REGLEMENT GENERAL DU SALON 1. RENSEIGNEMENTS GENERAUX SOLUTIONS MAISON aura lieu à Biarritz, 64200, au parc des Expositions la Halle d Iraty. Jeudi 3, vendredi 4, samedi 5 et dimanche 6 octobre 2013. SOLUTIONS MAISON est organisé par Expomedia SARL, RCS 414 116 996, au capital de 8 000 euros. Les conditions particulières suivantes complètent et précisent le règlement général des manifestations commerciales. Le règlement général est disponible auprès de FSCEF, au 01 53 90 20 10, auprès de Charlotte Paillard. 2. HEURES D'OUVERTURE DU SALON AUX VISITEURS De 10h00 à 19h00 tous les jours sauf le 3/10/13 de 14h00 à 19h00 3. ADMISSION Sont autorisées à s'inscrire comme exposants toutes les sociétés, entreprises, associations qui vendent, créent, fabriquent, distribuent ou importent des produits et services liés directement ou indirectement aux activités de la construction, de la rénovation et de la décoration. Les inscriptions seront reçues sous réserve d'examen. Les organisateurs statuent sur les admissions sans être obligés de donner le motif de leurs décisions. Les décisions de refus ne sont pas susceptibles de recours. A cet égard, il est précisé que la participation à des manifestations antérieures ne créé aucun droit en faveur de l exposant. Le refus de l'admission ne pourra donner lieu au paiement d'aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à Expomedia SARL au titre du salon. 4. ATTRIBUTION DE STANDS Les emplacements seront attribués selon la date de réception de la demande de participation et suivant la disponibilité des surfaces restantes. Seules les inscriptions accompagnées du contrat de réservation d espace seront prises en considération. La répartition des emplacements sera établie par la direction d Expomedia SARL en tenant compte dans la mesure du possible des desiderata des exposants. Des modifications de surface ou d'emplacement pourront être apportées ultérieurement par la direction d Expomedia SARL. Sans versement du solde de la facture avant le 19 juillet 2013, la société Expomedia se réserve le droit de céder l'emplacement à des demandeurs inscrits sur liste d'attente. Pour l'implantation, les emplacements ne peuvent être attribués et ne seront définitivement acquis qu'après encaissement du chèque d'acompte. Il est formellement interdit aux exposants de céder ou de sous-louer, contre rémunération ou gratuitement, tout ou partie de l'emplacement attribué sans autorisation expresse de l'organisateur. Sectorisation du salon : Le placement dans les diverses zones du salon se fera en fonction de l arrivée des contrats et des places disponibles. La non attribution à une zone souhaitée ne représente en aucun cas une raison valable de désistement pour l exposant. Cette sectorisation est indicative est ne représente en aucun cas une obligation pour l organisateur. L organisateur reste le seul à décider de la sectorisation des exposants. 5. FRAIS DE PARTICIPATION Les frais de participation des stands équipés comportent un espace correspondant à la surface réservée, sous chapiteau avec plancher équipé de : cloisons, moquette, enseigne, éclairage 3 spots, 1 prise 2KW par stand, la surveillance du salon de nuit par un service de gardiennage, la mise à disposition des exposants de documents promotionnels (invitations, catalogue) et les autres prestations générales suivantes: publicité, mailing, relations presse, badges, surveillance du salon. Des stands semi-équipés, des stands nus ainsi que des espaces extérieurs sont également disponibles avec des prestations différentes. 5bis. STANDS ÉQUIPÉS Pour les stands équipés la superficie de base désigne la superficie au sol du stand. L équipement du stand est construit à l intérieur de cette superficie, c est pourquoi la surface disponible à l intérieur des cloisons est différente. Voici les rapports superficie de base surface disponible à l intérieur des cloisons : 9m²-8,74m², 12m2-11,65 m², 15m²-14,7m², 16m²-15,54m², 18m²-17,48m², 20m²-19,42m², 21m²-20,40m², 24m²- 23,30m², 27m²-26,22m², 30m²-29,14m². Les superficies qui ne sont pas citées font l objet du même principe de montage : les poteaux mesurent 4,55 cm de diamètre et chaque cloison mesure 94 cm, à chaque limite de poteau. Schéma à disposition des exposants sur simple demande. 6. PAIEMENT Les entreprises doivent envoyer leur contrat de participation accompagné d'un acompte à Expomedia SARL. L'acompte représente 50 % du montant total TTC de la participation. L acompte doit accompagner le contrat de participation à Solutions Maison. Dès réception du contrat de participation Expomedia adressera une facture globale dont le solde sera à régler au plus tard le 19 juillet 2013. La société Expomedia assume intégralement la mise en place du salon, des stands d'exposition, les opérations d'installation matérielle des stands, l'intervention des sous-traitants et la promotion de l'événement. Ces obligations assumées par Expomedia contraignent l'organisateur à engager l'intégralité des recettes de location et de sous-traitance dès la réception des demandes d'admission, ces frais étant directement proportionnels au nombre d'exposants inscrits. Par conséquent toute demande d'inscription oblige l'exposant à régler la totalité du coût de sa participation, quand bien même l'exposant serait amené à se désister de cette demande, même en cas de force majeure. Il en résulte qu'en cas de désistement, l'intégralité des sommes déjà perçues par l'organisateur lui restera acquise ; les sommes restant dues par l'exposant deviendront immédiatement exigibles. L'exposant ne pourra en aucun cas réclamer la réduction du prix de sa participation, en raison de son désistement et ceci quelle que soit la date à laquelle ce désistement aura été notifié à l'organisateur. Les frais éventuels de recouvrement de créances seront à la charge de l exposant. Par ailleurs l'organisateur pourra disposer librement de tout emplacement que l'exposant n'aura pas occupé avant l'ouverture du salon. L'exposant ne pourra prétendre, dans ce cas, au remboursement, même partiel, du prix de sa participation. Le prix appliqué est le prix fixé dans le contrat de réservation. Le prix de la participation sera impérativement réglé aux échéances suivantes : 50 % à la signature du contrat de réservation, 50 % au plus tard le 19 juillet 2013. Le non-règlement aux échéances fixées ci-dessus entraînera l'annulation du droit d'exposer sur l'emplacement attribué. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu un rappel soit nécessaire et sont fixées à 3 fois le taux d intérêt légal, égal au taux d intérêt de la BCE majorée de 10 points (Loi LME 2008-776 du 04/08/2008, articles L441-6, L442-6, L443-1 code du commerce). Le débiteur en situation de retard de paiement sera redevable, de plein droit, d une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Pour tout paiement effectué par l exposant auprès de l organisateur lors du montage, seuls les règlements en espèces ou en CB seront acceptés. Par ailleurs, il est expressément convenu que les matériels, installations et marchandises se trouvant sur le stand ou l emplacement attribué à l exposant sont spécialement affectés en gage au profit de l organisateur et en garantie de sa créance. Dans l hypothèse d un défaut de paiement des sommes dues, en application du présent contrat, l organisateur pourra se prévaloir de ce gage pour conserver ces biens jusqu à complet paiement, dans le cadre d un droit de rétention conventionnel annexé au contrat de gage. Dans ce cas, l organisateur après mise en demeure rappelant la présente clause, pourra faire inventorier, par acte d Huissier de Justice, les biens ainsi retenus et s opposer à leur déplacement. 7. MONTAGE DEMONTAGE Les emplacements de stands seront à la disposition des exposants à partir du 1er/10/2013 à 14h00. Ils devront être libérés le 7/10/2013 à 18h00. Dans le cas où un exposant laisse de la marchandise sur son stand en dehors des horaires de démontage, l organisateur peut disposer de cette marchandise pour la déplacer et ce aux frais de l'exposant. 8. VISITEURS ET EXPOSANTS Nul ne peut être admis dans l enceinte du salon sans présenter un titre émis par l organisateur. L organisateur se réserve le droit de refuser l entrée du salon à qui que ce soit sans en donner la raison ou de faire expulser toute personne dont le comportement nuirait à l intérêt et au bon déroulement de la manifestation. 9. SECURITE Les exposants doivent vérifier que leur installation correspond bien aux exigences suivantes : 1. comportement au feu des matériaux : décorations selon norme M1, aménagements intérieurs (sièges, tables autres que ceux loués à l organisation) selon norme M3. 2. matières dangereuses et inflammables interdites à moins de 8 m des lieux accessibles au public et des tiers. 3. appareils de chauffage indépendants interdits 4. un extincteur obligatoire par emplacement ou stand. 5. appareils de cuisson type fours, planchas, réchauds à gaz ou à alcool, plaques chauffantes, barbecues sont interdits. 10. DEGRADATIONS Les exposants sont responsables, pour eux-mêmes et pour les entreprises travaillant pour leur compte, de tous les dégâts et dommages occasionnés aux terrains et au chapiteau, lors du transport, de l installation, du fonctionnement ou de l enlèvement de leur matériel. Il est formellement interdit de manipuler les bâches du chapiteau, percer les poteaux, percer ou clouer le plancher, percer ou clouer ou agrafer les cloisons, construire de la maçonnerie ou procéder à toute autre construction, même légère, sans accord exprès du commissaire général du salon. 11. ASSURANCE L'exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile ainsi qu'une assurance contre l'incendie, le vol et la dégradation des matériels exposés. L'exposant et son assureur renonceront à tout recours contre les organisateurs de SOLUTIONS MAISON. SOLUTIONS MAISON et Expomedia SARL seront réputés dégagés de toute responsabilité à cet égard, vis-à-vis des exposants, leurs personnels, invités ou visiteurs. 12. FORCE MAJEURE L organisateur s engage à faire tout son possible pour que le salon ait lieu à l endroit, aux dates et aux heures prévues par le présent règlement. Néanmoins, en cas de force majeure, l organisateur se réserve le droit: - de modifier le lieu, les dates et heures d ouverture du salon. Dans ce cas, l organisateur informera les exposants des modifications qui auront dû être effectuées dès qu il en aura lui-même connaissance. - d annuler le salon. Une telle annulation pourra notamment intervenir en cas d interdiction de la manifestation par les pouvoirs publics, de sinistre sur l espace, d occupation de l espace rendant impossible la mise en place du salon ou de toute autre cause d indisponibilité de l espace d exposition. En cas d annulation pure et simple de la manifestation, les sommes versées par les exposants leur seront remboursées après déduction des frais engagés par l organisation. Ce remboursement sera réparti entre les exposants au prorata des versements effectués par chacun d eux. 13. APPLICATION DU REGLEMENT En signant leur contrat de réservation, les exposants s engagent à accepter les prescriptions du présent règlement ainsi que toute disposition nouvelle que l organisateur pourrait être amené à prendre dans l intérêt de la manifestation. Toute infraction aux dispositions du règlement peut entraîner l exclusion de l exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l organisateur, même sans mise en demeure. L organisateur se réserve le droit de réclamer une indemnité à titre de réparation des dommages subis par la société Expomedia SARL et de prendre en gage les équipements du stand et les articles d exposition appartenant à l exposant contrevenant. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l organisateur sont seuls compétents.
ASSURANCES Explications : Vous devez obligatoirement assurer votre société ou vous-même si vous êtes en nom propre ou auto-entrepreneur en responsabilité civile professionnelle vis-à-vis des tiers lors du salon. Par ailleurs, nous vous proposons une assurance facultative concernant la garantie de vos matériels contre le vol, les dégradations et l incendie : C est l assurance dommages. 1. Assurance responsabilité civile : 2 possibilités (Cochez les cases) 1) votre société est déjà assurée en RC pour un salon Transmettez-nous une attestation d assurance responsabilité civile valable sur le lieu de l exposition, par retour, avec ce formulaire. Veuillez trouver ci-joint une photocopie de mon attestation d assurance. 2) votre société n est pas assurée en RC pour les salons Notre courtier vous propose une assurance provisoire responsabilité civile professionnelle. Prix : 39 euros (pas de TVA). Pour cela merci de remplir le bulletin d adhésion page suivante Veuillez trouver ci-joint mon bulletin d adhésion pour une assurance provisoire responsabilité civile professionnelle 2. Assurance dommages de vos matériels L assurance couvre les dommages vols, incendie et dégradations de vos matériels. Capitaux garantis : 4000 euros TTC Prix : 62 euros (pas de TVA). Cette police prévoit une franchise en cas de dommages. Le montant des capitaux peut être augmenté. Pour cela merci de remplir le bulletin d adhésion page suivante Veuillez trouver ci-joint mon bulletin d adhésion pour un complément assurance dommages
DEMANDE D ADHESION ASSURANCES Au contrat N RS1001491 Salon SOLUTIONS MAISON de Biarritz, 3-6 Octobre 2013 GARANTIE FINANCIERE ET ASSURANCE DE RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE CONFORMES AUX ARTICLES L.530.1 ET L.530.2 DU CODE DES ASSURANCES N ORIAS: 7007972- SITEWEB ORIAS :WWW.ORIAS.FR Formulaire à retourner, au plus tard 96 H avant le jour d ouverture du salon à EXPOMEDIA Nature de l assurance Somme assurée Calcul de la cotisation Montant de la cotisation TTC Garantie de base 1. Garantie par stand en 1er risque (facultative) 4000 Forfaitaire 62 TTC franchise 250 par sinistre 2. Responsabilité Civile Exposant (Rappel : obligatoire si vous n avez pas déjà une garantie) Selon tableau de la notice jointe Options sur garantie n 1 3. Capitaux assurés en complémentaire, liste à transmettre avant le début de la manifestation -------------- - Forfaitaire X 3,5 / TTC = TTC 4. Écrans plasma, LCD ou Led X 1,5% TTC = TTC 5. Bris des objets fragiles X 3 % TTC = TTC Pour 3 et 4, franchise de 400 par sinistre Cotisation 1+2+3+4 (selon le choix) = 39 TTC TTC Conditions de garanties se reporter à la notice du Contrat Topexpo N 198310 souscrit par le Cabinet AQUITAINE PYRENEES ASSURANCES auprès de la Compagnie d assurances ALBINGIA. Vous pouvez, en cas d insuffisance de Capitaux (assurés en 1er risque au titre de la garantie de base) ou de besoins de garanties spécifiques (options) vous assurer en complément : Pour cela il vous suffit de remplir ce bulletin et l adresser, au plus tard 96 H avant le début du salon, accompagné du règlement qui est dû en application du barème indiqué, à Expomedia SARL, Le Capitole, 3 avenue Armand Toulet 64600 ANGLET En tant qu exposant vous ne pourrez pas réclamer cette assurance dans aucune circonstance si vous ne produisez pas ce formulaire. Ce formulaire d assurance accompagné du règlement vaut quittance. Aucune commande ne sera prise en compte sans le règlement joint. Raison sociale : Nom du stand : Responsable : Signature : Facilitez-vous le travail! Un tampon est suffisant, datez, signez et renvoyez! Le : Merci de joindre votre règlement TTC par chèque à l ordre d Expomedia SARL. La commande doit être accompagnée de son règlement intégral. RAPPEL : Une cotisation sans règlement n a aucune valeur.
INSCRIPTION GRATUITE CATALOGUE 90 000 catalogues 236 000 lecteurs au format cahier spécial détachable sont insérés dans le journal quotidien SUD- OUEST édition Pays Basque et toutes Landes et distribués dans les 2 quotidiens le jour de l ouverture du salon. Le catalogue est aussi distribué à chaque visiteur du salon, soit 6000 exemplaires sur site. Le catalogue du salon est un outil de travail apprécié des visiteurs qui le conservent durant l année afin de l utiliser comme un annuaire de la profession. Merci donc de bien vouloir préciser l ensemble des informations demandées ci-dessous et de nous les retourner avant le 19 août. Ces informations figureront dans le catalogue. Merci d écrire EN MAJUSCULES le plus lisiblement possible. Cochez une des 3 réponses ci-dessous : Merci de conserver les éléments de l an dernier sans modification ANCIENS EXPOSANTS Gagnez du temps! Vérifiez dans la lettre ou l e-mail accompagnant ce dossier les données que vous nous avez transmises l année dernière. Si celles-ci doivent être modifiées merci de le faire en remplissant le formulaire ci-dessous. Merci de remplacer les éléments de l an dernier par les éléments ci-dessous Merci de compléter les éléments de l an dernier par les éléments ci-dessous Nom du stand (sera également utilisé pour LE PLAN DU SALON - 18 caractères maximum espaces compris) : Adresse : Code Postal : Ville : Activité et Produits et Services présentés (147 caractères maximum - espaces compris): Site Internet :
BADGES IMPORTANT : LES BADGES NOMINATIFS VOUS SERONT REMIS A VOTRE ARRIVEE SUR LE SALON. VOUS NE SEREZ PAS AUTORISE A PENETRER DANS LE SALON SANS BADGE. Le port du badge est un moyen d identification simple facilitant les contacts avec les interlocuteurs de choix : Presse, VIP, gros clients potentiels. Il permet en outre la libre circulation des exposants dans l enceinte du parc d expositions. Il permet d accéder à votre stand avant l ouverture au public. Les badges vous seront délivrés à l accueil exposant, sur présentation de la copie de ce document, à partir du mardi 1er octobre 2013 à 14h00 Raison sociale : Nom du stand : Responsable : Signature : Facile! Un tampon est suffisant, datez, signez et renvoyez! Le : BADGES PERSONNELS 1 NOM PRENOM 2 NOM PRENOM 3 NOM PRENOM 4 NOM PRENOM Si vous avez besoin de plus de 4 badges, merci de nous contacter au 05 59 31 11 66 ou sur info@expomedia.fr avec le nom et le prénom des personnes concernées. Attention, il ne sera désormais plus possible de fournir des badges supplémentaires sur place. Rappel : les badges sont destinés uniquement aux personnes présentes pour tenir le stand et en aucun cas aux membres des familles, amis etc Les personnes intervenant uniquement pour le montage et le démontage des stands se verront remettre des bracelets monteurs sur place.