RENSEIGNEMENTS UTILES Installation type d un stand complet fourni par Rendez-vous Canada Cloison arrière de 2,4 m (8 pi) de haut, en tissu noir Cloisons latérales de 90 cm (3 pi) de haut, en tissu blanc Une table de 1,8 m (6 pi), décorée d une jupe noire Quatre chaises Une poubelle Tapis gris noir (à confirmer) Installation type d un stand partagé fourni par Rendez-vous Canada Deux tables carrées de 81 cm (32 po) par stand, recouvertes d une nappe noire Deux chaises par table Cloison arrière de 2,4 m (8 pi) de haut, en tissu noir Cloisons latérales de 90 cm (3 pi) de haut, en tissu blanc Une poubelle Tapis gris noir (à confirmer) Stand complet 2,4 m de largeur par 3 m de longueur, cloisons latérales de 90 cm et cloison arrière de 2,4 m Remarque : Les organismes ayant plusieurs stands peuvent retirer les cloisons latérales intérieures de 90 cm. Stand partagé 2,4 m de largeur par 3 m de longueur, cloisons latérales de 90 cm et cloison arrière de 2,4 m Remarque : Les organismes ayant plusieurs stands peuvent retirer les cloisons latérales intérieures de 90 cm. Page 1 de 7
EXEMPLE Signalétique des stands dans l aire d exposition fournie par Rendez-vous Canada La signalétique de RVC 2015 sera semblable à celle montrée ci-dessous. Restrictions liées aux stands Le matériel d exposition doit être installé dans votre stand. Rien ne doit dépasser en hauteur ni à l avant de votre stand. Les banderoles et le matériel d exposition plus hauts que 90 cm doivent être placés à une distance de 90 cm ou moins de la cloison arrière. Si votre exposition comporte un élément audio, le volume ne doit pas déranger vos voisins. Nous vous remercions de votre coopération. (Voir page 6 pour de plus amples renseignements.) En ce qui a trait aux rendez-vous non simultanés dans les stands partagés, nous invitons le partenaire qui n a pas de rendez-vous officiel à quitter son stand pendant le rendezvous de l autre partenaire. Aucune boîte ni caisse vide ne sera tolérée à l intérieur ou à l arrière des stands des vendeurs. Seuls le matériel d exposition et les marchandises de vendeurs pouvant être transportés manuellement sans chariot ni diable peuvent être livrés au centre des congrès par l entrée principale. Toute autre livraison doit passer par le quai de chargement. Fournisseurs officiels Entrepreneur chargé des services d exposition Page 2 de 7
Goodkey Show Services est l entrepreneur officiel chargé des services d exposition pour Rendez-vous Canada. Les commandes de mobilier et de plantes ainsi que les demandes de main-d œuvre doivent lui être soumises en remplissant le formulaire. La date limite pour profiter des tarifs d avant-salon est le mardi 5 mai 2015. Les commandes traitées après cette date seront considérées comme «tardives», et des frais de retard s appliqueront. SERVICES OFFERTS Services de nettoyage de stand Expédition et factage Expédition préalable Renseignements généraux sur le quai de chargement Manutention et entreposage de matériel Services de nettoyage de stand Rendez-vous Canada fournit des poubelles qui devront être placées dans les allées à l extérieur des stands chaque soir. Les ordures seront ramassées gratuitement par le personnel du centre des congrès. Les poubelles laissées à l intérieur des stands ne seront pas vidées. Les services de nettoyage supplémentaires (aspirateur et nettoyage des tapis dans les stands) doivent être commandés directement auprès de Goodkey au moyen du formulaire. Expédition et factage Expédition préalable Ni le centre des congrès ni Rendez-vous Canada n accepteront de colis envoyés directement au centre. Goodkey recevra à son entrepôt et y entreposera tout matériel expédié préalablement à partir du mardi 28 avril 2015 jusqu au mardi 19 mai 2015. Veuillez faire en sorte que les envois soient livrés entre 8 h 30 et 16 h, du lundi au vendredi. Les envois préalables doivent être étiquetés comme décrit à la page 2 de la trousse d accueil de Goodkey à l intention des vendeurs. **** Assurez-vous de bien choisir l étiquette d expédition. **** Renseignements généraux sur le quai de chargement Les camions-remorques ne doivent pas excéder 4,1 m (13,5 pi) de hauteur ni 16,1 m (53 pi) de longueur. Le stationnement est interdit au quai de chargement. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés, et tout contrevenant verra son véhicule remorqué à ses frais. Les marchandises ne sont pas acceptées à l entrée principale du centre et doivent être livrées au quai de chargement. Manutention et entreposage de matériel Page 3 de 7
Goodkey est chargé de l acheminement du matériel depuis le quai de chargement vers les stands, au jour et à l heure précisés par Rendez-vous Canada, avant l arrivée des vendeurs. Une fois le matériel installé, les caisses et boîtes vides seront ramassées et entreposées par Goodkey. Elles ne seront renvoyées aux vendeurs qu à 17 h 15 le dernier jour du salon. Après le remballage, elles seront ramassées pour être expédiées tel qu il aura été convenu entre l exposant et Goodkey. Les vendeurs doivent expédier tout matériel d exposition qui ne peut être transporté facilement à la main. Aucun équipement de levage ou de manutention ne pourra être utilisé par les exposants. Les services de manutention (factage) doivent être commandés auprès de Goodkey en remplissant le formulaire. Goodkey gérera les espaces d entreposage au centre des congrès. L entreposage est obligatoire pendant la durée du salon. Des étiquettes d entreposage seront offertes au comptoir de Goodkey pendant les heures d arrivée. Par mesure de sécurité, les vendeurs ne peuvent entreposer leurs caisses vides eux-mêmes et doivent plutôt les confier à Goodkey. Après le démontage de l exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur de l exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel du salon, et les frais seront facturés à l exposant. Voir le document sur la procédure de sortie à la fermeture de l exposition. Services d électricité Les services d électricité et de téléphonie doivent être commandés directement auprès de Showtech. SERVICES OFFERTS Location d éclairage Services d électricité temporaires Services de téléphonie Services mécaniques (comme l air comprimé, l alimentation en eau et les drains) TARIFICATION Tarifs réduits : Les tarifs réduits seront appliqués aux commandes pour lesquelles les formulaires dûment remplis et la totalité du paiement seront reçus au plus tard le lundi 11 mai 2015. Tarifs ordinaires : Les tarifs ordinaires seront en vigueur après l échéance des tarifs réduits, soit à compter du mardi 12 mai 2015, et ce, jusqu à la première journée d arrivée au salon. Tarifs sur place : Les commandes reçues à partir de la première journée d arrivée au salon et jusqu à la fin du salon seront facturées selon les tarifs sur place. Connexion Internet haute vitesse gratuite Page 4 de 7
**Remarque : RVC offrira aux exposants un accès sans fil à Internet sur le plancher de l aire d exposition pour consulter leurs courriels et se connecter à l application mobile de RVC. Cet accès ne sert pas à assurer le soutien des ventes en continu sur le Web. Au besoin, vous pouvez commander un service Internet haute vitesse exclusif. Pour ce faire, vous devez présenter une demande au centre des congrès en remplissant le formulaire de commande et en le renvoyant au plus tard à 16 h 30, heure normale de l Est, le vendredi 1 er mai 2015. Les demandes reçues après l échéance seront soumises individuellement pour évaluation aux techniciens. Cependant, nous ne pouvons garantir leur traitement. De plus, veuillez noter que les frais pour les commandes reçues après l échéance seront majorés de 25 %. Services audiovisuels et location d ordinateurs Les demandes de location d équipement audiovisuel et d ordinateurs doivent être soumises directement à CCR Solutions en remplissant le formulaire de commande et en le renvoyant avant le vendredi 15 mai 2015. Les demandes reçues après l échéance seront soumises individuellement pour évaluation aux techniciens. Cependant, nous ne pouvons garantir leur traitement. De plus, veuillez noter que les frais pour les commandes reçues après l échéance seront majorés de 25 %. Autres règles et règlements Sécurité Des gardiens de sécurité surveilleront les stands la nuit et lorsqu il n y aura personne dans l aire d exposition. L accès à l aire d exposition sera interdit en dehors des heures officielles, comme indiqué dans le calendrier des activités. Ainsi, il ne sera pas permis de demeurer dans l aire d exposition pendant la pause dîner. Le centre des congrès offre des services de sécurité générale en tout temps. Cependant, il n est pas responsable des biens des vendeurs se trouvant dans les espaces loués. Recyclage et gestion des déchets L exposant est tenu d utiliser l équipement qui lui est fourni pour recycler le papier, le carton, le verre et le plastique pendant la durée du salon (y compris pendant le montage et le démontage des stands ainsi que pendant l exposition). Des services de collecte sélective supplémentaires pourront être ajoutés à ceux mentionnés ci-dessus. Responsabilités et restrictions Les responsabilités et restrictions suivantes s appliquent aux vendeurs et à leurs employés pendant le montage et le démontage des stands. Assurance Les vendeurs doivent souscrire une assurance responsabilité civile. Le centre et ses représentants rejettent toute responsabilité à l égard de lésions corporelles ou de dommages matériels aux produits, aux stands, à l équipement ou aux décorations, dans l espace loué au Page 5 de 7
centre ou pendant la transition vers l intérieur ou l extérieur du centre, en cas d incendie, d inondation ou de vol, et ce, quelle qu en soit la cause. Restrictions Aires communes Les vendeurs doivent veiller à ce que les corridors, ascenseurs, escaliers mécaniques, halls d entrée, entrées, écrans à plasma, escaliers, moniteurs vidéo et sorties d urgence soient dégagés en tout temps. Animaux Les animaux, sauf les chiens d assistance, sont interdits dans le centre des congrès sans autorisation écrite. Autocollants Les autocollants de toutes sortes sont strictement interdits dans le centre des congrès. Ballons et confettis L utilisation de ballons gonflés à l hélium doit être préautorisée par RVC et le centre des congrès. Des frais vous seront facturés pour la récupération des ballons au plafond après l exposition. L utilisation de confettis et de paillettes est interdite. Consommation d alcool pendant le montage et le démontage Pour réduire les risques d accident, le traiteur du centre des congrès ne servira pas d alcool pendant le montage et le démontage des stands. Prévention des incendies Les vendeurs doivent se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document cijoint sur les mesures de sécurité et la prévention des incendies. De plus, veuillez noter que le centre des congrès est un établissement non-fumeurs. Limites sonores L équipement et les appareils qui font du bruit ou qui émettent des odeurs pouvant déranger les vendeurs ou les visiteurs ne seront pas tolérés. RVC est le seul juge en la matière. Les niveaux de bruit ne peuvent dépasser 70 décibels à une distance de 1,2 m (4 pi) de la source du bruit. Ruban adhésif Les seuls rubans adhésifs permis au centre des congrès sont ceux mentionnés ci-dessous et peuvent être achetés sur place : murs : languettes de fixation murale 3M, n o 7220; planchers : ruban adhésif Tuck 85 ou Tuck 99, Double Face Echo DC-W0002A; murs de brique : languettes de fixation murale 3M, n o 7220. Page 6 de 7
Services de restauration Le centre des congrès a signé une entente exclusive avec un fournisseur pour la vente et le service d aliments et de boissons à l intérieur du centre. La vente et le service d aliments ou de boissons sans autorisation écrite du centre des congrès sont interdits. Interdiction de fumer Le centre des congrès offre un environnement entièrement sans fumée à ses clients. AUTRES EXEMPLES de stands dans l aire d exposition Page 7 de 7