Article technique Gestion des licences électroniques avec Adobe License Manager Une méthode plus efficace pour gérer vos licences logicielles Adobe Cet article technique traite des enjeux de la gestion des licences, analyse la complémentarité des solutions de gestion de parc logiciel et de gestion des licences électroniques et présente Adobe License Manager, outil idéal pour le suivi et la gestion des licences logicielles Adobe. Gestion des licences logicielles Les entreprises ne disposent pas de tous les outils nécessaires à la gestion des licences logicielles, qui est pourtant impérative. Si les solutions de gestion de parc logiciel sont parfaites pour effectuer le suivi des applications, des versions et des correctifs, elles ne dispensent pas d effectuer un rapprochement manuel entre le nombre d utilisateurs et les dispositions contractuelles correspondantes. Elles ne permettent pas aux entreprises de s assurer que les logiciels acquis sont utilisés conformément aux contrats de licence. Par conséquent, un programme complémentaire de gestion des licences électroniques s impose. La gestion des licences électroniques est une technologie qui facilite le respect des contrats. En effet, le logiciel prend automatiquement en compte les informations de licence. De par son interaction avec un serveur de licences, il connaît les conditions de son déploiement. Les entreprises peuvent obtenir instantanément et à tout moment le nombre de licences acquises, utilisées et à déployer. Comme la licence électronique gère le déverrouillage du logiciel sous-jacent, il est possible de coder ce dernier afin qu il offre différentes fonctionnalités en fonction des attributs de cette licence. Les entreprises peuvent ainsi utiliser le même logiciel à des fins d évaluation et de production. Adobe License Manager est un système intégré de gestion des licences qui autorise un suivi rapide et précis des licences octroyées, déployées et exploitables. De l importance de la gestion des licences Lorsqu une entreprise achète du matériel, elle peut s assurer assez facilement qu il est utilisé conformément au contrat de vente. Il en va tout autrement des logiciels, souvent aisément duplicables et distribuables. Pour simple qu elle soit, la duplication de logiciels ne profite pas aux entreprises. De par la surveillance accrue dont ces dernières sont aujourd hui l objet, il est essentiel que la gouvernance interne veille au respect des accords contractuels. Le non-respect des obligations légales peut être lourd de conséquences. Aux États-Unis, par exemple, de nouvelles lois exigent que les sociétés cotées en bourse garantissent leur conformité aux contrats logiciels dans leurs rapports financiers. Les entreprises accordent une place de plus en plus importante à leur responsabilité sociale et à leurs relations commerciales. Pour nombre d entre elles, il s agit d un signe de bonne conduite. En outre, pour toute société qui considère ses fournisseurs comme des partenaires privilégiés, il est logique de faire preuve d éthique et de transparence, car c est un moyen de consolider la relation commerciale.
Les entreprises commencent également à comprendre que faute d informations claires concernant le nombre des logiciels en leur possession et effectivement utilisés, il est difficile d établir un budget et de prendre des décisions d achat avisées. La connaissance précise du parc logiciel permet d acquérir uniquement le nombre de licences nécessaires. Résultat : les sociétés, quelle que soit leur taille, consacrent énormément de temps et d énergie à la mise au point de solutions viables en termes de gestion de licences. La planification des besoins permet de mieux maîtriser les risques commerciaux, d améliorer la gouvernance interne et même de réduire les coûts de l infrastructure logicielle. De la difficulté de gérer les licences Selon un sondage IDC, la moitié des grandes et moyennes entreprises gèrent au moins 40 contrats logiciels en permanence, le tiers en gérant plus de 70. La multiplicité des contrats constitue d ailleurs l un des principaux défis à relever par les services informatiques. Méthodologie de la gestion de parc logiciel Généralement destinée aux gros volumes de licences, la gestion de parc logiciel comporte trois étapes : Un choix judicieux Réduction des risques commerciaux Amélioration de la gouvernance interne Consolidation des relations avec les partenaires Réduction des coûts logiciels via une meilleure planification Détection : un logiciel de détection recherche les ordinateurs connectés sur le réseau et les analyse en vue d identifier les fichiers installés et les paramètres de registre. Il recueille les données et les transmet à un ordinateur central. Référentiel : toutes les données collectées sont centralisées et stockées dans un référentiel accessible et exploitable par différents systèmes. Rapprochement : une fois la liste des logiciels installés établie, le responsable du parc logiciel peut accéder à l ensemble des licences logicielles achetées et effectuer un rapprochement avec le nombre de licences installées. Les enjeux de la gestion de parc logiciel Même si chacune de ces étapes était entièrement automatisée et que toutes les sources de données étaient cohérentes et prévisibles, la gestion de parc logiciel demeurerait une tâche fastidieuse, sujette à erreur et imprécision. Les principales difficultés rencontrées sont au nombre de trois : Faux positifs et doubles comptabilisations : les outils de détection produisent souvent des résultats inexacts, fondés sur des faux positifs ou des comptabilisations doubles. Incapacité à identifier le schéma d utilisation : si les outils de détection comptabilisent précisément le nombre d installations d un logiciel, ils ne sont généralement pas en mesure de vérifier si ce dernier est utilisé conformément à l accord contractuel. Processus de rapprochement manuel fastidieux et source d erreurs : le rapprochement automatique s avère problématique même si le référentiel utilisé est fiable car le stockage des documents contractuels se prête rarement à ce type d opération. Les contrats sont en effet des fichiers non structurés qu il est nécessaire d imprimer et de comparer avec les données du référentiel de gestion du parc logiciel, d où la multiplication des risques d erreur. La situation se complique dans les entreprises dont le processus d achat est décentralisé. Les solutions de gestion du parc logiciel sont parfaites pour dresser l inventaire complet des applications installées sur les ordinateurs connectés au réseau de l entreprise. En revanche, quand il s agit d assurer le suivi et la gestion des licences logicielles et de simplifier le processus de rapprochement, un système de licences électroniques s impose.
Gestion des licences électroniques : le complément idéal de la gestion de parc logiciel Généralement, les entreprises distribuent des logiciels à leurs employés et font ensuite appel à des outils de gestion de parc logiciel pour analyser leur utilisation sur le réseau. La gestion des licences électroniques repose sur une approche plus proactive : elle consiste à assurer le suivi de la distribution de «jetons» (ou licences électroniques) qui déverrouillent les fonctionnalités des logiciels. Sans ces jetons, les logiciels ne fonctionnent pas. Plusieurs applications peuvent être installées sur l ordinateur d un utilisateur, mais ce dernier ne peut exploiter que celles pour lesquelles il détient une licence électronique. La gestion des licences électroniques fonctionne comme suit : Une solution de gestion de parc logiciel permet de créer et gérer un stock de ressources logicielles et facilite le suivi des correctifs et des configurations. Un système de licences électroniques permet de suivre et gérer l utilisation des logiciels au sein d une entreprise et d effectuer un rapprochement entre cette utilisation et les dispositions contractuelles. L utilisateur lance un logiciel. Une licence électronique est automatiquement attribuée par le système central de gestion des licences électroniques. La licence électronique déverrouille les fonctionnalités du logiciel pour l utilisateur concerné. Une entrée est automatiquement créée dans le système central de gestion des licences électroniques, qui fournit ainsi des informations constamment actualisées sur l utilisation des logiciels. Lorsque le logiciel n a plus d utilité pour l utilisateur, ce dernier renvoie la licence électronique correspondante au central, où elle est à nouveau disponible pour un autre utilisateur. Une entrée est de nouveau créée dans le système central de gestion des licences électroniques, ce qui garantit une comptabilisation précise des logiciels utilisés dans l entreprise. Plusieurs licences électroniques peuvent déverrouiller différents sous-ensembles de fonctionnalités ; le logiciel sous-jacent peut donc être commercialisé et acheté dans des versions apparemment distinctes tout en reposant sur la même base de code. Cet extrême souplesse permet aux éditeurs de logiciels de diffuser leurs produits massivement et de proposer différents types de licences électroniques : évaluation, droits d utilisation limités ou autres. Les utilisateurs peuvent, quant à eux, rationaliser leurs achats. Ils acquièrent des licences électroniques qui déverrouillent uniquement les fonctionnalités dont ils ont besoin et négocient le prix en conséquence. La gestion des licences électroniques ne se substitue pas à la gestion du parc logiciel : les deux technologies sont complémentaires. La gestion du parc logiciel est indispensable au suivi des versions, des correctifs et de l utilisation en réseau. Les licences électroniques optimisent, quant à elle, la gestion des licences. Présentation d Adobe License Manager Adobe License Manager met à profit les avantages de la gestion des licences électroniques afin d offrir aux clients un outil simple et souple de suivi et de gestion des licences logicielles Adobe. Système intégré de gestion des licences, Adobe License Manager est inclus dans les nouvelles versions des principaux logiciels bureautiques Adobe pour les clients des programmes d achat de licences en volume. Ces clients reçoivent non seulement des numéros de série, mais aussi un stock, ou une «réserve», de licences électroniques correspondant au nombre de licences achetées. Lorsque les utilisateurs installent le logiciel, ils téléchargent une licence électronique à partir de la réserve. Les administrateurs de licences logicielles connaissent ainsi à la minute près le nombre de licences utilisées et encore disponibles. Hébergement à distance ou en interne La réserve de licences électroniques peut être stockée sur les serveurs d Adobe (les utilisateurs disposent alors d un délai de 30 jours pour télécharger leur licence électronique à compter du premier démarrage d une application sur un ordinateur connecté à Internet) ou sur les serveurs internes des clients (tout utilisateur connecté au réseau de l entreprise peut alors accéder aux licences électroniques). Les clients en environnement mixte peuvent choisir de répartir leurs licences électroniques entre les serveurs d Adobe et leurs serveurs internes, garantissant ainsi une disponibilité optimale à l ensemble de leurs utilisateurs.
Lorsque la réserve de licences électroniques est hébergée en interne, les administrateurs de licences logicielles ont la parfaite maîtrise de leur environnement Adobe License Manager. L hébergement de la réserve de licences électroniques sur les serveurs d Adobe est une bonne solution pour ceux qui souhaitent limiter les efforts de mise en œuvre du système de gestion des licences électroniques. C est en effet Adobe qui se charge de l exécution et de la maintenance des serveurs de licences électroniques. Paramètres personnalisables En définissant des paramètres d installation appropriés pour les utilisateurs, les entreprises peuvent moduler le degré de visibilité du processus de téléchargement des licences électroniques. Dans sa version la plus «silencieuse», Adobe License Manager n informe pas les utilisateurs du téléchargement des licences électroniques, sauf si aucune d entre elles n a été téléchargée avant l expiration du délai standard (30 jours pour la plupart des logiciels bureautiques Adobe). Solution gratuite Adobe License Manager est fourni gratuitement aux clients des programmes d achat de licences en volume. Sécurité et confidentialité Adobe Licence Manager n est pas seulement non intrusif à l égard des utilisateurs. Il est également ultraperformant en termes de sécurité et de confidentialité. Lorsque la réserve de licences électroniques est hébergée en interne, aucune information n est échangée entre les utilisateurs qui installent un logiciel et Adobe les téléchargements de licences électroniques s opèrent derrière le pare-feu. Lorsqu elle est hébergée sur les serveurs d Adobe, c est au client de décider si l ID des ordinateurs est transmis ou enregistré. De plus, Adobe s engage à ne pas exploiter les données relatives à l utilisation de la réserve de licences électroniques à des fins commerciales ou marketing. Impact limité sur la bande passante Le seul trafic supplémentaire occasionné sur le réseau par Adobe License Manager est lié au téléchargement de licences électroniques de très petites tailles (5 20 Ko). L unique logiciel installé pour exécuter et gérer un serveur interne de gestion des licences électroniques n est accessible par aucune entité en dehors du pare-feu de l entreprise (sauf, évidemment, en réponse à une demande de téléchargement de licence électronique émanant de l administrateur du serveur). Il va de soi que le processus de téléchargement d une licence électronique nécessite une connexion. Lorsque les licences électroniques sont hébergées sur les serveurs d Adobe, l utilisateur doit pouvoir se connecter à Internet et lorsqu elles sont hébergées en interne, l utilisateur doit être connecté au réseau local ou à un réseau privé virtuel (VPN). Quoi qu il en soit, il dispose d un délai de 30 jours pour procéder au téléchargement. Une fois téléchargée, la licence électronique demeure sur l ordinateur vers lequel elle a été transférée ; plus aucune connexion n est nécessaire. Les utilisateurs peuvent cependant renvoyer la licence électronique dès lors qu ils n utilisent plus le logiciel correspondant. Ce renvoi désactive leur copie du logiciel dont un autre utilisateur de l entreprise peut alors bénéficier. Par ailleurs, en cas de désinstallation du logiciel, la licence électronique est automatiquement renvoyée dans la réserve. Licences de relais Adobe License Manager est conçu pour faciliter la gestion des licences et non pour créer des goulets d étranglement. Le système intègre donc des fonctionnalités qui assurent la bonne marche de l entreprise. Chaque logiciel fondé sur Adobe License Manager est fourni avec un nombre défini de licences électroniques de relais. Ainsi, lorsque vous avez épuisé votre réserve de licences électroniques, les utilisateurs peuvent continuer à accéder à une licence électronique temporaire qui leur permet d exploiter toutes les fonctionnalités du logiciel Adobe en attendant le renouvellement du stock de licences. Si le nombre de licences de relais disponibles diminue considérablement (ou lors d événements tels que la présence d un nombre minimal de licences électroniques dans la réserve), un courrier électronique est envoyé à l administrateur des licences désigné afin qu il procède aux acquisitions nécessaires. Adobe intègre Adobe License Manager dans ses principaux logiciels bureautiques, sans aucune majoration du prix. Le logiciel serveur requis pour l hébergement en interne des réserves de licences électroniques est également fourni gratuitement aux clients des programmes d achat de licences en volume, ce qui leur permet d obéir à des raisons pratiques plutôt que financières.
Conclusion La gestion des licences est une activité complexe et pourtant nécessaire. Les solutions de gestion de parc logiciel permettent d assurer le suivi des versions, des correctifs et de l utilisation des logiciels sur un réseau mais elles doivent être complétées par un système de licences électroniques pour que les licences soient gérées correctement. La gestion des licences électroniques n est pas une technologie inédite : elle existe depuis plus de 15 ans. Elle est mise en œuvre dans les environnements professionnels les plus complexes et offre une évolutivité et une fiabilité hors pair. Autrefois réservée à la gestion des licences exploitables simultanément / flottantes, elle convient aujourd hui parfaitement à la gestion des licences par poste. Adobe License Manager met à profit les avantages de la gestion des licences électroniques afin d offrir aux clients des programmes d achat en volume un outil simple et souple de suivi et de gestion des licences logicielles Adobe. Respect de la confidentialité Adobe s engage à ne pas utiliser les données relatives à l utilisation de la réserve de licences électroniques à des fins commerciales ou marketing. Better by Adobe. Adobe Systems France Tour Maine Montparnasse, 33, avenue du Maine, BP 14, 75755 Paris Cedex 15, France www.adobe.com/fr, www.adobe.com Adobe, le logo Adobe et «Better by Adobe» sont des marques ou des marques déposées d Adobe Systems Incorporated aux États-Unis et / ou dans d autres pays. Toutes les autres marques citées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. 2006 Adobe Systems Incorporated. Tous droits réservés. Printed in France. 95007414 10/06