La Clé informatique Formation Excel XP Aide-mémoire Septembre 2005
Table des matières Qu est-ce que le logiciel Microsoft Excel?... 3 Classeur... 4 Cellule... 5 Barre d outil dans Excel...6 Fonctions habituelles d Office...6 Fonction d Excel...6 Ajout de formules... 7 Première méthode : Manuellement... 7 Deuxième méthodes : À l aide de formules prédéfinies...8 Les références...9 Référence relative... 9 Référence absolue... 10 Référence mixte... 10 Les graphiques... 11 2
Qu est-ce que le logiciel Microsoft Excel? Excel est un calculateur et non une base de données. Il permet de faire différents calculs sur des données, de faire des graphiques ou bien de manipuler des données à l aide de fonctions et méthodes, mais il ne sert pas d endroit de stockage de ces données. Caractéristique d une base de données (BD) : Endroit strictement réservé au stockage des données Possède un moteur qui permet à l aide de requêtes SQL, de retrouver des données spécifiques Aucun calcul ne se fait directement à l intérieur de la base de données Le but d une base de données est de sécurisé les données d une application en séparant les données de l application. Voici quelques exemples de bases de données : Oracle, SQLServer, DB2, Access En résumé, Excel est donc un calculateur qui peut contenir des données, mais contrairement à une base de données il permet d effectuer des opérations directement sur ces données. 3
Classeur Un classeur Excel est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calculs, que vous pouvez utiliser pour organiser différents types d'informations. Vous pouvez entrer ou modifier des données simultanément dans plusieurs feuilles de calcul et exécuter des calculs en fonction des données de plusieurs feuilles de calcul. Lorsque vous créez un graphique, vous pouvez placer le graphique sur la même feuille de calcul que ses données associées ou sur une feuille séparée. Vous pouvez vous déplacer d'une feuille de calcul ou d'une feuille de graphique à l'autre en cliquant sur les onglets de feuille situés en bas de la fenêtre du classeur. Vous pouvez coder par couleur les onglets de votre feuille pour les reconnaître plus facilement. L'onglet correspondant à la feuille active est souligné dans la couleur choisie ; les onglets pour feuilles inactives sont totalement colorés. On peut ajouter une feuille de deux façons, en utilisant le menu du sélecteur de feuille du classeur ou bien par le menu d Excel : Insertion Feuille 4
Cellule Chaque feuille est composée de plusieurs cellules (cases). Chaque cellule est identifiée et peut-être localisée à l aide de son indice en ligne (1 à 16384) et son indice en colonnes (A à IV). La cellule active est encadrée d un rectangle noir. Chaque ligne et chaque colonne peuvent être élargies ou rétrécies en se plaçant à l intersection des lignes ou des colonnes. Navigation entre les différentes cellules d une feuille de calcul : Tab : Déplacement vers la droite Entrée : Déplacement vers le bas Utilisation des flèches (haut, bas, gauche, droite) Souris 5
Barre d outil dans Excel Fonctions habituelles d Office Plusieurs fonctions sur la barre d outils sont les mêmes pour la plupart des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Power point). On retrouve les fonctions suivantes : Créer un nouveau document Ouvrir un document existant Enregistrer le document en cours Envoyer le document par courriel Rechercher dans tout le document Imprimer Aperçut avant impression Couper, Copier, Coller Annuler frappe Grosseur de la page Police, Taille et Style de l écriture Alignements à gauche, centré et justifié Les couleurs de texte et du fond d écran Fonction d Excel Voici une liste de fonctions souvent utilisées dans Excel qui se retrouve aussi dans la barre d outils : Sommation automatique Trier une liste Assistant graphique Ajout du signe de la devise Ajout du signe de pourcentage Augmenter les décimales Supprimer les décimales 6
Ajout de formules Il y a plusieurs façons d ajouter une formule dans Excel. Première méthode : Manuellement 1. Choisir et sélectionner une cellule qui contiendra le résultat du calcul 2. Dans le champ Formule qui est représenté par le symbole f(x) on commence par écrire le symbole = 3. On choisit la première case du calcul en cliquant tout simplement dessus 4. Une fois la formule terminée, on tape sur la touche «Entrer» du clavier Dans le champ formule, il est possible d entrer presque n importe quelle formule mathématique simple (opérateurs mathématiques). Addition Soustraction Multiplication Division 7
Deuxième méthodes : À l aide de formules prédéfinies Parfois certaines formules sont trop complexes pour pouvoir être écrite manuellement. Excel nous fourni une panoplie de formules prédéfinies. Voici comment les utiliser : 1. Dans le menu insertion, sélectionner l option Formule 2. Choisissez la formule voulue parmi ceux offert 3. Entrez les paramètres nécessaires au calcul de la fonction 4. Cliquer sur OK 8
Les références Il arrive assez souvent que l on ait une liste de valeurs et que l on veuille que la même formule soit appliquée pour plusieurs valeurs de la liste. Nous ne sommes pas obligé de recopier la formule autant de fois que l on a besoin, il existe une façon très utile qui permet de recopier une formule avec des paramètres différents. Référence relative Voici comment on ferait si nous voulions calculer la somme des nombres dans la colonne A avec les nombres de la colonne B : 1. Entrer la formule pour la première Somme 2. Cliquer sur le petit carré noir en bas à droite de la case contenant la première Somme. 3. Glisser le curseur de la souris jusqu à la colonne voulue 1 3 9
Référence absolue Il s agit des références $colonne$-$ligne$. Le $ placé dans la référence de la cellule «fixe», la ligne ou la colonne. Lors du copiage de la formule, l élément avec un $ est fixé et ne change pas de valeur. Référence mixte Il s agit de coupler les deux références précédentes en fonction de nos besoins. Si par exemple l on désire additionner la valeur d une colonne avec une constante, voici comment nous ferions : La constante se trouve dans la cellule B1 10
Les graphiques Maintenant qu on est capable de manipuler des données, on voudrait probablement les visualiser sous forme de graphique. Voici comment faire : 1. Allez dans le menu Insertion 2. Cliquez sur graphique. Cette fenêtre apparaîtra 3. Choisissez le type de graphique que vous voulez dans la liste 11
4. Dans l onglet Série, cliquer sur Ajouter une série 5. Positionnez votre curseur dans le champ Valeurs et sélectionnez les valeurs à mettre dans votre graphique 6. Positionner votre curseur dans le champ Étiquettes de catégories et sélectionnez le nom de chaque étiquette pour votre graphique. 12
7. Donner un nom à votre graphique Et voilà, vous avez un graphique! Une fois le graphique créer, il est possible de modifier les paramètres du graphiques : Pour changer les couleurs, il suffit de double-cliquer sur la partie que vous voulez changer et une fenêtre apparaîtra Pour modifier l emplacement d une composante du graphique, il suffit simplement de faire glisser la composante à l intérieure du cadre blanc Pour agrandir ou réduire le graphique, utiliser les poignées qui se trouvent sur le cadre du graphique Pour déplacer le graphique, faire glisser le cadre blanc à l endroit désiré 13