Examen professionnel pour l avancement au grade de secrétaire administratif de classe exceptionnelle de l éducation nationale et de l enseignement supérieur ****** ACADEMIE D AMIENS Session 2014 RAPPORT DE JURY SOMMAIRE I. Conditions d accès à l examen Page 2 II. Calendrier de l examen Page 2 III. Données statistiques Pages 2 à 3 IV. Composition du jury Page 3 V. Les épreuves et recommandations du jury Pages 3 à 6 1/6
Les secrétaires administratifs sont chargés de tâches administratives d'application. Ils exercent notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Ils peuvent se voir confier des tâches de rédaction et être chargés de l'animation d'une équipe. Ils peuvent également assurer des fonctions d'assistant de direction. Les secrétaires administratifs de classe supérieure et les secrétaires administratifs de classe exceptionnelle ont vocation à occuper les emplois qui correspondent à un niveau d'expertise acquis par l'expérience professionnelle, par la formation initiale ou par la formation professionnelle tout au long de la vie. Ils peuvent également être investis de responsabilités particulières de coordination d'une ou plusieurs équipes. I - Conditions d accès à l examen Peuvent être promus au grade de SAENES de classe exceptionnelle du corps des SAENES par la voie d'un examen professionnel les fonctionnaires justifiant d'au moins deux ans dans le 5ème échelon du grade de SAENES de classe supérieure et d'au moins trois années de services effectifs dans un corps, cadre d'emplois ou emploi de catégorie B ou de même niveau. II - Calendrier de l examen Les inscriptions se sont déroulées par internet du jeudi 23 janvier 2014 (12 heures) au jeudi 13 février 2014 (17 heures, heure de Paris). Epreuve d admissibilité (étude des dossiers RAEP) + jury d admissibilité : le mardi 20 mai 2014 Epreuve orale d admission + jury d admission : le mercredi 18 juin 2014 III Données statistiques Nombre de postes offerts à l examen professionnel de SAENES Classe exceptionnelle : 6 Nombre de candidats inscrits : 25 Nombre de dossiers RAEP reçus : 23 Nombre de candidats admissibles : 13 Nombre de candidats admis : 6 Nombre de candidats inscrits sur la liste complémentaire : 0 Répartition par sexe de l ensemble des candidats : Hommes % Femmes % TOTAL Inscrits 1 4 % 24 96 % 25 Admissibles 1 8 % 12 92 % 13 Admis 1 16 % 5 84 % 6 Répartition par tranche d âge des admis : Hommes Femmes TOTAL De 30 à 39 ans 0 1 1 De 40 à 49 ans 0 4 4 De 50 à 59 ans 1 0 1 TOTAL 1 5 6 2/6
La formation initiale des admis : Hommes Femmes Total Diplôme de niveau I 0 0 0 Diplôme de niveau II 0 2 2 Diplôme de niveau III 1 0 1 Diplôme de niveau IV 0 2 2 Diplôme de niveau V 0 1 1 Diplôme de niveau VI 0 0 0 Dispense de diplôme 0 0 0 TOTAL 1 5 6 Moyenne des notes : - Epreuve d admissibilité (dossier RAEP) : Coefficient 3 o Note du 1 er admissible : 17/20 o Note du dernier admissible : 12/20 - Epreuve d admission (entretien avec le jury) : Coefficient 5 o Note la plus élevée : 18/20 o Note la plus basse : 10/20 IV - Composition du jury Le jury est strictement paritaire, soit 3 femmes et 3 hommes, et permet de couvrir les grands domaines professionnels du système éducatif : l enseignement scolaire (1 er et 2nd degrés), l enseignement supérieur, les fonctions comptables. - 1 président - 1 représentant des personnels de direction - 2 représentants des personnels des services déconcentrés - 2 représentants des personnels de gestion et d intendance - 1 représentant de l enseignement supérieur V Les épreuves et recommandations du jury L'examen professionnel de secrétaire administratif de classe exceptionnelle de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur comporte une épreuve d'admissibilité et une épreuve d'admission. Coefficient : 3 1. Epreuve d admissibilité L'épreuve d'admissibilité consiste en l'examen du dossier de reconnaissance des acquis de l'expérience professionnelle établi par le candidat. Ce dossier a été retourné par voie postale en recommandé au bureau des concours de la DEC pour le 06 mars 2014 cachet de la poste faisant foi. Le jury examine le dossier qu'il note en fonction de l'expérience acquise par le candidat durant son parcours professionnel au regard de son grade d'appartenance à chaque étape de ce parcours. A l issue de l épreuve d admissibilité, le jury établit par ordre alphabétique la liste des candidats autorisés à prendre part à l épreuve d admission. Nul ne peut être déclaré admissible s il n a obtenu à l épreuve d admissibilité une note fixée par le jury qui ne peut être inférieure à 8 sur 20. 3/6
Pour cette épreuve, une partie du dossier de reconnaissance des acquis de l expérience professionnelle est rendue anonyme par la Division des Examens et Concours. Les pages 1 à 3 (page de garde, déclaration sur l honneur et fiche d identification) sont donc retirées, la page 9 (accusé de réception) étant envoyée au candidat. Le jury ne dispose donc que des autres pages du dossier : - Deuxième partie : «Votre parcours de formation» les formations (professionnelles civiles et militaires, stages, congés de formation, etc.) - Troisième partie : «Votre expérience professionnelle» les services ou activités antérieures en tant qu agent public ou dans le secteur privé - Quatrième partie : «Rapport d activités» éléments qui constituent, pour le candidat, les acquis de son expérience professionnelle et ses atouts au regard des connaissances, compétences et aptitudes recherchées (1 à 2 pages dactylographiées maximum). Peuvent être joints ou présentés deux documents, travaux ou actions au maximum réalisés au cours de ses activités qu il paraîtrait pertinent de porter à la connaissance du jury. Il est expressément stipulé sur la page de garde : «afin de garantir l anonymat de votre dossier vous veillerez à ne jamais mentionner votre nom dans aucune des descriptions que vous serez amené(e) à faire dans ces pages ou dans les documents que vous joindrez à votre dossier. Dans le cas contraire, votre dossier sera déclaré irrecevable en raison de la rupture d anonymat et vous serez éliminé(e) de l examen professionnel». Malgré cette recommandation, 5 dossiers ont été déclarés irrecevables en raison de la rupture d anonymat. Pour exemple, des candidats ont transmis, dans la deuxième partie du dossier, des attestations de stage faisant figurer clairement leurs noms et prénoms. Il est donc primordial d apporter un soin particulier à la vérification et à l anonymat des documents joints au dossier. Après avoir établi et validé un barème commun, les dossiers ont été répartis au sein de 3 jurys en binôme. Chaque dossier a ensuite été communiqué à un autre binôme pour double correction. Cette procédure a ainsi permis une harmonisation pour prononcer l admissibilité. Les membres de jury se sont attachés à vérifier : - La solidité de la formation continue - Les acquis de l expérience professionnelle - La capacité d adaptation - Les projets et perspectives de carrière Recommandations du jury : Les dossiers de reconnaissance des acquis de l expérience professionnelle ont été élaborés avec sérieux et rigueur et les membres du jury ont pu constater l effort apporté à l orthographe. - Parcours de formation La présentation du parcours de formation doit être soignée, claire et précise. Il convient d y indiquer les formations importantes pour l acquisition des compétences professionnelles. Alors que certains candidats ont cité des formations de 2 ou 3 jours, d autres ont su démontrer que leur parcours de formation a été construit en rapport avec leur évolution de carrière. - Expérience professionnelle Les candidats doivent présenter leurs différentes expériences professionnelles en commençant par la plus récente. Il convient d éviter une simple énumération des fonctions exercées qui reprend souvent la fiche poste. Pour les aider dans la rédaction de cette rubrique, les candidats peuvent se référer au «dictionnaire interministériel des compétences des métiers de l Etat» accessible à l adresse internet suivante : http://www.acteurspublics.com/files/dictionnairecompetences.pdf 4/6
De même, ils peuvent se référer au «Répertoire des métiers» (REME) décrivant l ensemble des emplois-types exercés par les agents du ministère de l éducation nationale et du ministère de l enseignement supérieur et de la recherche. Le répertoire est accessible sur le site du ministère de l éducation nationale ou directement à l adresse suivante : http://cache.media.education.gouv.fr/file/11_novembre/59/0/repertoire_des_metiers_interactif_199590.pdf Le jury recommande de décrire les expériences professionnelles en mettant en valeur les qualités des candidats dans le cadre des fonctions qui pourront leur être confiées. - Rapport d activités Il doit être concis, dynamique et laisser apparaître un plan structuré (Introduction Développement Conclusion). Comme indiqué dans le guide d aide au remplissage du dossier de reconnaissance des acquis de l expérience professionnelle, «le rapport d activité n est ni un curriculum vitae, ni une lettre de motivation. Il a pour but de préciser l expérience professionnelle du candidat et son niveau de qualification. Il doit faire ressortir les atouts des candidats au regard des connaissances, compétences et aptitudes recherchées, et convaincre le jury qu ils sont aptes à remplir les fonctions postulées». Lors de cette session, une majorité de candidats a respecté les consignes relatives à la forme mais sur le fond certains candidats se sont limités à un rapport descriptif sans mener une réflexion sur leur parcours professionnel et leurs missions qui permettraient de mettre en exergue leur motivation professionnelle. Or, l examen professionnel répond à une logique de progression de carrière. Les pièces jointes en annexes doivent être anonymes et choisies avec pertinence. Elles doivent faire ressortir un acquis professionnel en rapport direct avec la (les) fonctions(s) réalisée(s) et non pas une simple participation à l exécution d une tâche. Coefficient : 5 2. Epreuve d admission L'épreuve d'admission consiste en un entretien avec le jury visant à apprécier les aptitudes et la motivation du candidat à exercer les fonctions d'un secrétaire administratif de classe exceptionnelle de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur ainsi qu'à reconnaître les acquis de son expérience professionnelle. Pour conduire cet entretien, qui a pour point de départ une présentation du candidat d'une durée de cinq minutes au plus, le jury s'appuie sur le dossier constitué par le candidat en vue de l'épreuve d'admissibilité (durée : vingtcinq minutes, dont cinq minutes au plus de présentation). A l'admission, seul l'entretien avec le jury donne lieu à notation. Recommandations du jury - Présentation des candidats (5 minutes) Dans cet exercice, le jury évalue l expression orale des candidats (aisance, clarté, gestion du stress ) mais également la qualité de l exposé et le respect du temps imposé (5 minutes). La plupart des candidats ont travaillé leur présentation et les membres de jury ont pu souligner un effort de clarté, de respect du temps et de structuration. Toutefois, certains exposés manquaient de rythme (ton monotone) et ne se détachaient pas du rapport d activité joint au dossier. Il est important de présenter son parcours professionnel sous forme structurée avec Introduction Développement Conclusion et de veiller à ne pas se contenter d une simple énumération des fonctions exercées. Le candidat doit s attacher à mettre en avant les qualités et compétences acquises au cours sa carrière. 5/6
Le jury est également attentif à ce que le candidat prenne de la hauteur par rapport à son vécu professionnel et aux motivations qui le conduisent à se présenter à l examen professionnel. Il est donc recommandé de suivre les préparations proposées au Plan Académique de Formation (Division des actions de formation des personnels) afin de mieux gérer le stress et d appréhender les difficultés de l oral en effectuant des simulations reprenant les conditions de l examen. - Entretien avec le jury (20 minutes) Chaque commission a évalué les candidats à partir d un barème commun et structuré de la manière suivante : - Connaissance de l environnement professionnel immédiat - Connaissance du système éducatif et de quelques réformes récentes qui ont un lien avec les postes occupés et les fonctions exercées - Motivation et aptitudes des candidats Le jury s est d abord intéressé à l environnement proche des candidats avec des questions qui portaient sur la réglementation et les fonctions exercées sur le poste actuel ou antérieur. Si les candidats ont su répondre majoritairement aux interrogations portant sur les fonctions exercées, le jury a été confronté à des imprécisions dès lors que les questions sortaient de l environnement professionnel immédiat. Selon son affectation, son domaine de compétences et les éléments particuliers indiqués dans les RAEP, le jury a également élargi ses questions aux réformes récentes ou en cours (gouvernance académique, rythmes scolaires, cadre budgétaire et comptable ). Ces questions ont mis en avant un manque de curiosité professionnelle des candidats qui se cantonnent à une connaissance immédiate de leur environnement de travail. Le jury recommande donc de suivre l actualité du Ministère de l Education nationale, de l Enseignement Supérieur et de la Recherche afin d élargir ses connaissances du système éducatif et d en saisir les enjeux et problématiques. Par ailleurs, même si les candidats ont fait l effort de réfléchir à leur motivation, il est primordial qu ils soient capables de se projeter dans une perspective d évolution professionnelle. Fait à AMIENS, le 10 juillet 2014 Le Président du jury, David BATTUT 6/6