Plan du document 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel 2. Descriptif fonctionnel du produit 3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole 4. Les services associés au logiciel
1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel Comme pour les plus anciennes applications de la gamme Acropole, la gestion des salaires constitue une matière dépassant les attentes traditionnelles des utilisateurs. Outre le calcul de base d'une paie et de ses documents associés, l'utilisateur communal a le droit d'exiger aujourd'hui une application fiable et simple par son côté intuitif et, qui intègre les nouvelles fonctions en matière de DMFA et autres liaisons télématiques externes. Le logiciel se veut de ramener dans la commune toutes les fonctions et services traités par un secrétariat social ce qui paraissait impossible il y a quelques années. C'est chose faite aujourd'hui dans une application qui ne requiert pas de prestations supplémentaires par rapport au travail d'envoi, de contrôle, de correction et autres rectifications abondantes dans une relation avec un secrétariat social. Suivant en cela la formule qui se généralise dans le cadre du Full in house en informatique de gestion, Stésud propose, en matière de gestion du personnel, une application des plus intuitives de sa gamme. Produit d'une longue expérience de la société dans ces matières (premières applications locales en 1983), la version Acropole salaires actuelle satisfait sa clientèle depuis plus de 10 années et accumule les améliorations apportées à l'occasion des quatre versions antérieures (programme sur APPLE, MS DOS, CUMULUS, UNIX) et aujourd'hui Windows. Il s'agit en outre d'une des applications les plus utilisées en clientèle Stésud dont l'assistance et la maintenance reposent sur une équipe de 5 personnes spécialisées.
2. Descriptif fonctionnel du produit Acropole 2.1. Gestion du personnel En vue d'alimenter toutes les fonctions de calcul, d'édition, de clôture et de reporting, l'application dispose d'un puissant système de bases de données du personnel. Le logiciel est composé d'un système de recherches multicritères simultanées tels que nom, matricule, numéro national, catégorie ONSS, groupes divers, faisant apparaître, grâce à un code couleur, les fonctions en cours pour la personne (noir : plus en fonction, vert : en fonction actuellement, ). Un ensemble d'outils de présentation agrémente cette fenêtre tels que critères de tri, ajout, suppression, recherche, etc. Cette recherche ouvre l'écran signalétique principal de la personne. Ecran signalétique d'un agent et sa fenêtre d'accès multicritères L'écran signalétique central présente, en 16 onglets, toutes les données du travailleur tant en valeur actuelle qu'en gestion en historique. En en-tête, figurent les données de base de la personne ainsi que celles de sa ou ses fonctions (avec possibilité de créer de nouvelles fonctions, de récupération par copie de fonction d'autres agents, etc.).
L'intégralité des données nécessaires au bon fonctionnement de l'application se trouve dans les 16 onglets de cet écran unique de gestion des données du personnel. La plupart de ces onglets sont en liaison avec des tables de paramètres personnalisables directement de cet écran. Gestion des échelles barémiques en liaison avec la zone concernée du signalétique. Cet écran permet : - de vérifier la cohérence des données du travailleur (les principales erreurs ou aléas rencontrés lors des calculs et l'émission des différentes déclarations sont généralement dus à la qualité des données et à leur cohérence). L'utilisateur peut faire apparaître à tout instant une liste des anomalies détectées sur un agent ou un groupe d'agents.
Liste des anomalies relevées dans les données d'un agent - d'effectuer des calculs individuels (simulations) et d'établir des documents légaux sur base de listes (documents fournis mais pouvant être composés spécifiquement par l'utilisateur grâce aux systèmes de liaisons bureautiques de l'application). - de consulter l'historique de paiement complet d'une personne. - de calculer les indemnités de rupture et pécules de sortie. - d'établir un lien électronique avec différents documents liés à la personne. - de consulter les états de prestation (grilles) d'un agent. - d'imprimer le dossier complet de la personne.
2.2. Gestion des tâches Des icônes de raccourcis permettent le lancement de tâches mensuelles, périodiques ou annuelles. 2.2.1. Tâches mensuelles - L'encodage centralisé de tout événement ou absence survenant dans les carrières. Ecran d'encodage des congés/absences - L'encodage de diverses indemnités telles que : heures de nuit, heures supplémentaires, retenues, saisies, avances et acomptes sur salaire. - La gestion complète et automatique des chèques-repas. - Le calcul automatique des allocations de foyer et résidence
Ecran de gestion des chèques repas - Le calcul de la paie globale; l'impression des annexes aux mandats; l'impression des fiches de paie; l'établissement du listing bancaire et du fichier électronique des paiements; la liaison vers la comptabilité; la déclaration mensuelle fiscale 274. - La déclaration INAMI epk pour les pensionnés. - Au-delà du calcul de base de la paie mensuelle, le système assure également toute procédure de régularisation sur base d'un élément nouveau intervenu dans la carrière (liquidation arriérés, récupération des indus, rétroactif dû à un changement de barème, une maladie, une intervention d'assurance, un accident de travail, etc.) Editions mensuelles : Visualisation, impression ou exportation en fichiers compatibles : - Récapitulatifs de paie, sous forme de mandats de paiement, par article du budget + récapitulation globale de la paie, tous les articles réunis, par exercice. - Fiches individuelles de paie - Ordre de paiement sur support papier ainsi que magnétique au format «SEPA» et liste des paiements par caisse (avec décompte des monnaies). - Liste des sommes nettes saisies ou cédées ou récupérées ou versées à des tiers, par article budgétaire - Déclaration du précompte professionnel (fiche 274)
2.2.2. Tâches périodiques - Déclaration APE avec gestion optimisée des points subventionnés constituant une véritable aide à la gestion. Ecran de génération de la déclaration APE - Déclaration DMFA XML avec possibilité de visualiser les données déclarées par personne sous forme d'arborescence avec possibilité d'imprimer sous différents formats : bureautique ou HTML. Détection anticipée d'incohérences pouvant survenir lors du traitement effectué par l'onss (contrôle avant l'envoi des refus pour éviter les pertes de temps et les sanctions). - Gestion complète et automatique des différents retours survenant après une déclaration (ACRF, NOTIF, DMFAPID, PPLCAL, etc.). - Déclaration de modification DMFAPPL avec mise à jour automatique de la situation complète connue à l'onssapl.
Visualisation et expédition d'une déclaration DMFA - Signature de la déclaration DMFA à l'aide de la nouvelle carte d'identité électronique (première utilisation pertinente de la carte d'identité développée par Stésud) ainsi que l'envoi par le canal FTP.
Visualisation et expédition d'une déclaration DMFA - Mise à jour automatique des fichiers de structure XML trimestriels. - Mise à jour automatique des instructions administratives trimestrielles. - Analyse complète des différents retours ONSS (accusés de réception, notifications de calcul, factures, etc.). 2.2.3. Tâches annuelles - calcul des pécules de vacances (méthode publique, méthode privée ou combinaison des deux méthodes par phasage). - Calcul des primes de fin d'année. - Edition et impression des comptes individuels (un format simple et un format détaillé). - Déclarations fiscales (fiches 281.xx et 325.xx), création du fichier BELGOTAX. - Prévisions budgétaires / Modifications budgétaires.
Tableau récapitulatif des prévisions budgétaires pour un exercice - liste du volume de l'emploi (demandée par la Région wallonne et reprenant les équivalents temps plein). - Liste assurances (liste destinée aux compagnies d'assurances reprenant les agents avec leurs catégories Accident de travail et Responsabilité civile). - Liste, formulaire et fichier électronique pour l'obtention des primes syndicales. 2.2.4. Autres listes - Création en tout genre de listes multicritères sur base de données du signalétique agent avec possibilité d'imprimer le résultat, de l'exporter dans un tableur ou de créer un publipostage. - Liste des changements de barèmes (indiquant à quel moment de l'année les agents changent d'échelon dans leur échelle barémique). - Liste des codes paies qui permet d'imprimer et d'exporter en CSV n'importe quel composant de la paie pour une ou plusieurs personnes pour une période déterminée. - Liste des absences.
3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole L'application Acropole salaires est mise en liaison avec l'application comptabilité dans laquelle elle réinjecte toutes les données du mandat salaires récapitulatif. Ce fichier peut être visualisé, voire modifié avant envoi; il en sera de même en compta avant sa validation et son injection dans les écritures. Liaison également avec Acropole facturation pour la récupération des données pour les accueillantes ONE et les pompiers. 4. Les services associés au logiciel Parmi les services liés au démarrage et au fonctionnement de l'application, il convient de considérer : l'installation : en vos services par un spécialiste de Stésud à concurrence de deux demijournées; la formation : délivrée en vos services sur le logiciel installé et les données reprises à concurrence de six demi-journées; la récupération des données et leur validation : une récupération ou un encodage des données nécessaires aux calculs mensuels peut être réalisé. l'assistance-maintenance : l'assistance : concerne l'intervention d'un spécialiste de Stésud pour toute question de précision d'une formation, d'aide à la montée en charge. C'est aussi l'usage journalier du logiciel ou l'assistance pour un particularisme propre à une opération périodique ou annuelle. L'assistance a lieu par mail, par fax ou par téléphone. Tout appel vers le call-dispatch de Stésud a lieu au prix d'une communication locale sans surfacturation du nombre d'appels ou de leurs durées. Pour toute intervention à distance, notre service de télé-assistance permet à nos spécialistes d'intervenir sur vos systèmes comme s'ils se trouvaient sur place en vos services. La maintenance : elle consiste à apporter toutes les mises à jour légales suite à une évolution de la loi fédérale, régionale ou d'un règlement local n'influençant pas la structure de la base de données. De plus, la maintenance fonctionnelle consiste à apporter de nouvelles fonctions ou de nouvelles facilités permettant un plus grand confort de travail et ce, sur base des suggestions et propositions des utilisateurs.