Guide de gestion du temps

Guide de gestion du temps Programme de compression volontaire de normale de travail des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué

Gestion du temps Programme de compression volontaire de normale de travail des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué Table des matières Information générale... 2 Présentation de principes généraux... 2 Horaire compressé... 3 Possibilités de compression de normale de travail... 3 Présentation des nouveaux codes de déclaration des heures... 3 Démonstration de l utilisation de ces nouveaux codes... 4 Heures travaillées en plus et heures travaillées en moins de l horaire... 4 Déclaration des exceptions... 6 Jour férié chômé (aucun code)... 6 Jour férié travaillé... 8 Congé mobile et Absence rémunérée... 8 Maladie courte invalidité et Accident de travail... 9 Vacances... 10 Horaire d été... 12 i

Information générale Ce document s adresse au personnel du SEUL qui bénéficie du programme de compression volontaire de normale de travail. Ce programme est régi par la lettre d entente numéro 10 de la convention collective du SEUL (2011-2016). Votre adhésion doit être autorisée par votre supérieur immédiat et devient effective aux dates entendues avec celui-ci et lorsque la confirmation vous est envoyée par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH). Avant d amorcer votre lecture, nous vous recommandons de prendre connaissance des notions de base de la déclaration des heures dans le document Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué. Présentation de principes généraux Les notions de semaine normale ou d horaire normal de travail évoquées dans ce document sousentendent l horaire ou que vous aviez avant d adhérer au programme. Il est possible que votre situation change durant votre période d adhésion, par exemple, lors d un congé de maternité, d'adoption, de paternité, de naissance, de congé parental supplémentaire, de maladie (3 jours et plus), d'accident de travail, etc. Le programme est alors suspendu. Si vous êtes un employé temporaire, vous n avez pas le droit d adhérer au programme de compression sur 9 jours. Somme des heures de travail Temps supplémentaire Semaine normale de travail de 38,75 heures Heures travaillées + heures de vacances + jours férié + mobile + tout autre congé = 38,75 heures par semaine ou 77,5 heures par période de paie (deux semaines) Au-delà de de travail compressée ou de la journée compressée Semaine normale de travail de 35 heures Heures travaillées + heures de vacances + jour férié + mobile + tout autre congé = 35 heures par semaine ou 70 heures par période de paie (deux semaines) Au-delà de de travail compressée ou de la journée compressée Heures de travail quotidiennes maximales 10 heures 9 heures Programme de compression volontaire de normale de travail 2

Horaire compressé - Vous travaillez toutes les heures de votre semaine normale de travail, mais cellesci sont compressées soit en 4 jours, ou en 4,5 jours par semaine, ou en 9 jours par période de paie. Il est important de comprendre que lorsque vous choisissez de compresser volontairement votre semaine normale de travail, vous continuez à travailler le même nombre d heures par semaine ou par période de paie, mais les heures travaillées par jour sont planifiées autrement. Dans votre feuille de temps, vous verrez 7 heures ou 7,75 heures par jour, car c est votre horaire normal qui apparaît dans votre feuille de temps. Possibilités de compression de normale de travail 1. La semaine normale de travail est compressée sur 4 jours En choisissant cette option, vous travaillez un nombre d heures égal à votre semaine normale de travail. Toutefois, le nombre d heures travaillées quotidiennement peut être inférieur, égal ou supérieur à votre horaire normal et vos heures de travail sont réparties sur quatre jours plutôt que sur cinq jours. 2. La semaine normale de travail est compressée sur 4 ½ jours En choisissant cette option, vous travaillez un nombre d heures égal à votre semaine normale de travail. Toutefois, le nombre d heures travaillées quotidiennement peut être inférieur, égal ou supérieur à votre horaire normal et vos heures de travail sont réparties sur quatre jours et demi plutôt que sur cinq jours. 3. La semaine normale de travail est compressée en 9 jours par période de paie En choisissant cette option, vous travaillez un nombre d heures inférieur à votre semaine normale de travail pendant une semaine et un nombre d heures supérieur à votre semaine normale de travail pendant l autre semaine. Aussi, le nombre d heures travaillées quotidiennement peut être inférieur, égal ou supérieur à votre horaire normal et vos heures de travail d une période de paie sont réparties sur neuf jours plutôt que sur dix jours. Que vous choisissiez l une ou l autre de ces options, voici à quoi ressemble la feuille de temps d'une personne ayant choisi de compresser son horaire normal de travail de 35 heures Horaire normal de travail Horaire compressé Présentation des nouveaux codes de déclaration des heures Les nouveaux codes vous seront expliqués par des exemples concrets dans la suite du document. Nouveaux codes Fonction Pour qui? Heures en plus horaire RCV - BHX Heures en moins horaire RCV - BHR Ce code dépose des heures dans une banque d heures nommée Compression semaine travail et ces heures sont non monnayables. Il correspond aux heures quotidiennement travaillées en plus de l horaire normal. Ce code retire des heures dans une banque d heures nommée Compression semaine travail et ces heures sont non monnayables. Il correspond aux heures quotidiennement travaillées en moins de l horaire normal. Personnel régulier et temporaire Personnel régulier et temporaire Programme de compression volontaire de normale de travail 3

Démonstration de l utilisation de ces nouveaux codes Remarque : Si votre supérieur ne souhaite pas utiliser l outil PeopleSoft RH pour gérer la fluctuation de vos heures de travail par rapport à celle de votre horaire PSRH, vous n aurez pas à utiliser les deux nouveaux codes de déclaration des heures présentés dans ce document. Toutefois, les exemples présentés ci-dessous vous seront utiles pour déclarer vos exceptions. Heures travaillées en plus et heures travaillées en moins de l horaire Vous pouvez consulter le solde de votre banque Compression semaine travail dans le tableau Solde congés et congés compensatoires de votre feuille de temps. Cette banque vous sert à suivre les fluctuations de votre horaire. Exemple d une personne qui a déposé 3 heures dans sa banque d heures Selon la décision de votre supérieur immédiat, la journée ou la demi-journée non travaillée ainsi que les heures travaillées en plus de votre horaire normal peuvent être déclarées dans votre feuille de temps. Lorsque les codes Heures en plus horaire RCV - BHX et Heures en moins horaire RCV - BHR sont utilisés, tel que vous le verrez dans les exemples sur la déclaration des heures, à la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail pourra être nul, positif ou négatif en fonction de la situation. En résumé : 1. Solde nul = les heures en plus et les heures en moins sont égales à la fin de la période de paie 2. Solde négatif = le nombre d heures à travailler en plus à court terme 3. Solde positif = le nombre d heures à prendre en congé (selon l entente avec votre supérieur) Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours du lundi au jeudi 9 heures 9 heures 9 heures 8 heures 35 heures travaillées Exemple d une déclaration des heures avec un solde nul dans la banque Compression semaine travail au début et à la fin de la période de paie Dans cet exemple, vous désirez déclarer vos heures en plus et vos heures en moins, et vous n avez aucune autre exception à déclarer, vous devez : 1. Déclarer un total de 7 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. 2. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Programme de compression volontaire de normale de travail 4

Heures travaillées en plus et heures travaillées en moins de l horaire Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 0 heure. Exemple d une déclaration des heures avec un solde négatif dans la banque Compression semaine travail au début de la période de paie et un solde nul à la fin de la période de paie Dans cet exemple, un solde négatif de 1 heure est affiché dans votre banque d heures puisque vous aviez déclaré une exception à la période de paie précédente et vous voulez travailler cette heure en plus le jeudi, vous devez : 1. Déclarer un total de 8 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. Cela représente les 7 heures travaillées en plus selon l entente avec votre supérieur et l heure pour la reprise de temps qui correspondaient au solde négatif. 2. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 0 heure. Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours et demi du lundi au vendredi 8 heures 8 heures 8 heures 7,5 heures 3,5 heures 35 heures travaillées Exemple d une déclaration des heures avec un solde nul dans la banque Compression semaine travail au début et à la fin de la période de paie Dans cet exemple, vous désirez déclarer vos heures en plus et vos heures en moins, et vous n avez aucune autre exception à déclarer, vous devez : 1. Déclarer un total de 3,5 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. 2. Déclarer 3,5 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 0 heure. Exemple d une déclaration des heures avec un solde positif dans la banque Compression semaine travail au début de la période de paie et un solde nul à la fin de la période de paie Dans cet exemple, un solde positif de 3,5 heures est affiché dans votre banque d heures puisque vous aviez déclaré une exception à la période précédente et vous désirez prendre ces heures en congé le vendredi, vous devez : Programme de compression volontaire de normale de travail 5

Heures travaillées en plus et heures travaillées en moins de l horaire 1. Déclarer un total de 3,50 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. 2. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Cela représente les 3,50 heures travaillées en moins de votre horaire selon l entente avec votre supérieur et les 3,50 heures que vous deviez prendre en congé à court terme. Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 0 heure. Déclaration des exceptions AVANT de déclarer des heures, il est recommandé de toujours cliquer sur le bouton Utiliser horaire (surligné en jaune dans l image de droite). Cela aura pour effet de faire apparaître le nombre d heures prévues à votre horaire de travail normal et de faciliter vos déclarations. Pour alléger le texte, la présentation des exemples sur la compression volontaire de normale de travail se base sur un horaire normal de travail de 35 heures par semaine et représentant différentes situations. Notez que la logique des exemples qui suivent s'applique aussi à un horaire normal de 38,75 heures. Jour férié chômé Chaque journée fériée et chômée a une valeur maximale de 7,75 heures ou 7 heures, selon le cas. Aucune déclaration n est à faire dans votre feuille de temps. La rémunération du congé se fait automatiquement selon votre horaire normal de travail représenté dans votre feuille de temps. Remarques : Entre le 24 décembre et le 2 janvier inclusivement, les congés fériés se paient selon votre horaire normal. Jour férié compris dans l horaire Si votre horaire contient des heures régulières de travail (code : temps régulier taux base - REG) le jour férié, des heures de congé férié vous seront payées automatiquement. Principe à respecter Si le nombre d heures prévues à l entente pour le jour férié est inférieur au nombre d heures payées pour le jour férié (7 h ou 7,75 h), vous devrez reprendre en congé ce nombre d heures à court terme. Si le nombre d heures prévues à l entente pour le jour férié est supérieur au nombre d heures payées pour le jour férié (7 h ou 7,75 h), vous devrez travailler en plus à court terme pour rembourser la différence. Pour ce faire, vous devrez prendre une entente avec votre supérieur immédiat, car ces heures se feront en plus de celles prévues à votre horaire compressé. Programme de compression volontaire de normale de travail 6

Jour férié chômé Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours 9 heures 9 heures 9 heures 8 heures 35 heures travaillées Par exemple, si le jour férié est le lundi, il est inclus à votre horaire : 7 heures seront payées automatiquement. Pour effectuer la déclaration de vos heures du jour férié, vous devez : Déclarer un total de 5 heures, réparties du mardi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV - BHX Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR Remarques : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera -2 heures puisque vous devrez travailler 2 heures en plus à court terme. Lorsque vous travaillerez ces heures, vous devrez utiliser le code Heures en plus horaire RCV - BHX. Voici un autre exemple. Supposons cette fois-ci que le jour férié est le vendredi et qu il est aussi inclus à votre horaire : 7 heures seront payées automatiquement. Comme vous avez droit à ce congé et que vous avez déjà travaillé vos 35 heures les quatre jours précédents, vous devez vous entendre avec votre supérieur immédiat pour reprendre cette journée de congé à un autre moment. Pour effectuer la déclaration de vos heures du jour férié, vous devez : Déclarer un total de 7 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. Remarques : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 7 heures puisque vous devez reprendre cette journée de congé à un autre moment. Lorsque vous reprenez ces heures, vous devez utiliser le code Heures en moins horaire RCV - BHR. Pour effectuer la déclaration de vos heures où vous désirez prendre vos 7 heures de jour férié, vous devez : Déclarer 7 heures (travaillées en moins de votre horaire), le jeudi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Programme de compression volontaire de normale de travail 7

Jour férié chômé Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque indiquera 0 heure puisque vous avez repris vos 7 heures cette semaine. Jour férié travaillé Les façons de déclarer des heures ou d être payé sont les mêmes que celles présentées dans le document qui traite des Particularités des membres du Syndicat des employés et employées de l Université Laval (SEUL) et du personnel de soutien non syndiqué Toutefois, comme votre rémunération dépend de votre horaire normal de travail, donc des heures inscrites dans votre feuille de temps, vous pouvez vous référer aux exemples dans la partie qui présente la déclaration des vacances, car la même logique s applique pour une journée fériée travaillée. Autrement dit, vous devez respecter l entente conclue avec votre supérieur. Congé mobile et Absence rémunérée Le congé mobile se déclare une seule fois par année de référence (1 er juin au 31 mai), en journée entière d un maximum de 7,75 heures ou de 7 heures. Ainsi, il est plus avantageux pour vous de l'utiliser un jour où vous avez 7,75 heures ou 7 heures de travail prévues à votre horaire. L absence rémunérée a une valeur de 7,75 heures ou 7 heures, selon les heures normales de travail prévues à votre horaire dans votre feuille de temps. Remarque : Vous devrez peut-être travailler des heures en plus pour compenser la journée prise. Tout dépend de l horaire compressé qui a été établi avec votre supérieur au moment de conclure l entente. Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours du lundi au jeudi 9 heures 9 heures 9 heures 8 heures 35 heures travaillées Dans cet exemple, vous voulez prendre un congé mobile le lundi. Pour effectuer la déclaration de vos heures pour cette semaine, vous devez : 1. Déclarer 7 heures, le lundi, en utilisant le code Congé mobile (pers. régulier) - CMR 2. Déclarer un total de 5 heures, réparties du mardi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. 3. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Remarques : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera -2 heures puisque vous devrez travailler 2 heures en plus à court terme. Lorsque vous aurez travaillé ces heures en plus, vous devrez les déclarer en utilisant le code Heures en plus horaire RCV-BHX. Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours et demi du lundi au vendredi Programme de compression volontaire de normale de travail 8

8 heures 8 heures 8 heures 7,5 heures 3,5 heures 35 heures travaillées Dans cet exemple, vous voulez prendre un congé mobile le vendredi. Pour effectuer la déclaration de vos heures pour cette semaine, vous devez : 1. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Congé mobile (pers. régulier) - CMR 2. Déclarer 3,5 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. 3. Déclarer un total de 3,5 heures (travaillées en plus de votre horaire), réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 0 heure. Maladie courte invalidité et Accident de travail Une journée de maladie courte invalidité est considérée être égale au nombre d heures prévues à votre journée de travail compressée. Il n y a pas de reprise de temps. Dans le cas d un accident de travail, c est la même logique qui s applique. Toutefois, pour déclarer ces exceptions dans votre feuille de temps, la journée a une valeur maximale de 7,75 heures ou 7 heures, selon le cas. Pour illustrer ce propos, voici deux exemples de déclaration de congé de maladie courte invalidité. Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours du lundi au jeudi 9 heures 9 heures 9 heures 8 heures 35 heures travaillées Dans cet exemple, vous voulez déclarer un jour de maladie courte invalidité le lundi. Pour effectuer la déclaration de vos heures pour cette semaine, vous devez : 1. Déclarer 7 heures, le lundi, en utilisant le code Maladie courte invalidité MCI Programme de compression volontaire de normale de travail 9

Maladie courte invalidité et Accident de travail 2. Déclarer un total de 7 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. 3. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 0 heure. Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours et demi du lundi au vendredi 8 heures 8 heures 8 heures 7,5 heures 3,5 heures 35 heures travaillées Dans cet exemple, vous voulez déclarer un jour de maladie courte invalidité le vendredi. Pour effectuer la déclaration de vos heures pour cette semaine, vous devez : 1. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Maladie courte invalidité MCI 2. Déclarer 3,50 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. 3. Déclarer un total de 3,50 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. Remarque : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 0 heure. Vacances Une journée de vacances a une valeur de 7,75 heures ou de 7 heures, selon les heures normales de travail prévues dans votre feuille de temps. Remarque : Vous devrez peut-être travailler des heures en plus pour compenser la journée prise. Tout dépend de l horaire compressé qui a été établi avec votre supérieur au moment de conclure l entente. Programme de compression volontaire de normale de travail 10

Déclaration d'une demi-journée ou d'une journée complète de vacances Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours du lundi au jeudi 9 heures 9 heures 9 heures 8 heures 35 heures travaillées Dans cet exemple, vous voulez déclarer une journée de vacances le lundi. Pour effectuer la déclaration de vos heures pour cette semaine, vous devez : 1. Déclarer 7 heures, le lundi, en utilisant le code Vacances VAC; 2. Déclarer un total de 5 heures, réparties du mardi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX; 3. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Remarques : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera -2 heures puisque vous devrez travailler 2 heures en plus à court terme. Lorsque vous aurez travaillé ces heures en plus, vous devrez les déclarer en utilisant le code Heures en plus horaire RCV-BHX. Exemple d un horaire compressé de 35 heures en 4 jours et demi du lundi au vendredi 8 heures 8 heures 8 heures 7,5 heures 3,5 heures 35 heures travaillées Dans cet exemple, vous voulez déclarer un jour de vacances le vendredi. Pour effectuer la déclaration de vos heures pour cette semaine, vous devez : 1. Déclarer 7 heures, le vendredi, en utilisant le code Vacances VAC; 2. Déclarer 3,50 heures, réparties du lundi au jeudi, en utilisant le code Heures en plus horaire RCV BHX. Programme de compression volontaire de normale de travail 11

Remarques : À la fin de la période de paie, le solde de la banque Compression semaine travail indiquera 3,50 heures puisque vous devrez prendre ces heures en congé à un autre moment. Lorsque vous aurez pris ces heures en congé, vous devrez les déclarer en utilisant le code Heures en moins horaire RCV BHR. Déclaration d'une semaine complète de vacances Une semaine complète de vacances se déclare selon votre horaire normal de travail soit à raison de 7,75 heures ou 7 heures par jour. Remarques concernant l horaire compressé sur une période de 9 jours par période de paie : Ce type d horaire implique un nombre d heures de travail inégales entre les 2 semaines de la période. Ainsi, si vous prenez une semaine de vacances ou un nombre impair de semaines de vacances consécutives, vous devrez nécessairement travailler des heures en plus ou prendre des heures de congé pour respecter l entente que vous avez conclue avec votre supérieur immédiat. Si vous prenez deux semaines de vacances, ou un nombre pair de semaines de vacances, aucune heure ne sera à travailler en plus ou à prendre en congé. Horaire d été La gestion de l horaire d été se fait avec votre supérieur immédiat. Il n y a rien à déclarer en ce sens dans la feuille de temps. Programme de compression volontaire de normale de travail 12