Mieux gérer son cabinet dentaire Ce guide vous est offert par American Express En partenariat avec GROUPE EDMOND BINHAS TRAVAILLEZ MIEUX, VIVEZ PLUS 1
Caroline Gaye / Vice-présidente Edito American Express Carte-France segment Professionnels. La profession dentaire a subi des changements importants au cours des 30 dernières années. Il semble chaque jour que ces changements s accélèrent. Désormais, c est une véritable explosion de nouvelles techniques, de produits et de technologies qui se produit. Chacune d entre elles apporte sa pierre à l amélioration de la qualité des traitements et à la rapidité de leur réalisation. Cependant, elles contribuent aussi à accroître la complexité des opérations quotidiennes. Heureusement, la gestion d un cabinet a également évolué. Elle est devenue bien plus sophistiquée et rationnelle. American Express est le partenaire du chirurgien-dentiste. Notre objectif est simple : vous permettre de vous consacrer pleinement à votre cœur de métier, les traitements dentaires. C est pourquoi nous vous offrons ce guide, créé en collaboration avec le Groupe Edmond Binhas. Son objectif est de vous apporter des informations pratiques ainsi que des conseils utiles sur la gestion de votre cabinet dentaire. 2 Vous en souhaitant bonne lecture.
Sommaire Le praticien, chef d entreprise de santé! 4 La gestion prévisionnelle 5 La gestion de la trésorerie 6 La gestion des dépenses 7 La relation patient et gestion des encaissements 8 La gestion du temps et délégation 10 3
Le praticien Chef d entreprise de santé! La dentisterie connaît des bouleversements irréversibles. Or, votre formation initiale est exclusivement d ordre technique. Elle permet de proposer à vos patients des soins de qualité mais prépare mal à la pratique quotidienne et à la gestion de cabinet. C est pourquoi, il est impératif pour vous d adopter un comportement de chef d entreprise de santé. Pour cela, il est important pour les chirurgiensdentistes de bien connaître les éléments financiers vitaux. Eviter la gestion a posteriori. Il ne faut pas attendre décembre pour analyser vos résultats. Astreignez-vous à consulter chaque mois les indicateurs de vitalité de votre entreprise de santé : chiffre d affaires, dépenses, nombre de 4 patients, nombre d heures travaillées Investissements et recrutements ne doivent pas être réalisés dans l urgence, mais à l issue d une réflexion structurée. Une professionnalisation des pratiques de gestion est nécessaire. Elle implique un plus haut niveau de professionnalisme dans tous les aspects de la pratique dentaire : cliniques, managériaux, gestionnaires, communicants, organisationnels, etc. Une démarche d anticipation donne des résultats positifs d une ampleur surprenante, en comparaison d une simple gestion comptable. De l immobilité résulte une prise de risques bien plus importante qu avec une gestion rationnelle et contrôlée.
La gestion prévisionnelle Ne pas prévoir c est déjà gémir! Léonard de Vinci Une bonne gestion est devenue l une des conditions de la qualité des soins. Elle vous permettra de faire face à la contrainte du nécessaire équilibre financier. Elle contribue à la prise de décision rationnelle et informée. 3 ÉLÉMENTS FONDAMENTAUX 1. LE BUDGET PRÉVISIONNEL : Il s agit d une projection des recettes et dépenses de l année à venir présentées de manière mensuelle. On peut y adjoindre d autres tableaux (trésorerie, investissements, amortissements...). Comparer vos résultats réels à votre budget prévisionnel vous indiquera rapidement si vos objectifs sont atteints ou pas. 2. LE POINT D INFLEXION : Pour tout praticien, connaître le concept de point d inflexion de son cabinet est extrêmement utile. Il s agit du total des dépenses fixes et variables auxquelles il faut rajouter le salaire du praticien. Le point d inflexion est donc, le montant total, en euros, nécessaire pour couvrir les dépenses (fixes et variables) du cabinet et le salaire du praticien (avant impôts). Ce n est qu au-delà que le cabinet est bénéficiaire (pas le praticien). 3. LE CONTRÔLE DE L ACTIVITÉ : Le contrôle de gestion vient compléter le budget prévisionnel. Les indicateurs d activité les plus importants à contrôler dans un cabinet sont : le nombre d heures de travail, le nombre de nouveaux patients, le montant des devis présentés, la production horaire et le calcul des bénéfices par traitement. Leur collecte doit être quotidienne et leur analyse mensuelle. La comptabilité a lieu a posteriori de l exercice. Elle complète mais ne peut remplacer la gestion prévisionnelle. Une bonne comptabilité doit être tenue en temps réel. Elle vous indique entre autres : l évolution de votre chiffre d affaires, vos bénéfices, vos charges, votre rentabilité et l incidence fiscale de vos revenus En conclusion: à une époque où la sécurité financière, l éthique et la bonne gouvernance ont été renforcées partout dans le monde, l optimisation des règles de gestion vous permettra d exercer en toute sérénité. Le + de la Carte Business American Express : Une comptabilité simplifiée! Vous recevez chaque mois un relevé détaillé de vos dépenses. Depuis votre espace client vous avez la possibilité d exporter vos relevés au format Excel pour les intégrer directement à votre logiciel comptable et éviter ainsi les erreurs de saisie. 5
La nécessité de maîtriser votre trésorerie La trésorerie : Il est vital aujourd hui de maîtriser strictement la trésorerie du cabinet. Mais, il ne suffit pas seulement de connaître sa trésorerie à un temps T. Vous pouvez disposer d un compte créditeur, mais ne pas avoir encore réglé certaines charges (loyer, fournisseurs, salaires, etc). A contrario, vous pourriez savoir que des fonds vont bientôt arriver sur votre compte et donc différer en conséquence un paiement prévu. Le tableau de trésorerie : Il est indispensable de connaître précisément le montant de l encours. Un tableau de suivi de votre trésorerie vous aidera à anticiper les difficultés de trésorerie et les passages créditeurs. Vous saurez combien de temps votre solde restera créditeur et de quelle somme. Il vous indique aussi si vous pouvez envisager un placement de votre excédent de trésorerie et pour quelle durée. 6 Le + de la Carte Business American Express : Comment optimiser votre trésorerie? Pour un cabinet, il faut tout d abord tenir une comptabilité de trésorerie (et non plus une comptabilité d engagement). Le suivi des décaissements et encaissements vous permettra de mieux gérer votre trésorerie. Vous arbitrerez objectivement entre les différents règlements à effectuer. Si votre gestion est tendue, il vous est possible de l optimiser en profitant des facilités de paiements souvent offertes par les fournisseurs (paiements échelonnés ou reports de paiement). Négociez avec votre banque une autorisation de découvert exceptionnelle. En cas d excédent de trésorerie, demandez à votre banque de systématiquement placer le montant dépassant un seuil (le "matelas") que vous aurez vous-même défini. Une gestion plus souple de votre trésorerie. Vous profitez de plus de délai de paiement pour régler vos factures avec le débit différé gratuit des cartes Business American Express. Vous bénéficiez donc de plus de souplesse dans la gestion de votre trésorerie et le règlement de vos dépenses.
La gestion des dépenses La gestion des frais généraux est un facteur essentiel dans la gestion de votre cabinet. PARAMÈTRES À CONSIDÉRER La santé financière de ce dernier dépend de nombreux paramètres. Certains ont des conséquences à très court terme: salaires, frais de laboratoire, loyer ou règlement de vos factures. D autres ont un impact à moyen terme : décalage entre investissement financier, temps de formation, et retour concret sur investissement. Certains facteurs agissent sur le long terme : achats d équipement, travaux d agencement ou amélioration du cabinet. Les fondations d une bonne santé financière résultent de l équilibre délicat entre l anticipation des dépenses fixes et variables, une prise de décision rationnelle pour les gros investissements et le chiffre d affaires que le cabinet est capable de générer. LES CAUSES D UNE MAUVAISE GESTION DES DÉPENSES Il est difficile d identifier l origine de l augmentation des dépenses. Vous trouverez rarement un seul poste qui augmente de 8 % par exemple. Mais il est courant d avoir de petites augmentations de ½ à 1 % dans plusieurs postes. C est le cumul qui crée une augmentation significative. Une autre raison de dépenses trop élevées est peut être due à des prises de commande en quantité trop importantes de matériel, pour obtenir des remises. Ce dilemme se résout en utilisant un système de commande au fur et à mesure des articles tout en vous engageant sur un montant annuel minimum. L ANALYSE FINANCIÈRE Imaginez un instant que le montant total de vos dépenses annuelles s élève à 150 000 euros. Ce montant doit-il vous inquiéter? La réponse correcte est : cela dépend. Si vos bénéfices sont de 40 000 euros, la réponse est claire : vous dépensez trop. Si vos bénéfices sont de 100 000 euros et plus, c est à vous de dire si cela vous suffit ou pas, cela dépend de votre niveau de vie. C est la règle de la réalité économique qui s applique. En effet, la pression que vous éprouvez à propos de vos dépenses est directement liée au rapport entre vos dépenses et vos revenus. Le bénéfice réalisé est une partie importante du problème de la réduction des dépenses. Très souvent, le problème ne vient pas des dépenses elles-mêmes, mais bien plus d un chiffre d affaires insuffisant pour les frais de structure. Le + de la Carte Business American Express : Gérez vos dépenses en fonction de vos revenus. Vous avez la possibilité de choisir la période de prélèvement sur votre compte bancaire en fonction de vos principales rentrées d argent. Vous gagnez ainsi en tranquillité d esprit en réglant vos fournisseurs après avoir encaissé vos consultations. 7
La relation patient Et gestion des encaissements A l heure où vos patients peuvent trouver sur le site internet de l assurance maladie les tarifs moyens de tous les Chirurgiens-Dentistes, il devient crucial d aborder le plus tôt possible avec vos patients, la question des honoraires. 1 ère Etape : «Informer avant de soigner» Le règlement des honoraires est souvent, pour le patient, une source de malaise. C est pourquoi, il est préférable d expliquer le plus tôt possible et très clairement au patient quelles seront les modalités de paiement. Il est très important que, très vite, ce dernier comprenne qu un règlement rigoureux concernant les règlements existe dans votre cabinet. Il existe deux moments clés pour aborder ce sujet : 1. A la fin de la 1ère consultation si le patient demande : "Combien vous doisje? " 8 2. Quand le patient ne demande rien, l assistante (ou le praticien) peut dire : "M. Martin, j aimerais vous expliquer comment fonctionne le cabinet en matière de règlement." L objectif visé est triple : créer une relation de confiance, projeter une image professionnelle et lever tous les freins à une écoute attentive de la part du patient le jour où vous présenterez votre plan de traitement. 2 ième Etape : L art de proposer des ententes financières adaptées Présenter des ententes financières aux patients très tôt dans la relation avec eux est fondamental. Avoir réfléchi à l avance aux modalités de paiement et proposer des arrangements financiers rationalisés vous permettra d offrir au plus grand nombre de vos patients l accès aux traitements. Si vous attendez la fin du traitement pour parler de paiement avec votre
patient, votre conversation avec lui sera, en général, plus délicate. Les patients seront ouverts à toute proposition s ils se sentent dans un climat de confiance, perçoivent votre proposition comme étant raisonnable et honnête, se sentent libres de poser des questions et enfin, reçoivent des réponses calmes et claires. Un bon accord financier doit respecter autant les intérêts du patient que ceux du cabinet. 3 ième Etape : La relance des impayés Dans un cabinet ayant mis en place une gestion claire des encaissements, les impayés sont réduits à un nombre minimum. Cependant, cela peut arriver. Faire preuve de tact est essentiel quand il s agit d argent. D autre part, des retards dans les délais de paiement peuvent avoir de graves conséquences pour votre équilibre financier. Le cabinet n est pas payé mais le praticien doit continuer à payer ses charges et les dépenses liées à son exercice. C est pourquoi la personne qui fait ces relances doit être celle qui présente les meilleures aptitudes relationnelles dans votre cabinet. Nous déconseillons pour une première relance d adresser un courrier. Nous préférons l usage du téléphone, car les résultats obtenus par courrier sont mauvais en général. INFORMATIONS Afin d offrir à nos patients une plus grande flexibilité concernant le paiement des honoraires, nous vous informons que le cabinet accepte désormais le paiement par : Carte de Paiement Chèque Bancaire Espèces Nous vous rappelons que les modalités de paiement habituelles sont les suivantes : Pour les soins remboursés par la sécurité sociale : Paiement à la fin de chaque séance Pour les traitements de longue durée et les prothèses : Début du traitement : 40 % Milieu : 30% À la pose, fin du traitement : 30% Toutefois, afin de permettre au plus grand nombre de nos patients de réaliser les traitements dont ils ont besoin, le cabinet offre désormais la possibilité d ententes financières. Toute notre équipe se tient à votre disposition pour plus d informations Le + de la Carte Business American Express : Des services sur mesure. Joignable 24h/24, le Service Clientèle se tient à votre disposition pour toute question. Une Hotline Juridique est également à votre écoute avec des spécialistes du droit fiscal et social pour répondre à vos interrogations. 9
Gestion du temps Et délégation Face à l afflux grandissant des contraintes technologiques, cliniques, juridiques, sociologiques et économiques, la réussite de l exercice professionnel repose sur la gestion optimale de votre temps et la délégation de tâches. GESTION OPTIMALE DE VOTRE TEMPS : Elle s obtient : En définissant vos propres objectifs en fonction de vos priorités personnelles : respect des horaires, temps libre, chiffre d affaires, etc... Ils doivent être précis, réalistes et contrôlables. Vous définirez ainsi vos journées types, votre temps de travail. En communiquant mieux : pour l équipe dentaire, cela passe par des réunions quotidiennes pour organiser la journée ou par la définition écrite de tous les protocoles du cabinet avec le rôle de chacun. Pour chaque patient, c est la rédaction d un plan de traitement cohérent regroupant vos actes qui leur permettra de prendre conscience de l importance de leur traitement. En ayant une bonne organisation clinique et administrative du cabinet : on apportera une attention toute particulière à l utilisation de plateaux pré-préparés par acte et au travail à quatre mains. Etre maître de son temps passe également par la gestion des rendez-vous. Déléguez aux assistantes la gestion du carnet de rendez-vous. Tous les actes cliniques du cabinet auront été préalablement chronométrés afin d optimiser les plages horaires qui leur sont réservées. Dans un cabinet efficace, chacun doit savoir où placer une urgence. DELEGATION : La délégation est un concept fondamental en management. Appliquée correctement, elle est une des règles les plus efficaces. Elle vous permet de vous consacrer pleinement à votre activité principale : les soins dentaires. 10 Guide réalisé en partenariat avec GROUPE EDMOND BINHAS TRAVAILLEZ MIEUX, VIVEZ PLUS
CHARTE DE LA BONNE DELEGATION 1. Déléguez autant que possible, sans sortir de la légalité. 2. Choisissez scrupuleusement les personnes à qui vous délèguerez. 3. Développez des procédures écrites pour que chaque membre de votre personnel comprenne précisément son domaine de responsabilité. 4. Prenez le temps de former correctement. 5. Donnez suffisamment d autorité à chacun pour qu il puisse accomplir les tâches qui lui sont assignées. 6. Etablissez des méthodes d évaluation régulière de la délégation. Attendez-vous à des erreurs et acceptez-les comme des opportunités pour évoluer. 7. Récompensez les personnes qui acceptent et gèrent convenablement de plus en plus de tâches. Le + de la Carte Business American Express : Un programme de fidélité généreux. Avec le programme de fidélité Membership Rewards, vous cumulez des points à chaque achat, convertibles en primes pour votre cabinet : récompenses pour vos collaborateurs, équipement pour votre cabinet ou encore billets d avion pour vos congrès À vous de choisir parmi des centaines de primes disponibles. 11
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