Vademecum PS (secrétariat)
VILLE DE BRUXELLES - INSTRUCTION PUBLIQUE VADE-MECUM à l'usage du chef d'établissement d'enseignement de promotion sociale Les critères d'évaluation décrits dans ce vade mecum doivent être utilisés prudemment en tenant compte des conditions de travail spécifiques de l'intéressé(e). Ils ne sont pas destinés à relever systématiquement l'écart entre le travail réel du membre du secrétariat et une utopique perfection de sa fonction. Ils doivent plutôt aider le chef d'établissement à identifier sur quels aspects importants des fonctions concernées il doit porter un jugement raisonnable. ETABLISSEMENT RAPPORT CONCERNANT UN MEMBRE DU SECRETARIAT Educateur économe Personnel surveillant-éducateur Personnel administratif (cadre Ville) A CS Nom, prénom : date de naissance : Titre(s) : Situation administrative : Fonction : Rapport(s) intermédiaire(s) établi(s) par...le... :
2 Motivation du rapport : Rapport annuel chacune des 5 premières années Droit d'inspection courant du Chef d'établissement Incident grave Accès à une fonction de sélection Autres (changement d'établissement, changement de tâches, fin d'intérim) Conditions spécifiques de travail : (horaires, implantations) A) DESCRIPTION DES TACHES La direction notera ici les tâches qu'elle a confiées à l'intéressé(e). B) TACHES ADMINISTRATIVES : toutes les rubriques ne doivent pas nécessairement être complétées si elles sont sans objet. B.1. : Gestion et respect des circulaires et ordres de service - classement des documents : capacité à ranger les documents de sorte à pouvoir les exploiter avec efficacité. - actualisation des documents : capacité à éliminer les documents obsolètes pour éviter les confusions. - demande d'information : capacité à exprimer ses doutes et à interroger la personne ressource en cas de difficulté. - connaissance de la législation en vue d'une application appropriée à la tâche confiée (par ex. : dossier élève, inscription...). B.2 : Intégration dans l'organisation locale du secrétariat - capacité à tenir compte des implications de son travail dans l'ensemble des missions dévolues à l'équipe d'encadrement administratif et à exécuter ses tâches sous les formes et dans les délais les plus opportuns pour le fonctionnement de l'école.
3 B.3. : Gestion des dossiers - application des consignes de travail : - a) capacité à respecter les prescrits des circulaires et ordres de service. - b) capacité à respecter les détails imposés par le calendrier des tâches (par ex. mémo Ville). - c) capacité à apprécier quel(s) dossier(s) soumettre à la direction avant toute décision engageant la responsabilité de l'établissement. - organisation personnelle du travail : capacité de l'intéressé(e) à gérer son travail selon ses critères propres et ceci en rapport avec l'efficacité générale de son activité. - suivi des dossiers : capacité de l'intéressé(e) à gérer un dossier dans la durée de manière autonome et à le soumettre à la signature ou à la vérification dans une version correcte et définitive. B.4. : Maîtrise de la langue écrite - capacité à rédiger une lettre ou tout autre document en respectant les formes d'usage et en exprimant clairement le message. - capacité à assurer le suivi d'un courrier. - capacité à rédiger un procès-verbal de réunion ou un rapport, le cas échéant. B.5. : Maîtrise des outils techniques et bureautiques du secrétariat Avis à modérer s'il s'agit d'une fonction de surveillant-éducateur. N.B. : toutes les rubriques ne seront pas nécessairement complétées : on tiendra compte des tâches imposées à l'intéressé(e). - capacité à utiliser la téléphonie, la télécopie et la photocopie. - capacité à utiliser l'informatique et produire des documents informatisés a) les logiciels : WORD, EXCEL, ACCESS, GIPS, AUTRE(S) pour autant que l'intéressé(e) ait été formé(e) à ceux-ci ou soit en voie de formation par le PO et/ou de manière interne à l'école; - capacité à utiliser un logiciel comptable et établir un bilan simplifié b) internet : - pour le courriel - pour des recherches d'informations - capacité à profiter de toute offre d'actualisation des connaissances en fonction de besoins nouveaux. Efficacité de la mise en oeuvre sur le terrain quotidien des contenus des formations reçues au niveau du PO ou en interne dans l'école.
4 B.6. : Respect de l'horaire et ponctualité - prévenir d'une absence ou d'un retard dans les délais prescrits. - respect de l'horaire établi par la direction, éventuellement dans le cadre d'une flexibilité admise de commun accord. C) QUALITES de l'implication personnelle dans le travail. C.1. : Participation aux tâches de l'équipe du secrétariat - collaboration avec les collègues : capacité à communiquer les informations d'intérêt général et à être attentif(ve) à soulager un(e) collègue momentanément surchargé(e) dans la mesure du possible. - capacité à prendre des initiatives dans les limites de la fonction et à formuler des propositions constructives dans l'intérêt du fonctionnement du secrétariat et/ou de l'établissement. C.2. : Relations avec les étudiants - capacité d'accueil et d'écoute sans démagogie ni proximité excessive. - capacité, à travers ses tâches, à repérer des cas à problème et capacité soit à les traiter, soit à les orienter vers la direction. - capacité à rédiger et à communiquer clairement des consignes. C.3. : Relations avec les professeurs - capacité à communiquer des consignes de manière conviviale, avec les réserves professionnelles d'usage et en renvoyant à la personne responsable en cas de demande d'information supplémentaire. - capacité à se sentir partie prenante dans l'équipe pédagogique tout entière. C.4. : Relations avec la direction - capacité à servir de relais pour certaines attentes tant de la part de membres de l'équipe pédagogique et d'élèves que de la part de membres du service administratif ou technique. - capacité à s'astreindre à un devoir de réserve chaque fois que la consigne en est donnée ou que le bon sens l'impose.
5 C.5. : Relations avec les visiteurs - capacité à accueillir correctement des visiteurs : - présents dans l'établissement. - lors d'un entretien téléphonique. C.6. : Présentation - tenue - langage - capacité à adopter une tenue générale (vêtements, bijoux, coiffure, propreté) compatibles avec le rôle de représentation de l'établissement attaché à la fonction. -capacité à s'en tenir à des tenues sobres, acceptables parle public le plus large et peu susceptible de mettre en cause le sérieux ou la neutralité de l'institution). -capacité à présenter un comportement digne et des attitudes respectables (ébriété, écarts de langage, drague, agressivité intempestive, etc.) D) CONCLUSION Le rédacteur fait la synthèse de son appréciation sur l'intéressé(e) et met en évidence les éléments qui vont le mener à choisir la mention adéquate. E) MENTION Excellent Très Bon Bon Satisfaisant Presque satisfaisant Insuffisant Très insuffisant