IBAN utilisation correcte UBS KeyDirect

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1 IBAN utilisation correcte UBS KeyDirect

2 Tables des matières 1. Situation de départ IBAN et BIC deviennent obligatoires Prix UBS Champs d application Attribution de l IBAN Saisie correcte dans votre logiciel 3 2. ABACUS Electronic Banking (version 2006) Saisie d un paiement IBAN 2.2 Saisie d une banque en utilisant l adresse SWIFT (SWIFT-ID ) Modification des données de base IBAN dans les données de base IBAN pour les fournisseurs (créanciers) IBAN pour les collaborateurs (salaires) 6 3. CashComm (version ) 7 6. Sage Sesam Solutions 2006 (à partir du package comptable Lite) Synchronisation de la base bancaire Configuration des banques internes Configuration des clients ou des fournisseurs Configuration de la base de l entreprise Configuration de la base du personnel Winware Configuration des banques de réf. internes Configuration fournisseurs Configuration collaborateurs Coordonnées et contacts Partenaires des logiciels UBS KeyDirect Hotline UBS KeyDirect Office Wings Standard/ Office Wings Networking (à partir de la version 3.8) 8 5. PayMaker/ClubMaker/BusinessMaker (version 14.4) 9 2

3 1. Situation de départ 1.1 IBAN et BIC deviennent obligatoires Les banques suisses ont adopté fin 2005 la résolution IBAN/BIC 1 des pays de l UE /EEE 2. Cette résolution stipule que: A partir du 1 er janvier 2006, IBAN et BIC seront considérés comme les seules caractéristiques d identification de paiements intra-eu/eee, indépendamment du montant. Durant la période transitoire jusqu à fin 2006, les paiements continueront d être acceptés sans IBAN et BIC, mais des frais de tiers supplémentaires peuvent être facturés. A compter du 1 er janvier 2007, les banques des pays de l UE/EEE pourront même refuser ou retourner des paiements effectués sans IBAN ou BIC. Cette réglementation est valable pour tous les paiements en euro dans un pays de l UE/EEE. 1.2 Prix UBS A partir d août 2006, UBS facturera au donneur d ordre, pour les paiements sans IBAN destinés aux pays de l UE/EEE, un montant de 8.00 CHF par ordre de paiement. Ce montant sera facturé de manière forfaitaire pour chaque paiement, que la banque tierce débite ou non des frais de tiers à UBS. 1.4 Attribution de l IBAN En principe, l IBAN ne doit être attribué et communiqué au client que par l institut tenant le compte. La conversion IBAN ne doit jamais être faite par un logiciel de paiement. Par contre, la vérification du chiffre de contrôle devrait être intégrée dans chaque logiciel de qualité. Vous trouverez de plus amples informations sur la structure de l IBAN dans le factsheet ci-joint «Opérations de paiement en Europe: toujours avec IBAN et BIC». 1.5 Saisie correcte dans votre logiciel Les chapitres suivants sont consacrés à la navigation et aux illustrations des masques de saisie nécessaires à l exécution, sans frais de tiers supplémentaires, d un paiement en euro dans les pays mentionnés ci-dessus. Veuillez noter qu il existe, dans la plupart des logiciels, d autres possibilités ou combinaisons pour saisir les données nécessaires telles qu IBAN ou BIC. Cependant, les variantes proposées ci-dessous remplissent tous les critères pour empêcher une saisie erronée. Pour de plus amples renseignements concernant d autres solutions, veuillez prendre contact avec le partenaire du logiciel concerné (coordonnées au chapitre 8.1). 1.3 Champs d application Seuls les ordres de paiement en euro sont concernés par cette mesure tarifaire. UBS recommande néanmoins d utiliser l IBAN pour tous les paiements à destination de la zone UE/EEE, quelle que soit la monnaie. Hormis les 28 pays de l UE/EEE, aucun autre pays ne sera soumis à cette mesure tarifaire. Le prix n est pas lié au montant de l ordre de paiement. L option des frais (OUR, SHA ou BEN) n a aucune influence sur le prix. 1 IBAN: International Bank Account Number, BIC: Bank Identifier Code 2 Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Royaume Uni de Grande-Bretagne et d Irlande du Nord, Slovaquie, Slovénie, Suède. Etat: janvier

4 2. ABACUS Electronic Banking (version 2006) 2.1 Saisie d un paiement IBAN Pour accéder au masque de paiement illustré, effectuez la sélection suivante: Programme «111 Saisir paiements» La touche <F5> permet de sélectionner le type «IPI» 2.2 Saisie d une banque en utilisant l adresse SWIFT (SWIFT-ID) Les programmes «412 Gérer tous les établissements», «413 Comptabilité créanciers» ou «445 Comptabilité salaires» vous permettent d accéder à la base de données des banques d ABACUS. Il est possible d y saisir de nouvelles banques. Vous avez également la possibilité d ajouter l ID SWIFT à une banque déjà enregistrée. A cet effet, sélectionnez simplement la banque concernée, saisissez l ID SWIFT correct et sauvegardez les données au moyen de <F2>. Sélectionner le programme «412 Gérer tous les établissements», «413 Comptabilité créanciers» ou «445 Comptabilité salaires» Saisir la nouvelle banque via <F5> «Numéro de compte»: introduisez ici l IBAN du bénéficiaire. «Banque du bénéficiaire»: si vous le connaissez, introduisez aussi le BIC (adresse SWIFT). Entrez les données telles que nom de la banque, adresse et ID SWIFT dans les champs correspondants. Sauvegardez les données via <F2>. 4

5 2.3 Modification des données de base IBAN dans les données de base Pour modifier les données de base, vous devez d abord sélectionner le type «IPI» pour pouvoir saisir l IBAN dans le champ «Compte de bénéficiaire». Sélectionner le programme «414 Gérer bénéficiaires» IBAN pour les fournisseurs (créanciers) Les IBAN des fournisseurs doivent être saisis dans les comptes des bénéficiaires avec le genre de compte «IPI». Les données saisies font l objet d une vérification. Lancer le programme «31 Base de données des fournisseurs» de la comptabilité créanciers Marché à suivre: Sélectionner le bénéficiaire ou saisir une nouvelle adresse en cliquant sur le bouton «Nouveau» Via <F5>, sélectionner un nouveau chemin de paiement; dans notre exemple: le type «IPI» Entrer l IBAN dans le champ «Compte de bénéficiaire» Dans le champ «Clearing», sélectionner la banque concernée via <F4> Sauvegarder les données via <F2> Marché à suivre: Sélection ou saisie initiale (avec <F5>) des fournisseurs Cliquer sur la rubrique de menu «Chemin de pmnt» Sélectionner l onglet «Compte de bénéficiaire» Sélectionner le bloc de données à modifier dans la liste des comptes de bénéficiaire existants ou créer une nouvelle entrée avec <F5> Sous le genre de compte, sélectionner «IPI» et saisir l IBAN dans le champ «Compte» Marché à suivre: Sélectionner la banque bénéficiaire et vérifier si un ID SWIFT existe. Dans la négative, compléter les données bancaires via le lien «Nouvel institut» 5

6 2.3.3 IBAN pour les collaborateurs (salaires) Les IBAN des collaborateurs doivent être saisis dans les comptes des bénéficiaires avec le genre de compte «IPI». Les données saisies font l objet d une vérification. Lancer le programme «33 Offices de paiement» de la comptabilité des salaires Marché à suivre: Sélection ou saisie initiale (avec <F5>) des collaborateurs Cliquer sur la rubrique de menu «Lieux de paiement» Sélectionner l onglet «Compte de bénéficiaire» Sélectionner le bloc de données à modifier dans la liste des comptes de bénéficiaire existants ou créer une nouvelle entrée avec <F5> Sous le genre de compte, sélectionner «IPI» et saisir l IBAN dans le champ «Numéro de compte» Marché à suivre: Sélectionner la banque bénéficiaire et vérifier si un ID SWIFT existe. Dans la négative, compléter les données bancaires dans le programme «445 Répertoire des établissements» Sauvegarder les données 6

7 3. CashComm (version ) «Paiements» «Traiter Nouveau paiements» Sélectionner le genre de paiement «International Payment Instruction (IBAN/IPI) Rermarques: «SWIFT»: si elle existe, entrez l adresse SWIFT de la banque bénéficiaire, sinon le numéro de clearing. «IBAN»: introduisez l IBAN du bénéficiaire. 7

8 4. Office Wings Standard/ Office Wings Networking (à partir de la version 3.8) Pour les virements dans la zone UE/EEE, on recommande le type de paiement «IBAN/IPI». «IBAN»: la saisie correcte de l IBAN est assurée par la vérification du chiffre de contrôle. «Adr. SWIFT»: si vous le connaissez, introduisez aussi le BIC (adresse SWIFT). «Réf. IPI»: si vous disposez d une référence IPI, saisissez-la dans le champ correspondant. Il est possible de saisir soit la référence IPI soit un motif de paiement (l autre champ n étant pas accessible). La référence IPI saisie est vérifiée par le biais du chiffre de contrôle. 8

9 5. PayMaker/ClubMaker/BusinessMaker (version 14.4) Cliquer sur le bouton «Paiement» Ou via la barre de menu: «Fonction Banking» «Saisir et transmettre paiements» «Banque» «Etranger» «Compte/IBAN»: Introduisez ici l IBAN du bénéficiaire. «BIC/SWIFT»: saisissez le BIC. Si les données IBAN ne sont pas saisies dans le champ «Compte/IBAN», un message d erreur vous le fera remarquer. 9

10 6. Sage Sesam Solutions 2006 (à partir du package comptable Lite) Lors de la première ouverture du mandant dans la nouvelle version 2006, on vous demande de convertir ce dernier. Si la conversion fait encore défaut, il y a lieu de l effectuer après coup sous «Outils» -> «Administration» -> «Convertir le mandat». 6.1 Synchronisation de la base bancaire 6.2 Configuration des banques internes Edition» «Banques internes» Afin de pouvoir garantir l exécution correcte de la transaction, le système doit disposer d une adresse SWIFT. Celle-ci est mémorisée dans la base bancaire. «Edition» «Base bancaire» Les champs «Compte IBAN», «ID ordre DTA», et «ID DTA» sont obligatoires. Si l entrée devait faire défaut, la base de données bancaires doit être syncronisée sous «Outils» -> «Administration» -> «Synchroniser la base bancaire». 6.3 Configuration des clients ou des fournisseurs «Comptabilités auxiliaires» «Comptes personnels» «Créanciers» Dans le champ «Relations bancaire», modifiez la relation standard ou créez-en une nouvelle via le bouton «Nouveau». 10

11 «Mode de paiement»: sélectionnez IBAN. 6.5 Configuration de la base du personnel Les IBAN des collaborateurs sont saisis dans la base du personnel, sous l onglet «Paiement». Les données saisies font l objet d une vérification. «Modifier» «Données de base» «Base du personnel» «Sélection ou saisie initiale du collaborateur» «Compte IBAN»: introduisez l IBAN du bénéficiaire. 6.4 Configuration de la base de l entreprise «Modifier» «Données de base» «Base de l'entreprise» Sélectionnez «Cpte salaire», «Autre cpte perso.» ou «Autre bénéficiaire». Sous «Mode de paiement», sélectionner soit «Poste» soit «Banque». Introduisez l IBAN dans le champ correspondant. Sélectionner «Compte 1», «Compte 2» ou «Compte 3». Sous «Mode de paiement», sélectionnez «Banque» et introduisez l IBAN dans le champ concerné. L IBAN fait l objet d une vérification. 11

12 7. Winware Condition minimale: version du traitement des ordres et version de la compta. financière/postes ouverts. 7.1 Configuration des banques de réf. internes Assurez-vous que la banque interne (compte à débiter) est saisie: 7.2 Configuration fournisseurs «Données de base» «Fournisseurs» «Données de base» «Constantes» «Banque de référence» «Banque»: la base de données bancaires est ouverte dans ce champ (cf. page suivante). Remplissez les champs sous «Lien bancaire», y.c. l IBAN. Dans la zone «Motif de versement pour les paiements automatiques», choisir «IBAN/IPI» sous «Décaissement». «IBAN»: à saisir sans espaces. L accès à la banque concernée se fait par l intermédiaire des archives. Dans cette base de données, tous les BIC (= «No. Swift») des établissements bancaires suisses sont déjà mémorisés. 12

13 7.3 Configuration collaborateurs Condition minimale: version de la comptabilité des salaires. «Données de base» «Banques internes» (Seulement en allmand) La page «Données de base collaborateur» doit être remplie. Complétez la zone «Paiement de salaire». La saisie de la banque interne (compte à débiter) est obligatoire. Introduisez l IBAN sans espaces. Le champ «Banques» permet d ouvrir la base de données bancaires. L accès à la banque concernée se fait par l intermédiaire des archives. Dans cette base de données, tous les BIC (= «No Swift.») des établissements bancaires suisses sont déjà mémorisés. «Stammdaten» «Mitarbeiter» 13

14 8. Coordonées et contacts 8.1 Partenaires des logiciels UBS KeyDirect Abacus Research AG Tél Fax BVIconsult AG Tél Fax C-Channel Tél Fax Sage Schweiz AG Tél Fax Softcrew Tél Fax Hotline UBS KeyDirect Tél

15 UBS SA Case postale CH-8098 Zurich Mars 2006, F