CHARTE UTILISATEURS VEHICULES DE SERVICES

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1 CHARTE UTILISATEURS VEHICULES DE SERVICES DOCUMENT EMIS PAR : Direction des Ressources Humaines Janvier 2013 Page 1 of 5

2 1. Politique automobile d Unis-Cité 1.1 Utilisation générale du véhicule Le véhicule est fourni dans un but professionnel aux antennes qui en font la demande et sous réserve de la validation du manager. Il reste la propriété de l association. Unis-Cité se réserve le droit de modifier ce document à tout moment si nécessaire 1.2 Contrat de location Type de contrat en place : location longue durée Durée du contrat : 36 mois et plus en fonction du nombre de km parcourus 1.3 Alternative salariale A compter du moment où un véhicule de service est mis à disposition à l ensemble des salariés d une antenne, l usage de véhicules personnels doit être strictement limité et justifié auprès de sa direction, conformément aux dispositions du règlement interne d UC en vigueur. 2 Attribution des véhicules 2.1 Conditions d'attribution Être employé dans l entreprise (CDI / CDD). Peut être utilisé par un volontaire de l association sous condition. Doit être à jour de sa visite médicale préalable à l'embauche L'association ne garantit pas systématiquement l'attribution d'un véhicule neuf Les conducteurs ne peuvent pas échanger leur véhicule entre antennes d une même région sans l'accord de leur hiérarchie Les employés ne répondant pas aux critères d'attribution de véhicules ne sont pas autorisés à conduire les véhicules de société Tout manquement à ces conditions sera suivi de la suppression du véhicule et d une sanction prévue dans la cadre du règlement intérieur. o GARANT de l application. Sont Manager : Au niveau de la région : Directeur (trice) de la Région 2.2 Conducteurs habilités Au niveau du département : Responsable d antenne Pour les postes opérationnels rattachés au national : Directrice nationale adjointe et autres fonctions de manager opérationnel Tous salariés de l antenne A titre occasionnel, les volontaires de l association désignés par les salariés encadrant. Les volontaires devront justifier de leur permis de conduire avec une ancienneté d au moins trois ans deux ans et n ayant subi aucun dommage au cours de la dernière année. Obligation de présenter à l'employeur la copie du permis de conduire de tous les conducteurs habilités Page 2 of 5

3 2.5 Permis de conduire Nombre d'années de permis : 2 ans Nombre d années de permis pour les volontaires : 3 ans Déclaration de perte de points à la DR Inspection annuelle du permis de conduire par le Manager Sanctions internes pour alcoolémie au volant ou autres infractions graves 3 Responsabilités et obligations du conducteur 3.1 Utilisation du véhicule L'utilisateur s'engage à respecter toutes les règles du bon usage du véhicule énoncées par l'entreprise, le Code de la route, le loueur et le constructeur Usage uniquement professionnel Respecter la charge utile énoncée par le constructeur 3.2 État du véhicule Le conducteur doit veiller à l'état intérieur et extérieur de son véhicule. Il doit à ce titre remplir à chaque utilisation le carnet d entretien fourni par l antenne L antenne s engage à nettoyer le véhicule (intérieur/extérieur) de façon régulière Interdiction de fumer à l'intérieur du véhicule Tous les dommages intérieurs ou extérieurs doivent être déclarés Sanctions en cas de non respect de ces règles 3.3 Amendes Sanctions pour le non paiement des amendes de stationnement (obligeant à un routage par le loueur) Sanctions des conducteurs (selon l échelle prévue par le règlement intérieur) en cas d'un nombre trop important d'amendes ou de non respect des règles 3.4 Téléphones portables Autorisation d'utiliser un kit mains libres Demande préalable d'autorisation Usage du téléphone non autorisé (arrêt obligatoire) Participation du collaborateur en cas de sinistre provoqué par l'utilisation d'un téléphone portable au volant 3.5 Prévention du risque routier Obligation de conduite prudente et responsable, respectant strictement le Code de la Route Réunion avec le management pour le débriefing après sinistre Sanctions pour le multi accidentés (non-utilisation du véhicule de service) Formations régulières et sensibilisation aux dangers de la route, à prévoir par la Direction Régionale Page 3 of 5

4 3.6 Politique d'eco-driving Obligation d'éviter tout déplacement en véhicule inutile ou non justifié et de lui préférer un moyen de transport alternatif (train) Obligation pour le conducteur de conduite responsable afin de limiter la consommation carburant, de vérification de la pression des pneumatiques, de limiter l'usage de la climatisation... 4 Commande restitution 4.7 Fin de contrat / restitution du véhicule (A la charge du Manager) Obligation de rendre le véhicule propre à la date voulue et au lieu indiqué Sanctions en cas de retard ou pièces manquantes (double des clés) Contribution aux frais de remise en état (définition des frais de remise en état du loueur, mode de paiement) Processus de restitution (PV de restitution, liste des documents de bord, double des clés ) 4.8 Rachat du véhicule Option réservé à toutes les catégories de salariés/conducteurs Conditions (pour les salariés ayant au moins deux ans d ancienneté) Frais de remise en état pris en compte dans le prix de vente, à la charge de l acheteur 5 Vie du véhicule et utilisation des services 5.1 Entretien Détail de la prestation souscrite (A voir avec le Manager) Procédure pour les opérations hors contrat (A voir avec le Manager) Le Manager est responsable du respect du calendrier de maintenance et des rappels constructeurs Responsabilité du conducteur en cas de non respect de ses obligations 5.2 Achat du carburant et autres frais Le carburant est à la charge de l antenne Les frais de parking sont également à la charge de l antenne, sauf si le parking aurait pu être évité. Dans ce cas, c est à la charge du conducteur. Les frais de péage sont également à la charge de l antenne, sauf si les routes à péage auraient pu être évitées. Dans ce cas, c est à la charge du conducteur. Sanctions en cas de non respect de ces obligations 5.3 Pneumatiques (A voir avec le manager) Détail de la prestation souscrite, réseau de garages pour le contrôle du parallélisme, crevaisons, équilibrage Page 4 of 5

5 Le conducteur est responsable de vérifier la pression et l état d'usure des pneumatiques Comment faire remplacer ses pneumatiques? (Coordonnées plateaux techniques Arva fournies aux Managers) 5.6 Gestion des sinistres Que faire après un accident : se rapprocher des Managers ou en leur absence se rapprocher de la plateforme Arval (numéro dans le carnet d entretien du véhicule) Obligation de déclarer tous les dommages à l'équipe de gestion du parc Assurer le Constat d'assurance, Si le dommage relève du conducteur, la franchise sera à la charge de ce dernier. 5.7 Réparation et remplacement du pare-brise Se rapprocher de son Manager 5.9 Couverture géographique Région 7 Acceptation de la Politique automobile Faire mentionner "lu et accepté", date et signature Page 5 of 5