Secrétariat Dactylo Bureautique Le Classement Keirsbilck Ludovic 5 e Technicien Commercial http://cours.ludok.be Athénée Royal Thomas Edison
CONTENUS OPERATIONNELS ET SITUATIONS Le classement manuel D'APPRENTISSAGE Selon des consignes ou en fonction des besoins: identifier le type de classement utilisé (lettres et documents commerciaux, catalogues, etc.); classer divers documents; rechercher une information classée dans un support papier ou informatique. Le classement informatique Mettre en pratique les principales fonctions de l Explorateur de Windows : démarrer le logiciel ; distinguer les dossiers et les fichiers ; afficher les caractéristiques sous forme d icônes ou de détails ; rechercher un fichier sur le disque dur en indiquant le nom du document ou des mots du texte ; Dans le cadre d une réorganisation de l archivage informatique : attribuer un nom de dossier pertinent et y déplacer les fichiers adéquats ; copier un fichier dans un autre dossier et /ou sur un autre lecteur ; renommer des fichiers et des dossiers ; classer et trier des fichiers alphabétiquement et chronologiquement ; supprimer des fichiers, des dossiers obsolètes et vider la corbeille ; distinguer les extensions de fichiers et ouvrir un document ; Compétences à maîtriser à la fin du module Utiliser des références courantes (fichiers, catalogues, répertoires, tarifs, annuaires, etc.): identifier l'ordre et le mode de classement (4.1.1). Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 1
Le Classement manuel Les qualités d un bon classement Un bon classement doit être complet : Utiliser tout document utile Simple : permettre une recherche rapide Fiable : constater qu aucun support me manque ou n est déclassé Peu encombrant : occuper un minimum de place Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier) Discret : protéger les documents contre des éléments destructeurs et contre Les indiscrétions Identification du mot directeur Définition du mot directeur Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est déterminé parmi un ensemble de mots appelés (raison sociale, dénomination, rubrique) Détermination du mot directeur Nom de la personne Exemple : Entreprise DUMONT et fils Entreprise Abdel ALAOUI Entreprise ROGEZ Remarque : les articles le, la, les, sont considérés comme faisant partie du nom sauf de et d Exemple : Entreprise de GAULL Nom géographique Le mot directeur est le nom géographique dans une rubrique Exemple : Hôtel CASABLANCA Remarque : les points cardinaux et leurs composés sont considérés comme «mot directeur», également le mot centre qui marque le lieu. Exemple : Hôtel du Nord. Hôtel du Nord du MAROC Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 2
Le Classement Alphabétique Le classement alphabétique est le plus pratiqué pour les documents concernant des tiers : dossiers du personnel, état informatiques nominatifs. Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d après des lettres dans l alphabet. L application de cette règle, simple pour les mots isolés, est souvent délicate pour les dénominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut choisir, dans chaque dénomination, le mot directeur. Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en évidence en évidence en indexant la dénomination. La dénomination indexée est placée à l endroit le plus visible du dossier, compte tenu du mode de classement adopté. Règle générale On prend comme mot directeur de classement : Le premier nom propre de la dénomination : nom propre de la personne nom propre géographique nom publicitaire ou, à défaut : le premier verbe ou le premier nom commun à l exception des mots ou adjectif pris substantivement «compagnie» et «société» Les mots unis par un trait d union doivent être considérés comme un seul mot. Les abréviations, les chiffres et les sigles doivent être transcrits en toutes lettres. Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 3
Exercice Classe alphabétiquement les noms suivants. Stassin Delaunois Bruyeer Adam Vandael Soudan Vercauteren Andali Soupar Delaunoy Bruyère Adant Vandaele Delanois Boulanger Armand Benadou Amand Vasseur Staquet Adam Adant Amand Andali Armand Benadou Boulanger Bruyeer Bruyère Delanois Delaunois Delaunoy Soudan Soupar Staquet Stassin Vandael Vandaele Vasseur Vercauteren Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 4
Le Classement Numérique Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chacun des éléments à classer et à ranger ces éléments d après l ordre des nombres. Lors de l arrivée d un nouvel élément, on lui donne le numéro suivant. Si les éléments sont identifiés par une dénomination, il est indispensable d établir un répertoire alphabétique qui permet, connaissant la dénomination, de trouver rapidement le numéro de l élément. La recherche s effectue ensuite sans hésitation. Exercice À l Athénée Royal Thomas Edison de Mouscron, ce 25 janvier. Mme Spileers, professeur de mathématique, distribue les dossards en tenant compte de l'heure d'inscription. L'élève qui s'inscrit le premier reçoit le dossard n 1, celui qui s'est inscrit juste après reçoit le dossard n 2 et ainsi de suite. Indique le n de dossard de chaque élève de 3TQ dans la colonne concernée. Procède au classement de chaque élève en fonction du temps réalisé. Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 5
Liste d'élèves Heure d'inscription N dossard Temps réalisé Classement ABRASSART Patrice 13h00 11 25'45" 10 ANNSSEAU Ludovic 13h27 24 25'05" 2 BERTIN Anne-Lise 13h15 18 27'05" 16 BRUNO Françoise 12h35 1 26'40" 14 CANTINEAU Francine 13h02 12 28'51" 23 DHAINAUT Lise 13h10 16 25'25" 7 DUQUENNE Jimmy 12h38 2 28'15" 20 FANNI Lise 13h23 22 25'02" 1 GOBERT Michel 12h51 7 28'05" 19 HARDY Sylvain 12h58 10 25'13" 4 HENRY Logan 13h13 17 27'34" 17 HONOREZ Didier 13h21 21 25'58" 12 MEUNIER Marie 12h44 5 25'32" 8 MILANI Adriane 12h40 3 28'48" 22 PANIER Laurence 13h05 14 25'10" 3 POLOME Sabine 13h30 25 35'35" 25 PUCHE Jocelyne 12h54 8 27'52" 18 QUINET Aurélien 13h25 23 29'12" 24 SIMON Cédric 13h03 13 25'21" 6 SIMON Laurent 12h47 6 26'53" 15 SISTI Lydie 13h17 19 25'53" 11 VATEL Laure 12h42 4 25'15" 5 WAUTHIER Pierre 13h08 15 28'30" 21 WERY Anne 12h56 9 26'20" 13 ZANON Marie 13h19 20 25'37" 9 Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 6
Le Classement Idéologique Le classement idéologique consiste à ranger les éléments par thèmes. Le plan de classement comporte la division de la matière en sujets, des sujets en sous-sujets, etc. Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en général classées dans l ordre alphabétique. Exemple : Voici le plan de classement d une documentation relative à l équipement du bureau Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 7
Exercice Tu travailles à la rédaction du magazine "Bon pied, bon œil". Classe les différents sujets dans l une des catégories suivantes : santé ou psycho ou bien-être ou famille ou beauté. Voici la liste des sujets : L acupuncture: les aiguilles qui soulagent Prévenir les dangers des accidents domestiques âge par âge Le blues des ados L opération des seins sans cicatrices Le don d organes La dépression nerveuse La tuberculose Le guide du savoir dormir et du bon réveil La sinusite Pouce ou tétine? Le pour et le contre Faites rajeunir vos mains Le guide des mamans L opération de l épaule Cancer du poumon - Accident cérébral Angine de poitrine Infarctus Cancer du sein Sida Il est possible de les éviter La minceur par les plantes La jalousie est une maladie Spécial cheveux Beauté Faites rajeunir vos mains La minceur par les plantes L opération des seins sans cicatrices Spécial cheveux Bien-être Le guide du savoir dormir et du bon réveil Famille Le guide des mamans Pouce ou tétine? Le pour et le contre Prévenir les dangers des accidents domestiques âge par âge Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 8
Psycho La dépression nerveuse La jalousie est une maladie Le blues des ados Santé Cancer du poumon - Accident cérébral Angine de poitrine Infarctus Cancer du sein Sida Il est possible de les éviter L acupuncture: les aiguilles qui soulagent L opération de l épaule La sinusite La tuberculose Le don d organes Le Classement Chronologique Il consiste à classer les dossiers dans l ordre des dates, des plus anciennes aux plus récentes. Il est utilisé lorsque la date apparaître comme un élément essentiel d identification d un document. Toutefois, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus. Le classement chronologique est utilisé particulièrement pour le classement de la correspondance, des revues et des journaux Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 9
Exercice L année scolaire se termine. Le professeur d organisation de bureau te demande de classer par ordre chronologique les tests de l année et de compléter le répertoire. Date Intitulés 8 juin Analyse de lettres-types simples 10 octobre Apprendre les relations 15 novembre- L accueil des visiteurs 12 février L annuaire commercial 30 janvier L annuaire des particuliers 25 mai La signalisation 16 février Le carbone 14 décembre Le classement alphabétique 13 mars Le classement chronologique 17 avril Le classement géographique 4 février Le classement numérique 5 mai Le matériel de classement 10 juin Le mobilier de classement 20 mars Le papier autocopiant 4 avril Le photocopieur 15 mars Le répertoire téléphonique 19 mai Les différentes parties d une lettre 20 septembre Les qualités de l employé(e) 18 décembre Savoir transmettre un message 3 décembre Se présenter Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 10
Réponse Date Intitulés 20 septembre Les qualités de l employé(e) 10 octobre Apprendre les relations 15 novembre L accueil des visiteurs 3 décembre Se présenter 14 décembre Le classement alphabétique 18 décembre Savoir transmettre un message 30 janvier L annuaire des particuliers 4 février Le classement numérique 12 février L annuaire commercial 16 février Le carbone 13 mars Le classement chronologique 15 mars Le répertoire téléphonique 20 mars Le papier autocopiant 4 avril Le photocopieur 17 avril Le classement géographique 5 mai Le matériel de classement 19 mai Les différentes parties d une lettre 25 mai La signalisation 8 juin Analyse de lettres-types simples 10 juin Le mobilier de classement Athénée Royal Thomas Edison Le Classement manuel 11
Le Classement informatique 1 Exercice 1 : Création de fichiers 1 Source : Uni3-Genève Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 12
Exercice 2 : Création d un dossier Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 13
Exercice 3 : Différentes possibilités d affichage Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 14
Exercice 4 : Classement par ordre alphabétique Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 15
Exercice 5 : Classement par thème Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 16
Exercice 6 : Création de sous-dossiers à l intérieur des sous-dossiers Exercice 7 : suite Exercice 8 : suite Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 17
L arborescence Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 18
Exercice 9 Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 19
Les raccourcis Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 20
Exercice 10 : Création de raccourcis Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 21
Exercice 11 : Création d un raccourcis (autre méthode) Athénée Royal Thomas Edison Le Classement informatique 22
Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 2 Quiconque travaille avec un ordinateur est appelé à créer des fichiers. Souvent pour soimême, parfois pour l'envoyer à quelqu'un, la plupart du temps par courrier électronique. Alors, lorsque la petite boîte Enregistrer sous apparaît à l'écran, le créateur est souvent hésitant, ne sachant trop comment nommer le fichier. Je décris ici 3 règles simples à suivre, à la portée de tous, pour choisir le nom d'un fichier. En respectant ces 3 règles, vous faciliterez non seulement votre propre travail, mais aussi celui de toutes les générations à venir qui travailleront à partir de vos fichiers informatiques. Règle 1: Les caractères permis pour nommer un fichier Les caractères permis pour nommer un fichier sont les 26 lettres de l'alphabet latin (le nôtre), les 10 chiffres arabes (0, 1, 2,, 9), le point (.), le tiret bas (_) et le trait d'union (-). Vous avez donc un total de 39 caractères parmi lesquels choisir pour vos noms de fichier. Il ne faut pas utiliser les espaces, les caractères accentués (à, é, è, etc.) et les signes de ponctuations autres que les 3 mentionnés (apostrophe, barre oblique, guillemets, etc.). Un exemple de mauvais nom de fichier serait: Jérôme et l'économie.pdf Utilisez plutôt jerome_et_l_economie.pdf 2 Source : Miguel Tremblay Athénée Royal Thomas Edison Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 23
Règle 2: Utilisation des chiffres, dont les dates, dans les noms de fichier On utilise souvent des chiffres pour nommer un fichier, notamment lorsqu'il y a une série de fichiers (des photos par exemples) ou encore un numéro de version (documentation_v_1.00.pdf). Dans la mesure du possible, il faut toujours utiliser un nombre constant de caractères pour les chiffres, en utilisant le '0' placé au début du nombre. Par exemple, lorsque l'on encode un CD de musique sur son ordinateur, on écrira le numéro de la piste avec deux caractères, sachant bien qu'il y a souvent plus de 9 pistes. Une fois encodés, les noms de fichiers seront comme ceci: 01_artiste_piste.mp3 02_artiste_piste.mp3 10_artiste_piste.mp3 11_artiste_piste.mp3 Suivre cette nomenclature est une bonne habitude car elle donne un ordre logique lorsqu'une liste alphabétique des fichiers est utilisée, ce qui est l'affichage par défaut le plus commun. Si un nombre de caractères exact était utilisé, cela donnerait en ordre alphabétique: 1_artiste_piste.mp3 10_artiste_piste.mp3 11_artiste_piste.mp3... 2_artiste_piste.mp3 20_artiste_piste.mp3 Ce qui est moins logique, on en conviendra. Pour les dates, la même logique s'applique. De façon générale, il est préférable d'utiliser la nomenclature YYYYMMDD où YYYY représente l'année, avec 4 chiffres, MM le mois (01 pour janvier, 02 pour février, etc.) et DD le jour. Par exemple, si vous avez des fichiers que vous voulez utiliser pour votre baladeur mp3, vous devriez utiliser la date de publication telle que nrj_20120102.mp3 et nrj_20120103.mp3. Athénée Royal Thomas Edison Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 24
Règle 3: Choisir un nom significatif qui traversera le temps Lorsque l'on crée un fichier, il faut lui choisir un nom qui aura un sens pour les autres personnes et qui nous dira quelque chose si on le revoit dans plusieurs années. C'est un exercice qui, souvent, n'est pas évident. Contrairement aux règles 1 et 2, on ne peut pas vérifier avec certitude si le nom choisi respecte la règle 3. C'est ici que vous pouvez faire ressortir votre côté artistique. D'autre part, il faut éviter de donner une signification aux lettres minuscules et majuscules, car les architectes originaux d'un certain système d'exploitation ont fait le choix très discutable d'ignorer la case des lettres dans les noms de fichier. Ainsi, pour eux, «miguel.jpg» et «Miguel.JPG» ont le même nom. Personnellement, je n'utilise que des lettres minuscules pour nommer des fichiers; c'est simple à suivre et ça m'évite de me poser des questions. Finalement, certains mots sont à proscrire. Les mots «nouveau» et «final» par exemple. Un fichier, à sa création, sera toujours «nouveau». Cinq ans plus tard, ça risque d'être un peu moins vrai. Quant au mot «final», il est illusoire de penser qu'un fichier va un jour en être à sa version finale. Ça va éviter des contradictions du genre «final2». Conclusion Les fichiers sont les mots pour communiquer qu'utilisent les systèmes informatiques. Le respect de ces 3 règles vous permettra d'éviter les erreurs d'interprétation par la quantité de systèmes informatiques qui existe, ainsi que ceux à venir, et assurera ainsi la pérennité de vos créations. Et vous verrez, la satisfaction est grande lorsque, 8 ans plus tard, vous affichez la liste des fichiers que contient un répertoire perdu aux confins de votre système et que les noms de ces fichiers apparaissent dans le bon ordre et que vous comprenez immédiatement de quoi il s'agit. Athénée Royal Thomas Edison Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 25
Les extensions de fichiers Une extension de fichier, également nommée une extension de nom de fichier, est le suffixe à la fin d'un nom de fichier, qui indique de quel type de fichier il s'agit. Par exemple, vous pouvez dire que le fichier "orginateur.jpg" est un fichier image JPEG, basé sur l'extension ".jpg". De la même façon, vous pouvez dire que "lisez-moi.txt" est un document texte et que "document.doc" est un document Microsoft Word. Il peut être très utile de savoir quelles sont les extensions utilisées par les types de fichiers les plus courants. Alors que la plupart des extensions de fichier sont constituées de trois caractères, certaines en ont moins (.H,.PS) tandis que d'autres en ont plus (.FLAC,.TORRENT). Lorsque vous double-cliquez sur un fichier, votre ordinateur utilise l'extension du fichier pour déterminer quel programme devrait l'ouvrir. Il est possible de changer l'extension du fichier, ce qui peut également changer le programme que votre ordinateur utilise pour ouvrir le fichier. En conséquence, vous devriez faire attention quand vous changez l'extension d'un fichier, puisque votre ordinateur peut se retrouver incapable d'ouvrir le fichier. Par exemple, si vous changez un fichier avec une extension.txt en une extension.doc, Microsoft Word devrait l'ouvrir. En revanche, si vous changez un fichier.txt en un fichier.jpg, le fichier ne s'ouvrira pas car le type de fichiers passera de texte à image. Puisqu'il y a des dizaines de milliers de logiciels disponibles, il y a également des milliers d'extensions de nom de fichier. Bien qu'il soit utile d'apprendre les extensions de fichier les plus communément utilisées, il n'est pas possible de se souvenir de toutes. Donc à chaque fois que vous voyez une extension que vous ne connaissez pas, rechercher sa signification à l aide de Google. Athénée Royal Thomas Edison Les extensions de fichiers 26
Extensions de fichiers communes Extension Catégorie Type de fichier Programmes AVI Vidéo Fichier Audio Video Interleave Apple QuickTime Player Roxio Easy Media Creator VideoLAN VLC media player Microsoft Windows Media Player Nullsoft Winamp BMP Image Matricielle Fichier Image Bitmap Adobe PhotoShop Microsoft Windows Photo Gallery Viewer DOC Texte Document Microsoft Word Microsoft Word OpenOffice.org Writer Word Viewer DOCX Texte Document Open XML Microsoft Word Microsoft Word 2010 Microsoft Word 2007 OpenOffice.org Writer EXE Exécutable Fichier Exécutable Windows fonctionne seul FLV Vidéo Fichier Vidéo Flash Adobe Flash Player FLV Player Media Player Classic GIF Image Matricielle Fichier Format Graphique Interchangeable Adobe PhotoShop Photoshop Elements HTM Web Fichier HyperText Markup Language navigateur web éditeur texte HTML Web Fichier HyperText Markup Language navigateur web Dreamweaver éditeur de texte JPEG Image Matricielle Fichier Image JPEG Microsoft Photo Editor Adobe PhotoShop JPG Image Matricielle Fichier Image JPEG Microsoft Photo Editor Adobe PhotoShop M3U Audio Fichier Liste de Lecture Média Windows Media Player M4A Audio Fichier Audio MPEG-4 Apple itunes QuickTime Player Windows Media Player MDB Données Base de Données Microsoft Access Microsoft Access MP3 Audio Fichier Audio MP3 Microsoft Windows Media Player Apple itunes MP4 Vidéo Fichier Vidéo MPEG-4 Apple QuickTime Player Lecteur multimédia MPA Audio Fichier Audio MPEG-2 Apple QuickTime Player MPG Vidéo Fichier Vidéo MPEG Apple QuickTime Player Microsoft Windows Media Player MSG Texte Message Email Microsoft Outlook Microsoft Outlook Express PDF Mise En Pages Fichier Portable Document Format Adobe Acrobat Adobe Reader Foxit Reader Athénée Royal Thomas Edison Les extensions de fichiers 27
PNG Image Matricielle Graphique Réseau Portable Microsoft Windows Photo Gallery Viewer GIMP PPS Données PowerPoint Slide Show Microsoft PowerPoint PowerPoint Viewer OpenOffice Impress Openoffice.org Impress PPT Données Présentation PowerPoint Microsoft PowerPoint PowerPoint Viewer PPTX Données Document Open XML Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint 2010 Microsoft PowerPoint 2007 RAR Compressé Archive Compressée WinRAR IzArc Winrar WMA Audio Fichier Audio Windows Media Microsoft Windows Media Player WMV Vidéo Fichier Windows Media Video Microsoft Windows Media Player XLS Données Feuille Calcul Microsoft Excel Microsoft Excel OpenOffice Calc Microsoft Excel Viewer XLSX Données Document Open XML Microsoft Excel Microsoft Excel 2010 Microsoft Excel 2007 WinZip ZIP Compressé Fichier Zippé IzArc Athénée Royal Thomas Edison Les extensions de fichiers 28