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2 Le pôle démocratie locale : Eric TAVER Adjoint au Maire chargé des questions relatives à la démocratie locale et aux Conseils de quartier Charlotte DEBOEUF Chargée de mission Sécurité, Associations, Démocratie Locale auprès du Maire du 13e Le bureau des Conseils de quartier : Stéphane Masson Jean-Philippe Rico Interlocuteurs des Conseils de quartier : Les interlocuteurs des Conseils de quartier s on t vo s co n ta cts privilégiés et vos relais avec la Mairie du 13e et la Mairie de Paris (service financier, services techniques, collaborateurs du Maire, élus, etc) Le Guide des Conseils de Quartier a pour objectif de faciliter les démarches administratives des membres des Conseils de quartier du 13e

3 ORGANISER UNE Réunion Choisir une date et réserver une salle : Toute information communiquée au bureau des Conseils de quartier doit avoir été validée par le bureau d animation Réunion d un bureau d animation ou d une commission : Les dates doivent être communiquées 5 jours ouvrables avant la fin du mois pour le mois suivant au bureau des Conseils de quartier : En mairie : La demande doit contenir : L objet de la réunion Le nombre de personnes attendues Les horaires précis (Attention! la salle doit impérativement être libérée à l heure indiquée lors de sa réservation) Dans un local du quartier: Le bureau d animation peut réserver en son nom une salle dans un local du quartier Le bureau des Conseils de quartier doit en être informé dès que la réservation est confirmée afin d en assurer la publicité Réunion publique : Dans l idéal, les dates des trois réunions publiques annuelles doivent être fixées avant le 1er octobre Elles doivent avoir lieu dans un local du quartier (une école par exemple) Le choix du lieu est laissé aux membres du Bureau d animation qui doivent en informer le bureau des Conseils de quartier dans les meilleurs délais afin que les démarches administratives de réservation de salle puissent être effectuées NB : Aucune réunion publique ne pourra être organisée si elle n a pas été programmée au moins un mois à l avance Déterminer un ordre du jour : L ordre du jour, validé par le bureau d animation, doit impérativement être communiqué au bureau des Conseils de quartier afin d assurer la meilleure communication possible autour de l événement : 3 semaines avant la réunion publique 10 jours avant une réunion de bureau d animation ou de commission Préparer la réunion : Faire le point en amont est indispensable à son bon déroulement : Recenser les besoins spécifiques (lister le matériel nécessaire : câbles son/vidéos ) S assurer de la disponibilité des intervenants souhaités Rédiger un compte rendu : Un compte rendu faisant état des présents (et des absences excusées) et présentant un relevé de décisions doit être rédigé après chaque réunion formelle Il doit être validé par les membres du bureau d animation avant d être envoyé au bureau des Conseils de quartier Les gestionnaires du site cq13fr se chargent de le mettre en ligne

4 Communiquer Les panneaux des Conseils de quartier : Plusieurs panneaux destinés à l affichage des Conseils de quartier sont installés dans chaque périmètre d un Conseil de quartier La liste de leurs emplacements est disponible sur cq13fr Une ou plusieurs clefs ont été remises aux membres des bureaux d animation Ils sont destinés à afficher toute l actualité des Conseils de quartier Tout affichage doit être préalablement décidé en bureau d animation et communiqué au bureau des Conseils de quartier pour information Chaque bureau d animation des Conseils de quartier peut régulièrement afficher l agenda des Conseils de quartier du 13 e Les journaux des Conseils de quartier : Une maquette commune aux 8 Conseils de quartier est disponible au bureau des Conseils de quartier Toujours prévoir au préalable quelle distribution est envisagée, car elle impacte la durée entre le début de la création du journal et le moment où les lecteurs l ont entre les mains Tous les articles et leurs emplacements doivent être validés par le bureau d animation avant le début de la mise en page Le bureau des Conseils de quartier est disponible pour un appui technique, à l étape de la mise en page Un mois avant l impression, le journal doit être validé par le bureau d animation L impression est possible : En interne (limitée à 1500 exemplaires par numéro) En externe (nécessite de choisir un prestataire) -voir procédures budgétaires La diffusion peut être confiée à un prestataire, mais il faut prévoir un mois de délai supplémentaire Chaque document édité par un Conseil de quartier doit contenir son logo : La plateforme numérique des Conseils de quartier : Chaque utilisateur s engage à respecter les Conditions Générales d Utilisation du site Partie Publique : Elle permet à tous les habitants du 13 e (et d ailleurs) d être informés de l actualité des Conseils de quartier et de participer aux débats depuis chez eux Partie privée / Intranet : Partie privée réservée aux membres des Bureaux d animation et aux habitants investis dans un projet Facilite les échanges entre Conseils de quartier grâce notamment aux forums Les membres des Bureaux d animation reçoivent automatiquement leur code d accès par mail Toute demande d accès à l intranet doit être adressée au bureau des Conseils de quartier Un site géré directement par les Bureaux d animation des Conseils de quartier : 2 gestionnaires par Conseil de quartier sont désignés par le Bureau d animation Ils sont obligatoirement signataires de la Charte de bonne utilisation du site Ils peuvent publier toute information relative aux Conseils de quartier (Agenda, Compte rendu, actualités, etc) Le bureau des Conseils de quartier doit être informé de toute modification sur le site cq13fr Le site internet de la Mairie du 13 e : wwwmairie13parisfr Le bureau des Conseils de quartier veille à ce que soient visibles sur ce site l actualité des Conseils de quartier

5 Principales règles budgétaires Chaque Conseil de quartier dispose : Attention! Priorité aux marchés publics D un budget d investissement (8264 euros/an) Biens non renouvelables (destinés à rester durablement dans le patrimoine de la Ville ) Toute dépense doit être votée en réunion publique par 60% des présents D un budget de fonctionnement (3306 euros/an) Biens renouvelables (ex: l impression de brochures) Toute dépense doit être décidée par le bureau d animation Ces budgets ne peuvent pas être reportés d une année sur l autre Les achats des collectivités sont soumis à une réglementation bien précise La Mairie dispose d accords passés avec différents prestataires les «marchés publics» qui l engage à passer commande par eux en priorité Aussi, avant tout achat, le conseil de quartier devra d abord vérifier auprès du Bureau des conseils de quartier si la Mairie dispose d un accord de marché public pour ce type de matériel/service Le cas échéants, les conseils de quartiers auront l obligation de respecter ce marché public Dans le cas où aucun marché public ne correspond à la demande du conseil de quartier, ce dernier pourra se tourner directement vers le prestataire de son choix Néanmoins, là encore quelques règles doivent être respectées : Avant tout achat, un devis doit être transmis au bureau des Conseils de quartier afin que soit établi un bon de commande par le service financier de la Mairie Les règlements sont effectués par mandat administratif Aucun remboursement à un particulier ne pourra être effectué La facture doit être impérativement envoyée par le commerçant à l adresse de facturation figurant sur le bon de commande Le délai de paiement est de 4 semaines

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