traitant) selon ses heures travaillées et puis vous modifiez les données relatives au temps ou même importez de nouvelles données à partir du compte-heures, QuickBooks n'effectue pas le suivi des heures de travail payées ou impayées. Seule la date du dernier paiement des heures travaillées est prise en compte. Si vous préparez toujours des paiements qui ont été versés avant le dernier paiement des heures travaillées, le paiement ne sera donc pas fait deux fois. Si tel n'est pas le cas, générez un rapport d'heures travaillées selon le projet: détails, et marquez les activités à payer. Payer le propriétaire, un associé ou un sous-traitant (un non employé) S'il y a des données relatives au temps pour un non employé un propriétaire, un associé ou un sous-traitant il est recommandé de lui donner un chèque dont le montant est calculé en fonction des heures travaillées. QuickBooks peut inclure dans le chèque le nombre d'heures travaillées et le taux associé au genre de travail. Conseil: Afin que les paiements des heures travaillées s'affichent dans les rapports, configurez les soustraitants en tant que fournisseurs. Utilisez toujours le nom de fournisseur du sous-traitant lorsque vous effectuez le suivi de ses heures et lorsque vous lui versez un paiement. Par conséquent, QuickBooks fera état du montant payé avec plus de précision. (Rappelez-vous que pendant la configuration d'un sous-traitant, il vous faudra activer la case relative au suivi du feuillet T4A.) 150 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

151 Pour en savoir plus sur La configuration d'un propriétaire ou d'un associé L'ajout d'un nom à la liste de fournisseurs La modification du nom d'un employé La configuration d'un fournisseur qui recevra un feuillet T4A Rechercher l'index d'aide propriétaires associés fournisseurs, ajouter employés, modification feuillet T4A Articles de service à l'égard des données relatives au temps d'un non employé Si vous comptez transférer à un chèque les données relatives au temps d'un non employé, associez un article de service au paiement. QuickBooks se réfère au taux qui porte sur les articles de service en calculant le montant à verser à un non employé selon ses heures travaillées. Articles de service visant les sous-traitants (fournisseurs) Lorsque vous payez un sous-traitant qui a été configuré en tant que fournisseur, le paiement est traité à titre de dépense d'entreprise. Nous conseillons que vous associiez les heures à un article de service que vous utilisez pour effectuer le suivi des coûts dans un compte de charges. (Cet article de service ne doit pas s'utiliser pour un propriétaire ou un associé.) Articles de service visant un propriétaire ou un associé Quand vous versez un paiement à un propriétaire ou à un associé, les fonds du paiement proviennent du compte de capital de l'entreprise (c'est-à-dire que ce n'est pas considéré comme une dépense). Associez les heures à un article de service qui a été configuré aux fins du suivi du compte de capital de cet individu. Cet article de service ne doit pas s'utiliser pour d'autres fins. Pour en savoir plus sur La configuration d'articles de service à l'égard d'un service acheté ou vendu Rechercher l'index d'aide articles de service, pour les soustraitants Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 151

152 Transférer les heures de travail à un chèque ou une facture Lorsque vous payez quelqu'un, dont le nom ne figure pas dans votre livre de paye, selon ses heures travaillées, utilisez la fenêtre Rédiger un chèque. (Payez toujours vos employés à l'aide de la fonction de livre de paye!) En rédigeant un chèque ou en entrant une facture, QuickBooks vous avertit s'il existe de récentes données relatives au temps pour le bénéficiaire. Si vous souhaitez faire le paiement selon les heures de travail maintenant, vous pouvez spécifier la période. Ainsi, QuickBooks peut remplir automatiquement les champs de l'onglet Articles en incluant l'article de service, le client, le projet (s'il y a lieu), le taux, le nombre d'heures et le montant. Facturer un client pour les heures de travail Il vous est possible de transférer dans une facture (ou un état de frais) les données relatives au temps si ces dernières comprennent le nom du client:projet, sont inscrites pour un article de service et sont marquées comme étant facturables. En créant la facture, vous pouvez afficher les heures non facturées reliées au projet et sélectionner les éléments nécessaires. Une fois la facture enregistrée, QuickBooks Pro marque les heures sélectionnées comme étant facturables de façon à ne pas les facturer deux fois. Pour en savoir plus sur Le transfert des heures dans une facture La facturation des heures de travail en cas d'erreur Rechercher l'index d'aide factures, heures et coûts factures, heures et coûts Inscrire ou facturer le coût d'un projet? Lorsque vous inscrivez les heures de travail ou émettez une facture à un client pour ces heures, vous n'inscrivez pas le coût que vous avez encouru. L'inscription du coût exige une étape supplémentaire parce que l'inscription des heures de travail n'a aucun effect direct sur les coûts. (Le rapport relatif au temps affiche les heures et non les coûts) Les renseignements dans le tableau suivant vous montrent comment inscrire les coûts reliés aux heures travaillées. Il fournit également les étapes que vous avez à suivre pour facturer vos clients. 152 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

153 Qui a exécuté le travail? un employé un sous-traitant (un fournisseur) un propriétaire ou un associé Inscrivez le coût du travail lorsque vous payez les employés. lorsque vous entrez une facture émise par un sous-traitant (ou lorsque vous rédigez des chèques ou entrez une dépense de carte de crédit qui touchent le travail). lorsque vous payez un propriétaire ou un associé selon ses heures travaillées, les fonds du paiement proviennent du compte de capital et non du compte de charges. Lorsque vous facturez le travail à quelqu'un d'autre les heures sont facturables. les articles ou dépenses qui figurent sur une facture, un chèque ou une dépense de carte de crédit sont facturables. OU les heures travaillées doivent être suivies et sont facturables. les heures sont facturables. OU rédigez un chèque à l'égard des heures de travail (les éléments de chèques sont facturables). Les heures de travail d'un travailleur et le paiement que vous lui versez à l'égard de ses heures ne doivent pas être facturables. Si vous traitez une facture que vous avez reçue d'un sous-traitant comme étant facturable, vous pouvez alors facturer à votre client les coûts demandés par le sous-traitant. Lorsque vous créez la facture à émettre au client, ouvrez la fenêtre Heures et coûts facturables et sélectionnez, dans l'onglet Coûts ou articles (selon le cas), la facture émise par le sous-traitant. Si, dans la fenêtre Rédiger un chèque, vous payez un sous-traitant, un propriétaire ou un associé selon ses heures travaillées, vous pouvez traiter les articles de service du chèque comme étant facturables. Ensuite, quand vous créez la facture à émettre à votre client, ouvrez la fenêtre Heures et coûts facturables et sélectionnez les heures travaillées dans l'onglet Articles. Si vous traitez les heures comme étant facturables, facturez les heures dans l'onglet Heures de la fenêtre Heures et coûts facturables. Si vous traitez les heures et la facture ou le paiement comme étant facturables, vous risquez de facturer le même travail deux fois! Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement) 153

154 Installer le compte-heures Nous vous permettons de faire plusieurs copies du programme de compteheures et de l'aide-mémoire s'y rapportant afin que vous puissiez les distribuer à ceux et celles dont le travail sera suivi dans QuickBooks Pro. Avant de faire les copies, assurez-vous de lire les sections intitulées «Configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks Pro» à la page 142 et «Configurer le compteheures» à la page 144. Le compte-heures nécessite les logiciels et matériels suivants : Un PC 486 (ou supérieur) dont la MÉMOIRE VIVE contient au moins 8 MO (mégaoctets); 16 MO est recommandé. Au moins 8 MO d'espace disque libre et de l'espace suffisant pour le fichier de données Windows 3.1 ou supérieur Un moniteur VGA ou mieux Installer le compte-heures à partir du CD de QuickBooks Pro Les employés de votre compagnie peuvent installer le compte-heures à partir du CD-ROM de QuickBooks Pro sans devoir installer QuickBooks. 1 Quittez toutes les applications en cours. Fermez tout programme anitivirus (certains programmes antivirus perturbent le processus d'installation.) 2 Insérez le CD-ROM dans le lecteur approprié. 3 Windows 95 ou supérieur : dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Autres options d'installation et choisissez l'option concernant l'installation du compte-heures. Windows 3.1 : dans le menu Fichier du gestionnaire de programmes, choisissez Exécuter. Dans la fenêtre d'exécution, entrez la lettre qui représente le lecteur de cédérom, suivi de :\timer\install.exe (p. ex. d:\timer\install.exe) et cliquez sur OK. 4 Suivez les instructions à l'écran. Si vous disposez d'une version antérieure du compteheures, nous vous recommandons d'installer la version récente dans le même dossier que l'ancienne. 5 Une fois le compte-heures installé, retirez le cédérom. Créer des copies du compte-heures En utilisant le CD de QuickBooks Pro, vous pouvez créer des disquettes d'installation et les distribuer à ceux qui ont besoin d'installer le compte-heures. Lorsque vous aurez copié le programme, consultez les instructions d'installation décrites dans l'aide-mémoire. 154 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

155 Aide-mémoire du compte-heures Le compte-heures a été conçu pour vous permettre d'inscrire des données relatives au temps. Le compte-heures et QuickBooks Pro Avant de pouvoir utiliser le compte-heures, vous devez d'abord importer certains renseignements à partir de QuickBooks. Suite à l'importation, vous serez en mesure d'utiliser le compte-heures aux fins du suivi des activités. Enfin, vous pourrez exporter un fichier de données relatives au temps que QuickBooks Pro peut importer. Installer le compte-heures à partir des disquettes 1 Insérez la première disquette d'installation dans le lecteur approprié. 2 Affichez la fenêtre d'exécution : Si votre système d'exploitation est Windows 95 ou supérieur, dans le menu Démarrer, sélectionnez Exécuter. Windows 3.1 : dans le menu Fichier du gestionnaire de programmes, choisissez Exécuter. 3 Introduisez la lettre qui représente le lecteur de disquettes, suivi de :\install (p. ex. a:\install), puis cliquez sur OK. 4 Suivez les instructions à l'écran. Créer et configurer un fichier de compte-heures 1 Dans la fenêtre Ouvrir un fichier de compteheures (cette fenêtre s'affiche dès le premier lancement du compte-heures), choisissez Créer un nouveau fichier de compte-heures, puis cliquez sur OK. 2 Attribuez un nom au fichier de compte-heures et précisez où l'enregistrer, puis cliquez sur OK. 3 Dans le menu Fichier (du compte-heures), choisissez Importer des listes de QuickBooks. 4 Sélectionnez le fichier IIF que vous allez importer à partir de QuickBooks Pro. (Il faudra peut-être choisir un nouveau lecteur ou un nouveau dossier.) Cliquez sur OK. 5 L'utilisateur de QuickBooks Pro est tenu de vous accorder l'accès au fichier IIF. 6 Dans le menu Fichier (du compte-heures), choisissez Préférences, puis Noms implicites. 7 Sélectionnez votre propre nom dans la liste déroulante. 8 Si les heures consacrées à un client ou à un projet sont toujours facturables, activez la case appropriée. 9 Cliquez sur OK. 10 Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur OK. Démarrer le compte-heures Dans Windows 95 ou supérieur, cliquez sur Démarrer, Programmes, QuickBooks Pro et enfin sur Compte-heures de QuickBooks Pro. Dans le gestionnaire de programmes de Windows 3.1, cliquez deux fois sur l'icône du compte-heures qui se situe dans le groupe de programmes QuickBooks Pro. Installer le compte-heures 155

156 Configurer une activité dont la durée est suivie 1 Dans la fenêtre principale du compte-heures, cliquez sur Nouvelle activité. 2 Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur OK. Effectuer le suivi de la durée d'une activité 1 Si vous effectuez le suivi de la durée d'une activité qui ne figure pas dans le champ Activité courante, sélectionnez-la dans la liste déroulante. Si vous choisissez l'activité dans Activités d'aujourd'hui, le compte-heures ajoutera du temps aux heures accumulées aujourd'hui. Si vous choisissez l'activité dans Modèles d'activités, le compte-heures commencera à zéro. 2 Pour démarrer le compte-heures, cliquez sur Début. 3 Pour arrêter le compte-heures, cliquez sur Arrêter. Entrer les heures manuellement 1 Dans le champ Activité courante, choisissez l'activité dans la liste déroulante (Modèles d'activités). 2 Si l'activité ne figure pas dans la liste déroulante, configurez-la. 3 Lorsque l'activité apparaît dans le champ Activité courante, cliquez sur Modifier. 4 Si le travail n'a pas été exécuté aujourd'hui, changez la date dans la fenêtre Modifier une activité. 5 Dans le champ Durée, entrez le temps. Il est possible d'entrer le temps en respectant l'un des formats suivants : Heures et minutes (p. ex. 01:30) Heures et virgules (p. ex. 1,5) Heures et fractions (p. ex. 1 1/2) Nombre de minutes (p. ex. 90) Peu importe le format de préférence, le compteheures affiche les heures et minutes quand vous faites déplacer le curseur au moyen de la touche de tabulation. 6 Cliquez sur OK pour inscrire l'activité et le temps pointé Réduire l'écran du compte-heures Cliquez sur le bouton Réd/agr (du côté droit du bouton Démarrer). Cliquez de nouveau sur le bouton Réd/agr pour agrandir l'écran. Exporter des données relatives au temps 1 Dans le menu Fichier (du compte-heures), choisissez Exporter les activités de temps. 2 En cas de besoin, modifiez la date des activités non exportées dans la fenêtre Exporter une activité. 3 Cliquez sur Exporter. 4 Dans la fenêtre Créer un fichier d'exportation, déterminez le nom, le lecteur et le dossier (ou répertoire) du fichier IIF que vous créez. 5 Cliquez sur OK. 156 CHAPITRE 5 Configurer le livre de paye et le suivi de travail

157 C h a p i t r e 6 Multidevises Activer la fonction multidevise 158 Traiter en devises multiples La fonction Multidevise vous permet de traiter en devises étrangères. Si vous comptez acheter ou vendre des produits et services à l'étranger, vous pouvez activer la fonction Multidevise pour créer des reçus, factures et notes de crédit, pour recevoir des paiements de carte de crédit, et pour rédiger des chèques et des estimations, tout en traitant en devises étrangères. Vous pouvez également inscrire et payer des factures provenant de fournisseurs étrangers. La fonction Multidevise simplifie le suivi des opérations et des comptes qui y sont associés, quelle que soit la devise utilisée. CHAPTER 6 157

158 Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) Dans QuickBooks Pro, vous pouvez inscrire des opérations au moyen de devises étrangères. La fonction Multidevise simplifie le suivi des opérations étrangères et des comptes qui y sont associés, quelle que soit la devise utilisée. Par exemple, si vous vendez des biens aux États-Unis, il se peut que vous ayez à entrer certaines opérations en dollars américains et d'autres en dollars canadiens. Pour suivre les opérations que vous traitez en devises étrangères, il vous suffit de sélectionner le client ou fournisseur étranger dans votre liste de clients:projets. QuickBooks effectuera alors un suivi automatique. Remarque: Une fois activée, la fonction de multidevise ne peut être désactivée. Il vous est conseillé de faire une copie de sauvegarde du fichier de votre compagnie avant d'activer cette fonction. Remarque à propos des taux de change Les taux de change des devises varient d'un jour à l'autre. Par conséquent, il se peut que vos livres comptables fassent état de gains ou de pertes suite à ces fluctuations. QuickBooks effectue le suivi de ces gains ou pertes dans le compte Gain/perte de change (pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Effet des taux de change sur les opérations» à la page 164). Activer la fonction multidevise Si vous traitez en devises étrangères, vous devrez activer la fonction de multidevise. Comme la majorité des entreprises ne traitent qu'en dollars canadiens, cette fonction est désactivée par défaut. Après avoir activé cette fonction, il vous faudra associer une devise aux clients et fournisseurs. Si vous avez inscrit des clients et des fournisseurs avant d'activer la fonction de multidevise, la devise implicite leur est associée (dollars canadiens). La valeur de toute autre devise est calculée en fonction de la devise implicite. Une fois sélectionnée, la devise implicite ne peut être modifiée ou supprimée. Chacune de vos devises étrangères doit être associée à un compte client et un compte fournisseur à devise correspondante. Ceci vous permet d'effectuer le suivi de toutes les opérations qui s'appliquent à cette devise. Vous pouvez également configurer un compte bancaire et un compte de carte de crédit à devises étrangères. Pour configurer la fonction de multidevise, suivez les étapes cidessous : 1 «Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement)» à la page «Configurer des comptes étrangers» à la page «Configurer des clients et fournisseurs étrangers» à la page (Facultatif) «Ajouter des prix étrangers à des articles» à la page CHAPITRE 6 Multidevises

159 1 Sélectionner la préférence Multidevise Si vous recevez des paiements ou payez des factures en devises étrangères, il vous faudra activer la fonction de multidevise, soit dans l'entrevue EasyStep lors de la configuration d'une nouvelle compagnie (voir la section intitulée «Général» à la page 43), soit dans la fenêtre Préférences. Une fois activée, la fonction de multidevise ne peut être désactivée. Il vous est conseillé de faire une copie de sauvegarde du fichier de votre compagnie avant d'activer cette fonction. De cette façon, si vous décidez à une date ultérieure de ne plus utiliser cette fonction, vous pourrez réinstaller le fichier de votre compagnie avec les préférences initiales. Pour activer la fonction de multidevise dans la fenêtre Préférences : 1 Dans le menu Édition, choisissez Préférences. 2 Dans la boîte de défilement vertical qui figure à la gauche, sélectionnez Comptabilité. 3 Dans l'onglet Préférences de la compagnie, sélectionnez Multidevise. 4 Cliquez sur OK. La fonction Multidevise est activée et la devise implicite est le dollar canadien. Vous pouvez à présent : Associer une devise étrangère aux clients et fournisseurs. Recourir à une liste de devises qui inclut les taux de change en vigueur à la date de lancement de QuickBooks. Créer des rapports qui affichent les gains/pertes réalisés et non réalisés. Convertir rapidement les devises étrangères en dollars canadiens et vice versa au moyen de la Calculatrice de devises. Utiliser le compte Gain/perte de change pour effectuer le suivi des gains et des pertes attribuables aux fluctuations des taux de change. Configurer un prix étranger pour des articles que vous vendez couramment à des clients étrangers. Trouver les opérations de multidevise au moyen de deux nouveaux outils de tri dans l'option Rechercher. 2 Configurer des comptes étrangers Vous pouvez choisir une devise étrangère pour les types de compte suivants : compte bancaire, compte de carte de crédit, compte client, compte fournisseur. Vous n'avez pas besoin de configurer des comptes étrangers bancaires et de carte de crédit pour effectuer le suivi d'opérations étrangères. Cependant, pour chacune de vos devises étrangères, vous aurez à créer des compte clients et fournisseurs à devise correspondante. Par exemple, si vous avez affaire à des clients aux États-Unis et en Angleterre, il vous faudra deux comptes clients supplémentaires : l'un en dollars américains, l'autre en livres britanniques. Il est impossible d'utiliser le même compte client ou fournisseur pour les opérations de devises étrangères et les opérations de devise implicite car les devises ont chacune un taux de change différent. Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 159

160 Remarque: Une fois que vous inscrivez une opération dans un compte, il est impossible de modifier la devise de ce compte. Pour configurer un compte étranger : Dans la fenêtre Nouveau compte... 1 Chacune de vos devises étrangères doit être associée à un compte client et un compte fournisseur à devise correspondante. Consultez l'aide à l'écran pour obtenir des renseignements sur la façon de configurer un nouveau compte. 2 Choisissez une devise pour votre compte. Lorsque vous sélectionnez une devise, le champ Taux de charge affiche le taux de change de cette devise. Si vous désirez mettre à jour le taux de change, vous pouvez le faire à partir de la Liste de devises. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Paiements versés par les clients étrangers» à la page 167. Pour en savoir plus sur... La configuration de comptes Rechercher l'index d'aide comptes 3 Configurer des clients et fournisseurs étrangers Après avoir créé vos comptes clients et fournisseurs à devises étrangères, vous pouvez configurer les clients et fournisseurs étrangers qui y seront associés. Pour ce faire, créez un nouveau client ou fournisseur tel que vous le faites habituellement, puis choisissez la devise appropriée dans la liste déroulante du profil. Une fois que vous aurez associé une devise à un client ou fournisseur, toutes les opérations à venir qui s'appliquent à ce client ou fournisseur seront inscrites au moyen de la devise sélectionnée, à l'exception des opérations de paiements de facture (le compte qui sert à payer les factures décide de la devise de l'opération). 160 CHAPITRE 6 Multidevises

161 Les clients ou fournisseurs actuels (c'est à dire, ceux que vous avez configurés avant d'activer la fonction de multidevise) sont automatiquement associés à la devise implicite (le dollar canadien). Il est impossible de modifier cette devise si vous avez déjà inscrit des opérations à l'égard de ces clients ou fournisseurs. Si vous désirez modifier la devise, il vous faudra créer de nouveaux profils de clients ou de fournisseurs et sélectionner la devise voulue. Remarque: Une fois que vous inscrivez une opération à l'égard d'un client ou fournisseur étranger, vous ne pouvez pas modifier la devise que vous avez associée à celui-ci. Il est également impossible d'associer une devise étrangère aux fournisseurs Receveur général et Ministre des Finances. 1 Remplissez les champs du profil comme à l'ordinaire (voir l'index de l'aide pour obtenir des précisions). Pour créer un nouveau client ou fournisseur étranger : Dans la fenêtre du profil... 2 Sélectionnez la devise que vous souhaitez associer à ce profil. Si la devise voulue ne figure pas dans la liste déroulante, sélectionnez Nouvelle devise pour créer la nouvelle devise et l'ajouter à la Liste de devises. Le taux de change varie suivant la devise sélectionnée. Vous pouvez trouver le taux de change d'une devise ainsi que d'autres renseignements pertinents dans la Liste de devises. Bien qu'il soit possible de modifier le champ Taux de change, il vaut mieux modifier le taux de change d'une devise directement dans la Liste de devises. 3 (Facultatif) Inscrivez un solde d'ouverture, s'il y a lieu. Le champ Solde d'ouverture disparaît une fois que vous inscrivez une opération pour le profil en question. Vous ne pouvez associer qu'une seule devise à un client ou fournisseur. Si vous traitez en devises multiples avec un client ou fournisseur, il vous faudra créer des profils additionnels pour chacune de ces devises. Pour en savoir plus sur... La configuration de nouveaux clients Rechercher l'index d'aide clients Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 161

162 4 Ajouter des prix étrangers à des articles Les articles qui figurent dans la Liste d'articles affichent la devise implicite (le dollar canadien). Quand un article figure dans une opération étrangère, la devise implicite de son prix est convertie afin de correspondre à la devise étrangère que vous avez associée au client ou fournisseur. Si l'un de vos articles figure souvent dans des opérations étrangères, vous pouvez également associer un prix étranger à cet article. De cette façon, le prix ne varie pas suivant les fluctuations du taux de change. Outre votre devise implicite, vous ne pouvez utiliser qu'une seule autre devise pour le prix des articles. Choisissez la devise qui affiche la préférence Prix en devise étrangère. Si cette préférence est activée et que la devise de l'opération correspond à la devise du prix étranger, le prix étranger de l'article sera utilisé. Dans le cas contraire, la devise du prix sera convertie comme à l'ordinaire. Pour activer l'établissement de prix étrangers : 1 Dans le menu Édition, choisissez Préférences. 2 Dans la boîte de défilement vertical qui figure à la gauche, sélectionnez Comptabilité. 3 Dans l'onglet Compagnie : préférences, sélectionnez Prix en devise étrangère. 4 Dans la liste déroulante Devise étrangère de article, sélectionnez la devise que vous voulez utiliser pour le prix étranger des articles. 5 Cliquez sur OK. La prochaine fois que vous créerez un nouvel article, le champ Prix/taux étranger s'affichera dans le profil de l'article. Vous pourrez inscrire un second prix dans ce champ. Ce prix servira à toutes les opérations et affichera la devise que vous aurez sélectionnée à l'étape 4. Utilisation de la Liste de devises La Liste de devises contient des renseignements divers sur les devises, tels que les taux de change, les symboles monétaires et les touches directes. Lorsque vous inscrivez une opération au moyen d'une devise étrangère, QuickBooks a recours au taux de change figurant dans la Liste de devises pour convertir la devise implicite. Il ne vous sera nécessaire d'apporter des modifications à la Liste de devises que si vous ajoutez de nouvelles devises, supprimez les devises que vous n'utilisez pas ou mettez à jour les taux de change. Il est impossible de supprimer la devise implicite. Conseil: Si vous désirez qu'un article étranger affiche toujours le même prix, quel que soit le taux de change, utilisez la fonction Prix en devise étrangère. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Ajouter des prix étrangers à des articles» à la page CHAPITRE 6 Multidevises

163 Pour ajouter une devise : 1 Dans le menu Listes, choisissez Liste de devises. Les touches directes vous permettent de convertir rapidement des prix étrangers en devise implicite. Sélectionnez le montant étranger que vous souhaitez convertir, appuyez sur la touche majuscule et tapez la lettre correspondant à la touche directe de cette devise. QuickBooks multiplie le montant étranger par le taux de change approprié et affiche le montant au moyen de la devise implicite. Cette liste n'affiche pas les devises non actives. Cliquez sur le champ Tout afficher afin que les devises non actives figurent dans la liste. 2 Au bas de la Liste de devises, cliquez sur le menu Devise et sélectionnez Nouveau. Une coche indique que la devise est non active. Une devise non active ne figure pas dans la Liste de devises. 3 Remplissez les champs des options : Conseil: Seuls les champs Nom de la devise et Pays sont obligatoires. Nom de la devise : fournissez le nom de la devise. Pays : il s'agit du pays où s'utilise la devise. Code de la devise : c'est le code accepté internationalement pour cette devise. Symbole monétaire : indiquez la lettre et le symbole (par exemple, $) qui désignent la devise sur les formulaires. Touche directe : choisissez une lettre unique que vous utiliserez avec la touche majuscule afin de multiplier un montant par le taux de change approprié. Taux de change : c'est la valeur en devise implicite d'une unité de la devise étrangère. Afin que vos opérations étrangères affichent des calculs précis, il vous est conseillé de mettre à jour le taux de change périodiquement. Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 163

164 Format Position du symbole monétaire: sélectionnez l'emplacement du symbole monétaire, soit précédant la valeur, soit suivant celle-ci. Séparateur décimal : entrez le caractère qui servira à marquer la séparation fractionnaire en numération décimale. Le symbole implicite est la virgule (,). Nombre de décimales : sélectionnez le nombre de décimales voulu, soit 0, 1 ou 2. Symbole de groupement des chiffres : entrez le caractère qui servira à marquer la séparation des milliers. Le symbole implicite est un espace ( ). 4 Cliquez sur OK. La nouvelle devise est ajoutée à la Liste de devises. Pour en savoir plus sur... La création, modification ou suppression d'une devise Rechercher l'index d'aide devise, création devise, modification devise, suppression Mise à jour des taux de change Les taux de change des devises qui sont fournies dans QuickBooks étaient en vigueur à la date de fabrication de votre logiciel. Puisque la valeur des devises varient d'un jour à l'autre, il vous est conseillé de mettre à jour les taux de change périodiquement. Pour ce faire, utilisez la Liste de devises. Il vous est également possible de mettre à jour les taux de change sur certains formulaires, si ceux-ci affichent le champ Taux de change. Nous vous conseillons de mettre à jour le taux de change de vos chèques et dépôts afin qu'ils correspondent au taux de change qui était en vigueur à la date où votre banque a traité vos chèques et dépôts. Effet des taux de change sur les opérations Si vous traitez en devises étrangères, les fluctuations des taux de change ont un effet sur les gains que vous réalisez sur les ventes à l'étranger, ainsi que sur le coût relié aux acquisitions à l'étranger. En général, les propriétaires d'entreprise désirent connaître l'effet que pourraient avoir les fluctuations des taux de change sur les opérations étrangères non réalisées (c'est-à-dire, sur les gains et pertes non réalisés) ainsi que les conséquences des fluctuations sur les gains et pertes réalisés. QuickBooks fournit des rapports qui vous permettent de suivre les deux. 164 CHAPITRE 6 Multidevises

165 Gains et pertes non réalisés Lorsque vous créez une opération étrangère, la devise étrangère correspond à une valeur précise en devise implicite. Cette valeur est établie en fonction du taux de change qui est en vigueur ce jour-là. Il est cependant fort possible que le taux de change soit assujetti à des fluctuations avant la conclusion de l'opération. La différence entre la valeur de la devise étrangère à l'ouverture de l'opération et la valeur actuelle de la devise représente votre gain ou perte non réalisé(e). Par exemple, supposons qu'un client vous achète un article pour le prix de 100 $ américains, ce qui correspond à 130 $ canadiens lorsque vous lui émettez la facture. Avant de recevoir le paiement du client, le dollar canadien baisse et le taux de change du dollar américain passe de 1,3 à 1,5. Ceci signifie que le montant de 100 $ américains que vous doit votre client correspond à présent à 150 $ canadiens. Par conséquent, votre gain non réalisé est de 20 $ CDN. Vous ne connaîtrez le montant en dollars canadiens que lorsque vous recevrez le paiement de votre client et le déposerez à la banque. La banque convertira alors ce montant en dollars canadiens et votre gain ou perte sera réalisé(e). La plupart des comptables sont d'avis qu'il est préférable de faire état de vos gains et pertes non réalisés relatifs aux opérations étrangères en cours (factures et paiements) lorsque vous créez des rapports sur la valeur nette de votre compagnie, car ceci vous donne une idée plus précise de la valeur à cette date. Veuillez consulter votre comptable pour obtenir des précisions. Pour déterminer et inscrire vos gains et pertes non réalisés : 1 Mettez à jour le taux de change de toutes les devises que vous utilisez, et créez un rapport de gains et pertes non réalisés : a) Dans le menu Rapports, sélectionnez Multidevise, puis Gains et pertes non réalisés. b) Dans la fenêtre Gain/perte de change, mettez à jour les taux de change aux fins de ce rapport. (Veuillez noter que ceci ne mettra pas à jour la Liste de devises.) c) Cliquez sur OK. QuickBooks résume vos opérations étrangères en cours et vos gains ou pertes possibles. Les montants qui figurent dans le rapport de gains et pertes non réalisés sont affichés au moyen de la devise implicite, c'est-à-dire en dollars canadiens. Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 165

166 2 Servez-vous des renseignements contenus dans le rapport pour effectuer une écriture au journal général et rendre compte de votre gain ou perte. Dans l'exemple ci-dessus, le rapport de gains et pertes non réalisés affiche un gain à l'égard du compte client et une perte à l'égard du compte fournisseur. Par conséquent, les écritures au journal général devraient être effectuées comme suit : Sélectionnez la devise implicite. Vous devez indiquer le nom d'un client lorsque vous effectuez une écriture au journal relative à un compte client. Aux fins de ce rapport, créez un client fictif auquel vous pourrez associer des gains et pertes non réalisés. Faites de même pour les gains et pertes non réalisés associés à un compte fournisseur. 3 Créez vos rapports de valeur nette. 4 Annulez l'écriture au journal général afin de retirer le gain ou la perte non réalisé(e) de votre livre de paye. Gains et pertes réalisés Un gain ou une perte sur une opération étrangère en raison des fluctuations du taux de change constitue un gain ou une perte réalisé(e) si une partie ou la totalité du paiement a été versée. Une fois l'opération conclue, QuickBooks compare la valeur du montant étranger qui était en vigueur à la date d'ouverture de l'opération à la valeur de ce montant à la date de fermeture. QuickBooks inscrit la différence (le gain ou la perte) dans le compte Gain/perte de change. Ce compte est créé automatiquement lorsque la fonction de multidevise est activée. Par exemple, si vous devez 500 francs français à un fournisseur et que le taux de change du dollar et du franc passe de 0,25 à 0,20 entre la date à laquelle vous avez commandé les produits et la date à laquelle vous payez la facture, votre gain réalisé est de 25 $ CDN. En d'autres termes, lorsque vous avez commandé les produits, vous deviez 125 $ CDN, mais vous avez fini par ne payer que 100 $ CDN car le franc français a baissé comparé au dollar canadien. QuickBooks solde l'opération en attribuant le gain de 25 $ au compte Gain/perte de change. Pour déterminer vos gains et pertes réalisés à long terme, vous pouvez recourir au rapport de gains et pertes réalisés. Ce rapport détaillé affiche le montant initial de chaque opération étrangère dans la devise implicite, le taux de change qui était en vigueur à la date de fermeture de l'opération, ainsi que les gains ou pertes consécutifs. 166 CHAPITRE 6 Multidevises

167 Pour imprimer un rapport de gains et pertes réalisés : Dans le menu Rapports, sélectionnez Multidevise, puis Gains et pertes réalisés. Les montants qui figurent dans ce rapport sont affichés au moyen de la devise implicite. Paiements versés par les clients étrangers Si vous avez des clients qui vous versent des paiements en devises étrangères, il existe très peu de différences entre la façon dont QuickBooks traite ces opérations-ci et celles qui sont en devise implicite (en dollars canadiens). Vous créez les factures et recevez les paiements de la même façon. Toutefois, la devise que vous associez à un client dans la fenêtre du profil est également la devise de l'opération (consultez la section intitulée «Configurer des clients et fournisseurs étrangers» à la page 160). Créer des factures pour les clients étrangers Avant de créer une facture pour un client étranger, vous devez configurer celui-ci dans la liste client:projet et créer un compte client étranger. Suite à ces deux étapes, vous pourrez créer une facture comme à l'ordinaire. Effectuez ce qui suit : 1 Sélectionnez un client étranger, par exemple un client américain. QuickBooks recherche un compte client dont la devise correspond à celle du client sélectionné. Si un tel compte n'existe pas, QuickBooks vous invite à en créer un. Remplissez les champs de la facture. Le prix est convertie au moyen du taux de change afin de correspondre à la devise du client (dollars américains). Dans l'exemple ci-contre, le prix des cours de ski correspond à 50 $ canadiens, mais lorsque l'article est ajouté à la facture, le prix converti équivaut à 33,95 $ américains. 2 Mettez à jour le taux de change au besoin. Si vous ne voulez pas que le prix soit converti au moyen du taux de change, configurez un prix étranger. Consultez la section intitulée «Ajouter des prix étrangers à des articles» à la page 162. Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 167

168 Remarque: Les codes des taxes qui sont associés à des articles ne sont pas transférés à la facture lorsque vous sélectionnez un client étranger. Recevoir le paiement d'un client étranger Vous recevez les paiements des clients étrangers comme à l'ordinaire. Effectuez ce qui suit : 1 Sélectionnez le client étranger dont vous recevez le paiement; dans l'exemple cicontre, il s'agit d'un client américain. QuickBooks recherche un compte client dont la devise correspond à celle du client sélectionné. Si un tel compte n'existe pas, QuickBooks vous invite à en créer un. Les montants figurant dans ce formulaire sont en dollars américains. Le client détermine la devise de l'opération. 2 Mettez à jour le taux de change au besoin. Remplissez les champs de la fenêtre Recevoir un paiement, comme à l'ordinaire. Déposer des fonds étrangers 1 Dans le menu Activités bancaires, choisissez Dépôt de fonds. 2 Dans la fenêtre Paiements à déposer, sélectionnez la devise voulue dans la liste déroulante. Lorsque vous déposez des fonds, vous ne pouvez utiliser qu une seule devise par dépôt. 3 Cliquez sur OK. 4 Dans le champ Déposer dans, sélectionnez le compte dans lequel vous souhaitez déposer les fonds. Il est possible de déposer des fonds étrangers dans un compte de dollars canadiens (le montant est converti au moyen du taux de change de la devise) ou dans un compte bancaire étranger (à condition que la devise de ce compte corresponde à la devise des fonds déposés). 5 Dans le champ Taux de change, mettez à jour le taux de change au besoin. 6 Remplissez les autres champs comme à l'ordinaire. Si vous retenez une certaine partie des fonds étrangers lorsque vous les déposez, il vous faudra configurer un compte de petite caisse pour cette retenue et vous assurer que la devise de ce compte corresponde à celle des fonds déposés. 168 CHAPITRE 6 Multidevises

169 Paiements versés à des fournisseurs étrangers Si vous avez des fournisseurs étrangers à qui vous versez des paiements, il existe très peu de différences entre la façon dont QuickBooks traite ces opérations-ci et celles qui sont en devise implicite (en dollars canadiens). Vous effectuez vos achats et payez vos factures de la même façon. Cependant, la devise que vous associez au fournisseur dans la fenêtre du profil est également la devise de l'opération (consultez la section intitulée «Configurer des clients et fournisseurs étrangers» à la page 160). Créer des bons de commande pour des fournisseurs étrangers Créez un bon de commande pour un fournisseur étranger comme à l'ordinaire. Effectuez ce qui suit : 1 Sélectionnez un fournisseur étranger. Si la devise utilisée par ce fournisseur est le dollar américain, par exemple, la devise de l'opération sera également le dollar américain. QuickBooks recherche un compte fournisseur dont la devise correspond à celle du fournisseur sélectionné. Si un tel compte n'existe pas, QuickBooks vous invite à en créer un. Remplissez les champs de la fenêtre Créer des bons de commande, comme à l'ordinaire. 2 Mettez à jour le taux de change au besoin. À mesure que vous ajoutez des articles aux bons de commande étrangers, la devise des prix est convertie afin de correspondre à la devise du fournisseur. Si un article affiche un prix étranger et que la devise correspond à celle du fournisseur, le prix étranger sera utilisé (pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Ajouter des prix étrangers à des articles» à la page 162). Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 169

170 Payer les factures provenant de fournisseurs étrangers Il arrive que vous ayez à payer une facture au moyen de la devise utilisée par le fournisseur étranger qui vous l'a émise. Si vous achetez des produits à un fournisseur étranger, il vous est conseillé d'ouvrir un compte bancaire dont la devise correspondra à celle du fournisseur. Lorsque vous payez des factures, vous ne pouvez utiliser qu une seule devise par facture. 1 Effectuez vos paiements dans la fenêtre Payer une facture, comme à l'ordinaire. 2 Dans la liste déroulante Compte fournisseur, sélectionnez le compte dont la devise correspond à celle de la facture à payer. Par exemple, si vous payez une facture qui vous provient d'un fournisseur américain, sélectionnez un compte fournisseur américain. Vos factures doivent toutes afficher la même devise. C'est le compte fournisseur que vous avez sélectionné qui détermine la devise actuelle. Dans l'exemple cicontre, il s'agit d'un compte fournisseur américain, et les factures proviennent de fournisseurs américains. Mettez à jour le taux de change. Si celui-ci est assujetti à des fluctuations entre la date à laquelle vous avez reçu la facture et la date à laquelle vous avez inscrit le paiement, un gain ou ou une perte est réalisé(e). QuickBooks rend compte de ce montant en l'inscrivant dans le compte Gain/perte sur change. Remplissez les autres champs. Sélectionnez le compte à partir duquel vous souhaitez effectuez le paiement. Si le compte bancaire n'est pas un compte à devise étrangère, QuickBooks affiche la devise implicite après avoir calculé le montant au moyen du taux de change. Si le taux de change a été assujetti à des fluctuations entre la date à laquelle vous avez reçu la facture et la date à laquelle vous l'avez payée, QuickBooks rend compte du gain ou de la perte dans le compte Gain/perte de change. Pour vérifier ce montant, consultez l'écriture appropriée dans le journal des opérations. 170 CHAPITRE 6 Multidevises

171 Virer des fonds d'un compte à l'autre Vous pouvez virer des fonds d'un compte bancaire canadien à un compte bancaire étranger ou vice versa. Il est également possible de virer des fonds d'un compte étranger à un autre compte étranger, à condition que la devise de ces deux comptes soit identique. Effectuez des virements dans la fenêtre Effectuer des virements de fonds entre comptes : Remplissez les champs de cette fenêtre. Mettez à jour le taux de change afin que celui-ci corresponde au taux de change en vigueur à la date du virement. Sélectionnez la devise voulue dans le champ Devise du virement de fonds. Par exemple, si vous connaissez le montant à virer en dollars canadiens, sélectionnez CAD et entrez le montant que vous désirez transférer en dollars canadiens. Si, par contre, vous connaissez le montant à virer en dollars américains, sélectionnez USD afin d'indiquer qu'il s'agit d'un virement de dollars américains. Utiliser la calculatrice de devises La calculatrice de devises vous permet de convertir de façon simple et rapide la devise implicite en devise étrangère ou vice versa. Dans le menu Compagnie, choisissez Calculatrice de devises. 1 Inscrivez le montant que vous souhaitez convertir. 2 Sélectionnez la devise que vous souhaitez convertir. 4 Cliquez ici pour copier le montant converti vers le presse-papiers. Puis, utilisez la commande Coller (CTRL+V) pour entrer ce montant dans le champ d'un formulaire. 3 Sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez convertir le montant inscrit. Ce champ non modifiable affiche le résultat de la conversion. Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement) 171

172 172 CHAPITRE 6 Multidevises

173 C h a p i t r e 7 Renseignements relatifs aux mises à jour Nouveautés dans QuickBooks Logiciel comptable Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement) Assembler des articles en stock Nouveautés dans cette version de QuickBooks Logiciel comptable QuickBooks Logiciel comptable continue à faciliter la gestion de votre entreprise. Le présent chapitre vous renseigne sur les nouvelles fonctions et améliorations qui ont été apportées à cette version de QuickBooks Logiciel comptable dans le but de rendre le logiciel encore plus facile à utiliser. CHAPITRE 7 173

174 Nouveautés dans QuickBooks Logiciel comptable Les nouvelles fonctions et améliorations dans QuickBooks Logiciel comptable facilitent encore davantage la gestion de votre entreprise. Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez un sommaire des nouveautés ainsi que les sources à consulter pour obtenir plus de renseignements. Nouvelle fonction Unité de mesure (version Pro seulement) Trousse de développement de logiciels (SDK) Assemblage Créer un budget automatiquement Imprimer les feuillets T4 sur du papier en blanc Relevé d'emploi Suivi de la TPS/TVP Comprimer Suivi amélioré des catégories Plus d'options d'impression pour les formulaires À utiliser pour... Effectuer le suivi des unités d'achat, d'inventaire et de vente de vos articles. Intégrer les données et en partager avec d'autres applications qui ont été conçues expressément pour les entreprises comme la vôtre. Assembler des articles en stock pour en créer des produits finis. Utiliser les données réelles concernant vos revenus et dépenses afin de créer un budget automatiquement. Imprimer un feuillet T4 «officiel» sur du papier en blanc. Imprimer un relevé d'emploi (brouillon) à partir de Quick- Books Logiciel comptable. Créer un rapport plus exact de vos crédits et paiements de TPS et TVP. Mieux comprimer les données QuickBooks Logiciel comptable. Effectuer un suivi plus précis des éléments de revenu et de dépense selon la catégorie. Configurer les options d'impression pour les formulaires Pour plus de renseignements... Consultez «Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement)» à la page 175. Recherchez «SDK» dans l'index de l'aide. Consultez «Assembler des articles en stock» à la page 179. Recherchez «Budgets» dans l'index de l'aide. Consultez «Remplir le feuillet T4 et le relevé 1» à la page 136. Consultez «Engager et renvoyer un employé» à la page 127. Consultez «Effectuer le suivi de la taxe de vente» à la page 89. Rechercher «Comprimer» dans l'index de l'aide. Recherchez «Catégories» dans l'index de l'aide. Recherchez «Imprimer les formulaires» dans l'index de l'aide. 174 CHAPITRE 7 Renseignements relatifs aux mises à jour

175 Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement) Dans les versions précédentes de QuickBooks Logiciel comptable, l'unité de mesure d'un article en stock a toujours été suivi en utilisant la même unité. Autrement dit, s'il s'agissait d'acheter, de vendre ou de stocker un article, vous ne pouviez pas changer l'unité de mesure. Dans cette version, vous pouvez configurer une unité de mesure pour qu'elle soit différente de celle utilisée pendant l'achat de l'article. Par exemple, vous pouvez acheter des boissons gazeuses en caisses de douze canettes, et ensuite les vendre individuellement. Ainsi, lorsque vous vendez une canette, QuickBooks Logiciel comptable comprend que cette opération correspond à 1/12 ième de votre inventaire. Configurer diverses unités de mesure Activer la préférence Unités de mesure Avant de pouvoir configurer diverses unités de mesure pour les articles, il faut activer la préférence Unités de mesure. Une fois activée, la fonction Unités de mesure ne peut être désactivée. Il est donc conseillé d'activer cette fonction seulement si vous utilisez des unités de mesure différentes pour acheter, vendre ou stocker un article. 1 Dans le menu Édition, sélectionnez Préférences. 2 Dans la barre d'icônes à gauche, cliquez sur Achats et fournisseurs. 3 Dans l'onglet Préférences de la compagnie, cochez L'inventaire et les bons de commandes, puis cochez Unités de mesure. (L'inventaire doit être activé pour pouvoir utiliser Unités de mesure.) Qu'arrive-t-il lorsque la fonction Unités de mesure est activée? Lorsque la préférence Unités de mesure est activée, les modifications suivantes s'effectueront dans QuickBooks Logiciel comptable : Le bouton Unités de mesure apparaît dans les fenêtres relatives aux types Article en stock et Produits assemblés en stock. Vous pouvez cliquer sur ce bouton pour afficher la fenêtre Définir les unités de mesure, qui vous permet de configurer diverses unités de mesure pour ces articles. Un nouveau champ apparaît dans les fenêtres relatives aux types Service et Article hors inventaire. Dans ce champ, vous pouvez entrer une description qui représente l'unité de mesure associée à un article. Une colonne intitulée Unité apparaît sur tous les formulaires. L'unité de mesure qui s'applique au type d'opération s'affiche dans cette nouvelle colonne. Par exemple, l'unité de vente s'affiche sur les formulaires de vente tels que les factures et les bordereaux de commande. Également, l'unité d'achat figure sur les formulaires d'achat, tels que les factures et les bons de commandes. Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement) 175

176 Une colonne intitulée Unité s'affiche également dans certaines fenêtres, comme Rajuster la valeur/quantité en stock et Modifier les prix des articles. La colonne «Unité» s'affiche sur les rapports relatifs à la liste d'articles, aux achats, aux ventes et aux opérations d'inventaire. L'unité de mesure appropriée apparaît dans cette colonne. Configurer les unités de mesure différentes Maintenant, grâce à la fonction Unité de mesure, il vous est possible de voir comment vous gérez vos achats, votre inventaire et la vente de vos articles. Vous pouvez configurer diverses unités de mesure pour les articles de type Article en stock et Produits assemblés en stock. Lorsqu'une opération d'un certain article est enregistrée, les associations établies entre les unités de mesure pour cet article (p. ex., l'unité d'achat, l'unité d'inventaire, l'unité de vente) ne peuvent pas être modifées. De cette façon, si vous avez une quantité en stock de cet article, il faut configurer les unités de mesure avant d'inscrire un montant dans le champ En stock. 1 Dans le menu Listes, sélectionnez Liste d'articles. 2 Cliquez sur le bouton Article. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez Nouveau. 3 Dans le menu déroulant «Type» de la fenêtre Nouvel article, sélectionnez Article en stock ou Produits assemblés en stock. Ensuite, cliquez sur le bouton Unités de mesure. La fenêtre Définir les unités de mesure pour les articles non désignés s'affiche. Entrer l'unité de mesure que vous utilisez pour l'inventaire de l'article. Enlevez la coche de cette case et entrez l'unité que vous utilisez lorsque vous vendez l'article. Entrez le nombre d'unités de vente qui correspond à une unité d'inventaire, ou vice versa. Si l'unité d'achat et l'unité d'inventaire sont identiques, cochez cette case. Si l'unité d'achat est différente, décochez la case et configurez l'unité d'achat comme vous avez fait pour l'unité de vente. 4 Cliquez sur OK. 176 CHAPITRE 7 Renseignements relatifs aux mises à jour

177 Ajouter des articles ayant des unités de mesure aux formulaires Une fois que les unités de mesure pour un article seront configurées, l'unité de mesure appropriée figurera sur les formulaires. Par exemple, les formulaires de vente affichent les unités de vente et les formulaires d'achat affichent les unités d'achat. Il est impossible de modifier l'unité de mesure dans les formulaires. Paiements Lorsque vous préparez une facture à payer, l'unité d'achat s'affiche. Dans l'exemple donné, une caisse représente l'unité d'achat pour la boisson gazeuse. QuickBooks Logiciel comptable comprend que cela correspond à 12 canettes au sens de son unité de vente. Factures Par contre, lorsque cet article est ajouté à une facture, c'est l'unité de vente qui s'affiche. Conseil : Vous pouvez également entrer un montant décimal ou une fraction. Par exemple, si vous n'achetez que la moitié d'une caisse, vous pouvez entrer 0,5 ou 1/2 dans la facture. Associer une description aux articles de type Service ou Article hors inventaire Un mot descriptif peut être ajouté aux articles de type Service et Article hors inventaire (lorsque la fonction Unités de mesure est activée) pour vous aider à identifier l'unité de mesure ou le taux pour ces articles. Il est impossible d'effectuer le suivi de diverses unités de mesure pour ces deux types d'articles. Ces mots descriptifs s'emploient comme titre et, aussitôt créés, apparaissent sur les formulaires et rapports. Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement) 177

178 Créer des rapports avec diverses unités de mesure Par défaut, certains rapports affichent l'unité de mesure pour un article. L'unité de mesure affichée varie selon le type de rapport créé. Par exemple, un rapport «Achats selon l'article : Sommaire» affiche les unités d'achat tandis qu'un rapport «Ventes selon l'article : Sommaire» affiche les unités de vente. Dans la fenêtre Modifier le rapport, vous pouvez modifier les rapports pour qu'ils affichent les unités voulues. Si vous souhaitez afficher l'unité d'achat sur ce rapport, cliquez sur Modifier le rapport. Qté * Unité 1 canette Dans la fenêtre Modifier le rapport, sélectionnez Unité d'achat pour faire afficher l'unité d'achat de l'article. Vu qu'il s'agit d'un rapport de ventes, l'unité de vente s'affiche. QuickBooks Logiciel comptable convertira la quantité (une canette, si exprimée en unités de vente) à 0,08333 d'une caisse. Le rapport sera modifié pour afficher les articles selon l'unité d'achat. Qté * Unité 0,08333 caisse 178 CHAPITRE 7 Renseignements relatifs aux mises à jour

179 Assembler des articles en stock Vous pouvez utiliser le type «Produits assemblés en stock» afin de créer un produit composé des matériaux assemblés (produits finis) que vous achetez ou fabriquez, gérez en tant qu'articles en stock et revendez. Vous pouvez suivre le nombre d'articles en stock après une vente, le nombre d'articles en commande, votre coût des biens vendus et la valeur de votre inventaire. Notez que les produits assemblés en stock dans QuickBooks Logiciel comptable peuvent servir à indiquer les produits assemblés sur les formulaires de vente et dans les rapports. QuickBooks Logiciel comptable n'effectue pas le suivi de l'inventaire pendant la fabrication. Seule la version Pro de QuickBooks Logiciel comptable vous permettra de créer et de fabriquer des produits assemblés. Une fois les produits assemblés, toute version de QuickBooks Logiciel comptable convient pour visualiser, vendre et faire des rapports sur les produits assemblés existants. Définir et fabriquer des produits assemblés en stock Il y a deux étapes dans la création des produits assemblés dans QuickBooks Logiciel comptable. D'abord, définissez un produit assemblé puis enregistrez-le dans la fenêtre Nouvel article. Ensuite, fabriquez le produit assemblé dans la fenêtre Assembler des produits. Pour que les produits assemblés soient ajoutés à l'inventaire ou que les articles d'assemblage (articles en stock, etc.) soient retirés de l'inventaire, il faut d'abord assembler le produit. Veuillez noter que si vous entrez une quantité en stock dans la case En stock lorsque vous travaillez dans la fenêtre Nouvel article, cette opération apporte un rajustement à l'inventaire. En pareil cas, le nombre de produits assemblés s'ajoute à l'inventaire mais les articles d'assemblage ne sont pas retirés. Il faut définir tous les articles d'assemblage utilisés dans un produit assemblé selon les types Articles en stock ou Produits assemblés en stock avant de pouvoir les utiliser pour assembler un produit. Modifier les produits assemblés en stock Les détails compris dans la définition d'un produit assemblé, comme la liste et la quantité des articles d'assemblage, peuvent être modifiés jusqu'au moment où le produit assemblé fait partie d'une opération. Il est évident que le processus de fabrication est une opération qui modifie l'état d'un produit assemblé. Toutefois, le fait de modifier la quantité en stock (dans la fenêtre Nouvel article), pour effectuer un rajustement de l'inventaire, constitue une autre opération. Dès qu'un produit assemblé est associé à une opération, vous ne pouvez plus modifier la liste d'articles d'assemblage. Cependant, il vous est toujours possible de modifier d autres éléments relatifs à la définition de l'assemblage. Lorsque vous modifiez la quantité en stock pour les produits assemblés, le nombre de produits assemblés sur l'ensemble est rajusté mais la quantité en stock des articles d'assemblage (utilisés pour fabriquer le produit assemblé) ne change pas. Assembler des articles en stock 179

180 Assemblages en suspens Les assemblages peuvent être laissés en suspens s'il n'y a pas suffisamment d'articles d'assemblage en stock pour fabriquer le nombre total de produits assemblés désirés. Si vous assemblez des produits mais que l'opération ne peut pas s'achever en raison d'un manque d'articles d'assemblage, elle est laissée en suspens. Dans ce cas, «en suspens» s'affiche dans la fenêtre Assembler des produits pour vous rappeler que ces assemblages n'ont pas été terminés. Les opérations d'assemblage complétées peuvent devenir des opérations en suspens si vous modifiez ou supprimez une opération d'assemblage antérieurement terminée. Ceci est également possible si vous modifiez les quantités dans l'inventaire ou les dates sur les bons de commande, les factures ou les formulaires de vente au comptant. Les assemblages déjà terminés changent en opérations «en suspens» si la quantité d'au moins un des articles d'assemblage nécessaires est insuffisante pour fabriquer le nombre de produits assemblés voulus à la date précisée. Vous pouvez utiliser le rapport Assemblages en suspens pour afficher une liste de tous les assemblages actuellement en attente. Même si vous avez assez d'articles d'assemblage en stock pour en faire le nombre de produits assemblés désirés, il est possible de laisser un assemblage en suspens. Ceci vous permet de configurer l'assemblage et de préparer les renseignements nécessaires mais d'assembler le produit à une date ultérieure. Pourquoi laisser un assemblage en suspens? Vendre les produits assemblés en stock Lorsque les produits assemblés figurent sur un formulaire (par exemple sur un formulaire de vente au comptant ou dans un rapport), les articles d'assemblage qui les composent sont masqués. Seuls le nom du produit assemblé, la description et le prix apparaîssent. Lorsque vous essayez de vendre plus de produits assemblés que vous avez actuellement en stock, QuickBooks Logiciel comptable vous avertira que les quantités sont insuffisantes pour la commande. Si vous continuez avec l'opération, la quantité en stock pour le produit assemblé est affiché sous forme de nombre négatif. Dans la fenêtre Assembler des produits, vous pouvez établir un seuil d'assemblage qui sert à vous avertir lorsque le stock nécessaire pour fabriquer plus de produits assemblés est faible. Si vous activez les aide-mémoire, une liste d'assemblages en suspens apparaît dans la fenêtre Aide-mémoire. Désassembler les produits assemblés en stock Il existe de nombreuses façons de désassembler les produits assemblés et de remettre les articles d'assemblage en stock. Vous pouvez : Rajuster la quantité en stock pour chaque article d'assemblage et pour le produit assemblé dans la fenêtre Rajuster la valeur/quantité en stock. Réduire la quantité à assembler dans la fenête Assembler un produit, puis cliquez sur Assembler et fermer. La quantité des produits assemblés en stock diminue et la quantité des articles d'assemblage augmente. Supprimer une opération d'assemblage La quantité des produits assemblés en stock diminue et la quantité des articles d'assemblage augmente, mais toute trace de l'opération d'assemblage est effacée. Ceci n'est pas recommandé si vous ne voulez pas effacer l'opération de manière permanente. 180 CHAPITRE 7 Renseignements relatifs aux mises à jour

181 Index Si la rubique que vous recharchez ne figure pas ci-dessous, essayez l index d aide de quickbooks. Dans le menu Aide, choisissez Index, inscrivez le mot-clé et appuyez sur la touche de retour. Symbols : (deux-points) entre le client et le projet, 58 A actif, description, 33 activer livre de paye, 104 unités de mesure, 175 activité unique suivi du temps, 147 activités enregistrer dans le compte-heures, 145 entrer manuellement les heures travaillées dans QuickBooks Pro, 148 importer dans QuickBooks Pro à partir du compteheures, 147 modifier ou visualiser des données relatives au temps, 146 suivi du temps à l aide du compte-minutes, 147 actualisation des données, 85 administrateur, 85 AE (Assurance-emploi), éléments de paye pour, 112 Agence des douanes et du revenu du Canada, 132 impôt, 96 TPS, 88 aide à l écran, 74 index, 74 amortissement d un prêt hypothéquaire, uniquement dans Quicken, 25 année civile, 99 annuler, chèque de paye, 131 articles, 175 à propos de, 65 ajouter aux formulaires avec l'ensemble des unités de mesure, 177 configurer les unités de mesure, 176 de service suivi des charges de paye selon (QuickBooks Pro uniquement), 110 prix étrangers, 162 TPS/TVP et codes, 92 assistant comptable, 28 Assurance-emploi, éléments de paye pour, 112 autres retenues d'impôt, 113 avantages accordés aux employés, élément de paye pour, 113 B balance de vérification, 11 barre d'icônes, 71 base salariale configuration du montant cumulatif pour employés, affichage, 123 bilan, description, 35 bons de commande pour fournisseurs étrangers, 169 bons de commandes créer, 178 bordereaux de dépôt, commander des fournitures d Intuit, 200 C caisse vs exercice déclaration, 102 calcul des cotisations sociales, légères différences, 130 capital bénéfices non répartis provenant du, 67 description, 34 répartition au cours de la configuration, 66 transférer du solde d'ouverture du compte en capital, 21 Index 181

182 transférer du solde d ouverture du compte de capital, 21 transfert à partir du compte «Solde d ouverture du compte de capital», 67 catégories à propos de, 32 ajouter, 33 charges de paye, suivi selon les, 109 employés, regroupement selon les, 119 CD-ROM installation de QuickBooks à partir de, 8 installer le compte-heures, 154 Champ Rep. dans la fenêtre Nouvel employé, 119 champs filtrage des rapports, 78 personnalisés pour les employés, 118 charges de livre de paye rapports, 108 charges de paye article de service, suivi selon le (QuickBooks Pro uniquement), 110 catégorie, suivi selon la, 109 client, suivi selon le, 109 projet, suivi selon le, 109 chèques commander des fournitures d Intuit, 200 livre de paye imprimer, 132 réviser et corriger, 131 talons de chèque, imprimer, 132 chèques de paye annuler, 131 historique, entrée, 120 imprimer, 132 imprimer un talon de chèque, 132 modifier, 131 supprimer, 131 clients charges de paye, suivi selon les, 109 codes des taxes, 92 étrangers, 167 clôturer une période comptable, 87 code d identification, inscription, 8 codes des taxes codes, configurer, 92 détaxé, pour en savoir plus sur, 91 pour articles, 92 pour clients, 92 colonnes, modifier dans un rapport, 76 commander chèques, 200 créer des ventes, 178 enveloppes, 200 factures, 200 mise à jour de logiciels, 200 mises à jour correctives de logiciels, 200 relevés, 200 commerce international, voir multidevise, 158 commissions employés à, 119 modèle pour la configuration des employés, ajouts, 117 compagnie activer le suivi de la TPS/TVP, 43 configuration, 41 configuration, préparer, 40 création d'une nouvelle, 43 description, 32 fichier de données, description, 32 fictive, 74 mots de passe, 85 restaurer les données, 80 sélection d'un formulaire d'impôt pour, 43 compagnie fictive, 74 comprimer les données, 80 comptabilité d exercice, 36 de caisse, 36 de caisse vs d exercice choix, 36 comptabilité d'exercice définition, 36 rajustement lors de la configuration, Index

183 Si la rubique que vous recharchez ne figure pas ci-dessous, essayez l index d aide de quickbooks. Dans le menu Aide, choisissez Index, inscrivez le mot-clé et appuyez sur la touche de retour. compte d'assujettissement à la TPS/TVP, 94 compte d assujettissement à la TPS/TVP rajustements, 94 compte de chèques, opérations historiques et, 64 compte de dépenses hors catégorie, 66 compte de revenus hors catégorie, 66 compte secondaire, livre de paye, 108 compte-heures configurer, 143 disquettes d'installation, créer, 154 données fichier, créer, 145 importer dans QuickBooks Pro, 147 enregistrer des activités, 145 installer, 154 installer à partir du CD, 154 listes exporter à partir de QuickBooks Pro, 143 importer à partir de QuickBooks Pro, 145 matériels exigés, 154 utiliser, 141 compte-minutes suivi d activités, 147 utiliser, 141 comptes actif, 33 capital, 34 charges, 50 classement par chiffres, 63 clients après la conversion à partir de Quicken, 22 opérations historiques, 63 configurer les revenus et dépenses, 50 créditeurs convertir à partir de Quicken, 23 fournisseurs, 48 opérations historiques, 63 lignes d'impôt, association, 100 livre de paye, 108 modification pendant la configuration du livre de paye, 122 modifier, 63 passif, 34 produits, 50 comptes de charges configurer, 50 soldes d ouverture, 66 comptes de produits soldes d ouverture, 66 comptes des résultats configurer, 50 configurer clients étrangers, 160 comptes, 50 comptes étrangers, 159 fournisseurs étrangers, 160 livre de paye, 106 multidevise, 158, 162 plan comptable, 44 renseignements de paye des employés, 116 renseignements sur la rémunération des employés, 117 retenues salariales automatiques, 117 sommaires se rapportant au cumul de l'année pour employés, 120 unités de mesure, 175, 176 votre entreprise, 41 congé heures et jours de congé accumulés, entrer dans les retenues salariales automatiques, 117 maladie cumul de l année, entrée, 121 employés, configuration pour, 119 heures et jours de congé accumulés, entrer dans les retenues salariales automatiques, 117 inscription, 119 payé employés, configuration pour, 119 inscription, 119 conversion,données de Quicken, 16 copie du comptable, 30 corporations description, 38 salaire des dirigeants, 113 Index 183

184 cotisations sociales autres, éléments de paye pour, 113 dans les retenues salariales automatiques, 117 employés, configuration pour, 119 feuillets T4 imprimer, 138 produire, 136 formulaires d impôt, produire, 132 formulaires PD7A, produire, 136 historique, 120 payer, 135 rapport de sommaire T4, produire, 139 relevés 1, 136 relevés 1, imprimer, 138 remboursement du paiement en trop, 135 sommaire cumulatif, 124 Sommaire des Relevés 1, produire, 139 Sommaire des retenues, QC, 136 cotisations versées par la compagnie élément de paye pour cotisations versées par la compagnie, 113 employés, individuels, configuration pour, 119 modèle pour la configuration des employés, ajouts, 117 créance irrécouvrable, rajustement de la TPS/TVP due, 94 créer bon de commande, 178 D date de début, 37 choisir, 36 en mi-année, 66 montant assujetti à la TPS/TVP, 90 date de départ d'un employé, 127 déclarer les formulaires fiscaux de livre de paye, 132 départements, suivi, 32 deux-points (:) entre le client et le projet, 58 devise étrangère, voir multidevise, 160 devise, voir multidevise, 158 différences - QuickBooks et table d impôt, 130 divers, dans un rapport, 78 dollar É.-U., voir multidevise, 158 données actualiser, 85 comprimer, 80 compte-heures, importer dans QuickBooks Pro, 147 exportation, 26 implicites, employés, pour le livre de paye, 117 importer à partir d autres logiciels, 26 piste de vérification, 87 retstaurer, 80 sauvegarde, 79 transfert, 27 DOS Quicken, conversion à partir de Quicken versions DOS, 18 versions Windows, 18 E éléments de paye, 111 affichage de QuickBooks, 111 autres retenues d'impôt, 113 création de nouveaux, 112 crées par QuickBooks, 111 engagements, rajuster, 133 exemples d'éléments de paye courants, 114 modifications, conséquences, 126 modifier, 126 montants supplémentaires, 113 ordre, effet sur les montants et le salaire brut, 119 paiement à l'heure, 113 salaire des dirigeants, 113 vacances, 111 élimination, rajuster un compte d'assujettissement à la TPS/TVP, 94 emplacements, suivi, 32 employés 184 Index

185 Si la rubique que vous recharchez ne figure pas ci-dessous, essayez l index d aide de quickbooks. Dans le menu Aide, choisissez Index, inscrivez le mot-clé et appuyez sur la touche de retour. ajout, 128 augmentation de salaire, 127 avantages pour, 113 champs personnalisés, 118 classement, 119 commissions, 119 configuration, 118 effectuer le suivi, 140 entrées implicites, 117 mettre en commun QuickBooks au moyen d'un réseau, 85 modification des renseignements, 127 paye, 128 préférences pour, 105 primes pour, 114 renseignements de livre de paye configurer, 116, 117 sommaire se rapportant au cumul de l'année, 120 renseignements de paye modification, 127 renvoyer, 127, 128 suivi du temps, 150 engagements salariaux escompte, 135 feuillets T4, 136 feuillets T4, imprimer, 138 paiements, entrer un sommaire cumulatif, 124 payer, 132, 135 PD7A, 136 pénalités, 135 rajuster un élément de paye, 133 rapport de sommaire T4, 139 relevés 1, 136 relevés 1, imprimer, 138 Sommaire des retenues, QC, 136 Sommaires des Relevés 1, 139 suivi effectué par QuickBooks, 110 enregistrement de QuickBooks, 10, 198 entreprise sauvegarde, 79 entreprise à propriétaire unique, description, 38 Entrevue EasyStep, 41 activation du suivi de la TPS/TVP, 46 déclaration de revenus et, 44 livre de paye et, 61 plan comptable dans, 44 enveloppes, commander des fournitures d Intuit, 200 erreur du calcul des cotisations sociales, 130 espace disque requis, 6 état de facturation facturer des heures de travail en cas d'erreur, 152 état de la trésorerie, 35 état des heures (non)facturables les heures sont-elles facturables, 140 état des résultats, description, 35 exactitude du calcul des fourchettes salariales dans QuickBooks et celui de la table d impôt, 130 exercice financier, 80, 99 rajustement en vue d'une date de début en miannée, 66 exportation des listes aux fins du compte-heures, 143 données, 26 vs d'autres méthodes de transfert de données, 27 F factures à payer fournisseurs étrangers, 170 commander des fournitures d Intuit, 200 impayées, 48 fenêtres dans QuickBooks, 71 feuillet relevés 1, 136 imprimer, 138 feuillet T4A, configurer, 150 feuillets T4, 136 imprimer, 138 préparer, 136 produire, 136 suivi des renseignements dans QuickBooks, 113 Index 185

186 fichiers comprimer, 80 IIF, 26 restaurer, 80 sauvegarde, 79 filtrage des rapports, 78 format des chiffres dans un rapport, 76 formulaires descriptions, 72 formulaires d impôt choisir un formulaire d impôt, 100 PD7A, produire, 136 rapport de sommaire T4, 136, 139 sélection dans l Entrevue EasyStep, 44 Sommaire des retenues, QC, 136 Sommaires des Relevés 1, 139 formulaires de paye feuillets T4, 136 feuillets T4, imprimer, 138 livre de paye, 132 PD7A, 136 rapport de sommaire T4, 139 relevé d emploi, 128 relevés 1, 136 relevés 1, imprimer, 138 Sommaire des retenues, QC, 136 Sommaires des Relevés 1, 139 fournisseurs feuillet T4A, 150 heures de travail, payer, 150 fourniture détaxée, 91 fusionner noms et conversion à partir de Quicken, 20 G gains et pertes réalisés, 166 graphiques de mouvement, 71 gratifications, verser aux employés, 114 H heures travaillées enregistrer au moyen du compte-heures, 145 entrer, 148 entrer manuellement les heures travaillées dans QuickBooks Pro, 148 entrer sur un chèque de paye, 130 hors catégorie dépenses compte, rajuster lors de la configuration, 66 revenu compte, rajuster lors de la configuration, 66 I importer activités à partir du compte-heures, 147 listes de QuickBook dans le compte-heures, 145 Simple comptable, 26 impôt à propos des rapports, 102 configuration et suivi, 96 éléments pour, 113 fédéral, éléments de paye pour, 112 formulaire, 39 ImpôtRapide, 101 préparation des renseignements, 101 sélection d un formulaire dans l Entrevue EasyStep, 44 sur le revenu du Québec, éléments de paye pour, 112 ImpôtRapide, 101 impression fichiers sur disquette, comparaison aux autres méthodes de transfert de données, 27 gains et pertes non réalisés, 165 rapport de gains et pertes réalisés, 167 imprimantes à alimentation continue feuillet T4 ou relevé 1, 138 imprimer des formulaires de paye, Index

187 Si la rubique que vous recharchez ne figure pas ci-dessous, essayez l index d aide de quickbooks. Dans le menu Aide, choisissez Index, inscrivez le mot-clé et appuyez sur la touche de retour. imprimantes par points, feuillet T4 ou relevé 1, 138 imprimer chèques de paye, 132 feuillets T4, 138 rapport de talon de paye, 132 relevés 1, 138 indemnité de vacances élément de paye, 111 index des rapports, 76 installer compte-heures, 154 processus d installation, 11 QuickBooks, 8 instructions étape par étape, rechercher, 74 Intuit enregistrement du logiciel, 10 numéros de téléphone, sites Web, soutien technique, 194 L lignes d'impôt, association à des comptes, 100 lignes de produits, suivi selon les, 33 Liste de fenêtres ouvertes, 71 Liste de noms divers, après la conversion vers Quicken, 19 listes description, 72 exportation, 27 exporter aux fins du compte-heures, 143 livre de paye activer et désactiver, 104 charges, 108 comptes, 108 comptes secondaires, 108 configuration, 106 employés, individuels, configuration pour, 119 Entrevue EasyStep et, 61 modèle pour la configuration des employés, ajouts, 117 opérations historiques, entrée, 120, 124 payer les employés, 128 personnaliser les comptes pour, 108 préférences pour, 105 service de, 104 suivi des charges, 110 tableau récapitulatif en vue de la configuration, logiciel de comptabilité transfert des données, 27 logiciel de la comptabilité, transfert des données, 27 M Macintosh conversion de Quicken, 18 masquage éléments de liste, 72 matériels exigés exigences du compte-heures, 154 mémoire vive, 6 mémoriser un rapport, 77 méthode de comptabilité comptabilité d exercice, 35 comptabilité de caisse, 36 mettre en commun QuickBooks au moyen d'un réseau, 85 mise à jour correctives, commander, 200 problèmes, 13 taux de change, 164 mise à niveau d une version antérieure de QuickBooks, 11 de logiciels, commander des produits d Intuit, 200 mode multi-usager, 85 modèles, pour le livre de paye, 117 montants cumulatifs Index 187

188 livre de paye, entrée, 120 livre de paye, entrer, 124 montants supplémentaires, élément de paye pour, 113 mot de passe, 85 utiliser un mot de passe pour clôturer une période comptable, 87 multidevise articles étrangers, 162 calculatrice de devises, 171 clients étangers, 160 configuration, 162 configuration d'une devise, 162 configuration de comptes étrangers, 159 configurer, 158 créer des bons de commande pour des fournisseurs étrangers, 169 déposer des fonds étrangers, 168 effets des taux de change, 164 facturation des clients étrangers, 167 fournisseurs étrangers, 160 gains et pertes non réalisés, 165 gains et pertes réalisés, 166 paiements versés par les clients étrangers, 168 payer les fournisseurs étrangers, 170 taux de change, 164 voir également multidevise, 158 utilisation, virement de fonds, 171 multi-usager configurer, 81, 83 N navigateurs, 71 nombre d'utilisateurs maximal, 83 noms dupliqués, après la conversion à partir de Quicken, 20 non répartis bénéfices, rajustement au cours de la configuration, 66 numéro d'entreprise, 89 numéros de téléphone commander des chèques et d'autres fournitures, 200 commander des logiciels et d'autres produits, 200 enregistrement de QuickBooks, 198 Intuit, tables d'impôt du livre de paye, 199 O opérations historiques, 63 entrée de, pour le livre de paye, 64 piste de vérification, 87 tri d'un rapport, 76 ouvrir session, 85 P paiements d'obligations précédentes, 124 paiements en trop engagement salarial, chèque de remboursement, 135 passif description, 34 livre de paye, consultez engagement salarial TPS/TVP, 90, 94 payer engagements salariaux, 132, 135 fournisseurs étrangers, 170 non employé(s), 150 période comptable, clôturer, 87 personnalier un rapport, 76 piste de vérification, 87 plan comptable ajouter des comptes, 63 configurer, Index

189 Si la rubique que vous recharchez ne figure pas ci-dessous, essayez l index d aide de quickbooks. Dans le menu Aide, choisissez Index, inscrivez le mot-clé et appuyez sur la touche de retour. création, 44 description, 33 polices, modifier dans un rapport, 76 préférence unités de mesure, 175 préférences configuration, 47 configurer, 45 description, 45, 47 employés, 105 livre de paye, 105 multidevise, 159 TPS/TVP, 46, 89 utilisateurs, 84 primes, verser aux employés, 114 problèmes, comment résoudre, 196 procédures, 74 produire des formulaires fiscaux de paye relevé 1, 136 T4, 136 projets charges de paye, suivi selon les, 109 propriétaires/associés, paiement à l égard des heures de travail, 150 Q QuickBooks, 6 administrateur, 85 compagnie fictive, 74 enregistrement de votre logiciel, 10 espace disque requis pour, 6 installation, 8 multi-usager, 83 problèmes de mise à jour, régler, 13 réinstallation, 10 réseau, mettre en commun, 85 Service de livre de paye, 104 site Web (QuickBooks.ca), 199 transfert des données, 26 utilisateurs multiples, 81 Quicken, 16 comptes créditeurs, conversion, 19 comptes créditeurs, convertir, 23 comptes débiteurs, après la conversion, 22 convertir dans QuickBooks, 16 QuickBooks, 21 données converties, mise au point, 19 établir les préférences, 20 pour Macintosh, conversion, 18 R rajuster engagement relatif à un élément de paye, 133 montant assujetti à la TPS/TVP, 94 rapports balance de vérification, 11 divers, 78 enregistrer la personnalisation et le filtrage, 77 état de la trésorerie, 35 filtrage, 78 gains et pertes non réalisés, 165 gains et pertes réalisés, 166 mémoriser, 77 modifier l'étendue des renseignements, 78 montant assujetti à la TPS/TVP, 93 personnaliser, 76 polices, 76 rechercher le rapport désiré, 76 relevé d emploi, 128 régime de pension du Canada, éléments de paye pour, 112 registres entrer des opérations dans les, 65 règlement montant assujetti à la TPS/TVP, 94 réinstallation de QuickBooks, 10 relevés commander des fournitures d Intuit, 200 Index 189

190 descriptions, 73 relevés 1, 136 imprimer, 138 suivi des renseignements dans QuickBooks, 113 remboursements engagement salarial, 135 rémunération de vacances cumul de l année, entrée, 121 paiement unique, 114 renvoyer un employé, 127 réorganiser une opération de rapport, 76 réseaux configurer QuickBooks, 81, 83 maximum du nombre d'utilisateurs, 83 mise en commun de QuickBooks, 85 QuickBooks en réseau, 84 restaurer les données, 80 retenues salariales automatiques, 117 retenues, livre de paye élément de paye pour retenues, 113 employés, individuels, configuration pour, 119 modèle pour la configuration des employés, ajouts, 117 RPC (Régime de pension du Canada), éléments de paye pour, 112 RRQ (Régime de rentes du Québec), éléments de paye pour, 112 S salaires cumul de l'année, configurer, 120 dirigeant, élément de paye pour, 113 employé, inscription, 119 employé, modification, 127 saisie du salaire, élément de paye pour, 114 supprimer d'un chèque donné à titre de prime, 131 sauvegarde des données, 79 secteurs d'entreprise, suivi, 32 sécurité mot de passe, 85, 87 Service de livre de paye QuickBooks, 104 Simple comptable, importation, 26 sites Web Intuit, 199 Soutien technique, 199 société de personnes description, 38 heures de travail, payer un associé, 150 profits et pertes, suivi selon les associés, 32 solde d ouverture du compte de capital, 67 rajustement du solde au cours de la configuration, 66 inscription au cours de l Entrevue EasyStep, 39 Sommaire des retenues, QC, 136 sommaire T4 préparer, 136 rapport, 139 Sommaires des Relevés 1, 139 soumettre les formulaires pour engagements salariaux PD7A, 136 sous-catégories, 33 sous-traitants feuillets T4A, 150 heures de travail, payer, 150 soutien technique avant de téléphoner, 195 numéros de téléphone et sites Web, pour parler à un représentant, 195 spécifications du logiciel, 6 du matériel, 6 suivi charges de paye, 110 TPS/TVP, 46, Index

191 Si la rubique que vous recharchez ne figure pas ci-dessous, essayez l index d aide de quickbooks. Dans le menu Aide, choisissez Index, inscrivez le mot-clé et appuyez sur la touche de retour. suivi de diverses unités, 175 suivi des heures travaillées, 150 employés, 140 entrer manuellement les heures travaillées dans QuickBooks Pro, 148 inscrire les heures de travail avec le compteminutes, 147 les heures sont-elles facturables, 140 options disponibles, 141 suivi des placements, uniquement avec Quicken, 25 T tableau récapitulatif en vue de la configuration du livre de paye, tables d'impôt, livre de paye numéros de téléphone pour, 199 tableurs transfert des données, 27 talon, imprimer, 132 taux de change, 158 effet sur les opérations, 164 mise à jour, 164 taxe de vente activation dans l Entrevue EasyStep, 46 appliquer aux ventes, 92 calcul dans QuickBooks, 88 données historiques, 66 numéro d'entreprise, 89 passif, 90 préférences, 89 rajustements au compte d assujettissement à la TPS/TVP, 94 rapports de passif, 93 règlement du montant assujetti à la TPS/TVP, 94 régler le passif, 94 suivi, 46, 89 verrouillage après paiement, 87 verrouiller après paiement, 95 vos dettes, 93 taxe sur les produits et services voir TPS/TVP, 46 télétraitement bancaire, convertir à partir de Quicken, 21 temps, payer un non employé, 150 totaux partiels dans les rapports, 76 touche F1 pour obtenir de l aide, 74 TPS/TVP activer dans l Entrevue EasyStep, 46 appliquer aux ventes, 92 calcul dans QuickBooks, 88 codes des taxes pour clients, 92 codes des taxes, configurer, 92 codes pour articles, 92 créance irrécouvrable, 94 détaxé, 91 montant exigible depuis la date de début, 65 numéro d'entreprise, 89 passif, 90 préférences, 89 rapports de passif, 93 règlement du passif, 94 suivi, 46, 89 taxe incluse (achats), 92 taxe incluse (ventes), 92 verrouillage après paiement, 87 verrouiller après paiement, 95 vos dettes, 93 traitement de texte transfert des données, 27 traitements cumul de l'année, configurer, 120 employé inscription des taux horaires, 119 inscription du salaire, 119 modifier le salaire horaire, 127 horaire, élément de paye pour, 113 salaire des dirigeants, élément de paye pour, 113 supplémentaires, 114 transfert à partir d'autres logiciels vers QuickBooks, 26 TVP compte d'assujettissement, 94 suivi, 46, 89 Index 191

192 U unités d'achat, 175 unités d'inventaire, 175 unités de mesure ajouter aux formulaires, 177 configurer, 175 suivi, 175 unités de vente, 175 usagers multiple, 81 multiples, 83 utilisateurs configurer, 83, 85 et Windows 2000, 6 limite maximale, 83, 86 mots de passe, 85 ouverture de session, 85 vérification, 87 utilisateurs multiples et Windows 2000, 6 maximum, 83 nombre d'utilisateurs maximal, 86 V ventes clients étrangers, 167 formulaires, 72 suivi des commissions, 119 verrouiller d une taxe de vente après paiement, 87 la taxe de vente après paiement, 95 versions antérieures de QuickBooks, mise à niveau, 11 versions de mise à jour de logiciels, commander des produits d Intuit, 200 versions, mise à niveau, 11 virement fonds étrangers, 171 W Windows conversion des données de Quicken dans QuickBooks, 16 logiciels et matériels exigés, 154 spécifications du logiciel pour QuickBooks, 6 Windows 2000 et utilisateurs multiples, Index

193 A p p e n d i c e 1 Options de soutien au client 0 Options de soutien au client et services d'intuit Pour parler à un représentant du soutien au client Pour communiquer avec Intuit Comment communiquer avec Intuit? S'il vous est impossible de résoudre un problème, vous pouvez obtenir de l'aide par téléphone, par télécopieur ou par Internet. Intuit Canada offre également des services spéciaux qui vous permettent de profiter au maximum de votre logiciel. CHAPTER 8 193

194 Options de soutien au client et services d'intuit Réseau de soutien QuickBooks (RSQB) soutien au client QuickBooks par téléphone Il vous est toujours possible d appeler le soutien au client et de recevoir de l aide, moyennant certains frais pour chaque appel. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «soutien au client par téléphone» à la page 198. Service Mise en route QuickBooks Notre équipe d'experts peut adapter le programme QuickBooks aux besoins de votre entreprise et vous aider à configurer le fichier de votre compagnie. Le service Mise en route vous offre deux options le service de Configuration et le service de Consultation. Le service de Configuration vous permet de parler avec un expert qui configurera QuickBooks pour vous en fonction des renseignements que vous aurez fournis, et vous guidera d'une fonction QuickBooks à l'autre. Le service de Consultation vous offre quatre sessions de consultation d'une durée d'une heure chacune. Ces sessions sont personnalisées afin de répondre aux besoins de votre entreprise. (Veuillez noter que les experts du service Mise en route ne fournissent pas de soutien au client). Récupération des données Le service de Récupération des données vous est disponible, moyennant certains frais, si votre fichier de données devient corrompu. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Récupération des données» à la page 198. Suppression d'un mot de passe Le service de Suppression d'un mot de passe vous est disponible, moyennant certains frais, si vous oubliez votre mot de passe. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Suppression d'un mot de passe» à la page APPENDICE 1 Options de soutien technique

195 Site Web QuickBooks.ca QuickBooks.ca ( est le site Web officiel à l'intention des utilisateurs de la version canadienne de QuickBooks. Dans ce site, vous pouvez trouver des questions et réponses sur QuickBooks, des mises à jour de QuickBooks, et des renseignements sur nos offres spéciales. Nous vous invitons également à visiter le site qui s adresse à tous les utilisateurs de QuickBooks (aucun contexte canadien). Si vous avez un compte auprès d'un fournisseur Internet, vous pouvez accéder au site QuickBooks.ca à partir du menu Aide de votre programme QuickBooks. Programme pour conseillers professionnels QuickBooks Les conseillers en QuickBooks Pro sont des experts-comptables qui connaissent le logiciel à fond. Ces conseillers possèdent les outils, les ressources et les connaissances requises pour vous aider à maîtriser et optimiser votre programme QuickBooks afin que vous puissiez mieux gérer votre entreprise. Bien que le service de présentation du Programme pour conseillers professionnels QuickBooks vous soit offert gratuitement, le conseiller professionnel que vous aurez choisi vous fournira des renseignements sur ses honoraires. Si vous êtes comptable, aide-comptable ou conseiller en informatique, nous vous encourageons à devenir membre de ce programme. Si vous désirez devenir membre ou si vous souhaitez trouver un conseiller professionnel QuickBooks, veuillez visiter le site QuickBooks.ca. Pour parler à un représentant du soutien au client Rassemblez vos renseignements Pour obtenir une réponse plus rapide lorsque vous appelez le soutien au client : Assurez-vous d'avoir enregistré votre copie de QuickBooks. Soyez prêt à fournir votre numéro d'enregistrement. Pour vérifier votre numéro d'enregistrement, choisissez À propos de QuickBooks dans le menu Aide. Assurez-vous que votre programme QuickBooks soit lancé. Prenez note des étapes que vous avez suivies avant de rencontrer le problème en question et de tout message d'erreur qui s'est affiché à l'écran. Assurez-vous d'avoir accès à toutes les parties du programme QuickBooks, si celui-ci a été configuré pour être exécuté en mode multi-usager et que chaque utilisateur a accès à une partie distincte du logiciel. Il vous serait peut-être préférable de passer au mode mono-usager. Assurez-vous d'avoir du papier et un stylo à portée de la main, au cas où il vous faudrait prendre des notes. Pour parler à un représentant du soutien au client 195

196 Soyez prêt à fournir les renseignements suivants : - Le modèle de votre ordinateur, la mémoire vive (RAM) et l'espace disque disponible - Le fabricant, le type et le modèle du matériel périphérique (par exemple, le moniteur et l'imprimante) - La version de Windows - La version du logiciel et la configuration du réseau Comment résoudre un problème Remarque: Nous vous conseillons de sauvegarder vos données sur des disquettes neuves ou dans Internet avant de commencer. Pour obtenir des précisions, consultez la section intitulée «Sauvegarde des données d'entreprise» à la page 79. Directives pour la résolution de problèmes courants Utilisez les exemples suivants à titre de guide pour résoudre les problèmes que vous rencontrez. Recommencez le procédé Examinez les fenêtres où vous avez entré des données. Vérifiez que vous vous trouvez dans la fenêtre appropriée et que vous choisissez les options exactes. Par exemple, si les factures que vous venez d'entrer ne figurent pas dans votre état des résultats, vérifiez ce qui suit : La date de cet état inclut-elle les factures en question? Si vous changez la méthode de comptabilité de caisse en comptabilité d exercice, les factures figurent-elle dans l'état des résultats? Ce problème se produit-il lorsque vous travaillez sur les factures d'un client en particulier? Avez-vous changé les critères du rapport? (Si vous créez un nouveau rapport, vous pourrez vérifier si le problème a été résolu ou non.) Essayez de suivre un procédé connexe. Par exemple, si vous avez des problèmes d'impression : Imprimez un autre document pour vérifier s'il s'agit ou non d'une erreur d'imprimante. Par exemple, si vous avez de la difficulté à imprimer des chèques, essayez d'imprimer un rapport. S'il vous est impossible d'imprimer un des formulaires de vente, essayez d'imprimer un formulaire semblable. S'il vous est impossible d'imprimer à partir de QuickBooks, essayez d'imprimer à partir d'un programme de traitement de texte, tel que Bloc-notes. Si rien ne s'imprime, cela signifie qu'il s'agit d'une erreur d'imprimante, et non de logiciel. Vérifiez la connexion de l'imprimante, le câblage, le gestionnaire d'imprimante, etc. 196 APPENDICE 1 Options de soutien technique

197 Avez-vous apporté certaines modifications? Si un élément a cessé de fonctionner, pensez à tout ce qui aurait pu provoquer ce défaut de fonctionnement. Avez-vous modifié, mis à jour ou ajouté un programme récemment? Avez-vous installé une nouvelle imprimante? Avez-vous déplacé le fichier de votre compagnie QuickBooks vers un nouveau répertoire? Avez-vous modifié certains paramètres dans la fenêtre Préférences? Si votre programme fige Il est possible que votre système fige lors d'une session QuickBooks, pour des raisons variées. Essayez d'abord de redémarrer votre ordinateur. Si ceci ne résoud pas le problème, consultez les questions qui suivent et prenez les mesures appropriées : Votre système d'exploitation répond-il aux exigences requises pour l'installation de QuickBooks? (Consultez la section intitulée «Exigences du système» à la page 6.) Vous est-il possible de fermer certaines de vos applications afin de pouvoir répartir les ressources de votre système de façon appropriée? (Vérifiez si les programmes en cours vous sont tous nécessaires). L'espace disque de votre ordinateur est-il suffisant? (Ceci peut s'avérer problématique si le programme est exécuté en mode multi-usager et fait partie d'un réseau). Avez-vous des problèmes de son ou de vidéo? Remarque: Si votre système a tendance à figer lors de vos sessions QuickBooks, nous vous conseillons d'appeler le soutien au client. Consultez la section intitulée «soutien au client par téléphone» à la page 198. Lisez d'abord «Pour parler à un représentant du soutien au client» à la page 195. Fonction des utilitaires QuickBooks Il se peut que le représentant du soutien au client vous demande de lancer les utilitaires Vérifier les données ou Rectifier les données, dans le but de récupérer des opérations erronées. Le premier détecte toute erreur de données alors que le second rectifie les erreurs trouvées. Il se peut cependant que ce dernier cause certains problèmes à votre fichier, ce qui peut faire obstacle à la récupération de vos données. Par conséquent, nous vous conseillons de communiquer avec le soutien au client avant de lancer cet utilitaire. Remarque: Cet utilitaire exige que vous sauvegardiez d'abord le fichier de votre compagnie. Si le représentant du soutien au client vous demande de lancer l'utilitaire Rectifier les données, assurez-vous d'avoir des disquettes à portée de la main. Pour parler à un représentant du soutien au client 197

198 Pour communiquer avec Intuit Enregistrement de QuickBooks Pour obtenir des renseignements sur... Enregistrement de QuickBooks ou QuickBooks Pro Détails... Vous pouvez enregistrer votre logiciel en ligne ou par téléphone. Pour enregistrer votre logiciel en ligne : dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer QuickBooks et suivez les instructions à l'écran. Communiquer avec... Pour enregistrer votre logiciel par téléphone : Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00, HNR. (Ces heures peuvent être prolongées à divers moments de l'année) soutien au client QuickBooks Pour obtenir des renseignements sur... soutien au client par téléphone Récupération des données Suppression d'un mot de passe Détails... Pour parler avec un représentant du soutien au client. Pour demander la récupération des données d un fichier QuickBooks endommagé (certains frais s appliquent). Si vous avez oublié votre mot de passe, pour demander que celui-ci soit supprimé de votre fichier QuickBooks (certains frais s appliquent). Communiquer avec... Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00, HNR Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00, HNR Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00, HNR 198 APPENDICE 1 Options de soutien technique

199 Pour obtenir des renseignements sur... Télétraitement bancaire Site Web QuickBooks.ca Détails... Si avez de la difficulté à vous connecter à Internet, communiquez avec votre Fournisseur Internet. Si vous avez de la difficulté à vous connecter au site Web de votre institution financière, à accéder à votre compte ou à télécharger des opérations vers QuickBooks au moyen du bouton de téléchargement vers QuickBooks, communiquez avec votre institution financière. Pour obtenir les mises à jours et les renseignements les plus récents sur QuickBooks. Pour trouver un conseiller QuickBooks ou une liste de séminaires de formation. Communiquer avec... Si vous rencontrez des problèmes dans la fenêtre de télétraitement bancaire de QuickBooks : Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00, HNR quickbooks/fr/ 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 Service de livre de paye Pour obtenir des renseignements sur... Service de livre de paye QuickBooks Détails... Pour utiliser les fonctions du livre de paye QuickBooks, vous devez être inscrit au service de livre de paye. Il vous est fortement recommandé d'avoir une connexion Internet. Communiquer avec... Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00, HNR ou Pour communiquer avec Intuit 199

200 Renseignements sur l achat de fournitures et de produits Pour obtenir des renseignements sur... Achat de fournitures QuickBooks Détails... Ceci inclut les : Chèques Factures Relevés Enveloppes Bordereaux de dépôt imprimables Communiquer avec... Ventes et service Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00, HNR ou vistez le site Achat de produits d'intuit Mises à niveau Service à la clientèle Intuit Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00, HNR ou visitez le site Versions de remplacement, questions de facturation, échanges et états de la commande Pour obtenir des renseignements sur... Le remplacement d'un logiciel Les questions de facturation Les échanges L'état d'une commande Détails... Il nous fera plaisir de vous servir! Communiquer avec... Service à la clientèle Intuit Composez le du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00, HNR 200 APPENDICE 1 Options de soutien technique