SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION

XX e séance publique du conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec date 1563 SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION Avis de convocation aux membres du conseil d administration de l Agence Vous êtes convoqués par la présente à une séance extraordinaire du conseil d'administration de l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec qui se tiendra par conférence téléphonique le jeudi 19 septembre 2013, à 8 h 30. Cette séance est consignée comme étant la 81 e du conseil d administration. : 1-866-827-6872, suivi du code d'accès 1534871# Voici le projet d ordre du jour : CAA-81-01 CAA-81-02 CAA-81-03 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ ENTRE L AGENCE ET LE GROUPE D APPROVISIONNEMENT EN COMMUN DE L EST DU QUÉBEC (GACEQ) RAPPORT 2012-2013 SUR L APPLICATION DE LA PROCÉDURE D EXAMEN DES PLAINTES, LA SATISFACTION DES USAGERS ET LE RESPECT DE LEURS DROITS * CAA-81-04 RAPPORT ANNUEL DE GESTION 2012-2013 DE L AGENCE * CAA-81-05 CAA-81-06 CAA-81-07 CONFIRMATION DES CONDITIONS DE TRAVAIL DU DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT AFFAIRES DIVERSES.01.02.03 LEVÉE DE LA SÉANCE Gaétan Lamy Secrétaire du conseil d administration Le 11 septembre 2013 * Note : Les rapports annuels seront accessibles suivant un dépôt à l Assemblée nationale en septembre 2013. VISION RÉGIONALE En vue d améliorer la santé et le bien être de la population de la Mauricie et du Centre du Québec, agir en réseaux locaux performants au sein d un réseau régional cohérent, qui assure à la population l accès aux services le plus près possible de son milieu de vie. VALEURS DE L ORGANISATION Honnêteté Intégrité Respect Transparence

CONSEIL D ADMINISTRATION Date de la séance : 19 septembre 2013 Article de l ordre du jour : CAA-81-02 SÉANCE EXTRAORDINAIRE SUJET Entente de gestion et d imputabilité entre l Agence et le Groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec (GACEQ) OBJET DE LA QUESTION Approuver l entente de gestion et d imputabilité convenue entre l Agence et le Groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec (GACEQ). CONTEXTE ET PROBLÉMATIQUE En janvier 2012, face au report de l audition du projet de loi permettant au ministre de la Santé et des Services sociaux de fusionner les groupes d approvisionnement en commun, le comité consultatif a demandé au Ministère d acquiescer à la demande de fusion volontaire des groupes d approvisionnement en commun, demande à laquelle le Ministère a répondu favorablement. La fusion des onze groupes d approvisionnement en commun a donc été concrétisée le 1 er avril 2012. Il n existe pas d entente de gestion et d imputabilité entre les agences et les groupes d approvisionnement en commun. Il est essentiel d encadrer les activités des groupes d achats en commun et de mettre en place un mécanisme de suivi de leur performance. L entente de gestion et d imputabilité proposée comporte des éléments permettant, entre autres, de suivre les rôles et responsabilités de l Agence et du groupe d approvisionnement en commun, eu égard à la circulaire ministérielle 2013-009 Acquisitions de fournitures médicales et d équipements médicaux sous la coordination du ministère de la Santé et des Services sociaux. ENJEUX STRATÉGIQUES OPTIONS

LIEN AVEC LES RESPONSABILITÉS DE L AGENCE MSSS-Agence En vertu de l article 385.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS), le ministre détermine, dans le cadre d'une entente de gestion et d'imputabilité qu'il conclut avec une agence, les objectifs que l'agence doit atteindre. La signature de l entente de gestion et d imputabilité entre l Agence de la Mauricie et du Centre-du-Québec et le groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec et sa mise en œuvre répondent à l attente ministérielle signifiée au Chapitre III : Les priorités régionales 2013-2014 de l entente de gestion et d imputabilité 2013-2014 conclue avec le ministère de la Santé et des Services sociaux le 1 er mai 2013. L article 405 prévoit l approbation de l entente de gestion et d imputabilité par le conseil d administration de l Agence. CHEMINEMENT DU DOSSIER Date Mai 2013 Juillet 2013 Septembre 2013 Septembre 2013 Événement Signature de l'entente de gestion et d'imputabilité 2013-2014 MSSS/Agence Réception du gabarit d entente de gestion et d imputabilité Agence/GACEQ proposé par le Ministère Autorisation de signature par le conseil d administration Échéance établie par le Ministère afin de procéder à la signature de l entente Agence/GACEQ SUIVI DE GESTION

PROJET DE RÉSOLUTION relatif au mandat en vue de convenir d une entente de gestion et d imputabilité 2013-2014 CAA-81-02 CONSIDÉRANT l article 385.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoyant que le ministre détermine, dans le cadre d une entente de gestion et d imputabilité qu il conclut avec l Agence, les objectifs que doit atteindre l Agence; CONSIDÉRANT l article 405 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoyant l approbation par le conseil d administration de l Agence de l entente de gestion et d imputabilité; IL EST PROPOSÉ : d autoriser le président-directeur général à signer, avec le groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec, une entente de gestion et d imputabilité pour la période 2013-2014. Diffusion : Ministère de la Santé et des Services sociaux

CONSEIL D ADMINISTRATION Date de la séance : 19 septembre 2013 Article de l ordre du jour : CAA-81-03 SÉANCE PUBLIQUE SUJET Rapport 2012-2013 sur l application de la procédure d examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits OBJET DE LA QUESTION Adopter le rapport 2012-2013. CONTEXTE ET PROBLÉMATIQUE L article 76.10 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux demande à chaque établissement de transmettre à l Agence, une fois par année, et chaque fois qu elle le requiert, un rapport sur l application de la procédure d examen des plaintes. Ce rapport décrit les types de plaintes reçues, y compris les plaintes concernant les médecins, les dentistes ou les pharmaciens, les délais d examen, les suites données et les plaintes qui ont fait l objet d un recours auprès du Protecteur du citoyen. Le présent rapport des plaintes est en conformité avec l article 76.12 de la loi qui veut que l Agence produise un rapport annuel comportant : le bilan des activités du commissaire régional en matière d examen des plaintes; la compilation des rapports sur l application de la procédure de l examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits reçus de chaque établissement pour l exercice 2012-2013. Le rapport est accompagné d un document synthèse qui en présente les faits saillants. ENJEUX STRATÉGIQUES Le présent rapport contient des recommandations relatives à la promotion du régime des plaintes et à l analyse systémique des plaintes. La présentation du rapport des plaintes est l occasion pour le commissaire régional de présenter au conseil d administration les objectifs qui découlent de l analyse effectuée. Les faits saillants du rapport ont ainsi été discutés sommairement avec le conseil d administration séance plénière le 12 juin 2013 puis, de manière plus approfondie, avec le comité de vigilance et de la qualité le 18 juin suivant. C est une prérogative de l Assemblée nationale que de recevoir la reddition de comptes de l Agence avant qu elle ne soit rendue publique. En ce sens, le rapport des plaintes ne sera rendu accessible à la population qu après son dépôt à l Assemblée nationale, le 30 septembre prochain.

OPTIONS LIEN AVEC LES RESPONSABILITÉS DE L AGENCE L article 76.12 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoit que le conseil d administration de l Agence doit transmettre au ministre une fois par année, et chaque fois qu il le requiert, un rapport faisant état de l ensemble des rapports qu il a reçus de chaque conseil d administration d un établissement. CHEMINEMENT DU DOSSIER Ce rapport a fait l objet d une présentation et d une discussion lors de la rencontre du comité de vigilance et de la qualité tenue le 18 juin dernier. Le comité de vigilance et de la qualité recommande au conseil d administration de l Agence l adoption du rapport déposé. SUIVI DE GESTION Un suivi de gestion sera présenté en séance publique suivant le dépôt du rapport à l Assemblée nationale. Il pourra dès lors être diffusé auprès de la population.

PROJET DE RÉSOLUTION relatif au Rapport 2012-2013 sur l application de la procédure d examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits CAA-81-03 CONSIDÉRANT l article 76.12 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoyant que le conseil d administration de l Agence transmette annuellement au ministre le rapport sur l application de la procédure d examen des plaintes par l Agence et par les établissements de sa région; CONSIDÉRANT la présentation à l Agence, par tous les établissements de la région, d un rapport faisant état de l application de la procédure d examen des plaintes pour la période 2012-2013, conformément à l article 76.10 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux; CONSIDÉRANT l élaboration par l Agence d un rapport faisant état de l ensemble des rapports reçus des établissements de la région et de l application de la procédure d examen des plaintes reçues et traitées par l Agence elle-même pour la période 2012-2013; CONSIDÉRANT la présentation du rapport 2012-2013 par le commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services au conseil d administration en séance plénière du 12 juin 2013; CONSIDÉRANT l analyse du rapport 2012-2013 effectuée le 18 juin 2013 par le comité de vigilance et de la qualité et la recommandation de celui-ci adressée au conseil d administration de l Agence concernant son adoption; IL EST PROPOSÉ : d adopter le Rapport 2012-2013 sur l application de la procédure d examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits; de demander au président-directeur général de déposer au conseil d administration de l Agence un rapport de suivi de gestion unique suivant le dépôt à l Assemblée nationale du Rapport 2012-2013 sur l application de la procédure d examen des plaintes, la satisfaction des usagers et le respect de leurs droits. Diffusion : Ministre de la Santé et des Services sociaux Leader parlementaire à l Assemblée nationale

CONSEIL D ADMINISTRATION Date de la séance : 19 septembre 2013 Article de l ordre du jour : CAA-81-04 SÉANCE EXTRAORDINAIRE SUJET Rapport annuel de gestion 2012-2013 de l Agence OBJET DE LA QUESTION Adopter le rapport annuel de gestion. CONTEXTE ET PROBLÉMATIQUE Chaque année, le conseil d administration de l Agence doit rendre compte au ministre, de même qu à la Commission de la santé et des services sociaux de l Assemblée nationale, de ses activités, du degré d atteinte de ses objectifs de résultats et de l utilisation des ressources mises à sa disposition. Le présent rapport annuel de gestion répond aux exigences de la LSSSS et du MSSS. Par la même occasion, ce rapport est une occasion de témoigner à la population de l action de l Agence et du réseau régional de la santé et des services sociaux. Les informations figurant au rapport annuel sont essentiellement regroupées en quatre grandes sections : 1. Un portrait général du territoire et du réseau, suivi d une présentation du rôle de l Agence, de son fonctionnement et des résultats significatifs atteints en cours d exercice au regard de certaines des responsabilités qu elle porte. 2. La description des résultats relatifs aux dossiers prioritaires de l Agence et du réseau régional, suivant les objectifs poursuivis dans le cadre du Plan d action 2011-2013 pour la mise en œuvre du Plan stratégique régional 2010-2015. 3. Une synthèse des états financiers de l Agence, un état de l évolution de la situation financière du réseau et de la gestion du Programme de soutien aux organismes communautaires. 4. La reddition de comptes relative à l entente de gestion et d imputabilité convenue entre l Agence et le MSSS pour 2012-2013. ENJEUX STRATÉGIQUES C est une prérogative de l Assemblée nationale que de recevoir la reddition de comptes de l Agence avant qu elle ne soit rendue publique. En ce sens, le rapport annuel de gestion ne sera rendu accessible à la population qu après son dépôt à l Assemblée nationale, le 30 septembre prochain. OPTIONS

LIEN AVEC LES RESPONSABILITÉS DE L AGENCE Le présent rapport annuel de gestion pour l exercice 2012-2013 veut répondre aux exigences des articles 340, 385.7 et 385.8 ainsi que 391 de la LSSSS, de même qu à la circulaire 2011-027 du MSSS. CHEMINEMENT DU DOSSIER Le rapport annuel a été présenté aux auditeurs externes le 18 juillet 2013. SUIVI DE GESTION Un suivi de gestion sera présenté en séance publique suivant le dépôt du rapport annuel de gestion à l Assemblée nationale. Il pourra dès lors être diffusé auprès de la population.

PROJET DE RÉSOLUTION relatif à l adoption du Rapport annuel de gestion 2012-2013 de l Agence CAA-81-04 CONSIDÉRANT les articles 340, 385.7 et 391 de la LSSSS exigeant que les agences déposent, au plus tard le 30 septembre de chaque année, un rapport de gestion portant sur l année se terminant le 31 mars précédent et précisant les éléments devant figurer dans ce rapport; CONSIDÉRANT l analyse du Rapport annuel de gestion 2012-2013 de l Agence par un auditeur externe; CONSIDÉRANT la présentation du Rapport annuel de gestion 2012-2013 lors de la présente séance et son examen par les membres du conseil d administration de l Agence; IL EST PROPOSÉ : 1. d adopter le Rapport annuel de gestion 2012-2013 de l Agence; 2. de demander au président-directeur général de déposer au conseil d administration de l Agence un rapport de suivi de gestion unique suivant le dépôt du Rapport annuel de gestion 2012-2013 à l Assemblée nationale. Diffusion : Ministre de la Santé et des Services sociaux Leader parlementaire à l Assemblée nationale

CONSEIL D ADMINISTRATION Date de la séance : 19 septembre 2013 Article de l ordre du jour : CAA-81-05 SÉANCE EXTRAORDINAIRE SUJET Confirmation des conditions de travail du directeur général adjoint OBJET DE LA QUESTION Autoriser le président-directeur général à confirmer les conditions de travail du directeur général adjoint. CONTEXTE ET PROBLÉMATIQUE Le 21 août dernier, le conseil d administration a nommé M. Gilles Hudon au poste de directeur général adjoint de l Agence. Le poste de directeur général adjoint étant un poste hors cadre, la détermination de la rémunération et des conditions de travail de la personne qui occupe cette fonction sont établies en conformité avec le Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux hors cadres des agences et des établissements publics de santé et de services sociaux et le cadre normatif qui en découle. ENJEUX STRATÉGIQUES OPTIONS LIEN AVEC LES RESPONSABILITÉS DE L AGENCE L article 31 du Règlement prévoit que le salaire de la personne qui est nommée à un poste de hors cadre est fixé par le conseil d'administration, à l'intérieur de la classe salariale de ce poste. L article 413.1. de la LSSSS attribue au président-directeur général ses responsabilités à l égard du fonctionnement administratif de l Agence et de l exécution des décisions du conseil d administration.

CHEMINEMENT DU DOSSIER SUIVI DE GESTION

PROJET DE RÉSOLUTION relatif à la confirmation des conditions de travail du directeur général adjoint CAA-81-05 CONSIDÉRANT les balises établies par le Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux hors cadres des agences et des établissements publics de santé et de services sociaux quant à détermination de la rémunération et des conditions de travail du directeur général adjoint de l Agence; CONSIDÉRANT l article 31 de ce Règlement, attribuant au conseil d administration la responsabilité d établir la rémunération du directeur général adjoint de l Agence; CONSIDÉRANT l article 413.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, établissant les responsabilités du président-directeur général à l égard du fonctionnement administratif de l Agence et de l exécution des décisions du conseil d administration; CONSIDÉRANT la nomination de M. Gilles Hudon au poste de directeur général adjoint le 21 août 2013; IL EST PROPOSÉ : d autoriser le président-directeur général à confirmer la rémunération et les conditions de travail du directeur général adjoint, dans la classe HC-05, en conformité avec le règlement et les normes régissant les conditions de travail applicables aux hors cadres des agences et des établissements de santé et de services sociaux. Diffusion :