Programme des Nations Unies pour le développement Invitation à soumissionner (RFP) RFP/MRT005/2013 Date : 20 mai 2013 Madame/Monsieur, Objet : Sélection d une agence de communication audiovisuelle ou de communication pour la Production d un film documentaire axé sur les témoignages sur l évaluation participative des 4 programmes conjoints du F-OMD 1. Vous êtes invités à soumettre une proposition pour la Production d un film documentaire axé sur les témoignages sur l évaluation participative des 4 programmes conjoints du F-OMD conformément aux TDRs et pièces jointes en Annexe. 2. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition : i. Instructions aux Soumissionnaires (Annexe I) ii. Termes de Référence de la Mission.(Annexe II) iii. Formulaire de soumission de la Proposition.(Annexe III) iv. Tableau des coûts....annexe IV) v. Conditions générales du Contrat..... (Annexe V) 3. Votre offre comprendra une proposition technique (avec mention OFFRE TECHNIQUE) et une proposition financière (avec mention OFFRE FINANCIERE) dans des enveloppes distinctes, les deux enveloppes étant contenues dans une 3 ème enveloppe extérieure, qui devra être envoyée sous pli fermé à l adresse indiquée ci-dessous plus tard le (09 juin 2013) à 16H, délai de rigueur. A l attention de: Division des Opérations Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD Mauritanie) B.P. 620 Nouakchott Mauritanie - Tel : (222) 45 25 24 09 Fax : (222) 45 25 26 16 Ou par e-mail au : E-mail : recrutement.mr@undp.org Et portant la Mention :
«RFP-005-2013 : Sélection d une agence de production audiovisuelle ou de communication pour la Production d un film témoignages sur les 4 Programmes conjoints du F-OMD» Toutes les offres reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées. 4. Si vous avez besoin d informations complémentaires, vous pouvez soumettre vos questions à l adresse suivante : info.procure.mr@undp.org ; nous nous efforcerons de vous les fournir rapidement. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition. 5. Vous êtes prié(e) d accuser réception de cette lettre et de nous confirmer par écrit votre intention de soumettre ou non une offre. Représentante Résidente Adjointe/Opérations
ANNEXE 1
Annexe I Instructions aux Soumissionnaires A. Introduction 1. Généralités Objectif de l invitation à soumissionner : Cette invitation à soumissionner est pour l objet de sélectionner un bureau de communication pour la mise en œuvre du plan de communication de la stratégie Nationale de Cohésion Sociale en Mauritanie conformément aux TDRs et pièces jointes en Annexe 2. Coût de la proposition Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de la Proposition. Le PNUD ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition. B. Documents d invitation à soumissionner 3. Contenu des documents d invitation à soumissionner Les propositions doivent offrir des services couvrant l ensemble des spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu une partie de ces spécifications seront rejetées. Le Soumissionnaire est tenu d examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible d avoir un effet négatif sur l évaluation de la Proposition. 4. Clarification des Documents d invitation à soumissionner Tout Soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des Documents d invitation à soumissionner peut en informer par écrit l entité du PNUD chargée des achats à l adresse postale ou au numéro de fax indiqués dans l invitation à soumissionner. L entité du PNUD chargée des achats répondra par écrit à toute demande de clarification concernant les Documents d invitation à soumissionner qui lui parviendra avant la date limite de dépôt des Propositions. Des exemplaires écrits de la réponse de l Organisation (incluant une explication de la demande de clarification mais sans identification de la source de la demande) seront envoyés à tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d invitation à soumissionner 5. Modification des Documents d invitation à soumissionner A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, l entité du PNUD chargée des achats peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une
demande de clarification faite par un Soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d invitation à soumissionner en procédant à un amendement. Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront reçu les Documents d invitation à soumissionner seront informés par écrit de tous les amendements apportés aux Documents d invitation à soumissionner. Afin de ménager aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte les amendements dans la préparation de leurs offres, l entité du PNUD chargée des achats pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions. C. Préparation des Propositions 6. Langue de la Proposition Les Propositions préparées par le Soumissionnaire de même que toutes les correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le Soumissionnaire et l entité du PNUD chargée des achats seront écrits en français. Tout autre document écrit fourni par le Soumissionnaire peut être rédigé dans une autre langue, à condition qu il soit accompagné d une traduction de ses parties pertinentes en français, auquel cas, aux fins d interprétation de la Proposition, le texte en français prévaudra. 7. Documents constitutifs de la Proposition La Proposition comprendra les documents suivants : a.) Le formulaire de soumission de la Proposition ; b.) La partie technique et opérationnelle de la Proposition, comprenant la documentation démontrant que le Soumissionnaire répond à toutes les spécifications stipulées; c.) Le tableau des coûts, rempli conformément aux clauses 8 et 9 ; 8. License d exportation Tous les soumissionnaires doivent savoir que le gouvernement est le bénéficiaire final des biens et services conformément au cadre d assistance au développement du PNUD et les biens acquis sont habituellement transférés aux partenaires nationaux ou à une entité désignée par le gouvernement selon les procédures du PNUD. Le soumissionnaire doit inclure dans son offre: La mention de toute License d exportation requise pour les biens ou services y compris toute restriction dans le pays d origine, double utilisation ou limitation pour les bénéficiaires finaux Confirmation que le soumissionnaire a obtenu des licences équivalentes dans le passé et entend obtenir les licences nécessaires en cas de sélection de son offre.
9. Le formulaire de Proposition Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa Proposition comme suit : d.) Plan de gestion Cette partie devra fournir des informations sur l entreprise, incluant notamment la date de constitution de la société ainsi que l Etat ou le pays de constitution, ainsi qu une description sommaire des activités présentes du Soumissionnaire. L information devra se concentrer sur les services ayant un rapport avec la Proposition. Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront chargées de l exécution du contrat, de même que l approche globale de gestion d un projet de ce genre. Le Soumissionnaire devra commenter l expérience qu il a recueillie dans le cadre de projets similaires et devra identifier la ou les personnes chargées de représenter le Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec l entité du PNUD chargée des achats. e.) Plan des ressources Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de la mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du Soumissionnaire ainsi que tout projet d expansion de celles-ci. f.) Méthode proposée Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu il est prêt à répondre efficacement aux spécifications stipulées, en identifiant chacun des éléments spécifiques proposé et en abordant chacune des exigences spécifiées une par une; en donnant une description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu il entend garantir; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications stipulées ou les surpasse. La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune information sur les coûts des services offerts quelle qu elle soit. Ces informations tarifaires doivent être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés. Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document d invitation à soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés, bien que ces brochures et documents eux-mêmes puissent être fournis sous forme d annexes à la Proposition ou à la réponse. Toute information que le Soumissionnaire considère comme étant déposée devra le cas échéant dûment porter la mention «marque déposée» à côté de la partie du texte y relative, et sera traitée comme telle.
10. Les coûts de la Proposition Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu il se propose de fournir en vertu du présent contrat dans un Tableau des coûts, dont un exemple est joint aux présents Documents d invitation à la soumission. 11. Devises de la Proposition Tous les coûts seront indiqués en dollars américains, en Ouguiya, ou en toute autre devise convertible. 12. Période de validité des propositions Les Propositions resteront valides pendant quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date de soumission des Propositions arrêtée par l entité du PNUD chargée des achats, conformément à la clause relative à la date limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à ces 90 jours sera susceptible d être rejetée pour cause de non-conformité aux spécifications. En cas de circonstances exceptionnelles, l entité du PNUD chargée des achats pourra demander au Soumissionnaire d accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au Soumissionnaire acceptant cette requête de modifier sa Proposition. 13. Format et signature des propositions Dans le cas d une soumission non électronique, le Soumissionnaire doit préparer deux exemplaires de la Proposition, portant respectivement et distinctement la mention «Original» et «Copie de la Proposition». En cas de divergences entre les deux documents, c est l original qui doit faire autorité. Les deux exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés ou écrits à l encre indélébile, et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les personnes dûment autorisées à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent Contrat. Cette dernière autorisation doit être dûment appuyée en joignant à la Proposition une procuration écrite. Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à l exception de celles jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le Soumissionnaire, auquel cas ces corrections doivent être paraphées par la ou les personnes signataires de la Proposition. 14. Paiement Le PNUD doit payer le Cabinet adjudicataire après acceptation par le PNUD des factures soumises par ce dernier, à l achèvement des échéances de réalisation correspondantes. D. Soumission des Propositions (pour les soumissions non électroniques)
15. Scellage et marquage des Propositions Le Soumissionnaire devra sceller la Proposition dans une enveloppe extérieure renfermant deux enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous. (a) L enveloppe extérieure doit être : adressée au Représentante Résidente du PNUD Attention : Unité Procurement Division des Opérations PNUD Mauritanie B.P. 620 Nouakchott Mauritanie - Tel : (222) 45 25 24 09 Fax : (222) 45 25 26 16 Ou par e-mail au : E-mail : recrutement.mr@undp.org Et portant la Mention «RFP-005-2013 : Sélection d une agence de production audiovisuelle ou de communication pour la Production d un film témoignages sur les 4 Programmes conjoints du F-OMD» (b) Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l adresse du Soumissionnaire. La première enveloppe intérieure doit contenir les informations spécifiées à la Clause 8 ci-dessus (Formulaire de Proposition), les exemplaires portant respectivement la mention «Original» et «Copie». La seconde enveloppe intérieure doit contenir le Tableau des coûts, qui doit être dûment identifié comme tel. Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et marquées conformément aux instructions stipulées dans la présente clause, l entité du PNUD chargée des achats ne pourra être tenue pour responsable au cas où ces enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément. 16. Délai de soumission des propositions L entité du PNUD chargé des achats doit recevoir les Propositions à l adresse indiquée dans la clause relative au Scellage et marquage des Propositions, au plus tard le jour et l heure locaux stipulés dans l invitation à soumissionner L entité du PNUD chargée des achats pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions en modifiant les Documents d invitation à soumissionner conformément à la clause relative à la Modification des Documents d invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et obligations de l entité du PNUD chargée des achats et des Soumissionnaires précédemment soumis à l ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé.
17. Propositions déposées hors délai Toute proposition reçue par l entité du PNUD chargée des achats après la date limite tel que spécifiée dans la clause relative au Délai de soumission des Propositions sera rejetée. 18. Modification et retrait des Propositions Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu une notification écrite soit reçue par l entité du PNUD chargée des achats avant la date butoir de soumission des Propositions. La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de soumission des propositions. La notification de retrait peut aussi être adressée par télex ou par fax, mais elle doit dans ce cas être suivi d une copie de confirmation signée. Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des Propositions. Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai de soumission des Propositions et la date d expiration de la période de validité de la Proposition spécifiée par le Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission de la Proposition. E. Ouverture et évaluation des Propositions 19. Ouverture des Propositions L entité du PNUD chargée des achats procèdera à l ouverture des Propositions en présence d un Comité dirigé par le chef de cette entité. 20. Clarification des Propositions Pour faciliter l examen, l évaluation et la comparaison des Propositions, l Acquéreur peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La demande de clarification et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la Proposition ne sera demandé, proposé ni permis. 21. Examen préliminaire L Acquéreur examinera les Propositions pour s assurer qu elles sont complètes, qu elles ne comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été dûment signés et que ces Propositions répondent globalement aux conditions stipulées. Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s il existe une divergence entre le prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix unitaire et de la quantité, le prix unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en prenant celui-ci comme base. Si le
Soumissionnaire n accepte pas la correction des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S il existe une divergence entre les montants en chiffres et en lettres, c est le montant en lettres qui prévaudra. Avant examen détaillé, l Acquéreur évaluera le degré de réponse substantielle de chaque Proposition par rapport à l invitation à soumissionner (RFP). Aux fins de ces Clauses, une Proposition apportant une réponse substantielle est une Proposition qui se conforme à toutes les spécifications et conditions de l invitation à soumissionner sans déviation majeure. La détermination par l Acquéreur du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu de la Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce soit. Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par l Acquéreur sera rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre a posteriori plus conforme en la corrigeant. 22. Evaluation et comparaison des Propositions L évaluation des Propositions se déroule en deux temps. L évaluation de la Proposition technique est achevée avant l ouverture et la comparaison des propositions financières. La proposition financière des Propositions ne sera ouverte que pour les soumissions qui auront reçu la note technique minimale de 70% sur un score total maximum de 1000 points pour ce qui est de l évaluation des propositions techniques. La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse à la Mission (TOR). Lors d une deuxième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note technique minimale de 70% lors de l évaluation techniques seront comparées. Le Contrat sera adjugé au prestataire proposant le prix le plus compétitif. Critères d évaluation technique Récapitulatif des formulaires d évaluation des Propositions techniques Coefficient de la note Note maximum 1. Expertise de la Société / Organisation soumissionnaire 30% 300 Société / Autre entité A B C D E 2. Projet de plan de Travail et d approche 50% 500 3. Personnel 20% 200 Total 1000
Les formulaires d évaluation des offres techniques figurent dans les deux pages suivantes. La note maximum spécifiée pour chacun des critères d évaluation indique l importance relative ou le coefficient de l article dans le contexte du processus d évaluation globale. Les formulaires d évaluation de la Proposition technique sont : Formulaire 1: Expertise de la Société / Organisation soumissionnaire Formulaire 2: Projet de plan de travail et d approche Formulaire 3: Personnel Note: Le coefficient des notes et le nombre de points maximum de la fiche d évaluation sont provisoires; ils doivent être modifiés en fonction des besoins ou des particularités principales de la Proposition technique. F. Attribution du Contrat 23. Critères d attribution du Contrat L entité du PNUD chargée des achats se réserve le droit d accepter ou de rejeter toute Proposition, ainsi que d annuler le processus d invitation à soumissionner et de rejeter toutes les Propositions à quelque moment que ce soit préalablement à l attribution du Contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité vis-à-vis du Soumissionnaire concerné et sans avoir aucune obligation d informer le ou les Soumissionnaires des raisons qui ont motivé l action de l Acquéreur. Avant l expiration de la période de validité de la proposition, l entité du PNUD chargée des achats attribuera le Contrat au Soumissionnaire le plus qualifié et dont la Proposition, après évaluation, est considérée comme répondant la mieux aux besoins de l organisation et aux exigences de l activité concernée. 24. Droit de l Acquéreur de modifier ses exigences au moment de l attribution L Acquéreur se réserve le droit, au moment de l attribution du contrat, de modifier la quantité de biens et services spécifiée dans l invitation à soumissionner, sans modification des coûts ou des autres spécifications et conditions. 25. Signature du Contrat Le Soumissionnaire retenu doit signer, dater et renvoyer le contrat à l Acquéreur dans un délai de 30 jours à compter de la réception du contrat. 26. Garantie de réalisation Dans un délai de 30 jours après réception du Contrat, le Soumissionnaire retenu fournira la garantie de réalisation sur le Formulaire de garantie de réalisation figurant au nombre des
Documents d invitation à soumissionner, et ce, conformément aux Conditions particulières du Contrat. Le non-respect de la Clause 24 ou de la Clause 25 par le Soumissionnaire retenu constituera une cause suffisante d annulation du contrat, et la perte de la garantie de la Proposition, le cas échéant, auquel cas l Acquéreur pourra attribuer le contrat au second meilleur Soumissionnaire ou recommencer le processus d invitation à soumissionner. 27. Recours Vendeur Notre procédure de Recours Vendeur a pour but de donner la possibilité aux soumissionnaires non retenus de contester l attribution d un marché. Cette procédure n est toutefois pas disponible pour les soumissionnaires qui ont fait des offres non recevables ou hors délai ou lorsque toutes les offres sont rejetées. Si vous considérez que votre offre n a pas été évaluée justement vous pouvez trouver des informations détaillées sur la procédure de Recours Vendeur sur le site suivant: http://www.undp.org/procurement/protest.shtml.
ANNEXE II
TERMES DE RÉFÉRENCE POUR PRODUCTION D UN FILM TEMOIGNAGES SUR LES 4 PROGRAMMES CONJOINTS DU F-OMD - MAURITANIE -
TDR pour la Production d un film documentaire axé sur les témoignages sur l évaluation participative des 4 programmes conjoints du F-OMD 1) Contexte : En vue d accélérer l atteinte des OMD à l horizon 2015, le gouvernement espagnol a conclu un accord avec le Système des Nations Unies (SNU) mettant à la disposition de celui-ci un Fonds pour la réalisation des Objectifs du Millénaire de Développement (F-OMD) en Mauritanie. Avec l appui des agences du SNU, le gouvernement mauritanien a formulé 4Programmes conjoints visant la contribution à l accélération de l atteinte des OMD. Ces programmes qui cadrent avec les politiques nationales de développement, notamment le Cadre Stratégique de Lutte Contre la Pauvreté (CSLP, 2011-2015), touchent plusieurs thématiques prioritaires telles que l instauration d une gestion environnementale durable, la lutte contre la malnutrition, la prévention des conflits et le renforcement de la cohésion sociale ainsi que l utilisation de la culture comme instrument de lutte contre la pauvreté. Ces 4 programmes (dont deux clôturés et deux en cours de clôture courant 2013), ont mené une action conjointe, coordonnée et ciblée sur les groupes vulnérables, identifiés sur la base d un diagnostic participatif. Leurs activités ont nettement contribué au développement socioéconomique des régions bénéficiaires. C est ainsi qu un paquet d activités intégrées a contribué à la lutte contre la faim et à la malnutrition dans les régions ciblées. Le F-OMD a également favorisé une gestion environnementale durable orientée vers la maitrise de l interdépendance entre l environnement et la pauvreté. Aussi, la conservation du patrimoine culturel et sa valorisation comme instrument de lutte contre la pauvreté, ontelles été au cœur des préoccupations du Fonds. Quant à la composante «renforcement de la cohésion sociale», elle a contribué à la création d espaces de dialogue et d intégration, à la diffusion d une culture citoyenne et des droits humains, ainsi qu à l institution de mécanismes de prévention et de gestion des conflits et la mise en place d une justice de proximité favorisant un environnement propice à la paix et à la prévention des conflits. A travers la mise en œuvre de ces programmes qui ont permis la création d emplois et d activités génératrices de revenus, le F-OMD a contribué à l amélioration sensible des conditions de vie des populations dans les zones ciblées. Dans le cadre d une évaluation participative, la Coordination du F-OMD a recruté un consultant international et deux consultants nationaux pour évaluer les quatre programmes conjoints. Ces consultants ont été accompagnés par un caméraman qui a filmé des témoignages et des ouvrages dans plusieurs sites d intervention visités par les consultants. Il a monté et livré à la Coordination une présélection de 60 minutes d images montées (sans commentaire). Le rapport d évaluation participative étant livré par les consultants, la Coordination du F-OMD, envisage de recruter une agence de communication pour produire, sur la base de cette présélection d images, un film documentaire de 13 minutes synthétisant les résultats et les points saillants de cette évaluation. 2) Tâches et Modalités de réalisation Durée : La durée du film sera de 13 minutes avec générique. Durée du générique 20s à 30s pour celui d intro et celui de fin. Format : 4/3 (Letter Box) PAL (720x576), Couleurs ; 25 images/s non entrelacées, stéréo sur supports Béta Cam et DVD compatibles aux différentes normes de télédiffusion et notamment les normes Pal, NTSC et Secam. Le 15
film sera masterisé et livré en 10 copies dans le format DVD haute définition et 2 copies pour le format Béta Cam ; Développement d un synopsis : Un synopsis sera élaboré par le prestataire sur la base du résumé du rapport d évaluation participative et soumis à la Coordination pour validation. A cette fin, le prestataire est appelé à lire le rapport d évaluation participative et tout autre document disponible relatif aux programmes (documents des programmes, études, rapports, évaluations, supports audiovisuels et graphiques existants, etc.). Tournage complémentaire : Si un tournage complémentaire (prises d image, interviews, etc.) est jugé nécessaire le prestataire le réalisera à Nouakchott, à ses frais et selon les règles de l art, en concertation avec la Coordination du F-OMD. Les personnes à interviewer seront identifiées en commun accord avec celle-ci. Montage et mixage : Le montage et le mixage seront réalisés par le prestataire avec son propre matériel. Le texte du commentaire sera présenté au préalable à la Coordination du F-OMD pour validation. Le prestataire devra choisir pour la lecture du commentaire et pour les doublages des personnes ayant de belles voix. Finalisation : Après avoir recueilli les remarques des commanditaires sur la première version du film monté, le prestataire intègre les modifications nécessaires et réalise le montage final des vidéos. Autres tâches : Pendant toute la durée de réalisation du film, le prestataire retenu travaillera en étroite collaboration avec les responsables de la coordination du F-OMD. Le prestataire veillera à obtenir une validation formelle des commanditaires du film à chacune des étapes cidessus ainsi que les autorisations de tournages nécessaires. 3) Objet de la consultation: En s appuyant sur le rapport d évaluation participative et le film brut pré monté, et en se référant aux résultats attendus de chaque programme, le film documentaire devra, à travers des témoignages vivants, des images haute définition et un montage de nature à rendre le film original, pertinent et promotionnel, faire ressortir du rapport d évaluation la contribution du Fonds aux efforts de la Mauritanie visant à accélérer l atteinte des OMD. Le film documentaire mettra en exergue les plus grandes réalisations en matière : - de la lutte contre la faim et à la malnutrition dans les régions ciblées, - de gestion environnementale durable orientée vers la maitrise de l interdépendance entre l environnement et la pauvreté, - de conservation du patrimoine culturel et de sa valorisation comme instrument de lutte contre la pauvreté, - de prévention des conflits et de renforcement de la cohésion sociale, - en mettant l accent sur l amélioration des conditions de vie des populations à travers l autonomisation des femmes et l amélioration de leur statut, la création d emplois et d activités génératrices de revenus, la promotion d une culture de paix, de droits humains et de citoyenneté. Le prestataire proposera au choix de la coordination trois noms ou titres du film, concis attrayants, promotionnels et qui en résument le contenu. Le Programme mettra à la disposition du prestataire l ensemble des informations et des documents nécessaires à la réalisation du film. 16
4) Résultats attendus de la consultation : Un film court métrage de 13 minutes fini, masterisé et livré en 10 copies (version française) dans les formats DVD haute définition et 2 copies en format Béta Cam 5) Profil de l agence : Etre une agence ou un groupement d agences ou d entreprises de communication opérant dans le domaine de la production audiovisuelle; Bonne expérience dans la production de films documentaires ; Maîtrise de la langue française ; La connaissance des langues nationales serait un atout ; La Connaissance des problématiques de développement notamment dans le domaine des OMD en Mauritanie et (un atout) 6) Date et Durée : Cinq semaines (5) à compter de la date de signature du contrat. 17
ANNEXE III 18
Annexe III FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION Monsieur/Madame Après examen des Documents d invitation à soumissionner, dont nous accusons dûment réception par la présente, nous, soussignés, proposons nos services professionnels en qualité de consultant (profession/activité pour Projet/programme/bureau) pour le montant établi conformément au Tableau des coûts joint à la présente Proposition et faisant partie intégrante de celle-ci. En cas d acceptation de notre Proposition, nous nous engageons à mettre en œuvre et à assurer la fourniture intégrale de tous les services spécifiés dans le contrat dans les délais stipulés. Nous convenons de nous conformer à cette Proposition pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date fixée pour l ouverture des Propositions dans l invitation à la soumission, et cette proposition continuera de nous engager et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l expiration de cette période. Il est entendu que vous n avez aucune obligation d accepter quelque Proposition que vous recevez. Fait le (jour/mois) de l année F. Signature (En qualité de) Dûment autorisé (é) à signer la Proposition pour et au nom de 19
ANNEXE IV 20
Annexe IV TABLEAU DES COÛTS Il est demandé au Prestataire de préparer le Tableau des coûts sous forme d une enveloppe distincte du reste de la réponse à l invitation à soumission, comme il est indiqué à la Section D du paragraphe 14 (b) des Instructions aux Soumissionnaires. Tous les coûts et tarifs doivent être exempts de toute taxe, le PNUD étant exonéré d impôts, comme indiqué dans la Section II, Clause 18. Le Tableau des coûts doit fournir une répartition des coûts détaillée. Merci de bien vouloir fournir des chiffres distincts pour chaque regroupement ou catégorie fonctionnelle. Une estimation des articles à coûts remboursables, tels que les frais de voyage ou les dépenses personnelles, doit être établie séparément. Au cas où l exécution de la mission nécessite un ou de plusieurs équipements, le Tableau des coûts doit inclure les montants relatifs aux deux options suivantes : achat ou bail/location. Le PNUD se réserve le droit d acheter ou de louer l équipement par le biais du Prestataire. Le formulaire ci-après doit être utilisé pour préparer le Tableau des coûts. Le formulaire comporte des lignes de dépenses spécifiques qui peuvent ou ne pas être requises ou applicables, mais qui sont en tout état de cause données comme exemples. Ce tableau est fourni à titre indicatif Tableau des coûts: Invitation à soumissionner pour les Services Description de l activité/article 1. Rémunération 1.1 Services au bureau principal 1.2 Services sur le terrain Personnel nécessaire G. Coût mensuel Montant estimé 2. Dépenses Personnelles 2.1 Voyages 2.2 Indemnités journalières 2.3 Communications 2.4 Reproduction et rapports 2.5 Equipement et autres dépenses 21
ANNEXE V 22
ANNEXE V. CONDITIONS GENERALES DU CONTRAT A. Acceptation du Bon de Commande Pour accepter le présent bon de commande, le fournisseur doit en signer et retourner l'exemplaire d'acceptation, ou livrer les marchandises conformément aux termes du bon de commande tels qu'ils y sont spécifiés. L'acceptation du présent bon de commande forme entre les parties un contrat dans le cadre duquel les droits et obligations des parties sont régis exclusivement par les clauses du présent bon de commande, y compris les présentes conditions générales. Le PNUD ne sera lié par aucune clause additionnelle ou incompatible proposée par le fournisseur, sauf si une telle clause a été acceptée par écrit par un fonctionnaire du PNUD dûment habilité à cet effet. B. Paiement 1. Lorsque les conditions de livraison sont satisfaites, le PNUD effectue le paiement, sauf stipulation contraire du présent bon de commande, dans les 30 jours suivants la réception de la facture du fournisseur et de la copie des documents d'expédition spécifiés dans le présent bon de commande, et/ou de la réception et inspection des biens. 2. Si le paiement de la facture est effectué dans les délais requis dans les conditions de paiement spécifiées dans le présent bon de commande, il tiendra compte de toute remise prévue dans lesdites conditions de paiement. 3. Sauf dérogation autorisée par le PNUD, le fournisseur doit présenter une seule facture au titre du présent bon de commande, et cette facture doit indiquer le numéro du bon de commande. 4. Les prix indiqués dans le présent bon de commande ne peuvent être majorés qu'avec l'accord exprès et écrit du PNUD. C. Exonération Fiscale 1. La section 7 de la Convention sur les privilèges et immunités de l'organisation des Nations Unies dispose entre autres que l'organisation des Nations Unies (y compris ses organes subsidiaires), est exonérée de tout impôt direct, à l'exception de la rémunération de services d'utilité publique, et de tous droits de douane ou redevances de nature similaire à l'égard d'objets importés ou exportés pour son usage officiel. En cas de refus des autorités fiscales de reconnaître l'exonération dont bénéficie le 23
PNUD en ce qui concerne lesdits impôts et droits, le fournisseur consultera immédiatement le PNUD en vue de déterminer une procédure mutuellement acceptable. 2. En conséquence, le fournisseur autorise le PNUD à déduire de ses factures les montants correspondant à de tels impôts, droits ou redevances qu'il aura facturés, à moins qu'il n'ait consulté le PNUD avant de les payer et que le PNUD l'ait, dans chaque cas, expressément autorisé à payer sous réserve de tels impôts, droits ou redevances. Dans un tel cas, le fournisseur remettra au PNUD une preuve écrite attestant que ces impôts ou droits ont été payés et que leur paiement a été dûment autorisé. D. Risque de perte Les risques de perte, d'avaries ou de destruction des marchandises seront régis conformément au INCOTERM 2000, sauf accord contraire des parties spécifié au recto du présent bon de commande. E. Licences d'exportation Nonobstant tout INCOTERM 2000 figurant dans le présent bon de commande, le fournisseur devra obtenir toute licence nécessaire á l'exportation des marchandises. F. Conformité des marchandises, y compris leur emballage Le fournisseur garantit que les marchandises, y compris leur emballage, sont conformes aux spécifications du présent bon de commande et sont propres aux usages qui en sont ordinairement faits et à ceux que le PNUD lui a expressément indiqués, et qu'elles ne comportent aucun défaut de fabrication ou autre défaut concernant les matériaux qui les composent. Le fournisseur garantit aussi que les marchandises sont conditionnées ou emballées d'une manière propre à assurer leur protection. G. Inspection 1. Le PNUD doit disposer d'un délai raisonnable à compter de la livraison des marchandises pour les inspecter et pour rejeter ou refuser d'accepter celles qui ne sont pas conformes au présent bon de commande; le paiement des marchandises au titre du présent bon de commande ne vaut pas acceptation desdites marchandises. 2. L'inspection des marchandises avant leur expédition ne libère le fournisseur d'aucune de ses obligations contractuelles. 24
H. Propriété Intellectuelle Le fournisseur garantit que l'utilisation ou la fourniture par le PNUD des marchandises vendues au titre du présent bon de commande ne violent aucun brevet, modèle, nom commercial ou marque de fabrique. En outre, en application de la présente garantie, le fournisseur se porte garant de le PNUD et de l'organisation des Nations Unies et s'engage à prendre fait et cause pour eux et les défendre à ses propres frais si une action est intentée ou une réclamation formulée contre eux au motif qu'un brevet, modèle, nom commercial, ou marque de fabrique, aurait été violé relativement aux marchandises vendues au titre du présent bon de commande. I. Droits du PNUD En cas de non-exécution par le fournisseur de ses obligations au titre du présent bon de commande, y compris au cas où il n'obtiendrait pas les licences d'exportation nécessaires ou ne livrerait pas tout ou partie des marchandises à la date ou aux dates de livraison convenues, le PNUD, après avoir adressé au fournisseur une mise en demeure raisonnable d'exécuter ses obligations et sans préjudice de tous autres droits ou recours, peut exercer un ou plusieurs des droits suivants : A. Acquérir tout ou partie des marchandises auprès d'autres fournisseurs, auquel cas il aura le droit de tenir le fournisseur responsable de toute dépense supplémentaire qui lui aurait été ainsi occasionnée; B. Refuser d'accepter la livraison de tout ou partie des marchandises; C. Résilier le présent bon de commande sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa responsabilité puisse être engagée d'aucune autre manière. J. Retard dans la livraison Sans préjudice des autres droits ou obligations des parties au titre des présentes, si le fournisseur est incapable de livrer les marchandises à la date ou aux dates stipulées dans le présent bon de commande, il doit i) consulter immédiatement le PNUD pour déterminer le moyen le plus rapide de livrer les marchandises et ii) utiliser un moyen de livraison accéléré, à ses frais (sauf si le retard est imputable à un cas de force majeure), si le PNUD lui en fait demande raisonnable. K. Cession et Insolvabilité 1. Sauf s'il obtient au préalable l'autorisation écrite du PNUD, le fournisseur ne peut céder, transférer, donner en gage ou autrement disposer du présent bon de commande, même en partie, ni d'aucun de ses droits ou obligations au titre du présent bon de commande. 25
2. En cas d'insolvabilité du fournisseur ou de changement dans le contrôle de son entreprise pour cause d'insolvabilité, le PNUD pourra, sans préjudice de tous autres droits ou recours, résilier immédiatement le présent bon de commande par notification écrite au fournisseur. L. Utilisation du nom et de l'emblème du PNUD ou de l'organisation des Nations Unies Le fournisseur ne pourra utiliser pour quelque fin que ce soit le nom, l'emblème ou le sceau officiel du PNUD ou de l'organisation des Nations Unies. M. Interdiction de toute publicité Le fournisseur ne rendra pas public, par voie publicitaire ou autre, le fait qu'il fournit des biens ou des services au PNUD sans y avoir été, dans chaque cas, expressément autorisé par le PNUD. N. Travail des enfants 1. Le fournisseur déclare et garantit que ni lui ni aucune de ses filiales n'est engagé dans aucune pratique incompatible avec les droits énoncés dans la Convention relative aux droits de l'enfant, notamment à l'article 32 de celle-ci qui dispose, entre autres, que tout enfant doit être protégé contre l'accomplissement de tout travail comportant des risques ou susceptible de compromettre son éducation ou de nuire à sa santé ou à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social. 2. Tout manquement á cette déclaration et garantie donne au PNUD le droit de résilier immédiatement le présent bon de commande, sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa responsabilité soit engagée d'aucune autre manière. O. Mines 1. Le fournisseur déclare et garantit que ni lui ni aucune de ses filiales n'est directement et activement impliquée dans des brevets, développement, assemblage, production, commerce ou manufacture de mines ou de composants fondamentalement entrant dans la fabrication de mines. Le terme "mine" se réfère aux engins définis à l'article 2, paragraphes 1, 4 et 5 du Protocole II additionnel à la Convention de 1980 sur l'interdiction ou la limitation de l'emploi de certaines armes classiques qui peuvent être considérées comme produisant des effets traumatiques excessifs ou comme frappant sans discriminations. 26
2. Tout manquement á cette déclaration et garantie donne au PNUD le droit de résilier immédiatement le présent bon de commande, sans être redevable d'aucune pénalité au titre d'une telle résiliation et sans que sa responsabilité soit engagée d'aucune autre manière. P. Règlement des différends 1. Règlement amiable Les parties feront de leur mieux pour régler à l'amiable tout différend, litige ou réclamation découlant du présent bon de commande, de sa violation, sa résiliation ou sa nullité. Si les parties souhaitent rechercher un tel règlement amiable par voie de conciliation, la conciliation doit être conduite conformément au Règlement de conciliation de la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international (CNUDCI) alors en vigueur, ou à telle autre procédure dont les parties pourront convenir. 2. Arbitrage Si un différend, un litige ou une réclamation découlant du présent bon de commande, ou de sa violation, sa résiliation ou sa nullité, ou qui y est relatif, n'est pas réglé à l'amiable, conformément au paragraphe précédent de la présente section, dans les soixante (60) jours de la réception par une partie de la demande de règlement amiable faite par l'autre partie, le différend, litige ou réclamation doit être soumis par l'une ou l'autre partie à arbitrage conformément au Règlement d'arbitrage de la CNUDCI alors en vigueur, y compris les dispositions sur la loi applicable. Le tribunal arbitral n'a pas le pouvoir d'accorder des dommages intérêts à titre de sanction. En outre, a moins que cela ait expressément convenu par le présent bon de commande, le tribunal arbitral n a pas le pouvoir d accorder des intérêts. Les parties sont liées par la sentence rendue au terme dudit arbitrage comme valant règlement final et définitif du différend, litige ou réclamation. Q. Privilèges et immunités Aucune disposition des présentes conditions générales ou du présent bon de commande ou y relative ne peut être interprétée comme une renonciation à l'un quelconque des privilèges et immunités de l'organisation des Nations Unies, y compris ses organes subsidiaires. 27