MARIAGES MARIAGES Conseils et liste de contrôle Conseils et liste de contrôle 1. Pour commencer: Avez-vous réfléchi à un budget précis pour votre mariage? Avez-vous dressé une liste des invités? Avez-vous pris contact avec notre coordinateur spécialisé dans l organisation des mariages? Avez-vous créé une liste de souhait de cadeaux et vous êtes-vous inscrits sur une liste de mariage. Avez-vous fixé une date et un horaire précis, ainsi que quelques dates alternatives en cas de non disponibilité? Où voulez-vous que votre événement se déroule: avez-vous un pays ou une ville spécifique en tête? Combien de chambres (total exact ou approximatif) pensez-vous réserver? Avez-vous réfléchi aux repas et aux rafraîchissements? Aurez-vous besoin d un équipement audiovisuel? Quel pourcentage de votre budget souhaitez-vous consacrer : Aux chambres des invités À l espace de réunion Aux repas et aux boissons À la location d équipement audiovisuel Avez-vous établi les horaires du mariage? 2. Trouver le bon lieu: Quel type de réunion souhaitez-vous organiser? Avez-vous défini votre budget? Quelle est la distance maximale que vous souhaitez parcourir entre l aéroport le plus proche et l hôtel? Aurez-vous besoin d espaces de réunion ou de chambres accessibles aux personnes handicapées? Avez-vous besoin de fournir des voitures de location ou des taxis aux participants? À propos du parking à l hôtel : de combien de places avez-vous besoin? Avez-vous pensé aux horaires de passage et au prix pour un service de navette? Y a-t-il suffisamment de vols desservant la destination qui soient adaptés aux horaires de l événement? Allez-vous arriver en haute saison ou en basse saison? www.nh-hotels.fr 1/5
Avez-vous recherché le lieu approprié parmi nos 375 établissements situés dans le monde entier? Nous avez-vous soumis un «appel d offre» précisant tous vos critères? 3. Chambres pour les invités: Combien de chambres (total exact ou approximatif) pensez-vous réserver? Avez-vous confirmé les dates d arrivée et de départ? Avez-vous une préférence pour certains types de chambres (simples, doubles, communicantes, etc.) Souhaitez-vous que les chambres soient proches les unes des autres sur un même étage? Les participants vont-ils s occuper eux-mêmes de leur réservation, ou une seule et même personne va-t-elle se charger d effectuer toutes les réservations pour le groupe? 4. Espace de réception: Connaissez-vous les horaires de la cérémonie du mariage? Combien de personnes seront présentes? Avez-vous réfléchi au plan de salle : type réception, banquet, etc.? De quel type d équipement audiovisuel aurez-vous besoin? Aurez-vous besoin d un podium et d un micro? Aurez-vous besoin d une scène et d une piste de danse? Comptez-vous louer les services d un DJ ou d un groupe de musique? Avez-vous pensé aux compositions florales, aux bougies et autres pièces pour la décoration des tables? 5. Plats et boissons: Combien d invités allez-vous avoir à table? Voulez-vous que l hôtel se charge du gâteau de mariage ou préférez-vous apporter le vôtre? Avez-vous choisi un menu et une carte des vins/boissons? Avez-vous prévu une session de dégustation pour goûter les plats du menu et les vins que vous avez choisis? Connaissez-vous la politique de l hôtel si vous souhaitez apporter vous-même la nourriture et les boissons? Connaissez-vous l assurance responsabilité? www.nh-hotels.fr 2/5
Certains de vos invités ont-ils des exigences diététiques particulières? Quels sont les tarifs des repas et boissons? Pour ce qui est du plan de table, avez-vous préparé deux listes : une par ordre alphabétique et une par numéro de table? 6. Outil événementiel (page Internet personnalisée) : Aurez-vous besoin d un site Internet personnalisé pour le groupe? Si oui, parlez-en à votre interlocuteur référent parmi l équipe commerciale. Après l enregistrement des invités, demandez à l hôtel une copie de la liste des chambres sur laquelle apparaissent les noms des invités et leur numéro de chambre. Cela vous permettra de savoir où se trouve chacun de vos invités pour simplifier la coordination de 7. Facturation et paiement: Est-il nécessaire de verser des arrhes? Si oui, comment les paiements vont-ils s échelonner? Qui sera autorisé à apporter des modifications à la réunion si celles-ci engendrent des frais supplémentaires? Souhaitez-vous établir une facture globale auprès de l hôtel? Si oui, quelles dépenses peuvent être ajoutées, et qui sera autorisé à effectuer des changements? Qui est en charge du paiement des chambres des invités? 8. Conseils supplémentaires: Y a-t-il des moyens de transport vers et depuis l aéroport et le centre-ville? Y a-t-il des horaires fixes ou allez-vous devoir effectuer des réservations? Ces moyens de transport sont-ils payants? Aurez-vous besoin de chambres, d espaces publics ou de salles de réception bénéficiant d un accès handicapés? L hôtel a-t-il connaissance des horaires de livraison et de collecte pour les fournisseurs externes? Pour ce qui est du parking à l hôtel : de combien de places aurez-vous besoin et cela est-il payant? Si la cérémonie ne se déroule pas à l hôtel, à quelle distance de l hôtel va-t-elle se dérouler? Y a-t-il des bus faisant la navette entre l endroit où se déroule la cérémonie, l hôtel et le centre-ville? Avez-vous donné à vos invités une carte indiquant la direction pour se rendre à l hôtel depuis le lieu où se tient la cérémonie? www.nh-hotels.fr 3/5
9. La cérémonie: Avez-vous commencé à chercher la robe de mariée? Avez-vous envoyé un faire-part à tous vos invités? Avez-vous visité des salons de mariage pour essayer des robes de mariée? Avez-vous un fleuriste privilégié? Avez-vous réservé les services d un photographe ou d une personne chargée de filmer la cérémonie? La robe et le voile de la mariée sont-ils commandés? 10. Touches finales: Vous êtes-vous occupé des accessoires pour la tenue de mariée : chaussures, bijoux et sac à main? Avez-vous choisi la personne qui va officier lors de la cérémonie? Avez-vous commandé les alliances? Le costume du marié et celui de ses témoins ont-ils été choisis? Vous êtes-vous occupé des invitations? Avez-vous acheté les cadeaux et accessoires de mariage pour les invités (dragées, etc.) Les faire-parts de mariage ont-ils été envoyés aux invités? La mariée a-t-elle choisi sa maquilleuse et sa coiffeuse? Avez-vous finalisé les détails de la cérémonie, comme par exemple la musique et les textes à lire? Avez-vous réservé les séances d essayage de la robe? Si vous voulez suivre la tradition anglo-saxonne, la mariée porte-t-elle quelque chose d ancien, quelque chose de nouveau, quelque chose qu elle a emprunté et quelque chose de bleu? 11. La cérémonie: Avez-vous commencé à chercher la robe de mariée? Avez-vous envoyé un faire-part à tous vos invités? Avez-vous visité des salons de mariage pour essayer des robes de mariée? Avez-vous un fleuriste privilégié? Avez-vous réservé les services d un photographe ou d une personne chargée de filmer la cérémonie? La robe et le voile de la mariée sont-ils commandés? www.nh-hotels.fr 4/5
12. Voyage de noces: Avez-vous défini un budget? Avez-vous réfléchi à des destinations pour le voyage de noces? Découvrez une destination parmi nos 375 établissements situés dans le monde entier. Avez-vous choisi et réservé la destination de votre voyage de noces? Allez-vous avoir besoin d un passeport, d un visa et de vaccins particuliers? Avez-vous confirmé vos vols et vos voitures de location? Remarques: www.nh-hotels.fr 5/5