Logistique pour les présentateurs Trucs et outils dates limites à retenir Merci à toutes les personnes qui livreront des présentations dans le cadre de la Conférence 2016 Santé arc-en-ciel Ontario : chefs de file du monde universitaire, de la pratique et du milieu communautaire. Votre participation vient appuyer nos objectifs de mise en valeur de l excellence et de l innovation ainsi que du renforcement de la capacité des participants à travailler ensemble à bâtir un Ontario en meilleure santé pour les personnes LGBTQ, leur famille et leurs communautés. Ce document regroupe toute l information sur l inscription, le soutien technique, la logistique et les dates importantes à respecter. Il contient aussi un résumé des types de présentations qui seront livrées lors de la conférence de 2016 et des conseils qui vous seront utiles pour vous préparer et livrer une présentation réussie. Sommaire Aide-mémoire pour les présentateurs 1 Les dates limites en un coup d œil 1 Logistique entourant la conférence 2 Forme des présentations et soutien sur place 3 Évaluation 4 Trucs et outils pour des présentations réussies 5 Inscription et renseignements sur l hôtel 6 Nous joindre 6 Aide-mémoire pour les présentateurs 4 o Soumettre un résumé, les objectifs d apprentissage et des notes biographiques o Lire ce document o Soumettre les ajouts ou les révisions et corrections aux noms des coprésentateurs et aux notes biographiques o Remplir et envoyer le formulaire des besoins en audiovisuel et des autorisations o S inscrire à la conférence o Effectuer les réservations pour l hébergement Les dates à retenir en un coup d œil 31 janvier 2016 Ajouts, corrections ou révisions aux noms et notes biographiques des coprésentateurs 31 janvier 2016 Formulaire des besoins en audiovisuel, du type de participation et des autorisations 31 janvier 2016 Inscription 15 février 2016 Réservations pour l hébergement doivent être faites avant le 15 février 1
Logistique entourant la conférence Nous vous remercions de prendre le temps de lire les renseignements contenus dans ce livret, de remplir et de nous retourner les documents mentionnés dans l aide-mémoire pour les présentateurs. Ce faisant, vous contribuerez à ce que tout se déroule bien au moment de votre participation et pendant toute la Conférence 2016 Santé arc-en-ciel Ontario. Installations d accueil de la Conférence La Conférence SAO 2016 aura lieu au London Convention Centre [Centre des congrès de London] à l adresse : 300, rue York, à London en Ontario. Instituts d apprentissage et Conférence Quatre Instituts d apprentissage d une journée complète auront lieu le mardi 8 mars 2016 de 9 h à 17 h. La Conférence commence le mercredi 9 mars à 9 h et prend fin le vendredi 11 mars à 14 h environ. Assister à la Conférence Les présentateur-trice-s confirmé-e-s doivent se charger de leurs frais de déplacement et d hébergement et doivent s inscrire à la Conférence lors de la/les journée(s) de leur présentation(s). Les présentateur-trice-s ont droit à un tarif réduit de 200 $ par jour ou 350 $ pour toute la durée de l événement. Bureau d inscription à la Conférence Le bureau d inscription à la Conférence sera installé au London Convention Centre [Centre des congrès de London]. Vous devez vous présenter au bureau des inscriptions au moins 30 minutes avant votre présentation afin de prendre possession de votre badge et de toute l information dont vous aurez besoin, et de laisser aux techniciens suffisamment de temps pour installer correctement et ajuster les appareils dont vous aurez besoin. Traduction simultanée et ASL Toutes les séances plénières ainsi qu un atelier pour chaque plage horaire seront offerts avec traduction simultanée en français ou en anglais. Des services d interprétation gestuelle (ASL) seront offerts sur demande. Équipement audiovisuel Toutes les salles de présentation seront équipées d un projecteur ACL et d un écran; certaines salles, selon leur taille et le nombre de participants, seront aussi dotées d un microphone à l intention des présentateurs. Pour toutes les séances plénières, une tribune, un microphone pour tribune et des microphones sur pied seront placés dans la salle. Les techniciens en audiovisuel de SAO seront sur place pour offrir de l aide et résoudre les problèmes techniques. Dans le but de réduire les frais pour l audiovisuel, nous vous demandons d apporter votre propre ordinateur portable pour votre présentation. Veuillez également remplir et envoyer le formulaire des besoins en audiovisuel et des autorisations au plus tard le 31 janvier 2016. Aide-mémoire, autorisations et questions Veuillez envoyer le formulaire à Rachel Gillooly, organisatrice de la Conférence 2016 Santé arc-en-ciel Ontario, par courriel à rachelandassoc@xplornet.com ou par télécopieur au 705 454-9792. 2
Forme des présentations, conseils et soutien sur place Pour la Conférence de cette année, six types de présentation seront au programme. Séminaire. Conçu pour transmettre à l auditoire des connaissances ou des ompétences nouvelles, il peut faire appel à une combinaison de conférence, de pièces visuelles, d interaction avec les participant-e-s et d exercices pour améliorer l expérience d apprentissage. Le séminaire dure 90 minutes, dont au moins 15 minutes de participation de l auditoire. Atelier interactif. Similaire au séminaire, l atelier fait appel à une plus grande participation de l auditoire, plus d interaction et des exercices pratiques au cours desquels les participant-e-s peuvent apprendre et mettre en pratique les connaissances et les compétences mises de l avant au cours de l atelier. Sa durée prévue est de 90 minutes, dont au moins 45 minutes de participation de l auditoire. Table ronde. Elle fait appel à un groupe de trois à six personnes qui partagent de l information et proposent une analyse d un enjeu ou d une question et répondent aux questions de l auditoire. Un-e animateur-trice (il peut s agir de l un-e des participant-e-s à la table ronde) guide les expert-e-s et l auditoire dans le cadre du processus qui facilite la discussion. La durée prévue de la table ronde est de 90 minutes, dont au moins 30 minutes de participation de l auditoire. Segments de recherches ou d études. Ils consistent à présenter les conclusions et les recommandations d études de recherche universitaires ou communautaires dont les sujets sont reliés. Ces segments comportent trois présentations et seront choisis par le comité de programmation de la Conférence. Présentation de 20 minutes, à laquelle s ajoute une période de questions de 10 minutes par présentateur-trice, avec un maximum de trois sujets connexes dans chaque séance sous un même thème (90 minutes au total par séance). Segments communautaires. lls présentent des démarches, des outils et des stratégies liés à des programmes ou à des services interreliés. Il peut s agir notamment d interventions cliniques, de programmes spécialisés, d initiatives à caractère éducatif, de campagnes de promotion de la santé ou de projets de démonstration. Ces segments comprennent deux présentations et seront choisis par le comité de programmation de la Conférence. Présentation de 30 minutes, à laquelle s ajoute une période de questions de 15 minutes par présentateur-trice, avec un maximum de deux sujets connexes dans chaque séance sous un même thème (90 minutes au total par séance). Présentation sur affiches. Ce type de présentation peut traiter de résultats de recherche, de programmes novateurs, d initiatives de formation, de groupes de soutien, d expériece de défense des droits et des intérêts ou de projets communautaires ou éducatifs. Les présentations sur affiches permettent à l auditoire de se déplacer à travers les divers éléments de la présentation et de poser des questions sur le contenu des affiches qui suscite son intérêt. Les affiches seront installées afin que les participants puissent en prendre connaissance tout au long de la conférence. Deux séances de 30 minutes, en présence des auteur-e-s, seront prévues à la programmation du mercredi et jeudi pour la présentation des affiches. Les affiches peuvent comprendre des photos, des tableaux de statistiques, d autres tableaux ou éléments graphiques pertinents pour la présentation. Les affiches doivent mesurer au maximum 1,2 m x 1,2 m (4 pi x 4 pi) et ne pas avoir plus de 15 à 31 mm (1/16 à 1/8 po) d épaisseur. Chaque affiche soit être montée sur un matériau solide, mais souple et enroulable. Les affiches peuvent être fixées à un panneau de présentation à l aide de punaises. Aucun équipement audiovisuel ne sera fourni pour les présentations sur affiches. 3
Forme des présentations, conseils et soutien sur place Soutien. offert sur place pour votre présentation Il est très important que les séances de la Conférence commencent et se poursuivent en respectant l horaire prévu. Faites des répétitions de votre présentation afin de vous assurer que vous respectez le temps qui vous est imparti et que vous disposerez du temps nécessaire pour la période de questions. Si vous participez aux segments de recherches ou d études ou aux segments communautaires, veillez à partager le temps qui vous est alloué de manière équitable entre tous les présentateurs. SAO déléguera une personne pour vous présenter, vous et vos coprésentateurs si vous le souhaitez; cette personne pourra également vous aider à respecter la période de temps qui vous est impartie. Évaluation SAO procède à une évaluation détaillée immédiatement après la Conférence. Ce questionnaire d évaluation est envoyé à tous les participants. L évaluation contient des questions générales sur le déroulement global de la Conférence, et des questions plus précises sur chaque séance qui y a été présentée, notamment : si la séance a bien atteint les objectifs d apprentissage énoncés; si la description de la présentation était conforme à ce qui a été livré; si les présentateurs étaient intéressants et connaissaient bien leur sujet; si suffisamment de temps était alloué pour la participation de l auditoire et la discussion; si l information présentée était claire et facile à comprendre; si l information présentée va aider le participant dans son travail. On demandera également aux participants ce qu ils ont le plus aimé de la présentation et une suggestion qui permettrait de l améliorer. Les résultats de cette évaluation seront compilés, et tous les présentateurs recevront les résultats relatifs à leur présentation. 4
Trucs et outils pour des présentations réussies Cette section vise à vous aider à concevoir une présentation réussie et vous propose quelques conseils et outils pour vous aider à le faire. Objectifs d apprentissage Dans le résumé de votre présentation, vous deviez préciser trois objectifs d apprentissage qui seront ajoutés à la description de votre séance dans le programme de la Conférence remis à tous les participants. Ces objectifs doivent donc vous servir de guide pour préparer le contenu de votre présentation. Participants à la Conférence La Conférence de SAO regroupe des chefs de file du monde universitaire, de la pratique et du milieu communautaire, qui viennent y partager des connaissances scientifiques, des modèles de service clinique en évolution, des instruments politiques pertinents et des perspectives issues du terrain. En concevant votre prestation, gardez toujours en tête les principes de l éducation aux adultes et les pratiques exemplaires de préparation d une présentation. Dans la plupart des cas, les participants à la Conférence de SAO : Sont orientés sur un problème particulier. Ils souhaitent obtenir des solutions précises aux problèmes auxquels ils sont confrontés dans leur milieu de vie et au travail. Apprécient un large éventail de méthodes d enseignement et apprennent par la pratique. Les discussions interactives, l information présentée verbalement et visuellement, les études de cas et le travail en petits groupes sont des exemples de méthodes efficaces. Ont des attentes précises par rapport à une présentation. Faites part aux participants de vos objectifs d apprentissage et de la façon dont vous livrerez votre contenu dès le début de la présentation afin qu il soit plus facile de vous suivre durant la séance. S attendent à repartir avec des outils concrets. À la fin de votre présentation, résumez les points les plus importants à retenir. N oubliez pas que les participants s attendent à quitter chaque séance avec de nouvelles compétences et des stratégies, des techniques et des outils concrets. S attendent à une période de questions. Assurez-vous de laisser suffisamment de temps pour les questions, durant la présentation ou une fois que vous avez terminé. Présentations PowerPoint Les présentations PowerPoint sont des outils efficaces pour livrer votre contenu. Toutefois, les diapositives PowerPoint sont souvent trop chargées, comportent trop de mots et de concepts et sont des répliques exactes des propos du présentateur. Voici quelques conseils pour réaliser vos présentations PowerPoint. PowerPoint doivent être claires, concises et faciles à lire. Évitez d en utiliser trop. (Suggestion : une moyenne de 3 minutes par diapositive.) Évitez d utiliser un trop grand nombre de mots. (Suggestion : de 5 à 8 lignes de texte par diapositive et de 5 à 7 mots par ligne.) Les éléments graphiques doivent appuyer le contenu, contribuer à préciser vos idées, mettre l accent sur les principaux points, montrer les relations et souligner l information la plus importante de votre message. Prévoyez une grille de base et un thème de couleurs et respectez-les tout au long de votre présentation. Gardez vos diapositives intéressantes afin de conserver l intérêt de votre auditoire. SAO ne téléchargera pas de présentations PowerPoint dans le site Web. Veuillez apporter quelques exemplaires de votre présentation, au cas où les participants en demanderaient une copie. N oubliez pas de préciser votre nom et votre courriel sur la dernière diapositive afin que les participants puissent communiquer directement avec vous pour obtenir des exemplaires de votre présentation. 5
Inscription et information Hôtel Inscription Les présentateur-trice-s confirmé-e-s doivent se charger de leurs frais de déplacement et d hébergement et doivent s inscrire à la Conférence lors de la/les journée(s) de leur présentation(s). Les présentateur-trice-s ont droit à un tarif réduit de 200 $ par jour ou 350 $ pour toute la durée de l événement. http://www.rainbowhealthontario.ca/conference/ Hôtel Nous avons réservé un bloc de chambres à l hôtel Doubletree Hilton London pour les délégués de la Conférence SAO 2016 au tarif privilégié de 119 $ la chambre par jour, en occupation simple ou double, taxes provinciales applicables en sus (13 %). Un corridor relie l hôtel et le Centre des congrès. Les clients de l hôtel ont droit gratuitement à la connexion Internet haute vitesse (sans fil ou avec câble). Le tarif spécial des chambres est valide du 6 au 12 mars 2016 et les réservations doivent être faites avant le 15 février 2016 pour avoir droit à ce tarif. Vous pouvez réserver une chambre à partir de mai 2015. http://doubletree.hilton.com/en/dt/groups/personalized/y/ YXUKSDT-RAI-20160306/index.jhtml?WT.mc_id=POG NOUS JOINDRE Pour toute question ou information supplémentaire, n hésitez pas à communiquer avec nous Rachel Gillooly, organisatrice de la conférence Santé Arc-en-ciel Ontario 2016 rachelandassoc@xplornet.com 705-454-8107 6