Éléments de présentation et de mise en pages d un rapport technique

Transcription

1 Extrait de : VINET, Robert, PRÉGENT, Richard, CHASSÉ, Dominique Introduction au génie et aux projets d ingénierie. 3 e éd. Presses internationales de Polytechnique. Éléments de présentation et de mise en pages d un rapport technique 1. Page de titre ou page couverture Selon les consignes du professeur. 2. Interligne Interligne simple : citation en retrait note en bas de page référence bibliographique texte des tableaux, listes et index titre ou intertitre de plus d une ligne (y compris titre de tableau, légende de figure, élément d une table des matières) Interligne et demi : Double interligne : Triple ou quadruple interligne : texte courant avant et après intertitre (de section ou de paragraphe) après titre de chapitre 3. Pagination Pages préliminaires (pages qui précèdent l introduction) : paginer en chiffres romains en haut à droite ou au centre. Corps du texte : paginer en chiffres arabes en haut à droite ou au centre, en recommençant à 1 (même si des pages préliminaires précèdent). Annexes (pages qui suivent la conclusion et qui constituent un complément au texte) : paginer en chiffres arabes en haut à droite ou au centre, à la suite des pages du corps du texte. Inscription des numéros de page : compter toutes les pages, mais ne pas inscrire de numéro sur une page comportant un titre de subdivision importante. Par exemple, si la table des matières est contenue dans une seule page, celle ci compte dans la numérotation en chiffres romains, mais le numéro n'y est pas inscrit; si la table des matières comprend plusieurs pages, on n'inscrit pas de numéro sur la première, même si on la compte. Par exemple encore, on n'inscrit pas de numéro sur la page marquant le début d'un chapitre, mais on la compte.

2 2 4. Subdivisions du texte, titres et intertitr es Éviter de commencer un titre ou intertitre avec un article. Ne pas utiliser de ponctuation finale dans les titres, sauf les points de suspension, le point d interrogation et le point d exclamation, s il y a lieu (cas très rares dans des textes scientifiques). Pages préliminaires : ne pas numéroter les subdivisions, leur titre suffit à les identifier. Corps du texte : utiliser de préférence la numérotation pseudo décimale, sans le zéro et sans dépasser 4 niveaux (remarquer l appellation des subdivisions) : Chapitre 1 Section 1.1 Article Paragraphe N.B. Dans les intertitres (de section, d article ou de paragraphe), on ne mentionne pas le nom de la subdivision : Formes correctes Chapitre 1 Problème de sécurité ou 1. Problème de sécurité 1.1 Analyse des besoins Clôture de sécurité Formes fautives Section 1.1 Analyse des besoins Article Clôture de sécurité Annexes Utiliser de préférence la numérotation alphabétique Annexe A, Annexe B, etc. Donner un titre à chaque annexe et l indiquer dans la table des matières Annexe E Calculs détaillés 5. Références inter nes aux différentes parties du document Lorsqu on fait référence, dans le texte, à l une des parties du document, l identifier au complet ou à l aide de l abréviation appropriée, et indiquer la page : (voir chapitre 1, page 2) (chap. 1, p. 2 ) (voir figure 1.3, page 8) (fig. 1.3, p. 8) (voir section 1.3, page 7) (section 1.3, p. 7) (voir Annexe B, pages 34 37) (Annexe B, p )

3 3 6. Mise en relief des informations : italique, soulignement, gras et guillemets Emploi de l italique Mots étrangers Ces indications figurent dans le handbook de Maynard. Mots importants Dans la méthode que nous suivons, il faut distinguer phases, étapes et opérations. Titres d ouvrage (livres, revues, journaux, etc.) Les résultats des essais ont été publiés dans la revue La Recherche le mois dernier. Emploi du soulignement Mots isolés ou brefs segments de texte Il faut fournir trois exemplaires de la soumission. Titres courts SPÉCIFICATIONS ATTENTION : Le soulignement peut nuire à la clarté de la typographie. Emploi du gras Mot, expression, phrase courte, titre ou intertitre À cause du risque de choc électrique, n ouvrez jamais le couvercle de l appareil quand celui ci est branché. SPÉCIFICATIONS Emploi des guillemets Sens ou définition d un mot Un matériau ductile, c est un matériau «qui peut être allongé, étendu, étiré sans se rompre». Citation Selon notre directeur technique, «la priorité immédiate de la compagnie est la mise à niveau des systèmes informatiques». Mot d un niveau de langue différent de celui du texte courant Le comptable Lelarge pratiquait une gestion «capotée» des risques financiers. Mot auquel on donne un sens particulier. Nous avons mis au point un enduit protecteur amovible pour isoler le mécanisme : cette «pelure» invisible reste parfaitement homogène quand on la retire. Titre d une partie d un ouvrage (article de revue, chapitre d un livre, etc.). Dans le chapitre «L essor de la science au Québec», les auteurs de L Amérique francophone et les sciences citent une vingtaine de chercheurs de l École Polytechnique.

4 4 ATTENTION Ne pas abuser des procédés de mise en relief. Éviter d additionner les procédés suivants : italique avec soulignement, gras et guillemets. 7. Énumérations Selon que les éléments de l'énumération sont courts ou longs, et selon que l'on désire ou non insister sur l'autonomie, le nombre ou l'ordre de ces éléments : on annonce ou non l'énumération par un deux points; on en présente les éléments à l'horizontale ou la la verticale (voir plus loin); on recourt ou non à des jalons énumératifs : numéros ou lettres d'ordre, tirets, puces (voir plus loin); on met ou non une majuscule au premier terme de chaque élément. Les premiers termes des éléments d'une énumération doivent être de même nature (en général, ce sont des noms ou des verbes). On recourt de préférence aux numéros d'ordre lorsque, effectivement, l'ordre des éléments de l'énumération est important (par exemple, lorsqu'on énumère des opérations à effectuer dans un ordre donné). Étant donné qu'une énumération (à l'horizontale ou à la verticale) est une juxtaposition d'éléments, on n'utilise jamais la conjonction de coordination «et» entre l'avant dernier et le dernier élément. PRESENTATION A L'HORIZONTALE La compagnie accorde de nombreux avantages à ses cadres : voiture de service, remboursement des frais de déplacement, prime au rendement. La compagnie accorde de nombreux avantages à ses cadres : a) voiture de service; b) remboursement des frais de déplacement; c) prime au rendement. Vous êtes prié de présenter : 1 votre carte d'identité; 2 votre carte d'assurance maladie; 3 votre permis de conduire. PRESENTATION A LA VERTICALE La compagnie accorde de nombreux avantages à ses cadres : a) voiture de service; b) remboursement des frais de déplacement; c) prime au rendement. Pour obtenir le diplôme de maîtrise, l'étudiant doit : 1. Avoir réussi tous les cours inscrits à son plan d'études, y compris les cours complémentaires et les cours de langue[; ou.]

5 5 2. Avoir obtenu une moyenne cumulative d'au moins 3,0 pour l'ensemble des activités obligatoires de son programme d'études[; ou.] 3. Avoir présenté un mémoire qui a été accepté selon les modalités prévues à l'article 55[;ou.] 4. Avoir satisfait aux exigences de tous les autres règlements de l'école. Pour bien préparer son voyage, il faut : 1. s'informer sur sa destination : température, sécurité, coût de la vie, fêtes et coutumes, moyens de transport, etc.; 2. penser plusieurs jours d'avance à ce qu'il faut absolument emporter, et surtout à ce dont on peut se passer; 3. prévoir les situations difficiles; 4. apprendre à dire au moins quelques mots dans la langue du pays. J ALONS ENUMERATIFS (numéros d'ordre, lettres d'ordres, tirets, puces, etc.) On choisit parmi les numéros (I 1. 1 ), les lettres ( a) A. A ) et les autres jalons tels que les tirets ( ), les puces ( ), etc. On ne mélange pas les diverses composantes : ainsi, le tiret s'emploie seul, la parenthèse fermante s'emploie généralement avec une lettre minuscule, le point s'emploie généralement avec une lettre majuscule ou avec un chiffre arabe, etc. 8. Écriture des nombres Sauf s'il s'agit de données mathématiques ou statistiques, écrire en lettres les nombres inférieurs à 16 (car, à partir de là, la plupart des nombres s'écrivent en plus d'un mot). Voir cependant les cas énumérés cidessous. Écrire en chiffres les éléments suivants : mesures : 18 kg ; degrés : 10 C ; dénombrements : 7 utilisateurs sur 10 ; pourcentages : 12 % des utilisateurs ; numéros : le vol 16 à destination de Chicoutimi ; sommes d'argent : 0,38 $ l'unité ou 4,20 $ la douzaine ; heures et durées : l'avion décolle à 14 h 15; les bureaux sont ouverts de 9 h 00 à 16 h 30; la banque est ouverte de 10 h à 16 h; une course de 2 h 12 min 19 s; dans un tableau : 02:12:15. Ne pas écrire en chiffres les nombres qui contiennent plusieurs zéros, sauf dans des compilations de nombres (tableau, par exemple) : 100 millions ou cent millions. Dates : dans la correspondance : Montréal, le 14 juillet 1998 ou 14 juillet 1998; dans les tableaux, formulaires, listes : ou ou (plus rarement)

6 6 Espacement dans les nombres de quatre chiffres et plus : 5312 ; ; Abréviations, symboles et sigles Pour des indications générales et des listes d'abréviations, de symboles et de sigles courants, voir les ouvrages suivants : CAJOLET LAGANIÈRE, Hélène, COLLINGE, Pierre, LAGANIÈRE, Gérard. Rédaction technique, administrative et scientifique. 3 e éd. entièrement rev. et augm. Sherbrooke : Éditions Laganière, P Le guide du rédacteur. [En ligne]. Nouv. éd. rev. et augm. Ottawa : Bureau de la traduction, Ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Chapitre premier. (Page consultée le 16 mai 2004) Ne pas utiliser le symbole #, qui appartient à l'usage anglais, pour désigner un numéro; utiliser plutôt l'abréviation n o, au pluriel n os. 10. Tableaux Un tableau présente en général des séries de renseignement ou de données disposées sur les axes vertical et horizontal. Il est ordonné en colonnes et en rangées. Pour numéroter les tableaux, recourir à la numérotation pseudo décimale par chapitre, selon leur ordre d apparition. Tableau 1.1, Tableau 1.2, Tableau 2.1, Tableau 2.2, etc. Donner un titre à chacun (éviter les articles), et le placer au dessus du tableau (pas de point final après le titre). Employer dans les tableaux un style télégraphique, exploitant le plus possible les symboles et les abréviations. Toujours aligner les chiffres d une colonne dans un tableau. Présenter les tableaux dans le même sens de lecture que le texte où ils sont insérés. Si le tableau est présenté à l horizontale (format paysage) alors que le texte courant est disposé à la verticale (format portrait), on est forcé de tourner et de retourner le document, ce qui perturbe grandement la lecture. Insérer les tableaux le plus près possible du texte qui les mentionne.

7 7 EMPLOI DES MAJUSCULES ET DES MINUSCULES Majuscule initiale aux titres principaux des colonnes et des rangées. Minuscule initiale aux titres secondaires des colonnes et des rangées, surtout lorsque ces titres complètent grammaticalement ou logiquement un titre principal. Texte des colonnes : écrire entièrement en minuscules, sauf lorsqu'on est obligé de renoncer au style télégraphique pour faire des phrases grammaticalement complètes (ce qui requiert quelques majuscules en début de phrase, par exemple). 11. Figures Les figures sont des illustrations de différente nature : graphiques, dessins, schémas, photographies, cartes, diagrammes, organigrammes, etc. Pour numéroter les figures, recourir à la numérotation pseudo décimale par chapitre, selon leur ordre d'apparition. Figure1.1, Figure 1.2, Figure 2.1, Figure 2.2, etc. Donner une légende à chacune des figures (éviter les articles), et la placer en dessous de la figure (point final après la légende). Présenter les figures dans le même sens de lecture que le texte où elles sont insérées. Si la figure est présentée à l'horizontale (format «paysage») alors que le texte courant est disposé à la verticale (format «portrait»), on est forcé de tourner et de retourner le document, ce qui perturbe grandement la lecture. Insérer les figures le plus près possible du texte qui les mentionne. EMPLOI DES MAJUSCULES ET DES MINUSCULES Majuscule initiale aux expressions en toutes lettres qui définissent ce qu'on porte en abscisse et en ordonnée dans un graphique de la variation de y en fonction de x. Majuscule initiale aux mots qu'on juge plus importants (ou mots entièrement en majuscules) : par exemple, mots que l'on veut mettre en relief ou mots qui représentent une chose ou un concept que d'autres mots viennent détailler ou préciser. En dehors des deux cas ci dessus, écrire les mots en minuscules.

8 8 12. Listes Une liste est une énumération de renseignements souvent numérotés, inscrits les uns au dessous des autres et présentés sur une ou plusieurs colonnes. En général, les listes n ont pas de titre, mais sont précédées d une phrase d introduction. Voir plus haut le paragraphe «Énumérations». [suite du document à la page suivante]

9 9 13. Schéma général et ponctuation d'une référence bibliogr aphique La règle de base pour la rédaction des références bibliographiques est la suivante : Qui a écrit Quoi, (dans Quoi), Où, Quand et Comment? Qui Auteur(s) (maximum 3 dans le catalogue de la Bibliothèque) Quoi Titre de l article ou du livre ou du rapport Dans Quoi Titre du périodique ou du livre ou de la conférence Quand Date de publication Comment Pagination ou URL ZONES ET ORDRE D'ENCHAÎNEMENT ÉLÉMENTS ET PONCTUATION EXEMPLES TYPES (voir page suivante) 1. Auteur principal. NOM, Prénom. ou NOM, Prénom, NOM, Prénom, NOM, Prénom. 1a, 5a 2a, 7a Si plus de trois auteurs : NOM, Prénom du premier et al. ou et autres. ou NOM DE LA COLLECTIVITÉ AUTEURE. 3a 4a 2. Titre et sous titre. «Titre de la partie de l'ouvrage : sous titre». 3b et 3c, 7b 3. Auteur secondaire. 4. Édition. Titre de l'ouvrage : sous titre. Prénom Nom précédés ou suivis de la mention de la nature de la contribution (direction de publication, compilation, traduction, etc.), selon les renseignements donnés dans le document source. Numéro de l'édition si mentionné dans le document source et autre indication relative à l'édition telle que mentionnée dans le document source. 1b, 2b, 3d, 4b, 5b, 6a et 6b, 7c 2c, 6c, 7d 1c, 7e 5. Adresse bibliographique OU dans le cas d'article de périodique : Lieu de publication : éditeur, année de publication. 1d, 2d, 4c, 5c, 6d, 7f 6. Désignation de livraison. Vol., numéro, date de publication. 3e 7. Collation (sauf si 10 s'applique). 8. Collection. 9. Notes. 10. Localisation de la partie dans le document hôte. Nombre de pages. ou Nombre de volumes ou de tomes, etc., si > 1. Nom de la collection; numéro dans la collection s'il y a lieu. Renseignement complémentaire 1. Renseignement complémentaire 2. Renseignement complémentaire 3. Etc Numéro du volume ou du tome considéré s'il y a lieu, numéro de la page ou des pages considérées, ou séquence des pages considérées. 1e, 5d 4d 6e et 6f 2e, 5e, 7g 2f et 2g, 3f, 6g, 7h

10 10 EXEMPLES [a] [b] [c] [d] 1. DESJARDINS, Raymond. Le traitement des eaux. 2 e éd. rev. Montréal : Éditions de l'école Polytechnique [e] de Montréal, p. [a] [b] [c] 2. STANLEY, Jane, LOOMIS, Steve. Encyclopédie de la musique du XX e siècle. Trad. de l'anglais par Yvon [d] [e] [f] [g] Goyette. Genève : Du Lac, Accompagné d'une cassette d'extraits musicaux. Vol. IV, p [a] [b] [c] 3. LEBLANC, Anne Marie et al. «Les nouvelles technologies dans les petites entreprises : évolution ou [d] [e] [f] révolution?». Revue québécoise de génie industriel. Vol. 4, n o 2, févr P [a] 4. CONFÉRENCE DES RECTEURS ET DES PRINCIPAUX DES UNIVERSITÉS DU QUÉBEC. Répertoire des [b] mémoires et des thèses en préparation dans les établissements universitaires québécois. [c] [d] Montréal : Presses interuniversitaires du Québec, vol. [a] [b] [c] 5. ZUMTHOR, Paul. Histoire littéraire de la France médiévale (VI e XIV e siècles). Paris : Presses universitaires [d] [e] de France, p. Réimpr. Slatkine Reprints, [a] [b] [c] [d] 6. La Méditerranée : l'espace et l'histoire. Sous la direction de Fernand Braudel. Paris : Flammarion, [e] [f] [g] Coll. Champs; 156. P [a] [b] [c] 7. HOUP, Kenneth W., PEARSALL, Thomas E. "Feasability reports". Reporting technical information. [d] [e] [f] [g] Contributing author : Janice C. Redish. 7th edition. New York : Macmillan, The book is also [h] available on CD ROM. P Remarque : Quand on place la référence dans une liste bibliographique, on met la 2 e ligne et les suivantes en retrait de 3 à 5 espaces. Pour la citation de ressources électroniques, veuillez consulter le guide suivant: ÉCOLE POLYTECHNIQUE DE MONTRÉAL. BIBLIOTHÈQUE. «Comment citer selon le style Polytechnique». In Site de la Bibliothèque de l École Polytechnique de Montréal, [En ligne]. (Page consultée le 16 mai 2004)

11 11 Ouvrages utilisés dans la préparation du présent document CAJOLET LAGANIÈRE, Hélène, COLLINGE, Pierre, LAGANIÈRE, Gérard. Rédaction technique, administrative et scientifique. 3 e éd. entièrement rev. et augm. Sherbrooke : Éditions Laganière, p. CHASSÉ, Dominique, POUPARD, Jean Claude. Guide de révision grammaticale. Montréal : École Polytechnique de Montréal, p. CHASSÉ, Dominique, WHITNEY, Greg. Guide de rédaction des références bibliographiques. Montréal : École Polytechnique de Montréal, p. Le guide du rédacteur. [En ligne]. Nouv. éd. rev. et augm. Ottawa : Bureau de la traduction, Ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, (Page consultée le 16 mai 2004) MALO, Marie. Guide de la communication écrite au cégep, à l université et en entreprise. Montréal : Québec/Amérique, p. VINET, Robert, CHASSÉ, Dominique, PRÉGENT, Richard. Méthodologie des projets d ingénierie et communication. 6 e éd. Montréal : École Polytechnique de Montréal, p.