Division de l audit et de la supervision internes

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1 F IAOD/IPM/V2/2014 ORIGINAL : ANGLAIS DATE : 22 JANVIER 2014 Division de l audit et de la supervision internes Manuel de procédure en matière d enquêtes DEUXIEME EDITION

2 page 2 TABLE DES MATIÈRES SIGLES ET ABRÉVIATIONS INTRODUCTION DÉFINITIONS NORMES D ENQUÊTE... 9 NORMES APPLICABLES AUX ENQUÊTEURS... 9 CONFIDENTIALITÉ... 9 PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES ALLÉGATIONS FAUSSES OU MALVEILLANTES INSTANCE CHARGÉE DE MENER L ENQUÊTE ET SON MANDAT NATURE DE LA CONDUITE D ENQUÊTES POUVOIRS D'ENQUÊTE DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX INCIDENTS DE SECURITÉ INFORMATIQUE DOMAINES EXCLUS DU CHAMP DE CONDUITE DES ENQUÊTES FAUTE ALLÉGUÉE DEVOIR DE SIGNALEMENT MÉCANISMES INTERNES D ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS RÉCEPTION DES INFORMATIONS CONFIDENTIALITÉ DU SIGNALEMENT ET DE L IDENTITÉ DE LA SOURCE ACCUSÉ DE RÉCEPTION DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX ALLÉGATIONS DE HARCÈLEMENT, DE DISCRIMINATION ET DE REPRÉSAILLES SIGNALEMENT DE FAUTES ALLEGUEES CONCERNANT LA DASI PROCÉDURE D ENQUÊTE PLANIFICATION DE L ENQUÊTE... 17

3 page 3 ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE RÉSULTAT DE L ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE ENQUÊTE COMPLÈTE Notification à la personne faisant l objet de l enquête MESURES PROVISOIRES DÉLAI DE RÉALISATION DE L ENQUÊTE ÉLÉMENTS DE PREUVE RASSEMBLEMENT DES PREUVES PERTINENCE ET ÉVALUATION DES ÉLÉMENTS DE PREUVE TRAITEMENT ET MISE EN LIEU SÛR DES ÉLÉ MENTS DE PREUVE Documents originaux ou copies ÉLÉMENTS DE PREUVE ÉLECTRONIQUES PREUVES TECHNICO-LÉGALES AUDITIONS OBLIGATIONS D ÉQUITÉ AU COURS D AUDITIONS CHRONOLOGIE DES AUDITIONS PARTICIPANTS AUX AUDITIONS Personnes procédant à l audition Observateur Interprètes PROCÉS-VERBAL D AUDITION Enregistrement sonore et visuel COMMUNICATION DES CONCLUSIONS DE L ENQUÊTE RAPPORT D EVALUATION PRELIMINAIRE RAPPORT D ENQUÊTE Confidentialité Structure des rapports d enquête Présentation du projet de rapport d enquête pour observations Rapport d enquête final RAPPORT SUR LA GESTION OU MÉMORANDUM À L INTENTION DE LA DIRECTION.. 31 NOTIFICATION DE LA CONCLUSION AUX PARTICIPANTS A L ENQUÊTE AUTORITÉS NATIONALES... 32

4 page RÉVISION... 33

5 page 5 SIGLES ET ABRÉVIATIONS DGRH OCIS DASI DTIC OMPI Département de la gestion des ressources humaines Organe consultatif indépendant de surveillance de l OMPI Division de l audit et de la supervision internes Département des technologies de l information et de la communication Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle

6 page 6 1. INTRODUCTION 1. Cette deuxième édition du Manuel de procédure en matière d enquêtes a été établie par la Division de l audit et de la supervision internes (DASI) de l Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI), conformément à la Charte de la supervision interne 1 de l OMPI. 2. Le présent manuel est conçu comme un guide pratique pour la conduite d enquêtes par tout le personnel de la DASI chargé de mener des enquêtes, y compris des personnes externes engagés par la DASI pour l aider dans cette tâche. Il est aussi destiné à constituer une source privilégiée de renseignements à l intention des fonctionnaires de l OMPI et des États membres qui les aidera à comprendre l enquête en tant que fonction de supervision. 3. Le présent manuel a été rédigé conformément aux normes d enquête généralement acceptées, compte tenu des Lignes directrices uniformes en matière d enquête et des bonnes pratiques des organisations du système des Nations Unies. Il respecte les règlements de l OMPI en vigueur à la date de publication du manuel, notamment la Politique en matière d enquêtes, le Règlement financier et son règlement d exécution, le Statut et Règlement du personnel et les ordres de service applicables. En cas de divergence entre le présent manuel et les règlements de l OMPI, ce sont ces derniers qui priment. 4. Normalement, l enquête ne concerne pas les domaines faisant l objet d une disposition distincte, notamment : les différends ou plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail; les griefs découlant de décisions administratives ayant trait aux conditions d emploi d un fonctionnaire; les questions et les différends liés à la performance des fonctionnaires. 5. Le présent manuel remplace la première édition du Manuel de procédure en matière d enquêtes publiée en juillet Charte de la supervision interne, paragraphe 13.c). La dernière version en date de la Charte de la supervision interne a été approuvée par l Assemblée générale de l OMPI à sa quarante et unième session, tenue en octobre 2012 (WO/GA/41/10 Rev. et WO/GA/41/18).

7 page 7 2. DÉFINITIONS 6. Les définitions ci-après s appliquent aux fins du présent manuel : ALLÉGATION DE FAUTE 7. Affirmation formulée par une personne qui a des raisons de croire, d après des informations factuelles, qu une faute a été ou a pu être commise. AUTEUR D UNE PLAINTE 8. Personne qui effectue, à l attention de la DASI, une communication de bonne foi qui révèle ou démontre une intention de révéler qu une faute a pu être commise, et qui est la victime de la faute alléguée (voir aussi la définition de la source). ACTION OU PROCEDURE DISCIPLINAIRE 9. Procédure engagée contre un fonctionnaire en vertu du chapitre X du Statut et Règlement du personnel. ÉLEMENT DE PREUVE 10. Tout type de preuve tendant à établir un fait pertinent en l espèce (c est-à-dire un fait permettant d étayer ou de rejeter une allégation de faute). Inclut notamment les déclarations orales de témoins, y compris les avis d experts sur des questions techniques, les documents, les enregistrements électroniques, sonores et vidéo, et les photographies. ENQUÊTE 11. Procédure d enquête officielle consistant à examiner les allégations de faute et d acte répréhensible afin de déterminer si elles se sont produites et, dans l affirmative, identifier la ou les personnes responsables 2. La procédure d enquête, au sens large, comprend généralement deux phases : une évaluation préliminaire suivie, le cas échéant, d une enquête complète (voir la section 6, Procédure d enquête ). 12. Sauf indication contraire ou à moins qu un autre sens ne ressorte clairement du contexte, le terme enquête est employé dans le présent manuel dans son acception large et désigne toutes les activités d enquête conduites au cours de l évaluation préliminaire ou de l enquête complète. ENQUÊTEUR 13. Membre de la DASI ou personne désignée par le directeur de la DASI pour conduire une enquête portant sur des allégations de faute ou d acte répréhensible. Un enquêteur peut aussi être une personne désignée directement par le Directeur général pour enquêter sur des allégations de faute ou d acte répréhensible concernant le directeur de la DASI. 2 Charte de la supervision interne de l OMPI, paragraphe 2.c).

8 page 8 FAUTE 14. Fait, pour un fonctionnaire, de ne pas observer les règles de conduite ou les normes de comportement prescrites au titre du Statut et Règlement du personnel de l OMPI, du Règlement financier et de son règlement d exécution, des ordres de service, des Normes de conduite de la fonction publique internationale 3 et d autres textes administratifs applicables, tels que périodiquement modifiés. Un tel manquement peut être délibéré (acte intentionnel ou volontaire) ou être la conséquence d un manquement extrême ou grave au devoir de diligence attendu d une personne raisonnable face à un risque raisonnablement prévisible (négligence lourde) ou d une absence totale de prise en compte d un risque susceptible de causer un préjudice (inconscience). ÉVALUATION PRELIMINAIRE 15. Première phase de la procédure d enquête. Elle consiste à analyser l allégation (ou les allégations) de faute et éventuellement à rassembler, conserver et mettre en lieu sûr les éléments de preuve fondamentaux, puis à évaluer ceux-ci, en vue de déterminer s il est justifié de procéder à une enquête complète (pour plus de précisions, voir la section 6, Procédure d enquête ). REPRESAILLES 16. Voir la définition formulée dans la «Politique de protection des lanceurs d alerte» de l OMPI 4. SOURCE 17. Personne qui effectue, à l attention de la DASI, une communication de bonne foi qui révèle ou démontre une intention de révéler qu une faute a pu être commise, mais qui n est pas nécessairement la victime de la faute alléguée (voir aussi la définition de l auteur de la plainte). PERSONNE FAISANT L OBJET DE L ENQUÊTE 18. Fonctionnaire qui fait l objet d une enquête par suite d une allégation formulée ou sur la base d éléments de preuve réunis au cours d une procédure d enquête. TEMOIN 19. Toute personne qui assiste à un fait ou un acte en rapport avec une faute alléguée ou un acte répréhensible, le voit, en a connaissance ou en atteste l existence. 3 L article 1.5.c) du Statut et Règlement du personnel dispose que les Normes de conduite de la fonction publique internationale (2013) promulguées par la Commission de la fonction publique internationale s appliquent à tous les fonctionnaires. 4 Ordre de service relatif à la Politique de protection des personnes qui collaborent à une activité de supervision ou qui signalent des fautes ou d autres irrégularités ( Politique de protection des lanceurs d alerte ) en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures.

9 page 9 3. NORMES D ENQUÊTE NORMES APPLICABLES AUX ENQUÊTEURS 20. Le directeur de la DASI et les personnes qu il/elle désigne pour mener des enquêtes (enquêteurs) respectent les principes d objectivité, d impartialité et d équité pendant toute la procédure d enquête et conduisent leurs activités de manière compétente et avec le plus haut degré d intégrité En particulier, le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés exercent leurs fonctions en toute indépendance vis-à-vis de personnes responsables d activités opérationnelles ou participant à celles-ci, et des fonctionnaires susceptibles de faire l objet d enquêtes; ils ne subissent aucune influence inopportune et travaillent à l abri de la crainte de représailles Le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés évitent les conflits d intérêts et prennent toute mesure appropriée pour éviter toute perception de conflit d intérêts. Les enquêteurs désignés avisent le directeur de la DASI, en temps utile, de tout conflit d intérêts existant ou potentiel avec une enquête à laquelle ils participent, et le directeur de la DASI prend toute mesure appropriée pour régler le conflit. Les conflits d intérêts importants sont signalés à l Organe consultatif indépendant de surveillance (OCIS) qui recommande les mesures éventuelles à prendre pour limiter et réduire les effets indésirables de tout conflit d intérêts Les activités d enquête doivent préserver la confidentialité, respecter les droits et obligations individuels du personnel de l OMPI et être menées en stricte conformité avec le principe de présomption d innocence. CONFIDENTIALITÉ 24. Le caractère confidentiel d une enquête interne est consacré dans la Charte de l audit interne de l OMPI Il existe une obligation de confidentialité en ce qui concerne les informations et les éléments de preuve obtenus pendant l enquête. 26. La confidentialité d une enquête est respectée par le directeur de la DASI, les enquêteurs désignés et quiconque participant à l enquête, y compris l auteur de la plainte ou la source du signalement d une faute éventuelle, la personne qui fait l objet de l enquête, les témoins, les observateurs, les interprètes et toute autre personne appelée à aider la DASI dans ses activités d'enquête Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe 3. Ibid. Charte de la supervision interne, paragraphe 5. Ibid., paragraphes 10, 13.b) et 21.

10 page Toutes les personnes participant ainsi à l enquête ne doivent communiquer de renseignements ou d éléments de preuve, y compris le fait qu une enquête est conduite, à personne, sauf à leur représentant légal, le cas échéant. Sauf instruction contraire donnée par la DASI, elles peuvent communiquer avec le médiateur 9 ou le chef du Bureau de la déontologie 10. Une personne peut informer son supérieur hiérarchique qu elle sera auditionnée par la DASI de manière à être autorisée à s absenter pour cause d enquête, mais ne peut communiquer aucun renseignement se rapportant à l enquête à son supérieur hiérarchique. 28. Les enquêteurs rappellent à tous les participants à des activités d enquête qu ils sont liés par l obligation de confidentialité. 29. Le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés protègent les informations recueillies dans le cadre des activités d enquête contre toute divulgation non autorisée 11. La DASI est toutefois habilitée à utiliser ces renseignements dans la mesure où ils sont nécessaires pour les besoins légitimes de l enquête ou de l Organisation. La DASI peut notamment communiquer des informations à certaines personnes, si cela est nécessaire aux fins de la poursuite de l enquête. De même, le directeur de la DASI peut également transmettre ces informations à une partie concernée ou un chef de programme qui a besoin d en disposer, par exemple, dans le cadre de procédures administratives, disciplinaires ou judiciaires La DASI doit garder confidentielle l identité de la source de l allégation initiale de faute et ne la divulguer qu aux seules personnes qui en ont un besoin légitime pour l enquête ou toute procédure ultérieure Pour protéger la réputation d une personne contre laquelle des allégations de faute ont été formulées, l identité de cette personne n est divulguée que sur la base d un besoin de savoir avéré, c est-à-dire uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour que la DASI puisse poursuivre ses activités d enquête ou pour protéger les intérêts de l Organisation. 32. Chaque enquêteur est chargé de veiller à la confidentialité et à la sécurisation des dossiers et des éléments de preuve rassemblés et conservés en ce qui concerne les affaires sur lesquelles il enquête. 33. Toute exception au devoir de confidentialité doit être expressément autorisée par le directeur de la DASI. 34. Cette obligation de confidentialité demeure après avoir quitté l OMPI. 35. Le non-respect de la confidentialité dans le cadre d'une enquête peut être constitutif d une faute professionnelle et faire l objet d une procédure disciplinaire en vertu du Statut et Règlement du personnel. 9 Ordre de service relatif au Bureau du médiateur en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 10 Ordre de service relatif au Bureau de la déontologie de l OMPI en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 11 Politique en matière d enquêtes, paragraphe Charte de la supervision interne, paragraphes 10 et Statut et Règlement du personnel, article 1.7.c).

11 page 11 PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES 36. Le droit du personnel de l OMPI de communiquer avec le directeur de la DASI et de lui fournir des renseignements en toute confidentialité, sans crainte de représailles, est garanti par le Directeur général en vertu de la Charte de la supervision interne 14, de l article 1.7 du Statut et Règlement du personnel et des ordres de service pertinents Une mesure de représailles prise contre un fonctionnaire ayant dénoncé une faute ou un acte répréhensible allégué ou coopérant à une enquête constitue une faute, passible d une procédure disciplinaire ou d une autre action approprié à l encontre de la personne responsable. ALLÉGATIONS FAUSSES OU MALVEILLANTES 38. Les dispositions relatives à la confidentialité et les mesures de protection contre les représailles décrites plus haut ne s appliquent qu à des personnes qui agissent de bonne foi et fournissent des informations qu elles ont raisonnablement lieu de croire véridiques. 39. Lorsqu une personne formule des allégations ou communique des informations connues comme étant fausses ou dans une intention malveillante, l identité de cette personne, en tant que source, n est pas protégée. La formulation d allégations ou la communication d informations connues comme étant fausses ou fallacieuses, ou au mépris de leur exactitude, constitue une faute grave et peut entraîner l application de mesures disciplinaires ou d autres mesures administratives appropriées Charte de la supervision interne, paragraphe 9. Voir l ordre de service relatif à la Politique de protection des personnes qui collaborent à une activité de supervision ou qui signalent des fautes ou d autres irrégularités ( Politique de protection des lanceurs d alerte ) en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 16 Statut et Règlement du personnel, article 1.7.

12 page INSTANCE CHARGÉE DE MENER L ENQUÊTE ET SON MANDAT NATURE DE LA CONDUITE D ENQUÊTES 40. Les activités d enquête de la DASI comprennent toutes les activités d établissement des faits menées lors de l évaluation préliminaire et de l enquête complète (voir la section 6, Procédure d enquête ). Elles visent à réunir et à examiner les éléments de preuve disponibles, qu ils soient à charge ou à décharge, c est-à-dire les éléments de preuve qui étayent ou réfutent une allégation. Les conclusions d une enquête sont déterminées par un processus de rassemblement et d analyse d informations impartial, objectif et indépendant, qui peut comprendre des déductions raisonnables 17 et qui repose uniquement sur des faits et des éléments de preuve étayés. 41. Une enquête au sein de l OMPI est administrative par nature, contrairement aux enquêtes pénales et autres actions judiciaires. La fonction d enquête relève du système de justice interne de l OMPI, qui est fondé sur les règlements internes de l Organisation et non sur les législations nationales. 42. Une enquête n est pas une mesure punitive. Conformément à la disposition du Statut et Règlement du personnel de l OMPI, une lettre envoyée par le directeur du DGRH initie la procédure disciplinaire. La séparation entre la fonction d enquête et la procédure disciplinaire assure les freins et contrepoids nécessaires à la bonne administration de la justice. POUVOIRS D'ENQUÊTE 43. Le directeur de la DASI a le pouvoir et la responsabilité d enquêter sur les éventuels cas de faute professionnelle, d irrégularité ou de malversation au sein de l OMPI relevant de son mandat Le directeur de la DASI détermine en toute indépendance si une faute alléguée doit donner lieu à une enquête. 45. Le directeur de la DASI jouit de l indépendance dans sa direction des activités d enquête et a le pouvoir de prendre et d appliquer toute mesure, et de rendre compte de toute question ou conduite qu il juge nécessaire pour remplir son mandat et sa fonction, tels qu énoncés dans la Charte de la supervision interne 19. Il est chargé de gérer l ensemble des enquêtes et des enquêteurs travaillant pour la DASI. 46. Le directeur de la DASI est habilité à conduire des enquêtes portant sur des allégations à l encontre de tout fonctionnaire de l OMPI. 47. Pour conduire leurs enquêtes, le directeur de la DASI et les enquêteurs désignés jouissent d un accès libre, illimité, direct et immédiat, à tous les fonctionnaires, aux dossiers, aux biens et locaux de l OMPI Politique en matière d enquêtes, paragraphe 20, et Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe Charte de la supervision interne, paragraphe 14.h). 19 Ibid., paragraphe Ibid., paragraphe 7.

13 page Les fonctionnaires de l OMPI ont le devoir de coopérer sans réserve à toute enquête menée par la DASI et de répondre rapidement et pleinement aux demandes de renseignement de cette division 21. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX INCIDENTS DE SECURITÉ INFORMATIQUE 49. La Section de la sécurité informatique est principalement chargée d'identifier et d évaluer les incidents de sécurité informatique ainsi que de les enregistrer et d y remédier. Exceptionnellement, dans les cas de faute alléguée, le directeur de la DASI peut lui demander directement d intervenir. 50. S il est soupçonné qu un incident de sécurité informatique est imputable à une faute d un fonctionnaire et non pas à une défaillance technique ou à un événement extérieur, les faits sont communiqués immédiatement au directeur de la DASI 22. Si le directeur de la DASI décide qu il est nécessaire d enquêter sur une faute alléguée, il informe par écrit le chef de la Section de la sécurité informatique et le directeur du Département des technologies de l information et de la communication que la DASI assume la responsabilité de l enquête. DOMAINES EXCLUS DU CHAMP DE CONDUITE DES ENQUÊTES 51. Normalement, l enquête ne porte pas sur les questions traitées par d autres mécanismes, notamment : a) les différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail, qui peuvent être traités par voie de recours informel ou selon une procédure précise de règlement formel 23 ; b) les griefs découlant de décisions administratives ayant trait aux conditions d emploi d un fonctionnaire, devant être traités par l agent concerné selon la procédure de recours décrite au chapitre XI, Règlement des différends du Statut et Règlement du personnel 24 ; et c) les questions et différends liés à la performance des fonctionnaires Politique en matière d enquêtes, paragraphe 22; paragraphe 6 de la Politique de protection des lanceurs d alerte en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures ; et Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe Politique de l OMPI concernant la gestion des incidents en matière de sécurité informatique V3.0 (2013), section Statut et Règlement du personnel, chapitre XI, Règlement des différends, en particulier article 11.4 et disposition , Règlement administratif des différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail ; article 11.3 et dispositions connexes, et ordre de service relatif au Bureau du médiateur en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 24 En particulier l article 11.4 du Statut et Règlement du personnel et la disposition , Règlement administratif des demandes de réexamen d autres décisions administratives. 25 Statut et Règlement du personnel, chapitre XI, Règlement des différends, en particulier article 11.4 et disposition , Règlement administratif des objections concernant l évaluation des performances.

14 page FAUTE ALLÉGUÉE DEVOIR DE SIGNALEMENT 52. Les fonctionnaires de l OMPI ont le devoir de signaler les éventuelles fautes professionnelles 26. MÉCANISMES INTERNES D ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS 53. Conformément à l article 1.7 du Statut et règlement du personnel, les fonctionnaires doivent signaler les éventuelles fautes professionnelles : a) à un supérieur hiérarchique, b) au cabinet du Directeur général, ou c) au président du Comité de coordination, qui doivent chacun, lorsqu ils reçoivent un signalement, en informer le directeur de la DASI Le directeur de la DASI reçoit également directement de toute personne, y compris des fonctionnaires individuels, des signalements de faute, y compris des plaintes ou informations concernant l existence éventuelle de fraudes, de gaspillages, d abus de pouvoir, de non-respect des règlements de l OMPI dans des questions d administration, de personnel et d autres questions, ou d autres irrégularités relevant de son mandat Les signalements, les plaintes ou des informations concernant des fautes alléguées peuvent être portés à l attention du directeur de la DASI : a) en personne; b) par téléphone (+41 (0) ); c) par écrit, y compris par courriel ([email protected] ); ou d) à l aide du formulaire d alerte en ligne ( RÉCEPTION DES INFORMATIONS 56. La DASI enregistre toute plainte ou information relative à une faute alléguée, en provenance de toute source, telle que : a) victimes ou témoins d une faute alléguée, y compris des fonctionnaires et des sources extérieures; 26 Politique en matière d enquêtes, paragraphe 12, et Normes de conduite de la fonction publique internationale (2013), paragraphe 20. Voir aussi la Politique de protection des lanceurs d alerte, paragraphe 5, et les Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe Voir aussi paragraphe 13 de la Politique de protection des lanceurs d alerte en vigueur lors de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 28 Charte de la supervision interne, paragraphe 8. Statut et règlement du personnel, article 1.7.

15 page 15 b) informations anonymes reçues par le directeur ou des enquêteurs de la DASI; c) supérieurs hiérarchiques ou chefs de programme; d) plainte transmise par le directeur du DGRH (discrimination et/ou harcèlement) 29 ou le Bureau de la déontologie (représailles) 30 ; e) éléments découverts ou mis en lumière par la DASI pendant une activité de supervision. 57. Le directeur de la DASI veille à ce que chaque allégation de faute soit enregistrée, évaluée et traitée dans le cadre d un système cohérent, fiable et garantissant la confidentialité. CONFIDENTIALITÉ DU SIGNALEMENT ET DE L IDENTITÉ DE LA SOURCE 58. Les signalements de faute éventuelle sont reçus à titre confidentiel et peuvent également être déposés de manière anonyme. 59. La DASI doit garder confidentielle l identité de la source de l allégation initiale de faute et ne la divulguer qu aux seules personnes qui en ont un besoin légitime pour l enquête ou toute procédure ultérieure Des efforts diligents doivent être faits, par tous les moyens disponibles, en vue de rassurer une source anonyme quant à l engagement de l OMPI de préserver la confidentialité et de protéger le fonctionnaire contre toute mesure de rétorsion. Un enquêteur devrait encourager la source anonyme à divulguer son identité afin de permettre une évaluation pleine et entière des faits dont elle a connaissance pour pouvoir justifier une enquête complète. 61. Compte tenu de la nécessité de préserver le caractère confidentiel de la procédure d enquête, le Directeur général et d autres chefs de programme ayant besoin d en avoir connaissance peuvent être informés du signalement d une faute éventuelle, à la discretion du directeur de la DASI. 62. Aucune personne n a le droit d être informée des allégations à ce stade préliminaire, sauf en cas de menace imminente pesant sur les activités de l OMPI ou la sûreté du personnel de l OMPI. ACCUSÉ DE RÉCEPTION 63. Sauf si les informations initiales ont été reçues de façon anonyme, il est adressé à la source, par écrit, un accusé de réception du signalement d une faute éventuelle. 29 Statut et règlement du personnel, article 11.4, Règlement formel des différends et disposition , Règlement administratif des différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail. 30 Politique de protection des lanceurs d alerte. 31 Statut et règlement du personnel, article 1.7 et Politique en matière d enquêtes, paragraphe 27.

16 page 16 DISPOSITIONS PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX ALLÉGATIONS DE HARCÈLEMENT, DE DISCRIMINATION ET DE REPRÉSAILLES 64. Les plaintes formelles pour discrimination ou harcèlement doivent être adressées au directeur du DGRH Toute plainte pour représailles dont est victime une personne ayant dénoncé une faute alléguée ou participant à une activité de supervision doit être adressée au Bureau de la déontologie 33. SIGNALEMENT DE FAUTES ALLEGUEES CONCERNANT LA DASI 66. Lorsque des allégations de fautes concernent le personnel de la DASI, son directeur en informe immédiatement l OCIS, qui formule les recommandations appropriées Les allégations de fautes concernant le directeur de la DASI sont communiquées au Directeur général, qui en informe immédiatement les présidents du Comité de coordination et de l OCIS et peut transmettre le dossier à une instance extérieure chargée de mener l enquête Statut et Règlement du personnel, article 11.4, Règlement formel des différends et disposition , Règlement administratif des différends et plaintes liés à des difficultés rencontrées sur le lieu de travail. 33 Politique de protection des lanceurs d alerte. 34 Politique en matière d enquêtes, paragraphe Ibid.

17 page PROCÉDURE D ENQUÊTE 68. Dès réception et enregistrement d une allégation de faute, une enquête est ouverte; la procédure comprend généralement deux phases : la DASI procède tout d abord à une évaluation préliminaire des renseignements reçus; puis elle peut décider, si elle le juge approprié, d ouvrir une enquête complète 36. Une planification appropriée doit être garantie tout au long de la procédure Le directeur de la DASI nomme un enquêteur chargé de conduire les activités d enquête sur une affaire précise. PLANIFICATION DE L ENQUÊTE 70. Il est toujours conseillé d établir un plan d enquête permettant d établir les éléments pertinents, de réunir les éléments de preuve nécessaires et de faire en sorte que l enquête soit conduite de manière efficace et rapide. ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE 71. Avant d ouvrir une enquête complète, la DASI procède toujours à une évaluation préliminaire des informations reçues. 72. Le but de l évaluation préliminaire est de déterminer si : a) de prime abord, le comportement allégué, pour autant qu il soit établi, constitue une faute; b) l affaire relève de la compétence de la DASI par voie d enquête ou d un autre organe, ou s il existe des moyens plus appropriés et moins formels d intervention, par exemple une action de la hiérarchie ou du DGRH, ou dans le cadre du système de justice interne; c) l allégation est significative. Les facteurs à prendre e compte sont notamment la gravité de la faute alléguée et son incidence potentielle pour l OMPI. Normalement, des plaintes marginales ou futiles ne justifient pas une enquête; d) l allégation est vérifiable. Les facteurs à prendre en compte sont le temps écoulé entre les événements allégués et le signalement de la faute, l existence d informations et le caractère précis, suffisant et fiable du signalement de la faute; e) des informations crédibles indiquent que la faute alléguée a été commise. 73. L évaluation préliminaire comprend généralement les étapes suivantes : a) détermination des normes juridiques applicables aux allégations et à l affaire examinée; b) établissement des faits fondamentaux et préservation des éléments de preuve, notamment au moyen d auditions, le cas échéant; Politique en matière d enquêtes, paragraphes 18 et 19. Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphes 29 à 32.

18 page 18 c) identification de toute incohérence ou question en suspens; d) analyse des éléments de preuve, afin de déterminer si une enquête complète est justifiée. 74. Si la faute alléguée fait l objet d une enquête en cours par les autorités nationales, le directeur de la DASI examine les implications pour l OMPI d enquêtes parallèles sur les mêmes faits. RÉSULTAT DE L ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE 75. Une fois terminée l évaluation préliminaire, l enquêteur présente normalement, par écrit, un rapport d évaluation préliminaire et recommande une action à l intention du directeur de la DASI. 76. Sur la base des résultats de cette évaluation préliminaire, le directeur de la DASI peut prendre l une des décisions suivantes : a) ne pas donner suite; b) transmettre les informations, en vue d une décision, à une autre instance de l OMPI, de la façon indiquée ci-dessus; c) retarder la poursuite de l enquête pendant une période déterminée en attendant d éclaircir des faits fondamentaux; d) ordonner la conduite d une enquête complète. 77. La décision du directeur de la DASI est toujours formulée par écrit et enregistrée dans le dossier d enquête. Le directeur de la DASI doit préciser le(s) raison(s) motivant sa décision d ouvrir ou non une enquête complète 38. ENQUÊTE COMPLÈTE 78. Le but de l enquête complète est de déterminer s il existe des éléments de preuve étayant ou réfutant une allégation de faute à l encontre d une personne. Notification à la personne faisant l objet de l enquête 79. Si le directeur de la DASI décide d ouvrir une enquête complète, la personne concernée est notifiée par écrit qu elle fait l objet d une enquête, de la nature générale des allégations à l origine de l enquête, et de ses droits et obligations Cette notification est faite dès que cela est possible sans compromettre l efficacité ou l intégrité de l enquête. Elle doit normalement être faite au moins 24 heures avant l audition de la personne faisant l objet de l enquête, sauf dans des circonstances exceptionnelles où l on estime qu il existe un risque raisonnable de compromission de l enquête Politique en matière d enquêtes, paragraphe 19. Ibid., paragraphe 29.

19 page 19 MESURES PROVISOIRES 81. À tout moment de la procédure d enquête, le directeur de la DASI peut recommander au Directeur général des mesures provisoires ou correctives pour protéger les fonctionnaires de l OMPI ou les intérêts de l Organisation. 82. Il peut notamment recommander que la personne objet de l enquête soit suspendue de ses fonctions conformément au Statut et Règlement du personnel. Le directeur de la DASI peut formuler une telle recommandation dans des circonstances particulières, notamment lorsque : a) il existe un risque que la personne faisant l objet de l enquête détruise, dissimule ou modifie des éléments de preuve ou influence d une manière quelconque le cours de l enquête; b) la sécurité ou la sûreté d autres fonctionnaires ou de l OMPI est menacée; c) la personne faisant l objet de l enquête n est pas en mesure de continuer à assumer ses fonctions efficacement du fait de l enquête en cours et de la nature de ces fonctions. DÉLAI DE RÉALISATION DE L ENQUÊTE 83. Le directeur de la DASI s efforce de terminer toutes les activités d enquête en temps utile. Les évaluations préliminaires doivent normalement être achevées dans un délai de soixante jours ouvrables à partir de la date de réception du signalement de la faute alléguée, et les enquêtes complètes (y compris le rapport d enquête final) dans un délai de quatre mois à partir de la date d ouverture de l enquête complète Dans certaines circonstances, par exemple la complexité du dossier, la charge de travail de la DASI et ses priorités, ou d autres raisons impératives, peuvent justifier un délai supplémentaire d achèvement d une évaluation préliminaire ou d une enquête complète. Ces circonstances doivent être consignées dans le dossier. 40 Politique en matière d enquêtes, paragraphes 19 et 33.

20 page ÉLÉMENTS DE PREUVE 85. Un élément de preuve consiste en tout type de preuve tendant à établir ou réfuter l existence d un fait pertinent en l espèce, c est-à-dire un fait permettant d étayer ou de réfuter une allégation. Il peut s agir notamment de documents et d enregistrements (preuves documentaires, preuves électroniques), de déclarations orales (preuves par témoins), d éléments tangibles (preuves matérielles) ou de l état matériel de ces éléments (preuves technico-légales). 86. La norme de preuve minimale requise pour déterminer le bien-fondé d une allégation de faute aux fins d une enquête est la prépondérance de la preuve, telle que définie dans les Lignes directrices uniformes en matière d enquête, c est-à-dire l information qui, globalement, montre que quelque chose est plus probable que non 41. RASSEMBLEMENT DES PREUVES 87. Les enquêteurs peuvent consulter sans restriction, sans limitation, directement et sans délai tous les fonctionnaires de l OMPI, et accéder dans les mêmes conditions aux biens, y compris au matériel et aux logiciels informatiques confiés par l Organisation au personnel de l OMPI aux fins de la conduite des affaires de l OMPI; aux dossiers sur tout support et dans tout format, quels que soient le lieu et le mode de stockage, ainsi qu à tous les locaux de l Organisation, que ce soit au siège ou ailleurs Dans certains cas, il peut être nécessaire de procéder à une perquisition des bureaux, des lieux de travail ou autres locaux de l OMPI qui sont sous la garde d une personne faisant l objet de l enquête ou d un témoin. Si l élément de preuve est situé à proximité immédiate de la personne faisant l objet de l enquête, par exemple sur un bureau ou dans un ordinateur, la perquisition ou la saisie doivent être effectuées en présence de cette personne, dans la mesure du possible. Toute perquisition ou saisie d un élément de preuve situé à proximité immédiate de la personne objet de l enquête doit être effectuée, dans la mesure du possible, par deux enquêteurs, ou par un enquêteur et un témoin ou observateur, dans la mesure du possible. 89. La personne concernée peut aussi permettre à la DASI d accéder à des dossiers extérieurs contenant des informations personnelles (autres que des dossiers publics, auquel cas aucune autorisation n est nécessaire). PERTINENCE ET ÉVALUATION DES ÉLÉMENTS DE PREUVE 90. Les faits établis au cours d une enquête peuvent être ou non pertinents au moment de la collecte d informations. Il est essentiel pour un enquêteur d enregistrer avec exactitude toutes les informations nouvelles dans le dossier correspondant à l affaire, d en évaluer la pertinence au moment où cette information est connue, et de reconsidérer systématiquement son jugement au fur et à mesure que des informations supplémentaires sont découvertes Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe 12. Charte de la supervision interne, paragraphe 7.

21 page 21 TRAITEMENT ET MISE EN LIEU SÛR DES ÉLÉ MENTS DE PREUVE 91. Tous les documents saisis peuvent devenir des pièces et des éléments de preuve importants dans le cadre de procédures disciplinaires ultérieures, et, exceptionnellement, dans des procédures nationales pénales ou civiles. L obligation de rendre des comptes en ce qui concerne la saisie, le traitement et la conservation de ces éléments de preuve est donc un élément fondamental d une enquête. 92. Toute pièce ou donnée reçue ou recueillie pendant une enquête est référencée dans le dossier de l affaire et conservée en sécurité. 93. Le traitement de la version originale d un élément de preuve documentaire ou matérielle est enregistré de manière à mettre clairement en évidence sa filière complète de transmission et de conservation. Dès l instant où l enquêteur saisit l élément de preuve, la prise de possession et le traitement ultérieur de celui-ci doivent être enregistrés, ainsi que la date et l heure de la saisie. L enquêteur note par écrit les informations suivantes de manière à préserver la filière complète de transmission et de conservation des éléments de preuve: a) nom de la personne ou de l entité fournissant l élément de preuve; b) source et/ou emplacement physique où l élément de preuve est obtenu; c) date et heure d obtention de l élément de preuve; d) intitulé, numéro d identification, date du document, le cas échéant, et description succincte de l élément de preuve; et e) état global de l élément de preuve (par exemple : nombre de pages, parties, chapitres ou pages manquants). 94. Les documents originaux, enregistrements ou autres objets pouvant donner lieu à une analyse technico-légale doivent être conservés dans des récipients appropriés, constitués normalement par des sacs en plastique destinés à cet effet, scellés et portant un numéro exclusif. Le nom de l enquêteur (ou des enquêteurs) responsable de la saisie et du traitement ultérieur doit être enregistré. 95. Tous les biens saisis doivent être mis en sécurité dans les locaux de la DASI par l enquêteur à tout moment pendant toute la durée de l enquête, sauf si ces éléments sont transportés ou font l objet d une expertise, ou dans le cas d une procédure judiciaire ultérieure à l'intérieur ou à l'extérieur des locaux de l'ompi. 96. Si l objet donne lieu à une analyse technico-légale, la date, le lieu et le nom de l expert qui détient l objet doivent être enregistrés; il en sera de même lorsque l objet sera rendu. Documents originaux ou copies 97. Normalement, les documents originaux pertinents doivent être saisis afin que soient fournies les meilleures preuves possibles dans le cas d un examen technico-légal ou en vue d être produits pendant une procédure disciplinaire ultérieure. 98. Si une copie est saisie, l enquêteur doit veiller à ce qu il s agisse d une reproduction parfaite de l original et doit la conserver en lieu sûr, comme s il s agissait du document original, de manière à en préserver la filière complète de transmission et de conservation. Les enquêteurs doivent prendre en considération le risque que court un document original d être modifié, endommagé, perdu ou détruit et doivent pouvoir justifier pourquoi il n a pas été saisi lorsqu il était disponible.

22 page 22 ÉLÉMENTS DE PREUVE ÉLECTRONIQUES 99. Les éléments de preuve électroniques recouvrent les ressources et données informatiques : courrier électronique, données enregistrées sur des disques durs ou d autres dispositifs électroniques de stockage, téléphones portables, cartes SIM, organisateurs personnels (PDA), photographies, vidéos, registres, etc Les politiques applicables aux systèmes informatiques sont, entre autres, les Politiques en matière de sécurité informatique telles que modifiées en et leurs éventuelles versions ultérieures Ces politiques stipulent que toutes les informations créées, stockées ou traitées à l aide de systèmes informatiques de l OMPI appartiennent à l OMPI, que certains fonctionnaires peuvent avoir accès, dans le cadre de leurs attributions officielles, à tout système informatique ou ressource d information de l OMPI, y compris pour les besoins d une enquête et que, par conséquent, le respect de la confidentialité ne saurait être assuré aux utilisateurs qui se servent de systèmes informatiques et de ressources d information de l OMPI à des fins personnelles Conformément à la Charte de la supervision interne et aux politiques précitées, la DASI a le pouvoir d accéder à distance à toutes ressources informatiques et données sans en avoir informé au préalable l utilisateur autorisé. Toutefois, si le directeur de la DASI décide d ouvrir une enquête complète, la personne faisant l objet de l'enquête doit être informée de cet accès et des éléments de preuve ainsi obtenus Le rassemblement d éléments de preuve électroniques est normalement réalisé avec l aide de la Section de la sécurité informatique La Section de la sécurité informatique fournit des avis et des conseils techniques à la DASI, si la demande lui en est faite au cours de la procédure d enquête, ce qui inclut l accès à la messagerie électronique, la saisie de disques durs, l examen technico-légal des données qui y figurent, et toute autre contribution technique requise pour les besoins légitimes de l enquête L examen technico-légal des disques durs et des données électroniques est normalement effectué par la Section de la sécurité informatique, à moins que la tâche ne soit techniquement trop complexe. Dans ces circonstances exceptionnelles, avec l autorisation du directeur de la DASI, la Section de la sécurité informatique peut recourir à une société extérieure spécialisée pour réaliser cette tâche Il est nécessaire que toutes les saisies relatives à des éléments de preuve électroniques soient réalisées de façon rigoureuse afin d éviter de compromettre la la filière complète de transmission et de conservation des éléments de preuve potentiels. L enquêteur désigné est tenu d enregistrer en détail la manière dont les éléments de preuve électroniques ont été recueillis, traités et mis en sécurité. 43 Ordre de service relatif aux Politiques en matière de sécurité informatique en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. Voir en particulier la Politique de sécurité informatique de l OMPI, la Politique de l OMPI relative aux utilisations acceptable des techniques de l information et de la communication, la Politique applicable à la messagerie électronique et la Politique concernant la gestion des incidents de sécurité informatique.

23 page 23 PREUVES TECHNICO-LÉGALES 107. En règle générale, une enquête interne ne vise pas à obtenir des éléments de preuve provenant de l analyse d empreintes digitales et d ADN; toutefois, la gravité de la faute alléguée peut justifier une analyse technico-légale, en particulier si celle-ci pourrait conduire à une enquête pénale extérieure par des autorités nationales Dans ces circonstances exceptionnelles, le directeur de la DASI peut s adresser au Directeur général pour demander aux autorités nationales de fournir une assistance technique dans le cadre d une enquête interne Le Directeur général peut lever l immunité dont jouit un fonctionnaire dans le cadre de ses fonctions ou en tant que diplomate pour permettre aux autorités nationales de prélever des échantillons technico-legaux et réaliser une analyse technico-légale Dans le cadre de ses activités d enquête, la DASI peut prélever des échantillons d empreintes digitales ou d ADN des fonctionnaires, avec l autorisation expresse de ces derniers. Les échantillons sont prélevés par une personne compétente en vue d être comparés avec les marques trouvées sur des éléments de preuve à charge.

24 page AUDITIONS 111. Les auditions ont pour but l obtention de preuves par témoins, c est-à-dire le témoignage de personnes qui ont effectivement vu un événement ou qui ont une connaissance indirecte d un élément susceptible d être utile pour l enquête Les fonctionnaires de l OMPI sont tenus de coopérer sans réserve aux activités d enquête et de répondre pleinement et sincèrement aux demandes d information. Tout refus de coopérer avec la DASI dans le cadre de ses activités d enquête, y compris le refus de participer à une audition, ainsi que toute manifestation d hostilité pendant une audition est noté immédiatement et enregistré. Un défaut de coopération ou un refus de participer à une audition peuvent être considérés comme une faute. OBLIGATIONS D ÉQUITÉ AU COURS D AUDITIONS 113. Avant de commencer une audition, l enquêteur se présente et explique, en termes généraux : a) la procédure d enquête et les conséquences éventuelles d une enquête; b) le pouvoir de la DASI de conduire des enquêtes et l obligation de coopérer qui incombe au personnel de l OMPI; c) si l audition est conduite dans le cadre d une évaluation préliminaire ou d une enquête complète; d) l impératif de confidentialité qui s impose tant à la DASI qu à la personne auditionnée, y compris le fait que l enregistrement de l audition est protégé de toute divulgation non autorisée mais peut être utilisé et divulgué intégralement ou partiellement à certaines personnes si cela est nécessaire pour les besoins de l enquête ou d une procédure administrative, disciplinaire ou judiciaire ultérieure Compte tenu de la nécessité de préserver le caractère confidentiel de la procédure d enquête, les témoins convoqués à une audition sont informés, au moment où ils sont sollicités, du caractère général de l affaire sur laquelle ils sont priés de fournir des informations Durant l audition, la personne faisant l objet de l enquête est informée des détails des allégations et des éléments de preuve étayant ces dernières, et a la possibilité de répondre et de produire des éléments de preuve à sa décharge 44. La personne faisant l objet de l enquête peut identifier des témoins, indiquer si d autres enregistrements peuvent être trouvés, et produire toute information ou document. Le ou les enquêteurs notent tous les détails concernant des informations supplémentaires potentielles à décharge et, le cas échéant, cherchent à obtenir l assistance de la personne faisant l objet de l enquête afin de garantir un accès satisfaisant. Le ou les enquêteurs prennent ensuite les mesures appropriées pour auditionner toutes les personnes dont le nom a ainsi été communiqué, et trouver et mettre en sécurité les documents signalés, dans la mesure où les témoignages et enregistrements sont pertinents et essentiels au regard des allégations. 44 Politique en matière d enquêtes, paragraphe 30.

25 page L audition devrait être menée en s adaptaptant avec flexibilité au comportement de la personne auditionnée et aux informations fournies. Si l audition est longue, des pauses raisonnables sont proposées et il sera pris note de l acceptation ou du refus de la personne auditionnée Les personnes auditionnées n ont pas le droit d examiner les éléments de preuve réunis, mais le ou les enquêteurs font en sorte que les documents pertinents soient disponibles pour pouvoir être produits pendant l audition. Tout dossier produit par la personne auditionnée est conservé, noté dans le procès-verbal d audition et mis en sécurité avec d autres éléments de preuve Les circonstances peuvent empêcher l audition sur place d un témoin. Dans ce cas, une audition peut être menée par téléphone ou visioconférence, et un procès-verbal d audition est rédigé pour examen et signature, comme décrit ci-après Les témoins ne sont pas rémunérés pour les informations fournies; toutefois, la DASI réfléchira à examinera la possibilité de rembourser les dépenses de voyage raisonnables 45. CHRONOLOGIE DES AUDITIONS 120. Que l information initiale soit reçue de l auteur d une plainte, d un témoin ou d un tiers qui n a pas directement connaissance de l acte répréhensible, l enquêteur conduit dès que possible une audition avec cette personne afin de recenser avec exactitude les faits pertinents Les autres témoins qui auront été identifiés devront être mentionnés par ordre de priorité en vue de leur audition en tenant compte de l intérêt potentiel des informations qu ils ont en leur possession, de leur disponibilité et de toute nécessité logistique. Les personnes ayant une connaissance générale de l affaire examinée mais qui ne sont probablement pas impliquées dans la faute alléguée doivent être auditionnées en premier. Les personnes qui ont une connaissance directe de l affaire et qui peuvent éventuellement être impliquées dans l acte répréhensible doivent être auditionnées en dernier Avant qu une audition soit effectivement réalisée, la diligence nécessaire devra être exercée afin de rechercher tous les témoins potentiels de manière à identifier tout soupçon raisonnable de complicité dans l accomplissement de la faute Normalement, les auditions concernant une personne faisant l objet de l enquête se tiendront après que les témoins disponibles auront été auditionnés, afin de permettre à la personne faisant l objet de l enquête de fournir des informations disculpatoires ou atténuantes par rapport aux éléments de preuve réunis Le ou les enquêteurs peuvent procéder à une nouvelle audition d un témoin ou d une personne faisant l objet de l enquête afin d éclaircir des faits importants ou d obtenir des faits supplémentaires au fur et à mesure que de nouvelles informations sont recueillies. PARTICIPANTS AUX AUDITIONS 125. Les participants à une audition sont : la personne auditionnée (source, auteur d une plainte, témoin ou personne faisant l objet de l enquête), la personne qui conduit l audition et, le cas échéant, un observateur et/ou un interprète. 45 Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe 39.

26 page 26 Personnes procédant à l audition 126. Les auditions de personnes faisant l objet d une enquête doivent être conduites par deux enquêteurs, ou un enquêteur assisté d un autre fonctionnaire de la DASI Lorsque d autres personnes sont auditionnées, le nombre de personnes procédant à l audition dépend de la nature et des circonstances de l affaire. Observateur 128. Lors de l audition, la personne qui fait l objet d une enquête peut être accompagnée d un tiers approprié, qui agira en qualité d observateur, et à condition que le tiers s engage à respecter la confidentialité de l enquête, d être raisonnablement disponible et de ne pas être lié aux faits sousenquête Avant de solliciter l assistance d une personne qui agira en qualité d observateur, la personne faisant l objet de l enquête doit communiquer à la DASI l identité de la personne dont elle souhaite se faire accompagner, de manière que la DASI puisse déterminer s il existe une raison sérieuse de refuser la participation de cette personne L observateur accepte de respecter la confidentialité de l enquête et, sauf s il s agit d un avocat habilité à plaider devant une juridiction nationale, il doit signer un accord de confidentialité. Si l observateur refuse de signer l accord de confidentialité, il n est pas admis à assister à l audition en qualité d observateur La DASI ne permettra pas que l indisponibilité de l observateur retarde indûment la tenue d une audition. La présence d un observateur ne dégage pas la personne faisant l objet de l enquête de l obligation de répondre personnellement des faits sousenquête. Si les enquêteurs estiment que la présence de l observateur perturbe l audition, ils peuvent lui demander de sortir, et la personne auditionnée devra poursuivre l audition en se conformant à l obligation de coopérer à l enquête L observateur n a pas le droit de répondre au nom de la personne auditionnée ni d intervenir d aucune façon dans le déroulement de l audition À titre exceptionnel, si une personne auditionnée autre que la personne faisant l objet de l enquête en justifie la nécessité, la présence d un observateur peut être autorisée, à la discrétion du directeur de la DASI, sous réserve que les conditions énoncées ci-dessus soient remplies L assistance d un représentant légal dont les fonctionnaires interrogés par des enquêteurs de la DASI peuvent bénéficier pendant toute la durée de l enquête (voir le paragraphe 27 ci-dessus) ne les dispense pas de l obligation de répondre personnellement des faits sous enquête. En outre, les enquêteurs ne sont pas tenus d avoir des échanges avec le représentant légal ni de correspondre avec le fonctionnaire par son intermédiaire. 46 Politique en matière d enquêtes, paragraphe 31.

27 page 27 Interprètes 135. Les auditions sont normalement conduites dans les langues de travail de l OMPI, c est-à-dire le français ou l anglais, compte tenu de la préférence de la personne auditionnée. Si cette dernière demande à parler dans une langue officielle que l enquêteur ne maîtrise pas, l OMPI met à disposition un interprète désigné par l enquêteur L interprète respecte la confidentialité de l enquête et signe un accord de confidentialité. PROCÉS-VERBAL D AUDITION 137. Sauf si l audition fait l objet d un enregistrement sonore, le ou les enquêteurs prennent note au fur et à mesure des éléments essentiels des questions et des réponses, d une manière suffisante pour leur permettre d élaborer ultérieurement un procès-verbal d audition à l aide d un formulaire type de la DASI Le procès-verbal d audition porte la mention Confidentiel et contient le nom de la personne auditionnée, la désignation de son emploi et, le cas échéant, un bref récapitulatif de la carrière de la personne à l OMPI La personne auditionnée est invitée à relire le procès-verbal d audition avant de le signer pour confirmer qu il constitue un compte rendu exact de ce qui a été dit au cours de l audition. Le procès-verbal d audition est également signé par le ou les enquêteurs. Le document original est conservé par la DASI, et un exemplaire personnel, destiné à demeurer confidentiel et protégé contre toute divulgation non autorisée, est remis à la personne auditionnée Si une personne auditionnée refuse de vérifier ou de signer un procès-verbal d audition, le ou les enquêteurs notent les efforts faits en vue d obtenir la participation de cette personne, ainsi que les motifs de son refus Si une déposition établie à l avance est présentée au début de l audition ou pendant l audition, elle doit être acceptée par le ou les enquêteurs, qui doivent prendre note de ce fait et demander en outre à la personne auditionnée de se conformer à la procédure indiquée ci-dessus. Enregistrement sonore et visuel 142. Toutes les auditions des personnes faisant l objet d une enquête donnent lieu à un enregistrement sonore. Normalement, les autres auditions ne font pas l objet d un enregistrement sonore ou visuel. Toutefois, l enquêteur peut procéder à un enregistrement à sa discrétion L enregistrement est réalisé ouvertement, après que la personne auditionnée en ait été informée Lorsque des auditions font l objet d un enregistrement sonore, une copie de l enregistrement est toujours remise à la personne auditionnée. Celle-ci ne peut pas utiliser un matériel d enregistrement personnel pendant l audition sauf autorisation expresse de l enquêteur. 47 Lignes directrices uniformes en matière d enquête, paragraphe 38.

28 page Le contenu de l audition enregistré est transcrit in extenso et traduit, le cas échéant. La transcription doit être remise à la personne auditionnée, qui a la possibilité de l examiner et de corriger toute erreur de transcription.

29 page COMMUNICATION DES CONCLUSIONS DE L ENQUÊTE RAPPORT D EVALUATION PRELIMINAIRE 146. Les conclusions d une évaluation préliminaire sont normalement consignées dans un rapport d évaluation préliminaire (voir la section 6, Procédure d enquête ) Les rapports d évaluation préliminaire sont des documents confidentiels internes de la DASI qui ne sont communiqués à personne Nonobstant ce qui précède, la décision du directeur de la DASI de ne pas ouvrir d enquête, notifiée à l auteur de la plainte ou à la source (voir le paragraphe 164 ci-après) peut être communiquée, sur demande, dans le cadre de procédures connexes. RAPPORT D ENQUÊTE 149. Le résultat d une enquête est consigné dans un rapport d enquête. Confidentialité 150. Les rapports d enquête sont totalement confidentiels, sauf si le directeur de la DASI ou le Directeur général a autorisé leur divulgation 48. Structure des rapports d enquête 151. Un rapport d enquête doit être un compte-rendu objectif des faits examinés, étayé par les éléments de preuve disponibles. Il contient normalement : a) un résumé analytique; b) des informations générales; c) les conclusions, précisant les éléments de preuve trouvés, la manière dont ils ont été trouvés, et ce qu ils démontrent; d) les conclusions, indiquant si les allégations de faute semblent avérées; e) les recommandations appropriées, y compris une action disciplinaire, un recouvrement financier ou un renvoi devant les autorités nationales; et f) des annexes, y compris des copies de preuves littérales, des procès-verbaux d audition et d autres informations pertinentes. 48 Charte de la supervision interne, paragraphe 21.

30 page 30 Présentation du projet de rapport d enquête pour observations 152. Avant la mise en forme finale et la présentation d un rapport d enquête contenant des conclusions à charge de la personne faisant l objet de l enquête, le directeur de la DASI donne normalement à cette personne la possibilité d examiner des extraits pertinents du projet de rapport d enquête et de formuler des observations à leur sujet Dans les cas dont la DASI a été saisie pour enquête par le directeur du DGRH (discrimination ou harcèlement) ou le Bureau de la déontologie (représailles), et si l enquête conclut que les allégations de l auteur de la plainte ne sont pas avérées ni fondées, le directeur de la DASI peut également donner à l auteur de la plainte la possibilité d examiner des extraits pertinents du projet de rapport d enquête et de formuler des observations à leur sujet Les extraits pertinents concernent normalement les informations générales et les conclusions de l enquête. Les annexes, en particulier les procès-verbaux d audition, ne sont pas communiquées Dans des circonstances exceptionnelles, il peut être envisagé que, pour des raisons sérieuses, notamment la sûreté des témoins ou des risques pour l Organisation, il ne doit pas être communiqué d extraits du projet de rapport d enquête La personne faisant l objet de l enquête (ou l auteur de la plainte, selon le cas) dispose de dix (10) jours ouvrables pour formuler des observations En l absence de réponse de la part de la personne faisant l objet de l enquête (ou de l auteur de la plainte, selon le cas) dans le délai fixé par le directeur de la DASI, celui-ci finalisera le rapport d enquête et le présentera. Rapport d enquête final 158. Les observations formulées par la personne faisant l objet de l enquête (ou l auteur de la plainte, selon le cas) sont consignées dans le rapport d enquête final, auquel elles sont jointes en annexe Le directeur de la DASI présente les rapports d enquête finals au Directeur général Le directeur de la DASI peut également adresser une copie des rapports d enquête finals concernant des fonctionnaires de l OMPI, occupant des fonctions de vice-directeur général ou de sous-directeur général, au président de l Assemblée générale, au président de l OCIS et aux vérificateurs externes des comptes. Si l enquête concerne le Directeur général, le directeur de la DASI, soumet le rapport final au président de l Assemblée générale, aux fins d autres mesures considérées comme appropriées, et en adresse une copie aux présidents du Comité de coordination et de l OCIS et aux vérificateurs externes des comptes Les dispositions qui précèdent sont sans préjudice des dispositions particulières applicables aux rapports d enquête finals établis à la suite d une communication du directeur du DGRH conformément à la disposition du Statut et Règlement du personnel Politique en matière d enquêtes, paragraphe 30. Charte de la supervision interne, paragraphe 22. Ibid.

31 page 31 RAPPORT SUR LA GESTION OU MÉMORANDUM À L INTENTION DE LA DIRECTION 162. Dans certaines circonstances, le directeur de la DASI peut estimer qu il est justifié d adresser un rapport sur la gestion ou un mémoranum à la direction La DASI élabore un rapport sur la gestion ou un mémoire pour informer le Directeur général ou des membres de la direction de problèmes décelés au cours d une enquête et appelant leur attention et/ou des recommandations induites par les résultats de l enquête, afin notamment d améliorer les systèmes, politiques et procédures existants, de renforcer les contrôles internes ou de prévenir des cas analogues (enseignements tirés de l enquête). NOTIFICATION DE LA CONCLUSION AUX PARTICIPANTS A L ENQUÊTE 164. Si, sur la base des conclusions de l évaluation préliminaire, le directeur de la DASI décide de ne pas ouvrir d enquête complète, l auteur de la plainte ou la source de l allégation initiale de faute est avisé par écrit et informé, en termes généraux, des motifs de la décision du directeur de la DASI Si une enquête complète a été ouverte, l auteur de la plainte ou la source de l allégation initiale de faute est informé(e) de l achèvement de l enquête et, si cela est possible sans qu il soit porté atteinte aux droits légitimes de la personne faisant l object de l'enquête, il ou elle reçoit un bref résumé de la conclusion de l enquête Si un rapport d enquête final est établi, le directeur de la DASI en avise par écrit la personne objet de l enquête et l informe de la (ou des) recommandation(s) formulée(s) La personne faisant l objet de l enquête n a pas le droit d accéder au rapport d enquête final ni d en recevoir une copie sauf si des charges sont ultérieurement retenues contre elle D autres participants à l enquête, y compris les témoins, n ont pas le droit d être informés du résultat d une évaluation préliminaire ni de l enquête. Toutefois, si les allégations de faute s avèrent infondées ou non étayées, le directeur de la DASI en informe toutes les personnes auditionnées dans l affaire ou informées autrement des allégations.

32 page AUTORITÉS NATIONALES 169. Conformément à l Accord de siège conclu avec le Conseil fédéral suisse le 9 décembre 1970, l OMPI et les autorités suisses coopèrent en tout temps en vue de faciliter une bonne administration de la justice, d assurer l observation des règlements de police et d empêcher tout abus des privilèges, immunités et facilités prévus par l Accord.

33 page RÉVISION 170. Le présent manuel sera examiné et révisé périodiquement. [L annexe I suit]

34 Manuel de Procédures en matière d enquêtes V2, le 20 janvier IAOD/IPM/V2/2014 ANNEXE I ORGANIGRAMME DE LA PROCÉDURE D ENQUÊTE Procédure d enquête Signalement d une faute alléguée Enregistrement et accusé de réception Affaire classée Évaluation préliminaire Normalement achevée dans un délai de 60 jours ouvrables Source/auteur de la plainte informé Projet de rapport d enquête communiqué à la personne faisant l objet de l enquête avant présentation au Directeur général Non Directeur de la DASI Décision d ouvrir ou non une enquête Oui Enquête Y compris audition de la personne objet de l enquête Normalement achevée dans un délai de 4 mois Personne faisant l objet de l enquête informée Source/auteur de la plainte informé Rapport d enquête Présenté au Directeur général Fin de la procédure d enquête Procédure disciplinaire [L annexe II suit]

35 Manuel de Procédures en matière d enquêtes V2, le 20 janvier IAOD/IPM/V2/2014 ANNEXE II DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE 1. Lignes directrices uniformes en matière d enquête (deuxième édition, 2009) 2. Statut et Règlement du personnel 3. Charte de la supervision interne de l OMPI (annexe I du Règlement financier et du règlement d exécution du Règlement financier) 4. Politique de l OMPI en matière d enquêtes 5. Normes de conduite de la fonction publique internationale (2013) 6. Ordre de service relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 7. Ordre de service relatif au Bureau de la déontologie de l OMPI en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 8. Ordre de service relatif à la, Politique de protection des personnes qui collaborent à une activité de supervision ou qui signalent des fautes ou d autres irrégularités ( Politique de protection des lanceurs d alerte ) en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 9. Ordre de service relatif au Bureau du médiateur en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 10. Ordre de service relatif au Code de déontologie de l OMPI en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 11. Ordre de service relatif aux Distinctions honorifiques et dons en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 12. Ordre de service relatif à la Politique en matière de prévention et de dissuasion de la corruption, de la fraude, de la collusion, de la coercition, du blanchiment d argent et du financement du terrorisme en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 13. Mandat de l Organe consultatif indépendant de surveillance de l OMPI (annexe III du Règlement financier et du règlement d exécution du Règlement financier) 14. Ordre de service relatif à la Politiques en matière de sécurité informatique en vigueur au jour de la publication du présent manuel ainsi que ses modifications ultérieures. 15. Politique de l OMPI en matière de sécurité informatique (2013) 16. Politique relative aux utilisations acceptables des techniques de l information et de la communication (2013) 17. Politique applicable à la messagerie électronique (2013) 18. Politique de l OMPI concernant la gestion des incidents en matière de sécurité informatique (2013) [Fin de l annexe II et du document]