L outil de réservation en ligne de Carlson Wagonlit Travel dédié aux PME. Guide utilisateur

Transcription

1 L outil de réservation en ligne de Carlson Wagonlit Travel dédié aux PME Guide utilisateur

2 Connexion et profils Copyright 2008 CWT 2

3 Aux prochaines connexions, il vous suffira d entrer votre identifiant ( ) et votre mot de passe Si, il s agit de votre 1 ère connexion, vous devrez créer votre profil (page suivante) En cas de perte ou d oubli de votre mot de passe: Entrez votre identifiant puis cliquez ici

4 Renseignez les champs ci contre puis cliquez sur «Terminer»

5 Entrer votre identifiant et le mot de passe (reçu par ) puis cliquez sur «Se connecter» Vous recevez dans les secondes qui suivent la confirmation de votre inscription puis votre mot de passe sur votre messagerie (2 s distincts)

6 Entrez ici le mot de passe de votre choix en respectant les conditions indiquées ci-contre puis cliquez sur«sauvegarder»

7 Les champs marqués d une «*» sont obligatoires Remplissez votre profil (cartes d abonnements, préférence voyages, moyen de paiement, adresse de livraison ) puis sauvegardez. Il est conseillé de renseigner un maximum de champs dès la 1 ère connexion NB : Les informations de votre profil, serviront tant aux réservations en ligne qu aux réservations via l agence. Seule l action «Sauvegarder» permet à l agence d accéder à votre profil

8 Options supplémentaires (facultatives) Ces options ne sont disponibles que si votre société en a fait la demande (Lors de la mise en place de l outil) Copyright 2008 CWT 8

9 Vous êtes en charge de la gestion des réservations pour l ensemble des voyageurs Cliquez ici pour sélectionner le collaborateur pour lequel vous devez effectuer une réservation

10 Renseignez les champs ci-dessus puis cliquez ici Astuce: vous pouvez mettre une «*» dans l un des champs ci-dessus puis cliquez sur «rechercher» pour voir apparaître toute la liste des voyageurs

11 Sélectionnez le voyageur pour lequel vous devez réserver un déplacement puis cliquez sur confirmer Suivez ensuite les instructions du chapitre «La réservation» en page 15

12 Il est rappelé en haut de page que vous effectuez une réservation au nom du voyageur indiqué

13 Avant toute réservation au nom d un collaborateur, vérifiez ou renseignez son profil voyageur puis sauvegardez le. NB : Seule l action «sauvegarder» permet à l agence d accéder au profil voyageur pour les demandes hors solution en ligne.

14 Vous êtes en charge de la gestion des réservations et votre société a choisi l option «invité» Si vous devez réserver pour un invité, le cadre ci-joint vous en donne la possibilité: cliquez ici puis «rechercher»

15 Ici il vous est clairement indiqué que vous réservez pour «un invité» Suivez ensuite les instructions du chapitre «La réservation» en page 15 Vous arrivez sur le moteur de recherche de voyage, remplissez les critères de déplacement puis cliquez sur «recherche par tarif» ou «recherche par horaire» selon vos préférences.

16 Entrez les informations relatives à votre invité puis confirmer. Attention : Le profil invité ne sera pas enregistré dans votre base. Si vous devez réserver pour ce même invité vous devrez renseigner à nouveau ces éléments.

17 La réservation Copyright 2008 CWT 17

18 Des critères facultatifs sont aussi à votre disposition pour affiner votre recherche Puis cliquez ici pour lancer la recherche Entrez les villes de départ et d arrivée, les dates et les heures souhaitées via les menus déroulants

19 Pour afficher les tarifs abonné Air France, vérifiez que les informations de la carte abonné sont renseignées dans le profil voyageur, sélectionnez la classe «Premium economy» puis faîtes une «Recherche par horaire»

20 Cliquez sur «tous les résultats» pour afficher la comparaison avec les low costs Les résultats s affichent. Vous avez la possibilité de les filtrer selon plusieurs critères via les menus déroulants A tout moment, vous pouvez modifier votre demande de voyages (date, heure, destination)

21 Pour afficher les conditions tarifaires de votre billet d avion cliquez sur le lien ici cliquez ici pour afficher d autres tarifs disponibles sur la sélection en cours

22 Vous avez cliqué sur «ajouter une voiture» : Indiquez le lieu de retour du véhicule ainsi que horaires choisis Puis cliquez sur «Rechercher»

23 Sélectionner la ligne qui vous convient puis cliquez sur «ajouter à l itinéraire» en bas de page. Vous pouvez consulter les conditions de location en cliquant sur le prix

24 La réservation du véhicule s est ajoutée à votre récapitulatif de voyage.

25 Vous avez cliqué sur «ajouter un hôtel» : Indiquez selon vos besoins les dates d arrivée et de départ de l hôtel. D autres critères sont à votre disposition pour affiner votre recherche. Cliquez ensuite sur «Rechercher»

26 Cliquez sur la photo de l hôtel pour afficher les informations le concernant Sélectionnez l hôtel de votre choix puis cliquez sur «continuer»

27 Attention!!! Si les conditions de vente indiquent «dépôt de garantie» cela implique un prélèvement automatique de votre carte Sélectionnez la chambre de votre choix puis cliquez sur «continuer» Cliquez sur ici pour afficher les conditions du tarif et/ou de la garantie financière

28 Un récapitulatif du choix de l hôtel s affiche. Cliquez ici pour confirmer votre réservation d hôtel

29 La réservation de votre hôtel s est ajoutée à votre récapitulatif de voyage. Lorsque vous avez réservé toutes les prestations nécessaires, cliquez sur «finaliser le voyage» en bas à droite de la page

30 Important! Si votre dossier contient une prestation aérienne comme l exemple ci-dessous : il vous sera demander de cocher la case en bas de page : «J'accepte les Conditions d'achat concernant le(s) tarif(s) aérien(s)»

31 Les informations renseignées dans votre profil seront reprises automatiquement dans votre récapitulatif. Tout ajout ou modification sur cette page ne sera valable que pour ce voyage uniquement. Vérifier les informations puis «confirmer»

32 Votre réservation est maintenant confirmée. Vous allez recevoir un de confirmation. Le N de votre réservation est indiquée ci-contre

33 Les N de confirmation des fournisseurs apparaissent ci contre Votre billet électronique est actuellement en cours d émission selon les conditions tarifaires appliquées Vous pouvez dès à présent commencer une autre réservation ou vous déconnecter jusqu à votre prochaine demande de voyage.

34 Vous avez besoin d assistance sur l outils? Contactez nous! Assistance utilisateurs Du lundi au vendredi de 08h30 à 17h onlinesupport.be@contactcwt.com