Vue d'ensemble de Document Distributor

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1 Pour afficher ou télécharger cette publication ou d'autres publications Lexmark Document Solutions, cliquez ici. Vue d'ensemble de Document Distributor Le logiciel Lexmark Document Distributor fournit un moyen d'écrire des scripts personnalisés englobant les étapes de votre flux de travail papier. Vous pouvez combiner ces scripts personnalisés avec les paramètres de numérisation (format, résolution, nombre de couleurs, etc.) pour créer des profils accessibles à partir du MFP et de postes de travail d'utilisateurs finals. Les utilisateurs peuvent ensuite soumettre un document papier ou numérique dans le flux de travail numérique. Le document est alors considéré comme défini par le script. Tous vos scripts peuvent être gérés à l'aide de Document Server Manager. de Document Distributor : Rapidité de formation des utilisateurs finals Intégration aux flux de travail existants Implémentation centralisée des modifications apportées au flux de travail (sur le serveur de document) Réduction du temps consacré à des tâches répétitives grâce à l'intégration de processus multitâches dans un seul script Rapidité de formation des utilisateurs finals Comme les scripts automatisent les tâches répétitives, vos utilisateurs ne doivent plus assimiler qu'un seul processus : 1 Placez le document sur le MFP. 2 Sélectionnez votre profil. 3 Appuyez sur Reprise. Vous pouvez créer des raccourcis pour chaque profil afin de simplifier encore davantage le processus. Vue d'ensemble de Document Distributor 1

2 Intégration aux flux de travail existants Les scripts pouvant être intégrés dans des applications informatiques standard, il n'est pas nécessaire de modifier entièrement votre processus. Il vous suffit d'en automatiser les étapes répétitives et fastidieuses. Une société informatique utilise Lotus Notes pour son service de messagerie et ses bases de données. L'un des services de cette société travaille avec d'autres entreprises et signe fréquemment des accords de confidentialité ainsi que des cahiers des charges. Il est nécessaire de conserver des exemplaires de ces documents pour des raisons légales. Il arrive parfois que certains employés du service doivent s'y référer. Actuellement, ces documents papier sont conservés dans des dossiers dans le bureau de Jean. A chaque nouvelle signature d'un document, celui-ci est remis à Jean pour qu'il l'archive dans son bureau. Lorsqu'une personne a besoin de consulter un document, Jean doit le rechercher dans ses dossiers, le retrouver, en faire une copie, puis l'archiver de nouveau. Le service souhaite automatiser l'archivage et la récupération de ces documents, sans que ce processus ne nécessite l'intervention de Jean. Cependant, les employés du service ne souhaitent ni installer un nouveau logiciel, ni apprendre à l'utiliser. La solution Document Distributor : Puisque tous les employés du service travaillent avec Lotus Notes et maîtrisent l'utilisation des bases de données Lotus Notes, la solution consiste à stocker les documents dans une base de données Lotus Notes. Un script Document Distributor permet d'intégrer ces documents à une base de données Lotus Notes. Les fonctionnalités de reconnaissance de Document Distributor permettent une personnalisation avancée. Le script peut effectuer les opérations suivantes : Lire le texte contenu dans le document. Rechercher les termes «accord de confidentialité» ou «cahier des charges» dans la première page de texte. Ajouter un enregistrement correspondant à ce nouveau document dans la base de données Lotus Note. Chaque enregistrement comportera : sa date de référencement ; le type du document (accord de confidentialité ou cahier des charges) ; le texte du document (afin d'effectuer des recherches dans l'intégralité du texte) ; l'image de l'original du document (un fichier TIF contenant toutes les pages numérisées). La base de données Lotus Notes inclut désormais une vue comportant les accords de confidentialité et une vue comportant les cahiers des charges. Elle est indexée sur l'ensemble du texte ce qui permet aux utilisateurs de rechercher un document spécifique dans chaque vue. Toute personne possédant une autorisation d'accès à la base de données peut désormais consulter les documents et la solution Document Distributor fonctionne avec le logiciel déjà utilisé au sein de l'entreprise. 2

3 Implémentation facilitée des modifications apportées au flux de travail Lorsque vous utilisez un script de Document Distributor, la logique à laquelle répond votre processus est intégrée à ce script qui peut être mis à jour rapidement, sans aucun changement visible pour vos utilisateurs finals. La Great North Bank possède de nombreuses agences locales. Les agences locales envoient les demandes de crédit et d'ouverture de compte par fax à la maison mère, pour qu elles y soient traitées. Chaque type de demande de crédit et d'ouverture de compte nécessite un numéro de fax distinct. A l'avenir, la Great North Bank prévoit d'avoir recours aux s plutôt qu'au fax, afin de réduire les frais de téléphone. Cependant, il est impossible de remplacer immédiatement tous les fax par des s. Ce changement ne peut se faire que progressivement. La solution de Document Distributor : Un script de Document Distributor est créé pour chaque type de demande de crédit et d'ouverture de compte. Dans un premier temps, les scripts envoient les formulaires aux numéros de fax appropriés. Dans un souci de cohérence avec l'ancien processus, le numéro de raccourci attribué à chaque profil sur l'imprimante MFP est le même que celui utilisé auparavant comme raccourci de numérotation rapide sur le fax. A l'avenir, les scripts individuels seront modifiés afin que les demandes soient envoyées par et non plus par fax. Cependant, les utilisateurs continueront d'utiliser les mêmes raccourcis de profils. Aucune formation n'est donc nécessaire pour s'adapter à ce changement du flux de travail. L'autre avantage de ce processus est que les agences locales qui utilisaient auparavant des télécopieurs possèdent désormais une imprimante MFP qui leur permet, outre l'envoi de fax, de photocopier, d'imprimer et de numériser des documents. Réduction du temps consacré à des tâches répétitives Une entreprise reçoit une commande de produits. Lors de la réception d'une commande, un employé doit effectuer plusieurs opérations : Envoyer un exemplaire du bon de commande au service d'expédition qui préparera l'envoi. Une étiquette d'acheminement est imprimée en fonction de l'adresse figurant sur le bon de commande, afin de procéder à l'expédition. Envoyer un exemplaire du bon de commande au service de facturation afin d'établir une facture et de l'envoyer au client. Stocker un exemplaire de la commande dans les archives de l'entreprise. 3

4 La solution de Document Distributor : Grâce à Document Distributor, il est possible de simplifier ce processus multitâche. Lorsque l'entreprise reçoit un bon de commande, l'employé chargé des expéditions le place dans le MFP, sélectionne un profil, puis appuie sur Reprise. Lorsque le Document Server reçoit la tâche du MFP, le script : en envoie un exemplaire au service de facturation, par ; stocke un exemplaire destiné aux archives de l'entreprise dans une base de données ; lit l'adresse figurant sur le bon de commande et imprime une étiquette d'acheminement et un bordereau d'emballage sur une imprimante située dans le service d'expédition. Désormais, l'employé recevant les commandes n'a plus qu'une seule opération à effectuer. Caractéristiques Document Distributor comprend les outils logiciels suivants : Application serveur Document Server Permet d'effectuer des tâches de script sur des documents envoyés depuis un MFP ou le poste de travail d'un utilisateur final. Ces tâches comprennent : la manipulation des images (conversion de formats et recadrage) ; l'acheminement (par impression, fax et ) ; l'archivage (enregistrement sous forme de fichiers, enregistrement sur FTP et enregistrement dans une base de données) ; le traitement (conversion en texte modifiable, lecture du texte et lecture/écriture des codes à barres) ; l'intégration à des GroupWare (Lotus Notes, Microsoft Exchange et Novell GroupWise) ; l'intégration à des systèmes de gestion de documents (Lotus Domino.Docs et Microsoft SharePoint Portal). Applications clientes Workflow Composer Permet d'écrire des scripts personnalisés pour l acheminement du flux de travail des documents sur votre réseau. Server Manager Permet de gérer les serveurs, scripts et MFP Document Distributor. Document Server Manager peut être installé sur le même ordinateur que Document Distributor Server ou sur le poste de travail d'un utilisateur final. Print'N'Send Permet d'imprimer vers Document Distributor Server à partir de n'importe quelle application Windows. Un pilote d'imprimante configuré par l'administrateur convertit les documents imprimés en images TIFF, puis envoie l'image vers Document Distributor Server. Select'N'Send Cliquez avec le bouton droit sur un fichier de l'explorateur Windows pour l'envoyer vers Document Distributor Server. Document Solutions Desktop Admin Permet de créer une vue du bureau semblable à l'interface du MFP à laquelle les utilisateurs peuvent accéder à partir de leur bureau à l'aide d'un scanner connecté localement. Caractéristiques 4

5 CD de Document Distributor Contactez votre représentant Document Distributor pour obtenir les CD suivants : CD d'évaluation pendant 90 jours Ce CD comprend toutes les applications clientes et serveur disponibles pour Document Distributor. Il s'agit d'une version d'évaluation gratuite du logiciel Document Distributor. Document Distributor Cette version comprend tous les composants figurant sur le CD d'évaluation, à l'exception des modules OCR, Code à barres et Intégration EDMS pour le serveur. CD de Workflow Composer Contient le logiciel Workflow Composer. Permet d'écrire des scripts personnalisés pour l acheminement du flux de travail des documents sur votre réseau. OCR (Document Distributor Server requis) Permet au Document Server de convertir des images en texte modifiable et de lire des formulaires de base. Code à barres (Document Distributor Server requis) Permet au Document Server de lire et d'écrire des codes à barres. Intégration EDMS (Document Distributor Server requis) Permet d'intégrer Document Server avec Microsoft SharePoint Portal et Lotus Domino.Doc. CD de Document Distributor 5