SEMINAIRE HIVER 2013 Les enjeux d une telle rencontre étant déterminants dans la vie de votre entreprise, le Pavillon Henri IV propose des réponses adaptées à chaque cas. Du petit déjeuner d affaires aux réunions, séminaires et congrès, notre établissement vous accueille dans l un de ses 7 salons entièrement équipés et surplombant Paris et la vallée de la Seine, pour donner à chaque manifestation un prestige qui valorise autant les invités que les organisateurs. Vous choisirez l espace et l aménagement qui conviendront au style de votre événement, pour accueillir de 10 à 200 personnes. Une restauration de qualité, des salles adaptées, un mobilier confortable, un équipement approprié et un interlocuteur unique sont nos critères prioritaires pour l organisation de votre manifestation. Persuadé qu un vrai dialogue naît souvent de l atmosphère des lieux, le Pavillon Henri IV est un endroit historique privilégié, qui allie merveilleusement le travail et la détente. - Gilles Poggi - Directeur
Bien déterminée à faire de cette journée une parfaite réussite, toute l équipe du Pavillon Henri IV mobilise le meilleur de son savoir-faire et de ses compétences. SOMMAIRE Tarifs 2012 P 30 Location des salons P 40 Plan et mise en place des salons P 50 Petits déjeuners et pauses P 60 Carte Séminaires P 7 Apéritifs et Cocktails P 8 Hôtellerie et Restauration P 9 Animations P 10 Conditions Générales de Vente P 11-12 www.pavillonhenri4.fr 2
NOS FORFAITS 2013 JOURNEE D ETUDE Prestations incluses par personne : Salle de réunion plénière équipée Pause «Matinale» : café, thé, jus d orange, cake «maison» Un déjeuner ou un dîner (1 Bouteille de vin pour 3, ½ eau minérale, 1 café) Pause «Goûter» : café, thé, jus d orange, cake et gâteaux «maison» à partir de 82 HT (90 ttc) FORFAIT SEMI-RESIDENTIEL à partir de 215 HT single (230 ttc) Prestations incluses par personne : Salle de réunion plénière équipée Pause «Matinale» : café, thé, jus d orange, cake «maison» Un Déjeuner ou un Dîner (1 Bouteille de vin pour 3, ½ eau minérale, 1 café) Pause «Goûter» : café, thé, jus d orange, gâteaux «maison» Une Chambre individuelle Petit déjeuner buffet Américain FORFAIT RESIDENTIEL Prestations incluses par personne : Salle de réunion plénière équipée Pause «Matinale» : café, thé, jus d orange, cake «maison» Un Déjeuner (1 Bouteille de vin pour 3, ½ eau minérale, 1 café) Pause «Goûter» : café, thé, jus d orange, gâteaux «maison» Un dîner (1 Bouteille de vin pour 3, ½ eau minérale, 1 café) Une Chambre individuelle Petit déjeuner buffet Américain à partir de 260 HT single (280 ttc) Tarifs valables du 01/01/2012 au 30/12/2012 pour un minimum de 10 personnes (tarification spécifique pour des réunions de 2 à 9 personnes) 3
LOCATION DES SALONS Salon Superficie Situation Tarifs TTC* Marie Amélie 100 m² Rez-de-Jardin 2 000 Offenbach 90 m² Rez-de-Jardin 1500 Collinet 60 m² Rez-de-Jardin 1 000 Historique 60 m² Rez-de-chaussée 1 000 Salon 103 20 m² 1 er étage 250 Salon 203 20 m² 2 ème étage 250 Salon 303 25 m² 3 ème étage 300 Les salles Marie Amélie, Offenbach, Collinet sont climatisées et éclairées à la lumière du jour. Equipement de base des salons : (inclus dans la location du salon et dans le forfait) Ecran mural et mobile, paper board, stylos, bloc notes, téléphone ligne directe, eaux minérales Wifi haut débit illimité et gratuit dans tout l établissement Equipement vidéo et audiovisuel : TV, vidéoprojecteur, magnétoscope, caméscope, sonorisation, casques de traduction, carrousel sur devis. Nous sommes à votre entière disposition pour satisfaire toute demande particulière. 4
PLAN DES SALLES SSal lleess ddee rréécceepptti ioon au Reezz- --ddee- --Chaussssééee avveecc vvuee ppanoorrami iqquee SSaal lloonn HHi iisst ttoor ri iiqquuee TTeer rraassssee HHaal lll RReesst ttaa uur raannt tt RRéécceepp tti tiioonn SSaal lloonn PPaannoor raami iiqquuee 11 SSaal lloonn PPaannoor raami iiqquuee 22 GGaal lleer ri iiee SSaal lloonn PPaannoor raami iiqquuee 33 EEnnt ttr rééee wwcc HHaal lll SSuudd Salllleess dee rrééuniion au Reezz--dee--JJarrdiin à lla llumiièèrree du jjourr MAARRI I EE AAMEELLI IEE 110000 m² ² CCOO LLLLI INNEETT 6600 m² ² OOFFFFEENNBBAACCHH 9900 m² ² Sallonss een ééttagee 110033 220033 330033 22 00m² ² 22 00m² ² 22 55m² ² MISE EN PLACE Nom des Salles Surface Salle de Style U en m² Classe Théâtre Table Ronde Marie Amélie 100 40 65 100 80 Collinet 60 18 25 50 40 Offenbach 90 30 40 70 60 Historique 60 20 30 50 40 Salons 103, 203 20 - - - 8 Salon 303 25 10 - - - Les Salles Marie Amélie, Collinet et Offenbach sont modulables (jusqu à 220 personnes en théâtre) 5
PETIT-DEJEUNER D AFAIRES ETPAUSES PETIT-DEJEUNER D AFFAIRES : 16 Le petit-déjeuner d affaires est composé d un choix de boissons chaudes, café, thé, chocolat, jus de fruits frais, mini-viennoiseries, pain, beurre, assortiment de confitures, miel, yaourts, salade de fruits frais de saisons et céréales. Il peut être servi dans notre salle à manger panoramique ou dans un salon particulier avec un supplément de 250. CAFE D ACCUEIL Café, thé, jus d orange, mini-viennoiseries 7 PAUSES Pause «Matinale» sans viennoiseries : 7 Café, thé, jus de fruits et cake «Maison» Pause «Matinale» avec viennoiseries : 7 Café, thé, jus de fruits et mini-viennoiseries (3 pièces / personne) Pause «Goûter» : 7 Café, thé, chocolat, jus de fruits et cakes «Maison» Prix TTC par personne 6
MENU ALEXANDRE DUMAS (Valable du 7 janvier au 17 mars 2013) Bisque de Homard à la Fine Champagne Crème de Châtaignes grillées, poitrine de Canard fumé en émulsion Tartare de Saumon frais et pousses de soja Risotto crémeux aux senteurs des bois Œuf poché et champignons des bois en Capuccino et parmesan Salade de Gambas rôties aux agrumes Saumon fumé, crème au raifort, petit mesclun Suggestion du Chef Dos de Sandre rôti, pilaw d orge perlée, beurre blanc Médaillons de Lotte, pommes safranées, jus de Bouillabaisse Pavé de Cabillaud, quinoa gourmande aux aromates Cuisse de Canard confite, pommes au jus de rôti Fondant de Bœuf, sauce vin rouge, légumes du marché Emincé de Canard aux épices douces, fruits rôtis du moment Filet mignon de Porc, fricassée de gnocchis forestière Suggestion du Chef Fondant orange façon Tiramisu, écume au Curcuma Crème brûlée Pistache, tuile chocolatée Profiteroles vanille, sauce chocolat tiède Crumble aux fruits d Hiver, sorbet coco Moelleux chaud au Chocolat, Caramel beurre salé Tarte Tatin, crème glacée d Isigny Gaufre tiédie, crème fouettée Caramel, glace noix de Pécan Suggestion du Chef Le forfait comprend 1 bouteille de vin pour 3, l eau minérale et le café Le choix du Menu est à définir pour l ensemble des convives et à transmettre au plus tard 12 jours avant le début de la manifestation. Dans le cas contraire, le menu sera laissé au choix du Chef. 7
APERITIFS Kir vin blanc Apéritif sans alcool Apéritif classique (Martini rouge et blanc, Suze, Porto, Vodka, Gin, Whisky) Coupe de Champagne Kir Royal (crème cassis, framboise, mûre, pêche) 6 6 10 12 13 Tous nos apéritifs sont agrémentés de 2 pièces de cocktails classiques BAR OUVERT BAR OUVERT à discrétion : Champagne, Whisky, Gin, Vodka, Martini Rouge, Porto Jus de fruits, eaux minérales et sodas Durée : 30 minutes Durée : 1 heure Durée : 1h30 16 par personne 23 par personne 32 par personne PIECES DE COCKTAILS : 4 pièces classiques 6 pièces classiques 4 pièces prestige 6 pièces prestige 6 9 8 12 Cocktail Sully (10 pièces) 20 4 pièces classiques, 4 pièces prestige, 2 verrines salées Cocktail Roi Soleil (12 pièces) 32 6 pièces prestige, 3 pièces prestige luxe, 3 verrines salées Prix TTC par personne 8
HOTELLERIE Autrefois résidence royale et lieu de naissance de Louis XIV, le Pavillon Henri IV propose 42 chambres**** avec vue sur le Parc de Saint Germain ou la Vallée de la Seine, spacieuses et de très grand confort avec TV écran plat (câble et Canal+), minibar, salle de bain avec sèchecheveux, téléphone direct, prise modem, et réveil automatique, Wifi. La tranquillité qui s en dégage vous invite à passer des moments de détente et de plénitude. RESTAURATION Grâce à son Chef Patrick KÄPPLER et à sa brigade, la cuisine du Pavillon Henri IV propose une gastronomie fine et inventive servie dans un cadre exceptionnel. Les repas sont organisés dans la salle de restaurant avec vue sur la Seine et Paris, ou en salon particulier panoramique ou encore en terrasse l été, en fonction du nombre de participants. 9
ANIMATIONS Nos partenaires vous invitent à la détente et vous proposent des animations, soirées à thème et activités ludiques ou sportives variées et adaptées à votre événement : Casino avec tables de jeu, casino du vin ou du chocolat et quizz, prestidigitateur, remise de diplôme, animation musicale, faux serveurs chanteurs d opéra, soirée dansante avec disc-jockey, enquête policière Sur place : Atelier peinture - Team building (Ball Trap laser, mur d escalade ) Tournage de film avec l agence Court Métrage nouveauté - Urban Gaming : team building avec tablettes tactiles nouveauté Course d orientation à pied ou en VTT dans le parc du Château Ballade en Segway - Chasse au trésor dans le Château - Visite historique du Pavillon Henri IV avec un guide conférencier de l Office du Tourisme (option quizz) A proximité : Golf 18 trous - Quad - Karting - 4x4 - Paint Ball - Equitation - Rallye en voiture historique (au départ de l hôtel) Chasse au trésor en Zodiac sur la Seine nouveauté Devis personnalisé sur demande Pour toute information sur l organisation de votre manifestation, nous vous invitons à contacter notre service commercial : Patricia Pimet - Claire Cuau Tél : 01 39 10 15 09 et 01 39 10 15 07 - Fax : 01 39 10 15 18 E-mail : commercial@pavillonhenri4.fr 10
CONDITIONS GENERALES DE VENTE Les présentes CGV et le devis établi par l Hôtel constituent le contrat liant le Client et l Hôtel. La réservation d une manifestation ne devient définitive entre l Hôtel et le Client que lorsque: Le Client a retourné à l Hôtel par courrier les présentes CGV précédant le devis établi par l Hôtel dûment datés, paraphés, signés, cachetés et portant la mention «bon pour accord». Toute réservation implique donc de la part du Client l adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions et au devis qui les accompagne, à l exception de tout autre document, tel que prospectus, documents commerciaux etc.. L Hôtel se réserve le droit d annuler la manifestation tant que le contrat et l acompte ne lui ont pas été adressés. 2- Organisation de la Manifestation Hébergement : Le client doit adresser par écrit à chacun des établissements concernés la rooming list (liste nominative des participants à la convention et de l attribution des chambres) au plus tard 15 jours avant la date d arrivée prévue. Les chambres prévues sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 14 heures le jour d arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 10 heures le jour du départ, tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d une nuitée supplémentaire au tarif public affiché. En cas de non disponibilité de l établissement, ou en cas de force majeure, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un hôtel de proximité et de catégorie équivalente ou supérieure pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert ou au surclassement restant à la charge de l établissement, qui ne pourra être recherché en paiement d une quelconque indemnité. Restauration : Le Client doit préciser par écrit adressé à l établissement le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas entre 7 et 3 jours ouvrables avant la date de début de manifestation (samedi et dimanche non inclus). Le Client ne pourra apporter de l extérieur ni boisson ni aucune denrée alimentaire, sauf accord préalable. Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix. Modification : Le Client devra informer l établissement avant la date d arrivée, en cas de modifications du nombre de participants à la manifestation. Si le Client souhaite augmenter le nombre de participants de la manifestation ou en prolonger la durée par rapport à ce qui a été prévu lors de la signature du contrat, l Hôtel fera son possible pour donner satisfaction au Client mais ne pourra être tenu responsable s il ne peut fournir les prestations supplémentaires. Dans tous les cas, toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit à l établissement. Faute d acceptation de l établissement, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté. Salon En tout état de cause si le nombre de participants s avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, l Hôtel se réserve le droit de modifier les salons réservés par le client. Cette modification de locaux à disposition ne saurait donner droit au versement d une quelconque indemnité. Il est formellement interdit d enfoncer des clous, des punaises, des agrafes ou de coller des adhésifs sur les portes et les murs. Les salons sont loués à la journée. Le client est responsable de l ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités), et s engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux. Le Client préviendra l Hôtel de toute livraison de matériel. Le Client est tenu de retirer lui-même son matériel dès la fin de la manifestation. 3. Assurance Le Client sera tenu pour responsable de tous les dégâts causés par lui-même, les participants ou, les invités de la manifestation et de toute disparition constatée dans les installations et le matériel de l Hôtel, de même que des dommages causés à la personne et aux biens des autres clients. L Hôtel décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vol, dégradation, incendie...) affectant les biens de toute nature apportés par le Client ou les participants, quelque soit l endroit ou les biens sont entreposés. Le Client doit donc assurer la garde de ses biens et matériels apportés par lui même ou les participants. 11
4. Annulation L hôtel se réserve le droit d annuler en totalité ou en partie le groupe si les conditions de paiement ne sont pas respectées. Le nombre exact de participants devra être confirmé par écrit de manière définitive 72 heures au plus tard avant la manifestation. Ce nombre servira de base à la facturation. Pour toute annulation totale ou partielle (diminution du nombre de participants ou de la durée de la manifestation), le Client est redevable de frais d annulation représentant un pourcentage du chiffre d affaires prévisionnel. Ce pourcentage varie en fonction du nombre de chambres annulées et de la date d annulation selon la grille ci-dessous: Nbre de jours avant l opération Annulation de de 12 participants Annulation de 12 à 25 participants Annulation + de 25 participants + de 60 jours 0% 0% 50% de 60 à 30 jours 0% 50% 80% de 30 à 20 jours 50% 80% 90% de 20 à 7 jours 80% 90% 100% - de 7 jours 100% 100% 100% 5. Facturation Le prix facturé par l Hôtel au Client est celui dont il aura été convenu au jour de la conclusion du contrat majoré du coût des prestations supplémentaires non prévues initialement ou des prestations modifiées sur la demande du Client, ou encore d une augmentation du nombre de participants présents. Dans tous les cas la facturation définitive ne sera pas inférieure au devis établi à la signature du contrat. Le Client précisera à l Hôtel l adresse de la facturation et le nom de la personne en charge du règlement (voir document annexe concernant la facturation). Les tarifs proposés pourront être modifiés si le nombre des participants effectifs est inférieur à 50% du nombre initialement prévu. Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire, susceptible d entraîner des variations de prix tel que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc. Conditions de Paiement : - Le paiement d un acompte de 50% à la signature, - Le solde sera réglé à réception de facture après le départ du séminaire (sauf accord contractuel). 6. Règlement Tous les extras (mini-bar, blanchisserie etc. ) ou autres prestations réclamées par les participants en sus des prestations incluses dans le devis, doivent être réglés par eux sur place avant leur départ. En cas de non règlement, ces prestations seront facturées au Client qui est solidairement responsable de leur paiement. Nos factures sont payables à réception. A défaut de règlement dans un délai de 10 jours après réception de la facture, le Client est redevable du paiement d intérêts de retard calculés sur la base du taux légal en vigueur majoré de 2 points. En cas de désaccord sur une partie de la facture, le client s oblige à payer sans retard la partie non contestée, et à indiquer par écrit à l établissement concerné, le motif de la contestation. 7. Réclamations et Litiges Le Client doit adresser à l Hôtel par lettre recommandée avec accusé de réception toute contestation ou réclamation dans un délai de 8 jours après le départ des participants. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être satisfaite. Tout litige ou différend né de l interprétation ou de l exécution du contrat relèvera de la compétence exclusive des Tribunaux. 8. Recommandation Le Client s engage à n inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l établissement, ce dernier se réservant le droit d intervenir si nécessaire. Le Client prendra garde à faire respecter par les participants et leurs invités l ensemble des consignes et règlements de l établissement (notamment l interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif). Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l exploitation de l établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l établissement ainsi que des personnes qui s y trouvent. Le Client doit obligatoirement faire une déclaration concernant les droits d auteur, pour toute musique (Orchestre, disque, spectacle) à la SACEM (15, rue Paul Louis Courier 37 00 Tours T 02 47 66 32 90). 12