Titre Objet CENTRE DE RECOUVREMENT D'ANNECY GESTION DES FICHIERS ALLOCATAIRES ET EMPLOYEURS. Origine Direction des Affaires Juridiques INSC0262 RESUME : - Règles de gestion relatives à l'enregistrement de données exhaustives dans les fichiers des ASSEDIC et du Centre de recouvrement permettant de s'assurer de la qualité des informations fournies par les employeurs des annexes VIII et X. - Règles relatives à la gestion des comptes et aux rapprochements des fichiers des ASSEDIC avec le fichier du Centre de recouvrement.
Direction des Affaires Juridiques Paris, le CENTRE DE RECOUVREMENT D'ANNECY GESTION DES FICHIERS ALLOCATAIRES ET EMPLOYEURS. Monsieur le Directeur, Cette note a pour objet de préciser les règles de gestion applicables au traitement des activités relevant des annexes VIII et X afin de répondre au double objectif fixé par le Bureau de l'unedic : - s'assurer que des contributions ont été versées (I) pour toute période de travail retenue au titre des annexes VIII ou X, - améliorer le recouvrement des contributions dues par ces employeurs (II). Depuis le 1er janvier 1993, l'unedic a confié la mission de recouvrement des contributions de l'assurance chômage au Centre de recouvrement à compétence nationale géré par l'assedic de l'ain et des DEUX SAVOIE. Pour les gestionnaires du régime d'assurance chômage, cette mission doit répondre à un double objectif, permettre un meilleur suivi des comptes de ces affiliés et une amélioration du recouvrement des contributions et s'assurer que pour toutes périodes de travail retenues pour ouvrir des droits aux allocations, des contributions ont été effectivement versées. A cet effet, un rapprochement doit être réalisé entre les fichiers "intermittents allocataires" de chaque ASSEDIC et le fichier "intermittents employeurs". Nous vous prions d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de nos sentiments distingués. Le Directeur général adjoint, Jean-Pierre REVOIL
NOTE TECHNIQUE 1 LES RAPPROCHEMENTS DE FICHIERS 1.1 Le fichier "intermittents-allocataires" Pour tout enregistrement d'un feuillet intermittent du spectacle, l'assedic doit vérifier : - que l'activité déclarée au titre de ce feuillet relève bien de l'une des activités visées par les annexes VIII ou X, - l'existence de l'employeur dans son fichier "base tiers" (fichier employeurs constitué par chaque ASSEDIC à partir des attestations employeurs) et, plus précisément, si cet employeur est déjà connu en qualité d'employeur d'intermittent du spectacle. Pour chaque feuillet, doivent-être enregistrées : - les coordonnées précises du salarié, la période d'activité et la rémunération perçue, pour permettre le paiement mensuel des allocations d'assurance chômage, - la raison sociale et l'adresse de l'employeur, pour la prise en compte de cette période d'activité lors de l'examen des droits à la date anniversaire. En l'absence de ces données minimales, la période considérée ne peut être prise en compte lors de l'ouverture de droits. 1.1.1 enregistrement d'un feuillet intermittent du spectacle Préalablement à l'enregistrement d'un feuillet intermittent du spectacle, il appartient à l'assedic de vérifier que l'activité déclarée au titre de ce feuillet relève bien des activités visées par les annexes VIII ou X. Lorsque l'assedic conclut que l'activité exercée ne relève pas du champ d'application des annexes VIII ou X, l'assedic doit adresser un courrier : - à l'employeur, pour le tenir informé que l'activité exercée, pour laquelle un feuillet intermittent a été établi, ne relève pas des annexes VIII ou X. - au Centre de recouvrement, pour l'informer que l'activité déclarée au titre de ce feuillet ne relève pas des annexes VIII ou X, (cf. infra point 1.4.1.). Il y a lieu de rappeler que tous les feuillets adressés par l'allocataire doivent être enregistrés afin de constituer au fur et à mesure le passé professionnel de l'intéressé, que l'activité exercée soit qualifiée par l'assedic comme relevant des annexes VIII ou X ou non. Lors de chaque enregistrement, les recherches relatives à l'employeur doivent être effectuées.
1.1.2 recherche de l'employeur L'Assedic doit s'assurer que l'employeur existe dans la base tiers (fichier employeurs constitué par chaque Assedic à partir des attestations employeurs) en recherchant l'employeur selon des critères stricts : numéro d'affiliation, numéro SIRET, raison sociale. En l'absence de numéro SIRET, il appartient à l'assedic de procéder aux recherches habituelles, (BIL par exemple). La non-identification d'un employeur entraîne le déclenchement d'une procédure de recherche et d'identification. Dans le cas où l'employeur n'existe pas dans la base tiers, l'assedic procède aux recherches dans la base employeur du Centre de recouvrement afin d'optimiser la création des employeurs sous leur numéro d'affiliation réel. Toutes les Assedic doivent avoir accès au fichier du Centre de recouvrement. Lorsqu'après vérification dans la base tiers et le fichier du Centre de recouvrement, l'employeur n'est pas retrouvé, il appartient à l'assedic de prendre l'attache de l'employeur, voire même de l'allocataire, afin d'obtenir les informations qui manquent sur le feuillet. Ce n'est que dans le cas où ces recherches s'avèrent infructueuses que l'assedic crée cet employeur dans sa base tiers. Il appartient alors à l'assedic d'attribuer, à titre provisoire, un numéro de pré-affiliation normalisé, l'attribution du numéro d'affiliation définitif relevant de la seule compétence du Centre de recouvrement d'annecy. A cet effet, des normes d'enregistrement des données et identifiants seront définies. En résumé, pour chaque feuillet enregistré, l'assedic doit : - contrôler que l'activité exercée relève des annexes VIII ou X - enregistrer les données en respectant des normes préétablies - rechercher l'employeur dans la base tiers et dans le fichier du Centre de recouvrement - avoir accès, en consultation, au fichier du Centre de recouvrement 2/9
1.2. Le fichier "intermittents-employeurs" S'agissant des employeurs dont l'activité principale relève des secteurs d'activité visés par l'annexe VIII ou X, les modalités de mise en oeuvre de l'obligation d'affiliation diffèrent. - la demande d'affiliation est faite par voie traditionnelle, c'est-à-dire à la demande de l'employeur, dès lors qu'il s'agit d'employeurs qui déclarent employer d'une façon habituelle des intermittents du spectacle. - l'affiliation est effectuée dès lors que le Centre de recouvrement reçoit un feuillet, de la part d'un employeur occasionnel notamment. A réception des feuillets, un numéro d'affiliation est attribué à l'employeur ; quels que soient le nombre de salariés employés et la nature de l'emploi exercé, l'employeur, en sa qualité d'employeur d'intermittents du spectacle, n'a qu'un seul numéro d'affiliation. A cet effet, des normes d'enregistrement des données et identifiants seront définies. En résumé, pour chaque feuillet enregistré, le Centre de recouvrement doit : - enregistrer les données en respectant des normes préétablies, - attribuer un numéro d'affiliation définitif à tout nouvel employeur. 1.3. Rapprochement obligatoire des fichiers 1.3.1. rapprochements des fichiers Il appartient à chaque ASSEDIC de mettre à disposition du Centre de recouvrement tous les trois mois son fichier exhaustif des périodes de travail enregistrées comme étant des activités relevant des annexes VIII ou X au cours de la période postérieure à la précédente transmission. A cet effet, ce fichier doit comporter les coordonnées exactes : - de l'employeur (raison sociale, adresse, numéro d'affiliation (réel ou provisoire) et numéro SIRET (dans la mesure où il existe)), - et de l'allocataire (cf. point 1.1. relatif à la constitution du fichier allocataires). 3/9
1.3.2. traitement des anomalies A l'issue de chaque opération de rapprochement, un listing de l'ensemble des anomalies est adressé par le GIA Grand Sud Est au Centre de recouvrement qui procède à une première analyse de ces anomalies. Ce n'est qu'à l'issue de cette première phase de traitement des anomalies, que le Centre de recouvrement adresse à chaque ASSEDIC la liste des anomalies concernant leur institution et pour lesquelles le Centre de recouvrement n'a pas pu donner une suite, afin que l'assedic procède aux vérifications nécessaires. Il appartient alors à chaque ASSEDIC, dans un délai maximum de 30 jours, de vérifier :. les feuillets, pour lesquels l'employeur n'a pas été trouvé dans le fichier du Centre de recouvrement,. que les informations saisies dans le fichier allocataires (nom, raison sociale, adresse... de l'employeur ; nature de l'activité exercée, coordonnées de l'allocataire, rémunérations...) correspondent à celles indiquées sur le feuillet. et de retourner le résultat de ses investigations au Centre de recouvrement. Ce contrôle effectué par l'assedic permet de fiabiliser toutes les informations saisies préalablement à l'affiliation de l'employeur et à l'envoi, par le Centre de recouvrement, d'un courrier à ce dernier. Lorsqu'à l'issue des opérations de rapprochement et de traitement des anomalies, il apparaît que les activités n'ayant pas donné lieu à déclaration auprès du Centre de recouvrement sont exercées par le même allocataire ou relèvent du même employeur, l'assedic doit assurer un contrôle auprès des intéressés, allocataires et/ou employeur. 1.3.3. mise à jour des fichiers A la suite de ces rapprochements, le Centre de recouvrement met à jour son fichier et s'assure de son exhaustivité. A l'issue de ces contrôles et du traitement des anomalies, lorsqu'il apparaît que l'employeur n'est pas affilié, le Centre de recouvrement en liaison avec les ASSEDIC concernées, procède à l'affiliation et adresse un courrier à l'employeur l'invitant à régulariser sa situation. Les rapprochements doivent, en parallèle, permettre la mise à jour des bases tiers et des fichiers allocataires de l'ensemble des Assedic, notamment s'agissant des identifiants des employeurs (raison sociale exacte, adresse, numéro d'affiliation et SIRET). Le retour d'informations sur les bases tiers et les fichiers allocataires de chaque Assedic et leurs mises à jour sont obligatoires. 4/9
En résumé, les rapprochements des fichiers doivent permettre de : - transmettre et confronter les fichiers tous les trois mois, - traiter les anomalies, - mettre à jour le fichier employeur du Centre de recouvrement, - enrichir et mettre à jour les bases tiers et les fichiers allocataires des Assedic. 1.4. Liaisons Centre de recouvrement - Assedic Afin d'assurer une meilleure coordination et de faciliter les contacts entre le Centre de recouvrement et les Assedic, chaque Assedic désigne un correspondant. En cas de désaccord sur une question de champ d'application, entre l'assedic prestations et le Centre de recouvrement, il appartient au Centre de recouvrement de trancher et d'en tenir informée l'assedic. 1.4.1. suivi des feuillets dont l'activité ne relève pas des annexes VIII et X A réception d'un courrier d'une Assedic précisant que l'activité déclarée à l'aide d'un feuillet intermittent du spectacle ne relève pas du champ d'application des annexes VIII ou X, le Centre de recouvrement procède alors aux vérifications dans son fichier. Deux hypothèses : L'employeur a réglé les contributions correspondantes, - le Centre de recouvrement procède directement à la régularisation avec l'assedic territorialement compétente en matière d'affiliation au régime général. - le Centre de recouvrement procède au remboursement des contributions versées au titre de cette activité lorsque l'activité exercée ne relève pas du champ d'application du régime d'assurance chômage (employeur relevant de l'article L.351-12 du code du travail). L'employeur n'a pas réglé les contributions correspondantes, - le Centre de recouvrement doit tenir l'assedic d'affiliation informée afin que cette dernière procède au recouvrement si nécessaire. 5/9
1.4.2. suivi par le Centre de recouvrement des rapprochements de fichier Lorsqu'en réponse à un courrier du Centre de recouvrement, un employeur indique n'avoir jamais employé la personne, il appartient au Centre de recouvrement d'informer l'assedic prestations. Cette dernière doit alors effectuer les contrôles et enquêtes qui s'imposent et, à son tour, tenir le Centre de recouvrement informé des résultats. Lorsqu'en réponse à un courrier du Centre de recouvrement, l'employeur indique avoir réglé les contributions dues au titre de cet emploi auprès de l'assedic du lieu de l'établissement (Assedic d'affiliation), ou du GARP, le Centre de recouvrement doit :. d'une part, demander à cette Assedic la rétrocession des sommes,. d'autre part, informer l'employeur qu'il doit fournir à l'assedic auprès de laquelle il a effectivement versé des contributions, les pièces justificatives attestant de la réalité du paiement des contributions (attestation du commissaire aux comptes ou d'un expert comptable agréé, voire, éventuellement copie de la DADS). Lorsque le courrier adressé à un employeur par le Centre de recouvrement revient avec la mention NPAI ou PSA, ce dernier doit prendre l'attache d'une part de l'assedic d'affiliation, soit celle du lieu d'implantation de l'établissement en cause, d'autre part, de l'assedic chargée du dossier prestations afin qu'elles procèdent aux contrôles et recherches permettant de retrouver l'employeur. 2 GESTION DES COMPTES AFFILIÉS 2.1. Employeurs habituels et employeurs occasionnels Compte tenu des particularités inhérentes à ces professions, une distinction est opérée entre les employeurs dits habituels et les employeurs dits occasionnels. La qualification d'employeur habituel ou occasionnel est une notion interne au régime d'assurance chômage qui n'emporte aucune conséquence réglementaire. Elle est attribuée par le Centre de recouvrement pour faciliter la gestion des comptes. Que l'activité relève de l'annexe VIII ou de l'annexe X, sont considérés comme employeurs habituels, les employeurs qui engagent régulièrement des travailleurs intermittents, c'est-à-dire ceux qui font appel plus de 3 ou 4 fois par an à la collaboration d'un ou plusieurs salariés intermittents. Il appartient au Centre de recouvrement, compte tenu du nombre de feuillets reçus, de qualifier l'employeur d'occasionnel ou d'habituel. 6/9
2.2. Appel et recouvrement 2.2.1. rappel des règles (cf. Directive n 11-93 du 25 mars 1993) - Employeurs occasionnels Le paiement des contributions s'effectue à l'aide du feuillet au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel intervient la fin du contrat de travail (cf. article 11 des annexes VIII et X). - Employeurs habituels Le Centre de recouvrement adresse chaque mois un avis de versement à tous les employeurs habituels. Cet avis doit être complété et retourné dans les 15 jours suivant le mois auquel il se rapporte par l'employeur au Centre de recouvrement accompagné de la liste récapitulative des salariés rémunérés au cours du mois écoulé. 2.2.2. non retour des avis de versement (employeurs habituels) En cours d'année, tout en étant qualifiés d'habituels, ces employeurs peuvent ne pas avoir employé de personnels relevant de ces annexes pour une ou plusieurs périodes au cours de l'exercice. Lorsqu'en cours d'année un employeur ne retourne pas pour deux échéances les avis de versement, une lettre de relance amiable lui est adressée. En l'absence de réponse dans un délai de 15 jours, une mise en demeure doit être notifiée. Le montant appelé par mise en demeure est un montant estimé sur la base du dernier avis de versement enregistré, soit le dernier mois ayant donné lieu à déclaration de masses salariales et contributions. 2.2.3. envoi du BDA - Employeurs habituels Un bordereau de déclaration annuelle doit être adressé, et l'employeur doit le retourner complété, pour le 31 janvier au plus tard. - Employeurs occasionnels Si l'on se réfère aux textes, on observe qu'aucune spécificité n'est prévue à cet égard par l'annexe X au règlement de l'assurance chômage. L'article 12 du règlement de l'assurance chômage, qui prévoit l'établissement par les employeurs d'un bordereau de déclaration annuelle à retourner aux Assedic est donc applicable. 7/9
Néanmoins, il faut considérer que la régularisation dont il s'agit n'a de sens que dans la mesure où l'employeur procède, au cours de l'année de référence, à plusieurs opérations de paiement. Il s'ensuit que pour les employeurs qui ont eu recours à un artiste salarié pour une seule prestation au cours d'une année, la régularisation annuelle est sans objet, le paiement de la prestation étant unique. En revanche, pour les employeurs ayant eu recours à un artiste pour plusieurs prestations, il convient de procéder en fin d'année à une régularisation. Pour éviter toutefois de mettre en oeuvre inutilement ces procédures de régularisation, il faut les limiter aux prestations de travail ayant donné lieu au versement de rémunérations cumulées excédant 95% du montant du plafond annuel, seules ces dernières situations étant susceptibles d'engendrer un paiement régularisateur. S'agissant des employeurs occasionnels pour lesquels il n'est pas adressé de bordereau de déclaration annuelle, l'exercice est réputé clos. En cours d'année, à l'issue du traitement du feuillet représentant l'avis de versement nominatif, une différence entre le montant déclaré et le montant payé peut être enregistrée. En l'espèce, il y a lieu d'adresser un courrier à l'employeur. En l'absence d'une réponse dans un délai de 15 jours et dans la mesure où le montant de la créance est supérieure au solde fixé par le règlement intérieur (100 F), une mise en demeure est adressée à l'employeur. Pour les créances inférieures à 100 F, mais supérieures à 50 F, un mandat contre remboursement doit être adressé à l'employeur. 2.2.4. traitement et suivi du BDA A l'issue du traitement de ces bordereaux par le Centre de recouvrement, les règles de droit commun prévues par les articles 17 et 18 du règlement et par le règlement intérieur de l'assedic de l'ain et des Deux Savoie relatif à l'affiliation s'appliquent. En conséquence, en présence d'un solde négatif, un avis de régularisation annuelle doit être envoyé à l'employeur ; en cas de non paiement dans les délais prescrits, l'action précontentieuse et contentieuse doit être engagée. S'agissant des seuils de faibles montants résultant de la gestion des avis de versement mensuel, il ne doit être effectué qu'un traitement annuel, à l'issue de l'enregistrement des bordereaux de déclaration annuelle et préalablement à l'envoi des situations de compte et de l'avis de régularisation annuelle ou de la lettre de confirmation de masses salariales ou, enfin, lorsque le compte de l'employeur est soldé, de l'attestation de compte à jour. 2.2.5. non retour du B.D.A. - Employeurs habituels En cas de non retour du bordereau de déclaration, les règles de droit commun s'appliquent : évaluation provisionnelle, mise en demeure, pénalité pour non retour du B.D.A... 8/9
- Employeurs occasionnels En cas de non retour du bordereau de déclaration annuelle par un employeur qualifié d'occasionnel (cf. point 2.2.3.), une relance doit être effectuée préalablement à toute action précontentieuse ou contentieuse. La pénalité pour non retour du B.D.A. est alors calculée en fonction du nombre de salariés déclarés au titre du dernier mois ayant donné lieu à déclaration. 2.2.6. non paiement des contributions Les dispositions visées aux articles 16, 17 et 18 du règlement s'appliquent. Ce n'est que dans la mesure où, à l'issue des opérations de contrôle, la créance s'avère réelle et non réglée, qu'il convient de maintenir l'appel, voire d'engager une action précontentieuse. Enfin, lorsque l'employeur, qu'il soit qualifié d'occasionnel ou d'habituel, ne règle pas tout ou partie des contributions restant dues à la suite d'une mise en demeure, il y a lieu d'émettre une contrainte, sous réserve que le montant restant dû par l'employeur soit au moins égal au seuil fixé à l'article 18 du règlement intérieur relatif à l'affiliation des employeurs et au recouvrement des contributions, soit 6 allocations dégressives minimales (833,04 F au 1er juillet 1995). 9/9