Programmes en formation pratique intégrée Premier cycle : Baccalauréat en génie informatique Avril 2012 L emploi du générique masculin dans ce document est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte.
Table des matières Personnes-ressources... 1 1- Que sont les stages en milieu de travail?... 1 2- Quelles sont les différences entre le stage en milieu de travail I (GEN5001) et le stage-projet I (GEN5002)?... 1 3- Admission et inscription aux stages 3.1 Admission... 2 3.2 Participation aux rencontres préparatoires... 2 3.3 Inscription aux stages... 2 3.4 Cheminement... 3 4- Modalité de recrutement 4.1 Quelles sont les étapes du processus de placement?... 3 4.2 Recrutement des employeurs... 4 4.3 Affichage de poste... 4 4.4 L entrevue... 5 4.4.1 Présence à l entrevue... 5 4.4.2 Tenue vestimentaire... 5 4.4.3 Comportement à l entrevue... 5 4.5 Acceptation d un stage... 5 4.5 Refus d une offre de stage... 5 5- Le stage 5.1 Contenu... 5 5.2 Durée... 5 5.3 Grève, renvoi... 6 5.4 Lieu des stages... 6 5.5 Comportement du stagiaire... 6 5.6 Suivi pendant le stage... 6 5.7 Rémunération... 6 6- Évaluation 6.1 Évaluation du stage... 7 6.2 Rapport de stage... 7 6.2.1 Formulaire de définition des objectifs de stage... 7 6.2.2 Formulaire d auto-évaluation du stagiaire... 8 6.2.3 Formulaire de notation du stagiaire... 8 6.2.4 Rapport final de stage... 8 6.2.4.1 Directives pour la rédaction du rapport final de stage... 8 6.2.4.2 Contenu des rapports de stage... 9 7- Autres informations 7.1 Étudiants n ayant pas la citoyenneté canadienne... 10 7.2 Aide financière... 10
GUIDE DE L ÉTUDIANT INSCRIT AU CHEMINEMENT DE FORMATION PRATIQUE INTÉGRÉE DU BACCALAURÉAT EN GÉNIE INFORMATIQUE Directeur du module : Personnes-ressources Karim El Guemhioui : Téléphone : 819 595-3900, poste 1641 Adresse électronique : karim.elguemhioui@uqo.ca Coordonnatrice de stage : Geneviève Biron : Téléphone : 819 595-3900, poste 1762 Adresse électronique : genevieve.biron@uqo.ca 1- QUE SONT LES STAGES EN MILIEU DE TRAVAIL? Les stages en milieu de travail visent à préparer progressivement l étudiant à exercer l activité professionnelle à laquelle il se destine et à favoriser son intégration sur le marché du travail. Ces stages sont obligatoires et font partie intégrante de la formation en génie. L activité de stage a pour but de donner à l étudiant une formation pratique dans sa future profession et dans un milieu où cette dernière est exercée par des professionnels rompus aux applications pratiques. Au fur et à mesure de sa progression dans le programme de baccalauréat, l étudiant en situation de travail se voit confier des responsabilités plus grandes, correspondant au niveau des connaissances acquises à l université. 2- QUELLES SONT LES DIFFÉRENCES ENTRE LE STAGE EN MILIEU DE TRAVAIL I (GEN5001) ET LE STAGE-PROJET I (GEN5002)? Le stage en milieu de travail I (GEN5001-1 crédit) est accessible aux étudiants ayant complété 60 crédits. Il vise à permettre à l étudiant de réaliser des travaux techniques, de mettre en pratique les différentes notions acquises dans sa formation académique et de développer ses habiletés de communication écrite. D une durée de 12 à 16 semaines, ce stage au cours duquel l étudiant doit participer à l exécution d un projet et/ou contribuer de façon significative à la solution de divers problèmes d ingénierie a lieu dans un milieu industriel ou connexe, sous la supervision d un ingénieur ou d une personne qualifiée. À la fin du stage, l étudiant doit remettre un rapport écrit faisant l objet d une évaluation (voir la section 6.2 Rapport de stage). Le stage-projet I (GEN5002-2 crédits) est réservé aux étudiants ayant complété 91 crédits au baccalauréat en génie. Il permet à l étudiant d intégrer et d appliquer les compétences acquises en réalisant une démarche structurée conduisant à la solution d un problème technique à la portée du futur ingénieur. Il vise également le développement des habiletés de communication verbale et écrite de l étudiant. À la fin du stage, l étudiant doit rendre un rapport scientifique complet, décrivant les différents aspects du projet et en faire une présentation orale.
3- ADMISSION ET INSCRIPTION AUX STAGES 3.1 Admission L étudiant désireux de faire un stage en milieu de travail doit compléter le formulaire «Demande d intégration aux stages d été» disponible au module de l ingénierie au cours du mois de janvier précédant son départ en stage. Pour faire le stage en milieu de travail I (GEN5001), l étudiant doit également remplir les conditions suivantes : avoir complété 20 cours - 60 crédits - (soit les deux premières années du baccalauréat) ; avoir répondu, conformément à la Politique relative à la qualité de l expression française écrite chez les étudiants et les étudiantes de premier cycle de l Université du Québec à Hull, à l exigence relative à la maîtrise du français. Pour faire le stage-projet I (GEN5002) en milieu de travail, l étudiant doit : avoir complété 30 cours et le stage en milieu de travail I - 91 crédits (soit les trois premières années du baccalauréat) ; ne pas avoir échoué le premier stage *. 3.2 Participation aux rencontres préparatoires Tout nouvel étudiant doit assister: 1. À la rencontre d information sur les stages qui a lieu au début des trimestres d automne et d hiver. 2. Aux séances d aide à la rédaction du curriculum vitae et de préparation aux entrevues, car cette formation fait partie intégrante du processus de placement. 3.3 Inscription aux stages Comme pour tout autre cours, l inscription aux activités de stage se fait en période régulière d inscription. Des frais de scolarité équivalant à un cours de 1 crédit s appliquent au Stage en milieu de travail I (GEN5001) et ceux correspondant à 2 crédits sont applicables au Stage-projet I (GEN5002). Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 2
3.4 Cheminement Automne Hiver Été 1 re année Trimestre 1 Trimestre 2 2 e année Trimestre 3 Trimestre 4 Stage 1 GEN5001 3 e année Trimestre 5 Trimestre 6 Stage 2 GEN5002 4 e année Trimestre 7 Trimestre 8 Le cheminement au programme illustré ci-dessus est obligatoire et doit être respecté des stagiaires. L étudiant doit se référer à son cheminement (disponible dans le présentoir du module) pour connaître la liste des cours à suivre pendant ses sessions d études. 4- Modalité de recrutement 4.1 Quelles sont les étapes du processus de placement? Étape 1 : Recrutement des employeurs Les coordonnatrices de stage recrutent les employeurs et négocient avec eux des offres de stage. Étape 2 : Affichage des postes Ces offres sont transmises aux étudiants par voie électronique. Étape 3 : Présélection Les curriculum vitæ et les relevés de notes des postulants sont transmis aux employeurs. Étape 4 : L entrevue Les employeurs reçoivent les candidats retenus pour des entrevues sur le campus ou à leurs bureaux. Étape 5 : Choix de stagiaires Après les entrevues, les employeurs font part de leur choix en ordre de préférence et les coordonnatrices de stage avisent le candidat retenu. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 3
Étape 6 : Visite des lieux de travail Une fois le stage commencé, les coordonnatrices de stage ou le professeur associé à la supervision du stage rendent visite au stagiaire pour s assurer que tout se déroule bien. Étape 7 : Rapport de stage et évaluation À la fin d un stage, l étudiant doit rédiger un rapport final qui sert, avec l évaluation de l employeur et son auto-évaluation, à évaluer le stage. Le rapport de stage est remis au directeur du Module.. Les modalités exactes d évaluation du rapport de stage et d éventuels livrables additionnels sont communiquées aux stagiaires par la direction du Module au début du stage. 4.2 Recrutement des employeurs Les coordonnatrices de stage ont le mandat de contribuer à trouver les occasions de stages et de placer les étudiants. Toutefois, l Université ne peut garantir un taux de placement de 100 % des stagiaires. L étudiant qui désire entreprendre personnellement des démarches pour obtenir un stage peut aller de l avant à la condition qu il en informe la coordonnatrice de stage. L employeur devra alors transmettre une brève description du stage afin de s assurer de sa pertinence dans le cheminement de l étudiant et de la concordance de son contenu avec le programme d études. 4.3 Affichage des postes Toutes les occasions de stages sont transmises aux étudiants par voie électronique. Pour poser sa candidature à un stage, l étudiant doit en aviser la coordonnatrice de stage par courriel en prenant soin d indiquer le numéro de stage pour lequel il pose sa candidature et en respectant la date de fin du concours. Il doit fournir une copie de son curriculum vitæ et un relevé de notes à jour. L étudiant désireux de faire un stage dans un milieu anglophone devra fournir une version anglaise de son curriculum vitæ. L étudiant qui ne pose sa candidature à aucune offre de stage affichée durant les trois premiers mois précédant son départ en stage minimise ses chances de trouver un milieu de travail prêt à l accueillir. L étudiant n ayant pas trouvé de stage par négligence d avoir soumis un CV ou posé sa candidature aux offres proposées devra faire ses propres démarches pour se trouver un stage.. Par contre, l étudiant n ayant pu obtenir de stage, faute de stages suffisants, pourrait, après étude de son dossier et si son cheminement le permet, avoir l occasion de reporter son départ en stage au trimestre suivant. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 4
4.4 L entrevue Les entrevues de sélection se tiennent à la date et aux heures convenues entre la coordonnatrice de stage et l employeur. 4.4.1 Présence à l entrevue L étudiant qui ne se présente pas à une entrevue sans motif valable devra faire ses propres démarches pour se trouver un stage. 4.4.2 Tenue vestimentaire L étudiant est tenu de se présenter à l entrevue vêtu adéquatement. 4.4.3 Comportement à l entrevue Il est attendu d un étudiant qu il se présente à l heure à son entrevue. L information sur les agences, ministères ou entreprises étant largement accessible au public (sites web des compagnies, rapports annuels, etc.), il est attendu de l étudiant qu il se présente à une entrevue avec un minimum de préparation. 4.5 Acceptation d un stage L étudiant s engage à accepter un stage confirmé comme un contrat formel, selon l entente verbale ou écrite, notamment au mandat, au salaire et à la durée du stage. 4.6 Refus d une offre de stage L étudiant ne peut refuser plus de deux propositions de stage, sans quoi il devra trouver son stage lui-même. À défaut de se trouver un stage, l étudiant verra son cheminement dans le programme compromis. 5- LE STAGE 5.1 Contenu Le contenu du stage est déterminé par l employeur et doit être approuvé par le directeur du programme d ingénierie. Afin d éviter tout malentendu entre le stagiaire et le superviseur quant à la nature et à la somme de travail exigée, il est recommandé de compléter le plus tôt possible le formulaire de Définition des objectifs de stage (voir section 6.2.1). 5.2 Durée Les stages s échelonnent sur une période variant de 12 à 16 semaines à raison de 35 heures semaine minimum. En général, ils débutent et se terminent aux mêmes dates que les trimestres de cours. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 5
5.3 Grève, renvoi Dès qu il y a grève sur les lieux de travail, le stagiaire doit en aviser la coordonnatrice de stage. L Université n assume en aucun cas la responsabilité du manque à gagner. Dans le cas de grève ou de renvoi du stagiaire sans motif valable, le directeur du module décide si l étudiant doit se retirer du programme ou si la durée du stage a été suffisante pour que ce stage soit comptabilisé dans son programme. 5.4 Lieu des stages La plupart des stages se font dans la région de la capitale nationale. Cependant, si les étudiants sont mobiles, d intéressantes occasions de stage se présentent également dans d autres régions du Québec. Lorsqu un étudiant souhaite faire son stage dans une région ou une entreprise particulière, il est souhaitable qu il débute ses démarches au début du trimestre et qu il en avise la coordonnatrice de stage. Le stagiaire peut effectuer plus d un stage au même endroit à la condition qu une deuxième présence dans l entreprise comporte des responsabilités supérieures et fasse appel à des connaissances plus poussées. Il est entendu qu un retour dans la même organisation n exempte pas l étudiant de produire un rapport de stage distinct pour chacune de ses présences dans l entreprise. 5.5 Comportement du stagiaire Pendant le stage, le stagiaire devient un employé de l entreprise. Il est rémunéré et donc soumis aux horaires et aux règlements de l entreprise. À ce titre, il s engage, durant et après son stage, à respecter les politiques internes de l entreprise, notamment celles relatives aux informations confidentielles ou faisant l objet d un droit de propriété. S il est obligé de s absenter du travail pour cause de maladie ou autre urgence, il doit en aviser l entreprise aussitôt que possible. Si cette absence se prolonge au-delà d une semaine, il doit également en informer la coordonnatrice de stage. L étudiant qui, de par ses commentaires ou ses agissements, porte atteinte à la réputation de l Université se verra exclu du programme coopératif. De même, tout autre commentaire préjudiciable à l UQO pourra faire l objet d une note au dossier de l étudiant. 5.6 Suivi pendant le stage Le directeur du programme d ingénierie assure le suivi des stagiaires et peut être assisté d un professeur conseiller. 5.7 Rémunération Le salaire du stagiaire est déterminé par l entreprise. Seule la Commission de la fonction publique fédérale propose une grille de tarifs prédéterminés où les salaires sont définis en fonction du nombre de trimestres d études complétés. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 6
6- ÉVALUATION 6.1 Évaluation du stage Les stages en milieu de travail prévus au baccalauréat en génie informatique sont crédités. Ainsi, le stage «GEN5001» compte pour 1 crédit au programme et le stage «GEN5002» équivaut à 2 crédits. Le stage «GEN5001» est noté selon le mode Succès/Échec. Le stage «GEN5002» est noté en utilisant la notation littérale utilisée dans l évaluation des cours. Il y a échec à un stage dans l une ou l autre des situations suivantes : l abandon du stage ; la non-remise du rapport de stage ou sa remise hors des délais prescrits ; l incapacité du stagiaire à répondre aux exigences de l entreprise. Dans ce cas, l étudiant peut se voir attribuer un échec si, après évaluation de l ensemble du dossier, le directeur du programme décide que les manquements sont suffisants pour justifier un tel résultat. Le directeur du programme est responsable de la décision académique attestant du succès ou de l échec de l étudiant. 6.2 Rapport de stage La rédaction d un rapport de stage a pour objectif d amener l étudiant à faire la synthèse de son expérience de travail à la fois sur le plan humain et professionnel. Les quatre documents composant le rapport de stage sont : le formulaire de Définition des objectifs du stage ; le formulaire d Auto-évaluation du stagiaire ; le formulaire de Notation du stagiaire complétée par l employeur ; le Rapport final produit par le stagiaire. Les trois premiers documents sont disponibles sur la plateforme Moodle de l UQO. Le formulaire de notation du stagiaire y est aussi disponible en anglais. 6.2.1. Fiche de définition des objectifs de stage Que sont des objectifs de stage? Les objectifs de stage ne sont pas une liste des tâches à accomplir, mais plutôt une sorte de plan de développement personnel pour les 4 mois du stage (apprentissages souhaités ou défis à relever). Le stagiaire peut définir autant d objectifs qu il le souhaite. Quand doit-ton remettre les objectifs de stage au directeur du module d ingénierie? Le stagiaire doit faire parvenir sa fiche de définition des objectifs de stage complétée et signée au plus tard un mois après le début du stage. Où trouver la fiche de définition des objectifs de stage? Dans Moodle, sous l activité GEN5001 ou GEN5002, selon le cas. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 7
Quelle est la démarche pour faire approuver les objectifs de stage par le superviseur? La fiche des objectifs de stage doit être discutée, validée et signée par le superviseur de stage en milieu de travail. Comment peut-on transmettre la fiche de définition des objectifs de stage complétée et signée au directeur du Module? Les délais et modalités de remise de cette fiche sont communiqués au stagiaire au début du stage à travers la plateforme Moodle. 6.2.2 Formulaire d auto-évaluation du stagiaire (uniquement pour GEN5001) À la fin du stage I, les stagiaires doivent remplir un formulaire d auto-évaluation du stagiaire qui leur permet d évaluer leur performance et d identifier leurs points forts et leurs lacunes selon les mêmes critères que ceux qui seront utilisés par le superviseur pour les évaluer. 6.2.3 Formulaire de notation du stagiaire (uniquement pour GEN5001) À la fin du stage I, le superviseur direct complète le formulaire de notation du stagiaire qu il doit signer et remettre au stagiaire avant son départ. Il est recommandé au stagiaire de participer activement à son évaluation et de discuter ouvertement de celle-ci puisque les commentaires de l employeur peuvent s avérer bénéfiques au développement de ses compétences. Il est de la responsabilité du stagiaire de s assurer que l évaluation de son superviseur est complétée et transmise à temps. 6.2.4 Rapport final de stage Tout stagiaire doit remettre son rapport final à la date précisée dans l échéancier publié sur Moodle au début du stage. Un stagiaire qui serait dans l impossibilité de respecter cette échéance doit communiquer avec le directeur du programme qui accordera ou non un délai supplémentaire. 6.2.4.1 Directives pour la rédaction du rapport final de stage Le rapport de stage est l occasion pour l étudiant de développer son aptitude générale à rédiger des rapports, une compétence particulièrement appréciée des employeurs. Il lui permet, entre autres, d évaluer la pertinence et la contribution du stage à sa formation. Il est suggéré aux stagiaires de tenir un journal de leurs activités et de prendre le temps de faire régulièrement le point en prenant note de leurs réflexions. Cela facilite grandement la rédaction du rapport à la fin du stage. Un rapport de stage est unique. Le stagiaire ne doit pas copier en tout ou en partie un rapport précédent. Malgré que le stage se déroule chez le même employeur, l expérience, enrichie par le stage précédent, doit être significativement différente. Le rapport de stage est le résultat d une réflexion personnelle. Chaque rapport doit être rédigé individuellement même si plusieurs stagiaires ont travaillé conjointement à la réalisation d une tâche. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 8
6.2.4.2 Contenu des rapports de stage a) Le rapport du Stage en milieu de travail I doit être un document de qualité, comptant de 7 à 10 pages écrites à double interligne et produites sur traitement de texte dans un français correct. Il doit représenter le plus fidèlement possible les activités du stagiaire et indiquer comment, et dans quelle mesure, les objectifs du stage ont été atteints. Il doit inclure les informations suivantes : Une présentation de l entreprise Domaine d activité, nombre d employés, organigramme, etc. Description de l environnement de l entreprise (environnement économique, technologique, etc.). Une description détaillée des activités du stagiaire Fonctions et responsabilités du stagiaire. Définition des projets dans lesquels le stagiaire a été impliqué et de ses mandats spécifiques dans le cadre de ces projets. Problèmes rencontrés et description des réalisations du stagiaire (nature, ampleur, etc.). Un bilan des acquis professionnels et humains NB : Il faut éviter les affirmations gratuites ou trop vagues du genre : «J ai beaucoup appris...», «J ai aimé mon stage...». Qualités, aptitudes et connaissances requises pour effectuer le travail. Il s agit ici de préciser comment, et dans quelle mesure, la formation académique dispensée au baccalauréat en génie informatique de l UQO favorise l acquisition de ces «préalables». Qualités, aptitudes et connaissances développées durant le stage (ex. aptitudes à régler des problèmes, à prendre des décisions, nouveaux concepts, techniques, logiciels si c est le cas - auxquels le stagiaire a été exposé, etc.). Une conclusion et une évaluation globale Observations générales sur le milieu de stage (ex. le superviseur a-t-il communiqué ses attentes de façon efficace? A-t-il vérifié, par des contrôles, la réalisation des tâches à effectuer? Son attitude a-t-elle suscité votre intérêt? Évaluation du degré de réussite dans l atteinte des objectifs du stage. Points particuliers à améliorer pour un stage futur ou dans la perspective d un prochain emploi. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 9
Annexes Les différents formulaires composant les rapports de stage et tout document pertinent et représentatif des réalisations du stagiaire peuvent être présentés en annexe du rapport de stage. b) Le rapport du Stage-projet I (GEN5002) est un rapport scientifique complet décrivant les différents aspects du projet, la problématique, la méthodologie utilisée, les outils de conception, les contraintes technologiques rencontrées et une critique des résultats obtenus. L étudiant doit faire une présentation de son rapport afin de démontrer sa capacité de communication orale. Plus d informations sur ce rapport sont communiquées au stagiaire au début du stage via Moodle. 7- AUTRES INFORMATIONS 7.1 Étudiants n ayant pas la citoyenneté canadienne Les étudiants n ayant pas la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente au Canada doivent obtenir un numéro d assurance sociale ainsi qu un permis de travail avant de débuter leur premier stage. Des informations plus complètes à ce sujet sont disponibles au Bureau des étudiants internationaux de l UQO. Il est important de préciser que la loi régissant l embauche d étudiants stagiaires à la Commission de la fonction publique fédérale accorde la priorité aux étudiants qui sont citoyens canadiens. Ainsi, avant qu un stage ne soit offert à un étudiant étranger, le superviseur de stage devra faire la preuve qu il n existe pas, à travers tout le pays, un étudiant canadien apte à occuper le poste. Comme certaines régions au Canada ne disposent pas suffisamment de postes pour accommoder tous leurs stagiaires et que la région de la Capitale nationale constitue un bon débouché pour les étudiants des divers programmes coopératifs, cela limite d autant les chances d embauche des étudiants étrangers par la Fonction publique fédérale. L obtention d un document officiel produit par le pays d origine prouvant que l étudiant n a aucun antécédent judiciaire est fortement recommandée pour tous les étudiants n ayant pas encore la citoyenneté canadienne. Un tel document peut faciliter le processus administratif lié à l embauche. 7.2 Aide financière L étudiant qui chemine dans un programme coopératif peut présenter une demande d aide financière. Cependant, il faut rappeler que celui-ci est appelé à participer au financement de ses études et que les revenus tirés d un emploi ou d un stage sont comptabilisés dans ses ressources financières. De l information supplémentaire à ce sujet peut être obtenue en consultant la responsable de l aide financière au Bureau des services aux étudiants. Guide des étudiants en génie informatique - Cheminement en formation pratique intégrée page 10