Communication : supports, et procédures Pôle supports de communication Relations publiques Élue référente : Catherine Lockhart
Plan du document 1) Les différents supports Communication institutionnelle Communication thématique Communication interne Validations 2) Les relations presse 3) Les relations publiques 4) La préparation budgétaire du plan de communication
Aperçu des supports Communication institutionnelle : Magazine de la ville Lettres d information Journal de la communauté Site Internet Newsletter Communication thématique Supports récurrents Communication ponctuelle Communication sur les chantiers Communication Interne Interactions, l extranet Interactions, le journal Bienvenue parmis nous, le livret d accueil
1) Communication institutionnelle
Magazine de la ville Parution 3 numéros par an Diffusion Élus, boites aux lettres, distribution en commerces et lieux publics, agents de l ALU. Référent Jean-Marc Bourdois Procédure Faire passer les propositions de brèves ou d articles au référent qui soumet le sommaire de chaque numéro à la municipalité.
Lettre d information Ville Parution : En fonction des besoins Diffusion : Élus, boites aux lettres, distribution en commerces et lieux publics, agents de l ALU. Référent : Jean-Marc Bourdois Procédure : Les thématiques traitées sont proposées par le service communication en lien avec le cabinet en début d année.
Journal de la Communauté Parution 3 numéros par an (Février, mai et Novembre) Diffusion Élus, boites aux lettres, distribution en commerces et lieux publics, agents de l ALU. Référent Jean-Marc Bourdois Procédure Faire passer les propositions de brèves ou d articles au référent qui soumet le sommaire de chaque numéro au bureau communautaire.
Site Internet Mise à jour des pages du site et de l agenda à la charge des services par les référents sous la responsabilité des responsables de contenu. Mise à jour des actualités par le service communication (en page d accueil) sur proposition des services. Faire passer l information au service communication 2 semaines avant mise en ligne.
Site Internet : fréquentation Année 2006 2011 Visites par mois 6 000 14 000 Pic de Fréquentation en juillet / août 1/3 des connectés vont voir les actualités
Site Internet : mises à jour Les référents sont les personnes chargées de mettre à jour les contenus. Ils sont formés pour cela par le service communication. Les responsables de contenu sont les personnes chargées de communiquer les contenus à mettre à jour aux référents pour la rubrique dont ils ont la responsabilité.
Référents et responsables des rubriques permanentes (1) Pages Économie Culture Responsable(s) de contenu. Xavier Garnavault, Nicolas Tessier, Valérie Géré Jean-Marc Bourdois, Christian Loiseau, Laurence Guilbaud, Dominique Baran Référent Cécile Delouche Logement Blandine Gauvin Blandine Gauvin Présentation de l administration Laurent Gassiot Maud Prellier Patricia Moteau, Sophie Botier, Sylviane Ferrando,Chantal Paillaud Assemblées, Elus Laurence Genesta-Pialat Florence Vivet, Christelle Renou Action sociale, CIAS, CCAS Démocratie participative/vie associative David Morice, Marie-Françoise Blauwblomme Pierre-Edouard Martin / Murielle Lefebvre Aouar Carole Aubry Sports Yannick Henriet Elvire Vergeon Pierre-Edouard Martin / Murielle Lefebvre Aouar
Référents et responsables des rubriques permanentes (2) Pages Enseignement Responsable(s) de contenu Elisabeth Roiron Nathalie Chevalier Référent Nathalie Chevalier Zéro pesticide Christophe Candat Sylvie Bermond Travaux Chantal Farigoule Isabelle Brionne Petite Enfance LucileTouchard Christelle Blanchard Enfance-jeunesse Elisabeth Roiron Virginie le Minez Béatrice Vaidie Marchés publics Alexandra Laseigne Alexandra Laseigne
Newsletter La newsletter est un fichier généré à partir des articles d actualité du site qui est envoyé à un fichier de contacts inscrits (environ 500). Périodicité Tous les mois Référent Service communication Procédure Proposer les sujets d actualité au service communication
Communication thématique
Les supports récurrents Il s agit des supports suivants Plaquette vacances Ateliers multimédias Programme des mercredis Dépliants activités sportives Et si on sortait Vendôme Catalogue d exposition Document pour les visites guidées Document pour les journées du patrimoine Action éducative en milieu scolaire Document en vue du recensement Procédure : Excepté pour les plaquettes enfance-jeunesse pour lesquelles il existe une procédure type, elles sont propres à chaque document, élaboré en concertation avec le service Commanditaire.
Les supports ponctuels Ensemble des supports spécifiques créés pour l accompagnement d un projet (communication sur l opération jobs d été par exemple. Procédure : contacter la communication le plus en amont possible afin de mettre en œuvre le plan de communication le plus adapté à l action.
Communication sur les chantiers Le service communication identifie les chantiers sur lesquels il est souhaitable de communiquer et prend contact avec le service pilote du pour établir un planning prévisionnel en début d année, après le vote du budget. Le service communication réalise les supports de communication Le service commanditaire doit prévenir le service communication d éventuels décalages dans le lancement du chantier.
Communication interne
Interactions, l extranet Accessible à l adresse : www.vendome.eu/interactions Référent Simon Gaury Mise à jour Mensuelle pour les articles, au besoin pour les autres rubriques L extranet comprend Annuaire, agenda interne/externe, les imprimés types, les postes à pourvoir, le journal en pdf
Interactions, le journal Parution 1 fois tous les 2 mois Diffusion Agents de la Ville, de la Communauté, du CCAS et du CIAS Référent Jean-Marc Bourdois Procédure Prendre contact avec le référent
Bienvenue Parmi nous, le livret d accueil Parution : A l occasion de chaque petit déjeuner d accueil Référent : Direction des ressources humaines Procédure : Les modifications à apporter au document sont envoyées par le référent au plus tard un mois avant diffusion d une nouvelle version.
2) Les relations presse
Relations presse Les services sont en charge de leurs relations presse Ils diffusent leur communiqués eux-mêmes, avec copie à la communication, après avoir fait valider si nécessaire le contenu par le niveau hiérarchique et politique compétent. Dans le cadre de rencontre avec la presse, il est impératif d informer au préalable le service communication de cette rencontre et de remettre aux journalistes un document écrit rappelant les éléments utiles à à connaître sur le sujet. Un listing des medias locaux est à disposition auprès du service communication et sur le réseau. Lorsque un événement fait l objet d un plan de communication global, le service communication peut prendre en charge directement les relations presse
3) Relations publiques
Evènements et relations publiques Un certain nombre de cérémonies est pris en charge par le service communication directement comme les cérémonies des vœux, les cérémonies patriotiques. Les autres cérémonies sont à l initiative des services, et restent globalement sous leur responsabilité. Les services organisateurs informent le secrétariat de madame le maire présidente de la CPV de la tenue de la manifestation. Les choix de date, de la salle et sa réservation sont assurés par le service organisateur. Le carton d invitation est réalisé par le service communication (supports), sur la foi des éléments transmis par le service organisateur (personnalités invitantes, lieu, date, horaire, objet). La liste des invités est proposée par le service organisateur et validée par le service communication. La diffusion du carton est assurée par le service organisateur. En ce qui concerne les relations presse, voir diapositive précédente. Les éléments pour les prises de parole doivent être préparées par le service organisateur
Le déroulement matériel de l événement (prise de parole, signature de convention, coupe de ruban, projection..) est de la responsabilité du service organisateur qui peut demander l assistance du service communication. L organisation de la réception qui suit ou accompagne l événement est de la responsabilité du service communication sur la foi des éléments transmis sur la fiche de demande disponible sur l extranet.
4) Validations
Validations Les éléments fournis au service communication et émanant du service pour validation sont considérés validés par le niveau hiérarchique et politique pertinent.
4)Préparation budgétaire du plan de communication
Les services doivent faire parvenir leurs besoins en communication au service au plus tard fin juillet de l année N-1, afin que les demandes soient étudiées, chiffrées et intégrées à la proposition de plan de communication. Le service communication revient vers le service commanditaire en cas d arbitrage budgétaire entrainant une suppression ou une révision de la demande du service. Une fois le plan de communication validé le service communication prend contact avec le service commanditaire afin de préparer la parution des supports. Les dépenses qui n auront pas été anticipées seront à la charge du service commanditaire.