QuickBooks Guide de mise en route. QuickBooks Logiciel comptable MC Pro QuickBooks Logiciel comptable MC de base

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1 MC QuickBooks Guide de mise en route QuickBooks Logiciel comptable MC Pro QuickBooks Logiciel comptable MC de base

2 Droits d auteur Droit d auteur 2001, 2003 Intuit Canada limitée Tous droits réservés. Première impression, juin Intuit Canada limitée Boîte postale 4182 Edmonton, Alberta T6E 5G6 ii

3 Table des matières Chapitre 1 Guide d'installation, 5 Exigences du système, 6 Comment utiliser ce guide?, 7 Installer et enregistrer QuickBooks, 8 Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks, 11 Chapitre 2 Importer et exporter, 15 Convertir les données de Quicken, 16 Importer et exporter, 26 Chapitre 3 Configurer une nouvelle compagnie, 31 Décisions à prendre avant de commencer, 32 Commencer l'entrevue EasyStep, 41 L'Entrevue EasyStep, 43 Dernières étapes de la configuration, 62 Chapitre 4 Principes de base de QuickBooks, 69 Comment naviguer dans QuickBooks?, 70 Information supplémentaire sur l'utilisation de QuickBooks, 74 Obtenir des détails sur votre compagnie, 75 Sauvegarde des données d'entreprise, 79 Mode multi-usager, 81 Suivre et payer la TPS et TVP, 88 Rassembler des renseignements fiscaux, 96 Chapitre 5 Configurer le livre de paye et le suivi des heures de travail, 103 Livre de paye : avant de commencer..., 104 Configurer le livre de paye : un aperçu, 105 Comptes d engagements salariaux et de charges de paye, 108 Configurer vos éléments de paye, 111 Configurer les données des employés, 116 Résumer les montants cumulatifs annuels, 120 Mettre à jour le livre de paye et l'information sur les employés, 126 iii

4 Rédiger un chèque de paye, 128 Payer les cotisations sociales et les engagements salariaux, 132 Remplir le feuillet T4 et le relevé 1, 136 Effectuer le suivi des heures travaillées d'un employé (QuickBooks Pro seulement), 140 Installer le compte-heures, 154 Aide-mémoire du compte-heures, 155 Chapitre 6 Multidevises, 157 Utilisation de devises multiples (QuickBooks Pro seulement), 158 Chapitre 7 Renseignements relatifs aux mises à jour, 173 Nouveautés dans QuickBooks Logiciel comptable, 174 Effectuer le suivi de diverses unités de mesure (version Pro seulement), 175 Assembler des articles en stock, 179 Index, 181 Appendice 1 Options de soutien au client, 193 Options de soutien au client et services d'intuit, 194 Pour parler à un représentant du soutien au client, 195 Pour communiquer avec Intuit, 198 iv

5 C h a p i t r e 1 Guide d'installation Exigences du système Comment utiliser ce guide? Installer et enregistrer QuickBooks Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks Comment installer QuickBooks? Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable! Le présent chapitre vous explique comment installer votre nouveau logiciel sur votre ordinateur et vous mettre en route. CHAPTER 1 Le guide de mise en route s'applique à QuickBooks et à QuickBooks Pro. Dans le guide, le terme QuickBooks désigne en général les deux programmes, à moins qu'il n'existe une différence essentielle entre les deux. Dans un tel cas, le logiciel approprié sera indiqué. Si vous utilisez déjà Quicken pour votre comptabilité, veuillez passer à la section intitulée «Convertir les données de Quicken» à la page 16. 5

6 Exigences du système Pour utiliser QuickBooks logiciel comptable, il vous faut ce qui suit : Un ordinateur compatible IBM avec un processeur Pentium ou un autre processeur compabible. Un Pentium de 200 MHz ou mieux est requis. (Un Pentium II de 350 MHz est recommandé.) Au moins 64 Mo de mémoire vive (96 Mo ou mieux recommandé). Un disque dur possédant l'espace requis suivant : Pour installer Dans QuickBooks de base il vous faut Dans QuickBooks Pro il vous faut QuickBooks 200 Mo 205 Mo Le compte-heures N/A 10 Mo Microsoft Internet Explorer Mo 70 Mo Adobe Acrobat Reader Mo 10 Mo Un lecteur CD-ROM à double vitesse (ou mieux). Une carte sonore, si vous comptez utiliser les fonctions sonores. Une carte vidéo et un écran pouvant accepter 256 couleurs VGA; la résolution de l'écran réglée à un minimum de 800 sur 600 pixels est recommandé (lorsque vous sélectionnez l option Petites polices pour l affichage dans le Panneau de configuration). Windows 98, Me, 2000, NT 4.0 (mise à jour 6a) ou XP. Remarque: Si vous exploitez Windows 2000 et que deux ou plusieurs personnes se serviront de QuickBooks, tous les utilisateurs de Windows doivent être configurés à titre de Utilisateur standard (Groupe des utilisateurs avec pouvoirs) ou mieux. Si ce n'est pas le cas, il sera impossible d'exécuter QuickBooks de façon appropriée. Une imprimante pouvant fonctionner avec votre système d'exploitation, si vous comptez imprimer à partir de votre logiciel QuickBooks. Microsoft Word 97 (ou mieux) et/ou Excel 97 (ou mieux), si vous comptez utiliser les les fonctions d'intégration QuickBooks Pro et Microsoft Office (mémoire vive supplémentaire recommandée). Microsoft Outlook 97 (ou mieux) ou Symantec ACT! 3.08, 4.02 ou Interact 2000, si vous comptez synchroniser QuickBooks Pro et votre gestionnaire de contacts (mémoire vive supplémentaire recommandée). Une connexion Internet et un compte auprès d'un fournisseur Internet, si vous comptez utiliser les fonctions en ligne de QuickBooks ou télécharger des mises à jour ou les tables d'impôt pour le livre de paye. Un logiciel de messagerie compatible avec MAPI (tel que Microsoft Outlook mais non Microsoft Outlook Express) si vous comptez envoyer les formulaires de vente à vos clients par courriel (mémoire vive supplémentaire recommandée). 6 CHAPITRE 1 Guide d installation

7 Comment utiliser ce guide? Utilisez-vous QuickBooks ou Quicken pour gérer votre entreprise? Non Lisez la section intitulée «Installer et enregistrer QuickBooks» à la page 8. Oui Utilisez-vous QuickBooks? Oui S'agit-il de QuickBooks pour Windows 4.0 ou mieux? Non S'agit-il de QuickBooks pour Macintosh? Non S'agit-il d'une version antérieure de QuickBooks pour Windows ou DOS? Oui Oui Oui Non Lisez la section intitulée «Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks» à la page 11. Appelez le soutien au client pour obtenir de l'aide (voir page 198). Utilisez-vous Quicken? Oui Consultez la section intitulée «Convertir les données de Quicken» à la page 16. Non Utilisez-vous Simple Comptable? Oui Installez QuickBooks, créez un nouveau fichier, puis consultez la section intitulée «Importer et exporter» à la page 26. Comment utiliser ce guide? 7

8 Installer et enregistrer QuickBooks Si vous effectuez une mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks, consultez d'abord les renseignements essentiels à la page 11 avant de continuer. Si vous transférez vos données de Quicken, consultez d'abord les renseignements essentiels à la page 16 avant de continuer. Installation de QuickBooks sur votre ordinateur Remarque: Pour pouvoir utiliser QuickBooks logiciel comptable, Microsoft Internet Explorer 5.5 (ou supérieur) doit être installé sur votre ordinateur, même si vous n'avez pas de connexion Internet. Si vous n'avez pas Internet Explorer 5.5, le programme d'installation QuickBooks installera ce programme pour vous. Si vous avez une version antérieure de Internet Explorer, le programme d'installation effectuera une mise à niveau vers la version 6.0 (ou mieux). Si le navigateur qui est installé sur votre ordinateur n'est pas Internet Explorer, le progamme d'installation installera Internet Explorer 5.5 sans toucher à votre navigateur. 1 Fermez toutes les applications, y compris les programmes anti-virus (certains programmes de la sorte peuvent faire obstacle au processus d'installation du programme d'installation). 2 Insérez le CD-ROM QuickBooks dans votre lecteur. En général, l'installation du programme commence automatiquement. Si ce n'est pas le cas, dans le menu Démarrer, sélectionnez Exécuter. Inscrivez la lettre correspondant à votre lecteur de CD-ROM, suivi de :\autorun.exe, puis cliquez sur OK (par exemple, d:\autorun.exe). 3 Dans la fenêtre d'installation, cliquez sur Installer QuickBooks. 4 Dans la fenêtre du code d'identification pour l'installation, inscrivez votre code d'identification, puis cliquez sur Suivant. Vous trouverez votre code d'identification dans l un des emplacements suivants: au dos du guide de mise en route, sur l'enveloppe contenant votre CD-ROM QuickBooks, ou sur une carte qui a été incluse dans la boîte du CD-ROM QuickBooks. Si vous ne trouvez pas votre code d'identification ou si celui-ci est indéchiffrable, veuillez appeler le Service à la clientèle d'intuit (voir page 200). Il vous faudra fournir votre preuve d'achat pour obtenir un autre code d'identification. Si vous avez acheté plusieurs copies de QuickBooks Pro qui feront partie d'un même réseau, il vous faudra entrer un code d'identification distinct pour chacune de ces copies. Conseil: Il vous est recommandé d'inscrire votre code d'identification dans le guide de mise en route au cas où vous perdriez l'étiquette où figure ce code. 8 CHAPITRE 1 Guide d installation

9 5 Dans la fenêtre configuration, choisissez l'une des options suivantes : Express: Pour installer QuickBooks dans le répertoire implicite (en général, c:\fichiers programmes\intuit\quickbooks) ou, si vous effectuez une mise à niveau, dans le répertoire de votre version antérieure de QuickBooks (par exemple, c:\qbooksw). Personnalisé: Pour installer QuickBooks dans un répertoire autre que le répertoire implicite. 6 Cliquez sur Suivant. La Convention de licence s'affiche à l'écran. 7 Après avoir lu celle-ci, seléctionnez J'accepte, puis cliquez sur Suivant. La fenêtre de copie des fichiers s'affiche à l'écran. 8 Cliquez sur Suivant. Le programme d'installation commencera à installer QuickBooks. Une fois l'installation de base terminée, le contrat de licence d'utilisation s'affiche à l'écran. 9 Si vous ne l'avez pas déjà fait, lisez le contrat puis cliquez sur Oui. Il vous est maintenant possible d'installer d'autres composants, comme le Compteheures (un programme distinct qui est inclus dans QuickBooks Pro et qui effectue le suivi des heures de travail des employés et des sous-traitants). Conseil: Pour démarrer QuickBooks, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau, ou dans le menu Démarrer, choisissez le groupe de programmes QuickBooks, puis QuickBooks. Étape suivante Maintenant que vous avez installé QuickBooks, vous êtes prêt à configurer votre compagnie. L'Entrevue EasyStep vous guide d'une étape à l'autre du procédé de configuration en vous posant de simples questions sur votre entreprise. Pour vérifier les renseignements dont vous aurez besoin pour procéder à l'entrevue EasyStep, lisez la section intitulée «Configurer une nouvelle compagnie» à la page 31. Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation des fonctions importantes de QuickBooks, lisez la section intitulée «Principes de base de QuickBooks» à la page 69. Installer et enregistrer QuickBooks 9

10 Enregistrement de QuickBooks Vous pouvez ouvrir un maximum de 15 sessions QuickBooks avant de devoir l'enregistrer. Suite à votre 15ième session, il vous faudra enregistrer votre logiciel pour pouvoir continuer à l'utiliser. Il vous est recommandé d'enregistrer votre produit au plus tôt. Ceci vous permettra de profiter de toute mise à jour et offre spéciale disponibles. QuickBooks affichera un message de rappel d'enregistrement de temps à autre. Si vous choisissez de ne pas enregistrer votre logiciel à l'affichage de cette fenêtre, cliquez sur Me rappeler plus tard. Si vous choisissez d'enregistrer votre logiciel à une date ultérieure, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez l'enregistrer: En ligne: ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer QuickBooks. Dans la fenêtre d'enregistrement du produit, cliquez sur En ligne et suivez les instructions à l'écran. Par téléphone : ouvrez le fichier de votre compagnie, puis, dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer QuickBooks. Appelez ensuite sans frais le service d'enregistrement de QuickBooks. Conseil: Inscrivez votre numéro d'enregistrement sur la page de titre du guide de mise en route. Il vous faudra fournir ce numéro si vous appelez le soutien au client ou si vous décidez de vous inscrire au service de livre de paye de QuickBooks. Pour vérifier votre numéro d'enregistrement, choisissez À propos de QuickBooks dans le menu Aide. Si vous utilisez plusieurs copies de QuickBooks Pro dans un même réseau, vous devez enregistrer chaque copie séparément à l'aide d'un numéro d'enregistrement distinct. S'il vous faut réinstaller QuickBooks Il vous faudra peut-être réinstaller QuickBooks si votre ordinateur vous pose des problèmes ou si vous croyez que votre programme QuickBooks est endommagé. Comme le processus de réinstallation n'a aucun effet sur vos données, celles-ci resteront intactes. La réinstallation s'effectue de la même façon que l'installation de QuickBooks (voir «Installation de QuickBooks sur votre ordinateur» à la page 8). Lorsque le programme d'installation vous invitera à entrer votre code d'identification, inscrivez le code que vous avez entré lors de l installation initiale de QuickBooks. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer QuickBooks de nouveau, à moins d'avoir réinstallé le logiciel sur un autre ordinateur. Une fois la réinstallation terminée, QuickBooks recherchera les fichiers de données dans le répertoire implicite. Si vos fichiers de données se trouvent dans un autre répertoire, il vous faudra sélectionner «Choisir une compagnie» pour indiquer à QuickBooks l'emplacement de vos fichiers. Remarque: Si vous installez une mise à jour corrective de QuickBooks mais que vous réinstallez le logiciel ultérieurement, vous devrez également réinstaller la mise à jour. 10 CHAPITRE 1 Guide d installation

11 Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks Si vous avez utilisé une version antérieure de QuickBooks, vous pouvez transférer vos fichiers existants dans QuickBooks logiciel comptable. Avant d'effectuer une mise à niveau vers QuickBooks logiciel comptable, vous devriez : 1 Sauvegarder vos fichiers à l'aide de disquettes neuves (ou de tout autre moyen de sauvegarde habituel). Assurez-vous de bien marquer vos disquettes et de les placer en lieu sûr. Pour obtenir des précisions sur la façon de sauvegarder vos fichiers, consultez les instructions qui accompagnent la version antérieure de votre logiciel QuickBooks. 2 Créer et imprimer une Balance de vérification pour votre compagnie. Pour obtenir des précisions sur la façon d'imprimer une Balance de vérification, consultez les instructions qui accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks. Une fois que vous aurez effectué la mise à niveau, créez et imprimez la Balance de vérification une seconde fois dans QuickBooks logiciel comptable (dans le menu Rapports, sélectionnez Comptabilité et impôt, puis Balance de vérification). Comparez les deux rapports afin de vous assurer que tous vos comptes aient bien été convertis. 3 Vérifier le fichier de votre compagnie dans la version antérieure de votre logiciel. Sélectionnez Utilitaires dans le menu Fichier, puis Vérifier. Si vous avez une version plus ancienne de QuickBooks, consultez la documentation qui l'accompagne afin d'obtenir des instructions. QuickBooks logiciel comptable peut automatiquement mettre à jour les données qui ont été créées à l'aide de QuickBooks 2000, 6.0 ou supérieur. Processus d'installation Lors de l'installation de QuickBooks logiciel comptable, le programme d'installation recherche toute version antérieure du logiciel sur votre disque dur. S'il en existe une, votre nouvelle version sera installée automatiquement dans le répertoire contenant l'ancienne version du logiciel. À moins que vous ne changiez de répertoire lors de l'installation, QuickBooks logiciel comptable remplacera automatiquement toute version antérieure du programme. Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 11

12 Si vous n'avez pas téléchargé la dernière mise à jour disponible pour votre ancienne version de QuickBooks, le programme d'installation installera celleci avant de procéder à l'installation de QuickBooks logiciel comptable. Suite à ce procédé, votre ancienne version de QuickBooks démarrera et le dernier fichier sur lequel vous avez travaillé sera mis à jour. Veuillez noter que vous devrez ouvrir tout autre fichier, s'il y a lieu, et le mettre à jour. Une fois que tous vos fichiers seront à jour, quittez l'ancienne version de QuickBooks et lancez de nouveau le programme d'installation de QuickBooks logiciel comptable. Pour mettre à niveau QuickBooks : 1 Installez QuickBooks selon les directives dans ce chapitre. 2 Une fois le programme d installation terminé, vous serez incité à redémarrer votre ordinateur. Cliquez sur Redémarrer. 3 Lors du redémarrage de votre ordinateur, cliquez deux fois sur l icône de QuickBooks pour lancer le logiciel. 4 QuickBooks cherchera le fichier d une compagnie existante. Si QuickBooks ne trouve pas le fichier de votre compagnie, sélectionnez Ouvrir une compagnie existante dans la fenêtre d accueil, puis cliquez sur OK. Ensuite cherchez le fichier de votre compagnie, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Si QuickBooks détermine que le fichier de votre compagnie a été créé utilisant une version antérieure de QuickBooks, l utilitaire de mise à niveau démarrera. Cet utilitaire mettra à niveau le format du fichier de votre compagnie pour qu il puisse être ouvert dans cette version de QuickBooks. 5 Dans la fenêtre Mise à niveau du fichier de compagnie à la nouvelle version, entrez Oui et cliquez sur OK pour commencer la mise à niveau du fichier. Après la mise à niveau, il se peut que vous deviez restaurer les données de quelques fichiers de compagnie. Ce processus peut prendre plus de 30 minutes selon la taille du fichier de votre compagnie. 6 Dans la fenêtre Copie de sûreté QuickBooks, faites ce qui suit : Dans le champ Nom de fichier, gardez le nom implicite ou entrez un nouveau nom pour le fichier de sauvegarde. Si vous ne voulez pas sauvegarder votre fichier dans l emplacement implicite, cliquez sur Parcourir pour en chercher un autre. Cliquez sur OK. Pour ouvrir ce fichier de sauvegarde ultérieurement, utilisez la fonction Restaurer. QuickBooks commencera à mettre à niveau votre fichier de compagnie et créera un fichier de sauvegarde dans l emplacement désigné. Si le fichier de votre compagnie est volumineux, il faudra peut-être du temps pour faire cela. Il ne faut pas interrompre QuickBooks, ni éteindre l ordinateur, avant que le processus soit terminé. Si la mise à niveau ne réussi pas, consultez le processus à la page 13 pour régler le problème. Vous pouvez aussi communiquez avec le soutien au client (consultez la page 198) pour plus de renseignements. 12 CHAPITRE 1 Guide d installation

13 7 Une fois la conversion terminiée, cliquez sur OK. L utilitaire de mise à niveau se fermera. 8 Si vous voulez vérifier vos données : Dans le menu Fenêtre, sélectionnez Tout fermer. Dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, puis Vérifier les données. Si un problème est découvert lors de la vérification, suivez les directives affichées à l écran ou communiquez avec le soutien au client (consultez la page 198). 9 Enregistrez cette version de QuickBooks selon les directives dans ce chapitre. Si un problème se produit lors de la mise à jour S'il vous est impossible de mettre à jour le fichier de votre compagnie à partir d'une version plus ancienne de QuickBooks, suivez les étapes ci-dessous. Si ce processus ne fonctionne pas, communiquez avec le soutien au client (voir page 198). 1 Réinstallez votre ancienne version de QuickBooks dans un nouveau répertoire. 2 Installez toute mise à jour disponible. 3 Lancez l'ancienne version de QuickBooks, puis restaurez la copie de sauvegarde que vous avez créée lors de l'installation de votre nouveau logiciel. (Pour obtenir des précisions sur la façon de restaurer une copie de sauvegarde, consultez les instructions qui accompagnent l'ancienne version de votre logiciel QuickBooks.) 4 Dans le menu Window, sélectionnez Close All. 5 Sélectionnez l'utilitaire de restauration. (Pour les utilisateurs de versions plus récentes de QuickBooks, dans le menu File, sélectionnez Utilities, puis Rebuild afin de lancer l'utilitaire de restauration. Si vous avez une version plus ancienne de QuickBooks, consultez la documentation qui l'accompagne afin d'obtenir des instructions. Ce processus exige que vous créiez plusieurs copies de sauvegarde. Assurez-vous de ne pas remplacer la copie de sauvegarde que vous avez utilisée à l'étape 3! Nous vous conseillons de recourir à des disquettes neuves pour chaque copie de sauvegarde que vous faites, ou d'utiliser un nom distinct pour chaque copie de sauvegarde si vous placez vos fichiers sur votre disque dur. 6 Une fois la restauration terminée, sauvegardez le fichier restauré. 7 Quittez l'ancienne version de QuickBooks. (Vous pouvez la désinstaller si vous le désirez). 8 Réinstallez QuickBooks logiciel comptable dans le répertoire d'origine (voir la page 10 pour obtenir des instructions d'installation). 9 Une fois l'installation terminée, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau afin de lancer votre nouveau logiciel. Si la fenêtre de bienvenue s'affiche, cliquez sur Annuler. 10 Dans le menu Fichier, choisissez Restaurer. 11 Recherchez la copie de sauvegarde du fichier restauré de votre compagnie (que vous avez créé à l'étape 5), sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. 12 Restaurez et mettez à jour le fichier de votre compagnie en suivant les instructions à l'écran. Si vous rencontrez des problèmes au cours de ce processus, communiquez avec le soutien au client. (voir page 198). Mise à niveau d'une version antérieure de QuickBooks 13

14 14 CHAPITRE 1 Guide d installation

15 C h a p i t r e 2 Importer et exporter Convertir les données de Quicken Importer et exporter Exporter des données pour un comptable (Assistant comptable) Comment importer vos données dans QuickBooks? Nous vous félicitons d'avoir choisi QuickBooks! À l'aide de cet outil, vous pourrez bientôt gérér votre entreprise avec plus de facilité. Pour vous mettre en route, il faudrait d'abord transférer les données de votre ancien logiciel de comptabilité. Le présent chapitre vous explique comment transférer vos données dans QuickBooks. CHAPTER 2 15

16 Convertir les données de Quicken Cette section explique comment convertir vos données Quicken en données QuickBooks et fournit des différences entre les programmes. Après avoir terminé le processus de conversion, il faudra que vous apportiez quelques changements à votre nouvelle entreprise QuickBooks afin de pouvoir profiter des fonctions offertes par QuickBooks et non par Quicken. Avant de convertir vers QuickBooks logiciel comptable, sauvegardez votre fichier de données Quicken. Pour obtenir des instructions, consultez les documents relatif au logiciel Quicken. Préparer vos données Quicken en vue de la conversion Pour que la transition vers QuickBooks ne produise pas d'erreurs, il est possible que vous deviez modifier votre liste de comptes Quicken, votre liste d'opérations mémorisées et le nom des clients figurant dans les opérations de comptes débiteurs (comptes clients). Remarque: Si vous voulez utiliser ces données dans Quicken (p. ex. si vous unissez vos finances d'entreprise et vos finances personnelles dans votre fichier Quicken), faites une copie du fichier Quicken avant d'apporter des modifications. Convertir seulement les comptes que vous voulez utiliser dans QuickBooks Avant d'effectuer la conversion vers QuickBooks, supprimez tous les comptes Quicken dont vous n'aurez pas besoin dans QuickBooks. (La suppression des comptes contenant des opérations peut se faire dans Quicken; toutefois, cette fonction ne vous est pas disponible dans QuickBooks. Il est donc plus facile de retirer les comptes non voulus avant la conversion vers QuickBooks.) Nous vous recommandons de supprimer les comptes de votre fichier Quicken si l'une des situations suivantes s'applique à vous : Vous avez des comptes personnels ainsi que des comptes d'entreprise dans votre fichier Quicken. Vous avez des comptes de placements dans votre fichier Quicken. Si vous ne supprimez pas vos comptes de placements, ils seront convertis en comptes d'actif à court terme hors catégorie. Il en est ainsi parce que QuickBooks et Quicken n'effectuent pas le suivi des placements de la même manière. Deux options s'offrent à vous : Vous pouvez conserver les comptes d'actif à court terme hors catégorie de Quick- Books afin d'inclure la valeur de vos placements dans votre bilan QuickBooks. En pareil cas, il est conseillé d'effectuer le suivi de vos placements à l'aide de Quicken et de mettre à jour régulièrement le solde des comptes d'actif à court terme hors catégorie de QuickBooks. 16 CHAPITRE 2 Importer et exporter

17 Vous pouvez supprimer les comptes de placements du fichier Quicken de sorte qu'ils ne soient pas transférés dans QuickBooks et puis continuer à effectuer le suivi des placements dans Quicken. (Les placements demeureront dans la sauvegarde des données Quicken que vous avez créée.) Réviser les opérations mémorisées et les opérations à venir Si certaines opérations à venir dans votre fichier Quicken sont échues, enregistrez-les avant la conversion. Par exemple, imprimez les chèques que vous avez configurés à l'avance. Si la fonction Saisie Rapide de Quicken, qui mémorise chaque opération effectuée, est inactive, QuickBooks convertira à la fois les opérations mémorisées et celles qui sont à venir. Toutefois, si cette option est active, QuickBooks convertira seulement les opérations à venir et les groupes d'opérations. Il ne convertira pas les opérations mémorisées uniques. S'il existe des opérations mémorisées dans Quicken que vous ne désirez pas entrer à nouveau dans QuickBooks, exécutez l'une des tâches suivantes : Désactivez la fonction Saisie Rapide, qui mémorise chaque opération effectuée dans Quicken. Si votre liste d'opérations mémorisées contient une multitude d'opérations, retirez celles qu'il ne vous faudra pas dans QuickBooks; ou Organisez ces opérations dans un groupe d'opérations dans Quicken. QuickBooks convertit toujours les opérations regroupées. Une fois la conversion terminée, vous pouvez retirer les opérations mémorisées de leur groupe et les utiliser comme vous le faisiez dans Quicken. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes d'opérations dans Quicken, consultez les documents relatifs au logiciel Quicken. Remarque: Étant donnée que les opérations mémorisées des comptes créditeurs Quicken se transféreront mal dans les comptes fournisseurs QuickBooks, il est recommandé de les supprimer avant de convertir vos données. Pour en savoir plus sur Les groupes d'opérations dans QuickBooks Rechercher l'index d'aide opérations mémorisées Convertir les données de Quicken 17

18 Classer automatiquement le nom des clients Lorsque vous transférez les données de Quicken dans QuickBooks, les noms qui figurent dans le relevé de comptes clients deviennent les clients, alors que les opérations deviennent les factures et paiements. Si, dans Quicken, vous avez involontairement attribué des noms différents à un même client, QuickBooks ne peut pas lier les factures aux paiements des clients. Par exemple, si l'un de vos clients s'appelle Éric Larivière et É. Larivière, modifiez l'épellation de son nom de sorte qu'il n'en ait qu'un seul. La modification doit se faire dans Quicken avant la conversion. Convertir les données de Quicken dans QuickBooks Au cours du processus de conversion des données de Quicken, les données ne sont aucunement modifiées. De plus, QuickBooks ne crée aucun lien entre les données de Quicken et votre nouvelle compagnie de QuickBooks. Il crée plutôt de nouveaux fichiers de données que vous pouvez utiliser. Si vous utilisez Quicken 5.0 ou supérieur pour Windows, Quicken pour DOS ou Quicken pour Macintosh, communiquez avec notre département de soutien au client pour obtenir plus d'instructions (voir page 198). Quicken 2001, 2000, 98 et 6.0 pour Windows QuickBooks peut convertir les données des versions de Quicken ci-dessus. 1 Assurez-vous que Quicken est fermé. 2 Installez QuickBooks logiciel comptable selon les instructions d'installation à la page 8. 3 Dès que l'assistant aura terminé l'installation, cliquez deux fois sur l'icône QuickBooks de votre bureau pour démarrer votre nouveau logiciel. 4 Exécutez l'une des tâches suivantes : Dans la fenêtre «Bienvenue à QuickBooks logiciel comptable», sélectionnez Convertir un dossier Quicken en QuickBooks, puis cliquez sur OK; ou Dans le menu Fichier, choisissez Utilitaires, puis Convertir les données de Quicken. 5 Recherchez votre fichier Quicken, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir. 6 Suivez les instructions de conversion à l'écran. Si l'accès aux données de Quicken est protégé par un mot de passe, QuickBooks vous demandera de l'entrer. Il faudra ensuite retirer le mot de passe. 7 Enregistrez QuickBooks logiciel comptable. Pour obtenir des instructions d'enregistrement, consultez la page CHAPITRE 2 Importer et exporter

19 Mise au point des données après la conversion vers QuickBooks Après la conversion des données à partir de Quicken, vous devrez peut-être y apporter des modifications supplémentaires avant d'utiliser QuickBooks. Modifier la Liste Autres À la fin de la conversion des données de Quicken, on vous demande de choisir vos comptes clients. Tel n'est pas le cas si vous utilisez Quicken de luxe. Lorsque le processus de conversion prend fin, QuickBooks vous fournit une liste des noms auxquels vous avez versé des paiements mais que vous n'avez pas utilisés dans vos comptes clients. En plus de comprendre le nom des clients, des fournisseurs et des employés, cette liste peut également fournir certains détails comme «Dépôt», «Virement» et «Intérêts». Modifiez les noms qui figurent dans cette liste pour qu'ils représentent le type correct. (Si vous préférez ne pas modifier les noms maintenant, ils demeureront dans la Liste Autres et vous pourrez les changer ultérieurement.) Toute modification apportée à la catégorie d'un nom est définitive. Vous pouvez déplacer des noms de la Liste Autres vers la Liste de fournisseurs, la Liste de projets/clients ou la Liste d'employés. Notez qu'un déplacement quelconque est définitif. Si vous n'êtes pas certain de vouloir modifier un nom maintenant, il vaut mieux de ne pas le modifier. Remarque: Si vous désirez utiliser les comptes fournisseurs de QuickBooks, assurez-vous de déplacer les bénéficiaires dans Quicken (autres que les employés) de la Liste Autres vers la Liste de fournisseurs. Pour obtenir plus de renseignements, consultez «Convertir aux comptes fournisseurs de QuickBooks» à la page 23. Modifier la catégorie des noms : Dans la fenêtre Changer la catégorie des noms, sélectionnez la colonne correspondante vers laquelle vous désirez déplacer chaque nom. Lorsque les noms sont bien marqués, cliquez sur OK. Convertir les données de Quicken 19

20 Pour rétablir toutes les coches dans la colonne Noms divers, cliquez sur Restaurer. Variante du même nom S'il existe une variante du même nom (par exemple, Marie Beaulieu, Marie-Hélène Beaulieu et Marie-Hélène A. Beaulieu), QuickBooks catégorisera chaque variante du nom dans la colonne intitulée Autre. En utilisant QuickBooks, il est impossible de supprimer un nom qui figure dans une opération. Vous pouvez cependant fusionner les noms afin d'abréger la Liste Autres. Fournir les renseignements sur votre compagnie Dans le menu Compagnie, choisissez Info sur la compagnie et remplissez les champs qui se rapportent à votre compagnie. Si vous voulez que QuickBooks effectue le suivi des renseignements fiscaux, dans le menu déroulant, sélectionnez le formulaire d'impôt que vous aurez à remplir. Activer les fonctions QuickBooks dont vous vous servirez Dans le menu Édition, choisissez Préférences et sélectionnez les options qui vous seront utiles. Si vous percevez de vos clients la taxe sur les ventes (TPS, TVQ, TVP ou TVH), activez la fonction Effectuer le suivi de la TPS/TVP. Après avoir fermé la fenêtre Préférences, vous devriez confirmer que les codes des taxes implicites sont corrects. Pour ce faire, dans le menu Listes, choisissez Liste de codes des taxes. Cliquez deux fois sur les codes des taxes à modifier. Pour obtenir plus de renseignements sur le suivi de la TPS/ TVP, consultez la section intitulée «Suivre et payer la TPS et TVP» à la page 88. Si vous effectuez le suivi de l'inventaire ou si vous créez des bons de commande, sélectionnez l'option relative aux bons de commande et à l'inventaire. 20 CHAPITRE 2 Importer et exporter