Nouvelles formalités d'enregistrement

Nouvelles formalités d'enregistrement

SOMMAIRE 1. Formalités d enregistrement concernant les documents à déposer au RCS 3 1.1 Informations générales 3 1.2 Nouvelles formalités 3 1.3 Droit de timbre 4 1.4 Frais de publication 4 1.5 Compétences du RCS en matière d enregistrement 4 2. Questions réponses 6 RCSL G.I.E. Page 2 of 10

1. Formalités d enregistrement concernant les documents à déposer au RCS 1.1 Informations générales La mise en place du dépôt électronique au RCS a nécessité l adaptation des procédures d enregistrement et de dépôt des documents sur support papier, les formalités actuelles ne convenant plus au traitement de documents sous format électronique. Ainsi, la loi sur le dépôt électronique auprès du registre de commerce et des sociétés (RCS) et le règlement grand-ducal modifiant le règlement grand-ducal du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels modifient les formalités d enregistrement. Les démarches des usagers du RCS ont été simplifiées par la mise en place, au RCS, d un seul guichet regroupant les formalités d enregistrement et de dépôt au RCS. Le public peut dès lors procéder à l enregistrement et au dépôt des documents en un seul endroit, les guichets du RCS. A cette fin, le gestionnaire du RCS enregistre lui-même directement les pièces à déposer au RCS. Le public ne devra donc plus passer dans les bureaux de l Administration de l enregistrement et des domaines (AED) pour faire enregistrer les pièces à déposer au RCS. Calendrier : La nouvelle procédure d enregistrement décrite dans la présente note est applicable à partir du 1er mai 2009. Les déposants disposent jusqu au vendredi 29 mai 2009 pour déposer au registre de commerce et des sociétés les actes sous signature privée enregistrés préalablement à la date du 1er mai 2009. Passé cette date, le droit d enregistrement et les frais de publication sont dus à nouveau et perçus par le gestionnaire du registre de commerce et des sociétés au moment du dépôt des documents au RCS. 1.2 Nouvelles formalités Les nouvelles mesures ne concernent que les documents sous seing privé qui sont à déposer au RCS. La remise ou la transmission au gestionnaire du RCS desdits actes à ces fins équivaut à la formalité de l enregistrement s ils ont été acceptés par ledit gestionnaire, à moins que ces actes n aient été préalablement soumis à cette formalité auprès du receveur de l Enregistrement. Il est fait mention de cette équivalence sur le récépissé de dépôt. L enregistrement ne sera dès lors plus fait préalablement au dépôt mais au moment de l acceptation du dépôt par le gestionnaire. L acceptation d un dépôt par le gestionnaire du RCS déclenche l équivalence formelle entre dépôt et enregistrement. L enregistrement préalable auprès d un bureau de l AED d un document avant dépôt au RCS reste possible. Un document enregistré préalablement au dépôt ne sera dès lors plus enregistré par le RCS au moment du dépôt. La possibilité de l enregistrement préalable est notamment offerte aux usagers du RCS en cas de refus d un dépôt par le RCS alors que l usager a besoin d une date certaine sur son document. Les formalités d enregistrement concernant les dépôts de documents sur support papier et sous format électronique sont identiques, aucune distinction n est faite entre un dépôt sur support papier ou sous format électronique. RCSL G.I.E. Page 3 of 10

1.3 Droit de timbre Les actes sous signature privée destinés au dépôt auprès du gestionnaire du RCS sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. 1.4 Frais de publication Le RCS a compétence pour encaisser les frais de publication dus sur tous les documents déposés au RCS, actes sous seing privé et expéditions d actes notariés, destinés à la publication au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations. La tarification des frais de publication a été modifiée. L ancien principe basé sur le prélèvement d un montant forfaitaire par page puis sur un décompte final des frais en fonction du nombre de lignes réellement imprimées et publiées a été abandonné. La nouvelle structure tarifaire est basée sur des montants forfaitaires qui dépendent de la forme juridique de la personne immatriculée et de la nature statutaire ou non-statutaire des documents à publier. La nouvelle grille tarifaire des frais de publication peut être consultée sur la page Tarifs. 1.5 Compétences du RCS en matière d enregistrement Le RCS a compétence pour enregistrer les documents sous seing privé qui sont à déposer au RCS. Ces documents ne doivent donc plus être enregistrés au préalable auprès d un bureau de l AED. Le RCS n enregistre pas de documents qui ne sont pas à déposer au RCS. Les actes notariés ne sont pas concernés par la présente réforme administrative et continuent d être enregistrés par les services compétents de l AED. Concernant les expéditions d actes notariés à déposer au RCS, seuls les frais de publication et les frais administratifs de dépôt sont perçus par le RCS au moment du dépôt. La remise ou la transmission des actes sous seing privé au gestionnaire du RCS est soumise au droit fixe d enregistrement que ledit gestionnaire perçoit individuellement sur chaque acte pour compte de l Etat, à moins que ces actes n aient été préalablement soumis à cette formalité auprès du receveur de l Enregistrement. Le cas échéant, ce droit est perçu concomitamment avec les frais de publication au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations et les frais de dépôt au RCS. Le receveur de l Enregistrement conserve le droit de percevoir ultérieurement, dans les délais prescrits par la loi, les droits proportionnels d enregistrement dus suivant la nature des actes remis ou transmis au gestionnaire du registre de commerce et des sociétés, le double droit d enregistrement ainsi que les autres droits et amendes prévus par la législation en vigueur. En cas de non-paiement des montants dus en vertu des alinéas précédents, les poursuites et instances se règlent comme en matière d enregistrement. Les poursuites se font à la diligence du receveur de l Enregistrement. RCSL G.I.E. Page 4 of 10

Sont à enregistrer tous documents à déposer au RCS, qu ils soient déposés aux fins de publication ou non, à l exception des mentions pour publication des comptes annuels, les comptes annuels eux-mêmes étant enregistrés, mentions pour publication des statuts coordonnés, les statuts coordonnés eux-mêmes étant enregistrés, mentions pour publication des règlements de gestion, les règlements eux-mêmes étant enregistrés, formulaires de réquisition du RCS, expéditions d actes notariés émises soit par un notaire luxembourgeois ou étranger, dans la mesure où les actes notariés doivent être enregistrés auprès de l AED, actes sous seing privé enregistrés préalablement auprès d un bureau de l AED. Documents qui peuvent être enregistrés auprès du RCS : Les actes sous seing privé à déposer au RCS qui n ont pas été enregistrés préalablement à leur dépôt. Sont également enregistrés par le RCS, les comptes annuels, les statuts coordonnés et les règlements de gestion. Documents qui ne sont pas enregistrés par le RCS : les formulaires de réquisition, les mentions pour publication des comptes annuels, des statuts coordonnés et des règlements de gestion, les expéditions d actes notariés émises soit par un notaire luxembourgeois ou étranger, dans la mesure où les actes notariés doivent être enregistrés auprès de l AED, les actes sous seing privé enregistrés préalablement auprès d un bureau de l AED à leur dépôt au RCS. RCSL G.I.E. Page 5 of 10

2. Questions réponses Quels documents sont enregistrés par le RCS? Le RCS enregistre les actes sous seing privé qui doivent être déposés au RCS. Le RCS n enregistre pas d autres types d actes ou des actes qui ne sont pas à déposer au RCS. Comment l enregistrement des documents est matérialisé sur les documents déposés? La formalité de l enregistrement est matérialisée sur l étiquette de dépôt qui porte la mention Enregistré et déposé Est-ce que le gestionnaire du RCS a compétence pour enregistrer les documents à déposer au RCS? D après les dispositions de l article 22-3 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises et la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales le gestionnaire du RCS a compétence pour enregistrer les documents sous seing privé qui doivent être déposés au RCS. Est-ce que les actes notariés et expéditions d actes notariés sont enregistrés au RCS? Le RCS n enregistre pas les actes notariés et expéditions d actes notariés. Ces types d actes doivent être enregistrés auprès de l AED. Que faire si j ai besoin d une date d enregistrement (date certaine) à une date précise? Afin d éviter tout problème d obtention d une date certaine notamment en cas de refus d un dépôt par le gestionnaire du RCS, le déposant peut faire enregistrer au préalable son document auprès du bureau compétent de l AED. Quels sont les droits et frais qui sont prélevés par le gestionnaire du RCS pour compte de l Etat? Le gestionnaire du RCS prélève le droit fixe d enregistrement (EUR 12) et les frais de publication (cf. rubrique tarifs ) pour compte de l Etat au moment du dépôt au RCS ensemble avec les frais administratifs du RCS. Le droit fixe d enregistrement et les frais de publication sont reversés par le gestionnaire à l Etat. Le gestionnaire du RCS prélève dès lors au moment du dépôt trois types de droit / frais : - le droit fixe d enregistrement (EUR 12 par document déposé et enregistré) - les frais de publication dus sur les documents destinés à la publication (voir table tarifaire dans la rubrique tarifs) - les frais administratifs du RCS dus pour chaque dépôt (voir table tarifaire dans la rubrique tarifs ) RCSL G.I.E. Page 6 of 10

A quelle date les documents à déposer au RCS sont-ils enregistrés? Les documents déposés au RCS sont enregistrés à la même date que le dépôt. Le dépôt étant fait au moment de l acceptation du dépôt par le gestionnaire du RCS. Est-ce que les actes constitutifs de personnes morales, pouvant d après la loi en vigueur être rédigés sous seing privé, peuvent-ils être enregistrés par le gestionnaire du RCS? Oui, les actes constitutifs de personnes morales rédigés sous seing privé selon les dispositions légales en vigueur peuvent être enregistrés auprès du RCS au moment du dépôt. Par contre, les actes rédigés par devant notaire doivent être enregistrés auprès de l AED préalablement à leur dépôt au RCS. Est-ce qu il y a une différence de traitement entre un dépôt de documents sur support papier et un dépôt de documents au format électronique? Non, aucune différence de traitement n existe entre les dépôts de documents sur support papier et les dépôts de documents au format électronique, à l exception des frais administratifs prélevés par le RCS qui sont moins élevés lorsque le dépôt est effectué par la voie électronique. En revanche, le droit d enregistrement et les frais de publication restent les mêmes pour les deux types de dépôts. Est-ce que je dois encore passer auprès de l Administration de l Enregistrement et des Domaines? Les documents sous seing privé à déposer au RCS sont enregistrés par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt des documents auprès du RCS. Ces documents ne doivent plus être présentés auprès de l AED. Est-ce que les formulaires de réquisition du RCS doivent être enregistrés? Non, les formulaires de réquisition du RCS ne doivent pas être enregistrés. Comment sont enregistrés les comptes annuels? Les comptes annuels sont enregistrés au droit fixe d EUR 12. La mention pour publication des comptes annuels n est pas enregistrée mais est soumise aux frais de publication d après les tarifs concernant les actes sous seing privé actuellement en vigueur. (cf. table des frais de publication) Les comptes annuels sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. Comment sont enregistrés les statuts coordonnés? Les statuts coordonnés sont enregistrés au droit fixe d EUR 12. La mention pour publication des statuts coordonnés n est pas enregistrée mais est soumise aux frais de publication d après les tarifs concernant les actes sous seing privé actuellement en vigueur. (cf. table des frais de publication) Les statuts coordonnés sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. RCSL G.I.E. Page 7 of 10

Comment sont enregistrés les règlements de gestion? Les règlements de gestion sont enregistrés au droit fixe de EUR 12. La mention pour publication des règlements de gestion n est pas enregistrée mais est soumise aux frais de publication d après les tarifs concernant les actes sous seing privé actuellement en vigueur. (cf. table des frais de publication) Les règlements de gestion sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. Quelle est la base légale des nouvelles formalités d enregistrement? L article 23-3 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises confère compétence au gestionnaire du RCS en matière d enregistrement des actes sous seing privé. Le règlement grand-ducal modifiant le règlement grand-ducal du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises précise les dispositions d application relatives aux formalités d enregistrement concernant les documents à enregistrer et à déposer au RCS. Est-ce que je ne peux pas avoir de problèmes en enregistrant mes documents auprès du RCS? Le gestionnaire du RCS a compétence pour enregistrer les documents sous seing privé qui sont à déposer au RCS. Dans le cadre de cette compétence légale, le déposant ne court aucun risque en enregistrant les documents au RCS au moment du dépôt. Est-ce que je peux enregistrer auprès du RCS des documents qui ne sont pas à déposer au RCS? Non, le gestionnaire n a pas compétence pour enregistrer des documents qui ne sont pas à déposer au RCS. Est-ce que le gestionnaire du RCS enregistre des documents qui ont déjà été enregistrés auprès de l AED? Les documents enregistrés préalablement à leur dépôt auprès de l AED ne sont pas enregistrés à nouveau par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt. Est-ce qu il y a encore perception du droit de timbre? Non, les actes sous seing privé destinés au dépôt auprès du RCS sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. Est-ce que je peux encore faire enregistrer auprès de l Administration de l Enregistrement et des Domaines mes documents sous seing privé à déposer au RCS? La faculté de faire enregistrer auprès de l AED les documents préalablement à leur dépôt au RCS est maintenue, notamment pour les documents dont le dépôt au RCS a été refusé. Les documents préalablement enregistrés qui sont présentés pour dépôt au gestionnaire du RCS ne sont plus enregistrés au moment du dépôt. Est-ce que les documents qui ont été refusés par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt sont néanmoins enregistrés? Non, le gestionnaire n enregistre que les documents dont le dépôt a été accepté, l enregistrement se faisant au moment du dépôt. RCSL G.I.E. Page 8 of 10

Le déposant dispose néanmoins de la possibilité de faire enregistrer les documents refusés directement auprès de l AED notamment dans les cas où le déposant doit absolument disposer d une date certaine sur les documents à publier. RCSL G.I.E. Page 9 of 10

Contacts et coordonnées Bureaux et guichets de Luxembourg: Centre administratif Pierre Werner 13, rue Erasme, Luxembourg-Kirchberg Adresse postale: L-2961 Luxembourg Tél (+352) 26 428-1 Fax (+352) 26 42 85 55 Bureaux et guichets de Diekirch: Palais de Justice, place Guillaume Adresse postale: B.P. 20, L-9201 Diekirch Tél (+352) 26 80 37 60 Fax (+352) 26 80 37 61 Site internet: www.rcsl.lu RCSL G.I.E. Page 10 of 10