MODE OPERATOIRE OPENOFFICE BASE

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1 MODE OPERATOIRE OPENOFFICE BASE Openoffice Base est un SGBDR : Système de Gestion de Base de Données Relationnelle. L un des principaux atouts de ce logiciel est de pouvoir gérer de façon efficace et rapide un ensemble volumineux de données. 1 Etape : créer une base : - Lancer Openoffice Base et choisissez «Créer une base de données». Cliquez ensuite sur «Suivant», puis sur «Terminer». Donnez un nom à votre base de données et enregistrez-la à l emplacement de votre choix. - Vous obtenez l écran suivant : 2 Etape : créer les structures de tables : Une table est un objet qui contient les données. Elle se présente sous la forme d un tableau avec des colonnes (des champs) et des lignes (des enregistrements). Avant de rentrer les données, il faut les paramétrer (nombre, texte, date.) en créant la structure de la table. Pour créer la structure de la table, cliquez sur l objet «Tables», puis sur «Créer une table en mode Ebauche». Vous obtenez : Il suffit maintenant de rentrer les noms de champs, d indiquer le type (nombre, date ), les propriétés et surtout la clé primaire qui permettra d identifier formellement un enregistrement. Pour créer la clé primaire : - se positionner sur la flèche verte devant le nom du champ qui sera clé primaire - faire un clic droit - dans le menu, choisir «clé primaire» ; opération inverse 3 Fermer Etape la table, : saisir donnez les lui enregistrements un nom et enregistrez à la l aide des formulaires : pour l enlever

2 Les données dans les tables peuvent être saisies directement, mais il est plus simple et plus sûr de le faire à l aide de l objet «Formulaire». Pour créer un formulaire, cliquez sur l objet «Formulaire» dans la colonne «Base de données», puis sur «Utiliser l assistant de création de formulaire» ; vous obtenez : - sélectionnez la table - sélectionnez les champs - choisissez un type de formulaire - donnez un nom Vous pouvez maintenant saisir vos données en ouvrant le formulaire : Cliquez ici pour passer à la saisie de l enregistrement suivant 4 Etape : établir les relations entre les tables : Dans la perspective de créer des requêtes nécessitant le recours à plusieurs tables, il est nécessaire de construire des relations entre les tables. Pour établir les relations, cliquez sur «Outils» dans la barre de menu (en haut), puis sur «Relations» ; vous obtenez : Ajoutez les tables Vous obtenez :

3 Il faut cliquer sur la clé primaire d une table, et la faire glisser vers la clé secondaire dans l autre table. Vous obtenez : Fermez et enregistrez 5 Etape : créer des requêtes : Une requête est une question posée à la base de données (ex : quels sont les produits dont le taux de TVA est à 19,6%?) Pour créer une requête, cliquez sur l objet «Requêtes», puis sur «Créer une requête en mode Ebauche» ; vous obtenez : Ajoutez toutes les tables, puis sélectionnez les champs nécessaires à la requête, et appliquez, le cas échéant des critères de sélection 6 Etape : créer des états : Un état est un objet qui permet d imprimer d autres objets (requêtes, formulaires ) Pour créer un état, cliquez sur l objet «Etat», puis sur «Utiliser l assistant de création de rapports». Choisissez ce qu il faut imprimer et laisser vous guider. exemple avec NETFENUA Préambule Les bases de données peuvent être abordées non dans une démarche de développement (schémas conceptuel,

4 relationnel et physique), mais avec une démarche pédagogique : Observer les objets, les analyser et construire les notions associées. Le cas NetFenua est découpé en étapes : 1. la présentation des objets étudiés - 2. Les tables - 3. Les relations entre les tables - 4. Le modèle relationnel - 5. Les requêtes L'utilisation de BASE d'open Office nécessite un environnement Java. Vous pouvez vérifier s'il existe dans le menu [Outil - Option - Open office - Java] ou lors de la création d'une table sous BASE, un message d'erreur vous demande de l'installer. Il suffit de télécharger "Download J2SE JRE" sur et cliquer ensuite sur ce fichier pour l'installer. La manière de convertir Access en BASE se trouve dans le paragraphe ci-dessous.

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6 Passer d'access à Base Comme tous les modules de la suite Open Office, un format d'importation pour convertir les bases d'access est prévu. A l'ouverture de Base, sélectionner "se connecter à une base de données existante" et sélectionner "Microsoft Access" Les tables Dès le lancement de BASE, sélectionner l'icone "Table" (par défaut, BASE est sur le mode formulaire) et choisir "créer une table en mode ébauche". L'interface de la structure de la table ressemble à celle d'access. Pour indiquer une clé primaire : se positionner sur la ligne et bouton droit de la souris. Pour indiquer une concaténation de clés (deux ou plus) : copier-coller de la clé primaire et du champ, puis changer le nom du champ. Pour saisir les données : un double clic sur la table créée permet d'enregistrer les données Pour revenir à la structure de la table : un clic sur l'icone avec un petit crayon vert Pour avoir recours à une numérotation automatique des enregistrements : choisir en type de champ "Integer" et en bas "auto valeur" sur oui. Remarque : pour éviter des problèmes d'erreurs de syntaxes en SQL, ne faites pas comme moi ;-) Tapez les champs et les noms de tables en minuscules, ne mettez pas d'espaces ni d'accents. Les relations entre les tables [Outils - Relations] et la fenêtre de la représentation du modèle physique s'ouvre Ajouter les tables : [Insertion - Tables] ou l'icône avec une petite croix verte Matérialiser les liens entre les tables : pointer avec la souris sur la clé d'une table et tirer le lien vers un champs d'une autre table (clé étrangère) Paramétrer la mise à jour entre les tables : la clé primaire d'une table peut être la clé étrangère d'une autre table. En cas d'un nouvel enregistrement de la première table, nous désirons la mise à jour automatique de la clé étrangère. Sélectionner cette option. Problème de mise à jour d'une table : une fois les relations créées, si vous désirez modifier la structure d'une table, il faut d'abord supprimer le lien.

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9 Les requêtes Comme Access, BASE peut interpréter les requêtes directement en SQL (Structured Query Language) ou grace à une interface graphique. Aller dans le menu [Inserer-Mode SQL] Taper directement la requête et demander l'exécution [Editer- Exécuter la requête] ou l'icone avec une coche verte.

10 Les opérateurs de base en SQL sont SELECT - FROM - WHERE -AND - ORDER BY Il est préférable pour la lisiblité d'une requête d'aller à la ligne à chaque nouvel opérateur. Les erreurs les plus fréquentes sont des erreurs de noms de champs ou de tables, les majuscules et minuscules doivent être respectées.

11 SELECT est suivi des noms des champs que l'on cherche à afficher (c'est une projection). Si l'on veut afficher la listes des noms de société avec leurs effectifs, nous écrivons SELECT nom_ste,effectif (veillez à mettre un espace entre l'opérateur SELECT et la suite de la requêtes. Puis chaque champ est séparé par une virgule). FROM est suivi des noms des tables utiles dans la requête. Dans notre exemple, puis que l'on cherche à obtenir des informations provenant d'une seule table, nous écrivons. SELECT nom_ste,effectif FROM societe ORDER BY permet de classer les information en ordre ascendante (ORDER BY [nom du champ] ASC) ou descendante (ORDER BY [nom du champ] DESC). Par défaut, le classement est ascendant (aussi bien pour les

12 données numériques qu 'alphabétiques). Donc indiquer ASC ou rien du tout revient au même. Dans notre exemple, classer les entreprises depuis la plus grande jusqu'à la plus petite s'écrit : SELECT nom_ste, effectif FROM societe ORDER BY effectif DESC WHERE induit une sélection (ou restriction) de certains enregistrements, en mettant l'information recherchée entre ' (attention utilisez l'apostrophe sous le chiffre 4 du clavier et non le guillemet sous le 3). Attention aux fréquentes erreurs de syntaxe. Par exemple, si l'on cherche l'effectif de l'entreprise BOYER, en inscrivant 'BOYER', il n'y a aucune réponse, car lors de la saisie, BOYER a été tapé avec un espace après. Donc dans la requête il faut écrire 'BOYER ' SELECT nom_ste, effectif from societe WHERE nom_ste = 'BOYER ' AND est utilisé pour la suite des requêtes, que ce soit pour une autre restriction ou pour indiquer les jointures entre les tables. Les jointures sont nécessaires si les informations recherchées proviennent de plusieurs tables. Dans ce cas, les jointures entre les tables peuvent se faire si la clé primaire de l'une correspond à la clé étrangère de l'autre. Dans notre exemple, afficher le secteur d'activité des sociétés fait appel à une autre table

13 (secteur_activite). Ces deux tables sont en relation grâceà la clé Type_secteur. Cette relation s'écrit en indiquant le nom de la table suivi de la clé. Dans notre exemple nous écrivons : SELECT nom_ste, effectif,secteur FROM societe,secteur_activite WHERE nom_ste = 'BOYER ' AND societe.type_secteur=secteur_activite.type_secteur Remarque, s'il n'existait pas la restriction 'BOYER ' la jointure aurait débuté avec l'opérateur WHERE. SELECT nom_ste, effectif,secteur FROM societe,secteur_activite WHERE societe.type_secteur=secteur_activite.type_secteur