Division de l audit et de la supervision internes

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1 F IAOD/IPM/V2/2014 ORIGINAL : ANGLAIS DATE : 22 JANVIER 2014 Division de l audit et de la supervision internes Manuel de procédure en matière d enquêtes DEUXIEME EDITION

2 page 2 TABLE DES MATIÈRES SIGLES ET ABRÉVIATIONS INTRODUCTION DÉFINITIONS NORMES D ENQUÊTE... 9 NORMES APPLICABLES AUX ENQUÊTEURS... 9 CONFIDENTIALITÉ... 9 PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES ALLÉGATIONS FAUSSES OU MALVEILLANTES INSTANCE CHARGÉE DE MENER L ENQUÊTE ET SON MANDAT NATURE DE LA CONDUITE D ENQUÊTES POUVOIRS D'ENQUÊTE DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX INCIDENTS DE SECURITÉ INFORMATIQUE DOMAINES EXCLUS DU CHAMP DE CONDUITE DES ENQUÊTES FAUTE ALLÉGUÉE DEVOIR DE SIGNALEMENT MÉCANISMES INTERNES D ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS RÉCEPTION DES INFORMATIONS CONFIDENTIALITÉ DU SIGNALEMENT ET DE L IDENTITÉ DE LA SOURCE ACCUSÉ DE RÉCEPTION DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX ALLÉGATIONS DE HARCÈLEMENT, DE DISCRIMINATION ET DE REPRÉSAILLES SIGNALEMENT DE FAUTES ALLEGUEES CONCERNANT LA DASI PROCÉDURE D ENQUÊTE PLANIFICATION DE L ENQUÊTE... 17

3 page 3 ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE RÉSULTAT DE L ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE ENQUÊTE COMPLÈTE Notification à la personne faisant l objet de l enquête MESURES PROVISOIRES DÉLAI DE RÉALISATION DE L ENQUÊTE ÉLÉMENTS DE PREUVE RASSEMBLEMENT DES PREUVES PERTINENCE ET ÉVALUATION DES ÉLÉMENTS DE PREUVE TRAITEMENT ET MISE EN LIEU SÛR DES ÉLÉ MENTS DE PREUVE Documents originaux ou copies ÉLÉMENTS DE PREUVE ÉLECTRONIQUES PREUVES TECHNICO-LÉGALES AUDITIONS OBLIGATIONS D ÉQUITÉ AU COURS D AUDITIONS CHRONOLOGIE DES AUDITIONS PARTICIPANTS AUX AUDITIONS Personnes procédant à l audition Observateur Interprètes PROCÉS-VERBAL D AUDITION Enregistrement sonore et visuel COMMUNICATION DES CONCLUSIONS DE L ENQUÊTE RAPPORT D EVALUATION PRELIMINAIRE RAPPORT D ENQUÊTE Confidentialité Structure des rapports d enquête Présentation du projet de rapport d enquête pour observations Rapport d enquête final RAPPORT SUR LA GESTION OU MÉMORANDUM À L INTENTION DE LA DIRECTION.. 31 NOTIFICATION DE LA CONCLUSION AUX PARTICIPANTS A L ENQUÊTE AUTORITÉS NATIONALES... 32

4 page RÉVISION... 33

5 page 5 SIGLES ET ABRÉVIATIONS DGRH OCIS DASI DTIC OMPI Département de la gestion des ressources humaines Organe consultatif indépendant de surveillance de l OMPI Division de l audit et de la supervision internes Département des technologies de l information et de la communication Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle

6 page 6 1. INTRODUCTION 1. Cette deuxième édition du Manuel de procédure en matière d enquêtes a été établie par la Division de l audit et de la supervision internes (DASI) de l Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI), conformément à la Charte de la supervision interne 1 de l OMPI. 2. Le présent manuel est conçu comme un guide pratique pour la conduite d enquêtes par tout le personnel de la DASI chargé de mener des enquêtes, y compris des personnes externes engagés par la DASI pour l aider dans cette tâche. Il est aussi destiné à constituer une source privilégiée de renseignements à l intention des fonctionnaires de l OMPI et des États membres qui les aidera à comprendre l enquête en tant que fonction de supervision. 3. Le présent manuel a été rédigé conformément aux normes d enquête généralement acceptées, compte tenu des Lignes directrices uniformes en matière d enquête et des bonnes pratiques des organisations du système des Nations Unies. Il respecte les règlements de l OMPI en vigueur à la date de publication du manuel, notamment la Politique en matière d enquêtes, le Règlement financier et son règlement d exécution, le Statut et Règlement du personnel et les ordres de service applicables. En cas de divergence entre le présent manuel et les règlements de l OMPI, ce sont ces derniers qui priment. 4. Normalement, l enquête ne concerne pas les domaines faisant l objet d une disposition distincte, notamment : les différends ou plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail; les griefs découlant de décisions administratives ayant trait aux conditions d emploi d un fonctionnaire; les questions et les différends liés à la performance des fonctionnaires. 5. Le présent manuel remplace la première édition du Manuel de procédure en matière d enquêtes publiée en juillet Charte de la supervision interne, paragraphe 13.c). La dernière version en date de la Charte de la supervision interne a été approuvée par l Assemblée générale de l OMPI à sa quarante et unième session, tenue en octobre 2012 (WO/GA/41/10 Rev. et WO/GA/41/18).

7 page 7 2. DÉFINITIONS 6. Les définitions ci-après s appliquent aux fins du présent manuel : ALLÉGATION DE FAUTE 7. Affirmation formulée par une personne qui a des raisons de croire, d après des informations factuelles, qu une faute a été ou a pu être commise. AUTEUR D UNE PLAINTE 8. Personne qui effectue, à l attention de la DASI, une communication de bonne foi qui révèle ou démontre une intention de révéler qu une faute a pu être commise, et qui est la victime de la faute alléguée (voir aussi la définition de la source). ACTION OU PROCEDURE DISCIPLINAIRE 9. Procédure engagée contre un fonctionnaire en vertu du chapitre X du Statut et Règlement du personnel. ÉLEMENT DE PREUVE 10. Tout type de preuve tendant à établir un fait pertinent en l espèce (c est-à-dire un fait permettant d étayer ou de rejeter une allégation de faute). Inclut notamment les déclarations orales de témoins, y compris les avis d experts sur des questions techniques, les documents, les enregistrements électroniques, sonores et vidéo, et les photographies. ENQUÊTE 11. Procédure d enquête officielle consistant à examiner les allégations de faute et d acte répréhensible afin de déterminer si elles se sont produites et, dans l affirmative, identifier la ou les personnes responsables 2. La procédure d enquête, au sens large, comprend généralement deux phases : une évaluation préliminaire suivie, le cas échéant, d une enquête complète (voir la section 6, Procédure d enquête ). 12. Sauf indication contraire ou à moins qu un autre sens ne ressorte clairement du contexte, le terme enquête est employé dans le présent manuel dans son acception large et désigne toutes les activités d enquête conduites au cours de l évaluation préliminaire ou de l enquête complète. ENQUÊTEUR 13. Membre de la DASI ou personne désignée par le directeur de la DASI pour conduire une enquête portant sur des allégations de faute ou d acte répréhensible. Un enquêteur peut aussi être une personne désignée directement par le Directeur général pour enquêter sur des allégations de faute ou d acte répréhensible concernant le directeur de la DASI. 2 Charte de la supervision interne de l OMPI, paragraphe 2.c).

8 page 8 FAUTE 14. Fait, pour un fonctionnaire, de ne pas observer les règles de conduite ou les normes de comportement prescrites au titre du Statut et Règlement du personnel de l OMPI, du Règlement financier et de son règlement d exécution, des ordres de service, des Normes de conduite de la fonction publique internationale 3 et d autres textes administratifs applicables, tels que périodiquement modifiés. Un tel manquement peut être délibéré (acte intentionnel ou volontaire) ou être la conséquence d un manquement extrême ou grave au devoir de diligence attendu d une personne raisonnable face à un risque raisonnablement prévisible (négligence lourde) ou d une absence totale de prise en compte d un risque susceptible de causer un préjudice (inconscience). ÉVALUATION PRELIMINAIRE 15. Première phase de la procédure d enquête. Elle consiste à analyser l allégation (ou les allégations) de faute et éventuellement à rassembler, conserver et mettre en lieu sûr les éléments de preuve fondamentaux, puis à évaluer ceux-ci, en vue de déterminer s il est justifié de procéder à une enquête complète (pour plus de précisions, voir la section 6, Procédure d enquête ). REPRESAILLES 16. Voir la définition formulée dans la «Politique de protection des lanceurs d alerte» de l OMPI 4. SOURCE 17. Personne qui effectue, à l attention de la DASI, une communication de bonne foi qui révèle ou démontre une intention de révéler qu une faute a pu être commise, mais qui n est pas nécessairement la victime de la faute alléguée (voir aussi la définition de l auteur de la plainte). PERSONNE FAISANT L OBJET DE L ENQUÊTE 18. Fonctionnaire qui fait l objet d une enquête par suite d une allégation formulée ou sur la base d éléments de preuve réunis au cours d une procédure d enquête. TEMOIN 19. Toute personne qui assiste à un fait ou un acte en rapport avec une faute alléguée ou un acte répréhensible, le voit, en a connaissance ou en atteste l existence. 3 L article 1.5.c) du Statut et Règlement du personnel dispose que les Normes de conduite de la fonction publique internationale (2013) promulguées par la Commission de la fonction publique internationale s appliquent à tous les fonctionnaires. 4 Ordre de service relatif à la Politique de protection des personnes qui collaborent à une activité de supervision ou qui signalent des fautes ou d autres irrégularités ( Politique de protection des lanceurs d alerte ) en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures.

9 page 9 3. NORMES D ENQUÊTE NORMES APPLICABLES AUX ENQUÊTEURS 20. Le directeur de la DASI et les personnes qu il/elle désigne pour mener des enquêtes (enquêteurs) respectent les principes d objectivité, d impartialité et d équité pendant toute la procédure d enquête et conduisent leurs activités de manière compétente et avec le plus haut degré d intégrité En particulier, le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés exercent leurs fonctions en toute indépendance vis-à-vis de personnes responsables d activités opérationnelles ou participant à celles-ci, et des fonctionnaires susceptibles de faire l objet d enquêtes; ils ne subissent aucune influence inopportune et travaillent à l abri de la crainte de représailles Le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés évitent les conflits d intérêts et prennent toute mesure appropriée pour éviter toute perception de conflit d intérêts. Les enquêteurs désignés avisent le directeur de la DASI, en temps utile, de tout conflit d intérêts existant ou potentiel avec une enquête à laquelle ils participent, et le directeur de la DASI prend toute mesure appropriée pour régler le conflit. Les conflits d intérêts importants sont signalés à l Organe consultatif indépendant de surveillance (OCIS) qui recommande les mesures éventuelles à prendre pour limiter et réduire les effets indésirables de tout conflit d intérêts Les activités d enquête doivent préserver la confidentialité, respecter les droits et obligations individuels du personnel de l OMPI et être menées en stricte conformité avec le principe de présomption d innocence. CONFIDENTIALITÉ 24. Le caractère confidentiel d une enquête interne est consacré dans la Charte de l audit interne de l OMPI Il existe une obligation de confidentialité en ce qui concerne les informations et les éléments de preuve obtenus pendant l enquête. 26. La confidentialité d une enquête est respectée par le directeur de la DASI, les enquêteurs désignés et quiconque participant à l enquête, y compris l auteur de la plainte ou la source du signalement d une faute éventuelle, la personne qui fait l objet de l enquête, les témoins, les observateurs, les interprètes et toute autre personne appelée à aider la DASI dans ses activités d'enquête Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe 3. Ibid. Charte de la supervision interne, paragraphe 5. Ibid., paragraphes 10, 13.b) et 21.

10 page Toutes les personnes participant ainsi à l enquête ne doivent communiquer de renseignements ou d éléments de preuve, y compris le fait qu une enquête est conduite, à personne, sauf à leur représentant légal, le cas échéant. Sauf instruction contraire donnée par la DASI, elles peuvent communiquer avec le médiateur 9 ou le chef du Bureau de la déontologie 10. Une personne peut informer son supérieur hiérarchique qu elle sera auditionnée par la DASI de manière à être autorisée à s absenter pour cause d enquête, mais ne peut communiquer aucun renseignement se rapportant à l enquête à son supérieur hiérarchique. 28. Les enquêteurs rappellent à tous les participants à des activités d enquête qu ils sont liés par l obligation de confidentialité. 29. Le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés protègent les informations recueillies dans le cadre des activités d enquête contre toute divulgation non autorisée 11. La DASI est toutefois habilitée à utiliser ces renseignements dans la mesure où ils sont nécessaires pour les besoins légitimes de l enquête ou de l Organisation. La DASI peut notamment communiquer des informations à certaines personnes, si cela est nécessaire aux fins de la poursuite de l enquête. De même, le directeur de la DASI peut également transmettre ces informations à une partie concernée ou un chef de programme qui a besoin d en disposer, par exemple, dans le cadre de procédures administratives, disciplinaires ou judiciaires La DASI doit garder confidentielle l identité de la source de l allégation initiale de faute et ne la divulguer qu aux seules personnes qui en ont un besoin légitime pour l enquête ou toute procédure ultérieure Pour protéger la réputation d une personne contre laquelle des allégations de faute ont été formulées, l identité de cette personne n est divulguée que sur la base d un besoin de savoir avéré, c est-à-dire uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour que la DASI puisse poursuivre ses activités d enquête ou pour protéger les intérêts de l Organisation. 32. Chaque enquêteur est chargé de veiller à la confidentialité et à la sécurisation des dossiers et des éléments de preuve rassemblés et conservés en ce qui concerne les affaires sur lesquelles il enquête. 33. Toute exception au devoir de confidentialité doit être expressément autorisée par le directeur de la DASI. 34. Cette obligation de confidentialité demeure après avoir quitté l OMPI. 35. Le non-respect de la confidentialité dans le cadre d'une enquête peut être constitutif d une faute professionnelle et faire l objet d une procédure disciplinaire en vertu du Statut et Règlement du personnel. 9 Ordre de service relatif au Bureau du médiateur en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 10 Ordre de service relatif au Bureau de la déontologie de l OMPI en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 11 Politique en matière d enquêtes, paragraphe Charte de la supervision interne, paragraphes 10 et Statut et Règlement du personnel, article 1.7.c).

11 page 11 PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES 36. Le droit du personnel de l OMPI de communiquer avec le directeur de la DASI et de lui fournir des renseignements en toute confidentialité, sans crainte de représailles, est garanti par le Directeur général en vertu de la Charte de la supervision interne 14, de l article 1.7 du Statut et Règlement du personnel et des ordres de service pertinents Une mesure de représailles prise contre un fonctionnaire ayant dénoncé une faute ou un acte répréhensible allégué ou coopérant à une enquête constitue une faute, passible d une procédure disciplinaire ou d une autre action approprié à l encontre de la personne responsable. ALLÉGATIONS FAUSSES OU MALVEILLANTES 38. Les dispositions relatives à la confidentialité et les mesures de protection contre les représailles décrites plus haut ne s appliquent qu à des personnes qui agissent de bonne foi et fournissent des informations qu elles ont raisonnablement lieu de croire véridiques. 39. Lorsqu une personne formule des allégations ou communique des informations connues comme étant fausses ou dans une intention malveillante, l identité de cette personne, en tant que source, n est pas protégée. La formulation d allégations ou la communication d informations connues comme étant fausses ou fallacieuses, ou au mépris de leur exactitude, constitue une faute grave et peut entraîner l application de mesures disciplinaires ou d autres mesures administratives appropriées Charte de la supervision interne, paragraphe 9. Voir l ordre de service relatif à la Politique de protection des personnes qui collaborent à une activité de supervision ou qui signalent des fautes ou d autres irrégularités ( Politique de protection des lanceurs d alerte ) en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 16 Statut et Règlement du personnel, article 1.7.

12 page INSTANCE CHARGÉE DE MENER L ENQUÊTE ET SON MANDAT NATURE DE LA CONDUITE D ENQUÊTES 40. Les activités d enquête de la DASI comprennent toutes les activités d établissement des faits menées lors de l évaluation préliminaire et de l enquête complète (voir la section 6, Procédure d enquête ). Elles visent à réunir et à examiner les éléments de preuve disponibles, qu ils soient à charge ou à décharge, c est-à-dire les éléments de preuve qui étayent ou réfutent une allégation. Les conclusions d une enquête sont déterminées par un processus de rassemblement et d analyse d informations impartial, objectif et indépendant, qui peut comprendre des déductions raisonnables 17 et qui repose uniquement sur des faits et des éléments de preuve étayés. 41. Une enquête au sein de l OMPI est administrative par nature, contrairement aux enquêtes pénales et autres actions judiciaires. La fonction d enquête relève du système de justice interne de l OMPI, qui est fondé sur les règlements internes de l Organisation et non sur les législations nationales. 42. Une enquête n est pas une mesure punitive. Conformément à la disposition du Statut et Règlement du personnel de l OMPI, une lettre envoyée par le directeur du DGRH initie la procédure disciplinaire. La séparation entre la fonction d enquête et la procédure disciplinaire assure les freins et contrepoids nécessaires à la bonne administration de la justice. POUVOIRS D'ENQUÊTE 43. Le directeur de la DASI a le pouvoir et la responsabilité d enquêter sur les éventuels cas de faute professionnelle, d irrégularité ou de malversation au sein de l OMPI relevant de son mandat Le directeur de la DASI détermine en toute indépendance si une faute alléguée doit donner lieu à une enquête. 45. Le directeur de la DASI jouit de l indépendance dans sa direction des activités d enquête et a le pouvoir de prendre et d appliquer toute mesure, et de rendre compte de toute question ou conduite qu il juge nécessaire pour remplir son mandat et sa fonction, tels qu énoncés dans la Charte de la supervision interne 19. Il est chargé de gérer l ensemble des enquêtes et des enquêteurs travaillant pour la DASI. 46. Le directeur de la DASI est habilité à conduire des enquêtes portant sur des allégations à l encontre de tout fonctionnaire de l OMPI. 47. Pour conduire leurs enquêtes, le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés jouissent d un accès libre, illimité, direct et immédiat, à tous les fonctionnaires, aux dossiers, aux biens et locaux de l OMPI Politique en matière d enquêtes, paragraphe 20, et Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe Charte de la supervision interne, paragraphe 14.h). 19 Ibid., paragraphe Ibid., paragraphe 7.

13 page Les fonctionnaires de l OMPI ont le devoir de coopérer sans réserve à toute enquête menée par la DASI et de répondre rapidement et pleinement aux demandes de renseignement de cette division 21. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX INCIDENTS DE SECURITÉ INFORMATIQUE 49. La Section de la sécurité informatique est principalement chargée d'identifier et d évaluer les incidents de sécurité informatique ainsi que de les enregistrer et d y remédier. Exceptionnellement, dans les cas de faute alléguée, le directeur de la DASI peut lui demander directement d intervenir. 50. S il est soupçonné qu un incident de sécurité informatique est imputable à une faute d un fonctionnaire et non pas à une défaillance technique ou à un événement extérieur, les faits sont communiqués immédiatement au directeur de la DASI 22. Si le directeur de la DASI décide qu il est nécessaire d enquêter sur une faute alléguée, il informe par écrit le chef de la Section de la sécurité informatique et le directeur du Département des technologies de l information et de la communication que la DASI assume la responsabilité de l enquête. DOMAINES EXCLUS DU CHAMP DE CONDUITE DES ENQUÊTES 51. Normalement, l enquête ne porte pas sur les questions traitées par d autres mécanismes, notamment : a) les différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail, qui peuvent être traités par voie de recours informel ou selon une procédure précise de règlement formel 23 ; b) les griefs découlant de décisions administratives ayant trait aux conditions d emploi d un fonctionnaire, devant être traités par l agent concerné selon la procédure de recours décrite au chapitre XI, Règlement des différends du Statut et Règlement du personnel 24 ; et c) les questions et différends liés à la performance des fonctionnaires Politique en matière d enquêtes, paragraphe 22; paragraphe 6 de la Politique de protection des lanceurs d alerte en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures ; et Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe Politique de l OMPI concernant la gestion des incidents en matière de sécurité informatique V3.0 (2013), section Statut et Règlement du personnel, chapitre XI, Règlement des différends, en particulier article 11.4 et disposition , Règlement administratif des différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail ; article 11.3 et dispositions connexes, et ordre de service relatif au Bureau du médiateur en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 24 En particulier l article 11.4 du Statut et Règlement du personnel et la disposition , Règlement administratif des demandes de réexamen d autres décisions administratives. 25 Statut et Règlement du personnel, chapitre XI, Règlement des différends, en particulier article 11.4 et disposition , Règlement administratif des objections concernant l évaluation des performances.

14 page FAUTE ALLÉGUÉE DEVOIR DE SIGNALEMENT 52. Les fonctionnaires de l OMPI ont le devoir de signaler les éventuelles fautes professionnelles 26. MÉCANISMES INTERNES D ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS 53. Conformément à l article 1.7 du Statut et règlement du personnel, les fonctionnaires doivent signaler les éventuelles fautes professionnelles : a) à un supérieur hiérarchique, b) au cabinet du Directeur général, ou c) au président du Comité de coordination, qui doivent chacun, lorsqu ils reçoivent un signalement, en informer le directeur de la DASI Le directeur de la DASI reçoit également directement de toute personne, y compris des fonctionnaires individuels, des signalements de faute, y compris des plaintes ou informations concernant l existence éventuelle de fraudes, de gaspillages, d abus de pouvoir, de non-respect des règlements de l OMPI dans des questions d administration, de personnel et d autres questions, ou d autres irrégularités relevant de son mandat Les signalements, les plaintes ou des informations concernant des fautes alléguées peuvent être portés à l attention du directeur de la DASI : a) en personne; b) par téléphone (+41 (0) ); c) par écrit, y compris par courriel ); ou d) à l aide du formulaire d alerte en ligne ( RÉCEPTION DES INFORMATIONS 56. La DASI enregistre toute plainte ou information relative à une faute alléguée, en provenance de toute source, telle que : a) victimes ou témoins d une faute alléguée, y compris des fonctionnaires et des sources extérieures; 26 Politique en matière d enquêtes, paragraphe 12, et Normes de conduite de la fonction publique internationale (2013), paragraphe 20. Voir aussi la Politique de protection des lanceurs d alerte, paragraphe 5, et les Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe Voir aussi paragraphe 13 de la Politique de protection des lanceurs d alerte en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 28 Charte de la supervision interne, paragraphe 8. Statut et règlement du personnel, article 1.7.

15 page 15 b) informations anonymes reçues par le directeur ou des enquêteurs de la DASI; c) supérieurs hiérarchiques ou chefs de programme; d) plainte transmise par le directeur du DGRH (discrimination et/ou harcèlement) 29 ou le Bureau de la déontologie (représailles) 30 ; e) éléments découverts ou mis en lumière par la DASI pendant une activité de supervision. 57. Le directeur de la DASI veille à ce que chaque allégation de faute soit enregistrée, évaluée et traitée dans le cadre d un système cohérent, fiable et garantissant la confidentialité. CONFIDENTIALITÉ DU SIGNALEMENT ET DE L IDENTITÉ DE LA SOURCE 58. Les signalements de faute éventuelle sont reçus à titre confidentiel et peuvent également être déposés de manière anonyme. 59. La DASI doit garder confidentielle l identité de la source de l allégation initiale de faute et ne la divulguer qu aux seules personnes qui en ont un besoin légitime pour l enquête ou toute procédure ultérieure Des efforts diligents doivent être faits, par tous les moyens disponibles, en vue de rassurer une source anonyme quant à l engagement de l OMPI de préserver la confidentialité et de protéger le fonctionnaire contre toute mesure de rétorsion. Un enquêteur devrait encourager la source anonyme à divulguer son identité afin de permettre une évaluation pleine et entière des faits dont elle a connaissance pour pouvoir justifier une enquête complète. 61. Compte tenu de la nécessité de préserver le caractère confidentiel de la procédure d enquête, le Directeur général et d autres chefs de programme ayant besoin d en avoir connaissance peuvent être informés du signalement d une faute éventuelle, à la discretion du directeur de la DASI. 62. Aucune personne n a le droit d être informée des allégations à ce stade préliminaire, sauf en cas de menace imminente pesant sur les activités de l OMPI ou la sûreté du personnel de l OMPI. ACCUSÉ DE RÉCEPTION 63. Sauf si les informations initiales ont été reçues de façon anonyme, il est adressé à la source, par écrit, un accusé de réception du signalement d une faute éventuelle. 29 Statut et règlement du personnel, article 11.4, Règlement formel des différends et disposition , Règlement administratif des différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail. 30 Politique de protection des lanceurs d alerte. 31 Statut et règlement du personnel, article 1.7 et Politique en matière d enquêtes, paragraphe 27.

16 page 16 DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX ALLÉGATIONS DE HARCÈLEMENT, DE DISCRIMINATION ET DE REPRÉSAILLES 64. Les plaintes formelles pour discrimination ou harcèlement doivent être adressées au directeur du DGRH Toute plainte pour représailles dont est victime une personne ayant dénoncé une faute alléguée ou participant à une activité de supervision doit être adressée au Bureau de la déontologie 33. SIGNALEMENT DE FAUTES ALLEGUEES CONCERNANT LA DASI 66. Lorsque des allégations de fautes concernent le personnel de la DASI, son directeur en informe immédiatement l OCIS, qui formule les recommandations appropriées Les allégations de fautes concernant le directeur de la DASI sont communiquées au Directeur général, qui en informe immédiatement les présidents du Comité de coordination et de l OCIS et peut transmettre le dossier à une instance extérieure chargée de mener l enquête Statut et Règlement du personnel, article 11.4, Règlement formel des différends et disposition , Règlement administratif des différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail. 33 Politique de protection des lanceurs d alerte. 34 Politique en matière d enquêtes, paragraphe Ibid.

17 page PROCÉDURE D ENQUÊTE 68. Dès réception et enregistrement d une allégation de faute, une enquête est ouverte; la procédure comprend généralement deux phases : la DASI procède tout d abord à une évaluation préliminaire des renseignements reçus; puis elle peut décider, si elle le juge approprié, d ouvrir une enquête complète 36. Une planification appropriée doit être garantie tout au long de la procédure Le directeur de la DASI nomme un enquêteur chargé de conduire les activités d enquête sur une affaire précise. PLANIFICATION DE L ENQUÊTE 70. Il est toujours conseillé d établir un plan d enquête permettant d établir les éléments pertinents, de réunir les éléments de preuve nécessaires et de faire en sorte que l enquête soit conduite de manière efficace et rapide. ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE 71. Avant d ouvrir une enquête complète, la DASI procède toujours à une évaluation préliminaire des informations reçues. 72. Le but de l évaluation préliminaire est de déterminer si : a) de prime abord, le comportement allégué, pour autant qu il soit établi, constitue une faute; b) l affaire relève de la compétence de la DASI par voie d enquête ou d un autre organe, ou s il existe des moyens plus appropriés et moins formels d intervention, par exemple une action de la hiérarchie ou du DGRH, ou dans le cadre du système de justice interne; c) l allégation est significative. Les facteurs à prendre e compte sont notamment la gravité de la faute alléguée et son incidence potentielle pour l OMPI. Normalement, des plaintes marginales ou futiles ne justifient pas une enquête; d) l allégation est vérifiable. Les facteurs à prendre en compte sont le temps écoulé entre les événements allégués et le signalement de la faute, l existence d informations et le caractère précis, suffisant et fiable du signalement de la faute; e) des informations crédibles indiquent que la faute alléguée a été commise. 73. L évaluation préliminaire comprend généralement les étapes suivantes : a) détermination des normes juridiques applicables aux allégations et à l affaire examinée; b) établissement des faits fondamentaux et préservation des éléments de preuve, notamment au moyen d auditions, le cas échéant; Politique en matière d enquêtes, paragraphes 18 et 19. Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphes 29 à 32.

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