IVMODO. Mémento. Procédures Quotidiennes Agence. (Version 01.1) IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.

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Hippolyte Généreux
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1 IVMODO Procédures Quotidiennes Agence Mémento (Version 01.1) IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc

2 Service Formation. Tous droits réservés. Le contenu de ce manuel est fourni à titre informatif uniquement. Toute modification de ce contenu peut se faire sans avertissement préalable et ne représente aucun engagement de la part d IGA. Les noms de personnes, de sociétés ou de produits utilisés dans la présente documentation sont uniquement utilisés à des fins de démonstration et ne se réfèrent en aucun cas volontairement à un organisme réel. Aucune partie du présent document ne peut être reproduite, transmise ou transcrite sous quelque forme que ce soit ou par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, notamment par photocopie ou enregistrement, sans l autorisation écrite d IGA. Convention de lecture Ce document doit présenter des aides concernant la navigation et l'organisation. Pour ce faire veillez à utiliser les signets si le document est au format.pdf (cliquer sur signets à gauche du document) ou l explorateur de document s il est dans un format Word (cliquer sur affichage/explorateur de document ). Cela permet aux utilisateurs de se déplacer facilement dans le document et de leur éviter d'avoir à le lire dans sa totalité pour trouver ce qu'ils recherchent. 2 IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc

Les noms de personnes, de sociétés ou de produits utilisés dans la présente documentation sont uniquement utilisés à des fins de démonstration et ne se réfèrent en aucun cas volontairement à un

3 Objet Table des Matières : 1. Objet Traitements quotidiens... 5 La migration des Statistiques... 5 La sauvegarde... 5 La Réindexation Traitement Mensuel... 7 La réorganisation Traitements Windows... 8 Panneau de Configuration WINDOWS... 8 Jeux, films, logiciels peer to peer, animations... 8 Antivirus, Pare-feux et AntiSpywares... 8 IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc 3

Traitements Windows... 8 Panneau de Configuration WINDOWS... 8 Jeux, films, logiciels peer to peer, animations.

4 Objet 1. Objet Ce document est un récapitulatif de tous les traitements nécessaires au bon fonctionnement de votre Pack MODO gestion et comptabilité. Votre rigueur dans le suivi des points que nous allons aborder et la fréquence indiquée vous permettra une gestion optimale du Pack MODO. Important : En ce qui concerne les traitements Windows (Chapitre 3), il s agit de rappels donnés à titre indicatif. La liste des vérifications à effectuer sur vos matériels n est pas exhaustive. Pour de tels traitements, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre prestataire informatique. 4 IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc

Important : En ce qui concerne les traitements Windows (Chapitre 3), il s agit de rappels donnés à titre indicatif.

5 Traitements quotidiens 2. Traitements quotidiens La migration des Statistiques Une migration des statistiques est effectuée sur votre serveur MODO chaque nuit. Ce traitement est automatique, mais implique de votre part que vous laissiez allumée l unité centrale de votre poste maître MODO (l écran peut quant à lui être éteint). Si vous éteignez votre poste, la migration n aura pas lieu et les statistiques ne seront pas à jour. Vous risquez en conséquence d exploiter des données erronées. La sauvegarde Vos bases de gestion et de compta doivent être sauvegardées quotidiennement. La responsabilité de la sauvegarde et de son contenu incombe à l agence. Si un problème quelconque survient sur votre serveur de gestion, notre seule possibilité pour restaurer vos données est la sauvegarde. Pour cela, le support préconisé par EXECUTIV est le lecteur ZIP. Si votre agence dispose d un tel lecteur, sous réserve de l installation matérielle qui vous incombe, notre service technique paramètrera votre sauvegarde et fera avec vous un point sur la marche à suivre quant à la gestion de vos disques. Si vous souhaitez utiliser d autres supports (graveur, clé USB ) la sauvegarde devra être paramétrée par vos soins. Les dossiers à sauvegarder sont les suivants : Pour la gestion : dans votre répertoire MODOWIN, sauvegardez les dossiers «ARCHIVE», «DBF», «MODELE» et «NOTES». Pour la compta : dans votre répertoire CPTA, sauvegardez le dossier à 3 chiffres correspondant au numéro de votre société dans Modo compta (dans notre exemple, il nous faut copier le dossier 000). La Réindexation Ce traitement doit être effectué une fois par semaine, il permet une réorganisation de vos fichiers et évite ainsi que des anomalies ne se produisent dans votre base. IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc 5

Si vous éteignez votre poste, la migration n aura pas lieu et les statistiques ne seront pas à jour. Vous risquez en conséquence d exploiter des données erronées.

6 Traitements quotidiens Pour cela, vous devez vous assurer que les applications MODO soient fermées sur la totalité de vos postes stations. Ensuite, depuis le poste maître, il vous suffit alors de cliquer sur Utilitaire > Réindexation. Le traitement se lance, il est impératif de ne jamais l interrompre, auquel cas vous serez dans l obligation de nous contacter. Une fois terminé, le message ci dessus apparaît, cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez désormais relancer le Pack MODO, dans le cas contraire, lors du redémarrage de l application, un message d erreur vous indique que la réindexation ne s est pas bien terminée, vous êtes, là aussi, dans l obligation de nous contacter. 6 IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc

Le traitement se lance, il est impératif de ne jamais l interrompre, auquel cas vous serez dans l obligation de nous contacter.

7 3. Traitement Mensuel La réorganisation Traitement Mensuel Ce traitement est l équivalent de la réindexation mais concerne le Pack MODO Compta. Il doit être lancé mensuellement. Lorsque vous sélectionnez Utilitaires puis Réorganisation de la Base, le message suivant s affiche. Une fois votre choix fait, la réorganisation se lance. De la même manière que pour la réindexation, si vous disposez du Pack MODO Compta sur plusieurs postes, il faut vous assurer que le module ne soit ouvert que sur celui où vous lancez le traitement. IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc 7

Une fois votre choix fait, la réorganisation se lance.

8 Traitements Windows 4. Traitements Windows Panneau de Configuration WINDOWS Nous attirons votre attention sur l impact que peut avoir la personnalisation des couleurs de vos applications Windows sur le Pack MODO. En effet, en fonction des apparences Windows que vous allez adopter, les masques de saisie dans votre gestion peuvent être décalés. Nous vous conseillons de conserver la mise en forme STANDARD de votre système d exploitation WINDOWS. Jeux, films, logiciels peer to peer, animations Sur le poste maître MODO, les jeux, films, logiciels peer to peer (permettant les téléchargements sur InterNet), et les diverses animations que vous installez sur vos écrans peuvent ralentir considérablement les traitements de votre gestion voire porter atteinte à l intégrité de vos bases. Des traitements telles que les remontées Mescomp, les migrations des Statistiques, ou les connexions réseau peuvent parfois être totalement interrompus car entrent en conflit avec divers logiciels. Nous attirons votre attention sur les limites des interventions du service de maintenance dans de telles conditions d utilisation de vos matériels professionnels. Antivirus, Pare-feux et AntiSpywares Les antivirus et pare feux sont des systèmes qui doivent être présents sur l ensemble de votre parc informatique. Ils doivent être mis à jour régulièrement. Certains sont téléchargeables gratuitement. Ils doivent être configurés de sorte à ne pas bloquer un accès à distance essentiel à la télémaintenance ; en effet, certains problèmes et configurations du Pack MODO ne peuvent être régularisés par téléphone. C est pourquoi il est nécessaire d effectuer les bons réglages de vos antivirus et pare feux. Un antispyware est un utilitaire qui vérifie la mémoire et les disques durs afin de détecter les fichiers espions connus et les retirer sans risque. Les espions peuvent sérieusement ralentir la vitesse de fonctionnement de vos machines. 8 IVMODO MA Pack MODO - Procedures Quotidiennes Memento Agence.doc

En effet, en fonction des apparences Windows que vous allez adopter, les masques de saisie dans votre gestion peuvent être décalés.

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