Politique de déplacement des bénéficiaires La présente politique inclut entre autres les deux documents suivants :

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1 POLITIQUE TITRE : NUMÉRO : AD REMPLACE DOCUMENT(S) SUIVANT(S), S IL Y A LIEU : Politique de déplacement des bénéficiaires PERSONNEL VISÉ : gestionnaires personnel de soutien soins aux patients Précisez, s il y a lieu : médecins PERSONNE RESPONSABLE : Jean-François Sénéchal DIRECTION RESPONSABLE : DSPAM DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR : DERNIÈRE DATE DE RÉVISION : PROCHAINE DATE DE RÉVISION : 1. PRÉAMBULE La présente politique inclut entre autres les deux documents suivants : La circulaire Politique de déplacement des bénéficiaires et ses mises à jour à venir (Annexe 1) La politique régionale de déplacement des usagers du 14 février 2004 et ses mises à jour à venir (Annexe 2) Compte tenu de la précision de ces documents, ils ne seront pas repris dans le texte de la politique. Nous viendrons seulement préciser les processus à suivre. 2. FONDEMENTS Circulaire du MSSS. 3. BUT Mettre en application la politique du Ministère de la santé et des services sociaux de même que la politique régionale de déplacement des usagers de l Agence régionale de la santé et des services sociaux de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine. Politique de déplacement des bénéficiaires

2 4. OBJECTIFS 4.1 Assurer un transport sécuritaire aux usagers nécessitant des soins et des examens que le CSSS de La Côte-de-Gaspé ne peut prodiguer. 4.2 Permettre à l infirmière de liaison ou à la coordonnatrice de soins de choisir, en collaboration avec le médecin traitant, le moyen de transport le plus adéquat en tenant compte de l état de l usager. 4.3 Permettre à l infirmière de liaison ou à la coordonnatrice de soins de déterminer, en collaboration avec le médecin traitant, la pertinence d un accompagnateur et de choisir celui qui est le plus approprié, compte tenu de l état de l usager et des exigences pendant le transport et celles de l établissement receveur. 4.4 Assurer le contrôle des coûts de transport. 4.5 Assurer une coordination efficace des transports pour examens et traitements spécifiques et aussi diminuer le temps d escorte à cet égard. 4.6 Définir le rôle et les responsabilités des différents intervenants lors du processus d une demande d examen, de transfert ou pour les cas électifs. 5. MODALITÉ D APPLICATION OU PROCÉDURE 5.1 Particularités s appliquant au déplacement intrarégional et interrégional des usagers entre établissements La circulaire du MSSS les précisent. Elle précise aussi qui est le responsable du paiement. Le formulaire à l annexe 3 (Formulaire d autorisation de déplacement des bénéficiaires) est utilisé pour assurer le suivi. Il doit être rempli par la personne responsable de l organisation du transport. Le processus à suivre est le suivant (pour l ensemble des points de services, incluant les déplacements entre les installations) : Le médecin responsable décide du transfert et fait les contacts avec le médecin de l établissement receveur ; Le médecin responsable, avec l infirmière de liaison ou la coordonnatrice, détermine le type d escorte nécessaire (infirmière, infirmière auxiliaire, préposé aux bénéficiaires, inhalothérapeute) La personne responsable de l organisation du transfert : - En collaboration avec le médecin, détermine le moyen de transport à utiliser en fonction de l état de l usager, - Fait les démarches pour organiser les différents transports (ex. ambulance Gaspé, avion, ambulance Québec), - Fait les contacts avec l établissement receveur, - Collabore avec l unité de soins pour la préparation de l usager, Politique de déplacement des bénéficiaires 2

3 - Remplit le formulaire d autorisation de déplacement des bénéficiaires (annexe 3) et distribue les copies suivantes : À l admission Au(x) transporteur(s) à la direction des services professionnels et affaires médicales au service de comptabilité ; Organise le transfert ; Lorsqu un retour est planifié lors du transfert, il se fait selon la même procédure. Particularités pour les transferts sans escorte médicale DASH 8 Le formulaire DASH 8 MULTIPATIENT (sans escorte médicale) est rempli (voir annexe 6) ; Le formulaire Renseignement complémentaire à la demande EVAQ (Annexe 8) est rempli ; La demande est transmise par internet à la centrale EVAQ (au poste informatique des soins intensifs, à l urgence et au bureau de l infirmière de liaison). Particularités pour les transferts avec escorte médicale AVION HÔPITAL Le formulaire AVION - HÔPITAL (avec escorte médicale) est rempli (voir annexe 7) ; Le formulaire Renseignement complémentaire à la demande EVAQ (annexe 8) est rempli ; La demande est transmise par internet à la centrale EVAQ (au poste informatique des soins Intensifs, à l urgence et au bureau de l infirmière de liaison). Critères à utiliser pour sélectionner le moyen de transport Avion-Hôpital Tous les usagers instables (intubé, polytraumatisé, infarctus aigu, trouble neurologique, grossesse en travail prématuré, nouveau-né prématuré, etc.). DASH Tous les usagers stables qui nécessitent un transfert dans un autre centre qui donne les services requis (personne âgée, patient avec limitation physique, patient qui ne peut faire un long trajet en voiture, en transport adapté ou en ambulance). Ambulance Les usagers instables ; Les usagers des soins intensifs avec moniteur cardiaque ; Les usagers à déplacer en bloc ou porto-lift ; Les usagers déplacés en civière dans l hôpital ; Les usagers dont la situation clinique le requiert, selon le médecin traitant ; Les usagers (les nouveau-nés) qui sont déplacés avec l isolette de transport. Politique de déplacement des bénéficiaires 3

4 Transport adapté Les usagers dont l autonomie est diminuée mais l état global stable ; Les usagers avec oxygène; Les usagers avec soluté, soluté sur pompe (mentionné sur requête). Taxi Les usagers avec autonomie sans restriction ; Les usagers n ayant pas de soluté mais pouvant avoir un cathéter saliné ; Les usagers habillés ; Les usagers ambulants ou en fauteuil roulant. Rôles et responsabilités Le médecin s assure de la pertinence du moyen de transport et du type d escorte avec l infirmière de liaison ou la coordonnatrice de soins. La coordonnatrice de soins (soir, nuit, fin de semaine) : Offre le support au personnel accompagnateur ; Valide les transports en urgence ; Assure la recherche de personnel, et ce, dans les meilleurs délais ; Est responsable de : - la recherche du personnel lors d un transport en urgence, - la demande au transporteur, - la signature des requêtes de transport, - l inscription du personnel pour la liste de rappel, - la préparation du dossier de l usager ; Apporte le formulaire «Autorisation de déplacement des bénéficiaires» et le dépose au bureau d admission (annexe 3). L assistance infirmière chef : S assure que le relevé de la demande d examen soit fait ; S assure de faire la transmission de l information au personnel pour la préparation de l usager en fonction de l examen de l usager ; Avise l infirmière de liaison ou le coordonnateur de la demande d examen ou de transfert. L Infirmière de liaison : Prépare les documents nécessaires ; Politique de déplacement des bénéficiaires 4

5 - Résumé de dossier, - Lettre du médecin, film ou CD radiologique, scan, photocopie, liste de médicaments, AH-101, carte d assurance maladie et médication 24 heures, - Carte d hôpital du centre receveur, le cas échéant ; Complète le formulaire «Autorisation de déplacement des bénéficiaires» ; S assure que le choix de la catégorie d accompagnateur et de transporteur selon l état de l usager ou selon les exigences de l examen pour «l aller» et «le retour» soit le bon. Lorsqu un accompagnement non spécialisé est requis, toujours offrir à la famille la possibilité d accompagner l usager ; Avise la commis à la liste de rappel si l examen est pour la journée même ou pour une demande urgente ou semi-urgente. Pour un départ en urgence, après une brève recherche de personnel, elle désigne un membre du personnel sur place pour quitter l établissement avec l usager ; S assure que si l agent payeur est l usager, le formulaire «Autorisation de déplacement des bénéficiaires» soit signé. Une copie doit être placée à son dossier. Tous les usagers de moins de 65 ans, même avec une prescription médicale pour leur retour à domicile, doivent payer le transporteur ; Appelle le transporteur (taxi, transporteur médical ou ambulance) et donne : - Le nom de l usager, - Le numéro de chambre, - La destination, - Le type d isolement, - La date et l heure de départ du département, - L information quant au titre d emploi requis pour l accompagnement de l usager, - L information quant au matériel (oxygène, pompe, moniteur, type de fauteuil (roulant, gériatrique), - Le nom de l agent payeur ; Inscrit le nom de l escorte sur le formulaire «Autorisation de déplacement des bénéficiaires» ; S assure de l envoi du formulaire à la comptabilité et à l admission ; Le personnel accompagnateur : Respecte l horaire de départ; S identifie à l usager pour le rassurer; S identifie au personnel de l équipe et à l assistante; Apporte les documents suivants selon le cas : - carte de l établissement receveur, si disponible, - résumé de dossier, - films radiologiques ou CD, Politique de déplacement des bénéficiaires 5

6 - liste de médicaments (FADM DU JOUR), - résultats de laboratoire pertinents, - rapport du médecin, - formulaire d identification du patient (AH-101), - carte d assurance-maladie, Apporte la médication régulière et au besoin, le matériel (glucomètre, appareil à pression, saturomètre, soluté, pompe) et collation s il y a lieu; Dispense les soins et les traitements requis selon les prescriptions; Rédige les notes d observation durant le transport ainsi que les soins dispensés à l usager lors de l attente et du suivi post-examen; Donne un rapport à l assistante incluant une copie des ordonnances et du suivi à faire; Rapporte le matériel utilisé lors du transport à l unité convenue; Participe à l installation de l usager à sa chambre; Informe la commis à la liste de rappel ou le coordonnateur de son retour. - Si le transport est retardé, l accompagnateur prend charge du patient et peut aider le personnel sur le département jusqu à l arrivée du transporteur ; - Si le transport est annulé et que l accompagnateur est arrivé, l accompagnateur doit travailler 3 heures sur l unité ou être relocalisé selon les besoins (vérifier avec la commis à la liste de rappel). Si l employé refuse de compléter sa période de 3 heures, il sera rémunéré pour les heures réelles travaillées ; Modalité de retour : - Transfert : L accompagnateur va reconduire le patient à l établissement de destination et revient avec le transporteur ; - Accompagnement avec attente : L accompagnateur vérifie avec le transporteur (transport médical) s il est disponible pour le retour ; - Si retour en transport médical, mentionner le type de fauteuil et matériel nécessaire. Il se peut que le chauffeur du transport médical attende avec l accompagnateur. Si l ambulance de l aller est non disponible et qu une ambulance soit nécessaire au retour, le centre receveur communique avec les services ambulanciers du secteur. Le service de la comptabilité : - Reçoit les factures (Avion, avion-hôpital, ambulance, taxi, transport adapté, etc.), vérifie s il y a lieu le taux, le kilométrage, la tarification (temps d attente, matériel nécessaire, etc.), la destination ou la provenance et l agent payeur, - Complète, s il y a lieu, par le biais des archives, de l infirmière de liaison ou de la coordonnatrice de soins les renseignements manquants, - Réclame du temps d accompagnateur ou de transporteur si autorisation de paiement par le CSSS de la Côte-de-Gaspé, qui réclamera par la suite (SAAQ, CSST, fédéral, emploi solidarité), - Réclame des familles pour l accompagnement, le transport requis par un usager et autorisé par le CSSS de La Côte-de-Gaspé, - Procède au paiement des factures, Politique de déplacement des bénéficiaires 6

7 - Saisit les statistiques. Frais de déplacement et d hébergement Le personnel doit remplir un rapport de frais de déplacement comme prévu à la politique de remboursement des frais de déplacement. Il doit le faire approuver par l infirmière de liaison ou la coordonnatrice de soins. Consigne pour la gestion du temps des escortes Le temps des escortes est rémunéré comme prévu aux conventions collectives. Procédures pour retour ou congé de l usager Retour de l usager en ambulance suite à un examen Si le délai d attente entre le moment de l arrivée et de départ est supérieur ou égal à 2 h, le retour se fait par la firme ambulancière de ce secteur ; Si le délai d attente entre le moment de l arrivée et de départ est inférieur à 2 h, le retour se fait par la même firme ambulancière qui a fait le transport à l aller. Retour de l usager en transport adapté ou taxi suite à un examen Lorsque le déplacement s est fait par transport adapté ou par taxi, le retour est assuré par le même transporteur. Lors du congé de l usager du CSSS de la Côte-de-Gaspé pour un retour à domicile - Le retour à domicile est, sauf pour les cas ci-dessous, la responsabilité de l usager ; - Pour les usagers de 65 ans et plus, requérant un retour à domicile de nécessité médicosociale (voir circulaire du MSSS), le CSSS de La Côte-de-Gaspé assume les coûts ; - Pour les usagers de moins de 65 ans, et ce, même avec une prescription médicale pour un retour par ambulance ou autre moyen de transport, l usager assume les frais de transport. 5.2 Particularités s appliquant au déplacement des usagers de 65 ans et plus et aux soins palliatifs La circulaire du MSSS les précise. Politique de déplacement des bénéficiaires 7

8 5.3 Particularités s appliquant aux usagers devant recevoir, à la demande leur médecin et de façon élective, des soins et des services non disponibles dans leur région La circulaire du MSSS les précise. Le formulaire à l annexe 4 (Formulaire de transport électif des usagers Autorisation de déplacement) est utilisé pour assurer le suivi. Il doit être complété par chacune des personnes identifiées dans le processus. Le formulaire à l annexe 12 (Formulaire d autorisation pour un accompagnateur) doit être aussi complété pour les personnes nécessitant un accompagnateur familial. Aucun remboursement ne sera effectué pour l accompagnateur si ce formulaire n est pas joint à la demande de réclamation. Le processus à suivre est le suivant (pour l ensemble des installations du CSSS de La Côte-de-Gaspé) : Le médecin remplit la partie 2.1 du formulaire «Transport électif des usagers Autorisation de déplacement» ; Le médecin remplit le formulaire «Critères d octroi d un accompagnateur familial (Électifs)» pour les cas qui nécessitent un accompagnateur familial ; L usager complète la section d identification du «Formulaire de transport électif des usagers Autorisation de déplacement» ; L usager le fait approuver par la personne responsable de l établissement, et ce, préalablement au déplacement. À cette fin, des personnes responsables sont identifiées dans les installations de Grande-Vallée, de Murdochville et de l Hôtel-dieu de Gaspé. La personne responsable concernée valide le formulaire et le préautorise en fonction des disponibilités des services (tableau : Liste des corridors et ententes de services interétablissements); L usager fait son déplacement et fait remplir la section prévue à cet effet par le médecin ou autre professionnel consulté ; L usager fait parvenir à la personne responsable de l Hôpital Hôtel-Dieu de Gaspé le formulaire rempli et le formulaire «Critères d octroi d un accompagnateur familial (Électifs)», s il y a lieu ; La personne responsable de l Hôpital Hôtel-Dieu de Gaspé valide le formulaire, établit le montant, l inscrit sur le formulaire et le transmet au service de la comptabilité ; Le service de la comptabilité procède au paiement. Les cas problématiques sont transférés au DSP pour décision finale. La liste des corridors et des ententes de services interétablissements (annexe 5) est mise à jour à tous les trois mois par la direction des services professionnels et affaires médicales, et transmise à : tous les médecins ; au responsable de - l Hôpital Hôtel-Dieu de Gaspé, - du CLSC de Grande-Vallée, Politique de déplacement des bénéficiaires 8

9 - du CLSC de Murdochville ; toutes les personnes qui ont reçu la politique. La fréquence pourra être plus courte si des changements importants surviennent entretemps. Politique de déplacement des bénéficiaires 9

10 6. ANNEXES 1. La circulaire Politique de déplacement des bénéficiaires ; 2. La politique régionale de déplacement des usagers du 14 février 2004 ; 3. Formulaire «Autorisation de déplacement des bénéficiaires» ; 4. Formulaire «Transport électif des usagers Autorisation de déplacement» (Version française et anglaise) ; 5. Liste des corridors et ententes de services interétablissement ; 6. Formulaire DASH 8 MULTIPATIENT (Sans escorte médicale) ; 7. Formulaire AVION HÔPITAL (Avec escorte médicale) ; 8. Formulaire Renseignement complémentaire à la demande EVAQ ; 9. Grille de priorité abrégée des transports interétablissement à utiliser par les médecins et ou infirmiers-infirmières dans les établissements de soins de courte durée et les salles d urgence ; 10. Grille synthèse de priorité des transports interétablissement à utiliser par les médecins et ou infirmiers-infirmières dans les établissements de soins de courte durée et les salles d urgence ; 11. Services préhospitaliers d urgence identification de la responsabilité du paiement de la facture d un transport par ambulance ; 12. Formulaire d autorisation pour un accompagnateur. Politique de déplacement des bénéficiaires 10

11 PROCESSUS D APPROBATION INSTITUTIONNELLE ET PROFESSIONNELLE SELON LA PERTINENCE Comités Conseil des infirmières et infirmiers (CII) Conseil multidisciplinaire (CM) Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP) Comité de pharmacologie Comité d harmonisation des pratiques cliniques Comité d éthique clinique et de recherche Comité de prévention et contrôle des infections Comité de gestion des risques et de la qualité Comité de vigilance et de la qualité Comité directeur projets technologiques et informationnels Comité directeur projets cliniques et organisationnels Comité de coordination Date Conseil d administration Autre(s), précisez Politique de déplacement des bénéficiaires 11